„Reagovat na změny místo dodržování plánu“ je čtvrtým pilířem agilního manifestu. Shrnuje, co to znamená být „agilní“, a očekává, že týmy budou přijímat změny a dynamicky se vyvíjet v souladu s měnícími se požadavky podnikání.
To znamená, že potřebujete členy týmu a manažery, kteří se přizpůsobí změnám a mají dovednosti a schopnosti reagovat, když to situace vyžaduje. Agilní plánování kapacit vám v tom pomůže.
Co je agilní plánování kapacity?
Agilní plánování kapacity je proces hodnocení množství produktivního času, který je k dispozici v každém sprintu. Projektoví manažeři používají agilní plánování kapacity k plánování práce a řízení dodávek softwaru.
Agilní plánování kapacit je funkcí následujících faktorů.
- Délka sprintu: Obvykle dva týdny nebo deset pracovních dnů
- Velikost týmu: Počet členů týmu dostupných pro sprint
- Dostupnost týmu: Počet hodin, kdy jsou členové týmu k dispozici, po odečtení dovolených a svátků.
- Míra využití: Čas, kdy tým může pracovat na cílech sprintu, obvykle 0,6–0,8.
Pokud vás všechny ty termíny přivádějí k zoufalství, zde najdete praktický slovníček pojmů agilního scrumu.
Ačkoli agilní metodika vznikla jako postup při vývoji softwaru, v poslední době ji přijaly týmy napříč celým spektrem. Digitální agentury, týmy zabývající se psaním obsahu, e-commerce podniky atd. používají agilní metodiky, jako je Kanban nebo Scrum, pro efektivní poskytování služeb.
Pokud jste projektový manažer v oblasti mimo vývoj softwaru a chcete zavést agilní postupy, šablona Agile Project Management od ClickUp je skvělým místem, kde začít.
Pomocí přiloženého formuláře můžete zefektivnit požadavky v backlogu, pomocí sprintů provádět úkoly a organizovat agilní ceremonie, jako jsou standupy a retrospektivy, a to vše v rámci ClickUp.
Kapacita týmu vs. rychlost týmu v agilním prostředí
Kapacita týmu a rychlost týmu jsou dvě klíčové metriky, které používají agilní týmy pro vývoj softwaru.
Kapacita týmu se vztahuje k počtu vývojových hodin dostupných na jeden sprint. Rychlost týmu se vztahuje k počtu bodů, které tým může vyvinout v každém sprintu.
Na základě rychlosti týmu v minulosti odhaduje agilní projektový manažer nebo scrum master budoucí kapacitu a plánuje uživatelské příběhy pro vývojáře.
Výhody a význam agilního plánování kapacit
Agilní vývoj softwaru vyžaduje jasnost v chaosu. I když se obchodní požadavky vyvíjejí, scrumový tým se přizpůsobuje a pokračuje bez ztráty dynamiky. To zajišťuje plánování sprintů na základě kapacity.
Spolehlivé dodávání softwaru: Díky přesnému plánování kapacit mohou agilní týmy lépe předvídat inženýrské úsilí, což vede k větší předvídatelnosti. Mohou tak přijímat splnitelné závazky a dodávat to, co slíbily.
Zvýšená důvěra: Když je dodávka softwaru spolehlivá a předvídatelná, vzrůstá důvěra mezi obchodními a technickými týmy. To podporuje spolupráci a inovace.
Lepší kvalita softwaru: Agilní plánování kapacity stanoví strukturu toho, čeho lze v každém sprintu rozumně dosáhnout. Tím se zajistí, že týmy nebudou šetřit na kvalitě a budou dodržovat osvědčené postupy.
Přesné řízení rozpočtu: Pokud projektoví manažeři dokážou přesně předpovědět kapacitu týmu, mohou také efektivněji spravovat své zdroje a rozpočty. Pokud používáte nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, lze rozpočty a výkazy výdajů také automaticky vypočítat na základě údajů o využití kapacity.
Zlepšení morálky týmu: Plánování kapacity se provádí na základě dostupnosti členů týmu během každého sprintu. Členové týmu projevují vyšší odhodlání a zapojení do projektu, protože si sami volí, kolik práce mohou vykonat.
