Asana je jedním z prvních hráčů na trhu nástrojů pro správu úkolů a za ta léta si vybudovala silnou zákaznickou základnu. Od té doby se objevilo mnoho nových a výkonných softwarových nástrojů pro pracoviště, jako je například ClickUp.
Vaše firma se možná rozrostla a vyvinula, což vás nutí hledat alternativy k Asaně. Pokud však máte v Asaně uložena data za několik let, představa přesunu všeho na jinou platformu vám pravděpodobně nahání hrůzu. Nebojte se, přinášíme vám pomoc!
V tomto blogovém příspěvku se podíváme na to, jak exportovat vaše obchodní data z Asany. Čtěte dál a dozvíte se více!
Jak exportovat data z Asany do jiných aplikací (ruční proces)
Bez ohledu na to, kolik dat chcete exportovat, můžete to provést dvěma způsoby: ručně nebo automaticky pomocí softwaru třetí strany. Zde je návod, jak exportovat z Asany ručně.
Krok 1: Přihlaste se ke svému účtu Asana a vyberte úkol nebo projekt, který chcete exportovat.
Než začnete exportovat, ujistěte se, že používáte nejnovější verzi Asany. Pokud ne, věnujte čas aktualizaci své současné verze.
Poté otevřete aplikaci a přejděte do svého účtu Asana. Otevře se váš dashboard. Vyberte projekt, který chcete z Asany exportovat. Můžete tak učinit z centrálního hubu nebo z postranní lišty, kde jsou projekty uvedeny.
Upozorňujeme, že Asana umožňuje ručně exportovat úkoly pouze z jednoho projektu najednou.
Krok 2: Otevřete nabídku projektu, vyberte typ souboru a stáhněte jej.
Jakmile se projekt načte, klikněte na šipku vedle názvu projektu a otevřete nabídku s možnostmi importu, exportu, přesunu, archivace atd. Klikněte na export/tisk. Můžete si vybrat, zda chcete exportovat soubor JSON nebo CSV.
JSON: Pokud exportujete jako JSON, otevře se odkaz na soubor v nové záložce. Soubor JSON můžete podle svých preferencí převést do jiných formátů.
CSV: Pokud zvolíte export do formátu CSV, soubor se stáhne do vašeho počítače z prohlížeče. Po stažení můžete soubor ve formátu CSV přetáhnout do aplikace Excel, kde se otevře jako tabulka.
Krok 3: Zkontrolujte data a uložte soubor
Exportovaná data z Asany budou obsahovat podrobnosti o projektu, jako je ID úkolu, datum vytvoření, datum dokončení, datum poslední úpravy, název, přiřazená osoba, termín splnění atd. Zkontrolujte, zda data neobsahují nesrovnalosti nebo rozdíly.
Pojmenujte soubor a uložte jej do složky podle svého výběru. Et voilà! Export je hotový. Nyní můžete exportovaná data nahrát do libovolného nástroje podle svého výběru.
Pokud však používáte Asanu již delší dobu nebo spravujete více projektů najednou, může být tento proces velmi zdlouhavý. Export do formátu CSV je navíc omezen na 140 000 řádků na projekt, což vede k datovým mezerám. A pokud exportujete do formátu CSV, může být nutné data vyčistit.
Některým z těchto omezení se můžete vyhnout pomocí automatického procesu.
Jak exportovat data z Asany do jiných aplikací (automatizovaný proces)
Pokud stahujete data, abyste mohli přejít na alternativní software pro správu projektů, ušetříte spoustu času a energie díky automatizovanému exportu. Ukážeme vám, jak to udělat, na příkladu exportu z Asany do ClickUp.
Krok 1: Nastavte pracovní prostor ClickUp
Než začnete exportovat projekty z Asany, nastavte si pracovní prostor v ClickUp podle svých potřeb. Využijte hierarchii ClickUp k rozdělení své práce do složek, projektů, úkolů a podúkolů.
Vytvořte vlastní pole a vlastní stavy, které odrážejí strukturu, kterou používáte v Asaně (nebo strukturu podle vašeho výběru). Pokud například realizujete projekt týkající se obsahu, můžete nastavit stavy jako psaní, editace, optimalizace vyhledávání, korektura, nahrávání, distribuce atd.
