Ако има нещо, което вълнува бизнес света през 2024 г., то е използването на изкуствен интелект за постигане на по-голяма ефективност – по нови и неочаквани начини!
Присъствието на изкуствения интелект се усеща във всяка индустрия, от персонализирани препоръки за стрийминг услуги до самоуправляващи се автомобили. Той бързо се учи от хората и преобразува това знание, за да преобразува нашите работни процеси.
Счетоводният сектор не прави изключение. Тъй като данните движат бизнес света, счетоводните форми и счетоводителите все по-често търсят начини да използват изкуствения интелект, за да подобрят ефективността и точността.
За да разберете как изкуственият интелект може да се използва в счетоводството, ще разгледаме различни AI инструменти, които правят счетоводните процеси и работни потоци по-бързи и по-точни.
Разбиране на изкуствения интелект в счетоводството
Счетоводният сектор претърпява значителна трансформация, предизвикана от стратегическото приложение на технологиите за изкуствен интелект.
Тази интеграция използва алгоритми за машинно обучение и обработка на естествен език, за да автоматизира и подобри различни счетоводни функции.
Влиянието на изкуствения интелект се простира върху различни задачи, включително финансовата отчетност и управлението на счетоводството на проекти. Той оптимизира одитите и гарантира спазването на нормативните изисквания, като проактивно открива измамни дейности и извършва задълбочен анализ на данните.
Ще замести ли изкуственият интелект счетоводителите?
Макар изкуственият интелект да се отличава в автоматизирането на различни задачи, той не може напълно да замести човешките счетоводители.
Основните човешки умения като здрав разум, отворена комуникация и критично мислене остават от съществено значение за ефективните счетоводни практики.
Сертифицираните счетоводители (CPA) продължават да бъдат незаменими при справянето с комплексни счетоводни проблеми и вземането на решения. Чрез човешки надзор и намеса те гарантират точността и етичното прилагане на счетоводните принципи.
Изкуственият интелект в счетоводството има няколко приложения. В тази статия са изброени най-важните от тях.
Как да използвате изкуствен интелект в счетоводството за различни случаи на употреба
Софтуерът за счетоводство с изкуствен интелект променя начина, по който счетоводителите подхождат към ежедневните си задачи, от въвеждането на данни до вземането на стратегически решения.
Докато правят резултатите по-точни, счетоводните специалисти правят повече за по-малко време, като се фокусират върху нещата, които изискват цялото им внимание.
Нека разгледаме пет конкретни примера, в които изкуственият интелект революционизира счетоводните процеси:
1. Използване на прогнозен анализ на данни
Изкуственият интелект може да анализира огромни количества финансови данни, да разпознава скрити модели и да идентифицира потенциални рискове, които хората могат да пропуснат.
Предсказуемите анализи, базирани на изкуствен интелект, са трансформираща технология, която оказва влияние върху ролята на счетоводителите и финансовите специалисти. Чрез автоматизиране на често досадната задача по изготвяне на отчети, финансовите специалисти могат да посветят своя опит на по-стратегическа функция: оценката.
Не забравяйте обаче, че резултатите от изкуствения интелект изискват внимателно човешко внимание. В крайна сметка счетоводителите трябва да оценяват внимателно точността и надеждността на генерираните прогнози.
Този процес на оценка трябва да включва сравнение с установени резултати, използване на техники за кръстосана валидация, използване на подходящи показатели и критично проучване на потенциални отклонения в данните или алгоритмите.
Чрез тази строга оценка човешкият опит гарантира, че AI прозренията се използват ефективно за вземане на информирани решения.
2. Оптимизирани одити с подобрено съответствие
Традиционните одитни процеси могат да бъдат продължителни и да изискват много ресурси. Изкуственият интелект може да оптимизира процеса чрез автоматизиране на задачите по извличане на данни, вземане на проби и оценка на риска. Това позволява на одиторите да посветят своя опит на по-сложни области, като същевременно подобряват общата ефективност и ефикасност на одитите.
Изкуственият интелект може да се използва за анализ на исторически данни от одити, за да се идентифицират области с повтарящи се слабости, което позволява по-проактивен подход за осигуряване на непрекъснато съответствие.
3. По-лесно откриване на измами
Измамните дейности могат да представляват значителна финансова заплаха, която често остава незабелязана, докато не настъпи значителна щета. Изкуственият интелект е мощен инструмент в борбата срещу измамите.
Усъвършенствани алгоритми могат да анализират моделите на разходите и да идентифицират необичайни транзакции или дейности, които се отклоняват от установените норми. Това позволява проактивно откриване и разследване, като се минимизират финансовите загуби.
