Търсите шаблон за фактура за доставка, който можете да използвате веднага? Независимо дали управлявате доставки, проследявате логистика или фактурирате клиенти, ясната и точна фактура е от съществено значение.
В този наръчник сме събрали най-добрите безплатни шаблони за фактури за доставка, които ще ви помогнат да оптимизирате работния си процес, да намалите грешките и да получавате плащанията си навреме.
👀 Знаете ли, че... 61% от закъснелите плащания се дължат на неправилно изготвени фактури?
14 безплатни шаблона за фактури за доставка
Сега, когато вече знаете как трябва да изглежда идеалният шаблон за доставка, сме подбрали няколко отлични шаблона, които можете да изтеглите безплатно от ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата.
Можете лесно да персонализирате платформата като софтуер за управление на поръчки, да централизирате управлението на проекти, да създадете база от знания, да получите достъп до инструменти за сътрудничество и др.
Ето какво казва Лаура Девайн, служител по изграждане на капацитет в World Vision:
Използвах го за проследяване на напредъка по поръчка на стоки. Успях да събера на едно място подробно описание, линкове към мостри, копия от текстови чатове, актуализации на статуса. Това ми спести много имейли.
Използвах го за проследяване на напредъка по поръчка на стоки. Успях да събера на едно място подробно описание, линкове към мостри, копия от текстови чатове, актуализации на статуса. Това ми спести много имейли.
1. Шаблон за фактура на ClickUp
Знаете ли, че 48% от фирмите обработват до 500 фактури всеки месец? Ако сте една от тях, ръчното управление може да се превърне в кошмар, особено ако разширявате бизнеса си. Една грешка в поръчката за доставка или фактурата за превоз и ще се наложи да преследвате плащанията в продължение на седмици.
Използвайте шаблона за фактури на ClickUp, за да улесните работата си. Той гарантира, че цялата необходима информация, включително падежни дати, подробности и условия, е включена във фактурата.
Този шаблон ви помага да:
- Създайте стандартен формат за фактури, независимо дали става въпрос за доставки в страната или за международна търговия.
- Организирайте и съхранявайте всички важни данни от търговската си фактура на едно място.
- Категоризирайте съответните условия с атрибути като информация за клиента, срокове за плащане и др.
- Създавайте бързо и лесно персонализирани фактури с Вашето лого и стилово ръководство.
- Проследявайте плащанията и съгласувайте сметките лесно с автоматизирани функции.
📦 Идеални за: Стандартизиране на фактури за доставка, намаляване на ръчните грешки и ускоряване на събирането на плащания при разрастване на бизнеса.
2. Шаблон за проследяване на фактури на ClickUp
Уморени сте да преследвате клиенти с телефонни обаждания и имейли, за да получите плащанията си? Вероятно също така намирате за трудно да проследите кои са обработени и кои все още са в процес на обработка.
Шаблонът за проследяване на фактури на ClickUp може да ви помогне в това. Този готов за употреба тракер ви позволява да запазите важната информация за плащанията, включително статуса на плащанията, на едно място.
Можете да използвате този шаблон, за да:
- Създавайте бързо професионални фактури с автоматично попълване на полетата
- Изпращайте фактури бързо с едно кликване
- Проследявайте плащанията с лекота и точност в рамките на една и съща платформа.
📦 Идеални за: Оптимизиране на проследяването на плащанията, намаляване на административната натовареност и осигуряване на навременни последващи действия за неплатени фактури.
🧠 Интересен факт: Най-големият контейнерен кораб в света, Ever Ace, може да превозва над 23 000 контейнера наведнъж.
3. Шаблон за заявка за оферта на ClickUp
Сравняването на оферти от различни доставчици за управление на веригата на доставки и логистиката може да бъде сложно. Вашият екип по доставки се нуждае от стандартен процес, който да следва. В противен случай рискувате да изберете грешната оферта.
Шаблонът за заявка за оферта на ClickUp оптимизира целия процес, като ви позволява да създавате подробни заявки за оферта с всички изисквания. Той помага за точно сравняване на офертите и гарантира, че ще получите най-добрата възможна сделка.
