Jste nezávislý obchodní konzultant, který spolupracuje s několika majiteli firem a agenturami. Sedíte u svého stolu a končíte pracovní den, když vám přijde e-mail: „Smlouva s klientem X zítra vyprší. “
Představte si tu paniku, když si uvědomíte, že budete muset pracovat přesčas, pracovat do noci a vypracovat návrh na prodloužení smlouvy.
Zní vám to povědomě?
Proces obnovy smluv může být pro mnoho profesionálů jako procházení minovým polem. Jediným špatným krokem můžete přijít o významný obchodní vztah. Co kdyby se ale dalo tuto bolest hlavy proměnit v proces, který je pro všechny zúčastněné strany bezproblémový?
Zadejte šablonu pro prodloužení smlouvy.
Nejedná se pouze o právní dokument, do kterého stačí vyplnit údaje. Jedná se o strategickou šablonu navrženou tak, aby zefektivnila proces obnovy a zároveň zajistila jasnost a konzistentnost.
Ušetříte čas a minimalizujete potenciální chyby tím, že pokaždé upravíte původní smlouvu podle údajů klienta a podmínek prodloužení, aniž byste ztráceli čas sepisováním nové smlouvy od začátku.
Ne všechny šablony pro obnovení smlouvy jsou však stejné. Stejně jako je každý obchodní vztah jedinečný, i šablony musí být přizpůsobeny konkrétním odvětvím a situacím.
Šablona pro prodloužení smlouvy v oblasti finančních služeb může například zahrnovat úrokové sazby a finanční předpisy. Naproti tomu šablona pro kreativní agenturu může klást důraz na práva duševního vlastnictví a milníky projektu.
Proto může mít vhodná šablona obchodní smlouvy na dosah ruky zásadní význam.
Zjistěte, co tvoří dobrý dokument pro obnovení smlouvy, a prozkoumejte šest bezplatných šablon, které vám pomohou zefektivnit proces obnovení.
Co jsou šablony pro prodloužení smlouvy?
Šablona pro obnovení smlouvy je předem navržený právní dokument pro obnovení stávajících obchodních smluv. Uživatelé mohou rychle vyplnit podrobnosti a zachovat přitom základní strukturu původní smlouvy. Šablony pro obnovení smlouvy můžete také přizpůsobit pro různá odvětví nebo typy smluv.
Základní údaje však zůstávají stejné, například:
- Jména zúčastněných stran
- Původní podrobnosti smlouvy
- Nové smluvní podmínky
- Platební podmínky a harmonogramy
- Jakékoli změny podmínek
- Potvrzení nezměněných podmínek
- Podpisy a datum vypršení platnosti
Ušetříte tak čas, protože nemusíte smlouvu sepisovat od začátku, a můžete se soustředit na to, co je důležité – budoucnost vašeho partnerství.
Navíc pomáhá udržovat jasnou komunikaci mezi dvěma nebo více stranami, což v konečném důsledku posiluje vztahy s klienty.
A to nejlepší? Obnovování smluv zvládnete jako profesionál.
Další informace: Řízení očekávání klientů za účelem budování lepších vztahů
Co dělá šablonu pro obnovení smlouvy dobrou?
Ať už obnovujete smlouvu o poskytování služeb nebo partnerskou smlouvu, dobře zpracovaná šablona umožňuje personalistům, majitelům firem, právním poradcům, manažerům nákupu, freelancerům, konzultantům, administrativním pracovníkům a projektovým manažerům přistupovat k obnovám sebevědomě, profesionálně a efektivně a vyhnout se právním důsledkům.
Téměř 90 % podnikatelů však považuje smlouvy za obtížně srozumitelné nebo dokonce nesrozumitelné. Dobrá šablona pro prodloužení smlouvy proto musí obsahovat následující prvky:
- Relevantní části: Šablona by měla mít přehledné rozvržení s jasnými nadpisy, podnadpisy a očíslovanými odstavci. Měla by také obsahovat:
- Správné rozlišení mezi starými a obnovenými podmínkami
- Podrobné sekce, které zdůrazňují změny oproti původní smlouvě.