Po nastavení základů správy projektů v ClickUp přejděte do Asany a proveďte export.
Krok 2: Nastavte Asanu pro export
Projděte si své projekty Asana a ujistěte se, že je vše v pořádku. Pokud máte nějaké samostatné úkoly, přiřaďte je k projektům před jejich exportem. Zvažte přidání poznámek k podúkolům, aby bylo snazší je sledovat po dokončení exportu.
Přidejte poznámku také k úkolům sdíleným mezi projekty. V aplikaci ClickUp je nutné tuto funkci ručně nakonfigurovat. Poznamenejte si také opakující se úkoly.
Krok 3: Spusťte export z Asany
Integrace Asany s ClickUp je výkonný nástroj pro automatizaci exportu dat vašich projektů. Chcete-li tento nástroj používat, postupujte podle následujících kroků.
- Přihlaste se ke svému účtu ClickUp
- Klikněte na avatar svého pracovního prostoru v levém dolním rohu ovládacího panelu a vyberte nastavení.
- Vyberte Import/Export
- Vyberte Asanu
- Autorizujte ClickUp k importu vašich úkolů z Asany.
Krok 4: Vyberte pracovní prostor a projekty, které chcete exportovat
Po autorizaci se zobrazí rozevírací nabídka. Vyberte projekty, které chcete exportovat. Můžete exportovat všechny projekty Asana přímo do ClickUp nebo je přizpůsobit svým potřebám. Přiřaďte uživatele Asana k uživatelům ClickUp, abyste měli jistotu, že s sebou vezmete celý svůj tým.
Krok 5: Přizpůsobte import
Vyberte si z možností importu z Asany. Importér ClickUp vás provede možnostmi importu uzavřených/dokončených úkolů, příloh, milníků atd. Po importu zkontrolujte, zda byla zadána všechna data a zda neobsahují chyby. A je hotovo!
Dobře, to zní jednoduše, ale proč bych měl exportovat z Asany, ptáte se? Zde je několik možných důvodů.
Proč byste měli exportovat data z Asany?
Asana je možná jedním z nejstarších nástrojů pro správu projektů. Od té doby se však mnoho změnilo. Na trh přišly novější produkty s výkonnějšími funkcemi a integracemi. Zde jsou některé z omezení Asany.
Přizpůsobitelnost
Asana neumožňuje uživatelům vytvářet škálovatelnou hierarchii s vlastními rolemi, vlastními stavy atd. V Asaně nelze k úkolům přiřazovat komentáře ani přidávat více příjemců. Taková přizpůsobitelnost je dnes pro agilní řízení projektů zásadní.
Správa softwarových projektů
Asana není zcela vhodná pro správu softwarových projektů. Neobsahuje například funkce pro správu sprintů, výpočty vzorců nebo vkládání tabulek. Nenabízí příkazy /Slash, které jsou pro vývojáře nepostradatelné.
Škálovatelnost
Pokud se zabýváte složitými projekty s mnoha proměnnými, Asana nemusí být tou správnou volbou. Hierarchie Asany například neumožňuje více než jednu úroveň vnoření. Chybí také konzistence v jejich struktuře.
Funkční rovnocennost
Nezahrnuje základní funkce, jako jsou dokumenty, poznámkový blok, myšlenkové mapy, integrovaný e-mail atd., které již dlouho existují v alternativách Asany, jako je ClickUp.
Placená vs. bezplatná verze
Mnoho funkcí Asany je k dispozici pouze placeným uživatelům. Například Asana má v bezplatném tarifu omezení na přiřazování úkolů, funkce kontrolních seznamů atd. Pro další složité funkce budete možná potřebovat další software pro pracovní postupy.
💡Tip pro profesionály: Pokud si nejste jisti svým aktuálním nástrojem, přečtěte si tohoto průvodce projektovým řízením v Asaně.
ClickUp: Lepší alternativa k Asaně
Řízení projektů, zejména v rozptýlených týmech, vyžaduje širokou škálu funkcí pro plánování úkolů, komunikaci a spolupráci. Platforma pro správu pracoviště ClickUp nabízí vše toto a ještě mnohem více.