Използвайте ги за:
- Създайте подробна заявка за оферта в структуриран формат с шаблони за оферти
- Позволете на доставчиците да подават една и съща информация, което позволява справедливо сравнение на офертите.
- Сравнявайте и анализирайте офертите от доставчиците
- Оценявайте доставчиците и договорите за доставки бързо и точно
- Уверете се, че офертите се изчисляват автоматично спрямо бюджета ви.
📦 Идеални за: Подобряване на избора на доставчици и осигуряване на справедливи и прозрачни сравнения между множество оферти.
👀 Знаете ли, че... Търговците на дребно, които използват цифрови инструменти за оценка на риска от доставчиците, са много по-добре подготвени да се справят с прекъсвания. Всъщност компаниите с солидни процеси за оценка на риска в веригата на доставки са с 73% по-голяма вероятност да избегнат значителни затруднения.
4. Шаблон за фактура за превоз с камион на ClickUp
Между колебанията в цените на горивото, различните тарифи за различни маршрути и услуги и обема на поръчките, фактурирането за вашата транспортна компания отнема много време. Ако го правите ръчно, грешките са неизбежни.
Шаблонът за фактури за превоз с камиони на ClickUp е създаден, за да опрости създаването на фактури за превозваческите фирми. Той автоматично изчислява добавките за гориво, проследява пробега и включва всички важни подробности за услугата, като гарантира точни и навременни фактури.
Този шаблон ви позволява да:
- Създайте професионална търговска фактура за всяка поръчка
- Организирайте всичките си данни за фактуриране на едно място
- Проследявайте плащанията и гарантирайте навременното събиране на таксите
- Гарантирайте точност, като осигурите ясна структура и последователен формат.
- Намалете грешките и объркването, като съберете цялата необходима информация на едно място.
📦 Идеални за: Опростяване на процесите по фактуриране за транспортни фирми.
5. Шаблон за поръчка на продукти от ClickUp
Предоставянето на отлично обслужване на клиентите се превръща в основен фактор за различаване, като 80 % от компаниите заявяват, че това ще бъде основният им начин да останат конкурентоспособни в бранша.
Независимо дали управлявате транспортна компания или малък онлайн бизнес, подобряването на клиентското преживяване започва с ясна комуникация. Споделянето на точна информация и актуализации в реално време за доставките играе важна роля за изграждането на доверие и поддържането на удовлетвореността на клиентите.
Шаблонът за поръчка на продукти на ClickUp ви помага да оптимизирате проследяването на продукти, да организирате данните за поръчките и да персонализирате обслужването на клиентите с информация за минали поръчки. Освен това, тъй като предлага автоматизирано въвеждане на данни, не е нужно да се притеснявате за неправилни номера или грешни адреси.
Гледайте това видео, за да научите как да създадете своя процес на приемане с ClickUp Forms
С този шаблон можете да:
- Автоматизирайте въвеждането на данни, за да спестите време
- Проследявайте минали поръчки, за да предоставите по-добро обслужване на клиентите
- Определете лесно разходите за доставка и наличността
- Събирайте важни данни като контактна информация за клиента, подробности за продукта и информация за плащането.
- Повишете удовлетвореността на клиентите, като им предоставите лесен и ефективен начин за поръчка на продукти.
- Получете информация за покупателните навици и предпочитания на вашите клиенти
📦 Идеални за: Проследяване на поръчки и организиране на информация за клиенти за всяка фактура
🧠 Интересен факт: Прогнозите показват значителен растеж в сектора на електронната търговия в Азия, като Филипините и Индия са начело в класацията с около 23% и 18% онлайн продажби съответно.
6. Шаблон за поръчка за покупка и инвентар на ClickUp
Ефективното управление на запасите ви помага да сте подготвени с правилните артикули в точното време, за да изпълните поръчките. Но изненадващо, 43% от малките предприятия изобщо не следят запасите си!
