Ръчните формуляри може да изглеждат безобидни, докато не започнат да отнемат часове, да забавят вземането на решения и да въвеждат излишни грешки във вашите процеси. Зад всяка молба за отпуск, билет за клиент или формуляр за обратна връзка се крие повтарящ се процес, който чака да бъде оптимизиран.
Решението не е в повече формуляри. То е в инвестирането на време и пари в по-умни формуляри.
В тази публикация в блога ще обясним как да автоматизирате формуляри с AI, за да създадете работни процеси, които мислят, насочват и отговарят независимо. И да, ние сме направили всичко това с помощта на ClickUp — първото в света конвергентно AI работно пространство!
Да започнем! ✅
Защо да автоматизирате формулярите с AI?
Ръчното обработване на формуляри забавя всичко, независимо дали става въпрос за назначаване на нови служители, одобрения или заявки от клиенти. Автоматизацията с изкуствен интелект променя това, като се занимава с рутинната работа зад кулисите.
Ето какво ви предлага:
- Намалено ръчно усилие: Автоматизирайте попълването на формуляри, въвеждането на данни, валидирането и маршрутизирането, за да спестите часове на вашите човешки ресурси.
- Ускорени срокове за изпълнение: Обработвайте и анализирайте формуляри за минути, вместо за дни.
- Подобрена точност на данните: Откривайте грешките навреме с вградени проверки за валидност и логика.
- Подобрено потребителско преживяване: Персонализирайте и адаптирайте формулярите към вашата целева аудитория и намалете трудностите при попълването им.
- Мащабируеми операции: Справяйте се с нарастващия обем на формулярите, без да увеличавате броя на служителите.
- Намалени оперативни разходи: Намалете документооборота, редуцирайте преработката и минимизирайте закъсненията.
👀 Знаете ли, че... Над 80% от корпоративните данни са затворени в неструктурирани документи (включително формуляри). Автоматизацията на формуляри с изкуствен интелект – чрез интелигентна обработка на документи (IDP) – отключва тези данни, превръщайки фактури, договори и данъчни формуляри в структурирана информация, която вашите системи могат да използват.
Често срещани случаи на употреба на автоматизация на формуляри с изкуствен интелект
Помислете за всеки формуляр, с който вашият екип работи – заявки за отпуск, заявки за възстановяване на разходи, списъци за назначаване на нови служители, формуляри за приемане на клиенти или анкети за обратна връзка. Сега си представете, че тези формуляри се организират мигновено, валидират въведените данни, се препращат към подходящите лица за действие и актуализират свързаните записи.
Това е силата на AI автоматизацията. Нека видим къде тя има най-голямо влияние. 📈
- Обработка на кредити и фактури: Извлича и проверява финансови данни от формуляри, за да ускори одобренията, плащанията и одитите.
- KYC и проверка на самоличността: Използва оптично разпознаване на символи (OCR) и машинно обучение за сканиране на лични документи и автоматично попълване на данните на клиентите в системи за съответствие.
- Преглед на автобиографии и назначаване на нови служители: Съпоставя кандидатите с позициите, автоматично генерира документи за наемане и завършва работните процеси по назначаването на нови служители.
- Отпуски, заплати и оценки на представянето: Проследява баланси, отбелязва несъответствия и управлява циклите на оценяване с минимално въвеждане на данни.
- Управление на договори и правни документи: Автоматично изготвя чернови, проследява ревизиите и гарантира съответствие без ръчно проследяване.
- Приемане и насочване на клиентски запитвания: Записва запитвания, присвоява билети и изпраща автоматизирани актуализации в реално време.
📖 Прочетете също: Силата на формулярите на ClickUp за софтуерни екипи
Ключови функции, които да търсите в инструментите за автоматизация на формуляри с изкуствен интелект
Не всички AI инструменти за формуляри са създадени по един и същи начин. Някои просто събират данни, а други подпомагат вземането на решения.
За да оптимизирате наистина работните си процеси, инструментите трябва да надхвърлят създаването на формуляри и да подпомагат директно изпълнението, яснотата и автоматизацията в мащаб. Трябва да:
- Изберете динамична условна логика: Изберете инструменти с адаптивни въпроси, които отговарят на въведените от потребителя данни, като по този начин се намалява дължината на формуляра и се увеличава процентът на попълване.
