Затрупани сте от купчина автобиографии, опитвате се да подготвите оценки за представянето, докато управлявате програми за въвеждане в работата на дузина нови служители.
Да бъдеш в крак с всички тези задачи може да се усеща като безкрайна надпревара.
Тук на помощ идва ChatGPT за HR. 💻
В този блог ще разгледаме как HR специалистите могат да използват AI инструменти като ChatGPT, за да улеснят работата си и да подобрят резултатите. 🎯
⏰ 60-секундно резюме
- ChatGPT повишава ефективността на HR, като автоматизира повтарящи се задачи като описания на длъжности, преглед на автобиографии и ангажираност на служителите.
- Това позволява на HR специалистите да се фокусират върху по-стратегически задачи, освобождавайки време и намалявайки стреса.
- Въпреки че е полезен, ChatGPT не разполага с емоционалната интелигентност, необходима за управлението на човешките ресурси, и може да доведе до пристрастия, затова е изключително важно да се проявява предпазливост.
- Използването на ClickUp с ClickUp Brain подобрява HR работните процеси с автоматизация, персонализирани шаблони и поддръжка, базирана на изкуствен интелект.
- Интегрирането на двата инструмента помага на HR екипите да поддържат организация, да подобрят комуникацията и да оптимизират операциите.
Разбиране на ChatGPT за HR
Използването на изкуствен интелект в HR може значително да подобри начина, по който екипите управляват ежедневните си административни задачи.
ChatGPT, например, помага за автоматизиране на повтарящи се процеси и подобрява организационната комуникация. Благодарение на естествената езикова обработка (NLP), ChatGPT разбира и отговаря на човешкия език по естествен и интуитивен начин.
При набирането на персонал, той помага за оптимизиране на процеса чрез преглед на автобиографии и дори провеждане на първоначални интервюта. По отношение на ангажираността на служителите, ChatGPT помага при създаването на персонализирани съобщения, събирането на обратна връзка и проследяването на удовлетвореността на служителите. Той улеснява и изясняването на политиките, като отговаря на въпросите на служителите относно правилата или ползите на компанията.
🔍 Знаете ли, че... От всички организации, които са започнали да използват изкуствен интелект за HR, 64% го използват за привличане на таланти, 43% за обучение и развитие, а 25% за управление на производителността, съобщава SHRM.
Как да използвате ChatGPT за HR
ChatGPT е чудесен инструмент за оптимизиране на HR процесите, но е толкова добър, колкото са вашите команди. Ключът към извличането на максимална полза от него се крие в взаимодействието с него.
За да опростите това, можете да използвате шаблона ClickUp ChatGPT Prompts for HR. Той помага да генерирате идеи за управление и мотивиране на екипа ви, да обсъждате идеи за ангажираност на служителите и да създавате съдържание за ефективни програми за въвеждане в работата и обучение.
Нека разгледаме някои начини, по които можете да използвате ChatGPT за HR функции с изпитани и проверени подсказки. 💁
1. Създаване на длъжностни характеристики
ChatGPT създава кратки описания на длъжностите, което позволява на специалистите по подбор на персонал да създават по-бързо атрактивни обяви за работа. Трябва само да въведете подробности като длъжност, отговорности, квалификации и умения, за да получите изпипан проект, който съответства на отрасъла и културата на вашата компания.
Той помага да привлечете подходящите кандидати, като прави процеса на наемане по-гладък и по-ефективен. Освен това, подробностите за работата са съобразени с уникалните изисквания на всяка длъжност.
📌 Задание: Създайте описание на длъжността „Маркетинг мениджър“, в което се набляга на стратегиите за дигитален маркетинг и създаването на съдържание, като се изисква минимум 5 години опит в областта.
2. Преглед на автобиографии
Изкуственият интелект за набиране на персонал оптимизира прегледа на автобиографиите и идентифицира подходящите умения и опит.
ChatGPT разбира контекста и значението на думите, като открива подходящи умения и опит, дори ако терминологията не съответства на ключовите думи. Това води до по-инклузивен процес на наемане, защото се фокусира върху квалификациите, а не върху личните данни.
