В бизнес света, където всичко е еднакво, вашите служители са това, което ви отличава от останалите.
И тук на помощ идват екипите по човешки ресурси, които планират внимателно всяка стъпка от жизнения цикъл на служителите, за да гарантират успеха на вашия бизнес. Независимо дали сте опитен специалист по човешки ресурси или нов член на екипа по човешки ресурси, освежете знанията си за задължителните елементи за оптимално планиране на човешките ресурси (HPR).
Какво е планиране на човешките ресурси?
Компаниите трябва да гарантират, че целите им в областта на човешките ресурси съответстват на бизнес целите им. Бизнесът използва планирането на човешките ресурси, за да оцени настоящата си работна сила и да предвиди нейното съответствие с бъдещите нужди.
В този процес вие и останалата част от вашия HR екип определяте изискванията за умения и формулирате планове за набиране на персонал, обучение, управление и приемственост. Внимателното планиране на бъдещите нужди позволява на компаниите да оптимизират нивата на персонала, като същевременно остават подготвени за предстоящи предизвикателства и възможности.
Разбиране на планирането на човешките ресурси
Планирането на човешките ресурси често е незабелязаният герой в стратегическата рамка на една компания – MVP зад кулисите заслужава по-внимателно разглеждане.
За да бъде ефективно, планирането на човешките ресурси трябва да съгласува човешките ресурси с по-широката организационна стратегия и бизнес целите. За да се постигне това, процесът на планиране на човешките ресурси трябва да бъде всеобхватен, да оценява точно настоящите служители и да прогнозира бъдещите нужди, така че всякакви пропуски да могат да бъдат попълнени в подходящия момент.
Различните роли на планирането на човешките ресурси
Тъй като стратегическият план за човешките ресурси е съобразен с целите на организацията, той обхваща всичко – от планирането на работната сила до задържането на служителите. За да оценим напълно предимствата на HR планирането, нека се вгледаме по-отблизо и видим различните роли, които то изпълнява в една компания.
Най-очевидната роля на планирането на човешките ресурси е да определи колко служители са необходими за функционирането на компанията. За да направи това, HRP трябва да разчита в голяма степен на управлението на производителността, при което се оценяват миналите прегледи, за да се разберат силните и слабите страни на настоящата работна сила. Самооценките на служителите могат да бъдат полезни в това отношение.
Следващото, планирането на човешките ресурси играе критична роля в анализа на пропуските. То позволява на компаниите да знаят кога и къде им липсват конкретни умения, не само за настоящите, но и за бъдещите нужди. Чрез този анализ на пропуските бизнесът може по-ефективно да планира обучението на настоящите служители и наемането на нови.
„Твърдо“ срещу „меко“ планиране на човешките ресурси
Има два подхода към HRP: „твърд” и „мек”.
При „твърдото“ планиране на човешките ресурси се използва количествен подход. Акцентът е върху капацитета на работната сила и планирането на ресурсите. Данните за прогнозиране на предлагането и инвентаризацията на уменията се използват за предвиждане на бъдещите изисквания към работната сила.
Единствената мисия е да се постигне хармонично съгласуване между човешките ресурси и нуждите на бизнеса.
„Мекото” планиране на човешките ресурси обръща сценария, като дава приоритет на качествената страна на процеса. Става въпрос за корпоративната култура, удовлетвореността на служителите и усъвършенстването на тези важни меки умения.
Soft HRP има за цел да създаде подкрепяща работна среда, която насърчава задържането на служителите, като същевременно се съобразява с целите на организацията. Това се постига чрез програми за обучение на служителите, като се изграждат квалифицирани служители отвътре, които могат да отговорят на стратегията на организацията.
Стъпки за ефективно планиране на човешките ресурси
За да разберете по-добре процеса, нека разгледаме основните стъпки в планирането на човешките ресурси и да разкрием неговите тайни.
