Představte si svůj každodenní pracovní den. Co je první věc, kterou uděláte, když začnete pracovat? S největší pravděpodobností začnete kontrolou e-mailů. Ve skutečnosti to může být opakující se činnost, vzhledem k tomu, že profesionálové kontrolují své e-maily přibližně 15krát denně!
Zazvoní vám e-mailová oznámení a ve vaší doručené poště máte tolik e-mailů, že nevíte, kde začít? Jste na správném místě, kde najdete tipy pro správu e-mailů.
Situace se může natolik zhoršit, že můžete dokonce trpět e-mailovou úzkostí (ne, nevymysleli jsme si to!). Jedná se o legitimní stav charakterizovaný pocitem ohromujícího strachu a úzkosti, který ovlivňuje produktivitu a zanechává stopy na vašem duševním zdraví.
Naštěstí máme pro vás 10 nejlepších strategií pro správu e-mailů, které vám pomohou zabránit tomu, abyste se dostali do takové situace.
Co způsobuje nepořádek v e-mailové schránce?
Problém je zcela zřejmý – vaše doručená pošta je přeplněná e-maily. Než navrhneme řešení, musíme se podívat na základní příčinu problému. Následuje několik důvodů, proč je vaše doručená pošta přeplněná:
- Vysoký objem e-mailů: V roce 2022 bylo denně odesláno nebo přijato přibližně 333 miliard e-mailů. Do roku 2026 se tento počet zvýší na 392,5 miliardy! Tyto statistiky poukazují na obrovský objem e-mailů odeslaných a přijatých denně, který se neustále zvyšuje a rychle zaplňuje schránky všech uživatelů.
- Prokrastinace: V průměru je vaše doručená pošta hřbitovem 200 e-mailů —každý den přibývá 121 nových e-mailů. Odpověď však dostane jen zlomek z nich, což vyvolává kumulativní efekt. Výsledná hromada e-mailů stačí k tomu, aby způsobila paralýzu rozhodování, což bezprostředně vede k prokrastinaci. Navíc hledání správného jazyka a tónu při psaní písemné komunikace je další překážkou, která brání hladkému vyřizování e-mailů.
- Nedostatečná organizace: Ruční organizace e-mailů zabere v průměru až 14 minut denně. I když se to nemusí zdát jako mnoho, nedostatečná organizace dále zhoršuje nepořádek v doručené poště. Plošné hromadění e-mailů ztěžuje stanovení priorit a odpovídání na důležité e-maily. Zároveň potřebujete vědět, kde se e-maily nacházejí, abyste je mohli později zkontrolovat, a které z nich nevyžadují žádnou akci.
- Předplatné newsletterů: Úspěšná strategie e-mailového marketingu přemění čtenáře na předplatitele. Přijde však čas, kdy tyto e-maily ztratí svou hodnotu. Nebo i když obsahují něco zajímavého, zapadnou v nepořádku a stanou se součástí trosek a odpadků ve vaší doručené poště. Pokud se z těchto newsletterů neodhlásíte, bude vaše doručená pošta obtížně spravovatelná.
- Správa úkolů prostřednictvím e-mailů: Mnozí z nás mají tendenci používat svou e-mailovou schránku jako správce úkolů. Nepřečtené e-maily patří do seznamu úkolů, zatímco ty, které jste již přečetli, jsou úkoly, které jste již vyřídili. Takový systém správy úkolů prostřednictvím e-mailů může dočasně a v krátkodobém horizontu sloužit svému účelu. Pokud v něm však budete pokračovat, brzy se ve vaší e-mailové schránce nahromadí obrovské množství nepřečtených zpráv, v závislosti na délce nebo složitosti souvisejících úkolů.
10 strategií pro správu e-mailů, které vám pomohou zorganizovat vaši doručenou poštu
Správné nástroje pro produktivitu e-mailů a doplňkové strategie správy e-mailů vám usnadní práci s e-maily. Zde je 10 způsobů, jak je co nejlépe využít:
1. Používejte nástroj pro správu e-mailů
Plné schránky e-mailů způsobují ztrátu 27 minut denně, a to je ještě optimistický odhad. Musíte ručně procházet e-maily (nebo alespoň jejich předměty), rozhodovat, zda jsou užitečné, a třídit je podle priority, odesílatele atd.
Abyste to všechno stihli za zmíněných 27 minut, budete muset být velmi soustředění (a nadlidští)!