📌 Задание: Имам набор от автобиографии за позиция на специалист по човешки ресурси. Можете ли да ги анализирате и да определите тримата най-добри кандидати въз основа на уменията им в областта на управлението на таланти, организационното развитие и работата в екип?
🔍Знаете ли, че... В проучване на Gartner 76% от HR лидерите считат, че ако тяхната организация не приеме или внедри AI решения, като генеративен AI, в следващите 12 до 24 месеца, тя ще изостане в организационния успех.
3. Създаване на въпроси за интервю
ChatGPT опростява процеса на създаване на въпроси за интервю за конкретни роли и нужди на компанията.
Предоставете описание на длъжността или очертайте ключовите компетенции и ще получите персонализиран списък с въпроси, които оценяват техническите умения и културното съответствие. Това ще спести време и ще повиши качеството на интервюто, като ви помогне да зададете правилните въпроси, за да намерите най-добрите кандидати.
📌 Подсказка: Създайте списък с 10 въпроса за интервю за позицията „Дигитален маркетинг специалист“, като се фокусирате върху аналитичните умения и работата в екип.
📖 Прочетете също: 10-те най-добри AI инструмента за набиране на персонал за екипи по набиране на персонал
4. Подпомагане по време на въвеждането в работата
ChatGPT предлага персонализирана подкрепа, за да насочи новите служители към важни информации като политиките на компанията.
Той може да създава полезни ръководства, да отговаря на често задавани въпроси и да участва в интерактивни чатове въз основа на конкретни предпочитания.
📌 Подсказка: Имам нужда от подробно ръководство за въвеждане в работата, което да помогне на новите представители на обслужването на клиенти да разберат системите и процесите в нашата организация.
💡 Професионален съвет: Използвайте ChatGPT и софтуер за база данни на служителите, за да оптимизирате въвеждането на нови служители, като направите процеса по-бърз и по-персонализиран.
5. Създаване на анкети за ангажираността на служителите
ChatGPT създава готови за употреба анкети за служители, опростявайки проектирането, анализирането и интерпретирането на данни.
Той помага на HR специалистите да създават персонализирани въпроси за проучвания, които обхващат ключови области като удовлетвореност на служителите, ангажираност и култура на работното място. Инструментът, задвижван от изкуствен интелект, може също да анализира отворени отговори, за да открие тенденции и емоции, предоставяйки ценна информация за подобряване.
📌 Подсказка: Създайте набор от въпроси за проучване на ангажираността на служителите, който включва както въпроси с рейтингова скала, така и отворени въпроси, фокусирани върху динамиката на екипа и индивидуалното удовлетворение от работата.
🧠 Интересен факт: 64% от хората са заявили, че биха се доверили повече на изкуствения интелект, отколкото на своя мениджър, а половината от тях вече са се обърнали към робот, а не към своя мениджър, за съвет.
6. Подкрепа при оценката на представянето
ChatGPT генерира ясни, структурирани оценки на представянето, които подчертават ключовите постижения и областите за развитие. Той комбинира информация от самооценки и обратна връзка от колеги, предлагайки цялостна перспектива.
Можете лесно да персонализирате резултатите, за да се уверите, че са специфични за всеки служител и контекст, като спестявате време и същевременно запазвате релевантността. HR таблата помагат за ефективното визуализиране на тези прегледи.
📌 Подсказка: Напишете оценка на работата на [Име на служителя], който се е отличил в управлението на проекти през изминалата година, като е ръководил три успешни пускания на продукти, подобрил е сътрудничеството в екипа и е повишил оценките за удовлетвореността на клиентите. Включете конкретни примери за постижения и области за развитие.
7. Изготвяне на фирмени политики
ChatGPT оптимизира създаването на фирмени политики, като предоставя рамка за етично използване на изкуствен интелект, помагайки на организациите да се справят с потенциални рискове като поверителност на данните и дезинформация.
