Един мениджър по растеж насрочи среща, за да съгласува екипите по маркетинг, продукти и продажби относно целите за четвъртото тримесечие. Маркетингът искаше повече потенциални клиенти. Продажбите искаха по-добри потенциални клиенти. Продуктовият екип искаше да пусне функция, която никой не беше поискал.
Срещата приключи с три отделни плана за действие и всички бяха по-объркани, отколкото в началото.
Вероятно сте били на точно такава среща. 😤
Съгласуването между различни функции звучи чудесно на теория: всички са на една вълна, работят за постигане на общи цели, премахват бариерите и постигат хармония.
Реалността? Маркетингът измерва успеха в обема на потенциалните клиенти, продажбите се интересуват от процента на сключени сделки, а продуктовият отдел оптимизира доставяните функции. Всички гребат усилено, но лодката продължава да се върти в кръг.
Това ръководство разглежда как мениджърите по растеж могат да координират мултифункционални екипи по начин, който дава резултати. И как ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата, може да помогне. 🤝
⭐ Представен шаблон
Управлението на сложни проекти в няколко екипа стана по-лесно. Шаблонът за междуфункционален проектен план на ClickUp предоставя ясна рамка за съгласуване на задачите, графиците и отговорностите, като гарантира успешно междуфункционално сътрудничество и навременна доставка.
Скритите разходи на несъгласуваните мултифункционални екипи
Когато отделите не са синхронизирани, губите ефективност и активно унищожавате печалбата. Ето колко ви струва това в реални пари и пропуснати възможности. 📊
Плащате на хората да вършат една и съща работа два пъти
Вашият маркетинг екип прекарва три дни в подготовката на презентация за клиенти. Междувременно отдел „Продажби“ създава своя собствена версия, защото не е знаел, че маркетингът работи по нея.
И двата екипа отчитат работното си време. И двата се чувстват продуктивни. Вие просто сте платили двойно за един резултат.
Умножете това по всеки проект и ще финансирате цяла армия от призрачни работници, които не произвеждат нищо ново.
🧠 Интересен факт: Skunk Works в Lockheed Martin през 40-те години на миналия век често се цитира като един от първите корпоративни примери за мултифункционални екипи. Инженери, дизайнери, тестери и др. работеха заедно в един фокусиран екип, за да създадат бързо модерни самолети при строги ограничения.
Оставяте важната информация да изчезне в пощенската кутия на някого
Важен клиент съобщава на отдела за поддръжка, че на вашия продукт липсва функция, от която той се нуждае спешно. Отделът за поддръжка я регистрира, но екипът, отговорен за продукта, никога не я вижда. Шест месеца по-късно този клиент преминава към конкурент, който го е изслушал.
Загубихте клиента, защото хората, които можеха да оправят нещата, никога не са чули, че има проблем.
📖 Прочетете също: Стратегии за маркетинг на растежа за разрастване на вашия бизнес
Празнувате победи, които нямат значение
Екипът по продажбите постига 120% от квотата, но половината от тези сделки се провалят в рамките на 90 дни, защото са продадени функции, които все още не съществуват.
Успехът на клиентите е с рекордни резултати по отношение на удовлетвореността, но приходите са стабилни, защото доволните клиенти не се разширяват.
Маркетингът генерира хиляди потенциални клиенти, които отдела по продажбите никога не се обажда.
Всички постигат целите си, но вашият бизнес все още се бори. Когато екипите се оптимизират за различни резултати, изграждането на екип се превръща в упражнение за отмятане на задачи, вместо в действително съгласуване.
Превръщате бързите решения в месечни дебати
Вашият конкурент пуска нов ценови модел и вашият екип трябва да реагира бързо. Но първо финансовият отдел трябва да го анализира. След това маркетинговият отдел трябва да прегледа съобщенията. След това правният отдел трябва да даде мнението си. И накрая, отделът по продажбите трябва да го тества.
Докато вие се движите, конкурентът ви вече е завоювал пазарния дял, за който сте говорили. Скоростта е конкурентно предимство, което сте отдали безплатно.