Na druhou stranu, efektivní softwarová řešení pro správu e-mailů, jako je například ClickUp, to vše za vás udělají. Nástroje pro správu e-mailů revolučním způsobem mění organizaci doručené pošty. Použijte je k třídění e-mailů podle priority, odložení oznámení a inteligentnímu kategorizování e-mailů, abyste mohli příchozí poštu odborně spravovat.
Navíc při používání ClickUp pro správu e-mailů nemusíte přecházet na neznámé rozhraní. Získáte stejnou snadnost a pohodlí jako u standardního rozvržení nabízeného zavedenými poskytovateli e-mailových služeb.
Využijte tedy automatizaci e-mailů, abyste se mohli soustředit na věci, které si skutečně zaslouží vaši pozornost.
2. Vytvořte si rutinu pro práci s e-maily
V průměru lidé kontrolují své e-maily každých 37 minut, tedy 15krát denně. Tím se narušuje produktivita a ztrácí se přibližně 21 minut denně navíc oproti tomu, co by se strávilo při hodinové kontrole e-mailů.
I hodinové kontroly do jisté míry snižují produktivitu, protože se budete zabývat úkolem A a zároveň se budete starat o úkol B, který jste právě obdrželi! Odborníci doporučují kontrolovat e-maily maximálně třikrát denně.
Nejprve si ráno připravte plán na celý den. Odpoledne po obědě se věnujte naléhavým záležitostem a dokončete je. Nakonec před koncem pracovního dne odpovězte na všechny e-maily a připravte si plán na následující den.
Dodržování takové rutiny eliminuje rozptýlení, udržuje produktivitu a nabízí klid v duši.
📮ClickUp Insight: Téměř 42 % znalostních pracovníků upřednostňuje e-mail pro týmovou komunikaci. Má to však svou cenu. Vzhledem k tomu, že většina e-mailů se dostane pouze k vybraným členům týmu, znalosti zůstávají roztříštěné, což brání spolupráci a rychlému rozhodování. Chcete-li zlepšit přehlednost a urychlit spolupráci, využijte všestrannou aplikaci pro práci, jako je ClickUp, která během několika sekund promění vaše e-maily v akční úkoly!
3. Organizujte pomocí štítků, složek a kategorií
Většina poskytovatelů e-mailových služeb nabízí standardní záložky, které uživatelům pomáhají organizovat jejich doručenou poštu. Například běžné e-maily se standardně ukládají do záložky „Primární“ nebo „Doručená pošta“, zatímco marketingové e-maily se ukládají do záložky „Propagace“ a záložka „Sociální sítě“ obsahuje oznámení ze sociálních médií v Gmailu. Ostatní e-maily se ukládají do složky „Spam“.
Uživatelé navíc získají organizační nástroje, jako jsou štítky, složky a kategorie, které jim pomohou e-mailovou komunikaci ještě více zefektivnit. Při vytváření složek pro třídění e-mailů a snadnou orientaci v nich postupujte funkčně nebo podle rolí. Představte si například, že jste projektový manažer a vytváříte webové stránky.
Pro správu e-mailů v doručené poště vytvořte samostatné složky určené pro vývojáře, designérské týmy, testování a nasazení a klienty. Poté podle priority projektu a fáze vývoje nejprve zkontrolujte příslušnou složku, která je nejdůležitější.
4. Třídit e-maily pomocí filtrů založených na pravidlech
Jelikož se zabýváme organizací a kategorizací e-mailů, pojďme si promluvit o filtrech založených na pravidlech.
Filtry založené na pravidlech jsou rychlým trikem pro automatizaci e-mailů, který slouží k třídění zpráv. Vyhodnocují příchozí e-maily na základě předem definovaných kritérií, jako je e-mailová adresa odesílatele, předmět zprávy a konkrétní klíčová slova.
Na základě těchto podmínek pak spouštějí automatické akce, jako je přidávání štítků, přesouvání do složek, zvýrazňování textu a dokonce i mazání e-mailů.
Například nastavíte pravidlo filtru pro jména důležitých klientů. E-maily související s tímto tématem, jak interní, tak externí, budou efektivně označeny a přesunuty do určené složky pro snadný přístup.
Na druhou stranu můžete propagační e-maily přesunout do jiné složky pomocí jiného filtru založeného na pravidlech. Tímto způsobem snížíte vizuální nepořádek v primární doručené poště a zároveň získáte úplný přehled o e-mailech, které jsou důležité.
Navíc, protože profesionálové denně ztrácejí asi 11 minut ručním tříděním e-mailů, ušetříte také čas a námahu.
