Като нов продуктов мениджър, едно от първите неща, с които ще се сблъскате, е букетът от документи: BRD, PRD, SRD и списъкът продължава.
Може да ви се струва, че се борите с безкрайни акроними, само за да започнете.
Две от най-важните неща, които трябва да усвоите в началото, са документът с бизнес изисквания (BRD) и документът с продуктови изисквания (PRD).
Тези документи може да изглеждат сходни, но служат за много различни цели и объркването им може да доведе до сериозни проблеми впоследствие.
Как да ги различите и, по-важното, кога да използвате всеки от тях? Нека разгледаме по-подробно. 📋
Какво е документ за бизнес изисквания (BRD)?
Документът с бизнес изисквания (BRD) е официален доклад, който очертава бизнес целите, задачите и нуждите на високо ниво. Той обяснява какво и защо на даден проект или функционалност на продукт.
BRD служи като основно ръководство, което гарантира, че бизнес анализаторите, продуктовите мениджъри и проектните мениджъри са на едно мнение по отношение на бизнес целите.
Мислете за него като за декларация за намерения. Определянето на показателите за бизнес целите ще изясни въздействието на вашия проект и ще ви помогне да определите приоритетите си. То също така ще обедини вашия екип и ще го накара да се движи в една и съща посока.
Нека разберем основните компоненти на документа. 👇
- Изпълнително резюме: Резюме на целия документ, очертаващо изискванията на проекта.
- Цели на проекта/функцията: Описание на целите на проекта (или целите на функцията), задачите и резултатите.
- Обхват на проекта и бизнес изисквания: Определение на обхвата на работата, за да се остане в рамките на определените граници.
- Заинтересовани страни: Идентифициране на ключовите заинтересовани страни в проекта с конкретни роли и отговорности.
- График: Подробен график на проекта, включващ различните фази в рамките на проекта.
- Бюджет, включващ анализ на разходите и ползите: Конкретен бюджет с свързаните с проекта разходи и очаквани ползи. Анализът на разходите и ползите помага да се изготви обосновка за възвръщаемостта на инвестицията (ROI) на проекта.
- Ограничения: Всички ограничения на проекта, които могат да възникнат, и ресурсите за преодоляването им.
Ето един удобен шаблон за BRD, който ще ви помогне да определите нуждите на проекта си за нула време.
ClickUp Документ с бизнес изисквания Шаблон
Шаблонът на ClickUp за документ с бизнес изисквания предоставя солидна рамка за очертаване на бизнес решението за вашия проект. Той ясно дефинира целите и резултатите от проекта, като гарантира, че всички членове на екипа са на една вълна.
С този шаблон можете лесно да създадете подробни спецификации, за да направите изискванията на проекта си прозрачни и лесни за следване.
Тестването на вашето решение е друга важна стъпка, в която този шаблон се отличава. Можете да документирате тестовите случаи директно, което позволява лесно справяне по време на фазата на тестване. По този начин можете да валидирате всяко изискване спрямо реални сценарии преди внедряването.
Какво е документ за изисквания към продукта (PRD)?
Документът с изисквания към продукта (PRD) е проект на продукта, който определя неговото предназначение, характеристики, функционалност и поведение. Това е ръководство за бизнес, технически и разработващи екипи, които работят по продукта, и ви помага да се справите с рисковете на ранен етап.
Като продуктов мениджър, вие сте отговорни за съставянето на PRD. И така, какво точно включва той? Нека го разгледаме по-подробно. ⚒️
- Описание на продукта: Предоставя обща информация за продукта и как той се вписва в по-широката пазарна или фирмена визия.
- Цел: Подробности защо се разработва продуктът и конкретните бизнес проблеми, които той цели да реши.
- Целева аудитория: Идентифицира крайните потребители, за да разбере техните проблеми и очаквания, като често включва демографски данни и поведение на потенциалните потребители.
- Основни характеристики: Подчертава основните характеристики и функционалност на продукта, като всяка характеристика е разбита за по-голяма яснота.
- Дизайн на потребителския интерфейс: Фокусира се върху външния вид и усещането от продукта, като подробно описва как потребителите ще взаимодействат с него.
- Технически спецификации: Обхваща техническите детайли за инженерния екип, включително софтуерна архитектура, съхранение на данни, изисквания за производителност и рамки.
PRD е живо документ, който постоянно актуализирате с напредването на жизнения цикъл на продукта.
