Знаете ли, че всяка година по света се губят над 10 000 контейнера за превоз? Ако не попълните правилно товарителницата, може да ви е трудно да получите обезщетение за загубата.
Коносаментът (BoL) е важен документ при транспортирането на физически запаси, независимо дали става въпрос за суровини или готови продукти. Той представлява правно споразумение между превозвача и получателя (консигнатора) и документирана разписка за транспортираните запаси.
Коносаментът ви помага да определите ясно кой носи отговорност за евентуални загуби, закъснения или щети. Но не всички коносаменти са еднакви. В зависимост от това какво и как изнасяте, ще ви са необходими различни видове коносаменти.
А това означава много документи и голяма вероятност за грешки. Тук на помощ идват шаблоните за товарителници.
Независимо дали предпочитате да работите с документи в Microsoft Word, Excel, PDF или Google Sheets, ние ви предлагаме най-добрите шаблони за товарителници в различни формати.
Какво прави един добър шаблон за товарителница?
Коносаментът (BoL) е ясен и изчерпателен договор между изпращача, превозвача и получателя. Той трябва да включва всички съществени подробности, необходими за безпроблемна доставка и потенциални правни средства за защита.
Това е важен правен документ в сектора на транспорта и логистиката, който може да се използва в няколко формата. Готовите товарителници гарантират, че всяка информация е представена по най-добрия възможен начин.
Един добър шаблон за товарителница трябва да има ясно определени раздели, като например:
- Данни за превозвача: име, адрес, информация за контакт и др.
- Информация за получателя: Име, адрес, контактна информация и др.
- Описание на стоките: Количество, тегло, размери, стойност и др.
- Инструкции за доставка: Начин на транспорт, дата на доставка, специални изисквания и др.
Добрият шаблон за товарителница трябва да отговаря и на законовите изисквания, като например да посочва:
- Ограничения на отговорността: Максималната сума, за която превозвачът носи отговорност в случай на загуба или повреда
- Разпоредби за обезщетение: Условията, при които изпращачът или получателят се съгласява да обезщети превозвача за всякакви искове или щети.
- Клаузи за приложимо право: Юрисдикцията и законите, които се прилагат към транспортното споразумение
Той трябва да има гъвкав дизайн, който позволява персонализиране, за да отговаря на различни нужди при изпращане на пратки. Шаблонът трябва да осигурява последователност при множество пратки и да ви помага да предотвратявате грешки и несъответствия, като използвате предварително дефинирани падащи списъци, функции за автоматично попълване, проверки за валидност на данните и др.
Трябва да потърсите шаблон за товарителница, който е достъпен на различни платформи и е съвместим с популярни файлови формати, като PDF и Excel, за да можете лесно да споделяте и разпространявате формулярите за товарителница.
Съставихме списък с седем шаблона за товарителници, които могат да ви помогнат да опростите процеса на доставка.
8 шаблона за товарителници
Независимо дали управлявате бизнес, използвайки софтуер за електронна търговия, или работите в транспортния сектор, товарителницата е от жизненоважно значение. Ето 8 шаблона за товарителници, които ще ви помогнат да започнете:
1. Шаблон за товарителница на ClickUp
Ако търсите прост товарителница, шаблонът за товарителница на ClickUp е най-добрият избор. Този шаблон за товарителница е структуриран като подробна, неотменима поръчка за доставка за вътрешни пратки. Той е идеален, когато изпращачът и получателят са едно и също лице или фактурата за доставката е предплатена.
Те ви дават достатъчно място, за да опишете условията на пратката, включително договорения начин на доставка, сроковете за доставка и специалните инструкции.
Това може да ви помогне да оптимизирате процеса на доставка и да гарантирате спазването на националните правила за доставка и индустриалните стандарти.
2. Шаблон за товарителница от CanadaCustoms
Шаблонът за пряк товарителница на CanadaCustoms е надежден документ за превоз на стоки в Канада.
Този шаблон представлява неотменима, правно обвързваща спогодба между изпращача и превозвача, която ви предпазва от потенциални недоразумения, ескалации или нарушения на задълженията.
За разлика от предишния шаблон, този шаблон за товарителница е кратък и лесен за използване. Стандартизираният му формат намалява вероятността от грешки.
Този шаблон включва всички съществени подробности за пратката, като самоличността и адреса на изпращача, получателя и превозвача, както и количеството, теглото, описанието и вида на опаковката, използвана за пратката.
Както всички добри товарителници, той също включва уникален номер на товарителницата или идентификационен номер на пратката за по-лесно проследяване и справка.
3. Шаблон за товарителница в PDF формат от PDFFiller
Шаблонът за товарителница в PDF формат от PDFFiller може да бъде вашият основен документ за проследяване на пратките ви. Този шаблон ви помага да запишете важни подробности за пратката си за бъдеща справка. Има различни раздели, които трябва да попълните, включително информация за поръчката на клиента, информация за превозвача, списък за проверка на натоварените ремаркета и превозените товари, описание на стоките и др.