💡 Професионален съвет: Основете всяка инициатива на един-единствен показател за растеж, върху който всеки може да повлияе от своя ъгъл. Например, ако показателят е преминаване от пробна версия към платена, отдел „Продукт“ се фокусира върху процесите на въвеждане, отдел „Маркетинг“ оптимизира поддържането, а отдел „Поддръжка“ гарантира, че заявките от първата седмица се разрешават за по-малко от два часа. По този начин никой не работи в различна посока.
Губите добри служители, защото корпоративната култура награждава политиката
Вашият топ дизайнер представя решение, което би спестило на потребителите 10 часа седмично. Инженерният отдел казва, че това не е приоритет, докато отдел „Продукти“ настоява, че не се вписва в плана за развитие.
Шест срещи по-късно нищо не се е променило, освен мотивацията на вашия дизайнер. Тя актуализира автобиографията си, защото е уморена да води вътрешни войни, вместо да решава проблемите на клиентите.
Сътрудничеството на работното място няма никакъв смисъл, когато всяка добра идея умира в териториални битки.
🔍 Знаете ли? Едно проучване установи, че резултатите зависят от състава на екипа, организационния контекст (например как лидерите подкрепят екипа), вътрешните процеси (как комуникират, как определят нормите) и ясните мерки за оценка на резултатите. Екипите, в които липсва един от тези стълбове, често постигат по-слаби резултати.
Как ефективно да координирате мултифункционални екипи
Междинната функционална съвместна работа обединява разнообразни експертни познания, но когато всеки екип се движи в собствена посока, съгласуваността се нарушава.
Ето стъпка по стъпка ръководство, за да поддържате всички свързани и да работят заедно. 🫱
Стъпка #1: Определете общи цели и KPI
За да постигнете съгласуваност, започнете с единна цел, която свързва всички отдели. След това определете измерими ключови показатели за ефективност (KPI) за всеки екип, които са пряко свързани с тази по-голяма цел.
Проведете кратка среща за съгласуване с ръководителите на екипа, за да очертаете приоритетите и критериите за успех. Фокусирайте се върху резултатите. Например, вместо да казвате „увеличете клиентската база“, можете да формулирате целта като „увеличете активните потребители с 15% през това тримесечие“.
Маркетингът може да се занимава с генерирането на потенциални клиенти, Продуктовият отдел може да подобри завършването на онбординга, а Продажбите могат да превърнат повече пробни версии в клиенти. Всеки допринася за един и същ измерим резултат.
След като тези резултати са ясни, софтуерът за управление на задачи на ClickUp ги превръща в проследими постижения.
Създайте специален списък или папка за всяка цел на екипа или област на KPI и използвайте ClickUp Tasks, за да ги разделите. Добавете задачи, които представляват конкретни цели, етапи или ключови резултати. Използвайте подзадачи или списъци за проверка, за да разделите всяка цел на практически стъпки.
Да предположим, че екипът за растеж създава задача за своята цел за активиране на потребители – те могат да свържат подзадачи на кампании, планове за подобряване на въвеждането и скриптове за проследяване на клиенти на едно място.
Това помага на лидерите да видят как всяка функция допринася за по-голямата цел, като поддържа съгласуваността, основана на данни.
Стъпка 2: Определете отговорностите и работните процеси
След като целите са съгласувани, всеки трябва да знае как протича работата между отделите.
Изберете един критичен процес, в който участват няколко екипа. Например, вземете процеса на привличане на клиенти. Запишете всяка стъпка от момента на сключване на сделката до момента, в който клиентът започне да използва платформата ви.
Определете отговорник за всяка стъпка – не екип, а конкретно лице, което носи отговорност. След това бъдете конкретни относно това какво означава „завършено“ на всеки етап.
Когато отдела по продажбите каже, че е приключил предаването, това означава ли, че е попълнил формуляр, или че е провел 30-минутен разговор с отдела за успех на клиентите, за да обсъди подробностите по сметката и потенциалните рискове?
Документирайте правомощията за вземане на решения и в приложението за сътрудничество в екипа. Ето какво трябва да бъде абсолютно ясно:
- Кой взема окончателното решение, когато възникне въпрос относно искания за персонализиране?
- Кой решава дали да отложим или да доставим с намален обхват, когато сроковете се променят?
- Кой одобрява промените в бюджета, когато даден проект се нуждае от повече ресурси?
- Кой одобрява външните комуникации, преди да бъдат публикувани?
