Започвали ли сте някога разработката на продукт и сте установили, че половината от екипа обсъжда какво да се разработи, докато другата половина вече е затънала до колене в обсъждането на това как да се разработи?
В динамични екипи този вид объркване в продуктовата документация е рецепта за катастрофа. Въпреки това, дори опитни професионалисти често не правят ясно разграничение между документ с продуктови изисквания (PRD) и документ с функционални изисквания (FRD).
В тази публикация в блога ще разгледаме PRD и FRD веднъж завинаги, включително какво представляват, как се различават и кога всеки от тях е най-важен. Като бонус ще разгледаме и как ClickUp ви помага да пишете тези документи. 🏁
Какво е документ с изисквания към продукта (PRD)?
Документът с изисквания към продукта (PRD) е изчерпателен документ, който очертава всички необходими спецификации, характеристики, функционалности и очаквани поведения за разработвания продукт.
PRD служи като единствен източник на информация за мултифункционални екипи, включително разработка, дизайн, QA и бизнес заинтересовани страни, през целия жизнен цикъл на продукта. Той е стратегически създаден, за да свърже бизнес целите, нуждите на потребителите и функциите на високо ниво.
Документът формулира цели, като повишаване на ангажираността или увеличаване на приходите, и свързва всяка функция с реални проблеми на потребителите и желани резултати.
Приоритизиран въз основа на бизнес въздействието и релевантността, PRD поддържа фокуса на екипите върху създаването на решения, които обслужват както пазара, така и по-широката стратегия на компанията.
Примерни раздели в PRD
Ето някои примерни раздели, които често се срещат в PRD:
- Общ преглед на продукта обобщава какво представлява продуктът или функцията, защо се създава и как се вписва в цялостната стратегия.
- Целите и задачите определят бизнес целите и критериите за успех.
- Целевите потребителски профили описват за кого е предназначен продуктът, техните нужди, поведение и проблеми.
- Потребителските истории и примери за употреба обясняват как потребителите ще взаимодействат с продукта чрез реални сценарии.
- Характеристики и функционалности избройте основните характеристики и очакваното поведение на продукта
- Предположения и зависимости очертават предположенията за планиране и външните фактори, които могат да повлияят на доставката.
- График и етапи очертават основните фази, резултати и цели за пускане на пазара.
Други аспекти, които трябва да се отбележат, включват критерии за приемане, нефункционални изисквания към проекта, показатели за ефективност и KPI, както и всички въпроси или рискове, свързани с проекта.
🚀 Предимство на ClickUp: Шаблонът за документи с изисквания към продукта на ClickUp е готова за употреба рамка, която улеснява съгласуването, сътрудничеството и яснотата през целия цикъл на разработване на продукта.
Създаден в ClickUp Docs, шаблонът за документ с изисквания към продукта води екипите през всички съществени раздели, включително цели, целеви потребители, истории на потребители, функции, критерии за приемане и графици. Той поддържа редактиране в реално време, възлагане на задачи и коментиране директно в документа.
💡 Професионален съвет: Включете контролни точки за преглед при изготвянето на PRD. Отбележете етапите, на които ръководството в областта на дизайна, инженерството и продуктите трябва да потвърди разбирането си, преди да продължи напред, като поддържате строга съгласуваност между бизнес екипите.
Какво е документ с функционални изисквания (FRD)?
Документът с функционални изисквания (FRD) е официален документ, който ясно описва конкретните функционалности, характеристики и поведение, които една система или софтуер трябва да притежават, за да отговарят на бизнес нуждите.
Взема целите и основните характеристики от PRD и ги превръща в подробни системни изисквания.
FRD определя какво трябва да прави продуктът или системата, като описва очакваните операции, взаимодействията с потребителите, обработката на данни и резултатите, без да уточнява как тези функции трябва да бъдат реализирани.
Освен това, той служи като договор между бизнес заинтересованите страни и екипа за разработка, като гарантира общо разбиране за функционалните възможности на продукта.
Примерни раздели в FRD
Ето някои примерни раздели, които често се срещат в документа за анализ на изискванията:
- Въведение и цел обяснете целта на документа, неговия обхват и целевата аудитория.
- Общият преглед на системата описва архитектурата на системата и как тя се вписва в по-голямата продуктова
- Работните потоци и процесите отразяват стъпка по стъпка операциите и взаимодействията на потребителите.
- Потоците от данни и изискванията определят входните данни, изходните данни, форматите, източниците и правилата за обработка.
