Jak vytvářet a spravovat přesné předpoklady projektu [Kompletní průvodce s více než 30 příklady]

V každodenním životě činíme předpoklady nebo domněnky – například předpokládáte, že vaše auto ráno bude fungovat a doveze vás včas do práce. Nebo že váš telefon nepřestane fungovat, když se snažíte najít adresu pomocí Google Maps.

Nyní si představte, že tyto předpoklady vytváříte jako projektový manažer – najednou je v sázce mnohem více. S cílem dodržet termín projektu máte při vytváření projektového plánu k dispozici řadu předpokladů, jako je dostupnost zdrojů nebo včasné schválení požadovaného rozpočtu.

Jak si můžete domyslet, řízení předpokladů projektu je složité. Nemůžete se spoléhat na dohady, protože nesprávné předpoklady mohou narušit realizaci projektu, zejména pokud nemáte záložní plány a nejste připraveni zvládnout související rizika.

V tomto článku se budeme zabývat tím, jak identifikovat a řídit předpoklady projektu, abychom mohli přesněji odhadnout výsledky projektového řízení. Dozvíte se o:

Porozumění předpokladům projektu

Předpoklady projektu jsou faktory, události a okolnosti, které projektoví manažeři a jejich týmy považují za pravdivé, i když neexistují žádné empirické důkazy, které by je podpořily.

Všichni projektoví manažeři se během celého životního cyklu projektu spoléhají na určité předpoklady. Od procesu plánování projektu po vývoj a dodání jim správná sada předpokladů pomáhá vizualizovat úspěch projektu a předcházet překážkám, jako jsou:

Navzdory aspektu nedostatku důkazů jsou většina předpokladů projektu založena na datových trendech a minulých zkušenostech nebo jsou pouhými fundovanými odhady. Zdají se být logické – dokud se tak nestane a nestanou se rizikem projektu. 🥲

Proč může být každý předpoklad projektu potenciálním rizikem a jak se vypořádat s nejistotou.

Předpoklady se tak nazývají, protože vycházejí z neznámých a nejistých faktorů.

Mezi předpoklady a riziky tedy vždy existuje souvislost. Může se pokazit mnoho věcí, které zneplatní vaše předpoklady a naruší vaše projektové řízení. Proto potřebujete mít plán, který vám pomůže zohlednit potenciální rizika, s nimiž se můžete setkat, pokud se vaše předpoklady ukážou jako nesprávné.

Úspěšní projektoví manažeři obvykle řeší tyto nejistoty následovně:

Tip pro profesionály: Při identifikaci klíčových předpokladů je vždy rozumné, aby projektový manažer zaznamenal také potenciální rizika. Rychlý způsob, jak toho dosáhnout, je pomocí šablony ClickUp Risk Assessment Whiteboard Template — obsahuje barevně označenou mapu, která vám pomůže sledovat pravděpodobnost a závažnost všech rizik projektu.

Rizika související s nespolehlivými předpoklady projektu často končí v pravém horním rohu mapy a vyžadují neustálé sledování.

6 běžných typů předpokladů projektu

Předpoklady projektu můžeme rozdělit do různých kategorií podle toho, na co se zaměřují. Ačkoli kategorizace je na vás, zde je šest nejběžnějších typů s příklady:

1. Předpoklady projektu související s provozem

Každý projektový manažer ví o rizicích spojených s každodenním provozem, jako jsou změny rozsahu projektu, poruchy zařízení, konflikty v týmu nebo nedorozumění se zúčastněnými stranami projektu.

Zde jsou obecné předpoklady projektu související s provozem, které můžete zvážit:

Mnoho implicitních předpokladů zde může představovat potenciální rizika a vést ke zpožděním nebo dokonce k neúspěchu projektu, proto je důležité být při odhadech opatrný. Namísto předpokladu 100% dostupnosti týmu je například rozumnější odhadnout 80% dostupnost, aby se zohlednily nemocenské a dovolené.

2. Předpoklady environmentálních projektů

Předpoklady environmentálního projektu, nazývané také předpoklady umístění, se zaměřují na environmentální faktory, nad kterými nemáte žádnou kontrolu. Podívejme se na několik příkladů předpokladů projektu souvisejících s environmentálními scénáři níže:

Tip: Použijte šablonu nouzového plánu ClickUp k vymýšlení alternativních řešení pro nepříznivé okolnosti.

