Abyste vydělali peníze, musíte nejprve utratit peníze.
Každá firma každoročně vynakládá prostředky na zaměstnance, kancelářské prostory, výzkum, prodej, marketing a IT v rámci běžného chodu svého podnikání. Ale kolik peněz vynaložit na kterou oblast?
IT patří mezi největší výdaje v každé organizaci. Společnost Gartner předpovídá, že celosvětové výdaje na IT vzrostou v roce 2024 na 5 bilionů dolarů. Tento stabilní růst s sebou přináší potřebu efektivního řízení těchto investic – což je úkol, který lze splnit pomocí dobrého rozpočtování IT.
V tomto blogovém příspěvku se zaměříme na to, jak můžete využít osvědčené postupy při sestavování rozpočtu IT k lepšímu finančnímu řízení ve vaší organizaci.
Co je to sestavování rozpočtu IT?
Rozpočtování IT je proces strategického přidělování finančních prostředků na IT projekty, nástroje, systémy, infrastrukturu a provozní náklady. Zahrnuje analýzu, interpretaci, prognózy, přidělování, schvalování a dohled nad výdaji na IT.
Klíčové složky rozpočtu IT
Rozpočet IT zahrnuje vše, co IT oddělení potřebuje a používá. To zahrnuje následující položky.
Hardware: Výdaje související s fyzickými technologickými aktivy, jako jsou servery, počítače, síťová zařízení a periferní zařízení.
Software a služby: Softwarové licence, aplikace a platformy. Může se jednat o běžný software, specializovaná podniková řešení i předplatné cloudových služeb.
Náklady na IT personál: Zatímco náklady na personál jsou obvykle hrazeny z rozpočtu pro lidské zdroje, výdaje na konzultanty, dodavatele, školení atd. jsou součástí rozpočtu IT.
Náklady na technickou podporu: Průběžné náklady na údržbu a podporu, včetně aktualizací softwaru, oprav hardwaru, služeb technické podpory a záruk.
Informační bezpečnost: Zabezpečení IT systémů, včetně firewallu a antivirového softwaru, systémů detekce narušení a bezpečnostních auditů.
Cloud computing: Cloudové služby a poplatky za předplatné cloudového úložiště, výpočetních zdrojů, aplikací SaaS a nabídek platformy jako služby (PaaS).
Základy sestavování rozpočtu IT
Rozpočtování IT je důležitou součástí finančního řízení IT (ITFM), což je populární přístup k finančnímu zajištění potřeb organizace.
ITFM se zaměřuje na minimalizaci plýtvání, úsporu nákladů, prognózy kapitálových a provozních výdajů a podporu žádoucího finančního chování, čehož lze dosáhnout prostřednictvím sestavování rozpočtu.
Proč je sestavování rozpočtu IT důležité?
Na nejzákladnější úrovni je sestavování rozpočtu IT nezbytné, aby se zabránilo utrácení peněz, které nemáte, tj. nadměrným výdajům. Kromě toho má sestavování rozpočtu IT mnohem více výhod.
Návratnost investic
Dobrý rozpočet IT zajišťuje, že se každá koruna vynaložená organizací vrátí. Pomáhá také projektovým manažerům a vedoucím pracovníkům soustředit se na iniciativy, které s větší pravděpodobností přinesou výsledky.
Pokud například investujete do softwaru pro prodej vstupenek, dobrý rozpočet IT vám pomůže odůvodnit přesnou návratnost, kterou očekáváte, a to ve formě zvýšení skóre TAT nebo CSAT.
Strategické sladění
Rozpočty IT pomáhají vedoucím oddělení udržovat soulad s organizační strategií. Pokud je například obchodní strategií růst, přidělíte více prostředků na nástroje pro získávání zákazníků, jako jsou CRM, e-mailový marketing, analýza prodeje atd.
Celkový pohled
Při sestavování rozpočtu IT na začátku roku je třeba zohlednit potřeby a cíle celého oddělení. To umožňuje vedoucím IT a projektovým manažerům efektivně plánovat celý rok.
Experimentování
Dobré sestavení rozpočtu zajistí, že budete mít dostatek finančních prostředků na experimentální projekty, které vám pomohou rozšířit vaše inovace. Můžete například vyčlenit 5 % svého rozpočtu na IT na vytvoření něčeho radikálně nového, aniž by to ovlivnilo zbytek vaší práce.
Abyste mohli těžit ze všech těchto výhod, potřebujete mít u stolu ty správné lidi.
Kdo se podílí na sestavování rozpočtu IT?
