Управлението на запасите всъщност се състои в непрестанно справяне с един и същ стар проблем!
Най-продаваните ви продукти са изчерпани, докато бавно движещите се артикули се натрупват в склада. Ръчното преброяване отнема много време и все пак пропуска несъответствия.
Изкуственият интелект се занимава с повтарящите се части, като улавя модели, които хората пропускат. Той проследява запасите в реално време, прогнозира бъдещи промени в търсенето и сигнализира за аномалии, които показват проблеми.
В тази публикация в блога ще разгледаме как да автоматизирате управлението на запасите с AI, както и как ClickUp оптимизира целия процес. 🤩
Защо традиционното управление на запасите не е достатъчно
Старите методи за управление на запасите имаха своето време, но вече не могат да се справят. Ето защо те не са достатъчни. 👇
- Ръчното въвеждане на данни отнема много време и води до грешки. Вашият екип прекарва часове в актуализиране на таблици, вместо да се фокусира върху дейности, които развиват вашия бизнес.
- Взимате решения въз основа на вчерашни данни, защото традиционният софтуер за управление на запасите не ви предоставя информация в реално време за състоянието на вашите запаси.
- Растежът бързо достига предел; това, което работи за управлението на няколкостотин продукта, напълно се проваля, когато имате работа с хиляди артикули.
- Вашите системи не комуникират помежду си, така че постоянно прехвърляте данни ръчно между POS, онлайн магазина и счетоводния софтуер.
- Получаването на значими данни е почти невъзможно , когато вашите инструменти за отчитане не могат да проникнат по-дълбоко от основните данни за наличностите и историята на движението.
- Прогнозирането се превръща в гадаене, когато работите с основни инструменти, които не могат ефективно да анализират ключовите показатели за ефективност на веригата за доставки или да предсказват промените в търсенето.
- Спазването на нормативните изисквания се превръща в главоболие, особено когато одиторите изискват ясна документация, която ръчните системи не могат да предоставят надеждно.
⭐ Представен шаблон
Лесно проследявайте нивата на запасите, попълването на запасите и историята на поръчките с шаблона за управление на запасите на ClickUp. С вградения AI можете незабавно да генерирате предупреждения за ниски запаси, да обобщавате актуализациите по задачите и да получавате бързи отговори за това, което се движи бързо (или изобщо не се движи).
Предимства на изкуствения интелект в управлението на запасите
Ето как използването на изкуствен интелект за управление на запасите подобрява прогнозирането, ускорява вземането на решения и ви помага да останете ефективни, без да губите контрол. 📄
- Интелигентно прогнозиране: Можете да предвидите точно колко зимни палта да поръчате през юли, като анализирате метеорологичните модели, историческите данни за продажбите и пазарните тенденции 📊
- Автоматично поръчване: Автоматизираното поръчване предотвратява изчерпването на запасите и натрупването на излишъци, като поръчките се правят в оптимални моменти въз основа на действителните модели на потребление 🔄
- Интелигентно разпределение: Оптимизацията в реално време балансира запасите между различните местоположения, така че магазините с голям трафик да останат заредени, а по-бавните местоположения да не задържат ненужен капитал 📍
- Икономия на разходи: По-интелигентните решения за покупки елиминират загубите от изтекъл срок на годност на запасите и значително намаляват разходите за съхранение 💰
- Информация за доставчиците: Непрекъснатото наблюдение на представянето на доставчиците помага да се идентифицират най-надеждните партньори по отношение на сроковете за доставка, качеството и цените 🚚
- Доволни клиенти: Удовлетвореността на клиентите се подобрява, когато продуктите са постоянно налични, вместо клиентите да се сблъскват с разочароващи съобщения за „изчерпани количества“ 📱
🔍 Знаете ли, че... Около 8,3% от продуктите в магазините за търговия на дребно са изчерпани в даден момент. Това означава, че купувач, който се опитва да купи 10 артикула, има по-малко от 50% шанс да ги намери всички на едно място.
Как изкуственият интелект автоматизира ключовите процеси в управлението на запасите
Когато комбинирате процесите по управление на запасите с интелигентните функции на ClickUp, вашите запаси практически се управляват сами.
