Všichni známe ten problém. Hodiny se ztrácejí v černé díře projektu a fakturovatelný čas se stává hádankou. Ale my vám pomůžeme. Rozlučte se s ručním sledováním času a zvyšte svou efektivitu s naší sbírkou 10 bezplatných šablon časových rozvrhů pro agentury!
Ať už dohlížíte na kreativní agenturu nebo řídíte personální oddělení, tyto šablony vám usnadní život.
Využijte je k monitorování odpracovaných hodin, správě docházky a snadnému zvýšení produktivity. Nenechte si čas proklouznout mezi prsty – prozkoumejte a stáhněte si ještě dnes naše bezplatné šablony časových rozvrhů a převezměte kontrolu nad svým rozvrhem. ?️
Co jsou šablony časových rozvrhů agentury?
Šablony časových rozvrhů agentury jsou standardizované dokumenty určené ke sledování odpracovaných hodin zaměstnanců v rámci agentury. Tyto šablony obvykle obsahují pole, do kterých zaměstnanci zadávají začátek a konec každého pracovního dne spolu s přestávkami, které si berou.
Šablony časových rozvrhů agentury mohou také obsahovat pole pro názvy projektů nebo klientů, popisy úkolů a celkový počet odpracovaných hodin. Používají se ke sledování produktivity zaměstnanců, efektivnímu přidělování zdrojů a zajištění přesného zpracování mezd.
Co dělá šablonu časového rozvrhu agentury dobrou?
Dobrá šablona pro evidenci pracovní doby agentury vám umožní efektivně a přesně sledovat pracovní dobu a úkoly zaměstnanců.
Mělo by to být:
- Uživatelsky přívětivé: Mělo by umožňovat zaměstnancům snadné zadávání odpracovaných hodin a relevantních informací.
- Přizpůsobitelné: Měly by vám umožnit přizpůsobit se různým potřebám projektů nebo klientů.
- Snadno srozumitelné: Přehledná organizace a rozvržení jsou zásadní pro snadnou čitelnost informací.
Dobré šablony časových rozvrhů by měly být také integrovány do stávajících systémů pro zpracování mezd a řízení projektů, což zjednodušuje administrativní úkoly.
10 šablon pro evidenci pracovní doby agentury, které můžete použít
Podívejme se na 10 nejlepších bezplatných šablon časových rozvrhů:
1. Šablona pro sledování času konzultanta ClickUp
Šablona ClickUp Consultant Time Tracking Template pomáhá vaší organizaci efektivně sledovat pracovní dobu konzultantů a související mzdy. Konzultanti ji mohou použít ke sledování fakturovatelných hodin, sledování postupu úkolů a spolupráci s více klienty v reálném čase.
Tato šablona časového rozvrhu nabízí několik výhod, včetně přehledného přehledu rozdělení času na projekty, zjednodušených fakturačních procesů, přesného sledování pro dodržování časových harmonogramů a rozpočtů projektů a lepší spolupráce mezi konzultanty a interními týmy.
Tato šablona pro sledování času konzultanta také pomáhá:
- Usnadněte si komplexní sledování a správu času
- Sledujte průběh úkolů pomocí vlastních stavů ClickUp, zatímco vlastní pole ClickUp ukládají důležité informace, jako jsou úrovně úsilí, hodinové sazby a termíny splatnosti plateb.
- Zajistěte, aby byly informace uspořádány a přístupné tak, jak chcete, pomocí vlastních zobrazení ClickUp, včetně zobrazení pro závazky, stav plateb a tabuli aktivit.
Používání softwaru pro sledování času konzultantů je velmi jednoduché. Konzultanti mohou snadno zadávat údaje do časového rozvrhu, jako jsou odpracované hodiny a vynaložené výdaje, pomocí tabulkového zobrazení v ClickUp. Automatické připomínky vybízejí k pravidelnému sledování, což zajišťuje včasnost a přesnost.
Běžné zprávy poskytují cenné informace o fakturaci a účtování, což konzultantům pomáhá identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit. Vytváření a odesílání faktur se konečně stává jednoduchým, s možností ověřit všechny podrobnosti před odesláním.
A co když chcete lépe sledovat pracovní dobu zaměstnanců? Použijte jako pracovní výkazy zaměstnanců jednu z mnoha karet pro sledování času ClickUp:
- Karta sledovaného času: Zobrazuje celkový čas strávený na úkolech v rámci zadaného časového období. Pro podrobnější přehled můžete filtrovat podle uživatelů a štítků.