- Odkazy na původní smlouvu
2. Přizpůsobitelnost: Měli byste mít možnost upravovat klauzule, přidávat konkrétní podmínky nebo odstraňovat irelevantní části tak, aby vyhovovaly vašemu odvětví nebo specifickým obchodním potřebám, aniž by došlo k narušení celkové struktury.
3. Spolupráce: Dobrá šablona by měla usnadňovat sdílení, komentování a úpravy v reálném čase mezi členy týmu, právními odděleními a externími stranami za účelem správné dokumentace.
4. Sledovatelnost: Měla by uživatelům umožňovat sledovat změny provedené ve smlouvě v průběhu času. Jasný auditní záznam o tom, kdo a kdy provedl jaké změny, zajistí transparentnost během celého procesu prodloužení smlouvy a usnadní její zpracování.
5. Integrovaná funkce AI: Šablona by měla nabízet automatické návrhy klauzulí na základě průmyslových standardů, optimalizovat jazyk pro větší srozumitelnost a odhalovat chyby a nesrovnalosti v návrzích, aby se ušetřil čas a zvýšila produktivita vašeho týmu.
6. Použitelnost: Šablona by měla být uživatelsky přívětivá a měla by mít intuitivní navigaci. Měla by také používat srozumitelný jazyk, vysvětlovat složité pojmy a nabízet logický tok informací.
6 bezplatných šablon pro prodloužení smlouvy
S nespočtem dostupných možností může být nalezení správné šablony pro obnovení smlouvy, která vyhovuje potřebám vaší organizace, náročné.
Vybrali jsme šest bezplatných šablon pro prodloužení smlouvy, které podporují více případů použití a mají základní funkce pro hladký průběh prodloužení.
1. Šablona pro správu smluv ClickUp
Vytvoření nové smlouvy poprvé může být náročné, vzhledem ke všem důležitým informacím, které je třeba zahrnout. Právě v tom vám pomůže šablona pro správu smluv od ClickUp.
Tato šablona vhodná pro začátečníky je navržena tak, aby vám pomohla sepsat, zkontrolovat, schválit a spravovat smlouvy – na jednom centrálním místě. Zašlete smlouvu všem zúčastněným stranám a zajistěte dodržení termínů obnovení – ušetříte tak čas a námahu.
Jako součást softwaru pro správu smluv ClickUp zajišťuje tato šablona soulad s právními požadavky, poskytuje přehled o stavu smluv a termínech jejich obnovení a umožňuje přesné sledování nákladů. Nabízí také:
- Vlastní stavy pro sledování postupu, od návrhu po přijetí
- Vlastní pole pro snadnou vizualizaci údajů ve smlouvách
- Více zobrazení pro efektivní organizaci informací
- Nástroje pro správu projektů, které vám pomohou lépe sledovat termíny, závislosti a celkový životní cyklus smluv.
Začátek je velmi jednoduchý.
- Přidejte šablonu do svého pracovního prostoru ClickUp a pozvěte členy svého týmu ke spolupráci. Pomocí průvodce pro začátečníky se seznámíte s jeho funkcemi.
- Oceňujete přehledný seznam, který vám poskytne komplexní přehled všech vašich smluv pro jejich správu.
- Zobrazení průběhu je ideální pro sledování probíhajících jednání a revizí, zatímco zobrazení žádosti vám pomůže hladce spravovat nové dotazy týkající se smluv.
- Šablona vám také umožňuje organizovat smlouvy pomocí šesti stavů: Přijato, V přípravě, V jednání, Nová smlouva a V revizi. Jejich pravidelnou aktualizací zajistíte vysokou produktivitu.