- Изисквания към потребителския интерфейс и wireframes илюстрират екрани и взаимодействия
- Изискванията за интеграция описват как системата взаимодейства с други системи или API.
Други раздели включват нефункционални изисквания, критерии за приемане, предположения и зависимости, както и речник.
🚀 Предимство на ClickUp: Шаблонът за функционални изисквания на ClickUp превръща високотехнологичните идеи за продукти в подробни и приложими системни изисквания.
Шаблонът за функционални спецификации е пригоден за инженерни екипи, продуктови мениджъри и QA анализатори. Той предоставя на всички заинтересовани страни ясно разбиране за основните елементи, включително функционални спецификации, потоци от данни, изисквания към потребителския интерфейс и критерии за приемане.
💡 Професионален съвет: Включете симулации на крайни случаи. За функцията за качване на файлове, посочете максималния размер на файла, неподдържаните формати и поведението, когато се достигнат лимитите за съхранение. Инженерите могат да пишат солиден код, а QA може да тества точно.
Документи за продуктови изисквания и функционални изисквания: основни разлики
Ето разбивка на PRD и FRD, за да избегнете несъгласувани приоритети, объркани екипи и забавяния в внедряването:
| Критерии | PRD | FRD |
| Аудитория | Бизнес заинтересовани страни, продуктови мениджъри, мултифункционални екипи | Системни анализатори, инженерни/технически екипи, разработчици |
| Фокус | Бизнес цели, нужди на потребителите, стойност на продукта, „какво” и „защо” | Поведение на системата, „как“ изискванията се превръщат в технически характеристики |
| Формат | Фокусирани върху потребителя, ориентирани към визията, високо ниво на функционалност, примери за употреба | Системно ориентирани, подробни функционални спецификации, потоци от данни, макети |
| Ниво на детайлност | Високо ниво, широко покритие, може да включва някои нефункционални изисквания. | Подробни, приложими спецификации за инженеринг, специфични за дадено издание |
| Собственик | Продуктов мениджър, понякога бизнес анализатор | Системен анализатор, ръководител инженер, понякога бизнес анализатор |
| Етап от жизнения цикъл | Ранно идеиране, планиране и съгласуване на целите | Проектиране на решения, подготовка за изграждане и QA |
| Цел на употреба | Съгласуване на бизнес визията, комуникиране на приоритетите | Превръщане на целите на продукта в технически спецификации и решения |
| Честота на промените | Променя се по-рядко; свързан е със стратегически бизнес решения | Може да бъде актуализирано по време на разработката, тъй като техническите решения се развиват. |
| Примерно съдържание | Цел, задачи, истории на потребители, списък с функции, случаи на употреба и ограничения | Функционални потоци, бизнес процеси, wireframes и интеграция на данни |
Кога да използвате PRD и кога FRD
Да знаете кога да използвате PRD и кога FRD зависи изцяло от етапа на проекта ви и нивото на детайлност, от което се нуждае екипът ви.
Започнете с PRD в началото на жизнения цикъл на продукта. Използвайте го, за да определите какво трябва да постигне продуктът и защо, като се фокусирате върху бизнес целите, нуждите на потребителите и функциите на високо ниво.
Това е идеален начин да се съгласуват заинтересованите страни, да се определят приоритети и да се гарантира, че всички разбират целта и очакваните резултати от продукта или функцията.
Преминайте към FRD, след като PRD е установен и екипът е готов да превърне целите в технически спецификации.
Този документ с изисквания към софтуера трябва да опише подробно как точно трябва да функционира системата. Това е особено важно за сложни инженерни проекти, регулирани среди или когато няколко екипа за разработка се нуждаят от ясен план, който да следват.
Ето няколко въпроса, на които трябва да отговорите, за да разберете дали трябва да комбинирате двата документа:
- Проектът достатъчно малък или гъвкав ли е, за да съчетае високопоставените цели с техническите детайли?
- Как ще се управляват контролът на версиите и сътрудничеството, ако един документ служи и за двете цели?
- Може ли един документ да запази ясни бизнес целите и функционалните детайли за всички заинтересовани страни?
🔍 Знаете ли, че... Концепцията за FRD придоби популярност в рамките на военни проекти, особено през 80-те години на миналия век. Стандартът MIL-STD-2167A на Министерството на отбраната на САЩ, въведен през 1985 г., подчертава необходимостта от подробни спецификации на софтуерните изисквания, което бележи значителна промяна към структурирана документация в проектите за отбранителен софтуер.
