За да поддържате процеса на доставки във вашата организация като добре смазана машина, вие и вашият екип трябва да наблюдавате процесите и постоянно да сте в течение с нещата. Въпреки това, дори и оптимизираните операции могат да се сблъскат с проблеми с важни документи като бележката за получени стоки (GRN).
GRN е прост двустранен документ между вас и вашия доставчик, който потвърждава доставените стоки и е от решаващо значение за осигуряване на гладкото протичане на процеса на доставки.
Много компании използват софтуер за управление на доставките или логистичен софтуер за обработка на дейности, включително обработка на бележките за получени стоки. Въпреки това, поради сложността на тези данни, процесът може да отнема много време и да е податлив на грешки.
Следователно, разбирането на GRN и тяхното значение гарантира гладкото протичане на бизнес операциите. В този блог ще обсъдим всичко, което трябва да знаете за GRN.
Какво е бележка за получени стоки (GRN)?
Бланката за получаване на стоки (GRN), понякога наричана бележка за получаване на стоки, е двустранен документ, който потвърждава, че:
- Доставчикът е доставил стоки на вашата организация (което включва поръчки за покупка, бележки за заявки за доставка или фактури от доставчици)
- Вашата организация е получила тези стоки (където вашият отдел по доставки може да предостави бележка за получени стоки след контрол на качеството и да потвърди датата на доставка на доставените стоки)
Представете си го като устно споразумение, документирано на хартия (или, по-вероятно, в днешно време – в електронен формат). То означава, че и двете страни са изпълнили задълженията си, описани в поръчката за покупка. Освен че е съществена част от доставките, то е и важен документ за финансовия отдел и играе решаваща роля в процеса на плащане на сметки.
Наличието на подходяща GRN документация спомага за подобряване на цялостното управление на поръчките и процесите по тяхното изпълнение и предоставя редица предимства, като например:
- Правилно потвърждава получените стоки и потвърждава, че доставчикът е доставил точно стоките, които сте поръчали. Получателят може незабавно да сигнализира за несъответствия в количеството или качеството, като по този начин предотвратява потенциални спорове впоследствие.
- Служи като подходящ документ за комуникация, тъй като GRN описва какво е получено. По този начин ви защитава в случай на проблеми в бъдеще и служи като доказателство за договореното качество и количество, предотвратявайки спорове относно доставените стоки.
- Играе жизненоважна роля в тристранния процес на съпоставяне, използван за гарантиране на точни плащания по фактури. Чрез сравняване на GRN с бележката за заявка за доставка или поръчката за покупка и фактурата на доставчика, можете да проверите дали всичко съвпада, преди да извършите плащането. Това също помага за предотвратяване на измами при фактурирането.
- Действа като регистър на доставените стоки, което ви позволява да актуализирате точно нивата на запасите си. Това ви гарантира ясна представа за текущите ви запаси и ви позволява да вземате информирани решения за бъдещи покупки. Помага също така на счетоводния ви отдел да валидира баланса на запасите.
Значението на бележката за получени стоки
Представете си, че поръчвате чисто нов офис стол – от онези, които имат добра опора за кръста и се въртят! Вие сте много развълнувани, че най-накрая ще се отървете от стария скърцащ стол. Когато доставката пристига, вие с вълнение го разопаковате и осъзнавате, че липсва една част.
Ако имате критерии за качество и се уверявате, че приемате доставката само след като сте проверили качеството, няма да се сблъсквате с тази стресова ситуация, нали? Това може да изглежда тривиално за по-малки организации с ограничени количества за закупуване, но какво става с по-големите организации? Те постоянно закупуват сложни артикули в големи количества и се нуждаят от процес, който да ги спаси от неприятности и затруднения при доставките.
С бележките за получени стоки можете да опростите процеса на отчитане на запасите и плащанията. Купувачът създава поръчка за покупка (PO) за всяка направена поръчка, в която подробно описыва артикулите, които очаква да бъдат доставени. В нашия пример, тъй като столът се доставя с всичките си части и се сглобява в офиса, поръчката за покупка трябва да споменава всички части, необходими за правилното функциониране на стола.
При доставката вашият отдел за приемане проверява поръчката спрямо GRN и внимателно проверява количеството, качеството и срока на годност на всеки артикул.
Ако всичко съответства на поръчката и доставените стоки са в добро състояние, получателят подписва бележката за получаване на стоки. Това потвърждава, че доставчикът е изпълнил задължението си и че вашата организация е получила поръчката.
По същество, GRN е жизненоважен елемент в целия процес на доставка, който защитава вашия бизнес чрез:
- Потвърждаване на точността на поръчката
- Предотвратяване на спорове
- Улесняване на гладкото обработване на фактури
- Поддържане на точни записи за запасите
Необходима информация в GRN
Сега, когато знаем точно защо бележката за получени стоки е от решаващо значение за вашите логистични и закупувателни процеси, нека разберем как трябва да изглежда правилният формат на бележката за получени стоки. Стандартната GRN включва следното:
1. Заглавие
- Наименование на компанията: Идентифицира получаващата организация
- GRN номер: Уникален идентификатор за конкретния документ „Документ за получени стоки“
- Дата: Записва датата на получаване на стоките.
