Skvělá technická dokumentace je klíčem k zvýšení produktivity. Když váš tým ví, jak používat své technické a softwarové nástroje a kde najít odpovědi na běžné otázky a problémy, tráví méně času hledáním řešení nebo čekáním na podporu helpdesku.
Vytváření interní a externí dokumentace však může být zdlouhavý proces.
Dobrou zprávou je, že nástroje pro dokumentaci IT softwaru pomáhají urychlit a zefektivnit proces a poskytují vašim zaměstnancům a týmům jasné pokyny týkající se systémů, postupů, softwaru a osvědčených postupů vaší společnosti.
Podívejme se na 10 nejlepších platforem pro správu IT dostupných v roce 2024.
Co je software pro dokumentaci IT?
IT odborníci používají software pro dokumentaci IT k vytváření, správě a publikování informací o své IT infrastruktuře, včetně hardwaru, softwaru, sítí a organizačních postupů.
Dokumentace je znalostní základnou, ze které se všichni členové týmu mohou dozvědět o technologiích používaných v organizaci. Stává se technickou wiki organizací, kde se různí členové týmu mohou naučit, jak používat software, řešit IT problémy a porozumět osvědčeným postupům pro používání konkrétních nástrojů ve vašem technologickém stacku.
Používání správné platformy pro správu znalostí může mít významný dopad na podnikání. Poskytuje centralizované úložiště informací, které zlepšuje komunikaci mezi IT oddělením a ostatními týmy.
Všichni vědí, kde najít potřebné informace, což zvyšuje efektivitu. Dokáže dokonce snížit počet chyb tím, že nabízí pokyny k osvědčeným postupům a klíčovým funkcím. A v neposlední řadě pomáhá organizacím dodržovat základní předpisy v daném odvětví.
V dnešním digitálním světě se téměř všechny organizace spoléhají na IT systémy, což činí software pro dokumentaci IT cenným nástrojem.
Co byste měli hledat v nástrojích pro dokumentaci IT?
Při hledání nejlepších nástrojů pro dokumentaci IT zvažte následující funkce:
- Snadné nástroje pro tvorbu obsahu: Hledejte nástroj pro IT dokumentaci, který vám umožní vytvářet a upravovat obsah v různých formátech, jako jsou markdown, HTML a XML. Měl by také obsahovat možnosti formátování textu, včetně tabulek, obrázků a bloků kódu.
- Přístup k řízení verzí: Nástroj pro dokumentaci IT by vám měl umožnit sledovat změny a revize obsahu dokumentace a uchovávat historii úprav. To vám v případě potřeby umožní vrátit se k předchozí verzi dokumentace.
- Nástroje pro spolupráci: Více členů týmu by mělo mít možnost pracovat na dokumentaci v reálném čase. To zahrnuje úpravy, potvrzování a poskytování zpětné vazby. Užitečné je také mít zabudovaný systém správy úkolů, abyste mohli přiřazovat úkoly přímo z dokumentační platformy.
- Inteligentní organizace a vyhledávací funkce: Veškerá dokumentace na světě je k ničemu, pokud nikdo nemůže najít informace, které potřebuje. Hledejte dokumentační nástroje s inteligentními možnostmi vyhledávání a filtrování, které můžete organizovat podle kategorií, témat a sekcí.
- Dobré možnosti exportu a integrace: Můžete zvýšit přístup uživatelů sdílením online dokumentace a zajištěním, aby k ní měli uživatelé přístup i offline. Hledejte možnosti exportu, jako jsou HTML, PDF a markdown, abyste mohli vytvářet dokumentaci, která je dostupná s připojením k internetu i bez něj.
Kromě výše uvedených faktorů je také důležité zohlednit cenu. Mnoho dokumentačních řešení z našeho seznamu nabízí bezplatné zkušební verze. Využijte těchto zkušebních verzí a otestujte, zda je daný produkt vhodným dokumentačním nástrojem pro IT infrastrukturu vaší organizace.
10 nejlepších softwarových řešení pro dokumentaci IT
1. ClickUp
ClickUp je platforma pro zvýšení produktivity s výkonnými nástroji pro IT dokumentaci, které vám pomohou vytvořit komplexní dokumentaci pro vaši organizaci. S ClickUp Docs můžete vnořovat dokumenty a vytvářet tak robustní wiki, kterou můžete spravovat pomocí chytrých nástrojů. Svůj projekt můžete zahájit pomocí šablon, jako je šablona ClickUp Software Development Template, a urychlit psaní softwarové dokumentace pomocí Clickup AI.
Pokud již ClickUp používáte, oceníte možnost rozšířit jeho využití a využít vynikající možnosti spolupráce a integrace této platformy. A pokud jste novým uživatelem ClickUp, oceníte, že jej můžete začít používat ještě dnes zdarma a využít stovky nástrojů pro podrobnou dokumentaci.