Řízení projektů
ClickUp je výkonný nástroj pro správu projektů. Nabízí funkce pro správu úkolů, cíle a OKR, automatizace, sledování času, formuláře atd.
Více než 15 přizpůsobených zobrazení ClickUp, včetně podrobné funkce tabulkového procesoru, umožňuje vysoce flexibilní správu projektů na rozdíl od šesti zobrazení, která nabízí Asana.
Schopnost spravovat složité úkoly je jen začátek toho, co ClickUp dokáže. Jako univerzální aplikace pro práci je ClickUp jediným nástrojem, který kdy budete potřebovat.
ClickUp Goals vám umožňuje sledovat klíčové ukazatele výkonnosti projektového řízení v reálném čase. I bezplatný tarif zahrnuje výkonné funkce, jako jsou tabule pro brainstorming, dokumenty pro dokumentaci (s možností spolupráce v reálném čase), chat pro komunikaci a formuláře pro sběr dat.
Naopak, ClickUp je také nabitý malými, ale velmi užitečnými funkcemi, jako jsou opakující se seznamy úkolů, scrum body, priority, připomenutí, webhooky atd. pro produktivní ninjy mezi námi.
Automatizace
Jedním z hlavních cílů ClickUp je uvolnit co nejvíce času pro kreativní práci. ClickUp Automations vám pomůže zefektivnit pracovní postupy a spravovat předávání projektů.
Díky více než 100 předem navrženým automatizacím pracovních postupů a šablonám můžete automatizovat cokoli, od opakujících se úkolů, změn stavu, následných e-mailů, časových rozvrhů a dalšího.
Funkce umělé inteligence
ClickUp Brain je navržen jako první neuronová síť na světě, která propojuje veškeré znalosti vaší organizace, ať už jsou formálně zdokumentovány nebo uloženy jako nestrukturovaná data v rámci úkolů.
S ClickUp Brain můžete také automatizovat následující funkce pro efektivní optimalizaci pracovního postupu.
- Odpovědi na otázky týkající se práce
- Poznámky ze standupů a aktualizace pokroku
- Vyplňování dat a plánování dílčích úkolů
- Kontrola pravopisu, přepisy a shrnutí
Reporting
S ClickUp získáte veškeré potřebné informace na jednom místě. Přizpůsobitelné panely ClickUp vám poskytnou přehled, který vám pomůže zlepšit řízení týmu a výsledky projektů.
Ať už vás zajímá produktivita týmu nebo technické metriky související se sprinty, ClickUp si s nimi poradí.
Zdroje
Kolo projektového řízení bylo vynalezeno již dávno a nikdo nemusí ztrácet čas jeho vynalézáním. Právě proto odborníci z ClickUp vytvořili desítky vysoce přizpůsobitelných šablon pro řadu případů použití, které jsou speciálně navrženy pro moderní, agilní podniky.
⚡️Archiv šablon: Od pokynů pro značku až po zprávy pro představenstvo – ClickUp nabízí šablony pro každou situaci. Nevíte, kde začít? Žádný problém. Vyzkoušejte nejlepší šablony pro řízení projektů a stanovení cílů, které pro vás vybrali naši autoři.
Exportujte z Asany a spravujte projekty lépe s ClickUp
Chápeme, že změny jsou těžké. Pokud Asanu používáte již delší dobu, máte v ní uložena všechna svá data. Máte nastavené pracovní postupy. Vaše nástroje jsou s ní integrovány. Vaše týmy jsou na ni zvyklé.
I když jste přesvědčeni o výhodách přechodu na jinou platformu, možná se obáváte, že tento přechod naruší vaše pracovní procesy. Ale pokud jde o Asanu a ClickUp, nemusíte se ničeho obávat.
Integrace dat ClickUp do Asany vám umožňuje přenést všechna vaše data několika kliknutími. Jeho automatizace a funkce umělé inteligence urychlují pracovní postupy. Více než 1000 integrací pomáhá sjednotit všechny vaše organizační znalosti, které můžete využít s ClickUp Brain.
A konečně, jeho jednoduché, uživatelsky přívětivé a intuitivní rozhraní zajišťuje, že naučit se používat tento nástroj pro spolupráci při řízení projektů je velmi snadné.
Jste připraveni se o tom přesvědčit na vlastní oči? Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp!