Když se chystáte odeslat efektivní e-mailovou pozvánku na schůzku, může být prázdné okno pro psaní zprávy trochu zastrašující. Je třeba správně nastavit mnoho logistických detailů, od odkazů na videokonferenci a času zahájení až po dobře zorganizovaný program schůzky.
Je však také důležité nastavit správný tón: ne příliš neformální, ne příliš vážný, ale také ne frivolní.
Správné nastavení zajistí, že se všichni dostaví včas a budou připraveni pustit se do práce – také to znamená, že účastníci budou méně náchylní k rušení vaší schůzky, pokud dojde ke konfliktu.
Tento průvodce je vaším akčním plánem pro vytváření efektivních e-mailových pozvánek na schůzky pokaždé. Na začátek vám dáme několik příkladů a vy si odnesete kontrolní seznam toho, co je třeba zahrnout, abyste mohli tyto příklady vylepšit přesně podle svých potřeb pro jakoukoli obchodní schůzku. 🏅
Proč je důležité mít dobré pozvánky na schůzky?
Nenechte pozvánku na schůzku být jen dodatečným nápadem. Pozvánka udává tón schůzky a měla by být zdrojem všech informací, které účastníci potřebují k přípravě a k tomu, aby mohli během schůzky přispět. Když vytvoříte kvalitní e-mailovou pozvánku na schůzku, je to výhodné pro všechny zúčastněné:
- Je snadné, aby se lidé dostavili – včas: Uveďte odkaz na videokonferenci nebo fyzické místo konání, datum a čas a veškerá hesla nebo podrobnosti, které lidé potřebují, aby se dostali do místnosti – a zajistěte, aby byly snadno viditelné. Tím se sníží počet dotazů, zpoždění a neúčasti. Ještě lepší je, že se vyhnete těm nepříjemným pěti minutám bezúčelného povídání, zatímco čekáte, až se všichni dostaví.
- Všichni vědí, o čem schůzka je: Ať už máte cíl nebo dobře zorganizovaný program schůzky, efektivní e-mailová pozvánka na schůzku všem sdělí, o čem schůzka je. Díky tomu je snadné udržet celou akci na správné cestě a zabránit jejímu ztroskotání. Pokud se navíc účastníci musí dostavit s připravenými podklady, jasná pozvánka zajistí, že všichni budou zodpovědní.
- Ukažte se jako profesionál: Klienti poznají, že jste profesionál, který má vše pod kontrolou, kolegové poznají, že to myslíte vážně, a lidé na všech úrovních organizační struktury poznají, že vaše schůzky jsou důležité.
To, že pozvánky na schůzky jsou základním prvkem, neznamená, že byste jim měli věnovat spoustu času. Nyní, když jsme se shodli na tom, proč je důležité vytvářet efektivní e-mailové pozvánky na schůzky, pojďme se podívat na příklady, kontrolní seznamy a změny pracovního postupu, abyste mohli začít rozesílat ty nejlepší e-mailové pozvánky, jaké jste kdy viděli, a to během pouhých několika minut.
Příklady pozvánek na interní schůzky
Potřebujete hned odeslat e-mailové pozvánky na interní schůzku a hledáte inspiraci. Použijte tyto příklady jako základ pro svůj e-mail a poté změňte podrobnosti nebo vyplňte prázdná místa.
Příklad č. 1: Skupinová videokonference
Skupinové schůzky jsou běžné, zejména při práci na dálku a hybridní práci. Pošlete e-mail s pozvánkou na schůzku týmu s výstižným předmětem, který jasně vyjadřuje účel a program schůzky:
Dobré odpoledne [Jméno],
Doufám, že se máte dobře! Setkáme se dne [datum], abychom projednali [téma]. Prosím, připojte se ke mně v [čas s časovým pásmem], abychom mohli [cíl].
Během této schůzky budeme diskutovat o:
- Bod 1
- Bod 2
- Bod 3
Před naší schůzkou mi prosím dejte vědět, pokud máte nějaké dotazy nebo si myslíte, že by mělo být něco přidáno do programu schůzky.