Nejlepší funkce ClickUp:
- Nástroje pro psaní s umělou inteligencí vám umožní vytvořit interní a externí dokumentaci během chvilky.
- Uživatelsky přívětivé rozhraní vám umožňuje vytvářet podrobné uživatelské příručky s vnořenými stránkami a mnoha možnostmi stylizace.
- Vynikající možnosti spolupráce vám pomohou propojit vaši dokumentaci s pracovními postupy a systémy pro správu úkolů.
- Četné šablony dokumentů přizpůsobené potřebám IT týmu urychlují proces dokumentace IT.
Omezení ClickUp:
- Možnosti sdílení mohou být pro organizace, které potřebují jemnější možnosti sdílení dokumentů, příliš černobílé.
- Uživatelské prostředí mobilní aplikace může být nepohodlné.
Ceny ClickUp:
- Navždy zdarma
- Neomezený: 7 $ měsíčně na uživatele
- Business: 12 USD za měsíc na uživatele
- Enterprise: kontaktujte nás ohledně cen
- ClickUp AI: K dispozici ke koupi ve všech placených tarifech za cenu 5 USD za člena pracovního prostoru a interního hosta za měsíc.
Hodnocení a recenze ClickUp:
- G2: 4,7/5 (více než 8 900 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 3 800 recenzí)
2. ProProfs Knowledge Base
ProProfs Knowledge Base je cloudový software pro dokumentaci IT, který vám pomáhá spravovat vaši znalostní bázi IT pro interní i externí zákazníky. Vytváření a vyhledávání informací je snadné díky spolehlivým možnostem kontroly verzí a intuitivní organizaci dokumentů. Platforma také nabízí bezpečnostní funkce, které chrání informace a zabraňují nežádoucím úpravám.
Nejlepší funkce ProProfs Knowledge Base:
- Bohatý textový editor vám umožňuje vytvářet a upravovat obsah dokumentace a přidávat tabulky, obrázky a bloky kódu.
- Snadno použitelná platforma znamená, že uživatelé bez předchozích zkušeností s softwarem pro dokumentaci IT by měli být schopni vytvářet komplexní články do znalostní báze.
- K dispozici jsou dobré možnosti zákaznické podpory.
Omezení znalostní báze ProProfs:
- U některých uživatelů může docházet k problémům s výkonem u větších znalostních bází.
Ceny znalostní báze ProProfs:
- Zdarma: až pro 25 článků
- Business: 29,99 $ měsíčně (za 100 článků měsíčně)
- Vlastní doména a white label: 30 $ měsíčně
Hodnocení a recenze znalostní báze ProProfs:
- G2: 4,6/5 (více než 25 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 25 recenzí)
3. Document360
Document360 je platforma znalostní báze založená na umělé inteligenci. Software pro dokumentaci IT vám umožňuje vytvářet komplexní dokumentaci pro vaše zaměstnance a zákazníky, kterou můžete sdílet veřejně nebo soukromě. Pomocí intuitivního nástroje pro tvorbu obsahu jej můžete přizpůsobit vašim potřebám v oblasti dokumentace.
Nejlepší funkce Document360:
- Pokročilé možnosti vyhledávání usnadňují interním i externím zákazníkům vyhledání toho, co potřebují.
- Nástroj pro tvorbu dokumentů nabízí rozsáhlé možnosti přizpůsobení, takže můžete svou dokumentaci opatřit značkou, používat šablony a přizpůsobit obsah svým potřebám.
- K dispozici je mnoho integračních možností pro propojení znalostní báze s vaším helpdeskem, chatboty, analytickými nástroji a dalšími.
Omezení Document360:
- V současné době není k dispozici žádná mobilní aplikace, takže budete muset pracovat na svém stolním počítači.
Ceny Document360:
- Zdarma
- Standard: 199 $ za projekt za měsíc
- Professional: 399 $ za projekt za měsíc
- Business: 529 USD za projekt za měsíc
- Enterprise: 599 USD za projekt za měsíc
Hodnocení a recenze Document360:
- G2: 4,7/5 (více než 360 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 190 recenzí)
4. Confluence
Confluence pochází od týmu Atlassian a je oblíbeným dokumentačním nástrojem pro týmy, které chtějí vytvářet, sdílet a spolupracovat na znalostních bázích. Ačkoli se jedná o systém pro řízení projektů, má některé silné funkce, díky nimž je vynikajícím nástrojem pro IT dokumentaci.
Nejlepší funkce Confluence:
- Umožňuje vám vytvořit strukturovaný systém správy obsahu pro různé projekty, týmy, oddělení nebo softwarové balíčky.