Съвет: Матрицата RACI прави това разграничение по-структурирано.
ClickUp Docs се превръща във вашия единствен източник на информация за документиране на процесите. Можете да създавате документи, които очертават целия работен процес, да възлагате отговорности на конкретни секции и да свързвате директно със съответните задачи.
Когато някой се присъедини към проект в средата на процеса, той прочита документацията, вместо да насрочва три срещи, за да разбере какво се случва.
Освен това, документът остава актуален, защото се намира в приложението за комуникация на екипа, където се извършва работата.
💡Съвет от професионалист: Създайте видеоклипове на процесите и всичко друго, което се нуждае от по-визуално обяснение, като използвате Clips в ClickUp. Вградете ги в основния документ и сте готови.
🤩 Бонус: шаблон!
Можете също да опитате шаблона за междуфункционален проектен план на ClickUp, за да опростите настройката.
Той включва етапи на задачите като Завършено, Документация, Стартиране, Одобрение за стартиране и Обработка, което позволява на екипите да следят ефективно напредъка. Освен това, персонализираните полета на ClickUp като Функционален екип, Документация завършена, Оторизиращ, Подписване и Членове на екипа помагат за проследяване на съществени атрибути и визуализиране на данните по проекта.
💡 Професионален съвет: Превърнете разпръснатите бележки в изпипана документация за секунди с ClickUp Brain MAX. Например, можете да помолите Brain MAX да изготви обзор на процеса от списъка ви със задачи или да обобщи скорошна синхронизация на проекта в ключови стъпки за действие. Това помага на екипите да актуализират документите по-бързо, като поддържат всеки процес актуален.
Стъпка 3: Въведете централизирани канали за комуникация
Изберете система и я направете стандартна за всички дискусии, свързани с проекта. Когато някой иска да даде обратна връзка за даден резултат, той го прави там. Когато възникне пречка, той я отбелязва там. Когато се вземат решения, те се документират там.
Определете ясни правила за това какъв тип комуникация се използва в различните ситуации:
- Спешните въпроси, които изискват незабавно внимание, се маркират директно в задачата, така че правилният човек да ги види веднага.
- Общите актуализации, които всеки трябва да види, се публикуват в канала на проекта, където са видими, но не пречат на работата.
- Стратегическите решения, които засягат няколко екипа, се документират в споделено пространство, където всеки може да ги прегледа по-късно.
- Обратната връзка за конкретни резултати се намира в коментарите към самата работа, така че контекстът никога не се губи.
ClickUp Chat позволява на екипите да водят разговори, без да преминават между пет различни инструмента. Можете да създавате канали за конкретни проекти, отдели или теми и да свързвате съобщенията директно със задачите, с които са свързани.
Проектният мениджър може да публикува актуализации за кампанията в чата, а колегите от отделите за маркетинг, продукти и дизайн могат да споделят бърза обратна връзка. Когато дадена идея или проблем изисква действие, това съобщение в чата веднага се превръща в задача в ClickUp.
Можете също да присвоявате коментари в ClickUp с @mentions, за да запазите обратната връзка точно там, където й е мястото – върху самата работа.
💡 Съвет от професионалист: Когато темите станат дълги, използвайте ClickUp Brain, за да обобщите дискусията автоматично. Екипите могат да спестят часове, за да наваксат, и нито едно важно решение няма да се изгуби.
Стъпка 4: Въведете редовни проверки и прегледи
Определете подходящия ритъм въз основа на скоростта, с която се движи вашата работа. Бързоразвиващите се продуктови екипи може да се нуждаят от ежедневни събрания, за да улавят бързо проблемите. По-дългосрочните стратегически инициативи може да се нуждаят от седмични синхронизации. Съгласуването в цялата компания вероятно се нуждае от месечни прегледи.
След това създайте отчетност, като документирате ангажиментите. Когато някой каже, че ще достави документацията за API до четвъртък, това се превръща в проследяван ангажимент. Когато дойде четвъртък и това не е направено, всички знаят.
Отделете време, за да прегледате какво работи и какво не. Ето какво трябва да проверявате на всеки две седмици:
- Предаването на задачите протече гладко или работата закъса, докато се чакаше друг екип?
- Има ли някой, който е бил блокиран, защото не е разполагал с необходимата информация или ресурси?