Нека разгледаме как това работи на практика с функциите на софтуера за управление на запасите. 👀
Прогнозиране на търсенето
Помните ли, когато прогнозирането означаваше да погледнете цифрите от миналата година и да се надявате на най-доброто? Тези дни са отминали.
Съвременният AI анализира историята на продажбите, сезонните модели и пазарните тенденции, за да ви каже точно какво ще искат клиентите след три месеца.
Помислете за търговец на спортни стоки. AI може да забележи, че продажбите на туристически ботуши винаги достигат пик през март (пролетен сезон на планиране), спадат през юни (твърде горещо) и след това отново се повишават през септември (есенни приключения). Той забелязва, че продажбите на дъждобрани в Сиатъл са различни от тези във Финикс. Тези прозрения превръщат предположенията в стратегия.
ClickUp Brain става ваш партньор в прогнозирането.
Можете да задавате въпроси като „Кои бяха най-продаваните категории през последното тримесечие?“ или „Кои продукти обикновено се продават най-добре по време на сезона на връщане на училище?“ Системата извлича данните, открива тенденциите и представя информацията на ясен и разбираем език.
След като разберете какво предстои, ClickUp Automation превръща тази информация в действие.
Създайте правила, които създават задачи за снабдяване, когато прогнозите за търсенето достигнат определени прагове.
Да предположим, че вашият AI прогнозира 40% скок в продажбите на къмпинг оборудване за май. Бум – задачите по снабдяването автоматично се появяват през март, давайки на вашия екип два месеца, за да осигури запасите.
📮 ClickUp Insight: 34% от работниците казват, че най-голямата пречка пред автоматизацията е несигурността относно това кои инструменти да използват. Макар че много от тях искат да работят по-умно, те са претоварени от избора и им липсва увереност да направят първата крачка. 😓
ClickUp премахва тази обърканост, като предлага интуитивни, лесни за използване AI агенти, които могат да автоматизират работата ви в рамките на една платформа – без да се налага да жонглирате с множество инструменти. С функции като ClickUp Brain, нашия AI асистент, и персонализирани AI агенти, екипите могат да автоматизират процесите, да планират, да определят приоритети и да изпълняват задачи без да се налага да притежават напреднали технически познания или да се натоварват с прекалено много инструменти.
💫 Реални резултати: Lulu Press спестява 1 час на ден на всеки служител, използвайки ClickUp Automations, което води до 12% увеличение на общата ефективност на работата.
Управление на повторните поръчки
AI елиминира изненадите, свързани със запасите, като проследява едновременно нивата на запасите, скоростта на продажбите и сроковете за доставка на доставчиците. Той знае кога да поръча отново, преди да го направите вие.
Ето един сценарий: Вашият AI забелязва, че безжичните слушалки се продават с 15% по-бързо от обичайното, а доставчикът ви има 3-седмичен срок за доставка. Математиката е проста – поръчайте отново сега или се сблъскайте с празни рафтове след две седмици.
ClickUp Automation се превръща във вашата система за ранно предупреждение.
Когато запасите от слушалки паднат под 25 броя, системата незабавно създава задача „Поръчай сега“, възлага я на вашия мениджър по покупките и я маркира с местоположението на склада.
Искате да подходите стратегически към повторното поръчване?
Попитайте ClickUp Brain за препоръки въз основа на вашите действителни модели на продажби.
Например: „Кои размери трябва да приоритизираме за следващата ни поръчка на обувки?“ AI асистентът може да предложи да се заредят размери 9 (най-бързо продаваните), докато се намалят размери 13 (бавно продаваните).
За да получите пълна картина, създайте табло ClickUp, което показва нивата на запасите, точките за повторни поръчки и входящите пратки в един изглед. Вашият екип може да забележи проблемите с един поглед и да вземе решения въз основа на показателите за запасите в реално време в таблото за веригата на доставки.
📖 Прочетете също: Как да създадете и управлявате таблица с инвентара в Excel
Обработка на поръчки за покупка
Получаването на одобрение за повторна поръчка е едно нещо. А създаването и изпращането на поръчки за покупка? Ето там нещата обикновено се усложняват.