2. Информация за доставчика
- Име на доставчика: Идентифицира компанията, която е доставила стоките.
- Контактни данни на доставчика: Може да включва телефонен номер, имейл адрес и др. за справка.
- Референтен номер на доставчика: Ако е приложимо, включете всеки референтен номер, предоставен от доставчика.
3. Детайли за доставката
- Номер на поръчката: Позовава се на конкретната поръчка, свързана с доставените стоки.
- Дата и час на доставка: Записва точното време на пристигане на стоките.
- Начин на доставка: Уточнява начина на транспортиране на стоките (напр. камион, куриер)
- Адрес за доставка: Указва адреса, на който трябва да бъдат доставени стоките.
- Документ за доставка: Записва всякаква допълнителна информация, съобщена от доставчика относно доставката.
4. Подробен списък на стоките
- Описание на продукта: Ясно идентифицира конкретните получени артикули
- Количество: Документира точното количество единици, получени за всеки артикул.
- Единица мярка: Уточнява единицата, използвана за измерване на количеството (напр. кутии, метри)
- Код на продукта/SKU: Ако е приложимо, включва всички кодове за идентификация на продукти, използвани от вашата организация или доставчика.
5. Подписи
- Подпис на получателя: Потвърждава, че определен представител на вашата организация е получил и проверил стоките.
- Подпис на доставчика (по избор): В някои случаи представителят на доставчика може също да подпише GRN, за да потвърди доставката.
GRN гарантират, че всички участници разполагат с прозрачен регистър на получените стоки, като записват тази важна информация в ясен и организиран формат. Това помага за оптимизиране на комуникацията, предотвратяване на грешки и улесняване на гладкото управление на запасите и процеса на доставки.
С помощта на практичния шаблон за проектен план за оптимизиране на процеса на веригата за доставки на ClickUp можете да осигурите гладка работа и да подобрите отчетността за процеса на веригата за доставки. Шаблонът включва персонализирани статуси, полета и изгледи, които ви помагат да създадете стандартизирана документация за проследяване на запасите, управление на GRN и ефективна координация с всички заинтересовани страни.
Проблеми, свързани с обработката на GRN
Компаниите често използват инструменти за оценка и шаблони за бизнес споразумения, за да управляват работния си поток по доставките. Въпреки това, все още можете да се сблъскате с някои често срещани проблеми, като например:
- Увеличено време за доставка и забавяния при издаването на GRN: Обработката на GRN включва ръчно въвеждане на информация от поръчки за покупка и разписки за доставка. Това може да бъде досадно, особено при големи доставки с много артикули. Ръчното въвеждане на данни забавя целия процес на доставка, тъй като следващите стъпки, като обработка на фактури и одобрение на плащания, често зависят от попълнена бележка за получени стоки, без предварително попълнени формуляри или готова за употреба документация.
- Грешки при въвеждането на данни: Три копия от GRN се издават за всяка покупка от отдела по поръчки, екипа по доставки и доставчика. Ако въвеждането на данните се извършва ръчно, може да възникнат печатни грешки и несъответствия, което да доведе до разминавания между поръчките за покупка, фактурите и записите за наличностите. Например, печатна грешка в броя на получените артикули дори в едно копие на GRN ще доведе до несъответствие с поръчката за покупка, което ще създаде объркване и ще изисква допълнително време за съгласуване на разликата.
- Трудности при проследяване на статуса на GRN и забавяния при фактурирането: Документите за получени стоки на хартиен носител или съхранявани в изолирани системи са труднодостъпни, което затруднява проследяването и идентифицирането на забавяния при фактурирането. Понякога организацията, която извършва доставките, съхранява GRN в система, отделена от софтуера за управление на поръчките и запасите. Това може да затрудни проследяването на напредъка им и гарантирането, че цялата информация е съгласувана.
- Грешки при валидирането или проверката на получените стоки: Ръчната проверка на получените стоки често отнема много време и е податлива на човешки грешки, особено при сложни поръчки с много артикули. Освен това, това повишава вероятността от измами. Без ясна одитна следа, екипите могат да имат затруднения при откриването на несъответствия или при определянето дали получените стоки наистина съответстват на поръчаните.
- Забавяния в уреждането на сметки: Ако бележката за получени стоки съдържа непълна или неточна информация, тя със сигурност ще закъснее в процеса на одобрение. Това може да обтегне отношенията с доставчиците и да доведе до натрупване на лихви по фактурите на доставчиците. Освен това, в много случаи в работния процес са включени няколко отдела и за обработката на плащането са необходими многократни подписи. Това може да направи цялостния процес на доставка по-времеемък.
