Pro projektové kanceláře a manažery, kteří řídí více projektů současně, je snadné se ztratit v každodenní rutině. Sledování a měření pokroku, zajištění souladu všech zúčastněných a optimalizace pracovní zátěže týmu může být náročné. Nic vám neposkytne lepší přehled než celkový obraz prostřednictvím projektového dashboardu.
Dashboard projektového portfolia vám poskytuje kompletní přehled o stavu projektu, postupu prací na jednotlivých projektech a komplexní zprávy v reálném čase o celkovém časovém harmonogramu, rozpočtu a stavu. Zajišťuje, že důležité informace o projektu jsou k dispozici a přístupné kdykoli je vy nebo vaši stakeholdeři potřebujete.
Vytvoření dashboardu projektového portfolia poprvé může být kvůli plánování a návrhu poměrně náročné a můžete si ho dokonce zkomplikovat.
Co když vám řekneme, že pokročilý software pro správu projektového portfolia tento proces zjednodušil?
Čtěte dál a dozvíte se, jak vytvořit dynamické dashboardy pro správu projektového portfolia, abyste optimalizovali plánování a realizaci projektů pomocí ClickUp, nejlepších příkladů a šablon, které vám pomohou rychle začít.
Co je to správa projektového portfolia?
Správa projektového portfolia je strategický způsob řízení projektů organizace za účelem dosažení jejích obchodních cílů. Zahrnuje zúžení a stanovení priorit souboru projektů, které jsou v souladu s cíli vaší firmy.
Cílem správy projektového portfolia je maximalizovat hodnotu vašich projektů prostřednictvím hodnocení a správy aspektů, jako jsou rizika, rozpočty a dostupné zdroje.
Co je to dashboard pro správu projektového portfolia?
Vedoucí tým, správci portfolia a projektoví manažeři používají dashboard pro správu projektového portfolia k centrální vizualizaci všech projektů a jejich pokroku. Dashboard obsahuje grafy a metriky, které umožňují sledovat výkonnostní ukazatele a zobrazovat klíčové milníky, informace o rozpočtu a dostupnost zdrojů.
V moderních organizacích jsou projekty vzájemně propojené, pokud jde o zdroje, časové harmonogramy a výstupy, a výsledky a úspěch jsou vzájemně závislé; centrální dashboard portfolia zobrazuje tyto informace na jednom místě.
Můžete buď vytvořit dashboard pro správu projektového portfolia, nebo použít řešení pro správu projektového portfolia, jako je ClickUp, které vám to usnadní.
Dashboardy ClickUp vám umožňují vizualizovat a analyzovat vaše projekty z jediného řídicího centra. Nejenže máte přehled o projektech, na kterých pracujete, ale můžete je také sdílet s klíčovými zainteresovanými stranami. Tímto způsobem může každý sledovat, jak různé projekty postupují.
Panel ClickUp nám pomáhá zobrazovat data smysluplným způsobem a také šetří čas. Mohu také vytvářet různé prostory, kde mohu pracovat s problémy a vylepšeními. Navíc lze sledovat naši každodenní práci a sledování času, který trávíme na konkrétním úkolu, také pomáhá zlepšit efektivitu práce.
– Manaswi Dwivedi, Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.
Jako platforma pro správu projektů vám ClickUp umožňuje stanovit cíle, sledovat čas strávený jednotlivými úkoly a projekty, identifikovat překážky a rychle je řešit, aby bylo zajištěno dokončení projektu.
Výhody používání panelu projektového portfolia
Lepší přehlednost
Získejte přehled o celkovém stavu projektu v reálném čase, identifikujte překážky, sledujte plnění úkolů u projektů s vysokou důležitostí a měřte spokojenost zákazníků.
Vylepšená komunikace
Protože projektové panely jsou ústředním bodem pro vše, co souvisí s jedním nebo více projekty, zajišťují, že všichni mají stejné informace o termínech, úkolech, přiděleném rozpočtu a pokroku.
Lepší rozhodování
Komplexní přehledy stávajících a potenciálních projektů na úrovni portfolia umožňují projektovým a portfoliovým manažerům přijímat rozhodnutí založená na datech pro plánování a realizaci projektů, finanční prognózy a řízení rizik.
Sledování výkonu
Software pro dashboardy vám pomůže vizualizovat důležité metriky na první pohled, včetně produktivity týmu, rozdělení rozpočtu, cílů společnosti a stavu projektu.
