Setkali jste se jako projektový manažer někdy s některou z těchto situací?
- Nepřesné odhady rozpočtu projektu, kde malé chyby zvyšují celkový rozpočet.
- Sledujte, jak se výdaje postupně zvyšují nad vámi plánovaný celkový rozpočet.
- Nadměrné výdaje na určité zdroje a potíže s hledáním dalších finančních prostředků
Pokud je odpověď ano, je čas najít software pro správu projektových rozpočtů, který vyhovuje vašim potřebám.
Váš software pro správu nákladů projektu vám musí pomáhat s řízením rozpočtů v dobrých i stresových obdobích. Potřebujete řešení, které vám pomůže korigovat směr, když čelíte nepředvídaným výdajům a překročení nákladů, a provést odpovídající úpravy.
Dobrou zprávou je, že máme pro vás řešení. Prozkoumali jsme, co je důležité hledat v softwaru pro správu rozpočtu, 12 nejlepších dostupných nástrojů a jejich funkce, omezení a ceny.
Pomůžeme vám vybrat jasného vítěze.
Co hledat v softwaru pro řízení nákladů projektu?
Mezi základní funkce, které byste měli hledat v nástroji pro správu rozpočtů projektů, patří:
- Intuitivní rozhraní: Potřebujete uživatelsky přívětivé rozhraní a plynulou navigaci, abyste mohli zefektivnit proces sestavování rozpočtu, jako je plánování a přidělování zdrojů a správa výdajů za účelem zvýšení efektivity.
- Spolupráce mezi týmy: Potřebujete jediný zdroj informací, aby projektové týmy mohly spolupracovat a sledovat rozpočty.
- Automatizace: Využijte automatizaci k zefektivnění pracovních postupů při sestavování rozpočtu, přidělování úkolů a sledování pokroku.
- Bezpečnost: Cloudový software s robustním šifrováním a certifikací bezpečnosti ochrání citlivá finanční data.
- Integrace třetích stran: Zkontrolujte, zda je nástroj kompatibilní s vašimi stávajícími finančními nástroji a účetní platformou. Integrace s vašimi backendovými systémy, včetně účetních a personálních systémů, zajišťuje obousměrný tok informací, díky čemuž mají spolupracovníci na rozpočtu přístup k nejnovějším údajům.
- Robustní reporting: Spravujte rozpočty projektů a vytvářejte podrobné, přizpůsobitelné reporty pro zainteresované strany, které jim umožní hloubkovou analýzu a pomohou při komplexní finanční analýze a informovaném rozhodování.
- Šablony rozpočtů: Buďte vždy o krok napřed díky předem připraveným šablonám rozpočtů projektů.
12 nejlepších softwarů pro správu nákladů projektů, které můžete použít
1. ClickUp
Software pro řízení projektů ClickUp vede náš seznam rozpočtových nástrojů, které projektoví manažeři používají k snadnému sledování financování projektů. Tento software nabízí mnoho funkcí, které projektoví manažeři jako vy hledají, včetně šablon rozpočtů, robustních funkcí pro spolupráci a přizpůsobivosti.
Nejlepší funkce ClickUp
- Sledujte v reálném čase průběh přidělování a čerpání rozpočtu pomocí plně přizpůsobitelných finančních dashboardů.
- Automatizujte opakující se akce na denní nebo dvoutýdenní bázi, jako jsou připomenutí blížících se plateb nebo fakturace projektových zdrojů pomocí úkolů ClickUp.
- Podrobná šablona struktury rozdělení práce (WBS) od ClickUp vám umožňuje rozdělit složité projekty na lépe zvládnutelné části a podporuje mapování aktivit ve formě kanbanových tabulek a odhadů nákladů.
- Asistent ClickUp AI pro plánovače rozpočtů pomáhá sepsat podrobný rozpis rozsahu projektu a rychle vytvořit denní pracovní plány.
- Provádějte výpočty mezi číselnými, datovými a časovými poli pomocí jednoduchých nebo pokročilých vzorců.