- Karta pro hlášení času: Nabízí komplexnější funkce pro hlášení. Můžete zobrazit fakturovatelný a nefakturovatelný čas, zahrnout odhady času a filtrovat data podle různých kritérií.
- Karta odhadovaného času: Sleduje celkový odhadovaný čas přidělený úkolům v daném časovém rámci a analyzuje, zda projekty probíhají podle plánu.
- Karta časového rozvrhu: Obsahuje podrobný rozpis zaznamenaného času a napodobuje tradiční formát časového rozvrhu. Umožňuje zobrazení času podle dne, týdne nebo vlastního rozsahu.
- Fakturovatelná výkaz: Zaměřuje se konkrétně na fakturovatelné hodiny, což je užitečné pro fakturaci a analýzu nákladů na projekty.
Zde je několik výhod, které vám mohou přinést:
- Vytvořte si personalizované přehledy, které zobrazují záznamy o čase, filtrované a seskupené podle různých vlastností.
- Získejte týdenní nebo měsíční přehled času stráveného na různých projektech a úkolech jak hodinově placenými, tak měsíčně placenými zaměstnanci.
- Rozlišujte mezi fakturovatelnými a nefakturovatelnými hodinami pro přesné fakturace a správu mezd.
2. Šablona časového rozvrhu služeb ClickUp
Díky šabloně časového rozvrhu ClickUp Services mohou agentury snadno sledovat týdenní pracovní dobu zaměstnanců.
Umožní vám to:
- Sloučte pracovní dobu a fakturovatelný čas na jednom praktickém místě.
- Měřte využití zdrojů v rámci více projektů a efektivně přidělujte zdroje.
- Sledujte stav časových rozvrhů a podrobnosti, jako je celková mzda a hodinové sazby. Šablona nabízí různé pohledy pro snadnou organizaci a přístupnost informací, včetně měsíčních rozpisů a souhrnů zaměstnanců.
- Integrace ClickUp s klíčovými aplikacemi, jako jsou Stripe a PayPal, zajišťuje propojení všech systémů.
Pomocí této šablony časového rozvrhu zaměstnanců můžete zajistit zodpovědné využití času, vyhodnotit účinnost školení a efektivně sledovat pracovní zátěž. Stačí vytvořit tabulku, zadat data, vypočítat celkový počet hodin, zkontrolovat ji a poté ji použít k přesnému vyúčtování klientům.
Chcete-li začít, přidejte šablonu do svého pracovního prostoru ClickUp a pozvěte příslušné členy.
3. Šablona pro sledování času advokáta ClickUp
Jako právník je pro vás zásadní sledovat fakturovatelné hodiny, úkoly a termíny. A právě k tomu slouží šablona ClickUp pro sledování času právníků.
Tato šablona poskytuje snadný způsob, jak sledovat všechny podrobnosti vaší právní praxe, včetně organizování úkolů pro každý případ do samostatných seznamů, sledování času stráveného na každém úkolu nebo případu a nastavení termínů a připomínek, aby byly dodrženy termíny.
V této šabloně pro sledování času můžete:
- K sledování postupu úkolů použijte vlastní stavy.
- Ukládejte důležité informace o klientech pomocí vlastních polí a vizualizujte data pomocí různých vlastních zobrazení.
- Využijte funkce sledování času, značky, upozornění na závislosti a e-maily k vylepšení sledování klientů a řízení projektů.
Abyste mohli šablonu ClickUp pro sledování času advokátů využít na maximum, vytvořte podrobný profil včetně svých kontaktních údajů a oblasti praxe, stanovte úkoly pro každý projekt nebo případ a přiřaďte je příslušným členům týmu.
4. Šablona osobního časového rozvrhu ClickUp
Efektivní plánování a správa vašeho rozvrhu je klíčem k dosažení vašich cílů, ať už jsou velké nebo malé. S šablonou osobního časového rozvrhu ClickUp můžete zjednodušit své denní rutiny a sebevědomě se pustit do svých úkolů.
Ať už jste v řízení času nováček nebo zkušený profesionál v oblasti produktivity, tato šablona je vhodná pro všechny úrovně odbornosti. Pouhými několika kliknutími si můžete nastavit svůj osobní systém řízení času a začít.
Mezi výhody této šablony patří:
- Vylepšená organizace úkolů a stanovení priorit
- Přesné sledování vašich časových záznamů
- Snadné sledování termínů
Chcete-li tuto šablonu efektivně využívat, stanovte si cíl tím, že definujete, čeho chcete dosáhnout. Určete činnosti potřebné k dosažení tohoto cíle a všechny je sepište.