5. Odvažte se mazat (a odhlásit se)
Mazání nepotřebných e-mailů je proaktivní strategií správy e-mailů, která vám pomůže dosáhnout přehledné, efektivní a organizované doručené pošty.
Odstranění všech nežádoucích, irelevantních a zastaralých zpráv nejen zabrání hromadění, ale je také velmi osvobozující. Získáte tak kontrolu nad přílivem e-mailů a budete se cítit méně zahlceni.
Vizuální přehlednost vám také ušetří kognitivní zátěž a frustraci z prohledávání nedůležitých e-mailů a umožní vám snadné vyhledávání zpráv.
Stejná filozofie platí i pro odhlášení z odběru newsletterů a e-mailových marketingových kampaní. Použijte odkaz pro odhlášení, pokud propagační e-mail nebo newsletter zůstává ve vaší doručené poště nečtený déle než dva týdny.
Nevíte, zda si e-mail zaslouží uchování, nebo smazání? Rozhodněte se podle modelu OHIO (Only Handle It Once, vyřídit najednou). Tento jednoduchý test se opírá o první dojem a umožňuje intuitivně rozhodnout, zda má e-mail nějakou hodnotu. Ušetříte si tak neustálé přemýšlení, zda e-mail „stojí za to“.
E-mail navíc může zůstat 30 dní v koši jako bezpečnostní síť. V případě potřeby jej můžete obnovit – a pokud se automaticky smaže, stejně jste jej nikdy nepotřebovali! Můžete také použít archivní složku, do které uložíte všechny e-maily, které jste již přečetli.
6. Posílejte málo, přijímejte málo
S rostoucí popularitou e-mailů je mnohem snazší komunikovat prostřednictvím nich. Pokud však máte sklon posílat příliš mnoho e-mailů, zejména kvůli maličkostem, připravte se na to, že se vám bude dostávat stejného zacházení. E-maily také vedou k dlouhým a složitým řetězcům písemné korespondence, které se snadno vymknou kontrole.
Naopak, snížení objemu odeslaných e-mailů minimalizuje proud příchozích odpovědí a reakcí. Prospějete tak své doručené poště a přispějete k vytvoření soustředěnějšího a organizovanějšího digitálního pracovního prostoru, který se opírá o předem stanovenou hodnotu.
Přechod na alternativy e-mailů, jako jsou instant messaging, nástroje pro správu projektů nebo dokonce telefonní hovory, upřednostní stručnou a jasnou komunikaci. Už nebudete nuceni psát dlouhé e-maily s osloveními a úvody a budete se moci rovnou dostat k jádru věci a diskusi.
Díky takové pozitivní, záměrné a smysluplné komunikační kultuře ušetříte čas a úsilí a zvládnete více práce za méně času.
7. Nastavte si předdefinované odpovědi
Píšete a odesíláte často opakovaně stejné (nebo podobné) e-maily? Pokud ano, je na čase přejít na e-mailové šablony a předdefinované odpovědi.
Nemusíte být mistrem slova, abyste mohli vytvářet předem připravené odpovědi na běžné zprávy a dotazy. Koneckonců, nemusíte psát e-maily od nuly! Stačí vybrat nástroj pro psaní e-mailů, zadat správné pokyny a během několika sekund získáte několik možností předem připravených odpovědí!
Kromě toho, že tyto nástroje usnadňují práci a šetří čas, zajišťují také konzistentnost značky a snižují počet chyb, přičemž zachovávají vysokou míru odezvy.
Nástroje jako ClickUp AI poskytují podnikům téměř nekonečnou škálovatelnost, protože umožňují inteligentně generovat personalizované odpovědi na velké množství podobných zpráv a dotazů.
fClickUp AI nabízí flexibilitu při vytváření e-mailů pro konkrétní případy použití a aplikace, obsahový marketing, plánování událostí, psaní průzkumů a další. Použijte jej k vytvoření jasnějších, stručnějších a dobře formátovaných e-mailů.
8. Dodržujte pravidlo dvou minut
Strategie správy e-mailů a efektivní time management jdou ruku v ruce. Již jsme ilustrovali, jak špatná správa doručené pošty ubírá čas a zdroje. Naopak, když máte velmi málo času, je těžší e-maily efektivně zpracovávat.
Dvouminutové pravidlo dokonale vyvažuje čas a organizaci, aby se omezilo odkládání úkolů. Podle tohoto principu, pokud vám dokončení úkolu zabere méně než dvě minuty, reagujte okamžitě, místo abyste to odkládali.