Анализиране на организационните цели и планове
Процесът на планиране на човешките ресурси трябва да бъде съгласуван с цялостната бизнес стратегия, за да бъде ефективен. Организацията трябва внимателно да определи дългосрочните си цели, за да може отделът по човешки ресурси да има пътна карта.
Специалистите по човешки ресурси трябва да работят в тясно сътрудничество с ръководителите на отделите, за да разберат изчерпателно бизнес целите. Само чрез това сътрудничество планът за човешките ресурси може да се приведе в стратегическо съответствие с целите на компанията.
Оценяване на текущото състояние на работната сила и откриване на пропуски
Във втората стъпка от процеса на HR планиране трябва да се оцени текущото състояние на работната сила. Това включва подробен анализ на техните умения, способности и производителност, който ясно показва силните страни на екипа и областите, които се нуждаят от подобрение.
Екипите по HR използват инструменти като системи за управление на производителността, за да създадат изчерпателен списък с умения. Опитайте да проведете самооценки на служителите, за да получите по-широка представа за възможните пропуски.
Следващите стъпки зависят от това колко ефективно настоящите служители отговарят на настоящите и бъдещите нужди на бизнеса.
Прогнозиране на бъдещите нужди от човешки ресурси
След като мениджърът по човешки ресурси се запознае с бъдещите цели на компанията и настоящото състояние на работната сила, той може да започне да прогнозира бъдещите нужди от човешки ресурси. Той ще използва данните, за да предвиди нуждата от нови служители.
Това е сложен процес – промените в бизнес средата, корпоративната култура и пазарните тенденции трябва да бъдат взети под внимание, за да се прогнозира точно бъдещото търсене. С промяната на пазарите се променя и наличният резерв от качествени служители. Прогнозирането на предлагането помага на HR планиращите човешките ресурси да отчетат този фактор и да започнат процеса на наемане в оптималния момент.
Разработване и изпълнение на план
Сега, когато разбираме разликите между настоящия персонал и бъдещите нужди, нека преминем към разработването и прилагането на стратегически HR план.
Екипът по човешки ресурси трябва да създаде стратегии за набиране и задържане на нови кадри, като същевременно развива уменията на съществуващите служители, за да отговарят на променящите се нужди на бизнеса. Създаването на подробни длъжностни характеристики, усъвършенстването на процеса на наемане и планирането на управлението на социалните придобивки са от жизненоважно значение по време на този етап.
Наблюдение, преглед и преоценка на плана
Последната стъпка е по-скоро продължителен процес на HRP. Екипът трябва непрекъснато да наблюдава и преоценява нуждите на компанията.
Софтуерът за управление на човешките ресурси и аналитичните инструменти помагат да проследите ефективността на планирането на човешките ресурси във времето. Непрекъснатото наблюдение на представянето на служителите и въздействието на програмите за обучение гарантира, че стратегическото управление на човешките ресурси остава в синхрон с променящата се бизнес среда.
Ролята на HRP за повишаване на организационната ефективност
Резултатите на една компания зависят до голяма степен от качеството на персонала й. Не става въпрос само за броя на служителите, а за това доколко добре те отговарят на нуждите на организацията. Процесът на планиране на човешките ресурси е най-добрият начин да се гарантира това съответствие.
Стратегическото планиране на човешките ресурси ефективно определя броя на необходимите служители, техните необходими умения и оптималното време за наемане, за да се максимизират шансовете за наемане на квалифицирани лица, когато са необходими.
Специалистите по човешки ресурси идентифицират пропуските в уменията на настоящите служители, докато преминават през процеса на HRP. Тези пропуски влошават цялостното представяне на бизнеса. Добрият план за човешките ресурси ще претегли възможността за обучение на съществуващата работна сила, за да отговори на търсенето, спрямо необходимостта от наемане на нови служители.
Тъй като мениджърите по човешки ресурси трябва да работят в тясно сътрудничество с ръководителите на отдели, за да се постигне тази съгласуваност, те винаги са добре осведомени за възникващите проблеми с производителността и могат да адаптират процеса на планиране, за да ги разрешат.