Přiřaďte časové limity přidělením časových úseků pro každý úkol, abyste je mohli efektivně prioritizovat. Naplánujte úkoly pomocí kalendáře a vytvořte realistické a dosažitelné tempo pro jejich splnění.
Sledujte pokrok, abyste se ujistili, že jste na dobré cestě. Nakonec pravidelně kontrolujte a upravujte svůj časový rozvrh, abyste jej podle potřeby aktualizovali.
5. Šablona pro přidělování času ClickUp
Zapomeňte na hodiny strávené vytvářením systému přidělování času od nuly. Šablona přidělování času ClickUp je vytvořena na míru, aby vám (a vašemu týmu) pomohla zůstat organizovaní. Tato šablona je navržena s ohledem na začátečníky a nabízí uživatelsky přívětivé rozhraní.
Díky přizpůsobitelným možnostem stavu, jako jsou „Dokončeno“, „Probíhá“ a „K provedení“, můžete rychle zjistit, které úkoly jsou v pořádku a které mohou vyžadovat další pozornost. Toto jednoduché, jasné a přehledné vizuální znázornění zajistí, že vám nic neunikne.
Tato šablona řeší také jednu z největších výzev v projektovém řízení: zajistit, aby všichni členové vašeho týmu byli sladěni a pracovali na stejných cílech.
Můžete je použít k snadnému přidělování úkolů členům týmu a stanovení termínů, abyste zajistili, že všichni pracují na správných věcech ve správný čas. Pomáhá to zabránit zdvojování úsilí a zároveň udržet vaše projekty na správné cestě.
6. Šablona plánu řízení času ClickUp
Pokud chcete mít kontrolu nad svým časem a zvýšit svou produktivitu, je šablona pro správu času od ClickUp tím pravým řešením. Tato uživatelsky přívětivá šablona je navržena tak, aby vám pomohla efektivně organizovat váš rozvrh, ať už jste začátečník nebo zkušený plánovač.
Pomocí těchto šablon týdenních výkazů práce můžete snadno plánovat své úkoly, stanovovat dosažitelné cíle a určovat priority svých činností, abyste co nejlépe využili svůj čas.
Představte si, že máte jasný plán na celý den nebo týden a všechny úkoly máte před sebou. Šablony pro plánování od ClickUp vám to umožní. Budete moci vizualizovat svůj rozvrh, sledovat svůj pokrok a podle potřeby provádět úpravy, abyste se drželi na cestě k dosažení svých cílů.
Je flexibilní a přizpůsobitelný vašim jedinečným potřebám a preferencím, ať už řídíte tým nebo pracujete samostatně. Díky funkcím, jako jsou přizpůsobitelné stavy, pole a zobrazení, budete mít vše, co potřebujete, abyste zůstali organizovaní a soustředění.
7. Šablona časového rámce ClickUp
Šablona ClickUp Time Box je skvělým nástrojem pro začátečníky i zkušené pracovníky, který jim pomáhá spravovat úkoly a rozhodovat o tom, co je důležité. Pomáhá vám plánovat rozvrh, abyste mohli pracovat efektivně.
S touto šablonou denního časového rozvrhu můžete stanovit jasné termíny, rozdělit velké projekty na menší úkoly a moudře využívat své zdroje.
Používání této šablony vám pomůže být organizovanější, zvýšit produktivitu a snáze odhadnout, jak dlouho budou úkoly trvat. Navíc vám poskytne lepší kontrolu nad vaším časem a tím, s čím musíte pracovat.
Zde je jednoduchý šestikrokový proces, jak jej co nejlépe využít: nastavte časovač, vyberte si úkoly, soustřeďte se na ně, dělejte přestávky, opakujte a sledujte, kolik hodin pracujete. Celkově vzato, šablona Time Box Template usnadňuje týmovou práci a udržuje všechny v tempu tím, že poskytuje jasný plán pro správu času.
8. Šablona pro analýzu času ClickUp
Bez ohledu na to, jaké máte zkušenosti s analýzou času, šablona ClickUp Time Analysis Template vám pomůže. Úroveň pro začátečníky nabízí jednoduchý přístup ke sledování a vyhodnocování využití času.
Postupně můžete prozkoumat středně pokročilé a pokročilé funkce, abyste lépe porozuměli šabloně a optimalizovali své procesy. Ať už jste v jakékoli fázi, tato šablona vám poskytne nástroje, které potřebujete k úspěchu.
Zde jsou některé z jeho výhod:
- Identifikujte nečinnost a její příčiny, abyste mohli přijmout proaktivní opatření ke zvýšení efektivity.
- Získejte přehled o tom, jak je čas využíván a kde je možné provést zlepšení, díky snadno srozumitelným vizualizacím.