Добре изготвеният PRD превръща бизнес целите на високо ниво в подробни и изпълними стъпки, като се фокусира върху нуждите на потребителите и техническите спецификации.
Документът също така подчертава дали продуктът отговаря на нуждите и очакванията на клиентите. Като се фокусира върху перспективата на потребителя и определя техническите специфики, PRD помага на екипите да създават продукти, които са функционални и ефективни. Това води до по-добри резултати както за бизнеса, така и за крайните потребители.
Време е да изготвите PRD? Този шаблон ще ви помогне да го направите бързо и ефективно.
Шаблон за документ с изисквания към продукта на ClickUp
Шаблонът за документ с изисквания към продукта на ClickUp предоставя структуриран формат за дефиниране на всеки аспект на вашия продукт, от неговата цел до основните функции и техническите изисквания.
Той служи като централна точка за сътрудничество между екипите по продукти, дизайн и инженеринг. Този шаблон ще гарантира съгласуваност и ефективна комуникация през целия цикъл на разработване на продукта.
Това е незаменим справочник, който помага на всички да бъдат в синхрон и улеснява вземането на решения.
🌟 Прочетете също: Документи с изисквания към продукта: Ръководство за експерти
Осъзнахме, че ни липсва ефективен начин за проследяване на задачите и нямаме ясна представа за това, което прави продуктовият екип, затова започнахме да търсим нова платформа. Тогава открихме ClickUp. Платформата беше перфектната комбинация – не беше прекалено техническа и объркваща, нито прекалено елементарна. Тя ни даде гъвкавостта да създаваме, преместваме и организираме екипи и проекти по свой собствен начин.
Осъзнахме, че ни липсва ефективен начин за проследяване на задачите и нямаме ясна представа за това, което прави продуктовият екип, затова започнахме да търсим нова платформа. Тогава открихме ClickUp. Платформата беше перфектната комбинация – не беше прекалено техническа и объркваща, нито прекалено елементарна. Тя ни даде гъвкавостта да създаваме, преместваме и организираме екипи и проекти по свой собствен начин.
PRD и BRD: основни разлики
PRD и BRD – каква е реалната разлика? Тези два документа са ключови и се отнасят до различни части от проекта.
Нека разгледаме как всеки от тях играе уникална роля. 📊
1. Цел
PRD се фокусира върху това как функционалността и характеристиките на даден продукт могат да отговорят на бизнес нуждите. То се фокусира върху как да се постигнат резултати.
💡Пример: Продуктът е мобилно банково приложение с функции като показване на баланса по сметката, прехвърляне на средства и многофакторна автентификация за iOS и Android.
🔎 Фокус: Характеристиките и функционалността на мобилното приложение трябва да бъдат проектирани и създадени така, че да отговарят на бизнес целта.
BRD определя бизнес нуждите или проблемите на високо ниво, които проектът или продуктът ще адресира. Той се фокусира върху това, което бизнесът цели да постигне.
💡 Пример: Бизнесът се нуждае от по-удобен начин за клиентите да управляват финансите си, за да увеличи задържането с 15% и да намали посещенията в клоновете с 30% през следващата година.
🔎 Фокус: Бизнес целта е подобряване на удобството и задържането на клиентите.
2. Аудитория
PRD е насочено към:
- Развойни екипи – инженери, дизайнери, техници
- Екипи за осигуряване на качеството
- Продуктови мениджъри
BRD се отнася до:
- Бизнес заинтересовани страни
- Висшето ръководство
- Маркетинг екипи
- Външни клиенти
Прочетете също: 10 безплатни шаблона за инженери по софтуер и продукти
3. Обхват
PRD има тесен обхват и се фокусира върху специфичните за продукта характеристики и възможности. Става въпрос за детайлите – как точно ще функционира продуктът, техническите изисквания, крайни случаи и истории на потребители.
💡Пример: PRD за мобилно приложение може да включва подробности като вход с пръстов отпечатък, дизайн на основния табло и механизми за обработка на грешки.
От друга страна, BRD обхваща цялостната картина, като се фокусира върху общите бизнес цели и стратегии. Той не се впуска в подробностите за това как ще бъдат изградени нещата.
💡Пример: BRD може да очертае цели като „увеличаване на ангажираността на клиентите“ или „осигуряване на бърз достъп до банкови услуги“. То също така засяга нуждите на пазара и очакваната възвръщаемост на инвестициите.
