Pokud chcete rozšířit své podnikání, musí všechna oddělení přispívat ke stejným konečným cílům. V případě vašeho oddělení informačních technologií (IT) vám správné dokumenty týkající se správy pomohou zajistit splnění vašich obchodních cílů. 🤩
IT oddělení je jedním z nejdražších oddělení v každé společnosti, které financuje datová centra, software, zařízení a další služby. Podle společnosti Gartner se celosvětové výdaje na IT v roce 2023 zvýší na 4,6 bilionu dolarů, což představuje nárůst o 5,5 % oproti roku 2022. Dobře fungující IT oddělení je proto pro zisky společnosti nezbytné.
Abyste zajistili, že všechny IT aktivity podporují vaše celkové obchodní cíle, potřebujete rámec správy IT. Níže vysvětlujeme, co je rámec správy IT, jaké jsou výhody programu správy IT a jakou roli hraje v řízení společnosti.
Co je správa IT?
Správa IT je nezbytnou součástí každého podnikání, protože zajišťuje soulad vaší IT strategie s obchodními cíli. Stejně jako jiné oblasti správy společnosti pomáhá vrcholovému managementu přijímat rychlá rozhodnutí a efektivně řídit společnost.
Správa IT zajišťuje, že vaše IT oddělení rozumí tomu, jak jeho rozhodnutí ovlivňují vizi společnosti. Správa IT navíc pomáhá zajistit, že vaše společnost zůstává v souladu s obchodními předpisy, udržuje vedoucí pracovníky IT oddělení na stejné vlně a zajišťuje, že všechna rozhodnutí v oblasti IT pomáhají zvyšovat hodnotu vašeho podnikání.
Co je to rámec správy IT?
Rámec správy IT je plán, který pomáhá IT profesionálům při rozhodování. Zjednodušeně řečeno, mapuje, jak každé rozhodnutí nebo investice do technologie zvýší hodnotu společnosti, sníží riziko a sladí se s vašimi obchodními iniciativami. 🔍
Zjednodušeně řečeno, rámec správy IT zabraňuje kolegům ve vašem IT oddělení „vynalézat kolo“. Stejně jako mnoho běžných obchodních dokumentů – SOP (standardní operační postupy), školicí manuály a stanovy společnosti – zefektivňuje opakované pracovní a rozhodovací procesy.
Rámec správy IT poskytuje vedoucím oddělení formální strukturu pro vytváření procesů, hodnocení výkonu a plánování obnovy po havárii. Vytvoření tohoto rámce časem sníží počet schůzek, e-mailů a neefektivitu oddělení.
Správa IT vs. správa společnosti
Správa IT je druh správy a řízení společnosti.
Správa a řízení společnosti je systém pravidel, procesů a pokynů, které pomáhají zefektivnit fungování společnosti. Jedná se o plán, který definuje role zainteresovaných stran a zaměstnanců, zefektivňuje strategické plánování a zajišťuje, že všechna oddělení dodržují právní předpisy.
Správa a řízení společnosti je využívána všemi týmy ve vaší společnosti. Proto se IT oddělení bude opírat o již zavedené pokyny v rámci správy a řízení společnosti, aby vytvořilo svůj rámec správy IT.
Role a odpovědnosti správy IT
Zavedení rámce správy IT je klíčové pro úspěch IT projektů a celé organizace. Součástí tohoto rámce je vymezení rolí a odpovědností každého člena vašeho oddělení.
Obvykle existují čtyři úrovně rolí správy IT, včetně:
- Strategická: Nejvyšší úroveň správy IT sladí strategii oddělení s celkovou obchodní strategií. Tato úroveň obvykle zahrnuje členy představenstva a CIO.
- Výkonný: Druhá nejvyšší úroveň stanovuje rozpočet a přiděluje IT zdroje pro každý projekt. Tato úroveň obvykle zahrnuje vrcholové vedení (včetně viceprezidentů a vedoucích oddělení), které podléhá přímo CIO.
- Správa programu: Tato úroveň řídí řízení rizik, investice do IT, řízení projektů a kybernetickou bezpečnost pro konkrétní IT projekty. Tuto úroveň obvykle zajišťují manažeři a vedoucí projektů.
- Provoz: Nejnižší úroveň správy IT optimalizuje každodenní provoz celého oddělení. Tuto úroveň tvoří méně zkušení kolegové v rámci oddělení.
Význam procesu správy IT v moderních podnicích
Hlavním účelem správy IT je zajistit, aby všechny investice do IT generovaly hodnotu pro společnost.
Neúčinná správa IT proto může mít trvalé negativní dopady na moderní podniky. Pokud nebudou zavedena správná pravidla, procesy a strategické cíle, může to oslabit komunikaci mezi odděleními nebo zatížit rozpočet společnosti.
Kromě toho mohou špatné postupy správy IT vést k následujícímu:
- Nesprávné zacházení s citlivými údaji: Pokud se citlivé údaje dostanou do nesprávných rukou, může to vést k odcizení identity nebo podvodu vašich zaměstnanců nebo klientů. To bude nejen technologickou noční můrou pro vaše zaměstnance, ale může to mít také právní důsledky.