Zvýšená efektivita
Získejte kompletní přehled o projektových aktivitách, rozpočtu, rozložení pracovní zátěže, využití zdrojů pro různé projekty a závislostech, abyste zjednodušili přidělování úkolů, zabránili vyhoření zaměstnanců a zvýšili efektivitu týmu.
Pro úspěšné dokončení projektu zvažte použití různých softwarů pro správu projektového portfolia, dokud nenajdete ten správný, který odpovídá vašim požadavkům.
Praktické příklady dashboardů projektového portfolia
Zde je několik příkladů dashboardů projektového portfolia z praxe, které vám pomohou pochopit, jak lze pomocí nich spravovat více projektů.
1. Agilní dashboardy pro scrumové týmy
Agilní týmový dashboard přináší transparentnost do stavu vašeho projektu a poskytuje vám přehled o výkonu týmu a postupu sprintu.
Při použití v pracovním postupu vývoje softwaru poskytuje dashboard agilního řízení projektového portfolia (PPM) detailní přehled o potenciálních úzkých místech, klíčových metrikách, pokroku a prioritních problémech probíhajících projektů ve velmi přehledném formátu.
Agilní dashboard obsahuje následující prvky:
Sprint backlog
Zobrazuje se jako seznam nebo kanbanová tabule a ukazuje zbývající pracovní úkoly, jejich stav (k provedení, v procesu, hotovo) a odhadovanou pracovní zátěž. Díky lepší přehlednosti pracovní zátěže sprintu můžete sledovat, jak se blížíte k cíli sprintu.
Burndown graf
Tento spojnicový graf zobrazuje body příběhu (zbývající práci) v závislosti na zbývajícím čase ve sprintu – umožňuje vizuálně sledovat průběh sprintu a provádět proaktivní úpravy, aby bylo zajištěno dokončení sprintu.
Doba realizace
Doba realizace zobrazuje celkovou dobu od zahájení pracovní položky až po její dokončení a vydání. Používá se k identifikaci zpoždění dodávek, optimalizaci procesů vydání a zkrácení doby uvedení na trh.
Profesionální tip💡: Aby byl burndown graf pro váš tým účinným nástrojem, stanovte rozumné cíle, poučte se z minulých sprintů a ujistěte se, že své týmy nepřetěžujete.
2. Dashboardy pro alokaci zdrojů
Pokud máte sdílené zdroje pracující na různých projektech nebo plánujete alokaci zdrojů pro potenciální projekt, tento dashboard projektového portfolia zobrazuje, jak jsou zdroje rozděleny mezi různé projekty.
Náhled pracovní zátěže v ClickUp vám pomůže určit, co má tým (a členové týmu) na starosti, kde se protínají priority, co je prioritní a které úkoly lze odložit – to vše na jediném dashboardu.
Tip pro profesionály💡: Nastavte denní nebo týdenní pracovní kapacitu pro jednotlivé členy týmu. Můžete nastavit kapacity pro hodiny, úkoly a body Scrum story.
3. Dashboardy pro řízení podniku
Tento dashboard pro správu projektového portfolia vám ukazuje stav a pokrok vašich obchodních cílů.
Přizpůsobte si panely ClickUp a snadno plánujte a sledujte své čtvrtletní obchodní cíle. Pokud se na správě produktového portfolia podílí více oddělení, zobrazení seznamu v ClickUp vám pomůže sledovat stav jednotlivých úkolů, odhadovaný rozpočet a pokrok.
Všichni, včetně členů týmu, projektových manažerů, zainteresovaných stran a vedení, získají přehled o strategických iniciativách a prioritách svého projektového portfolia.
Tip pro profesionály💡: K sledování úkolů použijte šablony pro správu portfolia . Dashboardy PPM totiž zvyšují efektivitu a strategickou prozíravost projektové kanceláře (PMO).
4. Dashboardy pro řízení operací
V projektovém řízení poskytuje operační dashboard v reálném čase přehled o tom, jak probíhají různé operační procesy ve vaší organizaci. Umožňuje zainteresovaným stranám sledovat každodenní činnosti, sledovat strategické a operační priority a prozkoumávat data na mnoha úrovních, aby bylo možné analyzovat a identifikovat slabá místa vašich operací.
Tip pro profesionály💡: Díky přístupu založenému na rolích vám ClickUp umožňuje přizpůsobit, kteří členové týmu mohou provádět změny v panelu a kdo jej může prohlížet, aby sledoval pokrok.