Казус: Използване на изкуствен интелект за закриване на активни сметки на парични мулета
Една от най-големите дигитални банки в Европа беше обект на схема за пране на пари чрез фалшиви онлайн обяви. Екипът им за борба с измамите се мъчеше да се справи с престъпниците, които откриваха и бързо източваха сметките на парични мулета.
Feedzai, компания, която предлага решения за борба с измамите и финансовите престъпления, базирани на изкуствен интелект, използва изкуствен интелект по два основни начина, за да се справи с това предизвикателство:
- BionicIDs: Изкуствен интелект, по-специално дълбоко обучение, беше използван за създаване на уникални идентификатори (BionicIDs) за всеки банков потребител. Тези идентификатори анализираха поведенческата биометрия на потребителя (начин на писане, движения на мишката), поведенчески анализи (как навигират в онлайн банката), данни за устройството (модел на телефона, операционна система) и мрежови данни (IP адрес, местоположение). Тази цялостна картина позволи на банката да идентифицира подозрителни дейности, дори ако престъпниците са използвали фалшиви имена или различни устройства.
- Анализ на мрежата: Изкуственият интелект непрекъснато анализираше динамичния контекст на всяка банкова сесия. Това включваше фактори като използваните устройства, мрежови връзки и местоположения. Чрез картографиране на тези взаимоотношения изкуственият интелект можеше да идентифицира връзки между на пръв поглед несвързани сметки. Например, ако от едно и също устройство или мрежа се осъществяваше достъп до няколко сметки, въпреки че имаха различни имена, изкуственият интелект можеше да ги маркира като принадлежащи на един и същ престъпник.
Тази комбинация от AI техники позволи на банката да:
- Идентифицирайте сметките на парични мулета много по-бързо, като ги спирате, преди да могат да бъдат използвани за измама.
- Свържете на пръв поглед несвързани сметки с един и същ престъпник въз основа на модели на поведение и мрежови модели.
- Разберете методите на престъпниците и предскажете бъдещи атаки
Използвайки изкуствен интелект, банката закри над 400 сметки на парични мулета и предостави ценна информация на полицията за разследване на престъпната мрежа.
4. Автоматизирано счетоводство
Повтарящите се задачи винаги са ограничавали счетоводителите, отнемайки ценно време, което би могло да бъде по-добре оползотворено за стратегически анализ.
Въвеждането на данни от фактури и разписки, банковото съгласуване и поддържането на главната книга са задачи, които вече са готови за роботизирана автоматизация на процесите.
Алгоритмите на изкуствения интелект, които са специализирани в разпознаването на модели и извличането на данни, могат да автоматизират процесите с лазерна прецизност. Това освобождава счетоводителите от досадните задачи, като ръчното манипулиране на данни, и значително намалява риска от човешки грешки.
Съвет от професионалист: Използвайте тези 10 безплатни шаблона за счетоводство в Excel и ClickUp, за да ускорите процесите си и да постигнете точно съгласуване всеки път.
5. Повишете точността с машинно обучение
Целостта на финансовите данни е от първостепенно значение в счетоводството. Изкуственият интелект се отличава с анализиране на огромни масиви от данни с изключителна точност.
Алгоритмите за машинно обучение могат да бъдат обучени да идентифицират несъответствия, изключения и потенциални грешки във финансовите транзакции. Този проактивен подход значително намалява вероятността от пропускане на грешки, като гарантира целостта на финансовите отчети.
Казус: Автоматизация на данъчното облагане в Deloitte с помощта на изкуствен интелект и машинно обучение
Deloitte си партнира с Kortical, за да използва изкуствен интелект в данъчните си процеси. Проектът имаше за цел да автоматизира задачите и да подобри ефективността. Deloitte предостави експертния си опит и данни, а Kortical предложи своята AI платформа и възможности за анализ на данни. Kortical създаде модел за машинно обучение, който може автоматично да прилага данъчното законодателство и да структурира данните на клиентите, като намали времето за обработка от 5 часа на 6 минути, което е 50-кратно подобрение. Този проект отне 6 месеца и постигна точност на ниво човек (над 90%) при изчисляването на данъците.
Това са само няколко примера за революционното влияние на изкуствения интелект върху счетоводната професия. С развитието на технологията за изкуствен интелект можем да очакваме появата на още по-иновативни приложения, които ще променят още повече начина, по който се практикува счетоводството.
Използване на софтуер за изкуствен интелект в счетоводството
Има ли софтуер за управление на счетоводни проекти, базиран на изкуствен интелект, който може да направи всичко това?
ClickUp може да облекчи до голяма степен, ако не и напълно, тежестта на повтарящите се задачи и основните процеси.