Zlepšení procesů: Poznatky z plánování kapacity slouží také k různým metodikám zlepšování procesů. Pomáhají hodnotit výkonnost, produktivitu a kvalitu práce týmu a v průběhu času budují kumulativní efektivitu.
Dobré agilní plánování kapacit přináší výhody všem zúčastněným stranám projektu. Pomáhá projektovým manažerům nasměrovat dodávku správným směrem a udržet závazky. Podporuje členy týmu v tom, aby plně využili svůj potenciál. A co je nejdůležitější, buduje důvěru a spolehlivost technického týmu mezi obchodními partnery.
Činnost, která je tak důležitá pro úspěch projektu vývoje softwaru, není bez výzev. Podívejme se na některé z nich a zjistěme, jak je můžete překonat.
Výzvy agilního plánování kapacit
Ačkoli se to na první pohled jeví jako jednoduché, agilní plánování kapacity zahrnuje celou řadu faktorů, které je třeba předem přesně odhadnout. Některé klíčové proměnné, které mohou ovlivnit agilní plánování kapacity, jsou následující.
Stabilita týmu: Aby bylo agilní plánování kapacit efektivní, potřebujete konzistentní tým. Pokud máte kapacitu 40 hodin v jednom sprintu a 400 hodin v jiném, nelze žádné z výhod realizovat.
Individuální produktivita: Schopnosti a produktivita členů týmu se mohou značně lišit. Stážista může potřebovat 10 hodin na dokončení úkolu, který zkušený pracovník zvládne za 10 minut. V podstatě ne všechny inženýrské hodiny nebo individuální kapacity jsou stejné.
Míra využití: Míra využití, někdy také nazývaná faktor soustředění, odhaduje, jaká část pracovní doby týmu bude věnována sprintu. Jedná se o rozumný odhad, který se však může lišit. Například poslední sprint kalendářního roku může mít nižší míru využití vzhledem k blížícím se svátkům.
Škálovatelnost: V malém týmu je agilní plánování kapacit jednoduché. Ve velké organizaci, která potřebuje plánovat kapacity napříč několika týmy, však může být sběr správných dat a prognózování náročné.
Relativní hodnoty: Kapacita se obvykle měří v hodinách, což je absolutní veličina. Rychlost týmu a přidělování úkolů se však často provádí v relativních hodnotách, jako jsou například story pointy. Sladění těchto dvou veličin naráží na rozdíly v názorech.
Agilní týmy potřebují správnou kombinaci nástrojů a procesů, aby tyto výzvy překonaly. Zde je několik rámců, které vám mohou pomoci.
Jak vypočítat kapacitu v agilním prostředí
V nejjednodušší formě platí: agilní kapacita = délka sprintu x dostupnost týmu x míra využití. K tomuto výpočtu vám může pomoci bezplatný software pro řízení projektů nebo tabulkový procesor.
Není to však vždy tak jednoduché. Každá z těchto proměnných může mít i další ovlivňující faktory. Níže je prozkoumáme a uvedeme příklady.
Délka sprintu: Délka sprintu je počet dní přidělených každé iteraci. Typický sprint může trvat dva nebo čtyři týdny, přičemž dva týdny jsou oblíbenější. Bez započítání svátků a dalších vnějších faktorů má typický sprint deset pracovních dní.
Dostupnost týmu: Dostupnost týmu je funkcí počtu členů týmu, počtu pracovních hodin za den, závazků vůči jiným projektům, schůzek a dalších mimopracovních aktivit a případných absencí.
Dostupnost = počet členů týmu x (pracovní doba – volno – absence)
Míra využití: Není rozumné očekávat, že členové týmu budou 100 % času pracovat na uživatelských příbězích, které jim byly přiděleny. Potřebují kreativní přestávky, společná setkání atd. Projektoví manažeři odhadují 80% využití u zkušeného týmu nebo 60 % u čerstvých absolventů nebo nových členů týmu.
Podívejme se, jak tento vzorec funguje v praxi.
Příklad scénáře č. 1
Řekněme, že máte tým 10 lidí, kteří pracují 8 hodin denně na 10denním sprintu.