V případě správy e-mailů pomáhá pravidlo dvou minut udržovat pořádek a přehlednost ve vaší doručené poště a zároveň zůstat v kontaktu.
Použijte pravidlo dvou minut k odpovědi, delegování, smazání nebo zpracování e-mailu. Pokud e-mail vyžaduje rychlé potvrzení nebo stručnou odpověď nebo souvisí s jednoduchým úkolem, který můžete okamžitě splnit, pak jeho okamžité vyřízení zabrání hromadění nevyřízených úkolů.
Mějte na paměti, že pravidlo dvou minut je pouze trikem pro zvýšení produktivity, který je třeba používat uvážlivě a podle konkrétní situace. Pouze některé e-maily lze hodnotit podle stejných parametrů, protože u jiných může být zapotřebí nuancovanější přístup.
Pro jednodušší e-maily použijte rychlé řešení, zatímco složitější e-maily roztřiďte do kategorií a naplánujte si činnosti.
9. Spolupracujte pomocí sdílených doručených zpráv
Sdílené schránky jsou nástroje pro správu schránek, které slouží k centralizaci e-mailů a souvisejících dat. Jedná se o úložiště všech příchozích a odchozích e-mailů, které kombinuje více schránek pro spolupráci týmů a oddělení.
Taková jednotná platforma s řádnou kontrolou přístupu zefektivňuje sdílení dat a znalostí, aniž by bylo nutné explicitně vyměňovat e-maily.
Pokud jste někdy byli v kopii e-mailové konverzace, abyste byli informováni, jistě chápete, jak nepříjemné jsou neustálé (někdy nežádoucí) oznámení!
Sdílené schránky jsou velkým přínosem pro činnosti zaměřené na zákazníky, jako je marketing, prodej a podpora, protože manažeři mohou rychle a efektivně přiřazovat e-maily členům týmu.
Tím zajistíte, že vše bude fungovat hladce a vaše firma bude moci reagovat na dotazy s maximální odborností a minimálním časovým nasazením.
Platformy jako ClickUp posouvají sdílené schránky vpřed díky nástrojům jako ClickUp Docs. Jedná se o společný pracovní prostor, kde členové týmu vytvářejí, sdílejí a spolupracují na bohatých dokumentech, wiki a znalostních bázích.
Navíc je můžete propojit s pracovními postupy pro automatizaci, upravovat dokumenty v reálném čase, zanechávat komentáře, přidělovat úkoly a dělat mnohem víc, než jen psát e-maily!
10. Integrujte vše
Integrace a konsolidace systémů je poslední z našich strategií správy e-mailů. Pomáhají vytvořit rovné podmínky tím, že sjednocují technologické vybavení celé společnosti.
Propojení odlišných systémů a platforem usnadňuje tok dat a informací, zároveň vyplňuje mezery, eliminuje úzká místa a poskytuje jednotné digitální prostředí. Zabraňuje také vytváření datových sil a má doplňkový účinek na různé obchodní aktivity.
Například integrace e-mailu s aplikacemi kalendáře a videokonferencí vám umožňuje nastavit upozornění na pozvánky na schůzky a okamžitě se jich účastnit.
Podobně integrace e-mailů s platformami pro správu vztahů se zákazníky (CRM) umožňuje přístup k relevantním informacím o zákaznících, což umožňuje personalizaci bez nutnosti přepínání mezi platformami.
Naštěstí integrace ClickUp zahrnuje více než 1000 nástrojů, které nativně spolupracují s různými platformami CRM, možnostmi cloudového úložiště, kalendářovými aplikacemi, nástroji pro zvýšení produktivity a dalšími.
Stručně řečeno, integrace vaší schránky Gmail a Outlook s ClickUp je opravdu dokonalá kombinace.
Nechte svou doručenou poštu dýchat díky efektivním strategiím správy e-mailů
To je vše k našim 10 nejlepším strategiím pro správu e-mailů.
Výše uvedené tipy mohou pomoci, ale zvládnutí umění efektivní správy e-mailů není statická dovednost.
Jedná se o transformativní přístup, při kterém musíte neustále inovovat a zlepšovat se, abyste získali lepší kontrolu nad svou doručenou poštou.
Místo toho, abyste se soustředili na zvládnutí své doručené pošty, snažte se vyvinout komunikační systém, který upřednostňuje efektivitu, organizaci a hladkou výměnu informací. Takový rámec posune e-maily (nebo jakoukoli jinou formu komunikace) do role katalyzátoru a prostředku pro produktivitu a smysluplnou práci.