S pozdravem,
[Vaše jméno]
V ideálním případě odešlete tuto zprávu prostřednictvím samotné žádosti o schůzku, aby automaticky obsahovala URL schůzky a synchronizovala se s kalendářem Google účastníků.
Příklad č. 2: Opakující se schůzky týmu
Pokud řídíte tým, víte, jak důležité je pravidelně svolávat všechny členy k poradě. Komunikace týmu prostřednictvím textových nástrojů a okamžitých zpráv vám zajistí 90 % úspěchu, ale opakující se schůzky zajistí zbývajících 10 %. E-mail s pozvánkou na opakující se schůzku může být trochu neformální, ale přesto by měl být plný informací.
Ahoj [Jméno],
Je čas na naši další schůzku! Tento [den] budeme diskutovat o [tématu/tématech]. Naše agenda bude zahrnovat:
- Bod 1
- Bod 2
- Bod 3
Budeme mít také čas na obecné otázky a jakékoli situace, které chcete s týmem prodiskutovat. Podívejte se prosím na náš program a dejte mi vědět, pokud máte mezitím nějaké dotazy.
Brzy se ozvu,
[Vaše jméno]
Vzhledem k tomu, že se tyto schůzky konají pravidelně, je to skvělá příležitost uložit si šablonu, kterou pak stačí jen klepnout a odeslat.
Příklad č. 3: Osobní schůzka
Někdy mohou být osobní schůzky mezi manažery a členy týmu pro vaše přímé podřízené neuvěřitelně stresující. Proto především jasně uveďte účel schůzky a nikdy je nenechávejte v nejistotě. Pokud je schůzka náhlá nebo neočekávaná, uklidněte je nebo jim dejte vědět, že se jedná o dobrou zprávu (pokud to můžete).
Ahoj [jméno],
Zapsal jsem naše další osobní setkání do kalendáře, abychom mohli prodiskutovat [téma] a vzájemně se informovat. Přineste si prosím seznam otázek, které máte k [tématu] nebo k jakékoli své práci.
Těším se na vás,
[Vaše jméno]
Příklad č. 4: Schůzky s velkou skupinou nebo prezentační schůzky
S rostoucí velikostí skupiny roste i potřeba přísné struktury a dobře organizovaného hostitele. Můžete vycházet z prvního příkladu e-mailu a přidat další podrobnosti – a odebrat možnost, aby lidé libovolně přidávali body do programu. Prezentační schůzka zvláště těží z jasného časového plánu.
Ahoj všichni,
Naše schůzka k projednání [téma] je naplánována na [den, datum] v [čas s časovým pásmem]. Prosím potvrďte svou účast. Pokud se schůzky nebudete moci zúčastnit, budeme ji nahrávat.
Máme pro tuto schůzku plný program, abychom [cíl], a harmonogram schůzky je následující:
- [Čas]: Bod 1
- [Čas]: Bod 2
- [Čas]: Bod 3
- [Čas]: Bod X…
Podívejte se prosím na přiložený program/prezentaci a připravte si případné otázky týkající se [tématu].
Děkuji,
[Vaše jméno]
Příklad č. 5: Schůzka, o které již všichni diskutovali
Mnoho schůzek vzniká spontánně: na předchozí schůzce týmu se objeví nové téma nebo se všichni v komunikační aplikaci týmu shodnou, že by bylo lepší uspořádat schůzku. Použití jednoho z ostatních příkladů nemusí být zcela vhodné, proto zkuste raději tento.
Ahoj [jméno],
Naše schůzka, na které budeme podrobněji diskutovat o [tématu], je naplánována na [datum]. Budeme diskutovat o tom, jak to ovlivní tým, a budeme mít čas na zodpovězení otázek. Před schůzkou si prosím prostudujte tento stručný dokument a přineste si na schůzku případné otázky nebo připomínky.