- Můžete jej integrovat s dalšími produkty Atlassian, jako jsou Jira a Trello, a získat tak ještě více funkcí.
- Rozsáhlé možnosti oprávnění vám umožňují na detailní úrovni kontrolovat, kdo si prohlíží, upravuje nebo komentuje vaši IT dokumentaci.
Omezení Confluence:
- Tento software má vysoké hardwarové požadavky, takže k jeho provozu budete možná muset vynaložit značné IT zdroje.
Ceny Confluence:
- Zdarma: pro až 10 uživatelů a 2 GB úložiště souborů
- Standard: 5,75 $ za uživatele za měsíc
- Premium: 11 USD za uživatele a měsíc
- Enterprise: zavolejte si o individuální cenovou nabídku
Hodnocení a recenze Confluence:
- G2: 4,1/5 (více než 3 600 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 3 000 recenzí)
5. Whatfix
Whatfix je digitální adopční platforma, která může doplnit vaše IT dokumentační efekty. Pomocí Whatfixu můžete vytvářet pokyny na obrazovce a interaktivní pomoc, které uživatelům pomohou zprovoznit nový software, hardware nebo IT systémy. Může zvýšit adopci tím, že podporuje uživatele, aby plně využívali nástroje ve svém technologickém stacku.
Nejlepší funkce Whatfix:
- Můžete vytvářet interaktivní návody, které uživatelům vysvětlí, jak používat software a nástroje v jejich technologickém stacku.
- V rámci svých softwarových aplikací můžete vytvořit samoobslužnou znalostní databázi, která bude obsahovat často kladené otázky, průvodce řešením problémů a návodná videa.
- Poskytuje analýzy toho, jak uživatelé interagují s vašimi příručkami, což může vašemu IT oddělení pomoci identifikovat, kde uživatelé potřebují větší podporu.
Omezení Whatfix:
- Whatfix je nejlepší pro vedení při zavádění softwaru, ale nemusí fungovat stejně dobře pro IT oddělení, která potřebují dokumentovat řešení pro hardware a další IT infrastrukturu.
Ceny Whatfix:
- Kontaktujte nás pro individuální cenovou nabídku
Hodnocení a recenze Whatfix:
- G2: 4,6/5 (více než 290 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (75+ recenzí)
6. SuperOps. ai
SuperOps. ai je nový software pro dokumentaci IT, který se snadno začlení do vašeho stávajícího ekosystému PSA-RMM. Přehledné rozhraní vám umožňuje vytvářet dokumentaci s inteligentními možnostmi řízení přístupu, takže každý má potřebné informace vždy po ruce.
Nejlepší funkce SuperOps. ai:
- Integruje se se stávajícími produkty PSA-RMM a poskytuje vám tak výkonný dokumentační nástroj, aniž byste museli spravovat další aplikaci.
- Vynikající soulad s bezpečnostním rámcem SOC 2 chrání citlivé informace.
- Vlastní struktury dokumentů vám umožňují organizovat IT dokumentaci na základě vašich pracovních postupů, týmů nebo procesů.
Omezení SuperOps. ai:
- Některé funkce jsou stále ve vývoji, takže uživatelé mohou narazit na chyby v systému.
Ceny SuperOps. ai:
- Pouze standardní PSA: 59 $ měsíčně
- Pouze standardní RMM: 79 $ měsíčně
- Pro: 99 $ měsíčně
- Super: 129 $ měsíčně
Hodnocení a recenze SuperOps. ai:
- G2: 4,6/5 (75+ recenzí)
7. Nuclino
Nuclino je cloudová platforma pro spolupráci, která je také užitečným řešením pro dokumentaci. Týmy mohou vytvářet, organizovat a spolupracovat na projektech, jako jsou znalostní báze, IT dokumentace a wiki. Má přehledný design, který se snadno naučíte a rychle používáte.
Nejlepší funkce Nuclino:
- Vynikající nástroje pro spolupráci v reálném čase umožňují více členům týmu pracovat na dokumentaci současně, což je skvělé pro sdílení znalostí.
- Historie verzí vám umožňuje sledovat změny, včetně společných aktivit, a zjistit, kdo provedl úpravy nebo vložil komentáře.
- Díky působivým vyhledávacím možnostem můžete rychle najít informace, které potřebujete, ve své znalostní bázi.
Omezení Nuclino:
- Možnosti integrace jsou u Nuclina méně robustní než u jiných softwarových řešení pro dokumentaci.
Ceny Nuclino:
- Zdarma
- Standard: 5 USD za uživatele za měsíc
- Premium: 10 USD za uživatele a měsíc
Hodnocení a recenze Nuclino:
- G2: 4,7/5 (více než 20 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 60 recenzí)
8. ClickHelp
ClickHelp je webový dokumentační nástroj určený k vytváření, správě a organizaci technické dokumentace. Nabízí robustní webovou platformu pro tvorbu obsahu, na které mohou týmy společně vytvářet dokumentaci, včetně vynikajících migračních nástrojů pro import stávajících informací.