3. Časové předpoklady projektu

Časové nebo plánovací předpoklady projektu se zaměřují na délku trvání projektu a jejich cílem je předpovědět, jak dlouho bude trvat každá činnost a úkol. Používají se k vytvoření realistického časového plánu projektu, který je třeba dodržet. ⌛

Několik příkladů běžných předpokladů projektu v této oblasti:

4. Předpoklady projektu související se zdroji

Tyto předpoklady se týkají dostupnosti a správy všech zdrojů nezbytných pro realizaci projektů, od materiálů a technologií až po lidský kapitál.

Podívejte se na několik příkladů předpokladů týkajících se zdrojů:

Tyto předpoklady si naplánujte během procesu plánování projektu – v některých oblastech (například při sestavování rozpočtu) budete možná potřebovat souhlas klíčových zainteresovaných stran.

5. Finanční předpoklady projektu

Některé týmy rády zaznamenávají finanční předpoklady samostatně, aby měly podrobnější odhady nákladů projektu – cílem je vyčlenit peníze pro každou fázi projektu, úkol nebo milník.

Zde je několik příkladů rozpočtových předpokladů:

6. Předpoklady rozsahu projektu

Rozsah projektu popisuje cíle, požadavky a úkoly, které musíte splnit, abyste dosáhli stanoveného konečného výsledku – další požadavky znamenají, že váš původní projektový plán se stává nepoužitelným. V podstatě je celý rozsah vašeho projektu předpokladem.

Zde je několik příkladů předpokladů projektu z hlediska rozsahu:

Bonus: Použijte šablonu rozsahu projektu ClickUp nebo šablonu charty projektu ClickUp k uspořádání všech údajů souvisejících s rozsahem, včetně závislostí projektu, harmonogramů a časových os. Obě šablony jsou kolaborativní, což umožňuje členům týmu přispívat a provádět změny rozsahu v reálném čase pro větší transparentnost.

Jak spolu souvisí předpoklady, závislosti a rizika projektu?

Víme, že předpoklady, závislosti a rizika projektu určují jeho průběh a pomáhají efektivně řídit pracovní postupy – ale jak se tyto pojmy navzájem ovlivňují? Pojďme to zjistit.

Jak předpoklady, tak závislosti projektu mohou vést k rizikům, ale různými způsoby. Jak jsme již diskutovali, každý předpoklad má potenciální riziko, protože vždy existuje možnost, že nebude platný. Ve většině případů se předpoklady vztahují na celý projekt. Například předpokládáte, že členové vašeho projektového týmu dosáhnou milníků bez zpoždění – ale pravděpodobnost, že se tak nestane, je rizikem.

Závislosti na druhé straně označují riziko související se dvěma nebo více vzájemně propojenými činnostmi. Řekněme, že aby projekt mohl přejít do fáze spuštění, vyžaduje nejprve konečné schválení od klíčových zainteresovaných stran, které projektoví manažeři předpokládají, že získají včas.

V tomto případě je schvalovací úkol „závislostí“, protože jeho zpoždění může odložit celý harmonogram spuštění projektu, což představuje poměrně velké riziko.

Předpoklady, rizika a omezení projektu: srovnání

Předpoklady, rizika a omezení projektu jsou překrývající se pojmy, proto si je zde trochu osvětlíme. 🔦

Pro srovnání se zaměříme na rizika a omezení jednotlivě.

Předpoklady vs. projektová rizika

Předpoklady i rizika se zaznamenávají před zahájením projektu. Rozdíl spočívá v tom, že předpoklady by měly platit pro celkový úspěch projektu. U projektových rizik je tomu naopak – pokud se naplní, ohrozí váš projekt, proto potřebujete plán řízení rizik, který sníží pravděpodobnost každého zdokumentovaného rizika.

Předpoklady vs. omezení projektu

Omezení projektu jsou předem daná omezení, která musíte zohlednit při vytváření předpokladů projektu. Na rozdíl od předpokladů, které mohou, ale nemusí být pravdivé, jsou omezení jistá. Podle Project Management Institute existuje šest typů omezení projektu:

Předpoklady a omezení identifikujete již v rané fázi zahájení projektu. Každý předpoklad projektu vám pomáhá plánovat a určovat směr, zatímco omezení projektu jsou jako hranice, které vás udržují na správné cestě.

