Slack е добре познато име в света на приложенията за съобщения.
Освен че улеснява комуникацията, той може да ви помогне и да подобрите работните си процеси.
Независимо дали оптимизирате работните процеси по разработката на софтуер или проследявате бъгове и заявки за функции, шаблоните на Slack могат да ви помогнат да направите всичко това.
В тази публикация се обсъжда списък с шаблони на Slack, които можете да използвате, за да настроите лесни работни процеси (почти) без кодиране. Освен това получавате списък с алтернативни шаблони на Slack!
Какво прави един шаблон за Slack добър?
Шаблоните на Slack могат да ви помогнат да автоматизирате рутинните процеси, което ви позволява да отделяте повече време за работа по стратегически задачи с висока стойност. Ето няколко фактора, които правят един шаблон на Slack добър:
- Добре дефинирана структура: Изберете шаблон, който има ясни раздели с логичен поток, ясно определена цел и ръководство за начало с ясни инструкции за използването му.
- Достъпност: Получете шаблони, които са лесно достъпни безплатно или на достъпни цени. Уверете се, че те са шаблони без код, така че дори екипите, които не са технически подготвени, да могат да ги използват удобно.
- Гъвкавост: Уверете се, че вашите шаблони в Slack са достатъчно гъвкави, за да се адаптират към различни сценарии. Трябва да можете да ги персонализирате според вашите нужди. Освен това, те трябва да са мащабируеми, за да отговарят на нуждите на растящите екипи.
- Удобни за ползване: Изберете шаблони на Slack, които са лесни за ползване и имат формат, подходящ за мобилни устройства, за да можете да ги използвате, където и да сте.
Шаблони на Slack за работни процеси
Мислили ли сте някога да използвате Slack за управление на проекти? Ако не, ето как работните процеси в Slack могат да ви помогнат в IT проектите ви.
Шаблоните на Slack автоматизират всичко – от седмични проверки до напомняния. Това е една от най-добрите функции на Slack, която помага на инженерите и разработчиците да се съсредоточат върху решаването на по-сложни проблеми.
Ако Slack е официалното приложение за комуникация на вашия екип и искате да автоматизирате седмичните проверки на екипа, всичко, което трябва да направите, е да изберете работния процес „Седмична проверка“ от прозореца „Автоматизации на Slack“.
Ето как ще изглежда вашият работен процес. Просто актуализирайте данните, кликнете върху „Запази“ и сте готови!
По този начин можете да настроите персонализиран работен процес, който предоставя подробности като съобщението, канала и разговорите, където ще бъдат изпратени отговорите. Ето колекция от шаблони за работни процеси в Slack, които ще ви помогнат да разтоварите част от работата си.
Получавайте обратна връзка без да се налага да провеждате срещи
Макар събирането на обратна връзка да е от ключово значение, честите Slack Huddles могат да нарушат индивидуалните работни процеси. Използвайте шаблоните на Slack, за да създадете формуляри за всеки канал, в който вашите колеги обсъждат процеси, идеи, потенциални бъгове и предложения.
Не усложнявайте нещата – просто добавете два или три бързи въпроса и ще можете автоматично да приложите най-добрите практики или предложения в процесите си на разработка.
Ето последователността на работния процес, която ви е необходима, за да създадете формуляр за обратна връзка:
- Изпратете обобщение на входящите данни към конкретни канали в Slack
- Започнете с линк към формуляр
- Събирайте обратна връзка за процес, идея или бъг
Одобрявайте заявки за секунди
Независимо дали става дума за заявка за промяна, заявка за отчет, функция или заявка от клиент, леко забавяне в одобрението може да промени целия краен срок. Защо тогава да не създадете работен процес за одобрение, който ви позволява бързо да проследявате и одобрявате заявките?
Всичко, което трябва да направите, е да отворите инструмента за създаване на работни процеси на Slack и да изберете следното:
- Започнете с линк в Slack
- Събирайте информация във формуляра за връзка – заявка за функция, заявка за промяна или заявка за отчет
- Изпратете съобщение в канала за видимост на екипа и лично съобщение до лицето, което е подало заявката, за потвърждение на получаването.
Събиране на гласове за предложение
Един от най-умните начини да използвате инструмента за създаване на работни процеси на Slack: организиране на система за гласуване, за да изберете най-добрите идеи, дизайни и победители.
Да предположим, че създавате няколко технически предложения за дизайн и искате да изберете най-доброто, като вземете предвид предложенията на екипа си.