AI оптимизира целия този процес, като се учи от вашите модели на покупки и автоматизира документооборота. Той знае кои доставчици използвате за конкретни продукти, типичните количества на поръчките и стандартните условия.
В ClickUp това се превръща в безпроблемни работни процеси.
Когато мениджърът одобри заявка за повторна поръчка, AI агентите в ClickUp могат да се заемат с това незабавно. Те създават задача за поръчка, възлагат я на подходящия човек и я поставят в списъка ви с „Чакащи поръчки“.
След това, когато трябва да напишете имейл до доставчик, ClickUp Brain може да извлече последните ви три поръчки от този доставчик, да копира съответните данни и да напише професионално съобщение за секунди.
Той знае обичайните ви количества, предпочитани дати на доставка и стандартни условия. Изготвянето на поръчки за доставка се превръща в задача, която отнема 30 секунди, а не 30 минути.
🧠 Интересен факт: Понякога системата показва, че даден продукт е на склад, но всъщност той не се намира на рафта. Това се нарича „фантомни запаси“ и се случва поради кражба, неправилно подреждане или грешки в проследяването.
Прехвърляне на запаси
Представете си два магазина от вашата верига: този в центъра е препълнен със зимни палта през февруари, докато този в планината е напълно изчерпан. Автоматизираните системи за управление на запасите откриват тези дисбаланси автоматично и препоръчват прехвърляния, за да оптимизират продажбите във всички магазини.
Интелигентността идва от едновременния анализ на моделите на продажбите, сезонното търсене и местните тенденции. Може би магазинът в центъра е поръчал прекалено много големи палта, но магазинът в планината не може да поддържа големи размери на склад.
Софтуерът за управление на запасите с изкуствен интелект свързва тези точки.
ClickUp Automation действа незабавно въз основа на тези прозрения.
Когато магазин А достигне 150% от целевите запаси, а магазин Б падне под 40%, задачите за прехвърляне се появяват автоматично за вашия логистичен екип. Системата изчислява оптималните количества и дори предлага кои артикули да бъдат приоритетни въз основа на скоростта на търсенето.
За сложни решения за прехвърляне ClickUp Brain предоставя подробни препоръки.
Задавайте въпроси като „Какво трябва да прехвърлим от Далас в Остин тази седмица?“ Системата взема предвид тенденциите в продажбите, предстоящите промоции, историческите данни и сезонните фактори, за да предложи конкретни продукти и количества.
Освен това, тя може да препоръча преместване на летните рокли от север на юг през август или преместване на оборудването за туризъм от градските към крайградските магазини преди пролетта.
💡 Професионален съвет: Задайте сигнали за „почти грешни“ данни, а не само за грешки. AI може да засече неща, които технически не са грешки, но все пак са рискови, като цена, която се различава с 10 долара, или брой на запасите, който изглежда добре, но не се е променил от седмици. Тези сигнали често се пропускат, докато не станат скъпи.
Управление на SKU
Всяка растяща компания се сблъсква с един и същ проблем: продуктовите каталози, които с времето стават все по-обемни.
Интелигентният анализ на SKU разглежда скоростта на продажбите, маржовете на печалбата, разходите за съхранение и сезонните модели, за да класифицира целия ви каталог. Бързо продаваните продукти получават приоритетно третиране. Непродаваемите запаси се маркират за разпродажба. Сезонните артикули се категоризират правилно за вземане на решения за времето.
ClickUp Brain превръща този анализ в диалог. Задавайте въпроси като „Кои продукти не са продадени от шест месеца?“ или „Кои SKU заемат място, без да генерират печалба?“
AI предоставя отговори незабавно, заедно с препоръки за действие.
🛠️ Набор от инструменти: Искате да пропуснете работата по настройката? Шаблонът за управление на запасите на ClickUp е предварително създаден с списъци, изгледи и работни потоци, предназначени за оптимизация на SKU. Получавате автоматизирана категоризация, проследяване на производителността и работни потоци за почистване веднага след инсталирането.