Dobré sestavování rozpočtu IT musí být společným plánem finančního oddělení a oddělení IT. Mezi klíčové zúčastněné strany patří finanční ředitel (CFO), technický ředitel (CTO) nebo ředitel pro informační technologie (CIO).
Obvykle je za plánování a žádání o rozpočet IT odpovědný CTO/CIO, který jej analyzuje a schvaluje CFO. CIO je tedy odpovědný za:
- Vytvoření IT strategie s projekty v souladu s obchodními cíli
- Identifikace potřeb, prognóza nákladů a stanovení priorit výdajů
- Spolupráce s ostatními odděleními za účelem pochopení IT potřeb organizace
- Řízení IT nákladů, navrhování úsporných opatření a jednání s dodavateli
- Agilní plánování kapacit a vyrovnávání zdrojů
- Posuzování a snižování rizik souvisejících s investicemi do IT, včetně rizik v oblasti bezpečnosti/souladu s předpisy a překročení rozpočtu projektu.
V některých částech tohoto procesu mohou být zapojena i další oddělení. Například personální oddělení může mít slovo při najímání dodavatelů nebo konzultantů. Mezi klíčové ukazatele výkonnosti v oblasti nákupu může patřit vyjednávání nejvýhodnějších cen s dodavateli.
Jak souvisí rozpočet IT s příjmy?
Rozpočtování IT se týká výdajů, tj. nákladů. Příjmy IT jsou výnosy, které sledují, kolik peněz generují IT služby nebo produkty. K udržení ziskovosti potřebujete dobrou rovnováhu mezi příjmy IT a rozpočty.
Průměrné rozpočty na IT jako procento z příjmů jsou klíčovým měřítkem úspěchu napříč organizacemi. Mohou se pohybovat v rozmezí 2–8 % v závislosti na odvětví. Například stavební průmysl vynakládá na IT přibližně 1,68 % příjmů, zatímco bankovnictví téměř 8 %.
Abyste udrželi tento standard a zajistili návratnost investic, potřebujete proces. Podívejme se na to.
Prozkoumání procesu sestavování rozpočtu IT: Podrobný průvodce krok za krokem
Rozpočtování je proces, který zahrnuje správu více proměnných částí. K efektivnímu plánování potřebujete dobrý proces a robustní software pro správu IT projektů, jako je ClickUp. V této části se budeme zabývat oběma.
1. Posuďte současný stav
Než si představíte budoucí stav a naplánujete jej, musíte pochopit, kde se právě nacházíte. Zkontrolujte své současné IT prostředí, včetně:
- Stávající IT infrastruktura, včetně hardwaru, softwaru, síťových systémů a bezpečnostních opatření
- Metriky výkonu, jako je doba provozuschopnosti systému, doba reakce na incidenty a úroveň spokojenosti uživatelů.
Cílem je identifikovat silné a slabé stránky a oblasti, které vyžadují zlepšení nebo investice. Pokud jsou například vaše servery často přetížené, znamená to, že je třeba investovat do dalších nebo výkonnějších serverů.
Pomocí panelů ClickUp Dashboards získáte přehled o aktuálním stavu. Přizpůsobte si je podle svých potřeb pomocí potřebných reportů a vyhodnoťte mezery.
2. Definujte strategii a cíle IT
Pochopte cíle podniku na příští roky a určete, jak je může IT podpořit. Na základě obchodní strategie vytvořte podpůrnou marketingovou strategii.
Pokud si například podnik klade za cíl zvýšit svůj podíl na trhu spuštěním online platformy, IT strategie by měla zahrnovat vybudování kapacit pro elektronický obchod. Naplánujte si to tedy. Použití šablony IT nebo šablony technologického plánu může vaši cestu urychlit.
Nebo začněte s čistým štítem a společně se svým týmem brainstormujte své potřeby pomocí tabule ClickUp Whiteboard. Vyzvěte k poskytnutí zpětné vazby a přeměňte položky na úkoly přímo z tabule.
3. Předpokládané požadavky
Na základě vaší IT strategie proveďte důkladnou analýzu požadavků. Zahrňte technologické aktualizace, implementace nových systémů, personální potřeby a další požadované IT zdroje.
Pokud například chcete rychle rozšířit vývoj softwaru, možná budete potřebovat software pro dokumentaci IT, který do vašeho procesu začlení opakovatelnost.
ClickUp Forms je skvělý způsob, jak shromažďovat požadavky od vedoucích projektů nebo funkčních vedoucích. Vytvořte formulář a odešlete jej vedoucím produktového, bezpečnostního, infrastrukturního, datového oddělení atd., abyste zjistili jejich potřeby.