Започнете, като публикувате своя дизайн в съответния канал на Slack. След това информирайте екипа за използването на емоджи в процеса на гласуване. Членовете на екипа, които са реагирали с емоджи, ще получат формуляр за гласуване в своите Slack DM. За да обобщите гласовете, можете да изтеглите резултатите като CSV файлове.
Ето как можете да изградите работния процес:
- Започва, когато емотиконът👍 бъде получен в канала.
- Изпратете формуляра за гласуване чрез директни съобщения
- Добавете ред в Google Sheet с данните от формуляра
Давайте напомняния за синхронизиране
Когато екипите за разработка са заети с задачи, синхронизацията е необходима, за да всички да са на една и съща страница. Вместо видеоразговори, планирайте синхронизации в каналите на Slack, като използвате шаблоните.
С този шаблон на Slack можете да изпратите на екипа си бързо напомняне да публикува актуализациите си в канала. Можете да дефинирате нишка, в която да събирате всички отговори, за да поддържате канала на Slack организиран и подреден. Освен това можете да търсите по какво работи всеки, за да избегнете объркване и да се уверите, че никой не работи по едни и същи задачи.
Следвайте тази последователност, за да настроите работния процес:
- Започнете в определено време и дата
- Изпратете съобщение в канала, за да може екипът ви да публикува актуализации в нишка
Задействайте функция с емотикон
С помощта на този шаблон на Slack можете да стартирате работни процеси, когато някой реагира на съобщение с емотикон. Когато член на екипа използва определен емотикон, можете да инициирате съобщение, в което се посочва кой е използвал емотикона, и да изпратите на лицето формуляр за попълване на заявката.
Подобно на събирането на гласове и стартирането на функции, можете да използвате тези тригери, за да създадете доста сложни работни процеси. За да стартирате работни процеси с емотикон, следвайте същата последователност:
➡️ Започнете, когато 👋емоджито се използва като реакция в канала.
➡️ Изпратете съобщение в нишката, за да информирате конкретния човек, който е използвал емоджито.
Създавайте и проследявайте нови доклади за грешки
Сигурно сте използвали каналите, директните съобщения, обажданията, @споменаванията и т.н. на Slack. Но ето един начин да използвате Slack по-ефективно, за да докладвате грешки и да оптимизирате процеса на разработка.
С този шаблон на Slack можете да свържете клиенти и служители, които откриват бъг, с инструмента за проследяване на бъгове на вашия екип. За да направите това, създайте специален канал, например #app2. 0-bugs, и публикувайте стандартен работен процес за докладване на бъгове. Това ще ви помогне да добавите „Създаване на проблем“ като автоматизирано действие в работния процес.
Следвайте тази последователност, за да настроите работния процес за докладване на грешки:
- Започнете с линк в Slack
- Съберете необходимите данни за докладване на грешката във формуляр
- Създайте проблем в инструмента за проследяване на грешки, като например проблем в Jira, използвайки формуляра за въвеждане на данни.
- Изпратете потвърждаващо съобщение за регистриран бъг
Ограничения при използването на шаблони на Slack за разработка на софтуер
Важно е да се запознаете с допълнителните функции на Slack и как те са помогнали на потребителите.
Например, Slack ботът може да помогне на екипите да автоматизират напомняния, @mention известия, да изпращат персонализирани отговори и др. По същия начин, неговият инструмент за създаване на работни процеси и предварително създадените шаблони на Slack са тук, за да автоматизират определени аспекти от вашия работен процес и да направят операциите по-ефективни.
Въпреки това, има няколко ограничения при използването на шаблоните на Slack.
- Платена функция: Шаблоните на Slack са достъпни само в платените планове. Освен това можете да използвате много ограничен брой вградени шаблони за работни процеси – планирани съобщения, напомняния за срещи, въвеждане на нови служители, докладване на инциденти, похвали за екипа, обратна връзка и др.
- Сложна настройка: Създателят на работни процеси разчита на частични настройки, вместо на унифицирано решение. Въпреки че настройването на обратна връзка и напомняния за срещи е доста просто, то не е подходящо за настройване на сложни работни процеси за подобряване на работните процеси при разработката.
- Основна функционалност: Шаблоните на Slack имат стандартен формат, който ограничава тяхното използване. Можете да използвате шаблоните само за автоматизиране на прости работни процеси като отчитане, събиране на обратна връзка, въвеждане на нови служители, изпращане на съобщения или публикуване на актуализации.