- Открихме ли несъгласувани приоритети, които караха екипите да работят един срещу друг?
- Полезни ли са нашите срещи или хората губят интерес, защото нищо не се решава?
Използвайте тези идеи, за да коригирате процеса си.
ClickUp Automations се занимава с повтарящите се настройки, за да се гарантира, че тези проверки действително се извършват. Можете да създадете правила, които автоматично уведомяват ръководителите на екипи всеки петък да подадат седмичните си актуализации или да задействат напомняния три дни преди крайния срок за тримесечните прегледи.
Джоузеф С. Кан споделя опита си с използването на ClickUp в Hum JAM:
ClickUp е най-невероятният „всичко в едно” инструмент за автоматизация на екипи, който проследява, автоматизира и измерва успеха на екипа. Повярвайте ми, когато казвам, че вашият екип не може да живее без този инструмент.
ClickUp е най-невероятният „всичко в едно” инструмент за автоматизация на екипи, който проследява, автоматизира и измерва успеха на екипа. Повярвайте ми, когато казвам, че вашият екип не може да живее без този инструмент.
🔍 Знаете ли? Подходът Scrum (от Takeuchi & Nonaka 1986) използва идеята от ръгбито, където мултифункционален екип се движи заедно през припокриващи се фази на развитие. Това означава по-малко чакане, повече сътрудничество и по-добра скорост.
Стъпка 5: Следете напредъка и повтаряйте непрекъснато
Повишете прозрачността на ежедневния си работен процес. Всеки екип трябва да знае текущото си състояние спрямо целите, предстоящите срокове и всички пречки, които засягат другите екипи.
Създайте табла за управление в ClickUp, за да покажете напредъка в реално време, така че хората да могат сами да намерят нужната им информация.
Ето какво да гледате:
- Процентът на изпълнени задачи показва дали екипите изпълняват поетите ангажименти или постоянно пропускат крайните срокове.
- Цикълът показва колко дълго трае всяка фаза и къде се образуват пречки в проекта.
- Проследяването на зависимостите показва кога един екип чака друг и колко често предаването на задачи води до забавяния.
- Разпределението на натоварването показва дали някои екипи са претоварени, докато други имат капацитет да помогнат.
- Напредъкът по целите показва дали индивидуалната работа на всеки един от екипа допринася за постигането на целите на цялата компания.
Търсете модели, които показват несъответствие. Ако екипът по дизайн постоянно доставя навреме, но инженерите винаги изостават, може да имате проблем с ресурсите или с оценката. Ако успехът на клиентите продължава да ескалира същите проблеми, екипът по продуктите може да не дава приоритет на правилните корекции.
💡 Съвет от професионалист: Поддържайте системата интелигентна с AI агентите на ClickUp. Например, конфигурирайте агент, който да:
- Открийте кога дадена задача е блокирана поради неизпълнени зависимости
- Автоматично актуализирайте статуса на задачата на Блокирана.
- Уведомете съответния екип чрез чат за препятствието.
- Публикувайте обобщение на AI карта, показваща всички текущи пречки в таблото ви.
3 реални примера за междуфункционално съгласуване, което води до резултати
Ето три примера, в които съгласуването на мултифункционалните екипи доведе до измерими успехи.
1. Моделът „Squad“ на Spotify
До 2012 г. Spotify се бореше с типичните проблеми, свързани с мащабирането – екипи, които чакаха одобрения, функции, заседнали в лимбо при предаването, и цикли на пускане, които се проточваха с месеци.
Те се преструктурираха в автономни екипи, като всеки от тях включваше дизайнери, разработчици, продуктови мениджъри и анализатори на данни, които работеха заедно от концепцията до пускането на продукта.
Какво се промени:
- Всеки екип отговаряше за конкретна част от продукта от начало до край и можеше да пуска актуализации, без да се налага да преминава през бюрократични процедури.
- Екипите преминаха към непрекъснато внедряване , защото хората, които трябваше да вземат решения, бяха в една и съща стая.
- Скоростта на вземане на решения се увеличи драстично , тъй като екипите не се нуждаеха от одобрение от различни отдели.
📮ClickUp Insight: 34% от решенията зациклят в очакване на одобрение от мениджмънта, а други 33% се забавят по време на междуфункционалното сътрудничество.