Ако сте един от тях, рискувате да се сблъскате с презапасяване и изчерпване на запасите, а и двете могат да блокират паричния ви поток и да забавят поръчките на клиентите. Нямате бюджет за скъп софтуер за управление на запасите? Просто използвайте шаблона за поръчки за покупка и запаси на ClickUp.
Този шаблон ви помага да:
- Управлявайте всички поръчки за покупка от едно място
- Бъдете в течение с нивата на запасите, точките за повторна поръчка и други с автоматизирани известия.
- Автоматизирайте процеса на поръчки за покупка, като гарантирате точност и спестявате време.
- Проследявайте нивата на запасите и намалете скъпоструващите изчерпвания на запасите с шаблони за инвентаризация.
- Поддържайте точни записи за взаимодействията с доставчиците и покупките
- Улеснете ефективното и рентабилно управление на веригата за доставки
📦 Идеални за: Поддържане на оптимални нива на запасите, за да отговорите на търсенето и да максимизирате възвръщаемостта на инвестициите.
7. Шаблон за регистър на доставки на ClickUp
Повечето купувачи следят отблизо доставките си, а много от тях дори са обсебени от това. Всъщност 91% от купувачите проследяват пратките си, а почти 1 от 5 ги проверяват по няколко пъти на ден. Ето защо, ако вашите записи за доставки не са организирани и актуални, това се отразява пряко на доверието и удовлетворението на клиентите.
Пропуснати актуализации, закъснения или несъответствия в проследяването могат бързо да доведат до заявки за поддръжка и отрицателни отзиви.
Шаблонът за доставка на ClickUp ви помага да управлявате всяка доставка с яснота. Той ви позволява да проследявате състоянието на поръчката, да назначите шофьори и да записвате времето за доставка, всичко на едно място.
Използвайте този шаблон, за да:
- Проследявайте поръчки, статус на доставка и информация за плащания
- Организирайте поръчките по дата, час, шофьор, маршрут и др.
- Осигурете на клиентите си и екипа за обслужване на клиенти бърз и лесен достъп до важна информация за доставките.
- Дръжте клиентите в течение за статуса на поръчките им, за да гарантирате тяхното удовлетворение.
- Осигурете прозрачност по отношение на сроковете и напредъка на доставките
- Проследявайте поръчките на клиентите и поддържайте актуални записи
📦 Идеални за: Подобряване на координацията на изпращанията и осигуряване на навременни и точни актуализации за клиентите.
📖 Прочетете също: Най-добрият софтуер за логистика (ревюта и цени)
8. Шаблон за товарителница на ClickUp
Управлението на международни пратки включва множество детайли, от информация за превозвача, описания на товара и условия на доставка. Всяко пропуснато нещо може да доведе до забавяния, спорове или проблеми с съответствието.
Шаблонът за товарителница на ClickUp е създаден, за да улесни този процес. Той предоставя структуриран формат за въвеждане на цялата необходима информация за доставката.
Можете да използвате този шаблон, за да:
- Създайте стандартизирани товарителници, за да гарантирате последователност при всички доставки.
- Записвайте важни подробности като спецификите на товара, пощенската пратка и разтоварването, както и инструкциите за доставка с шаблоните за BOL.
- Добавете съответните страни, за да изпращате уведомления, и определете крайните получатели, за да гарантирате отчетността.
- Подобрете комуникацията между всички страни, участващи в процеса на доставка
📦 Идеални за: Управление на международни превози, намаляване на грешките в документацията и осигуряване на гладка координация между спедитори, превозвачи и получатели.
9. Шаблон за фактура за доставка в Excel / Google Sheets от Coefficient
Фактурите за доставка често включват сложни изчисления и множество променливи, което прави ръчното фактуриране податливо на грешки. Поддържането на всичко под контрол, от таксите за доставка до мита и данъци, плюс разходите за застраховка, може да доведе до объркване и забавяния.
Шаблонът за фактури за доставка в Excel / Google Sheets от Coefficient може да реши този проблем. Можете да автоматизирате изчисленията и да гарантирате точност на фактурите всеки път.