А най-хубавото е, че са създадени така, че да можете да управлявате няколко пратки в един документ.
В резултат на това той оптимизира процеса на водене на документация, което го прави незаменим инструмент за професионалистите в областта на логистиката.
Благодарение на PDF формата, можете лесно да запазите копия от информацията за личните си архиви и да ги изпратите на всеки, който се нуждае от тях.
4. Шаблон за товарителница в Excel от WPSTemplate (съвместим с Google Sheets)
Шаблонът за товарителница в Excel от WPSTemplate ви позволява да създавате професионални и съответстващи на изискванията транспортни документи, използвайки познатия интерфейс на Microsoft Excel. Този шаблон може да се използва и с Google Sheets.
Благодарение на лесния за използване дизайн, можете лесно да въвеждате и редактирате важни данни за пратката, като информация за изпращача и получателя, описание на стоките и др.
Шаблонът ще ви помогне да форматирате автоматично товарителницата си, което ще ви спести време. Освен това можете да редактирате и актуализирате шаблона според нуждите си, което го прави подходящ за различни ситуации, свързани с доставки.
Този шаблон отговаря на индустриалните стандарти за товарителници, като гарантира съответствие и законност на вашите транспортни транзакции. Подходящ е за документиране на всички транспортни транзакции – вътрешни или международни.
Можете да ги адаптирате бързо, тъй като имат общ формат, който не е специфичен за конкретни отрасли. Това е идеалният избор за вас, ако управлявате бизнес, който изисква гъвкав шаблон за товарителница за различни сценарии на пазаруване.
Запазете го в логистичния си софтуер, за да го персонализирате бързо според различните изисквания за доставка.
5. Шаблон за товарителница в PDF формат от Fluix
Понякога се нуждаете от усъвършенстван шаблон за товарителница с по-добър контрол на достъпа, за да гарантирате сигурността на пратката си. Ако изпращате стоки с висока стойност или стоки за получател, който желае да запази данните си в тайна, шаблонът за товарителница в PDF формат на Fluix е подходящ за вас.
Само оторизирани потребители могат да редактират полетата за товари и плащания в товарителницата, което гарантира сигурност и точност. Това помага на спедиторите да персонализират лесно документацията за доставка.
Можете да използвате този шаблон като непрехвърлим пряк коносамент за всеки вид транспорт.
Изчистеният дизайн на шаблона го прави визуално привлекателен и интуитивен. Той е много по-гъвкав и персонализируем от обичайните PDF шаблони.
Можете също да го попълните като уеб формуляр в платформата Fluix – удобен и бърз начин да разширите вашите операции по доставка. Въпреки че може да не разполага с разширени полета за сложни сценарии на фактуриране, той е идеалният избор за малки и средни предприятия и свободни професионалисти, които се нуждаят от гъвкав шаблон за товарителница с контролиран достъп.
6. Шаблон за морски товарителница от Shipping Solutions
Този шаблон за товарителница е създаден специално за морски транспорт.
Шаблонът за морски товарителница на Shipping Solutions е изчерпателен и надежден документ, който обхваща всички необходими аспекти за вашата морска пратка.
Този шаблон служи както като доказателство за законен договор за превоз, така и като документ за собственост върху товара. В него са посочени подробностите за страните, участващи в превоза, описание на стоките и инструкции за маршрута.
Този шаблон за товарителница улеснява също така прехвърлянето на собствеността, плащането и митническото оформяне на изпратените стоки, за да могат да бъдат доставени безопасно.
Макар да не е подходящ за други видове транспорт, той е идеален за компании, които редовно се занимават с международни морски превози.
7. Шаблон за товарителница от IncoDocs
Искате ли шаблон за товарителница, който е лесен за използване и ефективен? Опитайте шаблона за товарителница на IncoDocs. Този шаблон ви помага лесно да документирате всички важни подробности за вашите транспортни транзакции.
Универсалният формат и изчистеният дизайн го правят подходящ за различни пратки. Шаблонът включва информация за изпращача, получателя и лицето, което трябва да бъде уведомено, ако получателят не е налице.
Независимо дали сте малка или голяма компания, можете да се възползвате от ползите на товарителницата на IncoDocs, за да оптимизирате процеса на доставка.
8. Шаблон за товарителница от SmartSheet за Word, Google Docs и PDF
SmartSheet предлага много приятен и полезен шаблон за товарителница за Word, Google Docs, който можете да изтеглите и като PDF файл. Разгледайте го и го използвайте, ако сметнете, че е полезен за вашите нужди.
Други логистични инструменти: ClickUp
Ако само един шаблон беше достатъчен, за да оптимизирате всичките си логистични операции! Разбираме, че това не е така.
Вашият бизнес се нуждае от платформа за управление на логистиката, която може да направи всичко това.
Запознайте се с ClickUp. ClickUp е преди всичко платформа за управление на проекти и сътрудничество, която може да се използва за управление на задачи, работни процеси и сътрудничество, свързани с създаването и обработката на товарителници и друга документация за вашите логистични работни процеси.