4. Odhadněte náklady
Odhadněte přímé a nepřímé náklady spojené s vašimi požadavky. Vypočítejte celkové náklady na vlastnictví. Například váš nový analytický software vás může stát X dolarů měsíčně za předplatné.
Kromě toho budete mít výdaje na implementaci, přizpůsobení, školení uživatelů, údržbu atd. Ujistěte se, že pokryjete všechny náklady spojené s každou položkou ve vaší žádosti o rozpočet.
5. Stanovte priority investic
Je nepravděpodobné, že se vám podaří realizovat vše, co jste si naplánovali. Stanovte si proto priority, abyste zajistili schválení rozpočtů pro nejdůležitější programy.
Pokud například potřebujete vybrat mezi upgradem systému CRM a posílením opatření v oblasti kybernetické bezpečnosti, může být prioritou druhé z uvedených možností, pokud byly nedávno identifikovány bezpečnostní hrozby.
Než požádáte o rozpočet:
- Vyhodnoťte dopad každé položky rozpočtu na podnikání.
- Zaznamenejte jeho strategický význam.
- Vypočítejte očekávanou návratnost investic z hlediska obchodní hodnoty, jako jsou úspory, efektivita, produktivita atd.
6. Vypracujte rozpočet IT
S veškerými dostupnými informacemi vytvořte komplexní prezentaci svých rozpočtů. K tomu vám poslouží jakýkoli dobrý software pro sestavování rozpočtů pro malé podniky.
Vytvořte tabulku s položkami pro každou kategorii výdajů. Uveďte informace o souvisejícím projektu, kolik chcete dokončit, rozpočet, o který žádáte, potenciální návratnost investic a všechny další zdroje, které byste mohli potřebovat.
Využijte šablony rozpočtu projektu ClickUp a můžete hned začít.
7. Získejte schválení
Předložte návrh finančním a obchodním vedoucím pracovníkům, aby jej schválili. V této fázi buďte připraveni odpovídat na otázky a jednat s nimi. Pokud používáte software pro správu projektového rozpočtu, lze to snadno provést i asynchronně.
8. Implementace a monitorování
Nyní je čas utratit přidělené rozpočty a realizovat svou strategii. Abyste měli jistotu, že své rozpočty využíváte co nejlépe, nastavte své projekty v softwaru pro správu IT operací a sledujte jejich průběh.
Šablona účetnictví ClickUp vám pomůže tento proces snadno spravovat. Díky devíti různým zobrazením usnadňuje tato pokročilá šablona sledování závazků a pohledávek.
9. Kontrola a úprava
Proces sestavování rozpočtu IT musí být iterativní. Vytvořte rozpočtový kalendář a pravidelně kontrolujte výdaje. Porovnávejte skutečné výdaje s plánovaným rozpočtem, abyste mohli provést úpravy v závislosti na měnících se potřebách podniku, technologickém pokroku nebo odchylkách. Zajistěte, aby vaše iniciativy v oblasti správy IT byly v souladu s využíváním rozpočtu.
Při dodržování výše uvedeného procesu sestavování rozpočtu je dobré mít na paměti následující osvědčené postupy.
Osvědčené postupy a tipy pro sestavování rozpočtu IT
Audit stávající infrastruktury, shromažďování požadavků, odhadování nákladů, vyvažování protichůdných požadavků a vytváření přesvědčivých návrhů rozpočtu může být velmi náročné. Abychom vám to trochu usnadnili, přinášíme vám několik rad od předních odborníků v této oblasti.
Sladění rozpočtu IT s obchodními cíli
Nejlepší způsob, jak zajistit schválení rozpočtu, je jeho úzké propojení s obchodními cíli. Pokud tato souvislost není zřejmá, věnujte čas jejímu vysvětlení.
Například můžete chtít investovat do strojového učení, zatímco obchodní strategie upřednostňuje zákaznickou zkušenost (CX). Jako vedoucí IT oddělení zdůvodněte, jak mohou vaše iniciativy v oblasti strojového učení zlepšit CX a jaké obchodní cíle mohou pomoci dosáhnout.
Využijte data a analytiku
Při provádění auditu se podívejte, zda můžete jít několik let zpět. Shromážděte data, abyste identifikovali vzorce, potenciální úspory a mohli činit informovaná rozhodnutí.
Pokud tyto informace nemáte, nastavte si software pro správu IT ClickUp, abyste mohli shromažďovat data pro budoucnost.