4. Основни цели
PRD предоставя ясни и практични насоки на екипа за разработка за създаването на продукт. То преодолява разликата между бизнес изискванията и техническото изпълнение, като гарантира, че продуктът прави това, което бизнесът е планирал да постигне.
Междувременно целта на BRD е да съгласува всички по отношение на бизнес нуждите и да създаде обща визия за проекта. То помага да се изясни защо се реализира проектът и гарантира, че всички разбират неговата цел.
Прочетете също: 10 съвета как да работите по-бързо и да свършите работата си
Кога да използвате BRD и PRD
Не сте сигурни дали в момента се нуждаете от BRD или PRD?
Ето по-подробна информация за това кога да използвате всеки от тях. 📂
Примери за употреба на BRD
BRD обикновено се създава в началото на проекта. То гарантира съгласуваност между заинтересованите страни, минимизира неяснотите и помага за идентифициране на потенциалните рискове. То е от решаващо значение и за осигуряване на подкрепата на ръководството и одобрение на бюджета.
Ето кога е добре да изготвите BRD:
- Планиране на проекти и определяне на стратегическа посока: Използвайте BRD, за да очертаете нуждите и целите на проекта, като се уверите, че всички са на една и съща страница и избегнете скъпи забавяния, свързани с промени в обхвата.
- Създаване и замяна на приложения: Съберете всички бизнес изисквания, необходими за създаване на ново приложение или замяна на старо в този документ.
- Отговаряне на запитвания за предложения (RFP): Изгответе BRD, за да отговорите на RFP за нови проекти, като подробно опишете бизнес нуждите и очакванията.
- Определяне на бизнес нуждите: Ако дадена компания се разраства, BRD помага да се определят и документират необходимите бизнес нужди.
- Решаване на бизнес проблеми: BRD помага за подробно описание на бизнес проблемите и желаните резултати.
- Приоритизиране на пазарните нужди: Влизате на нов пазар? BRD идентифицира ключовите възможности и ги съгласува с бизнес целите.
Знаете ли? Други видове бизнес документи, като документ за функционални изисквания (FRD) и документ за пазарни изисквания (MRD), се използват съответно от инженерните и маркетинговите отдели. Документът за софтуерни изисквания (SRD) определя функциите и стандартите за производителност на софтуера. Често той очертава и функциите и подробностите, които продуктът трябва да притежава, за да отговори на нуждите на вътрешните и външните заинтересовани страни.
Примери за употреба на PRD
PRD се използва през целия цикъл на разработване на продукта. Започва с дефиниране на продукта и неговите изисквания и продължава с гарантиране, че продуктът е създаден според плана.
Ето някои примери за употреба на PRD:
- Превръщане на бизнес нуждите в продуктови функции: Документът очертава как ще функционира даден продукт и изброява неговите функции.
- Предоставяне на ясни изисквания: PRD определя техническите подробности, така че разработчиците да знаят точно какво трябва да бъде създадено.
- Определяне на потребителски истории: Изготвянето на PRD с потребителски истории е от съществено значение за изясняване на изискванията и фокусиране върху нуждите на потребителите. Например: „Като потребител, искам да филтрирам данните по датен диапазон“.
- Гарантиране, че продуктът отговаря на бизнес целите: Съгласува функционалността на продукта с общите бизнес цели, като например проектиране на чатбот на живо или добавяне на често задавани въпроси, за да се намалят запитванията към отдела за обслужване на клиенти.
- Координиране на мултифункционални екипи: PRD свързва екипите по дизайн, осигуряване на качеството и инженеринг, за да съгласува усилията им.
- Управление на крайни случаи и обработка на грешки: Документът определя как да се обработват крайни случаи и грешки, като се гарантира безпроблемно потребителско изживяване и ефективно управление на грешките.
Прочетете също: Топ 10 инструмента за управление на продуктовия беклог
Най-добри практики за създаване на BRD и PRD
За да изготвите правилно BRD и PRD, трябва да се придържате към някои солидни най-добри практики.
Софтуерът за управление на продукти на ClickUp може да ви помогне да приложите тези практики без усилие и да поддържате всичко в ред. Вижте как. 🎯
Съвети за написване на BRD
Създаването на BRD може да изглежда като огромна задача, но става много по-лесно, когато го разделите на ясни цели и приоритизирате работата въз основа на вашия график.
Следвайте тези съвети и ще сте на прав път да напишете солидно BRD.