Координация и комуникация с доставчиците
Следенето на доставчиците често се превръща в игра на памет – какво е било казано, кой е бил маркиран и какво е било направено. Софтуерът за автоматизирано управление на запасите помага да се преодолее тази бъркотия и поддържа актуализациите от страна на доставчиците точно там, където се извършва работата с запасите.
В ClickUp Chat всеки пространство, папка и списък има свой собствен канал. Това означава, че разговорите с доставчиците, актуализациите за попълване на запасите и одобренията на поръчките остават точно там, където се намират задачите и графиците.
Ако сте били отсъствали или сте пропуснали някой коментар, ClickUp AI CatchUp обобщава всичко за вас. Ще получите бърз преглед на обсъжданите теми, отворените въпроси и актуализациите, по които трябва да предприемете действия.
Когато възникнат проблеми и някой забрави да превърне съобщение в задача (което се случва по-често, отколкото признаваме), AI Task Creation се заема с това. Просто кликнете веднъж и AI създава задача, използвайки цялата кореспонденция като контекст – описание, изпълнител и всичко останало.
Няма дори да се налага да напускате темата.
За да останете проактивни, нека ClickUp Agents ви помогне и в това. Например, можете да назначите агент, който да следи канала за инвентара за споменавания на закъснения в доставките и да създава автоматично последващи действия, ако в рамките на 24 часа не се предприеме нищо.
Или конфигурирайте такава, че да публикува седмично обобщение на дейността на доставчиците, отворените поръчки и отбелязаните проблеми – без преследване, без микроуправление.
📖 Прочетете също: Как да създадете система за управление на запасите
Примери за употреба по отрасли
Чудите се как всичко това се отразява във вашия свят? Ето един бърз поглед върху това как различни индустрии използват изкуствен интелект, за да подпомогнат оптимизацията на запасите и да останат начело. 📈
Търговия на дребно
- Оптимизацията на бързоразвалящите се продукти поддържа магазините за хранителни стоки заредени с пресни продукти, като същевременно минимизира загубите от изтекли продукти.
- Анализът на тенденциите идентифицира популярните продукти на ранен етап, така че да можете да се възползвате от пиковете в търсенето, преди конкурентите да се ориентират.
- Балансирането на няколко местоположения гарантира, че най-продаваните ви артикули са налични в магазините с голям трафик, докато по-слабо посещаваните местоположения не се презареждат.
Казус: Как автоматизацията на ClickUp помага на Shipt да поддържа складовите наличности (и работните процеси) в движение
Shipt е услуга за доставка в същия ден, която обслужва милиони купувачи в САЩ с всичко от хранителни стоки до стоки от първа необходимост за дома. Зад кулисите екипът на Data Platform обработва непрекъснат поток от заявки – от табла за управление до извличане на данни и поправки на тръбопроводи.
Преди ClickUp цялата тази работа беше разпръсната по формуляри, Slack низове и случайни таблици, което правеше проследяването и приоритизирането почти невъзможно.
Но екипът се нуждаеше от надеждна платформа, която да събира всички постъпления на едно място, а автоматизацията пое досадните задачи – маркиране, маршрутизиране, разпределяне и проследяване на всяка заявка. Изведнъж те вече не се налагаше да търсят контекста или да ровят за липсващи подробности. Работата протичаше гладко, комуникацията се засили и голяма част от ръчната координация просто изчезна.
Възможността да наблюдаваме нашите операции толкова отблизо и с такава яснота промени начина, по който управляваме нашата стратегия – можем да подкрепим по-добре нашите искания с данни и да гарантираме, че решенията, които вземаме, са подредени по приоритет.
Възможността да наблюдаваме нашите операции толкова отблизо и с такава яснота промени начина, по който управляваме нашата стратегия – можем да подкрепим по-добре нашите искания с данни и да гарантираме, че решенията, които вземаме, са подредени по приоритет.
Производство
- Планирането на суровините предотвратява спирането на производството, като поддържа оптимални нива на запасите от критични компоненти.
- Проследяването на текущата работа оптимизира производствения поток и намалява разходите за поддържане на запасите през целия производствен процес.
- Интеграцията на контрола на качеството автоматично коригира запасите въз основа на процента на дефекти и изискванията за преработка.