- Úniky dat a kybernetické útoky: Ve Spojených státech dosáhly úniky dat historického maxima. Podle zprávy společnosti Apple došlo v prvních devíti měsících roku 2023 k ohromujícímu 20% nárůstu úniků dat ve srovnání s celým rokem 2022. Vzhledem k tomu, že společnosti nadále shromažďují osobní údaje od klientů a zaměstnanců, roste pravděpodobnost, že tyto údaje budou zneužity kyberzločinci.
- Špatné rozdělení rozpočtu a zdrojů IT: Z hlediska technologie žijeme v exponenciální době, kdy nejnovější technologie zastarávají stále rychleji. Správa IT zajišťuje, že společnosti věnují odpovídající množství času, peněz a zdrojů výzkumu nejlepších obchodních nástrojů.
- Nesprávné pochopení IT rizik: K porušení bezpečnosti dat, kybernetickým útokům a selhání IT systémů dochází proto, že zaměstnanci nevědí, čemu čelí. Řízení rizik je nezbytnou součástí správy IT, protože předpovídá potenciální hrozby pro společnost.
- Nezohlednění řízení změn: Správa společnosti existuje proto, aby společnosti mohly fungovat hladce – bez ohledu na to, kdo je v daném okamžiku ve vedení. Bohužel mnoho společností se silně spoléhá na dlouhodobé vedoucí pracovníky a nedokáže zdokumentovat pravidla, procesy a pracovní postupy. Zavedení efektivní správy IT vyžaduje plánování významných personálních změn, jako je například přijetí nového CIO.
Výhody aplikace správy IT
Správný rámec správy IT pomáhá posílit strategické sladění vaší společnosti, udržet vaše IT iniciativy v rámci rozpočtu a zmírnit nebo zabránit narušení bezpečnosti. Ačkoli pokroky ve správě IT jsou nekonečné, zde je několik výhod, které byste měli znát:
- Sladí vaše IT iniciativy s obchodními cíli: Tím se zajistí, že všechny IT projekty přispívají k cílům organizace a že jsou finanční prostředky pro dané oddělení využívány vhodným způsobem.
- Odstraňuje redundance v rámci organizace: Jednou z největších výhod správy a řízení společnosti – nejen správy IT – je eliminace opakujících se úkolů. To může eliminovat schůzky v kalendáři, zkrátit časové harmonogramy projektů a zabránit nákupu duplicitních řešení.
- Podporuje transparentnost a komunikaci: Implementace procesů správy IT zajišťuje jasné vymezení rolí a odpovědností. To pomáhá zefektivnit komunikaci v rámci celého oddělení, protože mladší kolegové přesně vědí, na kterého manažera se mají obrátit s dotazy nebo připomínkami k danému projektu.
- Kybernetické útoky se rychle stupňují: S rostoucí hrozbou kybernetických útoků musí být IT týmy připraveny na to, kdy (nikoli jestli) k útoku dojde. Informování celého týmu o podrobných protokolech, jak postupovat v případě narušení bezpečnosti, může pomoci zmírnit dopad na organizaci.
- Zajišťuje dodržování předpisů: Existuje řada zákonů a předpisů týkajících se nakládání s bezpečnými daty. Správný rámec správy IT zajišťuje, že všechny IT operace podniku zůstávají v souladu s federálním zákonem o správě informační bezpečnosti z roku 2002 (FISM), zákonem o spravedlivých a přesných úvěrových transakcích z roku 2003 (FACTA), zákonem Gramm Leach Bliley (GLBA) a dalšími předpisy.
- Zlepšuje zákaznický servis: Každý ví, jak frustrující může být čekání na lince IT oddělení. Vytvoření rámce správy IT zajistí, že všechny linky technické podpory budou mít dostatek personálu, váš tým bude mít odpovídající školení v oblasti řešení problémů a členové týmu budou vědět, jak eskalovat obzvláště obtížné požadavky. Navíc implementace automatizace pracovních postupů pro často kladené otázky nebo požadavky může pomoci zkrátit čekací doby nebo pomoci zákazníkům vyřešit problémy sami.
- Zvyšuje produktivitu zaměstnanců: Správné protokoly správy IT umožňují zaměstnancům dosahovat lepších pracovních výsledků. Váš rámec by měl zahrnovat řádné školení zaměstnanců a procesy zapracování, aby se IT odborníci rychle seznámili s rolemi, pracovními postupy a pokyny daného oddělení.
- Snižte náklady na technologie: Režijní náklady spojené s vaším IT oddělením jsou pravděpodobně ohromující – jak z hlediska zaměstnanců, tak infrastruktury. IT odborníci sice často dostávají vysoké platy, ale zajištění řádného školení, zaškolení a interních procesů vám může zabránit v nadměrném najímání zaměstnanců. Kromě toho můžete snížit náklady na IT infrastrukturu tím, že budete investovat do správných systémů a softwaru.