Nejlepší funkce ClickHelp:
- Webová platforma pro tvorbu dokumentů vám umožňuje spolupracovat v reálném čase na vytváření a úpravách IT dokumentace.
- Možnosti publikování z jednoho zdroje znamenají, že můžete vytvořit online dokumentaci jednou a poté publikovat více projektů jako webové stránky, soubory PDF nebo online systém nápovědy.
- Možnosti brandingu zajistí, že vaše online dokumentace bude odpovídat estetice vaší společnosti.
Omezení ClickHelp:
- Platforma obsahuje mnoho skvělých nástrojů, ale jejich používání vyžaduje dlouhé zaučení.
Ceny ClickHelp:
- Starter: 175 $ měsíčně
- Růst: 285 $ měsíčně
- Professional: 580 $ měsíčně
Hodnocení a recenze ClickHelp:
- G2: 4,8/5 (více než 60 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (15+ recenzí)
9. Doxygen
Doxygen možná není tradičním řešením pro dokumentaci, ale je to skvělý nástroj pro dokumentaci zdrojového kódu. Kromě generování dokumentace v projektech vývoje softwaru může být užitečný i pro další aspekty vaší IT infrastruktury související se softwarem.
Nejlepší funkce Doxygen:
- Automaticky generuje dokumentaci pro různé programovací jazyky, jako jsou C++ a Java, což je užitečné pro dokumentaci aplikačního programovacího rozhraní (API).
- Díky funkcím křížových odkazů můžete v dokumentaci vytvářet hypertextové odkazy a nabídnout tak komplexnější zdroje informací.
- Vývojáři mohou dokumentaci opatřit popisky a příklady použití, aby byla dokumentace API srozumitelnější.
Omezení Doxygen:
- Doxygen je nástroj pro dokumentaci zdrojového kódu, takže nemusí být vhodný pro jiné interní dokumentační potřeby.
Ceny Doxygen:
- Zdarma
Hodnocení a recenze Doxygen:
- Není k dispozici
10. GitHub a Jekyll
GitHub možná nepovažujete za dokumentační systém, ale v kombinaci s Jekyll může být skvělým nástrojem pro IT dokumentaci.
GitHub je webová platforma, kterou vývojáři používají především pro společný vývoj softwaru, sledování změn a ukládání kódu. Jekyll je generátor webových stránek, který dokáže pomocí šablon a souborů markdown převést text na webovou stránku nebo blog. Společné použití těchto dvou nástrojů umožňuje týmům pracujícím v rámci GitHubu rychle vytvořit uživatelsky přívětivý web pro jejich IT dokumentaci.
Nejlepší funkce GitHub a Jekyll:
- Obě platformy podporují markdown, který můžete použít k vytváření technické dokumentace.
- Jelikož GitHub Pages nabízí bezplatné hostingové služby, můžete publikovat svou IT dokumentaci bez nutnosti platit za další hosting.
- Jekyll automatizuje většinu procesu, takže můžete soubory Markdown převést do HTML během několika minut.
Omezení GitHub a Jekyll:
- Uživatelé budou potřebovat značné technické znalosti, aby mohli transformovat aktivitu GitHubu do použitelné IT dokumentace.
Ceny GitHub a Jekyll:
- Zdarma
- Tým: 4 $ za uživatele za měsíc
- Enterprise: 21 USD za uživatele za měsíc
Hodnocení a recenze GitHub a Jekyll:
- G2: 4,7/5 (více než 2 000 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (více než 5 800 recenzí)
Vytvářejte IT dokumentaci snadným způsobem
Výběr správného softwaru pro dokumentaci IT pomáhá zajistit, aby interní i externí uživatelé měli k dispozici důležité informace potřebné pro fungování vaší IT infrastruktury. Existuje mnoho možností, které můžete prozkoumat, abyste našli nástroj pro dokumentaci IT, který bude vyhovovat vašemu pracovnímu postupu.
Pokud hledáte univerzální komplexní řešení, které zjednoduší dokumentaci IT, je čas vyzkoušet ClickUp. S ClickUp můžete hladce integrovat řešení pro správu dokumentů do pracovního postupu řízení projektů. Intuitivní rozhraní vám umožní snadno vytvářet, organizovat a spolupracovat na dokumentaci.
Vylepšete své IT operace a zaregistrujte se pro bezplatný účet ClickUp, abyste mohli prozkoumat šablony, prostory a nástroje AI, díky kterým budou vaše dokumentační úkoly hračkou.