- Дайте приоритет на безпроблемната интеграция: Изберете платформи, които се свързват безпроблемно с вашите CRM, HRIS или системи за поддръжка, за да елиминирате ръчното прехвърляне на данни и да поддържате единни работни процеси.
- Потърсете анализи и табла в реално време: Изберете инструменти за попълване на формуляри, които предлагат незабавна видимост на подадените формуляри, точките на отпадане и тенденциите за непрекъсната оптимизация.
- Изисквайте персонализирани полета и съответствия: Уверете се, че инструментът поддържа персонализирани полета като приоритет или тип заявка, така че данните да се вливат директно във вашите работни процеси с пълен контекст.
📖 Прочетете също: Най-добрите алтернативи на Jotform, които да опитате
Как да автоматизирате формуляри с AI
Ето стъпка по стъпка ръководство, което ви показва как да автоматизирате формуляри с AI. Ще намерите практични примери и ще разберете къде ClickUp поддържа всеки етап, като обединява вашите формуляри, задачи, документи, чатове и процеси в едно мощно приложение.
Стъпка #1: Определете проблема, който се опитвате да решите
Преди да се впуснете в инструментите, изяснете къде формулярите ви забавят.
Формулярите за обратна връзка от клиенти се натрупват, без да се предприемат последващи действия? Или отдел „Човешки ресурси“ обработва ръчно всяка молба за отпуск?
Идентифицирайте основните проблеми, като забавяния, време, прекарано в ръчно въвеждане на данни, или несъответствия в записите на данни.
Стъпка 2: Изберете вашия набор от инструменти за автоматизация на формуляри
Ако търсите надежден пакет, ClickUp обхваща както създаването на формуляри, така и това, което се случва след това.
Мощната платформа за производителност включва вграден софтуер за създаване на формуляри, който се свързва с вашите задачи, документи, цели и работни процеси на едно място. Тя е проектирана да помага на екипите да управляват проекти, да автоматизират процеси и да си сътрудничат ефективно, без проблемите с превключването на контекста, причинени от разрастването на работата.
ClickUp Forms ви позволява да създавате професионални формуляри без кодиране директно в работната среда на ClickUp. Това означава, че можете да събирате заявки, обратна връзка или други видове данни и да ги интегрирате безпроблемно в процеса на управление на проекти.
💡 Професионален съвет: Използвайте условна логика в ClickUp Forms, за да адаптирате въпросите въз основа на въведените от потребителя данни. По този начин един формуляр може да обработва различни типове заявки, като например отпуск, ИТ проблеми или обратна връзка, без да претоварва потребителя с ненужни полета.
Ето как можете да създадете процес за приемане на данни за всеки отдел, използвайки ClickUp Forms:
Стъпка 3: Създайте и конфигурирайте формуляра
Тук проектирате формуляра, за да съберете необходимата ви информация. Ето някои добри практики:
- Питайте само за необходимото. Формулярите трябва да са кратки и да използват условни полета, за да разкриват въпроси въз основа на предишни отговори.
- Създайте различни типове полета, които да съответстват на вашите данни (например, избор на дата за времеви линии, падащи менюта за избор).
- Групирайте свързани въпроси, за да избегнете объркване и повторения.
Ето как можете да направите това в ClickUp:
- Отворете списъка, в който искате да се съхраняват подадените формуляри.
- Добавете изглед на формуляр, като кликнете върху бутона + Изглед, изберете Формуляр и го наименувате.
- Плъзнете и пуснете ClickUp Custom Fields, за да добавите текст, падащи менюта, отметки, прикачени файлове и други елементи във формуляра.
- Кликнете върху бутона Добави въпрос в долната част, за да включите нови полета.
- Приложете условна логика, за да адаптирате формуляра към различни сценарии.
- Персонализирайте формуляра си, като актуализирате цветовете, текста на бутоните и добавите логото си, за да го съобразите с бранда си.
💡 Професионален съвет: След като създадете формуляра, не забравяйте да настроите как се обработват отговорите:
- Изберете къде да се създават задачите: Уверете се, че подадените формуляри попадат в правилния списък на ClickUp.