Шаблонът за управление на запасите на ClickUp може да ви помогне да се уверите, че вашите запаси са винаги напълно заредени и попълнени с подходящите материали. Този готов за употреба и персонализируем шаблон се предлага с предварително проектирани полета, които ви позволяват да проследявате, организирате и актуализирате всички данни, свързани с вашите запаси, на едно място. Това ще ви гарантира, че не трябва да се притеснявате за управлението на нивата на запасите или конкретни артикули, което го прави идеален за бизнеса с големи или сложни запаси.
Оптимизиране на GRN процесите с ClickUp
Предвид скоростта, с която работят процесите по доставките във всяка организация, традиционните методи за управление на GRN и други процеси могат да бъдат тромави и неефективни. ClickUp, платформата за производителност и управление на проекти „всичко в едно“, може да бъде вашето тайно оръжие за оптимизиране на управлението на запасите и бизнес операциите от начало до край.
За разлика от софтуера за управление на оферти или инструментите за фактуриране, които работят в изолирани системи, ClickUp Docs помага за управлението на документацията за различни отдели. Това е като да имате инструмент за обработка на текст в софтуера си за управление на операциите. Тази функция ви позволява да създавате обширни документи във формат, който ви е необходим, и дори да си сътрудничите с други в реално време, така че всички да са на една и съща страница.
За разлика от други документиращи инструменти, Docs може да се споделя и редактира в реално време от няколко участници; можете също да вмъкнете изображения и връзки в тях и да ги свържете със задачи.
По този начин можете да оптимизирате не само доставките и доставките, но и финансовите си операции, управлението на данните в склада и процесите за контрол на качеството.
За да управлявате процеса на доставки от начало до край, можете да използвате шаблона за доставки на ClickUp. Вие и вашият екип можете лесно да използвате този шаблон в работната си среда и да оптимизирате процеса на доставки и веригата на доставки. По този начин можете да проследявате, управлявате и наблюдавате всички свои дейности по доставки, без да се налага да използвате сложни инструменти за управление на бази данни или визуализация.
С всичко на едно място в ClickUp, вече не е нужно да се занимавате с множество инструменти и платформи. Освен това можете да оптимизирате всичките си оперативни и закупувателни процеси с следните предимства:
- Елиминирайте ръчното въвеждане на данни или хартиените бележки за получени стоки, като използвате автоматизирани работни потоци и опростени шаблони за ефективни работни потоци при доставките.
- Разпределете задачи и отговорности за всеки етап от процеса на доставка, като използвате ClickUp Tasks, с полета като „в очакване на потвърждение за изпращане“ или „доставка получена“. Това гарантира, че всички заинтересовани страни са съгласни и дава възможност за наблюдение в реално време на напредъка на доставката.
- Установете ясни зависимости между задачите, като например изчакване на потвърждение за доставка, с помощта на изгледа на диаграмата на Гант в ClickUp. Това гарантира, че задачите се изпълняват в правилния ред, като поддържа процеса на GRN в правилната посока.
- Използвайте автоматизациите на ClickUp, за да настроите автоматични известия за ключови етапи в процеса на доставка. Например, незабавни известия могат да ви предупреждават, когато пратка бъде потвърдена или при пристигането на стоките във вашия склад. Това премахва необходимостта от ръчно проследяване и гарантира навременни актуализации за заинтересованите страни.
- Проследявайте цялостния процес на управление на запасите, включително складиране, попълване на запасите, потвърждение от доставчика, разходи, статус на поръчката и др., с персонализирани табла ClickUp, които предоставят важни данни за напредъка и забавянията.
- Оптимизирайте процесите по доставките с помощта на ClickUp Brain, усъвършенствано решение на базата на изкуствен интелект, което свързва вашите задачи, проекти, документи, уикита и др. Това ви позволява лесно да събирате, обобщавате и анализирате съответните документи и информация, като ви дава възможност да видите цялостната картина.
- Използвайте формуляри с вашата документация, за да получите конкретна информация за процеса на доставка и лесно да събирате данни от вашия екип или трети страни.
- Интегрирайте процесите си по доставки с над 1000 инструмента и платформи. Това ви помага ефективно да проследявате и автоматизирате процесите в цялата си технологична инфраструктура.
С ClickUp можете да превърнете обработката на GRN от тромава задача в рационализирана и ефективна операция. С управлението на тази важна документация можете да намалите ръчния труд и грешките при записването, да поддържате нивата на запасите и критериите за качество, да осигурите навременна комуникация между съответните отдели и да разрешавате проблемите по-бързо.
Всичко това допринася значително за по-ефективното постигане на бизнес целите.
Искате да автоматизирате и оптимизирате цялата си бизнес дейност? Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес и усетете разликата с оптимизиран процес на доставки.