- ClickUp Goals pomáhá přesně sledovat rozpočtové cíle projektů a vizualizovat pokrok v rámci více cílů v jednom přehledu.
Omezení ClickUp
- Clickup AI je k dispozici pouze v placených tarifech.
- Omezená schopnost sledovat časový rámec projektu
Ceny ClickUp
- Navždy zdarma
- Neomezený: 7 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 12 $/měsíc na uživatele
- Podnik: Individuální ceny
ClickUp AI je k dispozici ve všech placených tarifech za 5 USD za člena a měsíc.
Hodnocení a recenze ClickUp
2. Týmová práce
Pokud hledáte jednoduchý software pro řízení projektů, který vám pomůže sledovat náklady a rozpočet projektu, TeamWork by měl být vaší volbou.
TeamWork jde ještě o krok dál díky svému reportovacímu dashboardu. Můžete si vytvořit přizpůsobené dashboardy pro sledování metrik souvisejících s financemi projektu, pracovními úlohami a mnohem více.
Abyste však mohli využívat důležitější funkce tohoto nástroje, budete potřebovat jeden z placených tarifů.
- Efektivně spravujte zdroje a pracovní zátěž.
- Sledujte čas pomocí nástroje pro sledování času pro fakturaci, zpracování výdajů, správu rozpočtu a výpočet fakturovatelných částek.
- Organizujte úkoly a podúkoly pomocí polí, značek a verzí.
- Spolupracujte se zainteresovanými stranami prostřednictvím komentářů, zpráv, dokumentů a důkazů.
- Nastavte automatizaci pracovních postupů a vytvářejte projekty ze šablon.
- Správci mohou mít potíže se správou přístupu k více projektům.
- Chybí podpora pro chat v reálném čase.
- Bezplatná verze softwaru je oproti jiným nástrojům omezená.
- Zdarma
- Cena: 13,99 $/měsíc na uživatele
- Grow: 25,99 $/měsíc na uživatele
- Rozsah: Ceny na míru
G2: 4,4/5,0 (více než 1 100 recenzí)Capterra: 4,5/5,0 (více než 800 recenzí)
prostřednictvím Workstatus
Zatímco většina nástrojů pro řízení pracovní síly nabízí funkce pro sledování času a produktivity, Workstatus vyniká svými geofencingovými schopnostmi. Ať už řídíte tým na dálku nebo dohlížíte na terénní pracovníky, Workstatus vám poskytuje přehled o docházce, úrovni aktivity a postupu projektu v reálném čase.
Jeho intuitivní ovládací panel nabízí podrobný přehled o produktivitě zaměstnanců, čase stráveném na úkolech, prostojích a dalších údajích – vše na jednom místě. Workstatus můžete také použít k vytváření reportů, automatizaci výkazů práce a zefektivnění výpočtu mezd s minimálním úsilím.
Zjistili jsme však, že přístup k pokročilým funkcím, jako jsou snímky obrazovky, sledování GPS nebo klasifikace produktivity, vyžaduje placené předplatné.
- Automatické sledování času s volitelnými snímky obrazovky, monitorováním aplikací/URL a detekcí nečinnosti.
- Inteligentní správa projektů a úkolů s sledováním aktivit v reálném čase a monitorováním termínů.
- Přizpůsobitelné zprávy a fakturace na základě sledovaného času a rozpočtů projektů.
- Omezené integrace třetích stran ve srovnání s jinými nástroji
- Funkce mohou být pro malé týmy, které hledají pouze základní sledování, příliš rozsáhlé.
- Bezplatná verze nabízí méně funkcí pro správu týmu.
- Bezplatný plán
- Premium: 4,99 $/měsíc na uživatele
- Podnik: 9,99 $/měsíc na uživatele
- K dispozici jsou individuální plány.
- G2: 4,3/5,0 (více než 200 recenzí)
- Capterra: 4,6/5,0 (více než 150 recenzí)
4. RodeoDrive
RodeoDrive je komplexní nástroj pro řízení projektů, který podporuje podniky ve všech fázích projektu, od stanovení rozsahu až po cenovou kalkulaci. Díky funkcím, jako je sledování cílů projektu, reportování projektu, správa zdrojů, interaktivní dashboardy a zefektivnění fakturace, pomáhá vedoucím týmů a finančním týmům udržet přehled o celkových nákladech projektu.