- Пренасочване след изпращане: Препратете потребителите към персонализирано потвърждаващо съобщение или конкретен URL адрес.
- Персонализирайте бутона за изпращане: Съобразете тона на формуляра си с персонализирани етикети на бутоните, като Изпрати заявка или Изпрати обратна връзка.
Стъпка 4: Обучете изкуствения интелект, за да ви помогне да станете по-умни
Преди да натиснете „Публикувай“, отделете малко време, за да подобрите формуляра си с помощта на AI. ClickUp Brain, контекстуалният AI асистент на ClickUp, ви помага да създавате по-умни формуляри и да се подготвите за следващите стъпки, като анализира минали данни и оптимизира настройките ви. Използвайте го като свой помощник, за да оформите формулярите си с реален контекст.
Резултатът? По-интелигентни формуляри, по-чисти данни и работен процес, който вече мисли напред, преди да дойде първият отговор. С ClickUp Brain можете:
- Използвайте обратната връзка от потребителите, за да разберете какви въпроси трябва да задавате.
- Извършете анализ на настроенията на предишни подадени формуляри или анкети, за да разберете по-добре аудиторията си.
- Създавайте нови въпроси за формуляри или анкети, използвайки подсказки на естествен език.
Това прави вашите формуляри по-добре обмислени, целенасочени и полезни, още преди да сте събрали нови отговори.
🚀 Опитайте подсказки като:
- Обобщете често срещаните оплаквания от минали билети, за да мога да добавя подходящи опции във формуляра
- Създайте въпроси за формуляра за назначаване на работа въз основа на често задаваните въпроси от последните 3 месеца
- Избройте повтарящи се проблеми от докладите за инциденти, за да попълните предварително категориите с основните причини във формуляра
Стъпка #5: Автоматизирайте следващите стъпки
Преди формулярите ви да влязат в употреба, използвайте изкуствен интелект и автоматизация, за да действате въз основа на събраните данни. Настройте тригери и правила, за да възлагате задачи, уведомявате подходящите лица, актуализирате полета или премествате елементи в работния си процес.
А с ClickUp Automations е още по-лесно да създавате тези работни процеси без никакво кодиране. Просто изберете тригера, задайте действието и оставете ClickUp да се погрижи за останалото.
Ето как:
- Отидете в списъка, където се появяват задачите на формуляра, и кликнете върху бутона Автоматизиране в горната част на списъка. Това отваря центъра за автоматизация за този списък.
- Кликнете върху + Добави автоматизация или Създай автоматизация
- Изберете „Когато задачата е създадена“ като тригер. Това гарантира, че всяко ново подаване на формуляр стартира автоматизацията.
- Използвайте условия (като тип заявка или спешност), за да адаптирате действията въз основа на отговорите във формуляра.
- Добавете действия, за да оптимизирате работния си процес:
- Разпределяйте задачи въз основа на въведените данни във формулярите
- Актуализирайте статуса или етикетите за проследяване и приоритизиране
- Изпращайте известия чрез ClickUp, имейл или Slack.
- Прилагайте шаблони като шаблони за формуляри за обратна връзка с подзадачи, контролни списъци или персонализирани полета.
- Премествайте или копирайте задачи автоматично в правилния списък или папка.
- Тествайте с примерна форма за попълване, за да се уверите, че всичко работи безпроблемно.
💡 Професионален съвет: Добавете динамично наблюдатели в ClickUp в зависимост от това, което е подадено. Ако е избрано конкретно име на клиент или задачата е маркирана с екип, използвайте автоматизация, за да включите правилните заинтересовани страни, без да ги маркирате ръчно всеки път.
Гледайте това видео, за да видите нашите съвети за създаване на ClickUp Automations с помощта на команди на естествен език:
Стъпка 6: Тествайте, публикувайте и споделете формуляра си
След като всичко това е готово, трябва да:
- Прегледайте формуляра си: Проверете потока на потребителите, тествайте условната логика и се уверете, че автоматизациите работят правилно.
- Публикувайте формуляра си: След като го финализирате, пуснете го в действие с едно кликване.