3 nejlepší strategie pro řízení předpokladů projektu

Zde jsou tři tipy a strategie schválené odborníky, které vám pomohou řídit předpoklady projektu v průběhu celého životního cyklu projektu. 🌻

1. Využijte kvalitní nástroje pro správu úkolů a projektů

Pokud chcete řídit předpoklady jako profesionál, potřebujete nástroj, který vám pomůže vizualizovat pracovní postupy, abyste mohli odhalit rizika, získat přehled o rozpočtu projektu a lidských zdrojích a provádět úpravy za běhu.

Pokud se vám zdá nemožné najít všechny tyto možnosti v jediném nástroji, je to jen proto, že jste ještě neviděli, co ClickUp dokáže!

ClickUp je jedním z nejlépe hodnocených nástrojů pro řízení projektů na trhu, protože nabízí možnosti, které vám pomohou zaměřit se na detaily mikroprojektů a zároveň sledovat celkový obraz. 😍

Začněte svůj projekt správným způsobem s balíčkem ClickUp Project Management.

Vše, co potřebujete k identifikaci předpokladů projektu a jejich správě, je k dispozici v balíčku funkcí ClickUp Project Management.

Začněme s ClickUp Docs – tato možnost správy znalostí vám pomůže vytvářet, upravovat, sdílet a ukládat veškerou dokumentaci související s projektem, od projektového plánu a charty až po standardní operační postupy (SOP). Jedná se také o vynikající možnost, pokud potřebujete dokumentovat předpoklady, rizika a jejich odchylky na jednom místě.

V ClickUp Docs najdete ClickUp Brain, výkonného asistenta pro psaní s umělou inteligencí. S jeho pomocí můžete brainstormovat, psát texty nebo je shrnovat, abyste ušetřili čas a zvýšili produktivitu.

ClickUp Brain má praktickou funkci s názvem AI Tools, která vám umožňuje použít více než 100 výzkumem podložených pokynů pro různé úkoly napříč funkčními týmy. Pokud například vyberete možnost Projektový tým, uvidíte přizpůsobitelné pokyny, jako jsou Vytvořit dokument o rozsahu a Vytvořit plán řízení rizik projektu, které vám pomohou vypracovat předpoklady vašeho projektu.

Pokud navíc chcete, aby vy a vaši stakeholdeři měli jasno v předpokladech a termínech projektu, využijte zobrazení ClickUp. Získáte více než 15 možností, jak sledovat projekty z různých perspektiv, identifikovat stabilní nebo nesprávné předpoklady a proaktivně lokalizovat závislosti a rizika.

Pomocí zobrazení Seznam můžete organizovat pracovní postupy a pomocí zobrazení Tabule můžete třídit úkoly podle stupně dokončení. Využijte pokročilá zobrazení, jako je zobrazení Pracovní vytížení, k řízení pracovní zátěže vašeho týmu, nebo zobrazení Ganttův diagram ke sledování omezení a závislostí projektu na nastavitelné časové ose s podporou drag-and-drop.

Potřebujete rychleji projednat rizika s týmy? Použijte zobrazení Chatu k komunikaci s týmem, aniž byste museli opustit ClickUp, čímž minimalizujete potřebu dlouhých schůzek a přepínání kontextu.

2. Vedejte si záznamy o předpokladech

Předpoklady si můžete představit jako deník projektového manažera – sem zaznamenáváte všechny předpoklady, které učiníte od fáze plánování projektu až po jeho realizaci.

Shromáždění všech předpokladů projektu na jednom místě vám pomůže sledovat je, kontrolovat jejich platnost a v případě potřeby provádět změny.

Používejte šablony ClickUp k pečlivému vedení záznamů o předpokladech.

ClickUp nabízí více než 1 000 šablon pro různé účely, včetně vedení záznamů o předpokladech. Tyto šablony obsahují předem připravené sekce a slouží jako zkratka pro kvalitní dokumentaci.

Pokud chcete spravovat předpoklady projektu, doporučujeme vám podívat se na šablony ClickUp pro hodnocení rizik a hodnocení projektů.

Například šablona rozhodovací matice ClickUp Assumption Grid je ideální pro organizaci záznamů o předpokladech projektu na základě faktorů rizika a nejistoty.

Pomocí vlastních polí šablony můžete specifikovat své předpoklady, přidat k nim atributy a vysvětlit jejich dopad na vaše rozhodovací kritéria. Funkce aktualizací v reálném čase umožňuje informovat všechny zúčastněné strany o všech změnách, které provedete.

Jakmile budete mít hotové předpoklady, použijte šablonu ClickUp Project Planner Template k rozdělení projektu, organizaci úkolů a zdrojů a sledování pokroku, abyste se ujistili, že vaše předpoklady jsou správné.