Vaše agilní kapacita pro další sprint by byla 10 (délka sprintu) x 10 (velikost týmu) x 8 (dostupnost týmu) x 80 % (míra využití), což je 640 hodin.
Příklad scénáře dva
Řekněme, že máte tým pěti vývojářů na plný úvazek, kteří pracují 8 hodin denně, a pěti konzultantů na částečný úvazek, kteří pracují 3 hodiny denně. Z nich je jeden vývojář na plný úvazek na týdenní dovolené.
V tomto případě by vaše agilní kapacita pro dvoutýdenní sprint byla následující.
- Dostupnost týmu: [4 (vývojáři na plný úvazek) x 8 (hodin) + 5 (vývojáři na částečný úvazek) x 3 (hodiny) x 10 (pracovní dny)] + [1 (vývojář na plný úvazek) x 8 (hodin) x 5 (pracovní dny)]
- Míra využití: 80 %
Kapacita = 408 hodin
S rostoucí velikostí týmu je dostupnost ovlivňována dalšími faktory a plánování kapacity se může stát nekonečně složitým. Zde je návod, jak zajistit efektivní agilní plánování kapacity pomocí správných nástrojů.
Jak provádět efektivní agilní plánování kapacit
Efektivní agilní plánování kapacit zahrnuje několik kroků, které se mohou značně lišit v závislosti na řadě faktorů. Zde je rámec využívající agilní nástroj pro řízení projektů, který vám pomůže začít.
Jste v agilním projektovém řízení nováčkem? Zde je deset agilních šablon pro vaše projekty, které vám poskytnou základ a data pro efektivní plánování kapacity.
Připravte se na další sprint
Nejvhodnější čas pro plánování kapacity je během schůzky věnované plánování sprintu. Než začnete plánovat kapacitu, identifikujte položky backlogu, na kterých hodláte pracovat, a stanovte jejich priority. Můžete začít od nuly nebo využít jednu z mnoha šablon pro plánování kapacity, které vás procesem provedou.
Pokud používáte nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, měli byste mít zmapovaný celý životní cyklus produktu, včetně všech příběhů. Můžete se podívat na položky v backlogu, vyhodnotit jejich stav a vybrat ty správné pro váš další sprint. To vám dá představu o celkové kapacitě, kterou budete pravděpodobně potřebovat.
Šablona pro zaznamenávání pracovní zátěže zaměstnanců agilního týmu
S šablonou pracovní zátěže zaměstnanců od ClickUp můžete nastavit očekávání a naplánovat úkoly tak, aby nikdo nebyl přetížený nebo nepřipravený. Pomocí této šablony můžete efektivně spravovat pracovní zátěž týmu a plánovat nadcházející sprinty.
Identifikujte dovednosti, které potřebujete
Než zjistíte, jakou kapacitu máte, určete, co potřebujete. V závislosti na vybraných příbězích můžete potřebovat x vývojářů, y analytiků kvality a z obchodních analytiků.
Proveďte tyto výpočty a identifikujte přesné profily členů týmu, které potřebujete.
Zafixujte délku sprintu
Na základě identifikovaných položek backlogu rozhodněte, jak dlouhý bude příští sprint. Z tohoto výpočtu odečtěte všechny svátky a další dny volna pro celý tým/organizaci.
Porozumějte dostupnosti týmu
Žádný sprint není novým začátkem. Probíhající projekty vždy obsahují přenosy z předchozích sprintů a členové týmu mohou muset pracovat na jiných projektech. Přesně vypočítejte dostupnost týmu pro další sprint.
Když používáte ClickUp ke správě práce svého týmu, máte okamžitý přístup k jeho minulé produktivitě a budoucí dostupnosti. V zobrazení Pracovní vytížení můžete vidět odhady času, dokončené úkoly, otevřené úkoly, sprintové body atd.
Když každý člen týmu zadá své plány dovolené/volna do ClickUp, můžete také přesně zaznamenat jejich dostupnost pro plánování projektů.
Dostupnost týmu můžete také automaticky vypočítat pomocí pokročilých vzorců v přizpůsobených polích ClickUp.