Klíčové komponenty dashboardu projektového portfolia
1. Přehled projektu
Sdílejte shrnutí rozsahu a cílů projektu, aby všichni věděli, na čem pracují. Bude obsahovat obecné informace, jako jsou názvy projektů, členové týmu, popisy, celkový rozpočet a strategické cíle, které je třeba dosáhnout.
2. Indikátory stavu
Nastavte vizuální indikátory na panelech PPM, abyste snadno identifikovali stav projektu. Například červená barva může označovat nedokončené úkoly, zelená barva označuje dokončené činnosti a oranžová barva označuje práce v procesu.
3. Grafy a grafické zprávy
Grafy pro správu projektů jsou skvělým způsobem, jak vizualizovat data, trendy a metriky související s vašimi projekty. Existuje mnoho různých typů grafů, například Ganttův graf, časová osa projektu, graf rychlosti, graf spotřeby, čarový graf, struktura rozdělení práce a čarový graf.
Například zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp vám umožňuje zobrazit vaše projekty na časové ose. Poskytuje vám informace, jako jsou úkoly a závislosti, takže můžete spravovat termíny z jediného zdroje.
4. Sledování projektů
Sledovače projektů měří pokrok úkolů a činností v průběhu celého životního cyklu projektu a pomáhají členům týmu udržovat pořádek, sledovat své úkoly, vidět úkoly po termínu a sledovat časové harmonogramy.
Vytvoření podrobného nástroje pro sledování projektů však může být náročný proces. ClickUp nabízí šablony pro sledování projektů, které lze přizpůsobit pro jakýkoli projekt.
Příklad: Šablona Project Tracker od ClickUp se široce používá ke správě rozpočtů a termínů projektů. Pomáhá vedoucím týmů získat přehled o celkové situaci díky aktualizacím v reálném čase a udržuje všechny projekty na jednom místě, což usnadňuje spolupráci mezi jednotlivými odděleními.
Tip pro profesionály💡: Pomocí této šablony můžete vytvořit více sledovacích nástrojů pro opakovatelné projekty. Ušetříte tak čas po úvodní schůzce a budete moci hned začít pracovat.
5. Správa zdrojů
Správa zdrojů vám umožňuje sledovat, jak efektivně jsou různé zdroje (zaměstnanci, rozpočty, vybavení) rozděleny pro různé úkoly a zda jsou využívány efektivně.
ClickUp nabízí několik funkcí, které vám mohou pomoci spravovat vaše zdroje.
- ClickUp Time Tracking: Sledujte čas spojený s jakýmkoli úkolem na různých zařízeních, vytvářejte zprávy pro zobrazení času stráveného na každém úkolu a sdílejte odhady času pro plánování dodávek projektu.
- Zobrazení ClickUp: Díky více než 15 zobrazením získáte přehled o všech svých projektech a jejich postupu. Pomocí těchto zobrazení můžete upravovat časové osy a priority, přidávat závislosti a sledovat, co bude dál.
- Cíle ClickUp: Přidejte úkoly ze svých projektů do cíle a ujistěte se, že jste na dobré cestě ke splnění termínů projektu. Můžete vytvořit cíle pro více projektů a zobrazit je na jednom místě.
6. Řízení rizik
Zdůrazňuje potenciální rizika, která mohou mít dopad na vaše projektové portfolio. Řízení rizik poskytuje zúčastněným stranám lepší pochopení překážek, jejich pravděpodobnosti a dopadu a způsobů, jak je zmírnit. Navíc vám pomáhá sledovat a hodnotit, zda vaše snahy o zmírnění rizik fungují, a způsoby, jak minimalizovat dopad rizik na výsledky projektu.
7. Získaná hodnota
Získaná hodnota představuje celkovou hodnotu veškeré práce dokončené v určitém časovém období. Je vyjádřena v měně a lze ji změřit studiem procenta úkolů a výstupů dokončených do určitého bodu v časovém harmonogramu projektu.
8. Finanční a rozpočtové ukazatele
Finanční a rozpočtové metriky zahrnují měření celkového rozpočtu oproti skutečným výdajům, odchylky nákladů, návratnost investic a finanční výkonnost, aby zainteresované strany mohly sledovat rozpočet na jedné stránce dashboardu a přijímat rozhodnutí týkající se přidělování zdrojů.
9. Přístup přes webový prohlížeč
Vaši projektoví manažeři by měli mít možnost prohlížet a spravovat dashboard projektového portfolia ve svém webovém prohlížeči, aby mohli vzdáleně sledovat pokrok na různých zařízeních. To je obzvláště důležité, pokud máte rozptýlené týmy.