С други думи, това може да улесни ежедневното изпълнение на проекти, като елиминира натоварената работа за логистичните компании.
1. Възможности за управление на проекти на ClickUp
Като професионалист в транспортния сектор, вие трябва да си сътрудничите и да комуникирате с хора от цял свят. Инструментът за управление на проекти ClickUp предлага на вас, вашия екип и вашите клиенти централизирана платформа за управление на всички ваши разговори, комуникация, задачи, работни процеси, предаване на задачи и др.
Консолидирането на цялата информация за пратките, данните за клиентите и документите на едно място елиминира необходимостта от разпръснати таблици и имейли, като подобрява видимостта за всички заинтересовани страни.
Освен това можете да следите напредъка на пратките в реално време, като използвате таблата на ClickUp. Те могат да бъдат персонализирани, за да показват ключови показатели като срокове за доставка, потенциални закъснения и разпределение на ресурсите.
Това ви помага да зададете и постигнете ключови показатели за ефективност (KPI) за управление на проекти за вашата организация.
Накрая, използването на ClickUp Automation ще ви помогне да автоматизирате повтарящи се задачи, като изпращане на актуализации за пратките на клиентите или генериране на отчети, което ще ви спести време и ще намали човешките грешки.
2. CRM пакет на ClickUp
Можете да оптимизирате бизнес процесите си, свързани с доставките – комуникацията с клиенти и работните потоци по фактуриране – чрез CRM пакета на ClickUp.
ClickUp CRM ви гарантира, че имате информация за клиентите на една ръка разстояние, включително данни за контакт, история на пратките и всички минали взаимодействия. Това дава на вашия екип по продажбите пълна представа за всеки клиент и им позволява да персонализират подхода си в разговорите с клиентите.
Търговските представители могат да изпращат имейли, да планират обаждания и да проследяват взаимодействията директно в ClickUp. Това гарантира навременни последващи действия и укрепва взаимоотношенията с клиентите.
Накрая, получавате достъп до персонализирани функции, като йерархия от папки и списъци за по-добро организиране на информацията за клиентите, филтри и етикети за намиране на конкретна информация за фактуриране и разширени отчети за идентифициране на области за подобрение и оптимизиране на бизнес стратегията ви.
3. ClickUp Docs
ClickUp Docs може да се превърне в изчерпателен хранилище на знания за вашата транспортна компания, съхранявайки важни документи като:
- Политики за доставка: Очертайте ясно условията и ограниченията на вашата компания по отношение на доставките.
- Стандартни оперативни процедури (SOP): Документирайте стъпка по стъпка процесите за обработка на различни видове пратки, процедури за опаковане и протоколи за безопасност.
- Договори и споразумения: съхранявайте подписани договори с клиенти, доставчици и превозвачи за лесно справяне.
Създавайте шаблони с ClickUp Docs, за да управлявате складовите запаси, да проследявате нивата на запасите и да генерирате отчети, за да оптимизирате съхранението и да предотвратите изчерпването на запасите за логистичните операции. Можете да добавяте джаджи, за да актуализирате работните процеси, да възлагате задачи в Docs и др.
4. Инструмент за отчитане на времето на ClickUp
Ако вашата компания фактурира на час, можете да използвате функцията за проследяване на времето на ClickUp, за да се уверите, че плащанията и фактурите са подготвени точно. Това е много полезно и за проектните мениджъри, които работят с подизпълнители: управлявайте различните фази на проекта и постигайте целите си за управление на проекти по-бързо и по-ефективно.
Проследяването на времето може да ви помогне да видите колко време отнема обработката на всяка пратка, което позволява по-добра оценка на разходите и разпределение на ресурсите.
Анализирайте данните за времето, за да установите къде се забавят пратките (например митническо оформяне, обработка на документи). Това помага за оптимизиране на процесите и подобряване на общата ефективност.
Накрая, с персонализирани изгледи на работния процес и структура на разпределение на работата, можете да проследявате времето, което отделните членове на екипа прекарват в задачи, свързани с доставките, за да идентифицирате области за подобрение или да разпознаете най-добре представящите се служители.
Избор на най-подходящия коносамент за вашите изисквания за доставка
Транспортните документи са нещо повече от просто хартиени листове в сектора на транспорта и логистиката – те са важни правни документи, които контролират и защитават движението на стоки по целия свят.
Шаблоните за товарителници, достъпни в различни формати като Excel, PDF и уеб-базирани платформи, предлагат на бизнеса необходимите инструменти за намаляване на рисковете и опростяване на доставките.
Независимо от това какъв формуляр за товарителница изберете, ClickUp предлага разнообразни инструменти и функции, които могат да оптимизират процесите ви по доставка и фактуриране.
Управлявайте задачи, проследявайте пратки в реално време и се насладете на по-гладък и ефективен процес на доставка. Освен това ClickUp се интегрира безпроблемно с вашите процеси по фактуриране. Генерирайте точни фактури въз основа на подробни данни за проследяване на времето за всяка пратка. Какво чакате? Регистрирайте се в ClickUp още днес!