Ideální pro: Právní týmy v organizacích, kde je třeba informovat více zainteresovaných stran o podmínkách schvalování a obnovování smluv.
Další informace: Strategie správy klientů pro obchodní profesionály
2. Šablona pro kontrolu smluv ClickUp
Proces vypracování smlouvy může být pomalý a zdlouhavý, s nekonečnými revizemi a zpožděními zpětné vazby, zejména pokud je do něj zapojeno několik oddělení, a to jak na vaší straně, tak na straně klienta.
Využijte šablonu pro kontrolu smluv od ClickUp. Je navržena tak, aby vašemu týmu poskytovala kvalifikovanou a rychlou zpětnou vazbu k návrhům smluv. Tuto šablonu si představte jako organizovaný, jednotný prostor pro ukládání a kontrolu smluv online, který eliminuje roztříštěné soubory a zpětnou vazbu.
- Jednou z vynikajících vlastností šablony je vizuální přehled klíčových ustanovení. To umožňuje rychlé porovnání různých smluv a verzí.
- Šablona také obsahuje nástroje pro sledování stavu každé smlouvy a následných úkolů.
- Zatímco zobrazení procesu kontroly smluv popisuje jednotlivé kroky pracovního postupu, zobrazení všech smluv poskytuje centralizované úložiště a prostor pro organizaci smluv.
- Zobrazení smlouvy o řízení projektu umožňuje sledovat průběh různých projektů a zobrazení recenzí klientů nabízí vyhrazený prostor pro ukládání a analýzu zpětné vazby od klientů.
Navíc můžete využívat funkce pro správu projektů, jako jsou:
- Komentáře k reakcím usnadňují rychlou zpětnou vazbu.
- Upozornění na závislosti, aby úkoly zůstaly na správné cestě
Tyto funkce společně zefektivňují správu smluv, zlepšují dohled nad projekty a usnadňují neustálé zlepšování na základě podnětů klientů.
Ideální pro: Právní týmy, projektové manažery a obchodní profesionály, kteří denně spravují velké množství smluv a pomáhají všem udržet si přehled o přípravě smluv a zpětné vazbě.
Další informace: Průvodce marketingovým cyklem zákazníka pro marketéry
3. Šablona smlouvy pro dodavatele ClickUp
Představte si následující situaci: Jste nezávislý dodavatel připravený zahájit nový zajímavý projekt. Klient je nadšený a vy jste připraveni, ale je tu jeden háček – bez formální smlouvy si nejste jisti podmínkami, očekáváními a povinnostmi.
V tomto případě vám může pomoci šablona smlouvy s dodavatelem od ClickUp. Pomocí této strukturované a přizpůsobitelné smluvní listiny můžete:
- Definujte a delegujte pracovní povinnosti dodavatelům a subdodavatelům.
- Stanovte očekávání ohledně plateb, termínů a výsledků.
- Uveďte v dohodě klauzule, které ochrání jak vaši firmu, tak dodavatele před potenciálními právními spory.
Nejprve shromážděte základní informace o dodavateli a projektu a vytvořte úkoly v ClickUp, abyste tyto údaje uspořádali. Pomocí ClickUp Doc vytvořte vzorový dopis a spolupracujte s dodavateli na klíčových podmínkách.
Zkontrolujte návrh, abyste se ujistili, že jsou všechny údaje správné, a finalizujte jej podpisem obou stran. Nakonec můžete pomocí přizpůsobených zobrazení, jako jsou Gantt, Pracovní vytížení a Kalendář, nastavit pravidelné kontroly pokroku.
Ideální pro: Zaměstnavatele a nezávislé dodavatele, kteří musí stanovit jasné podmínky projektu, vzájemná očekávání a chránit své profesní zájmy. Pomáhá také sladit právní dohody a definovat smluvní podmínky, čímž zajišťuje, že všechny strany zůstávají v průběhu celého procesu v synchronizaci.