- Генеративното снабдяване, задвижвано от изкуствен интелект, създава поръчки за покупка, договаря договорни условия и идентифицира алтернативни доставчици при възникване на прекъсвания.
⭐️ Новини от индустрията: UBTECH току-що направи голям пробив в хуманоидната роботика с новия си Walker S1 – робот, проектиран не за шоу, а за реална индустриална работа. Създаден в сътрудничество с партньори като BYD, Audi, Geely, Foxconn и SF Express, Walker S1 вече доказва себе си: UBTECH публикува видео, на което той носи 16,3 кг товар, докато небрежно се разхожда по бягаща пътека, без да променя крачката си. С 360° зрение, ръце с тактилни сензори и изкуствен интелект, който му позволява да се справя със сложни, многоетапни задачи, това не е демонстрационен робот – той е готов за фабрично производство. Всъщност, линията Walker вече се използва в места като 5G Smart Factory на Zeekr и завода на FAW-Volkswagen в Циндао, където поема трудни производствени задачи с баланса и координацията на опитен работник.
Здравеопазване
- Управлението на критични лекарства гарантира, че животоспасяващите лекарства никога не се изчерпват, като същевременно се управляват строгите срокове на годност.
- Проследяването на медицинските устройства поддържа оптимални нива на хирургически инструменти и диагностично оборудване във всички отдели.
- Съответствие с нормативните изисквания автоматично проследява номерата на партидите, датите на годност и информацията за изтегляне от пазара за нуждите на одита.
- Подготовката за извънредни ситуации поддържа адекватни запаси за неочаквани скокове в броя на пациентите или медицински спешни случаи.
📣 Предимството на ClickUp: Ако сте едноличен екип, който самостоятелно управлява запасите, имате нужда от едно супер приложение с изкуствен интелект, което да ви помогне с всичко това, а ние имаме точно такова!
С дълбока интеграция в вашите електронни таблици, формуляри за поръчки, имейли и календар, ClickUp Brain MAX обединява всички ваши данни за запасите в един унифициран табло. Можете да използвате функцията „говори към текст“, за да регистрирате бързо нови запаси, да актуализирате количествата или да настроите сигнали за ниски запаси без да използвате ръцете си. Използвайки множество водещи AI модели, Brain MAX може да анализира тенденциите в продажбите, да прогнозира търсенето и дори да предложи оптимални времена за повторни поръчки, като ви помага да избегнете изчерпване на запасите или презапасяване.
Той автоматизира рутинното проследяване, организира комуникацията с доставчиците и поддържа организиран работния процес по отношение на запасите, така че да можете да се съсредоточите върху разрастването на бизнеса си, вместо да се затрупвате с ръчна работа.
Храни и напитки
- Оптимизацията на свежестта балансира нивата на запасите с срока на годност, за да се сведе до минимум развалянето и да се максимизира рентабилността.
- Интеграцията на планирането на менюто коригира поръчките на съставките въз основа на сезонните промени в менюто и предпочитанията на клиентите.
- Управлението на веригата за хладилни продукти следи продуктите, чувствителни към температурата, по цялата верига на доставки, за да предотврати развалянето им.
- Намаляване на отпадъците идентифицира моделите в хранителните отпадъци, за да оптимизира размера на порциите и честотата на поръчките.
🔍 Знаете ли, че... Когато малка промяна в търсенето на клиентите засегне веригата на доставки, това често предизвиква много по-големи промени нагоре по веригата. Производителите реагират пресилено, дистрибуторите поръчват прекалено много и цялата система се натрупва със запаси. Това е ефектът на бича, който обикновено произтича от лоша комуникация и предположения.
Автомобилна промишленост
- Наличността на части гарантира, че подходящите компоненти са на склад както за рутинна поддръжка, така и за спешни ремонти.
- Сезонното коригиране предвижда търсенето на артикули като гуми, акумулатори и въздушни филтри въз основа на метеорологичните условия.
- Проследяването на моделите на превозни средства управлява запасите от части за различни марки, модели и години, без да се ангажира прекалено много капитал.