Brzy se ozvu,
[Vaše jméno]
Příklady pozvánek na externí schůzky
Externí pozvánky na schůzky jsou mnohem rozmanitější a hrají důležitou roli ve vztazích. Různá oddělení budou mít prospěch z různých šablon pozvánek na schůzky a různých zdrojů, které lze k pozvánkám připojit.
Při plánování externích schůzek, zejména s klienty, nabídněte v e-mailu větší flexibilitu ohledně času schůzky. Pokud používáte tyto příklady pozvánek na schůzky, přidejte tlačítko nebo odkaz na nástroj pro plánování schůzek, abyste oba mohli vybrat čas schůzky, který vám vyhovuje.
Příklad č. 1: Schůzka s klientem za účelem informování o novinkách
Jste ve svém softwaru pro spolupráci s klienty a uvědomíte si, že od vaší poslední schůzky s klientem už uplynula nějaká doba. To se ale dá snadno napravit pomocí dobře formulované pozvánky. Tyto e-maily fungují nejlépe, když jsou přátelské a přístupné, ale také trochu formální (ale jen trochu).
Dobrý den, [jméno],
Doufám, že se máte dobře!
Váš účet má [status] a nyní je skvělá příležitost začít přemýšlet o [dříve stanoveném dlouhodobém cíli] pro nadcházející týdny. Máte tento týden čas, abychom se sešli a prodiskutovali [probíhající projekt]? Dejte mi vědět, kdy se vám to nejlépe hodí, nebo si zarezervujte schůzku v mém kalendáři, kdykoli vám to vyhovuje.
Těším se na rozhovor o [výhodách pro klienta]!
S pozdravem,
[Vaše jméno]
Příklad č. 2: Setkání s bývalým klientem
Bývalý klient z vaší sítě možná změnil zaměstnání nebo jste se s ním náhodou setkali na nějaké akci v oboru. Využijte této příležitosti k posílení vašeho vztahu.
Ahoj [Jméno],
Bylo skvělé vás znovu vidět na [příležitost] a popovídat si o [relevantní detail].
NEBO
Viděl jsem, že nyní pracujete pro/na [nová společnost nebo projekt]. Gratuluji! To je vzrušující změna a oni mají štěstí, že vás mají.
Rád bych se s vámi setkal a popovídal si o tom, na čem právě pracujete. Můj tým pomáhá lidem [relevantní výhoda] a bylo by skvělé, kdybychom mohli pomoci i vám [pravděpodobný cíl příjemce].
Pokud budete mít příští týden čas, sejdeme se! Zde je odkaz na můj kalendář.
Brzy se ozveme!
[Vaše jméno]
Příklad č. 3: Pozvánka na schůzku s vřelým oslovením
Toto je určeno pro marketingové pracovníky a prodejce, kteří chtějí překlenout propast mezi kontaktním bodem a přímým kontaktem. Začněte s šablonou pozvánky, ale přizpůsobte ji, přizpůsobte, přizpůsobte!
Dobrý den, [jméno],
Je vhodná doba začít hovořit o [výhodě, kterou ocení od vaší společnosti/služeb]. Děkujeme za [konkrétní typ interakce s vaší společností] a doufáme, že máte stále zájem o to, jak [téma] může [opakování výhody].
Rád bych vám pomohl prozkoumat všechny způsoby, jak můžete dosáhnout výsledků s [službou]. Máte čas na krátkou ukázku nebo rozhovor? Pojďme se pustit do detailů – stačí si zde naplánovat 15minutovou schůzku, která vám vyhovuje.
Mezitím vám nabízíme krátký náhled na to, co jsme dělali, abychom [opakování výhody].
Brzy se ozveme!
[Vaše jméno]
Příklad č. 4: Obchodní kontakt s doporučením
Referenční oslovení, které se pohybuje mezi vřelým a chladným přístupem, může odstranit některé počáteční třenice a nepříjemnosti. Vyzkoušejte tuto vzorovou šablonu, abyste mohli začít.