- Ограничено до работната среда на Slack: Създаването на работни процеси, които започват с линк или емоджи реакция, е ограничено до вашата работна среда в Slack. Не можете да споделяте линка чрез имейли или други канали, за да задействате работния процес.
- Неефективно сътрудничество: Въпреки че можете да добавяте сътрудници към работните процеси, шаблоните на Slack позволяват ограничено коментиране. Например, външни сътрудници не могат да комуникират чрез работните процеси на Slack.
Алтернативи на шаблоните на Slack
Въпреки че шаблоните на Slack имат ограничена функционалност и достъпност, ние имаме списък с шаблони, които не страдат от проблемите на Slack. Те са напълно безплатни, поддържат се от над 100 персонализирани автоматизации и предлагат сътрудничество в реално време, както и повишена продуктивност.
Ето списъка.
1. Шаблон за дневен ред на среща в ClickUp
Независимо дали става дума за дискусия между разработчици или среща за стартиране на проект, шаблонът за дневен ред на срещи на ClickUp ви предоставя необходимия формат за изброяване на подробностите за срещата – тип, обхват, място, линк за видеоконференция, дата, час, участници и теми. Накратко, този шаблон помага да се гарантира, че срещата протича по план с ясно определени цели.
Ето как можете да се възползвате от този шаблон:
- Разделете задачите и разпределете отговорностите
- Обсъдете всички теми от срещата
- Помогнете на екипа си да се подготви по-добре за срещата с обзор на темите
- Осигурете структурирана среща
Какво ни хареса: Този шаблон на ClickUp Doc има персонализирани изгледи, включително Gantt, List, Workload и Calendar, които ви помагат да планирате дневния ред (теми, графици, дейности) с вашия екип. Освен това можете да автоматизирате споделянето на дневния ред чрез имейли, без да превключвате раздели.
2. Шаблон за списък в ClickUp
Списъците са неизменна част от софтуерните процеси. Инженерите и екипите за разработка използват списъци, за да организират и проследяват заявки за функции, бъгове, задачи, крайни срокове, истории на потребители и други. И тук шаблонът за списъци на ClickUp се оказва полезен.
Този шаблон е комбинация от основни и разширени функции, които ви помагат да:
- Разделете сложните задачи на по-лесни подзадачи
- Организирайте и приоритизирайте задачите
- Следвайте стандартен формат при създаването на списъци
- Проследявайте задачи, бъгове, заявки за функции
А най-хубавото е, че можете да използвате този шаблон за повтарящи се процеси отново и отново.
Какво ни хареса: Шаблонът предлага опция „Вграждане на видео“, с която можете да качвате видеоклипове, за да добавите допълнителни подробности към задачите си.
💈Бонус съвет: Можете да използвате ClickUp Recurring Tasks, за да автоматизирате задачите, които се повтарят с определена честота, което ви позволява периодично да коригирате списъка си.
3. Шаблон за комуникационен план на ClickUp
Независимо дали управлявате заявки на заинтересовани страни, внедрявате обратна връзка от клиенти или обсъждате идеи за нови функции с екипа си, солиден план за комуникация е задължителен. А за това ви е необходим добър шаблон за план за комуникация.
Шаблонът за комуникационен план на ClickUp ви позволява да създадете практически комуникационен план, който ви помага да:
- Подобрете вътрешните и външните комуникации
- Определете комуникационните цели, заинтересованите страни и графиците
- Осигурете последователна комуникация
- Идентифицирайте най-добрите канали за комуникация
- Проследявайте и измервайте усилията си в областта на комуникацията
Какво ни хареса: Този шаблон ви позволява да създавате персонализирани полета, за да проследявате всеки канал за комуникация – имейли, социални медии, комуникационни платформи или комбинация от всички тях.
💡Съвет от професионалист: Използвайте ClickUp Tasks, за да очертаете задачите, свързани с комуникацията със заинтересованите страни, във вашия комуникационен план. Това ще ви помогне да управлявате плана си и ще ви осигури по-добра видимост.
4. Шаблон за фирмена уики страница на ClickUp
Шаблонът ClickUp Company Wiki е вашето сигурно място за съхранение на цялото ви софтуерно съдържание – от технически и процесни документи до фрагменти от код, рамки и структури от данни.