- Споделете URL адреса на формуляра: Разпространете го чрез имейл, чат или го вградете в сайта си. Не забравяйте, че всяко подаване на формуляра създава незабавно задача в избрания от вас списък в ClickUp.
Стъпка #7: Проследявайте, анализирайте и подобрявайте
След стартирането поддържайте автоматизацията си с непрекъсната оптимизация. Ето какво ви предлагаме:
- Използвайте изгледите „Списък“, „Календар“ или „Табло“, за да видите регистрираните отговори.
- Използвайте таблата на ClickUp, за да визуализирате тенденциите в подадените формуляри.
- Помолете ClickUp Brain да обобщи повтарящи се проблеми или да анализира настроенията от отговорите.
- Настройте полетата във формулярите, логиката или правилата за автоматизация въз основа на производителността.
💡 Съвет от професионалист: Използвайте AI агентите на ClickUp, за да сортирате автоматично подадените формуляри. Когато постъпи нов формуляр за приемане, вашият агент може да анализира отговорите, да категоризира заявката, да я присвои на подходящия екип и да зададе приоритет или крайни срокове незабавно. Това е като да имате координатор, който работи денонощно – поддържа работните процеси по приемането организирани и времето за отговор кратко.
Най-добрите инструменти за автоматизиране на попълването на формуляри с AI
Ако оценявате инструменти за автоматизация на формуляри, базирани на изкуствен интелект, ето няколко платформи, които можете да имате предвид:
1. SafetyCulture AI Form Builder
Ако някога сте си пожелавали да можете просто да помолите формулярите си да се създадат сами, това е за вас. AI Form Builder на SafetyCulture превръща бързи текстови подсказки в формуляри, готови за проверка – идеални за проверки на безопасността, одити или оценки на качеството. Можете дори да прикачите медийни файлове като снимки и видеоклипове за по-богат контекст.
Най-добри функции
- Драг-енд-дроп / създател на шаблони за инспекции, контролни списъци и формуляри, включително медийни прикачени файлове (снимки и др.) за работници на терен.
- Работни процеси, ориентирани към съответствие и операции: възлагайте задачи въз основа на резултатите от формулярите, интегрирайте с други системи и наблюдавайте последващите действия.
- Поддръжка, ориентирана към мобилни устройства (офлайн записване на полеви данни, синхронизиране по-късно) и табла в реално време с данни от формуляри/инспекции за всички екипи.
Ограничения
- Някои потребители съобщават за ограничена гъвкавост/персонализация за силно персонализирани оформления на формуляри или сложна логика на разклоняване.
Цени
- Персонализирани цени
Отзиви в G2 и Capterra
- G2: 4,6/5 (над 150 оценки)
- Capterra: 4. 6/5 (240+ оценки)
2. Tally
Tally създава напълно условен формуляр въз основа на целите, посочени на прост английски език. Като силна алтернатива на SurveyMonkey и Google Forms, той също така осигурява криптиране в съответствие с GDPR, което го прави идеален за среди, чувствителни към поверителността.
Най-добри функции
- Създавайте неограничен брой формуляри и подавания в безплатния план (в рамките на разумното използване).
- Използвайте усъвършенствана логика на формулярите, изчисления, пренасочване на отговори и скрити полета за персонализирани формуляри.
- Редакторът му работи като текстов документ: просто пишете, за да добавите блокове/въпроси, и използвайте бързи клавиши, за да свършите работата си.
Ограничения
- Макар Tally да е изключително силен за стандартни формуляри, може да има по-малко дълбочина в функциите за тежки работни процеси в предприятията (например, разширено разклоняване, многоетапна автоматизация) в сравнение с най-добрите платформи за формуляри за предприятия.
Цени
- Безплатно
- Pro: 29 $/месец
- Бизнес: 89 $/месец
Отзиви в G2 и Capterra
- G2: 4,8/5 (над 50 оценки)
- Capterra: Недостатъчно отзиви
3. Intellistack (по-рано Formstack AI)
Intellistack (преименуваният Formstack) предлага създаване на формуляри с изкуствен интелект без кодиране, генериране на документи и автоматизация на работните процеси за бизнес екипи. Платформата набляга на пълните работни процеси – от създаването на формуляри през генерирането на документи до изпълнението на работните процеси – което я прави привлекателна за финансови, човешки ресурси, застрахователни и други случаи на използване с голям обем данни в бек офиса.