Той подпомага изготвянето на политики, които са в съответствие с ценностите на компанията, като набляга на отговорното използване и човешкия надзор, за да насърчи етичното поведение в цялата организация.
📌 Подсказка: Изгответе проект на фирмена политика относно използването на ChatGPT в комуникациите със служителите, като се фокусирате върху поверителността на данните и етичните насоки.
8. Създаване на обучителни материали
ChatGPT опростява създаването на материали за обучение, като генерира структурирани конспекти и персонализирано съдържание въз основа на подсказки. Помага за обсъждане на теми, разработване на конспекти за курсове и предлагане на интересни идеи за уроци, което спестява време на преподавателите и обучителите и намалява тяхната натовареност.
📌 Задание: Създайте подробна програма за обучение по ефективни комуникационни умения за нови мениджъри, включваща основни учебни цели и предложени дейности.
9. Улесняване на сесиите за обратна връзка от служителите
ChatGPT помага при планирането и структурирането на сесиите за обратна връзка, като генерира подсказки за дискусия и насочващи въпроси. Той може също така да адаптира въпросите към конкретни теми, като производителност, цели или култура на работното място, което прави всяка сесия по-релевантна и въздействаща.
С помощта на ChatGPT екипите по човешки ресурси могат да насърчават отворената комуникация, да идентифицират тенденциите в представянето и да подобряват цялостното преживяване на служителите.
📌 Подсказка: Какви подсказки за дискусия мога да използвам, за да улесня сесията за обратна връзка с екипа си относно подобряването на сътрудничеството и комуникацията?
10. Подобряване на вътрешните комуникации
ChatGPT помага на HR екипите да опростят вътрешната комуникация. Той изготвя ясни и последователни съобщения, като обявления за цялата компания, актуализации на политиките и бюлетини. Изкуственият интелект може също да създава актуализации, специфични за екипа, като по този начин гарантира, че всеки получава правилната информация.
С ChatGPT екипите могат да комуникират по-ефективно, като предават съобщения, които резонират с различни групи служители.
📌 Задание: Можете ли да изготвите ясно и последователно съобщение за цялата компания относно предстояща промяна в политиката? Моля, включете следните подробности:
- Име на промяната в политиката
- Цел или причина за промяната
- Засегнати отдели или екипи
- Ключови промени, с които служителите трябва да са запознати
- График за внедряване
- Всички действия, които служителите трябва да предприемат
- Контактна информация за въпроси или загриженост
🤝 Приятелско напомняне: Винаги проверявайте два пъти отговорите, генерирани от изкуствен интелект, в комуникацията със служителите, за да избегнете неволни грешки или погрешни интерпретации.
Ограничения при използването на ChatGPT за HR операции
Добавянето на ChatGPT към вашия план за човешки ресурси предлага многобройни предимства, но е важно да се признаят и неговите ограничения. Както всеки инструмент, неговите граници може да не го правят подходящ за всяка задача.
Нека разгледаме неговите ограничения. 👇
- Емоционална интелигентност: Не може да предложи емпатичното, човешко отношение, което често е необходимо в деликатни ситуации, изискващи човешко взаимодействие, като разрешаване на конфликти или предлагане на емоционална подкрепа на служителите.
- Ограничена креативност: Макар ChatGPT да може да генерира идеи или предложения, той не винаги предлага високо креативни или уникални решения, особено когато се занимава със специализирани предизвикателства в областта на човешките ресурси.
- Пристрастност и дискриминация: Може да отразява пристрастност от данните, на които е обучен, което води до несправедливо отношение в процеси като наемане на персонал или оценки.
- Рискове за сигурността: Съществуват опасения относно споделянето на данни за служителите, тъй като HR отделите често работят с поверителна информация.
📖 Прочетете също: 10-те най-добри AI инструмента за срещи и асистенти за срещи
Използване на ClickUp за HR екипи
Софтуерът ClickUp HR е чудесен начин да поддържате организация и ефективност. Неговите персонализирани функции поддържат проследяване на кандидатите, автоматизация на работния процес, набиране на персонал, въвеждане в работата и управление на служителите.