Jak vytvořit dashboard projektového portfolia
1. Jasně definujte cíle svého panelu
Než nastavíte dashboard projektového portfolia, musíte pochopit, proč to děláte, a určit, kdo jej bude používat. Poté nastavte dashboard PPM tak, aby odpovídal potřebám, metrikám a požadavkům, které budou muset sledovat vaše zainteresované strany.
Například cílem vašeho dashboardu je poskytnout vrcholovému managementu přehled o vašem projektovém portfoliu a o tom, jak související projekty postupují. To znamená, že cíle vašeho dashboardu budou zahrnovat informace o počtu aktivních projektů, celkovém pokroku, klíčových ukazatelích výkonnosti a potenciálních rizicích.
2. Konsolidujte data
Shromážděte důležité údaje o řízení projektů z nástrojů, které používáte k řízení projektů, a sledujte a analyzujte, co funguje. Zvažte zahrnutí údajů z nástrojů pro řízení projektů, databází, tabulek a dalších externích obchodních zdrojů, které používají příslušné týmy.
3. Identifikujte klíčové metriky a KPI
Dále je třeba rozhodnout, které metriky a KPI by měly být sledovány – ty, které jsou v souladu s cíli vaší společnosti, oddělení nebo projektu a umožňují vám činit strategická rozhodnutí týkající se projektu, obchodních operací a procesů.
Tip pro profesionály💡: Výběr klíčových metrik a ukazatelů výkonnosti by měl být týmovou aktivitou. Začněte brainstormingem na ClickUp Whiteboards , shromážděte odpovědi týmu pomocí ClickUp Forms a komunikujte s týmem pomocí ClickUp Chat View bez námahy.
4. Vyberte nástroj pro správu projektového portfolia
Nástroj pro správu projektového portfolia je centralizovaný systém, ve kterém můžete ukládat všechny informace související s vaším projektovým portfoliem. Můžete jej použít k vytváření projektových plánů, dokumentování potřebných informací, správě harmonogramů, přidělování úkolů členům týmu a sledování pokroku.
Například software pro správu projektů ClickUp nabízí několik komplexních funkcí, které vám pomohou přiřazovat úkoly, sledovat pokrok, sledovat klíčové metriky, vizualizovat informace o projektu, získat kompletní přehled o více projektech pomocí automatizovaných reportů v reálném čase a optimálně spravovat vaše zdroje – to vše na jedné platformě.
5. Navrhněte rozložení svého panelu
Na základě všech shromážděných informací rozdělte dashboard do různých sekcí a pomocí grafů a vizualizací vytvořte různé dashboardy portfolia.
Vytvoření komplexního dashboardu není snadný úkol, pokud máte málo času nebo zkušeností.
Jako výchozí bod můžete použít šablonu dashboardu projektového portfolia. Například šablona projektového portfolia ClickUp je nástroj typu plug-and-play, který zajišťuje sladění projektů napříč různými odděleními a zároveň umožňuje sledovat jejich stav a pokrok.
Zde je několik zajímavých funkcí panelu projektového portfolia ClickUp:
- Tagy: Zobrazte stav všech svých projektů pomocí tagů. Například připraveno, blokováno, zamítnuto atd.
- Barevné kódy: Přizpůsobitelné šablony ClickUp nabízejí širokou škálu barev, ze kterých si můžete vybrat, takže můžete každému stavu přidat konkrétní barvu a snadno sledovat průběh projektu.
- Zobrazení: Můžete použít více než 15 různých typů zobrazení, abyste vizualizovali svou práci tak, jak chcete. Podívejme se na tři způsoby, jak můžete zobrazit své projekty v softwaru pro správu projektů ClickUp: Zobrazení seznamu: Uspořádejte a seskupte své projekty do různých kategorií. Vaše úkoly a aktivity můžete vidět na první pohled v seznamovém formátu. Umožní vám to zjistit, které projekty jsou v procesu, v revizi nebo dokončené. Zobrazení boxů: Pomocí zobrazení boxů můžete sledovat priority svého týmu. Na jediném panelu můžete sledovat pracovní vytížení svého týmu, dokončené projekty a další informace. Aktivity: Získejte podrobný přehled o aktivitách členů svého týmu a podívejte se, na čem každý z nich v rámci projektu pracoval. Můžete vybrat typy aktivit a zobrazit odpovídající podrobnosti o projektu.