Съвет 1. Учете се от предишни успешни проекти
Започнете, като погледнете назад към успешните проекти на вашата организация. Тези примери съдържат ценни уроци за изготвянето на вашия нов BRD.
Обърнете внимание на:
- Какво е проработило добре и какво не
- Предизвикателства, които възникнаха по пътя
- Зависимости, които са повлияли на вашия проект
- Методи за извличане, които помогнаха за събирането на точни изисквания
Използвайте тези познания, за да оформите новия си BRD и да се уверите, че е на прав път. Размишляването върху миналите си преживявания може да ви помогне да избегнете често срещани капани и да подобрите подхода си. Освен това, използването на софтуер за управление на документи за събиране, организиране и преглед на проучванията ви може да оптимизира процеса и да подобри цялостното качество на документа ви.
Съвет 2. Запишете вашите изисквания
Събирането и разбирането на нуждите на заинтересованите страни – от общите цели до техническите детайли – е от ключово значение.
Ето някои често използвани методи за извличане на информация, които можете да използвате:
- Брейнсторминг
- Анализ на документи
- Фокус групи
- Анализ на интерфейса
- Интервюта
- Наблюдения
- Прототипиране
- Проучвания и анкети
Уверете се, че сте заснели всичко ясно и кратко – тези изисквания ще ви насочват през останалата част от проекта. Друг съвет за ефективно изпълнение на тази задача е да създадете споделен документ за всички заинтересовани страни.
ClickUp Docs е вашият инструмент за събиране и организиране на изискванията на вашия екип.
Той позволява безпроблемно сътрудничество, като дава възможност на заинтересованите страни да редактират документи в реално време в рамките на единно работно пространство.
Съвет 3. Използвайте ясен език без жаргон
BRD често могат да бъдат дълги и подробни, което може да затрудни екипа ви да ги следва.
За да улесните нещата, използвайте ясен и прям език в целия документ. Обясненията ви трябва да бъдат разбираеми и кратки, за да сте сигурни, че всички разбират ключовите моменти.
Освен това, включете речник в края за всички неизбежни технически термини. Това ще спести време и ще предотврати недоразумения по-късно.
Съвет 4. Добавете визуални елементи и рецензия от колеги
Диаграми, графики и други визуални помощни средства разчупват документите с много текст и помагат да предадете по-добре идеите си. Те са по-лесни за разбиране от хората и правят съдържанието ви по-убедително.
С богатите възможности за форматиране на текст в Docs можете лесно да категоризирате съдържанието в различни раздели, което улеснява проследяването на всичко – от протоколи от срещи до важни проучвания – през различните етапи на проекта.
Освен това можете да включвате таблици, списъци за проверка, колони, банери, списъци със задачи и други мултимедийни елементи като изображения, видеоклипове, икони и емотикони.
След като приключите с изготвянето на BRD, помолете колегите си да го прегледат и потвърдят. Обратната връзка от колегите може да ви помогне да откриете евентуални пропуски или несъответствия, които сте пропуснали.
Този етап е от решаващо значение, защото ви позволява да разрешите всички въпроси, преди да се превърнат в проблеми по-късно. Направата на корекции по време на фазата на преглед е много по-ефективна, отколкото опитът да се разрешават проблеми в средата на проекта, когато те могат да нарушат напредъка и да причинят забавяния.
Прочетете също: 11 най-добри софтуерни инструмента за управление на продукти
Нашите инженери и продуктови мениджъри бяха затрупани с ръчни актуализации на статуса между Jira и други инструменти. С ClickUp си възвърнахме часовете, загубени за дублиращи се задачи. Още по-добре, ускорихме пускането на продуктите на пазара, като подобрихме предаването на работата между QA, техническото писане и маркетинга.
Нашите инженери и продуктови мениджъри бяха затрупани с ръчни актуализации на статуса между Jira и други инструменти. С ClickUp си възвърнахме часовете, загубени за дублиращи се задачи. Още по-добре, ускорихме пускането на продуктите на пазара, като подобрихме предаването на работата между QA, техническото писане и маркетинга.
Шаблоните за PRD са чудесен начин да започнете. Въпреки това, изготвянето на подробен документ с множество спецификации и проучвания може да се окаже прекалено трудна задача.
Опростихме процеса за вас. Ето няколко съвета как да напишете PRD.
Съвет 1. Изследвайте, изследвайте и отново изследвайте
Ако искате да създадете изключителен продукт, трябва да разберете отвътре и отвън проблема, който той решава. А това започва с проучване.