Nejlepší funkce RodeoDrive
- Možnost porovnávat rozpočtované aktivity a výdaje projektu se skutečnými hodnotami v reálném čase, aby se snížily výdaje.
- Umožňuje třídit projekty do fází a fakturovat je samostatně na základě skutečných nákladů, záloh nebo procenta dokončení pro lepší plánování a kontrolu projektů.
- Integrované šablony časových os projektů a funkce sledování výdajů pomáhají správně naplánovat rozpočet projektu.
Omezení RodeoDrive
- Platforma má chyby, protože se nachází v rané fázi vývoje.
- Podrobné zprávy o rozpočtu nelze stáhnout.
Ceny RodeoDrive
- Zdarma: 0 $ za jednoho uživatele za měsíc
- Achiever: 14,99 $ za uživatele/měsíc
Hodnocení a recenze RodeoDrive
- G2: 4,3/5 (6 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (3 recenze)
5. Adobe Workfront
Platforma pro spolupráci při řízení projektů Adobe Workfront pomáhá spravovat rozpočty, plány a skutečné výdaje. Díky nativním funkcím mohou všichni, kdo se podílejí na procesu sestavování rozpočtu, od zainteresovaných stran, interních týmů, dodavatelů a síťových týmů, spravovat a sledovat tvrdé a měkké náklady, fixní výdaje, náklady na projekty a náklady na zdroje.
Jedním z hlavních problémů, kterým čelí marketingoví pracovníci, manažeři a zainteresované strany, je nesoulad mezi rozpočtem projektu a jeho realizací.
Potřebujete mít v reálném čase přehled o rozpočtovaných, předpokládaných a skutečných nákladech a o jejich vývoji. Pokud projekt překročí přidělený rozpočet nebo skutečný počet hodin, je nutné provést korekci. Ruční správa těchto údajů v tabulkách je náchylná k chybám a časově náročná.
Nejlepší funkce Adobe Workfront
- Přehled o plánovaném, předpokládaném a skutečném rozpočtu v reálném čase s přehledem aktuální výkonnosti na snadno přístupném panelu.
- Spravujte a sledujte plánované náklady, úrovně úkolů a výdaje na zdroje.
- Integrace s produktovou řadou Adobe pomáhá propojit projektové týmy s ostatními částmi podniku a také efektivně přiřadit dopad na výnosy.
Omezení Adobe Workfront
- Software vyžaduje, aby uživatelé absolvovali školení, než jej budou moci používat.
- Žádná bezplatná zkušební verze
- Omezené možnosti přizpůsobení v ovládacím panelu Workfront
Ceny Adobe Workfront
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze Adobe Workfront
- G2: 4,1/5 (920 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (1391 recenzí)
6. Smartsheet
Smartsheet, centralizovaná platforma pro správu práce, eliminuje dohady při sestavování rozpočtů projektů. Umožňuje vedoucím pracovníkům a projektovým týmům sdílet informace o plánování, sledování, ukládání dat, sdílení souborů a podávání zpráv o projektových úkolech.
Pro každý nový projekt potřebujete centrální úložiště, které obsahuje všechny složky rozpočtu, generuje faktury a umožňuje zúčastněným stranám, účetním a projektovým manažerům pečlivě sledovat rozpočty a v případě potřeby přijímat nápravná opatření.
Nejlepší funkce Smartsheet
- Získejte přístup k softwaru pro správu rozpočtů, který umožňuje vytvářet a sledovat rozpočty podle měny, typu výdajů nebo měnové jednotky.
- Centralizujte podpůrné dokumenty, jako jsou nabídky dodavatelů, na jednom místě.
- Konsolidujte klíčové finanční ukazatele z více listů do jediného přehledu na dashboardu v reálném čase.