S ClickUpem můžete shromažďovat informace o efektivitě vašich projektů, včetně odhadovaného času, skutečného času, délky životního cyklu projektu, výdajů, plateb, výnosů atd.
Komunikujte transparentně
Dobré sestavování rozpočtu IT vyžaduje vstupy od členů vašeho týmu, projektových manažerů, obchodních partnerů a finančních týmů. Pravidelně s nimi komunikujte, abyste budovali transparentnost a důvěru.
Úkoly ClickUp zahrnují vnořené komentáře pro chatování v kontextu. Použijte zobrazení chatu ClickUp, abyste viděli všechny své zprávy na jednom místě a mohli na ně odpovědět, až budete připraveni.
Budujte přizpůsobivost
Rozpočet se sestavuje každoročně, ale rozpočtované prostředky se neutratí najednou. Buďte proto při správě rozpočtu po celý rok flexibilní.
- Provádějte pravidelné kontroly, abyste věděli, jak si vedou vaše výdaje.
- Pořádejte čtvrtletní schůzky, abyste zjistili, jak se vyvíjel rozpočet a výkonnost vašeho projektu v uplynulém čtvrtletí a co potřebujete pro nadcházející čtvrtletí.
- Promluvte si s obchodními týmy, abyste pochopili, jak jim IT programy pomáhají.
- Přerozdělte rozpočty na základě toho, co jste se naučili a co potřebujete.
- Zohledněte rizika v oblasti IT. Zde je návod, jak na to.
Řízení rizik a zmírňujících faktorů při sestavování rozpočtu IT
Kybernetické útoky, výpadky serverů, narušení bezpečnosti dat, zpřísňování předpisů a lidské chyby – IT je plné rizik. Rozpočet IT musí tato rizika zohlednit a počítat s nimi.
Zde uvádíme několik potenciálních rizik a způsoby, jak je můžete zmírnit.
Využijte scénářové plánování k řízení rizik.
Při prognózování požadavků zvažte různé scénáře. Pokud například potřebujete nový CRM systém, můžete jej vytvořit, zakoupit nástroj SaaS nebo přizpůsobit stávající tabulky tak, aby sloužily tomuto účelu.
Prozkoumejte každý z těchto scénářů z hlediska nákladů, přínosů a rizik. Naplánujte si rozpočty tak, abyste zmírnili rizika vyplývající z vašich rozhodnutí.
Pokud se rozhodnete pro tabulkový způsob, možná budete muset najmout více lidí nebo věnovat více času ruční správě. Vyhraďte si rozpočet na další zaměstnance.
Připravte se na rizika outsourcingu
IT týmy využívají externí týmy, aby ušetřily náklady na mzdy a režijní náklady. Spoléhání se na externí poskytovatele služeb však může přinášet rizika související se stabilitou dodavatele, kvalitou služeb a možností přerušení služeb, což může mít dopad na obchodní činnosti.
- Vyhodnoťte spolehlivost svého dodavatele
- Vypracujte pevnou smlouvu, ve které jasně definujete plnění a sankce.
- Snažte se rozložit rizika zapojením více dodavatelů.
- Navrhněte strategii řízení nákladů pro případ, že budete čelit riziku.
- Vytvořte záložní mechanismy
Posilte řízení rizik a dodržování předpisů
IT rizika mohou být nákladná. Společnost IBM zjistila, že průměrné náklady na porušení ochrany osobních údajů činí 4,45 milionu dolarů. Když byla společnost British Airways shledána vinnou z porušení obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), EU jí uložila pokutu ve výši 20 milionů liber!
Jediným způsobem, jak těmto rizikům předcházet, je aktivní posilování bezpečnostních opatření. Spravujte rozpočty projektů tak, aby podporovaly neustálou optimalizaci iniciativ v oblasti bezpečnosti a řízení rizik.
Rozdělte své IT rozpočty pomocí ClickUp
Týmy často vnímají rozpočty jako limity svých výdajů. Naopak, dobře naplánovaný rozpočet může znamenat svobodu realizovat projekty, které chcete.
Použijte ClickUp k zajištění přehlednosti a transparentnosti procesu sestavování rozpočtu. Shromažďujte data a spouštějte své projekty na ClickUp pro větší efektivitu a detailní monitorování. Pravidelně kontrolujte výkonnost a průběžně ji přizpůsobujte. Ušetřete přitom peníze.
Nechte IT rozpočty, aby vám pomohly dosáhnout vašich cílů. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!