- Zajišťuje kontrolu nad sociálními médii a dalšími komunikačními kanály: Velká část firemní komunikace probíhá mimo firemní firewall, zejména na sociálních médiích a platformách pro okamžité zasílání zpráv. Správné nastavení IT funkcí zajišťuje bezpečnost informací a dat bez ohledu na to, kde se nacházejí.
- Vzdělává celou společnost v oblasti využívání IT: Na rozdíl od všeobecného přesvědčení není rámec správy IT vytvořen pouze pro vaše IT oddělení. Správné protokoly správy IT naopak vzdělávají všechna oddělení v oblasti zabezpečení dat a prevence kybernetických hrozeb.
Jak implementovat plán správy IT
Chcete vytvořit rámec správy IT, ale nevíte, kde začít? Níže se podrobně podíváme na postup, jak sladit IT iniciativy s cíli vaší společnosti.
1. Stanovte si krátkodobé a dlouhodobé cíle
Svolejte představenstvo a výkonný tým, abyste provedli strategické plánování na nadcházející rok. Jakmile budou stanoveny celofiremní cíle, sejděte se s CIO a vrcholovým managementem, abyste stanovili roční, čtvrtletní a měsíční cíle pro váš IT tým.
2. Podívejte se na historická data
Nejlepší způsob, jak plánovat budoucnost, je podívat se do minulosti.
Projděte si bezpečnostní porušení a kybernetické hrozby z minulých let, projekty, které překročily rozpočet nebo nebyly dokončeny včas, časté stížnosti zákazníků a setkejte se s manažery, abyste zjistili, kteří zaměstnanci podávají nedostatečný výkon. Zlepšení oblastí, které se v minulosti ukázaly jako problematické, by mohlo v budoucnu pomoci zlepšit správu zdrojů, snižování rizik a rozhodovací procesy.
3. Najděte výchozí bod
Existuje mnoho metodik, na jejichž základě můžete vytvořit svůj rámec správy IT.
Poznámka: K pochopení těchto modelů může být zapotřebí získat některé certifikace. Možná budete muset spolupracovat s konzultantem, abyste zjistili, který model je pro vaši organizaci nejvhodnější.
Mezi oblíbené metodiky patří:
- COBIT: Rámec Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT) byl vyvinut asociací Information Systems Audit and Control Association (ISACA). Jako jeden z nejpopulárnějších podnikových IT rámců poskytuje řadu modelů pro zvýšení hodnoty informačních systémů.
- ITIL: Knihovna infrastruktury informačních technologií (ITIL) je sestavena ze seznamu postupů pro správu IT služeb, které pomáhají sladit IT projekty s vašimi celkovými obchodními potřebami.
- CMMI: Integrace modelu zralosti schopností (Capability Maturity Model Integration) má za cíl zlepšit výkonnost podniku snížením softwarových rizik, zlepšením zákaznických služeb a zlepšením celkového produktu.
- COSO: Výbor sponzorských organizací (Committee of Sponsoring Organizations) je rámec pro měření výkonnosti, který byl vytvořen s cílem zajistit, aby vaše společnost fungovala eticky, transparentně a v souladu s průmyslovými a mezinárodními standardy.
4. Využijte nástroje k automatizaci opakujících se úkolů
Chcete-li zlepšit životní cyklus každé IT iniciativy, musíte automatizovat duplicitní práci.
S ClickUpem se opakující úkoly stanou minulostí. ClickUp pomáhá softwarovým týmům spolupracovat na plánech, automatizovat pracovní postupy, spravovat IT požadavky a sledovat průběh projektů v reálném čase.
Hledáte další nástroje? ClickUp Automations nabízí více než 100 pracovních postupů, které zefektivní rutinní úkoly a zkrátí časové harmonogramy projektů. Navíc zobrazení ClickUp Gantt udržuje váš tým na stejné vlně tím, že nabízí přehled všech IT priorit na vysoké úrovni.
5. Proveďte pilotní test vaší struktury správy
Rámec správy IT má být živým dokumentem. Jinými slovy, nepoužívejte pro svůj rámec metodu „nastavit a zapomenout“.
Místo toho si domluvte čtvrtletní schůzky s výkonným týmem, abyste zjistili, jak váš nový rámec správy IT splňuje vaše konečné cíle. Na základě toho můžete dokument upravit podle svých potřeb.
Zprovozněte svůj rámec správy IT pomocí ClickUp
Správný rámec správy IT zajišťuje soulad cílů oddělení s cíli společnosti, jasně stanoví role a odpovědnosti a snižuje množství opakující se práce.
Chcete-li nastartovat svůj rámec správy IT, vyberte si ClickUp. ClickUp obsahuje šablony pro IT, knihovnu automatizací, více zobrazení a tisíce integrací. Chcete-li zjistit, jak můžete zvýšit hodnotu společnosti a produktivitu svého IT oddělení, vyzkoušejte ClickUp ještě dnes.