Omezení Smartsheet
- Nenabízí automatické globální sledování času.
- Žádná integrovaná podpora e-mailů
- Chybí seznam pro komplexní vizualizaci úrovní úkolů.
Ceny Smartsheet
- Zdarma: 0 $ za uživatele za měsíc
- Pro: 7 $ za uživatele/měsíc
- Podnikání: 25 USD za uživatele/měsíc
- Podnik: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Smartsheet
- G2: 4,4/5 (15065 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (3057 recenzí)
7. Harvest
Stanovení rozpočtu pro jakýkoli projekt je náročné, ale dobře zpracovaný rozpočet projektu vytváří základ pro efektivní sledování. Software pro řízení projektů Harvest pro malé podniky usnadňuje vytváření trackeru pro hodiny i poplatky.
Získejte přehled o použitém rozpočtu projektu a o tom, co zbývá v reálném čase, abyste se vyhnuli rozšiřování rozsahu projektu, než se stane problémem, který projekt vykolejí. Informace o správě výdajů jsou zásadní pro přesnější kontrolu rozpočtu vašich budoucích projektů.
Harvest poskytuje přizpůsobené přehledy, ve kterých můžete sledovat úkoly, které zabírají čas vašemu týmu, čas strávený sledováním problémů a jejich dopad na odhadované náklady na nápravná opatření.
Využijte ty nejlepší funkce
- Převádějte data z časových rozvrhů do vizuálních reportů v reálném čase, abyste vizualizovali efektivitu týmu, snížili vyhoření a zlepšili produktivitu.
- Sledujte fakturovatelné pracovní hodiny, převody a využití na první pohled a převádějte fakturovatelné hodiny na faktury.
- Integrace s oblíbenými nástroji, jako jsou Trello, Slack, Quickbooks a Stitch, poskytuje aktuální data pro týmy projektového managementu a rozpočtové týmy.
Omezení sklizně
- Software vyžaduje na začátku rozsáhlou podporu.
- Nemá funkce pro řízení přístupu a oprávnění.
Ceny Harvest
- Zdarma: 0 $ za uživatele za měsíc
- Pro: 10,80 $ za uživatele/měsíc
Sbírejte hodnocení a recenze
- G2: 4,3/5 (790 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (572 recenzí)
8. Zoho Projects
Projektoví manažeři po celém světě vědí, že rozpočtování není jen o úsporách, ale také o kontrole. Integrace výdajů Zoho vám umožňuje vytvořit přehledný panel ziskovosti se stavem příjmů a výdajů ve vašem projektu.
Projektoví manažeři se podílejí na kontrole financí tím, že vytvářejí, sledují a předpovídají rozpočty, sledují výdaje a analyzují zprávy. Správa všech těchto úkolů v různých nástrojích, které nejsou vzájemně synchronizovány, činí proces monitorování pro všechny zúčastněné v projektu obtížným. Získejte úplnou kontrolu nad každou fází procesu sestavování rozpočtu s Zoho Projects.
Tento software pro řízení projektů nabízí funkce monitorování rozpočtů v reálném čase, upozornění na překročení limitů a plánované vs. skutečné zprávy.
Nejlepší funkce Zoho Projects
- Spravujte finance vytvářením, sledováním a prognózováním rozpočtů, fakturací klientům, sledováním fixních a variabilních výdajů a analýzou reportů.
- Sledujte rozpočet projektu na základě přidělené částky nebo skutečných hodin strávených na projektech, milnících a různých úkolech pomocí přizpůsobených projektových dashboardů.
- Přizpůsobená upozornění pro zúčastněné strany, když rozpočet překročí plánovanou hranici.
Omezení Zoho Projects
- Neumožňuje uživatelům vytvářet úkoly, přiřazovat je členům týmu a sledovat jejich průběh.