- Snadno sledujte průběh úkolů a zajistěte, že vám nic neunikne.
- Zaznamenávejte důležité informace, jako jsou hodiny nečinnosti a celkové náklady na zaměstnance, a získejte tak komplexní přehled o využití času.
- Získejte přístup k potřebným informacím, kdykoli je potřebujete – s přizpůsobenými zobrazeními ClickUp.
9. Šablona časového rozvrhu agentury pro Google Sheets od Resource Guru
Šablona časového rozvrhu agentury v Google Sheets od Resource Guru je komplexní nástroj, který zjednodušuje zaznamenávání času, sledování projektů a přidělování zdrojů pro agentury.
Díky uživatelsky přívětivému designu mohou agentury snadno zaznamenávat fakturovatelné hodiny, sledovat produktivitu členů týmu a hladce spravovat časové plány projektů.
Rozložení šablony je zcela přizpůsobitelné. Uživatelé mohou přidávat nebo odebírat sloupce, upravovat rozložení a přizpůsobovat šablonu podle požadavků svého projektu.
Díky této přizpůsobivosti pracovní výkazy přesně odrážejí pracovní postupy a preference agentury, což z nich činí univerzální nástroj pro různé projekty a týmy.
Výjimečnou vlastností této šablony jsou její automatizační funkce. Šablona automaticky vypočítá celkový počet odpracovaných hodin na základě zadaného času zahájení a ukončení úkolů a zohlednění přestávek a přesčasů.
Díky této automatizaci již není nutné provádět ruční výpočty, což výrazně šetří čas a snižuje pravděpodobnost chyb. Agentury se mohou spolehnout na přesné údaje o sledování času, aby mohly činit informovaná rozhodnutí a efektivně řídit své projekty.
10. Šablona týdenního časového rozvrhu agentury pro Google Sheets od Time Doctor
Šablona týdenního časového rozvrhu pro agentury v Google Sheets od Time Doctor umožňuje agenturám efektivně sledovat čas týmu pomocí denních záznamů o příchodu a odchodu každého dodavatele. Její přizpůsobitelné rozvržení umožňuje zaznamenávat časová data způsobem, který vyhovuje potřebám vaší agentury.
Poskytuje jasný týdenní přehled času stráveného na projektu a umožňuje transparentní sledování odpracovaných a fakturovaných hodin.
Sledování projektů lze provádět pomocí kategorizovaných záznamů času, což pomáhá efektivně přidělovat zdroje a stanovovat priority. Automatické výpočty zajišťují přesný počet odpracovaných hodin, minimalizují chyby a šetří čas. Jelikož se jedná o cloudový dokument, můžete k němu přistupovat z jakéhokoli zařízení a snadno jej sdílet s klienty a dodavateli, aby měli úplný přehled.
Lze je také použít jako šablony pro sledování času v Excelu, které zjednodušují správu času, zvyšují produktivitu agentury a usnadňují informované rozhodování agentur spravujících více projektů.
Vyberte si správná řešení pro sledování času pro vaši agenturu
Ať už upřednostňujete jednoduchost, detaily nebo přizpůsobení, v tomto seznamu najdete šablonu, která vyhovuje vašemu pracovnímu postupu. Pro ty, kteří hledají komplexní řešení kombinující výkonné funkce pro sledování času s plynulým řízením projektů, může být ClickUp tou správnou volbou.
Díky funkci sledování času stráveného na projektech v ClickUp mohou agentury zjednodušit své procesy správy času několika způsoby:
- Sledujte čas na více zařízeních, což usnadňuje zaznamenávání času z počítače, mobilního telefonu nebo webového prohlížeče pomocí rozšíření ClickUp pro Chrome.
- Spouštějte a zastavujte sledování času z jakéhokoli zařízení a plynule přepínejte mezi úkoly pomocí globálního časovače. Ruční sledování času je také k dispozici pro zpětné záznamy nebo záznamy podle časového rozsahu.
- Organizujte záznamy o čase pomocí poznámek a štítků a třídějte nebo filtrujte pro větší přehlednost.
- Synchronizujte s oblíbenými aplikacemi pro sledování času, jako jsou Toggl a Harvest, a získejte jednotné sledování času v rámci ClickUp.
Kromě toho se můžete spolehnout na karty a šablony pro sledování času od ClickUp, které umožňují hladkou integraci sledování času do širších pracovních postupů projektového řízení, čímž se zlepšuje spolupráce, odpovědnost a produktivita v celé organizaci.
Zaregistrujte se na ClickUp zdarma ještě dnes!