С този професионален шаблон можете да:
- Избройте артикулите с описания, количества, единични цени и обща сума, за да поддържате прозрачност при фактурирането.
- Изчислете автоматично приложимите данъци и отстъпки, като сведете до минимум грешките.
- Адаптирайте шаблона към конкретните нужди на вашия бизнес, като добавите или промените полетата.
- Достъпвайте, споделяйте и сътрудничете с екипа си, използвайки Google Sheets или Excel.
📦 Идеални за: Автоматично изчисляване на общата сума с подробна разбивка на данъци, транспортни разходи и отстъпки.
10. Шаблон за фактура за доставка в Word от Bookipi
Ако имате затруднения с обработката на множество позиции и различни такси, шаблонът за фактури за доставка на Bookipi за Word може да опрости процеса. Той ви позволява да въведете номера на фактурата, да изберете позициите от падащите менюта и да автоматизирате изчисленията.
Този шаблон ще ви помогне да:
- Свържете се с QuickBooks, за да синхронизирате данните за поръчките директно.
- Изберете клиента и поръчаните артикули от падащото меню.
- Събирайте подписи и настройвайте периодични напомняния за заявки за депозит.
- Автоматизирайте изчисленията на общата сума
- Добавете персонализирани бележки за клиента
📦 Идеални за: Малки предприятия, които използват QuickBooks като счетоводен софтуер.
📖 Прочетете също: Какво е бележка за получени стоки (GRN) и защо е важна?
11. Шаблон за фактура за доставка от Template. Net
Показването на точна разбивка на цените е от съществено значение за поддържането на прозрачност и доверие у клиентите. Шаблонът за фактура за доставка на Template . Net може да ви помогне да спестите време, като автоматизира изчисленията в лесен формат за фактуриране.
С този шаблон можете да:
- Добавете логото на вашата компания, подробности за доставката и конкретни условия на споразумението.
- Запишете данните на клиента, като телефонен номер и адрес за доставка.
- Опишете артикулите, поръчаните количества и единичните цени.
- Автоматизирайте изчисленията на общата стойност
📦 Идеални за: Електронни търговски компании и малки бизнеси.
📮ClickUp Insight: Наскоро открихме, че около 33% от работниците в сферата на знанието изпращат съобщения на 1 до 3 души дневно, за да получат необходимата им информация. Но какво ще стане, ако имате цялата информация документирана и лесно достъпна? С AI Knowledge Manager на ClickUp Brain на ваша страна, превключването на контекста става нещо от миналото. Просто задайте въпроса директно от работното си място и ClickUp Brain ще извлече информацията от работното ви място и/или свързани приложения на трети страни!
12. Проформа фактура за международна доставка от Template. Net
Когато изнасяте стоки в чужбина, се нуждаете от подробни шаблони за митническо оформяне и осигуряване на акредитиви. Проформа фактурата за международна доставка от Template.Net може да ви помогне да създадете стандартна структура за всички международни превози и да гарантирате точността на данните и съответствието на информацията за товара.
Можете да използвате този шаблон, за да:
- Добавете номер на фактура, дата на издаване и дата на падеж за ясна документация.
- Запишете името, компанията, адреса и имейла на купувача за точна комуникация.
- Обобщете междинната сума, транспортните разходи, данъците и общата дължима сума за по-голяма яснота.
- Добавете логото на компанията и допълнителни бележки.
📦 Идеални за: Транспортни фирми, изнасящи стоки в чужбина, спедитори и митнически брокери.
13. Шаблон за фактура на транспортна компания от Template. Net
Загубени фактури, пропуснати такси и неясни подробности за фактурирането могат да доведат до загуба на приходи в транспортния бизнес. Шаблонът за фактури на транспортна компания от Template.Net ви помага да избегнете тези често срещани проблеми, като ви предоставя ясен и последователен формат за всяка транзакция.
С този шаблон можете да:
- Документирайте типа на товара, теглото, размерите и декларираната стойност.
- Посочете лесно нивата на обслужване и свързаните с тях такси.
- Обобщете всички разходи и условия за плащане без излишни подробности.