Nastavte sprint na ClickUp
Pomocí úkolů ClickUp nastavte všechny položky jako součást svého sprintu. V zobrazení úkolů můžete podrobně popsat uživatelský příběh, zanechat komentáře, přiřadit priority, přidat štítky nebo jakékoli jiné vlastní pole, které budete potřebovat.
Na základě údajů z minulosti přidejte odhadovaný čas pro každý úkol, abyste zajistili, že bude možné jej dokončit v rámci sprintu. Poté nastavte data zahájení/ukončení a závislosti.
Získejte odhodlání týmu
Samoorganizující se agilní týmy mají rády autonomii. Namísto přidělování úkolů členům týmu tedy svolávejte schůzky a povzbuzujte je, aby se zavázali k dispozici. Nechte je, aby si úkoly přidělovali sami a řešili případné problémy v průběhu procesu.
Potvrďte, že jste připraveni
Jakmile je celý sprint nastaven v ClickUp a úkoly přiděleny, je čas zajistit, aby je váš tým mohl dokončit.
Racionalizujte pracovní zátěž: Zobrazení pracovní zátěže projektu pomáhá sledovat přidělování zdrojů všem členům týmu, odkud můžete přidávat/odebírat úkoly na základě využití. Pokud je někdo v červených číslech, tj. má nadměrnou kapacitu, odeberte úkoly z jeho seznamu a vyhodnoťte jeho rychlost dodání. Těm, kteří mají nedostatečnou kapacitu, můžete přidat sprintové úkoly.
Zefektivněte časové plány: Pomocí zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp organizujte sprinty a spravujte milníky. Zobrazte závislosti a propojené úkoly, abyste se ujistili, že je lze dokončit. Snadno provádějte aktualizace, abyste vyřešili překážky a posuny v časových plánech.
Zvyšte využití automatizací: Můžete uvolnit kapacitu svých zdrojů tím, že z jejich pipeline odstraníte opakující se administrativní úkoly. Pomocí automatizací ClickUp můžete přiřazovat úkoly, přidávat komentáře a měnit stavy. Vyberte si z více než 100 přizpůsobitelných automatizací, včetně integrací s nástroji jako GitHub a Sentry.
Zůstaňte agilní po celou dobu
Je běžné, že se do sprintu přidávají nové příběhy nebo že člen týmu onemocní, což má negativní vliv na kapacitu. Skutečně agilní tým se dokáže těmto událostem přizpůsobit a i tak dodávat kvalitní software včas a v rámci rozpočtu.
Aby toho dosáhli, musí projektoví manažeři:
- Každý den kontrolujte dokončenou práci
- Zajistěte, aby byla kapacita k dispozici podle plánu, nebo přizpůsobte pracovní zátěž odpovídajícím způsobem.
- Usnadněte komunikaci mezi členy týmu, abyste zajistili plynulé předávání úkolů.
- Povzbuzujte členy týmu, aby aktualizovali všechna data, aby byly zprávy vždy aktuální.
- Identifikujte další úkoly/činnosti, které lze automatizovat za účelem zvýšení efektivity.
- Shromážděte nápady pro optimalizaci procesů pro příští sprint.
Vytvořte skutečně agilní postup plánování kapacit s ClickUp
Agilní projekty ne vždy probíhají podle plánu. Agilní metodiky ze své podstaty upřednostňují přizpůsobení se změnám před dodržováním plánu. To platí i pro plánování kapacit. Jako projektový manažer agilního týmu musíte být připraveni měnit, vyvíjet nebo přizpůsobovat svou strategii plánování kapacit.
Ať už se jedná o osobní nouzovou situaci jednotlivého člena týmu nebo o úplnou nedostupnost týmu, který uvízl v jiném projektu v krizi, musíte být vždy připraveni s alternativami.
Komplexní software pro řízení projektů ClickUp vám poskytuje flexibilitu a přehlednost, abyste mohli zůstat agilní. S ClickUp můžete mít vždy přehled o dostupnosti, výkonu, produktivitě, pokroku a dalších aspektech svého týmu. Plánujte a realizujte své agilní projekty bez námahy. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.