Като платформа за управление на работата и производителността, тя е подходяща за всеки бранш, голям или малък. С специализирани решения за различни отдели, с ClickUp можете да изпълнявате всяка малка задача – от управление на задачите до проследяване на времето – на една единствена платформа.
Нека разгледаме как ClickUp помага на счетоводителите и финансовите специалисти.
1. Откажете се от счетоводната рутинна работа
Софтуерът за управление на счетоводни проекти на ClickUp може да се използва по милион начини, когато се комбинира с възможностите на изкуствения интелект на платформата.
Проследявайте ефективно всяко финансово движение и поддържайте пълна одитна следа с AI счетоводните инструменти на ClickUp Brain.
Системата регистрира всички финансови дейности и редовно споделя ключови актуализации със заинтересованите страни, като осигурява пълни и точни записи за целите на одитите и спазването на нормативните изисквания.
От намаляване на ръчния труд чрез автоматизация до използване на възможностите на изкуствения интелект за обработка на естествен език за обобщаване, нека видим как можете да се възползвате от тези инструменти на всеки етап от процеса.
Нека първо видим как ClickUp Brain може да ви помогне да подобрите ефективността и точността на счетоводния си екип:
- Автоматизирани напомняния: ClickUp Brain ви напомня кога трябва да бъдат платени сметките или кога трябва да бъдат подадени отчетите. Няма да пропуснете крайните срокове, защото инструментите за автоматизация на изкуствения интелект ще ги проследяват за вас.
- Интелигентно търсене: ако трябва да намерите конкретна фактура или финансов документ, ClickUp Brain бързо ще претърси всичките ви файлове и базата данни на компанията и ще ви покаже правилния.
- Анализ на данни: Изкуственият интелект може да разгледа вашите цифри и да ви даде информация за навиците ви на харчене. По този начин можете лесно да проследявате, категоризирате и организирате бизнес разходите си. Например, той може да забележи, че харчите много пари в една област и да ви предложи начини за намаляване на разходите.
- Обобщения и актуализации на задачите: Използвайте възможностите за обработка на естествен език на ClickUp Brain, за да обобщите всякакви подзадачи, чатове или разговори в ClickUp за секунди, за да получите контекст за това, което се случва или какво предстои по отношение на работата.
- Персонализирани отчети и табла: Генерирайте отчети от попълнените данни и ги представяйте в ясни и визуално привлекателни формати (диаграми и графики), лесно идентифицирайте тенденции и вземайте информирани решения с AI инструменти за визуализация на данни.
От финансови директори на компании от Fortune 500 и независими счетоводители до големи счетоводни фирми – всеки може да използва ClickUp Brain с платен план на ClickUp!
2. Управлявайте счетоводните екипи и клиенти на едно място
Софтуерът за управление на счетоводни проекти ClickUp разполага с мощни функции, които дават възможност на счетоводните екипи да управляват ефективно хората и проектите.
Създайте централен хъб за цялата комуникация и сътрудничество по проектите. Счетоводителите могат да споделят документи, файлове и бележки в рамките на проектите, като по този начин се елиминират информационните силози и се гарантира, че всички са на една и съща страница.
В ClickUp можете да възлагате задачи на конкретни счетоводни мениджъри с ясни срокове и приоритети. Актуализациите в реално време и проследяването на напредъка информират всички за текущата работа, създават отчетност и гарантират, че проектите се изпълняват по график.
ClickUp Chat view предоставя удобна система за чат в реално време за лесна комуникация в екипа. Дискусиите могат да се провеждат в рамките на конкретни проекти, което дава възможност за целенасочена, контекстуална комуникация, без да се препълват пощенските кутии.
Можете също да споделяте документи, да получавате незабавна обратна връзка и да вграждате видеоклипове или връзки към конкретна информация.
Превключвайте между над 15 гъвкави изгледа, за да създадете персонализирани работни процеси, от графики до таблични презентации. Това води до лесно делегиране на задачи и проследяване на напредъка.
Най-доброто от уникалните възможности на ClickUp е, че можете да създавате сигурни клиентски портали в рамките на проектите, за да управлявате външни партньори и да ги задържите във времето.
Клиентите могат да имат достъп до съответните документи, отчети и актуализации на проекти, без да имат пряк достъп до вашата вътрешна система. Това е полезно за по-малки счетоводни фирми с ограничен бюджет за наемане на персонал.
Можете да изпращате автоматизирани имейли или напомняния на клиентите за предстоящи срокове или срещи, за да се уверите, че те са информирани и ангажирани през целия жизнен цикъл на проекта.