📖 Прочетете също: Документи с изисквания към продукта: експертен наръчник
Как ClickUp помага за създаването и управлението на PRD и FRD
Софтуерът за управление на продукти ClickUp е всичко в едно приложение за работа, което комбинира управление на проекти, управление на знания и чат – всичко това подкрепено от изкуствен интелект, който ви помага да работите по-бързо и по-умно.
Софтуерът за управление на документи предоставя на екипите всичко необходимо за ефективно документиране, сътрудничество и изпълнение.
Създайте жива документация
С ClickUp Docs създаването на структурирани PRD и FRD става лесно.
Да предположим, че продуктов мениджър пуска на пазара ново мобилно приложение. Той може да начертае общата картина на продукта, целевата аудитория и историите на потребителите в споделен документ.
Искате да поддържате екипа в правилната посока? Вградете интерактивни списъци за изискванията към функциите, използвайте таблици, за да приоритизирате задачите, и добавете изгледи на таблици или табла, за да визуализирате графиците и зависимостите.
От страна на FRD, същият екип може да се впусне в подробни работни процеси, функционални спецификации и потоци от данни с вложени документи.
Използвайте Docs за неговото богато форматиране на текст, кодови блокове, вграждане на мултимедия, инженерни шаблони и коментиране в реално време.
Напишете изключителни PRD с ClickUp:
Свържете задачите с работните процеси
ClickUp Docs ви позволява да свържете секциите на PRD директно с задачите на FRD ClickUp в работното си пространство, създавайки ясна връзка между целите на високо ниво и техническите детайли по изпълнението.
Например, ако PRD определя „многоетапен процес на плащане“, всяка стъпка може да бъде свързана със съответните задачи на FRD, включително системни входове/изходи и поведение на потребителския интерфейс.
Всяка актуализация в PRD автоматично се пренася към свързаните задачи, като по този начин документацията и изпълнението се синхронизират в целия екип.
📮 ClickUp Insight: 40% от мениджърите определят успеха като постигане или надхвърляне на целите, докато други посочват сроковете (23%), растежа на екипа (11%) или обратната връзка от заинтересованите страни (13%).
Но успешните резултати от проектите не се постигат просто така. Те са възможни благодарение на отлични процеси.
С ClickUp можете да създадете проект, който предлага и двете. Използвайте таблата за управление, за да следите напредъка в реално време, и ClickUp Docs + Tasks, за да поддържате ясни очаквания и да сте свързани на всеки етап от процеса.
💫 Реални резултати: Boardriders доставиха активите с 4 седмици по-бързо, като използваха инструментите за управление на графика и сътрудничество на ClickUp.
🌟 Бонус: AI агентите на ClickUp могат да автоматизират, оптимизират и подобрят процеса на планиране и разработване на продукти. Персонализирайте агентите, за да:
- Създавайте или редактирайте секции на PRD, обобщавайте изискванията или превръщайте обратната връзка от заинтересованите страни в практически действия.
- Организирайте пътни карти за продуктите, разпределяйте задачите, разпределяйте ресурсите и проследявайте напредъка.
- Извличайте релевантна информация от документи, задачи и чатове, за да вземете информирани решения за планирането.
- Свържете се с външни инструменти (като GitHub, GitLab, Bitbucket и Figma), за да оптимизирате потока от информация и да автоматизирате рутинните задачи по разработката.
- Отговаряйте на въпроси за кода и дори създавайте готови за производство pull заявки (с интеграции като Codegen).
Получете помощ, базирана на изкуствен интелект
ClickUp Brain действа като съотборник, задвижван от изкуствен интелект, който помага на екипите да изготвят, обобщават и усъвършенстват съдържанието в PRD и FRD.
AI Writer for Work използва контекста от всички документи, задачи и разговори, като гарантира, че вашата документация е точна, кратка и приложима. Той може дори да предлага редакции, да генерира съдържание или да подчертава пропуски в изискванията.
Ето няколко съвета, които можете да използвате:
- Обобщете този PRD в едностраничен обзор за мениджърите.
- Извлечете всички функционални изисквания, свързани с работния процес на плащанията, от този FRD.
- Изгответе критерии за приемане на функционалността за търсене въз основа на тези потребителски истории.
🚀 Предимство на ClickUp: ClickUp Brain MAX, десктоп асистентът с изкуствен интелект, е цялостен инструмент за продуктивност, който обединява всички аспекти на вашата работа. Не е необходимо да управлявате няколко приложения с изкуствен интелект като ChatGPT, Claude или Gemini; той централизира всичко в един абонамент, един интерфейс и един източник на информация за вашия екип.