Ето как:
- Познавайте клиентите си: Задълбочете се в техните нужди и проблемите, с които се сблъскват. Защо това е важно за тях? Какво е въздействието или цената на нерешаването на проблема?
- Анализирайте конкурентите си: Разгледайте как конкурентите ви решават същия проблем. Какви са техните силни и слаби страни? И по-важното, как можете да предложите по-добро решение?
- Консултирайте се с вашите маркетингови, търговски и технически екипи: Вашите вътрешни екипи може да имат нови идеи за проблема, които да ви помогнат да създадете по-добра продуктова функция.
- Оценете възможностите на вашия екип: Разберете дали вашият продуктов екип може да се справи с проблема и с какви инструменти и технологии вече се чувстват комфортно.
- Проучете наличните технологии: Потърсете решения, които могат да ви помогнат да се справите с проблема. Какви са техните предимства и недостатъци?
Съвет 2. Определете целта и принципите
Тази стъпка ще бъде лесна, след като проучите всичко, което трябва да знаете.
Започнете с изготвянето на ясно предложение за стойност, което обяснява как вашият продукт отговаря на конкретна нужда. Нека това изявление да бъде кратко – като презентация, която можете да направите за по-малко от минута.
След това определете ръководните принципи за вашия продукт. Тези принципи ще помогнат на вашия екип да се ориентира през целия процес на разработване на продукта.
💡 Пример: Ако създавате медицинско устройство, принципите биха били:
- Безопасност
- Надеждност
- Леснота на използване
Тези принципи ще засилят вашата стойностна предложения и ще насочат вашия екип през процеса на разработване.
Съвет 3. Идентифицирайте потребителските профили, цели и задачи
Трябва да сте наясно за кого създавате продукта.
За да получите ясна представа за потребителите на вашия продукт, започнете с:
- Създаване на потребителски профили: Определете целевите си потребители, като създадете подробни потребителски профили. Можете да започнете, като посочите пол, възраст, отрасъл, длъжност и други демографски данни на целевите потребители. Би било полезно да включите навици, нагласи, нужди и желания, които те могат да имат и които оказват влияние върху продукта.
- Идентифициране на целите на потребителите: Разберете основната цел на потребителите при използването на продукта. Какво ще постигнат? Какви са препятствията, които стоят на пътя им?
- Събиране на задачи на потребителите: Сътрудничество с екипа ви, за да очертаете задачи, които ще помогнат на потребителите да постигнат целите си. Насърчавайте творческото мислене в това упражнение.
Съвет 4. Определете характеристиките на продукта
След като екипът ви започне да попълва по-голямата част от PRD, трябва да започнете да описвате подробно характеристиките на продукта. Отбележете ограниченията, които могат да бъдат наложени върху дизайна на продукта, и преценете всички предположения, направени при определянето на изискванията.
Имайте предвид, че функционалността на всеки продукт попада под функционалните изисквания, като се подчертава какво трябва да може да прави продуктът.
Ограниченията като производителност, сигурност и използваемост попадат в категорията нефункционални изисквания.
За да опрости този процес, ClickUp Brain, AI-базиран асистент в платформата ClickUp, оптимизира процеса на документиране.
Можете да въведете всички съществени подробности, като цели на продукта, функции, целева аудитория и ограничения. Въз основа на тази информация AI ще генерира PRD за вас.
ClickUp Brain също така предоставя обобщения и анализи в реално време от съществуващи задачи и документи в работната среда на ClickUp. Това помага на вашия екип да намира необходимата информация, без да се налага да претърсва ръчно множество документи.
👀 Бонус: Обмислете използването на инструменти без код за продуктови мениджъри. Те предлагат ефективен начин за управление на продуктови пътни карти, обработка на обратна връзка от клиенти и приоритизиране на потребителското преживяване.
Създавайте отлични BRD и PRD с ClickUp
Документите с бизнес и продуктови изисквания са от решаващо значение за успешното управление на вашите проекти. Те помагат за съгласуването на вашия екип, като отразяват всички бизнес цели и продуктови спецификации.
ClickUp, инструмент за управление на проекти „всичко в едно“, може да подобри нещата, като централизира вашия работен процес и комуникация. С мощната си документация и функции, задвижвани от изкуствен интелект, ClickUp подобрява сътрудничеството, намалява недоразуменията, предотвратява разширяването на обхвата и повишава производителността.
Регистрирайте се в ClickUp още днес!