- Управлението на гаранциите координира наличността на части с гаранционни рекламации и графици за сервизно обслужване.
📖 Прочетете също: Как да използвате изкуствен интелект в управлението на операциите (примери за употреба и инструменти)
Електронна търговия
- Оптимизацията на склада разпределя запасите между центровете за изпълнение на поръчки, за да минимизира разходите за доставка и времето за доставка.
- Прогнозиране на връщанията предвижда връщанията на продукти и оптимизира нивата на запасите съответно.
- Планирането за пиковия сезон ви подготвя за празничния наплив и промоционалните събития с точни прогнози за търсенето.
- Трансграничните запаси управляват международните нива на запасите, като вземат предвид митата, таксите и закъсненията при доставката.
🔍 Знаете ли, че... Вместо да затварят магазина веднъж годишно за голямо преброяване на запасите, екипите могат да правят по-малки, редовни проверки чрез циклично преброяване. Този метод помага за ранното откриване на проблеми, поддържа точността на данните за запасите и не прекъсва ежедневните операции.
Попълнете запасите и продължете с ClickUp
Когато всеки процес, свързан със запасите, зависи от това дали някой ще си спомни да актуализира електронната таблица, да отговори на съобщение или да поправи грешка, преди тя да се превърне в лавинообразен проблем, изчерпването на енергията настъпва бързо.
Но изкуственият интелект прехвърля тази тежест.
Когато изпълнявате тези процеси в ClickUp, нещата започват да се нареждат. Превръщате разговорите в задачи, синхронизирате актуализациите в реално време и позволявате на изкуствения интелект да ви освободи от тежките задачи.
Всичко това води до по-малко закъснения, по-ясни данни за запасите и значително по-малко оперативен стрес. 😓
Регистрирайте се в ClickUp още днес! ✅
Често задавани въпроси
Да, изкуственият интелект може да управлява запасите чрез автоматизиране на процеси като прогнозиране на търсенето, проследяване в реално време и попълване на запасите. Системите за изкуствен интелект анализират исторически данни за продажбите и външни фактори, за да оптимизират нивата на запасите, да намалят грешките и да подобрят общата ефективност.
Управлението на запасите може да бъде напълно автоматизирано с помощта на технологии за изкуствен интелект. Автоматизацията обхваща задачи като наблюдение на нивата на запасите, прогнозиране на търсенето и задействане на повторни поръчки, когато запасите намалеят. Това намалява ръчния труд, минимизира риска от презапасяване или изчерпване на запасите и осигурява по-гладка работа.
За да създадете система за управление на запасите, базирана на изкуствен интелект, започнете със събирането и интегрирането на релевантни данни, като история на продажбите и информация за доставчиците. Приложете модели за машинно обучение, за да анализирате тези данни и да прогнозирате търсенето. Настройте автоматизирани работни процеси за задачи като повторни поръчки и използвайте инструменти като Amazon Rekognition Custom Labels за проследяване на запасите въз основа на изображения. Редовно наблюдавайте и актуализирайте моделите си за изкуствен интелект, за да се адаптирате към променящите се бизнес нужди.
Amazon използва широко изкуствен интелект в управлението на запасите си. Компанията използва автоматизация на складовете с роботи за сортиране и преместване на пакети, използва прогнози, базирани на изкуствен интелект, за да предвиди търсенето и да оптимизира нивата на запасите, и използва технологии като умни очила за куриерите, за да подобри скоростта и точността на доставките. Тези иновации помагат на Amazon да оптимизира процесите си по управление на запасите и доставките, като поставя стандарти за ефективност в бранша.
Как Amazon използва изкуствен интелект в управлението на запасите?
Amazon използва широко изкуствен интелект в управлението на запасите си. Компанията използва автоматизация на складовете с роботи за сортиране и преместване на пакети, използва прогнози, базирани на изкуствен интелект, за да предвиди търсенето и да оптимизира нивата на запасите, и използва технологии като умни очила за куриерите, за да подобри скоростта и точността на доставките. Тези иновации помагат на Amazon да оптимизира процесите си по управление на запасите и доставките, като поставя стандарти за ефективност в бранша.