Друга област, в която HRP може да подобри резултатите на компанията, е чрез улесняване на организационните иновации. За да бъде иновативна, една компания трябва да разполага с квалифицирани и динамични служители. С добре разработен HR план компанията може да идентифицира потенциални служители, които да отговорят на тези нужди.
Предизвикателства при планирането на човешките ресурси
Макар процесът на планиране на човешките ресурси да е жизненоважен за организационното управление, той не е лишен от предизвикателства. Без план за преодоляване на тези предизвикателства, те могат да попречат на ефективността на плана. Стратегическото планиране трябва да предвижда предизвикателствата, с които екипът по човешките ресурси ще се сблъска по време на HRP, вариращи от колебания на пазара до вътрешна динамика на работната сила.
Съгласуване на бизнес целите
Говорихме доста за необходимостта от балансиране на стратегията за човешките ресурси с целите на бизнеса. Това, по същество, е същността на HRP и едно от най-големите предизвикателства, пред които са изправени мениджърите по човешки ресурси при разработването на план. Непрекъснато променящите се пазарни условия и организационни приоритети добавят допълнителна сложност към и без това предизвикателната задача за стратегическо планиране на човешките ресурси.
За да противодействат на това, отделите по човешки ресурси трябва да поддържат непрекъснат подход към HRP и постоянно да се консултират с ръководителите на отдели, за да актуализират посоката на компанията и нуждите на отделните отдели.
Точни прогнози
Голяма част от планирането на човешките ресурси включва прогнозиране на търсенето на настоящи служители и бъдещи таланти. Развитието на бизнеса може да бъде непредсказуемо, технологичните постижения могат бързо да променят нуждите, а икономическите промени могат да променят приоритетите.
Инвестирането в софтуер за управление на човешките ресурси, като инструменти за анализ на данни и прогнозиране, ще помогне на HR отдела да планира по-точно тези промени. Тези инструменти използват усъвършенствано машинно обучение и големи количества данни, за да създават прогнози, които са по-точни от тези, които могат да бъдат направени само от хора.
Поддържане на баланс
Трябва да се поддържа деликатен баланс между настоящите нужди на работната сила и бъдещите изисквания. Този процес на планиране може да бъде прекалено сложен, особено за малките екипи по човешки ресурси. Екипите в по-големите компании може да имат затруднения да поддържат връзка с нуждите на служителите на първа линия.
По-малките екипи трябва да разчитат на софтуер за управление на таланти, който ще автоматизира голяма част от работата по прогнозиране кога ще са необходими нови служители или умения. По-големите компании трябва да създадат и поддържат пряка линия за комуникация между HR и служителите на първа линия, така че техните притеснения винаги да са част от процеса на планиране на човешките ресурси.
Интегриране на процесите на планиране
Планирането на човешките ресурси трябва не само да отчита целите на бизнеса, но и да бъде тясно интегрирано в цялостния процес на планиране на компанията. Това гарантира, че действията, предприети от HR, не са само реактивни, а че се възприема проактивен подход към наемането и обучението на служители.
Това изисква стратегически подход към планирането на ресурсите. Мениджърите по човешки ресурси трябва да участват във всички дискусии за бъдещето на компанията, за да могат да дават предложения, които оформят посоката на компанията, и да получават предложения, които оформят подхода на HR.
Използване на технологии в планирането на човешките ресурси
Виждали сме няколко примера, в които софтуерът за планиране на човешките ресурси помага на екипите да се подготвят по-добре за нуждите на бизнеса от персонал. Технологията се развива бързо през последните години, което я прави важна част от стратегическото планиране на човешките ресурси. Сред тези постижения най-важно е развитието на изкуствения интелект, което революционизира начина, по който компаниите управляват работната си сила чрез машинно обучение.