3. Neustále sledujte své předpoklady

Zaznamenání předpokladů nestačí. V průběhu projektu se některé z vašich předpokladů ukážou jako správné, zatímco jiné se mohou ukázat jako neplatné. To znamená, že se váš projektový plán může změnit a vy budete muset rychle reagovat a upravit pracovní postupy týmu.

Proto musíte jako projektový manažer neustále sledovat seznam předpokladů projektu a dávat pozor na neočekávané události. To vám pomůže odhalit i ty nejmenší změny a podle toho upravit postup.

Používání ClickUp k monitorování a správě předpokladů

ClickUp nabízí řadu řešení pro identifikaci předpokladů projektu, které se ukážou jako nepravdivé. Můžete například nastavit ClickUp Automations, aby vám zasílaly upozornění na změny v kritických předpokladech a omezeních.

Řekněme, že váš předpoklad je, že určitý úkol vyžaduje 50 hodin – můžete nakonfigurovat jednoduchou automatizaci, která vám pošle oznámení, pokud čas sledovaný na úkolu překročí 50 hodin.

Navíc můžete vizualizovat metriky projektu a provádět analýzu předpokladů pomocí ClickUp Dashboards . Vyberte si z více než 50 karet, abyste si přizpůsobili svůj dashboard a prezentovali konkrétní číselné nebo vizuální údaje, které vás zajímají. Vizualizace předpokladů z předchozích projektů vám může pomoci při plánování budoucích projektů a minimalizaci odchylek.

Překonávání výzev spojených s předpoklady projektu

Koordinace předpokladů projektu není snadný úkol – existuje řada výzev, které vás mohou zpomalit a ovlivnit úspěch vašeho projektu.

Zde je několik běžných výzev a způsobů, jak je překonat:

Nejistota

Toto je hlavní problém při udržování předpokladů projektu – nemůžete vědět, zda se splní, nebo ne. Bohužel neexistuje žádný způsob, jak porazit nejistotu, která je vlastní každému předpokladu projektu.

Nejistoty však můžete lépe zvládat tím, že budete komunikovat jejich dopad se svými týmy a zainteresovanými stranami, dokumentovat každé přijaté rozhodnutí a provedené opatření a pečlivě sledovat časový harmonogram projektu.

Špatná komunikace

Nedostatečná komunikace mezi členy týmu může vést k nedorozuměním a zpožděním projektu. Abyste tomu předešli, musíte zajistit, aby se vaši zaměstnanci nebáli otevřeně mluvit a vyjadřovat své obavy, zejména pokud jde o aspekty jako správa zdrojů a dodací lhůty. Pokud pracujete na dálku, použijte nástroje jako ClickUp, které umožňují transparentní komunikaci v reálném čase bez nutnosti napjatých a příliš formálních schůzek.

Bonus: Použijte tabule ClickUp Whiteboards k brainstormingu o správě zdrojů s mezifunkčními týmy v reálném čase. Tyto digitální plátna vám umožňují kreslit, psát text, přidávat a propojovat tvary a vytvářet úkoly v uvolněnějším prostředí, které podporuje snadnou komunikaci.

Nedostatečná ochota ke změnám a přizpůsobení se

Projektoví manažeři i zúčastněné strany musí být flexibilní a ochotní provádět změny za běhu, aby se přizpůsobili novým předpokladům. Neochota k tomu na kterékoli straně může ovlivnit výsledky projektu.

Při správě předpokladů v projektovém řízení zajistěte, aby všichni zúčastnění pochopili důsledky nepřizpůsobení se změnám. Pořádávejte pravidelné schůzky se zainteresovanými stranami, informujte je o aktuálním stavu a vysvětlujte důvody každého kroku a rozhodnutí.

Spravujte předpoklady projektu pomocí ClickUp

Koordinace předpokladů projektu je jedním z pilířů úspěšného řízení projektů. Bez předpokladů nelze realisticky odhadnout výsledky projektu ani stanovit cíle.

Jako bezplatný nástroj pro řízení projektů nabízí ClickUp vše, co potřebujete k vedení záznamů o předpokladech projektu, spolupráci s týmy a zúčastněnými stranami a identifikaci závislostí, omezení a rizik bez jakýchkoli potíží.

Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes a podívejte se, jak vám toto řešení pomůže přejít od předpokladů k úspěchu. 🦋