Ahoj [Jméno],
Obracejím se na vás, protože jsem nedávno hovořil s [společným kontaktem/doporučujícím] a ten mi navrhl, že bych vám mohl pomoci s [relevantním problémem příjemce]. Jsem [funkce ve společnosti] a můžeme vám pomoci s [klíčovým úkolem nebo zájmem příjemce].
Rád bych si s vámi popovídal o [účelu schůzky] a předvedl vám krátkou ukázku. Dejte mi vědět, kdy se vám to nejlépe hodí!
Mezitím vám nabízíme stručný přehled toho, jaké [výhody] vám to přinese.
Těším se na setkání s vámi,
[Vaše jméno]
Příklad č. 5: E-mail s neosobním oslovením
Toto je často nejobtížnější typ žádosti o schůzku. Chcete sdílet klíčové informace, ale musí být přehledné. Především poskytněte jasnou hodnotu. Začněte stručným předmětem a co nejméně slovy uveďte, co nabízíte a proč by se s vámi měli setkat.
Ahoj [jméno],
Obracejím se na vás, protože my/já [co jim můžete nabídnout]. To může [výhoda nebo hodnota pro příjemce]. [Volitelné: V tomto bodě vysvětlete, kdo jste a proč máte jejich informace].
Sejdeme se, abychom probrali podrobnosti. Máte 15 minut času [datum a čas schůzky], abychom si popovídali o [výhodách]? Tady je můj kalendář, pokud vám vyhovuje jiný termín.
Děkujeme za váš čas,
[Vaše jméno]
Co zahrnout do e-mailové pozvánky na schůzku
Zpráva, kterou zahrnete do svých e-mailových pozvánek, je často nejtěžší částí, kterou je třeba správně formulovat, ale není to jediná věc, kterou musíte zahrnout. Snažte se zahrnout vše, co vaši příjemci potřebují, aby z jednání získali co nejvíce. Zde je několik nezbytných prvků:
- Jasný předmět: V první části názvu se zaměřte přímo na to, o čem schůzka bude. Pokud se název schůzky zobrazuje také v kalendáři, při prohlížení plánu mohou vidět pouze prvních 40 znaků. V druhé polovině stručně uveďte úkoly nebo výhody jako užitečnou připomínku.
- Příloha s programem: I když program ještě není definitivně stanoven, pošlete všem odkaz na dokument. Poté jej můžete postupně doplňovat, aniž byste museli všem posílat další e-mail.
- Prázdný dokument pro poznámky ze schůzky: Přiložte jej hned na začátku, vyplňte šablonou pro poznámky ze schůzky a během schůzky doplňte podrobnosti. Každý, kdo bude hledat důležité informace, bude přesně vědět, kde je najít.
- Odkaz na schůzku: Pokud je čas schůzky stanoven, přidejte odkaz, aby se všichni mohli rychle připojit. V ideálním případě bude zpráva i pozvánka do kalendáře obsažena v jednom e-mailu. Pokud však posíláte připomenutí nebo samostatný e-mail, nezapomeňte odkaz znovu uvést.
- Výzva k akci: Pokud lidé potřebují potvrdit účast, sdělte jim to (a dejte jim termín). Pokud potřebují něco zkontrolovat nebo dokončit, přidejte připomenutí a odkaz na daný úkol.
- Užitečná marketingová příloha: U externích e-mailů zvažte, kdy je vhodné přiložit bezplatný soubor PDF nebo jiný dárek zdarma.
Postupem času si budete moci vytvořit konkrétní kontrolní seznam věcí, které by měl každý typ e-mailové pozvánky obsahovat. Pak se můžete vyhnout obávanému dvojímu odesílání a skutečně optimalizovat svůj pracovní postup.