Развитието на дистанционната работа допълнително стимулира внедряването на нови технологии. Отделът по човешки ресурси трябва да наблегне на гъвкав и динамичен процес на планиране на човешките ресурси при разпръснат персонал. Иновативни инструменти и софтуер за планиране на персонала могат да подпомогнат тези нарастващи нужди в областта на човешките ресурси.
ClickUp е всеобхватна платформа за продуктивност. В допълнение към изчерпателните инструменти за планиране на проекти, софтуерът разполага с полезни функции за планиране на човешките ресурси. Възможностите му обхващат различни HR функции, но също така работят добре за всеки отдел в компанията, което го прави идеален за поддържане на синхрон между HR отделите и останалите отдели, както и с цялостната посока на компанията.
Както можете да видите, очевидно е колко важно е управлението на производителността за стратегическото планиране на човешките ресурси. ClickUp предоставя солиден набор от инструменти за управление на производителността, които помагат на HR персонала да дава и получава непрекъсната обратна връзка и да поставя цели на служителите. Като се възползва от тези функции, вашата компания може да насърчи култура на постоянно учене и развитие, която я подготвя по-добре за променящите се нужди.
Едно от най-големите предимства на ClickUp е богатият набор от налични шаблони. За почти всяка задача, свързана с производителността, която вашата компания трябва да изпълни, шаблонът ви показва точно как да използвате функциите на софтуера, за да я изпълните.
Шаблонът на ClickUp за стандартни оперативни процедури в областта на човешките ресурси е полезен за идентифициране на пропуски в уменията и разработване на план за тяхното преодоляване. Шаблонът на ClickUp за база от знания в областта на човешките ресурси е отличен начин да поддържате съществуващите служители в течение и подготвени за променящите се изисквания.
Бъдещи тенденции в планирането на човешките ресурси
Технологиите бързо промениха обстановката в областта на човешките ресурси и не показват признаци на забавяне. Променящите се нагласи и приоритети също ще повлияят на развитието на стратегическото планиране на човешките ресурси през следващите години.
Компаниите без съмнение ще открият, че ще се появят инструменти за изкуствен интелект и анализ на данни, които ще усъвършенстват процесите и ще повишат точността на прогнозите. Тъй като тези инструменти подобряват способността на HR екипа да прогнозира нуждите от персонал и да идентифицира пропуските в уменията, по-малките HR екипи ще могат да се конкурират по-добре с по-големите си колеги.
Наблюдаваме и значителни промени в подхода на компаниите към наемането на персонал. Повече от всякога се обръща внимание на благосъстоянието на служителите и баланса между работата и личния живот. Тези приоритети носят дивиденти, като намаляват изтощението и подобряват производителността.
Отделите по човешки ресурси все повече ще се преориентират от просто набиране и обучение на персонал към изграждане на приобщаваща и подкрепяща култура на работното място.
Тенденцията към дистанционна работа и икономиката на временната заетост вероятно ще продължи. Икономиката на временната заетост може да предостави възможности на HR екипите да разчитат на независими изпълнители при временни пикове в нуждите от персонал, за да поддържат оптимален брой на вътрешния персонал по време на по-спокойни периоди, без да се претоварват по време на натоварени периоди.
Заключение
Макар че поддържането на работната сила на компанията в максимална хармония с нейните реални нужди е свързано с много предизвикателства, това осигурява най-ефективното използване на човешките ресурси и значително конкурентно предимство.
За щастие, има много инструменти, които помагат на компаниите да постигнат това. Няколко безплатни шаблона за планиране на човешките ресурси могат да ви помогнат да организирате персонала си и да оптимизирате процесите. Комбинирайки това с ефективен софтуер за управление на служителите, като ClickUp, дори малките екипи могат да разработят цялостни планове за човешките ресурси.
ClickUp може да се изпробва безплатно. Регистрирайте се още днес, за да видите как този мощен инструмент за продуктивност може да бъде от полза за вашата компания.