- Žádná mobilní aplikace
Ceny Zoho Projects
- Zdarma: 0 $ pro tři uživatele pro až dva projekty
- Premium: 4 $ za neomezený počet projektů, až 50 uživatelů
- Premium: 9 $ za neomezený počet projektů, bez omezení počtu uživatelů
Hodnocení a recenze Zoho Projects
- G2: 4,3/5 (382 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (412 recenzí)
9. Hubstaff
Ve velkých organizacích, kde tým obvykle pracuje na více projektech, musíte nastavit rozpočtové limity pro různé projekty a dostávat upozornění v případě překročení rozpočtu.
Aplikace Hubstaff pro správu pracovní síly umožňuje uživatelům nastavit rozpočtové limity, získávat oznámení v reálném čase o změnách rozsahu a překročení nákladů a automatizovat sledování času pro zdroje. Díky přehledu o výdajích v reálném čase můžete mít jistotu, že neztratíte přehled o svých rozpočtech.
Nejlepší funkce Hubstaffu
- Odhadněte plánované náklady na základě správy zdrojů nebo počtu hodin strávených na projektu.
- Díky funkci rozpočtů na úrovni projektů můžete sledovat ziskovost svých projektů a porozumět nákladům na projekt a uživatele.
- Zpráva o rozpočtech projektů zjednodušuje sledování rozpočtu (z hlediska celkového počtu hodin nebo celkových skutečných nákladů na projekt) a využití.
Omezení Hubstaffu
- Omezené možnosti pro správu úkolů
- Navigace není intuitivní.
Ceny Hubstaff
- Starter: 4,99 $ za uživatele a měsíc
- Grow: 7,50 $ za uživatele za měsíc
- Tým: 10 USD za uživatele za měsíc
- Enterprise: 25 USD za uživatele a měsíc
Hodnocení a recenze Hubstaff
- G2: 4,3/5 (431 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (1432 recenzí)
10. Wrike
Rozpočtování projektu vyžaduje spolupráci zainteresovaných stran z různých týmů, jako jsou produktový, marketingový a projektový management, které jsou často rozptýleny po celém světě.
Pokud jsou vaše projektové týmy geograficky rozptýlené, potřebujete software pro správu rozpočtů projektů, který lze přizpůsobit podle měny. Aby se zabránilo zpožděním v komunikaci, měl by ukládat všechny relevantní dokumenty na jednom místě.
Funkčně propojené týmy mají přístup k těmto dokumentům a mohou sledovat pokrok, aby se vyhnuly následným e-mailům a jiným asynchronním komunikačním kanálům.
Software pro řízení projektů Wrike pomáhá malým a středním podnikům, start-upům i velkým společnostem řídit odchylky v rozpočtu a vytvářet rozpočtové plány.
Když se skutečné náklady liší od plánovaných, pomáhá to zaneprázdněným projektovým manažerům vyšetřit důvody této odchylky. Projektoví manažeři pak mohou identifikovat strategie pro efektivní správu rozpočtu přerozdělením zdrojů nebo zavedením opatření na snížení nákladů.
Nejlepší funkce Wrike
- Přizpůsobte rozpočet pomocí preferovaných nastavení měny a nastavte výchozí hodinové sazby pro plánování rozpočtu.
- Wrike automatizuje přidělování úkolů a distribuci zdrojů, aby bylo zajištěno dodržení rozpočtů.
- Integrace s více než 400 aplikacemi, jako jsou Salesforce, Hubspot, Bynder, Zoom a Slack, pro provádění pokročilých analýz.
Omezení Wrike
- Wrike nemá chat v reálném čase pro mezifunkční spolupráci.
- Z aplikace Wrike nelze přímo odesílat ani přijímat e-maily.
Ceny Wrike
- Zdarma: 0 $ za uživatele za měsíc
- Tým: 9,80 $ za uživatele za měsíc
- Podnikání: 24,80 $ za uživatele a měsíc
- Podnik: individuální ceny
- Pinnacle: individuální ceny
Hodnocení a recenze Wrike
- G2: 4,2/5 (3499 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (2523 recenzí)
11. Birdview PSA
Birdview PSA je online nástroj pro řízení projektů s podnikovou úrovní zabezpečení. Komplexní přehled o výkonu organizace umožňuje vedoucím pracovníkům rychle reagovat na změny na trhu. Projektoví manažeři mohou sledovat pokrok, identifikovat překážky, přidělovat zdroje a stanovovat priority úkolů, aby zajistili, že projekt bude pokračovat podle plánu.