3. Използвайте готови шаблони, за да опростите счетоводните процеси
Можете да използвате над 1000 персонализирани, готови за употреба шаблона на ClickUp за различни нужди – счетоводство, креативен дизайн, управление на социални медии, управление на агенции, създаване на блог публикации, човешки ресурси и набиране на персонал.
Можете да създавате шаблони с помощта на ClickUp Brain и ClickUp Docs за всякакви случаи, за които се сетите!
Например, използвайте шаблона за стандартни оперативни процедури на ClickUp Accounting, за да се уверите, че вашите счетоводни екипи спазват стандартните оперативни процедури на вашата фирма.
Поемете контрол над разпръснатите финансови процеси! Този шаблон предлага цялостно решение, което оптимизира създаването на стандартни оперативни процедури, комуникацията и сътрудничеството, като гарантира ефективната работа на счетоводния ви отдел.
- Създавайте, актуализирайте и проследявайте всички свои SOP в едно централизирано място. Няма повече загуба на време за повтарящи се задачи или търсене на документи.
- Съобщавайте промените в стандартните оперативни процедури незабавно, за да сте сигурни, че всички в екипа ви са на една и съща страница и да сведете до минимум риска от грешки.
- Получавайте автоматизирани задачи с известия, за да държите всички информирани и отговорни, като по този начин осигурявате сътрудничество в счетоводния си отдел.
- Подобрете счетоводството на проектите си и проследяването на SOP с разширени функции като реакции на коментари, автоматизация и инструменти, задвижвани от изкуствен интелект.
Управлението на бизнес финансите може да се усеща като постоянна игра на догонване!
Проследяването на транзакции, плащания и кредити отнема много време. Шаблонът за счетоводен дневник на ClickUp може да ви служи като шаблон за дигитално счетоводство.
Този мощен шаблон записва всяка бизнес транзакция с изключителна точност. Не се ограничавайте само с прости записи, тъй като той ви позволява да записвате транзакции, които засягат едновременно няколко сметки:
- Откажете се от ръчното водене на счетоводни книги; записвайте всички свои бизнес транзакции в цифров дневник бързо и точно.
- Използвайте персонализирани статуси, за да проследявате напредъка на всяка транзакция, като се уверите, че нищо не се губи в бъркотията.
- Записвайте важната информация за всяка транзакция с помощта на персонализирани полета, като дата на транзакцията, тип дневник, разписка и номер на вписване.
- Адаптирайте обзора на финансовата си ситуация според нуждите си с гъвкави изгледи – от ръководство за начало до леснодостъпни раздели „Счетоводни книги“ и „Дневници“.
- Подобрете проследяването на транзакциите с разширени функции като проследяване на времето, етикети, предупреждения за зависимости и надеждни функции за електронна поща, за да осигурите цялостен финансов работен процес.
Търсите универсален шаблон, който да опрости вашите финансови процеси? Опитайте счетоводния шаблон на ClickUp.
Този шаблон управлява целия ви процес – от записването на фактури и проследяването на приходите до прогнозирането на бъдещите приходи. Няма повече да се налага да преследвате просрочени плащания, тъй като лесно можете да следите вземанията и задълженията си.
Но има и нещо по-добро! В рамките на една и съща платформа можете да резервирате срещи, да превключвате безпроблемно между 9+ персонализирани изгледа и да използвате персонализирани етикети и статуси. По този начин можете да максимизирате производителността си и да получите информация в реално време за продажбите си, без да напускате ClickUp.
Забележителната способност на изкуствения интелект да автоматизира повтарящи се задачи, комбинирана с гъвкав инструмент като ClickUp, освобождава счетоводителите от рутинните задачи и им дава ценния дар на времето.
Тази новооткрита ефективност им дава възможност да пренасочат фокуса си към области, в които човешкият опит е от първостепенно значение: задълбочен анализ, стратегически насоки и информирано вземане на решения.
Бъдещето на счетоводството с изкуствен интелект
Вълната се обръща за счетоводителите. Подкрепена от изкуствен интелект, професията е на прага на еволюция.
Реакциите са различни, но едно е сигурно: на хоризонта се очертава значителна промяна. Следващото десетилетие ще бъде свидетел на трансформация в счетоводните роли, която ще изисква нови умения от професионалистите.
Най-доброто обаче е, че обработката на естествен език на ClickUp Brain позволява на счетоводителите да го използват, без да се налага да изучават техники за кодиране. Счетоводните задачи ще приличат на тези на научните работници и инженерите, работещи с данни, като ще разкриват дълбоки финансови прозрения. Ключът към навигирането в тази еволюция се крие в приемането на промяната.
Въвеждането на инструменти, базирани на изкуствен интелект, като ClickUp, ще ви помогне да бъдете винаги една крачка напред. Регистрирайте се в ClickUp още днес!