- Zobrazení seznamu: Uspořádejte a seskupte své projekty do různých kategorií. Vaše úkoly a činnosti můžete vidět na první pohled v seznamovém formátu. Umožňuje vám to vidět, které projekty jsou v procesu, v revizi nebo dokončené.
- Box View: Pomocí Box View můžete sledovat priority svého týmu. Na jediném panelu můžete sledovat pracovní vytížení svého týmu, dokončené projekty a další informace.
- Aktivita: Získejte podrobný přehled o aktivitách členů vašeho týmu a podívejte se, na čem každý z nich v rámci projektu pracoval. Můžete vybrat typy aktivit a zobrazit odpovídající podrobnosti o projektu.
- Zobrazení seznamu: Uspořádejte a seskupte své projekty do různých kategorií. Vaše úkoly a činnosti můžete vidět na první pohled v seznamovém formátu. Umožňuje vám to vidět, které projekty jsou v procesu, v procesu kontroly nebo dokončené.
- Box View: Pomocí Box View můžete sledovat priority svého týmu. Na jediném panelu můžete sledovat pracovní vytížení svého týmu, dokončené projekty a další informace.
- Aktivita: Získejte podrobný přehled o aktivitách členů vašeho týmu a podívejte se, na čem každý z nich v rámci projektu pracoval. Můžete vybrat typy aktivit a zobrazit odpovídající podrobnosti o projektu.
6. Testování a ověřování
Budete muset provést několik předběžných testů, abyste se ujistili, že váš dashboard funguje podle vašich představ, a shromáždit zpětnou vazbu a souhlas vašeho týmu a zainteresovaných stran, abyste mohli provést nezbytné úpravy.
7. Nasazení
Nyní jste připraveni nasadit svůj dashboard.
Seznamte všechny účastníky projektu s vaším dashboardem a jeho funkcemi. Poskytněte jim odpovídající školení, aby tým věděl, jak tyto dashboardy používat. Zajistěte, aby byly tyto dashboardy pravidelně aktualizovány a zůstaly relevantní. Můžete dokonce provádět pravidelné změny, abyste se přizpůsobili měnícím se obchodním požadavkům.
Sloučte své dashboardy projektového portfolia pomocí ClickUp
Přesný a dobře strukturovaný dashboard vám pomůže hladce spravovat všechny projekty, na kterých pracujete.
ClickUp jde ještě o krok dál a umožňuje vám využít jeho funkce, jako je správa úkolů a zdrojů, sledování času, sledování KPI a přizpůsobitelné šablony, k zefektivnění správy vašich projektů.
Jako software pro správu projektového portfolia a projektů je nejlepší na ClickUp to, že automatizuje několik opakujících se úkolů, jako je správa úkolů a pracovní zátěže, sledování pokroku a podávání zpráv, plánování upozornění v případě zpoždění a dostupnost na různých zařízeních pro vzdálené týmy.
Pokud chcete dosáhnout úspěšných výsledků bez ohledu na složitost projektu, začněte vytvářet interaktivní dashboardy projektového portfolia tím, že se zdarma zaregistrujete na ClickUp.
Často kladené otázky (FAQ)
1. Co je to dashboard projektového portfolia?
Dashboard projektového portfolia je vizuální nástroj pro sledování pokroku všech projektů, které spravujete. Poskytuje přehled o klíčových metrikách, ukazatelích výkonnosti a stavu projektu, které jsou zásadní pro posouzení celkového stavu projektu a zajištění jeho souladu s vašimi obchodními cíli.
2. Jaký je rozdíl mezi portfoliem a dashboardem?
| Portfolio | Dashboard | |
| Definice | Portfolio je soubor všech různých projektů, které spravujete. Namísto individuální správy různých projektů mají podniky tendenci seskupovat související projekty. | Naopak dashboard je vizuální reprezentace toho, jak postupují různé projekty ve vašem portfoliu. Obsahuje klíčové metriky, milníky, výstupy, alokaci zdrojů a závislosti úkolů. |
| Používá se k | Optimalizujte přidělování zdrojů a stanovte priority iniciativ. | Vyhodnoťte, jak jsou projekty propojeny, a zjistěte, jak spravovat zdroje, aniž by došlo k jejich nedostatku. |
3. Co obsahuje projektové portfolio?
Portfolio zahrnuje související projekty, které jsou klíčové pro dosažení celkových cílů organizace. Každý projekt v portfoliu má svůj rozsah, výstupy, milníky, časový harmonogram a dokumentaci, jako jsou plány, harmonogramy, pokyny a zprávy o stavu.