Най-добри функции
- Въведете подсказка, за да генерирате формуляр, вместо да добавяте ръчно всяко поле.
- Получете поддръжка за обработка на документи в голям мащаб в работните процеси
Ограничения
- Някои потребители съобщават за по-стръмна крива на обучение за по-напредналите функции за автоматизация/работни процеси.
Цени
- Формуляри: Започва от 99 $/месец
- Пакет: Започва от 250 $/месец
- Предприятие: Персонализирано ценообразуване
Отзиви в G2 и Capterra
- G2: 4,3/5 (над 450 отзива)
- Capterra: 4. 0/5 (110+ отзива)
📖 Прочетете също: Как да създадете формуляр в Excel
Защо ClickUp се отличава сред инструментите за създаване на формуляри с изкуствен интелект
Вместо да бъде просто още един инструмент в набора ви, ClickUp се превръща в самия набор. Получавате една единствена, свързана система, която расте заедно с вашия работен процес.
Ето какво го отличава от другите инструменти за автоматизация на формуляри с изкуствен интелект:
👉🏻 Унифицирано управление на знанията: Създавайте вътрешни уикита, SOP и документи за съвместна работа заедно с вашите формуляри и задачи с ClickUp Docs. Обсъждайте идеи или визуално планирайте процеси с ClickUp Whiteboards, всичко на една и съща платформа.
👉🏻 Персонализирани табла и отчети: Визуализирайте незабавно отговорите във формулярите с персонализирани табла ClickUp. Комбинирайте данните от формулярите с показатели за проекта, диаграми за натоварването и други, за да получите 360° поглед върху вашите операции.
👉🏻 Разширени разрешения и сигурност: Контролирайте кой може да преглежда, редактира или подава формуляри. Задайте подробни разрешения за чувствителни работни процеси, като гарантирате съответствие и поверителност на данните в екипите.
📮 ClickUp Insight: 30% от работниците смятат, че автоматизацията може да им спести 1-2 часа седмично, а 19% смятат, че тя може да им освободи 3-5 часа за задълбочена и концентрирана работа.
Дори и малките спестявания на време се натрупват: само два часа спестени седмично се равняват на над 100 часа годишно – време, което може да бъде посветено на творчество, стратегическо мислене или личностно развитие. 💯
С AI агентите на ClickUp и ClickUp Brain можете да автоматизирате работните процеси, да генерирате актуализации на проекти и да превърнете бележките си от срещи в практически следващи стъпки – всичко това в рамките на една и съща платформа. Няма нужда от допълнителни инструменти или интеграции – ClickUp ви предоставя всичко необходимо за автоматизиране и оптимизиране на работния ви ден на едно място.
💫 Реални резултати: RevPartners намалиха разходите си за SaaS с 50% чрез консолидиране на три инструмента в ClickUp, получавайки унифицирана платформа с по-разширени функции, по-тясно сътрудничество и единен източник на информация, който е по-лесен за управление и мащабиране.
⚙️ Бонус: Опитайте шаблона за обратна връзка на ClickUp, за да събирате и да действате въз основа на обратната връзка от потребители, колеги или клиенти. Той е полезен за събиране на предложения, доклади за грешки или рецензии и за поддържане на всичко организирано.
Формуляри, които са толкова интелигентни, че може би просто ще поискат отпуск
Формулярите не е необходимо да стоят в пощенските кутии или да се губят в електронни таблици. С AI те могат да се справят със сложни задачи и да поддържат нещата в движение, без да се налага постоянно да се проверяват. Това означава по-малко забавяния, по-малко грешки и повече време, прекарано в реална работа.
ClickUp обединява този пълен цикъл в една свързана платформа.
Можете да създавате формуляри, които създават задачи, да ги присвоявате незабавно и да актуализирате полетата въз основа на отговорите. ClickUp Brain помага да усъвършенствате формулярите си, използвайки реални данни, така че всеки въпрос да има цел и всеки работен процес да остава на път.