- Редактирайте онлайн или изтеглете в предпочитания от вас формат.
📦 Идеални за: Транспортни и куриерски услуги.
14. Шаблон за фактура за доставка от Docmosis
Прекарвате повече време във форматиране на фактури за доставка, отколкото в самата доставка на продукти? Ръчните шаблони често забавят работата на екипите, особено при обработката на повтарящи се поръчки или доставки на едро.
Шаблонът за фактури за доставка на Docmosis е създаден за автоматизация на документи, така че да можете да генерирате изпипани и последователни фактури за секунди.
Този шаблон ви позволява да:
- Опишете таксите с ясна разбивка на разходите.
- Запишете подробности като изпращач, получател, списък с артикули и обща стойност.
- Добавете бизнес правила, изчисления и условно съдържание за сложни случаи на доставка.
- Добавете линка към портала си за плащания
📦 Идеални за: Логистични екипи, електронни търговци и разработчици, които автоматизират фактури за доставка с голям обем с динамично въвеждане на данни.
Премахнете стреса от фактурите за доставка с ClickUp
Всички безплатни шаблони, представени в този блог, са създадени, за да опростят фактурирането и проследяването на поръчките ви. А с ClickUp можете да ги подредите на едно място.
Персонализирайте платформата, за да я използвате и като инструмент за анализ на поръчките и доставките, проследявайте отработените часове за точно фактуриране и задавайте напомняния или повтарящи се задачи, за да сте в крак с плащанията. Можете дори да свържете ClickUp с любимите си инструменти, за да поддържате работния си процес гладък и свързан.
Регистрирайте се в ClickUp още днес, за да поемете контрол над фактурите си за доставка и да освободите повече време, за да се съсредоточите върху развитието на бизнеса си.
Често задавани въпроси
Какво представляват шаблоните за фактури за доставка?
Шаблоните за фактури за доставка са готови формати, създадени да помогнат на фирмите да организират и документират ефективно транзакциите, свързани с доставки. Те осигуряват ясен формат за въвеждане на всички необходими данни за доставката – като информация за изпращача и получателя, списък с артикулите, количества, разходи и условия за доставка.
Подробният шаблон за фактура за доставка ви позволява да въведете ключова информация за доставката по структуриран начин. Можете да запишете датата на доставка, адреса за доставка, описанието на артикулите, теглото, таксите, разбивката на разходите и информацията за проследяване в единен формат.
Този стандартизиран подход към управлението на транспортните документи води до по-гладка работа, по-голяма точност при фактурирането на клиентите и по-лесно проследяване на поръчките.
Какво прави един добър шаблон за фактура за доставка?
Един добър шаблон поддържа нещата организирани, намалява грешките и представя професионален образ пред клиентите. (Още по-добре е, ако използвате изкуствен интелект в счетоводството, за да повишите точността зад кулисите. )
Ето на какво да обърнете внимание:
- Ясно оформление: Включва данни за изпращача/получателя, списък с артикулите, такси, данъци и номер на фактурата. Добрите шаблони за поръчки разделят информацията за фактуриране, доставка и плащане, за да се четат лесно.
- Последователно проследяване: Хронологичните записи помагат да следите тенденциите и да разрешавате закъсненията.
- Поле за персонализиране: Отличните шаблони за поръчки за покупка ви позволяват да променяте полетата за международни или връщани пратки.
- Сигнали за грешки: Предупрежденията за липсващи или несъответстващи данни намаляват скъпоструващите грешки.
- Готовност за сътрудничество: споделеният достъп и коментарите поддържат съгласуваността в екипа ви.
- Разбивка на данъци/мита: Ясната видимост на разходите подпомага спазването на нормативните изисквания.
- Информация за плащане: Добавете банкови данни, условия за плащане и връзки, за да не се налага клиентите да питат за плащането.
- Брандиране: Наименованието на фирмата, логото и информацията за контакт изграждат доверие.
- Опции за експортиране/отпечатване: Лесно запазване, изпращане или отпечатване без проблеми с оформлението