Jako projektový manažer v organizaci poskytující profesionální služby (PSO) měříte úspěch projektu na základě jeho dokončení a dodání klientům.
Co kdyby jste klientovi dodali projekt před navrhovaným termínem dodání, ale překročili jste rozpočet o 15 %? Považovali byste to za úspěch? Podle výzkumu Harvard Business Review má každý projekt bez ohledu na velikost průměrné překročení nákladů o 200 % a překročení harmonogramu o 70 %.
Když tuto zprávu sdělíte svým klientům, dojde k nepříjemným situacím, protože budou muset nést dodatečné náklady.
Nejlepší funkce Birdview
- Centralizovaná správa dokumentů pro získání čísel, časových rozvrhů nebo údajů o rozsahu projektu za účelem vytvoření rozpočtu.
- Soustřeďte veškerou komunikaci a spolupráci v rámci projektu na jedné platformě a pozvěte klienty ke spolupráci prostřednictvím portálu pro hosty.
- Asistent AI společnosti Birdview pomáhá urychlit řízení projektů, alokaci zdrojů a prognózy pro efektivní plánování rozpočtu.
Omezení Birdview
- Řízení týmu není intuitivní
- Chybí Ganttovy diagramy a plánovací pohledy.
Ceny Birdview
- Lite: 9 $ za uživatele za měsíc
- Tým: 24 USD za uživatele za měsíc
- Enterprise: ceny na míru
Hodnocení a recenze Birdview
- G2: 4,2/5 (354 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (287 recenzí)
12. Runrun
Pro střední podniky, kde klienti váhají s používáním pokročilejších nástrojů, je Runrun.it snadno použitelný nástroj pro spolupráci na projektech. Porozumějte datům svého projektu pomocí interaktivních zobrazení a Ganttových diagramů a sledujte svůj pokrok pomocí intuitivního trackeru.
Sdělte klientům úspěch projektu pomocí vizuálních grafů namísto zdlouhavých zpráv. Díky aplikacím pro iOS, webovým aplikacím a aplikacím pro Android mohou týmy a klienti na této platformě spolupracovat bez ohledu na to, kde se nacházejí.
Nejlepší funkce Runrun
- Inteligentní tabule pomáhají členům týmu a klientům sledovat aktualizace projektů a spravovat úkoly.
- Vytvářejte formuláře žádostí o rozpočet pomocí předem připravených šablon.
- Ukládejte historii rozhodnutí, přílohy a konverzace s interními nebo externími uživateli na jednom místě pro lepší rozhodování o rozpočtu.
Runrun. it omezení
- Omezené funkce pro reporting a analytiku
- Rozhraní kalendáře je těžko srozumitelné.
Ceny Runrun.it
- Zdarma: 0 $ až pro pět uživatelů
- Podnikání: 8 USD za uživatele za měsíc
- Enterprise: 25 USD za uživatele a měsíc
Hodnocení a recenze Runrun.it
- G2: 4,7/5 (1066 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (141 recenzí)
Jste připraveni vytvořit perfektní rozpočet projektu?
Jako projektový manažer znáte neefektivitu ručního nebo tabulkového řízení rozpočtu.
Zde je lepší způsob, jak identifikovat příležitosti k úsporám nákladů a komunikovat se svými stakeholdery v snadno srozumitelném formátu.
Software pro správu nákladů na projekty ClickUp usnadňuje vytváření realistických rozpočtových plánů, sledování rizik a úpravu nákladů podle potřeb vaší firmy, aby nedocházelo k nadměrným výdajům. Přeneste veškerou svou práci na jeden dashboard pomocí více než 100 integrací s dalšími nástroji pro správu rozpočtů projektů.
Vyzkoušejte ClickUp zdarma a získejte přístup k různým šablonám, zobrazením a možnostem přizpůsobení.