Ето какво предлага:
- Автоматизация между приложения: Задействайте работни процеси и намирайте информация в ClickUp, Google Drive, Notion, GitHub, OneDrive, SharePoint и други.
- Интерфейс с гласово управление: Взаимодействайте чрез текст или глас, за да диктувате задачи, обобщения и работни процеси.
- Мултимоделна изкуствена интелигентност: Изберете между ChatGPT, Claude и Gemini, за да си осигурите най-добрия модел за всеки сценарий.
Осигурете видимост за заинтересованите страни
ClickUp Dashboards предоставя централизирана визия на цялата ви работа с PRD и FRD, превръщайки сложните данни по проекта в прости, практични визуализации. С помощта на персонализирани карти екипите могат да следят задачите, графиците и напредъка в реално време.
Ето как можете да използвате различните карти в действие:
- Списък със задачи: Проследявайте всички функции на продукта, описани в документа с изисквания към софтуера, и наблюдавайте задачите за всеки функционален компонент.
- Бар/линейна диаграма: Анализирайте завършеността на функциите във времето за PRD или сравнете очакваното с действителното време за разработка за FRD задачи, за да подчертаете разликите в ефективността.
- Текстова карта: Добавете резюме на целите на PRD или бележки, които изясняват конкретните технически изисквания на FRD за екипа.
Ето какво казва Раул Бесера, продуктов мениджър в Atrato, за използването на инструмента за управление на продуктовия беклог:
Осъзнахме, че ни липсва ефективен начин за проследяване на задачите и нямаме ясна представа за това, което прави продуктовият екип, затова започнахме да търсим нова платформа. Тогава открихме ClickUp. Платформата беше перфектната комбинация – не беше прекалено техническа и объркваща, нито прекалено елементарна. Тя ни даде гъвкавостта да създаваме, преместваме и организираме екипи и проекти по свой собствен начин.
Осъзнахме, че ни липсва ефективен начин за проследяване на задачите и нямаме ясна представа за това, което прави продуктовият екип, затова започнахме да търсим нова платформа. Тогава открихме ClickUp. Платформата беше перфектната комбинация – не беше прекалено техническа и объркваща, нито прекалено елементарна. Тя ни даде гъвкавостта да създаваме, преместваме и организираме екипи и проекти по свой собствен начин.
Търсите съвети за използването на изкуствен интелект за техническа документация? Гледайте това видео:
Добавете ClickUp като „изискване“ във вашия продуктов работен процес!
PRD и FRD служат за различни цели, но са двете страни на една и съща монета. PRD определя „какво” и „защо”, докато FRD определя „как”.
ClickUp оптимизира и двата документа в едно конвергентно AI Workspace, обединена цифрова среда, която интегрира множество инструменти и работни процеси в една платформа.
Очертайте вашите PRD, превърнете ги в подробни FRD, разпределете задачи, проследявайте зависимости и сътрудничество с вашия екип, без да преминавате между различни инструменти. Освен това, с помощта на AI от ClickUp Brain, процесът на документиране става още по-лесен.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес! ✅
Често задавани въпроси (FAQ)
Не винаги. За по-малки проекти или екипи, които използват Agile, може да се справите само с PRD или дори с комбиниран документ. Но ако проектът ви е сложен, строго регулиран или има няколко екипа, които работят паралелно, наличието и на двете може да предотврати объркване.
PRD обикновено се изготвя от продуктовия мениджър, с участието на дизайнери, разработчици и заинтересовани страни. Бизнес анализаторите или системните анализатори обикновено се занимават с FRD, превръщайки PRD в подробни технически изисквания, работни процеси и системни поведения.
Да, особено за по-малки проекти или Agile спринтове. Можете да създадете единен, изчерпателен документ, който обхваща както какво прави продуктът (PRD), така и как функционира (FRD). Но при по-големи или по-сложни проекти често е по-добре да ги държите отделно.
Макар че можете да започнете с Microsoft Word или Google Docs, сътрудничеството и контролът на версиите могат да се окажат трудни при по-големи екипи. ClickUp се откроява като една от най-добрите опции за създаване както на PRD, така и на FRD. ClickUp Docs ви позволява да създавате структурирани, лесни за навигация документи с вградени таблици, списъци за проверка и визуални елементи. Освен това, ClickUp Brain ви помага да пишете по-бързо, да обобщавате дълги бележки и да се уверите, че нищо не е пропуснато.