Превод? Твърде много готвачи, недостатъчно яснота. 👥
Функциите „Assigned Comments“ (Присвоени коментари) и „Watchers in Tasks“ (Наблюдатели в задачите) на ClickUp улесняват включването на подходящите хора в процеса на вземане на решения в подходящия момент – вече няма да има моменти, в които се питате „кой отговаря за това?“. Всички са информирани, съгласувани и отчетни.
2. Процесът „Работа назад“ на Amazon
Amazon се справя с несъответствията, преди те да станат скъпи.
Преди да създадат нов продукт или функция, екипите пишат примерно прессъобщение и често задавани въпроси, сякаш продуктът вече е пуснат на пазара.
Екипите по инженеринг, продукти, маркетинг и операции допринасят за тези документи, показвайки как мениджърите по растеж могат да координират мултифункционалните екипи около резултатите за клиентите, вместо около целите на отделните отдели.
Ето защо това работи:
- Несъответствията в екипната работа се проявяват рано, когато все още е лесно да се поправят.
- Екипите се споразумяват как изглежда организационният успех, преди някой да напише код.
- Нуждите на клиентите остават в центъра на решенията, защото ако не можете да напишете убедително прессъобщение, вероятно не трябва да го създавате.
3. Производствената система на Toyota
През 50-те години на миналия век повечето производители държаха фабричните работници и дизайнерските екипи напълно разделени. Toyota направи нещо различно: даде на работниците от поточната линия правото да спират производството и да викат инженерите директно на място, когато забележат проблеми. Това стана известно като система „андон корд“.
Въздействието беше значително:
- Качеството на продукта се подобри значително, защото хората, които произвеждат автомобилите, могат веднага да сигнализират за проблеми.
- Циклите на разработване на продукти бяха съкратени , тъй като инженерите получаваха обратна връзка в реално време от работниците, които сглобяваха превозните средства.
- Проблемите се решаваха по-бързо , защото хората, които разбираха проблема, и хората, които можеха да го решат, вече не работеха в отделни светове.
🧠 Интересен факт: Мултифункционалните екипи, които се отличават с умения за търсене на информация (търсене на външни данни) и силна вътрешна съгласуваност (всички споделят информация и решения), са значително по-устойчиви при възникване на проблеми. Ако екипът не разполага с такава вътрешна интеграция, предимството му намалява значително.
Синхронизирайте екипа си с ClickUp
Мениджърите по растеж се сблъскват с едно постоянно предизвикателство: да поддържат всички екипи на една и съща страница. Всяка функция има свои приоритети, но напредъкът зависи от това колко добре тези движещи се части работят заедно.
ClickUp прави това да изглежда естествено. Всяка дискусия, цел и задача се свързва на едно място, така че екипите виждат напредъка в реално време.
Мениджърите по растеж могат да проследяват инициативите, да изясняват следващите стъпки и да държат всички отговорни, без да забавят темпото.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и дайте на вашите екипи пространство да растат заедно! ✅
Често задавани въпроси (FAQ)
Мениджърите по растеж разчитат на няколко екипа, за да постигнат общите цели. Съгласуваността гарантира, че всеки разбира приоритетите, сроковете и отговорностите. Когато екипите работят синхронизирано, проектите вървят по план, решенията се вземат по-бързо и резултатите се подобряват.
ClickUp обединява цялата работа – задачи, табла, чатове и документи – в едно свързано пространство. Мениджърите по растеж могат да проследяват напредъка, да разпределят отговорности, да организират дейности за изграждане на екип и да поддържат дискусии, свързани със самата работа. ClickUp прави сътрудничеството ясно, прозрачно и лесно за управление между отделите.
Несъгласуваността води до дублиране на работата, пропуснати срокове и противоречиви приоритети. Екипите губят контекста, комуникацията се прекъсва и напредъкът забавя. С течение на времето това води до загуба на ресурси и отслабва усилията за растеж, което затруднява постигането на бизнес целите.
Проследяването на целите свързва индивидуалните задачи с по-големи цели. Когато всеки вижда как работата му допринася за общите цели, сътрудничеството става естествено и целенасочено. Това изгражда отговорност, подобрява прозрачността и укрепва сплотеността на екипа.