📮 ClickUp Insight: Týmy s nízkým výkonem mají čtyřikrát větší pravděpodobnost, že budou používat více než 15 nástrojů, zatímco týmy s vysokým výkonem si udržují efektivitu tím, že omezují své nástroje na 9 nebo méně platforem. Ale co takhle používat jednu platformu?
Jako komplexní aplikace pro práci ClickUp slučuje vaše úkoly, projekty, dokumenty, wiki, chat a hovory na jedné platformě a doplňuje je o pracovní postupy založené na umělé inteligenci. Jste připraveni pracovat chytřeji? ClickUp funguje pro každý tým, zviditelňuje práci a umožňuje vám soustředit se na to, co je důležité, zatímco umělá inteligence se postará o zbytek.
Další informace: 10 nejlepších softwarů pro správu nabídek k uzavření obchodů
4. Šablona smlouvy o poskytování služeb projektového řízení ClickUp
Správa projektu zahrnuje odškrtávání úkolů a vytvoření jasného, dohodnutého rámce, který zajistí, že všichni budou od prvního dne postupovat stejně a pokryje právní odpovědnost.
Šablona smlouvy o poskytování služeb projektového managementu od ClickUp vám v tom pomůže.
Tato šablona je plánem, který vám pomůže spravovat termíny, udržovat všechny v obraze a zajistit, aby se vize klienta stala realitou. Bez ní jsou nedorozumění, rozšiřování rozsahu a nesplněná očekávání nevyhnutelná.
Zahrnuje důležité podrobnosti, jako například:
- Konkrétní výstupy a jejich termíny
- Role a odpovědnosti každé strany
- Očekávání v oblasti komunikace
- Podrobnosti o rozpočtu a platební podmínky v dopise ke smlouvě
- Postupy pro řešení změn nebo konfliktů
- Způsob platby, fakturační údaje a právní podmínky, jako je vlastnictví projektu po předání.
Spolupráce při úpravách v reálném čase zajišťuje dokonalou synchronizaci vašeho týmu, zatímco automatizace snadno zvládá rutinní úkoly a proces podepisování.
A to nejlepší? Šablony lze přizpůsobit vašim individuálním potřebám.
Chcete místo projektového honoráře stanovit hodinovou sazbu nebo potřebujete přidat klauzuli o náhradách za zkušební období? Do toho.
S pomocí softwaru pro správu projektů CRM od ClickUp můžete snadno synchronizovat údaje o zákaznících přímo do své šablony smlouvy, abyste zajistili přesnost a aktuálnost dat.
💡Tip pro profesionály: Pokud se zaseknete na právnických termínech, můžete použít ClickUp Brain k překladu složitých termínů do srozumitelného jazyka. Pomůže vám také předvyplnit podrobnosti smlouvy, jako je rozsah služeb, výstupy a časový harmonogram, takže nemusíte pokaždé začínat od nuly.
Další informace: 10 strategií pro získávání zákazníků, které podpoří růst vašeho podnikání
5. Šablona dopisu o prodloužení pracovní smlouvy od TEMPLATE. NET
Pokud jako projektový manažer opomenete obnovit smlouvy zaměstnanců, může to mít dalekosáhlé důsledky, zejména pokud se jedná o smluvní pracovníky. Mohlo by to vést ke zpoždění projektů a ztrátě nejlepších talentů ve prospěch konkurence.
Vypracování smluv o prodloužení pracovního poměru zaměstnanců od nuly je však časově náročné a vyžaduje pečlivou pozornost k právním detailům.
V tomto případě vám pomůže šablona dopisu o prodloužení smlouvy se zaměstnancem od TEMPLATE. NET, protože tento smluvní dopis formálně sděluje záměr zaměstnavatele prodloužit smlouvu se zaměstnancem. Zajišťuje:
- Obě strany mají jasno ohledně pokračování pracovního poměru a jeho podmínek.