Не само това, този шаблон има специални страници за записване на информация за компанията – цели и мисия, основни ценности, наръчник за служители и страница за отделите, за да централизира информацията, свързана с ИТ, продажби, маркетинг, човешки ресурси и др.
С помощта на този шаблон можете:
- Централизирайте ИТ документацията
- Проследявайте ресурсите за разработка
- Съхранявайте подробности за инструменти и системи
- Направете съдържанието лесно достъпно, като същевременно прилагате контрол на достъпа
Какво ни хареса: Шаблонът има раздел „Често използвани формуляри и ресурси“ с шаблони за заявки за формуляри, като например шаблона за заявка за ИТ поддръжка, който можете да използвате за организиране и проследяване на заявки, свързани с ИТ.
5. Шаблон за незабавни съобщения в ClickUp
Когато изброяваме предимствата и недостатъците на Slack, един от най-значителните недостатъци на инструмента е: загуба на важни съобщения.
С толкова много канали, теми и директни съобщения е лесно да изгубите важна информация в морето от разговори – например, най-добрата идея за функция. Тук на помощ идва шаблонът за незабавни съобщения на ClickUp, който организира съобщенията ви на едно място.
Този шаблон може да ви помогне:
- Приоритизирайте разговорите
- Създавайте и съхранявайте съобщения, за да спестите време
- Идентифицирайте правописни и граматически грешки
- Отговаряйте бързо на запитвания
- Стандартизирайте съобщенията и гласа на марката
Какво ни хареса: С помощта на този шаблон можете да създадете вътрешна чат стая, да навигирате в приложението за съобщения и да приложите практиките за съобщения, включени в този шаблон.
6. Шаблон за обратна връзка на ClickUp
Независимо дали става дума за обратна връзка от вашия екип относно новите ИТ политики или обратна връзка от служителите относно корпоративната култура, шаблонът за обратна връзка е задължителен за изграждането на безпроблемна система за обратна връзка.
Шаблонът ClickUp Employee Feedback Template ви позволява да събирате, проследявате и предприемате действия въз основа на обратната връзка от служителите. Този шаблон ви помага да:
- Създайте структурирана и последователна система за обратна връзка
- Проследявайте настроенията на служителите
- Осигурете прозрачност между служителите и ръководството
- Осигурете отворена платформа, за да насърчите честните разговори
Какво ни хареса: Предлага полезни изгледи, като изглед на списъка с всички респонденти, изглед на списъка с отговорите и изглед на таблицата с обратната връзка от служителите, за да извличате лесно данни.
💡Съвет от професионалист: Използвайте ClickUp Automations, подобно на Slack automations, за да автоматизирате изпращането на анкети за обратна връзка до служителите чрез имейл, онлайн платформи за анкети или индивидуални срещи.
7. Шаблон за седмичен отчет на ClickUp
Един от най-добрите начини да гарантирате навременното изпълнение на проекта е да проследявате спринтовете и да държите всички в течение с напредъка. А шаблонът за седмичен отчет на ClickUp може да ви помогне да проследявате отблизо напредъка по целите на спринта.
По този начин можете да отбележите техническите етапи, да маркирате историите на потребителите като завършени/в процес на изпълнение, да проверите актуализациите на разпределението на ресурсите и да получите пълна видимост върху развитието на проекта.
С помощта на този шаблон можете:
- Проследявайте напредъка спрямо целите
- Събирайте данни от различни източници
- Комуникирайте актуализации между екипите
- Получете видимост върху постигнатите резултати
- Идентифицирайте потенциални препятствия
- Помогнете на колегите си да се концентрират върху по-голямата картина
Какво ни хареса: Този шаблон предлага изглед „Седмична табло“, където можете да видите всичките си седмични задачи, организирани със статусни етикети за по-лесно разбиране.
💡Съвет от професионалист: Когато докладът е готов, анализирайте данните с помощта на ClickUp Dashboards. Това ще ви помогне да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение, и да останете на правилния път.
8. Шаблон за ежедневна среща
Ежедневните събрания са от съществено значение, но не са лесни за планиране. Тук шаблонът за ежедневни събрания на ClickUp играе важна роля.
С този шаблон можете да:
- Централизирайте бележки, планове и проследявайте напредъка
- Създайте списъци с задачи за всеки член на екипа, за да не пропуснат нито една задача.
- Събирайте актуализации в реално време на едно място, за да може всеки да е в течение
- Осигурете по-бързо и по-информирано вземане на решения
- Решавайте проблемите по-бързо
💡Съвет от професионалист: Използвайте ClickUp Brain, за да създавате бележки и обобщения от срещи, така че да можете да започнете да работите по задачите си след ежедневните си събрания, без да губите време в подготовката на обобщения от срещите.