Нека разгледаме някои от най-добрите му функции за управление на HR екипи. ✅
ClickUp Brain
За да опростите комуникацията си, можете да се обърнете към ClickUp Brain, отличен AI-базиран асистент, вграден в платформата.
Той генерира специфични за ролята подсказки за анализ на данни, създаване на отчети и препоръчване на потенциални решения на проблеми в областта на човешките ресурси. Освен това, той е отлично средство за промяна на тона на вашето съобщение в зависимост от това с кого разговаряте – професионално или неформално, вие избирате!
Този AI инструмент за HR може да се използва на всеки етап от работния процес, за да спестите време.
ClickUp Automations
ClickUp Automations може да поеме голяма част от рутинните задачи на вашия HR екип.
Например, когато нов служител започне работа, ClickUp може автоматично да му изпрати персонализирано имейл за добре дошъл, което ще го накара да се почувства ангажиран още от самото начало. То може също да поддържа актуални записите за служителите, като автоматично актуализира информацията въз основа на определени тригери, като промяна в позицията или отдела.
Освен това, проследяването на представянето става лесно с автоматизирани напомняния за прегледи и проверки на напредъка.
📖 Прочетете също: 5 тенденции в автоматизацията на HR, с които ще се сблъскаме през това десетилетие
ClickUp Forms
ClickUp Forms ви позволява да създавате персонализирани формуляри за събиране на обратна връзка от служителите, провеждане на проучвания и събиране на данни за нови инициативи.
Например, ако въвеждате програма за благосъстояние, можете да създадете анкета, за да съберете обратна връзка за това какво мислят служителите и какви ползи извличат от нея. Можете също да събирате информация за програми за обучение, удовлетвореност от работата или динамиката в екипа, за да помогнете за формирането на бъдещи решения.
С ClickUp Forms получавате данни в реално време, които ви помагат да вземете по-информирани решения и да подобрите цялостното преживяване на служителите.
Шаблони
ClickUp предлага и множество безплатни шаблони за HR, с които да оптимизирате работния си процес.
Шаблонът на ClickUp HR Handbook е централизирано хранилище за всички документи, свързани с човешките ресурси, което гарантира, че служителите имат достъп до най-новите политики, придобивки и насоки.
Този високо адаптивен шаблон ви позволява да го приспособите към нуждите на вашата организация. Можете да организирате секции за въвеждане в работата, управление на представянето, политики за отпуски и развитие на служителите. Освен това можете да включите указания за дистанционна работа, протоколи за безопасност или усилия за разнообразие и включване.
За да направите още една стъпка напред, ClickUp Brain помага за генерирането и организирането на съдържание, като предлага предложения за подобряване на политиките, изготвяне на нови насоки или създаване на често задавани въпроси въз основа на запитвания от служителите.
Например, той може да напише проект за актуализация на политиката въз основа на обратната връзка от скорошно проучване или да предложи нови предложения за ползи въз основа на текущите тенденции сред служителите.
Шаблонът за база от знания за HR на ClickUp е още едно чудесно средство за професионалистите в областта на човешките ресурси. Той представлява централизирано хранилище за всички важни документи, политики и процедури, което ви помага да документирате и проследявате ключовите процеси в областта на човешките ресурси. Можете да използвате и ClickUp Brain заедно с него.
Преобразувайте работния процес в областта на човешките ресурси с ClickUp
Изкуственият интелект е безценен инструмент за HR екипите, който прави задачите по-ефективни и по-лесни.
Въпреки че ChatGPT е невероятно ценен ресурс, той не е универсално решение. Липсва му емоционалната интелигентност, необходима за деликатни ситуации, и може потенциално да въведе пристрастия във вашите процеси.
ClickUp предлага по-цялостно решение за управление на множество задачи в областта на човешките ресурси – съхранява всичко на едно място и гарантира прозрачност и отчетност в целия екип. Ако искате да повишите производителността на човешките ресурси, да управлявате сложни работни процеси и да сътрудничите ефективно, ClickUp е очевидният избор.
Регистрирайте се в ClickUp още днес!