Jak vytvořit perfektní pozvánku na schůzku pro váš tým
Tyto příklady e-mailových pozvánek vám pomohou na cestě k pořádání dobře organizovaných interních a externích schůzek. Pokud však potřebujete e-maily doladit nebo přesně přizpůsobit sdělení pro jedinečné události, nemusíte začínat od nuly, abyste vytvořili úspěšný e-mail s pozvánkou na schůzku.
Tým ClickUp vytvořil širokou škálu užitečných šablon, nástrojů a funkcí pro správu schůzek, takže máte vše, co potřebujete k vytvoření perfektní pozvánky na schůzku pro svůj tým.
K vytvoření (a šabloně!) svých pozvánek použijte ClickUp Docs.
V ClickUp Docs můžete psát, vylepšovat a revidovat texty e-mailových pozvánek, které jste vy a váš tým zaslali v minulosti. Vytvořte si knihovnu úspěšných zpráv, připravte se na A/B testování konkrétních formulací a získejte zpětnou vazbu, když na formulacích opravdu záleží. (Všichni jsme už zažili, že nám kolega z kanceláře četl e-mail přes rameno, aby nám pomohl ho správně formulovat. Nyní to můžete dělat i bez kolegy z kanceláře. )
ClickUp Docs vám umožňuje vytvářet a ukládat dokumenty, vytvářet wiki se seznamy úkolů a užitečnými připomenutími a odkazovat na všechny zdroje stylového průvodce, které potřebujete. Můžete dokonce propojit Docs s úkoly jako dokumentaci.
Odesílejte video pozvánky pomocí ClickUp Clip
Chcete vylepšit své e-mailové pozvánky na schůzky? Pošlete videozprávu, abyste pozvali účastníky. ClickUp Clip je jednoduchý nástroj pro nahrávání obrazovky, který vám umožní zaznamenat vaši obrazovku nebo video s vámi. Je ideální pro vložení stručného návodu nebo upoutávky na schůzku. Také dodává trochu osobního nádechu. Můžete nastínit program, představit se nebo informovat kolegy, pokud došlo ke změně v přihlašování k videohovoru.
S ClickUp AI dosáhnete správného znění a detailů.
Vylepšete své výtvory v ClickUp Docs a úspěšné e-maily s pozvánkami na schůzky pomocí ClickUp AI. Nyní jsou naše užitečné nástroje AI integrovány do Docs, aby usnadnily brainstorming pozvánek na schůzky, navrhovaly přesné formulace pozvánek a usnadňovaly správu schůzek.
Využijte nástroje umělé inteligence ještě před začátkem schůzky – k vypracování programu, vyplnění všech podrobností schůzky a shrnutí poznámek ze schůzky nebo vytvoření akčních bodů. Naše předem připravené nástroje umělé inteligence pro psaní také disponují specifickými znalostmi jednotlivých oddělení, díky nimž lze vytvořit kompletní knihovnu personalizovaných e-mailových pozvánek pro všechny fáze marketingu, prodeje, náboru a interního řízení projektů.
Po schůzce zašlete shrnutí s poznámkami a zdroji.
Toto je bonusový tip. Po skončení schůzky pošlete další zprávu, ve které poděkujete všem za jejich čas. Diskutujte o hlavních bodech schůzky a konkrétní hodnotě, kterou schůzka přinesla. S ClickUp AI můžete také poslat odkazy na čerstvě vytvořené zápisy ze schůzky, shrnutí schůzky a zbývající úkoly pro každého účastníka.
Nechte ClickUp, aby za vás vyřídil náročnou práci s e-mailovými pozvánkami na schůzky pro váš tým.
Starosti o konkrétní formulace a váhání s myší nad tlačítkem „Odeslat“ jsou už minulostí. Díky nástrojům pro spolupráci, kreativitu a dokumentaci od ClickUp můžete pokaždé odeslat perfektní e-mailovou pozvánku na schůzku. A co víc, vy ani váš tým za to nemusíte platit.
Zaregistrujte se ještě dnes a získejte bezplatný účet, který vám umožní spravovat každou schůzku jako profesionál – před, během i po ní.