- Vyhněte se nedorozuměním ohledně zaměstnání po skončení smlouvy.
- Otevírá diskusi o možných změnách podmínek.
Vzorový dopis TEMPLATE. NET používá profesionální a zdvořilý tón a uznává přínos zaměstnance pro organizaci. Navíc je opatřen datem, což je nezbytné pro vedení záznamů a právní záležitosti.
Šablonu obálky a záhlaví můžete snadno upravit tak, aby obsahovala loga společnosti nebo konkrétní barevné schéma. Přidejte nebo odeberte nadpisy a odstavce, abyste se zaměřili na konkrétní aspekty obnovy.
Pro větší přehlednost a lepší organizaci můžete:
- Použijte seznamy pro podmínky obnovení, informace o platu nebo benefity.
- Přidejte obrázky, videa a odkazy na Google Map, aby byl vzorový dopis vizuálně přitažlivější.
- Vložte citáty manažerů nebo digitální podpisy.
💡Tip pro profesionály: Nastavte 2–3 cíle pro nadcházející smluvní období. Zaměstnanci tak získá jasný směr pro svůj další růst ve společnosti.
6. Šablona pro prodloužení smlouvy od Jotform
Šablona pro prodloužení smlouvy od Jotform je přizpůsobitelný a uživatelsky přívětivý vzorový dopis, který byl navržen tak, aby zjednodušil proces prodloužení smlouvy.
S online nástrojem pro tvorbu šablon smluv od Jotform můžete:
- Šablonu si přizpůsobte tak, aby dokonale vyhovovala vašim konkrétním potřebám a okolnostem.
- Dokument můžete snadno distribuovat e-mailem, aby si jej příjemci mohli prohlédnout.
- Snadno sbírejte podpisy z jakéhokoli zařízení.
Kromě toho můžete snadno přidávat, odebírat nebo přeskupovat pole formuláře podle svých požadavků. Podle potřeby přidejte další pole pro podpisy pro více stran. Nahrajte logo své společnosti a upravte písma a barvy tak, aby odpovídaly vaší vizuální identitě.
Šablona také obsahuje standardní ustanovení, která jsou v souladu s obecně platnými zákony.
Tímto způsobem zachováte standardizovaný formát pro všechny obnovy smluv. Přestože umožňujete přizpůsobení konkrétním potřebám klientů, máte větší šanci udržet si dlouhodobé vztahy s klienty a posílit jejich loajalitu.
Ideální pro: Obchodní profesionály, kteří nemají znalosti v oblasti programování a potřebují snadno použitelnou šablonu pro efektivní správu procesů obnovy smluv.
Další informace: 10 nástrojů pro udržení zákazníků pro dlouhodobé vztahy
Zefektivněte proces obnovy smluv pomocí šablon ClickUp
Při vypracovávání nových smluv ve velkém měřítku se vyskytují různé výzvy, jako je zachování přesnosti, dodržování krátkých termínů a zajištění konzistence napříč více dokumenty.
Díky těmto šesti promyšleným šablonám můžete proces obnovy smluv proměnit v hladký a efektivní úkol. Je to, jako byste měli všechny nástroje na dosah ruky – od sledování změn až po spolupráci v reálném čase. Navíc už nebudete mít žádné zmeškané termíny ani přehlédnuté detaily – pouze hladké a bezproblémové obnovy, které posílí vaše obchodní vztahy.
Předem připravené šablony pro obnovení smluv od ClickUp jsou široce využívány firmami pro spolupráci v reálném čase prostřednictvím ClickUp Docs, asistenta pro psaní ClickUp Brain s podporou umělé inteligence, který za vás odvede těžkou práci, a CRM ClickUp, které ukládá všechny důležité informace o zákaznících na jednom centrálním místě. Jste připraveni urychlit proces obnovení smluv?
Zaregistrujte se na ClickUp, stáhněte si tyto šablony pro prodloužení smlouvy a začněte.