Това е последният от нашите безплатни шаблони за ClickUp и с това стигаме до края на списъка с шаблони. Но ако сравним ClickUp и Slack, можем да кажем, че шаблоните за ClickUp имат много повече да предложат – от персонализирани изгледи и статуси до автоматизация и функции за сътрудничество в реално време.
А най-хубавото е, че все още не сме приключили. ClickUp има няколко комуникационни функции, които го правят по-добър от Slack, защото съчетава комуникация в реално време с функции за продуктивност.
ClickUp срещу Slack: кратък преглед
Ето по-подробен поглед върху функциите на ClickUp, които го правят един от най-добрите конкуренти на Slack 👇
ClickUp Chat
Новият ClickUp Chat е изцяло насочен към комуникацията в реално време. Подобно на Slack, можете да го използвате, за да създадете множество канали за проекти и да обедините екипи от различни отдели, за да работят заедно в реално време. Но най-важното тук е, че чатовете и управлението на проектите се извършват на една и съща платформа.
Точно така. Няма повече превключване между инструменти!
Освен това, можете да получите достъп до AI в чата и да получите предложени от AI отговори, обобщени теми, автоматично създадени задачи и др.
ClickUp Присвояване на коментари и споменавания
Когато искате незабавно действие по дадена задача, използвайте ClickUp Assign Comments and Mentions. С помощта на коментарите и @mentions на ClickUp можете да привлечете вниманието на някого и да възложите конкретни действия, като по този начин гарантирате отчетност по всяко време.
ClickUp Clips
Премахнете объркването, създадено от безбройни съобщения и низове с ClickUp Clips. Тази функция на ClickUp ви позволява да записвате екрани и да споделяте видеото за ясни обяснения. Можете също да транскрибирате клиповете с AI, включително откъси и времеви отметки.
Най-хубавата част? Транскрипцията е достъпна за търсене и ще се показва при всяко търсене, което извършвате чрез Connected Search на ClickUp.
Напомняния в ClickUp
Подобно на напомнянията в Slack, можете да настроите напомняния в ClickUp за всичко – дати, срещи и задачи. Добавете ги от всяка точка в ClickUp и включете прикачени файлове или повтарящи се графици. Можете също да създавате напомняния от задачи и коментари, за да знае екипът ви къде да продължи.
ClickUp Meetings
Управлявайте всичките си срещи – от ежедневни събрания до седмични синхронизации, стартиране на проекти и обсъждания на идеи за функции с ClickUp Meetings. Използвайте го, за да си водите бележки, да управлявате дневен ред и да възлагате задачи на едно място.
Календар на ClickUp
Проследявайте срещи, визуализирайте работата, планирайте задачи и управлявайте графиците на проектите с календарния изглед на ClickUp. Това ще информира вашите колеги за плановете на проектите, предстоящите срокове и графиците на задачите.
Освен тези страхотни функции, ClickUp предлага над 1000 вградени интеграции. Можете да свържете инструмента с любимите си приложения, включително Slack. Интегрирането на ClickUp със Slack ще ви помогне да управлявате задачите в ClickUp, без да напускате дискусиите.
С тази интеграция можете да:
- Създавайте задачи в ClickUp от вашия Slack фийд
- Достъп до връзки към задачи в Slack с всички подробности и контекст, за да можете да предприемете действия по тях
- Управлявайте крайни срокове, статуси и приоритети от каналите в Slack
- Създавайте задачи и коментари от съобщения
- Получавайте известия за задачи в Slack
Оптимизирайте работните си процеси с ClickUp
Шаблоните на Slack са чудесни за автоматизиране на работните процеси. Но не можете да отречете ограничената им функционалност. Те не ви позволяват да създавате персонализирани работни процеси и играят поддържаща роля в изграждането на работни процеси за управление на проекти.
Тук възниква нуждата от всеобхватна платформа за продуктивност като ClickUp.
С ClickUp получавате безплатни шаблони, които са изключително лесни за използване и поддържат всички видове работни процеси – от срещи до проследяване на заявки за функции – както и широк набор от мощни функции за управление на проекти.
Така че, ако искате да спестите време при превключването между приложенията и да изградите безпроблемен процес на разработка, регистрирайте се в ClickUp още днес!