Как да създадете Slack бот от нулата

Виртуалните работни пространства като Slack са се превърнали в важна част от нашата работна култура.

Имате нужда да комуникирате с колегите си? Просто им изпратете директно съобщение в Slack. Искате да сътрудничите по проект? Slack ви предлага канали, интеграции и лесно споделяне на файлове.

Една от най-добрите възможности на Slack са автоматизираните ботове, които изпълняват три основни роли, когато са интегрирани в група или канал в Slack – автоматизиране на задачи, изпращане на известия и отговаряне на въпроси.

Звучи като спасител, нали? В тази статия ще разгледаме как да създадете перфектния Slack бот, който отговаря на нуждите на вашия екип.

Как да създадете свой собствен Slack чатбот

Нека разгледаме стъпките, необходими за създаване и интегриране на Slack бот.

За да ви улесним, ще опишем процеса с пример – как да напишете Slack бот, който изпраща приветствен текст на новите потребители. Моля, имайте предвид, че процесът е повече или по-малко подобен на другите функции на бота.

Всяка стъпка изисква малко програмиране. Но не се притеснявайте – това ръководство ще ви преведе през всеки детайл, за да сте сигурни, че можете да създадете своя чатбот без никакви проблеми.

Стъпка 1: Създайте приложение Slack, използвайки CLI

Преди да се впуснете в създаването на своя Slack бот, ще ви трябват подходящите инструменти. Първата стъпка включва създаването на вашето Slack приложение, използвайки интерфейса на командния ред (CLI).

Започнете с настройването на празно приложение с Slack CLI, като използвате тази команда: slack create welcome-bot-app –template https://github. com/slack-samples/deno-welcome-bot

Изпълнението на тази команда ще създаде папка с приложения, свързана с вашия Slack акаунт. В новата папка с приложения създайте три основни директории, които ще служат като основа за вашия Slack бот:

С тези папки и разрешения сте готови да започнете да създавате вашето Slack приложение!

Алтернативно, вместо да пишете целия код сами, можете да използвате следната команда, за да създадете директно приложението Welcome Bot:

След като създадете проекта си, преминайте към директорията на проекта, за да персонализирате Slack бота си.

Стъпка 2: Създайте мандата на приложението

Манифестът на приложението е вашият план за Slack бота. За Welcome Bot вашият манифест ще включва:

Работни процеси:

Хранилище за данни:

Обхват:

Когато съберете всички тези компоненти, файлът manifest.ts ще изглежда по следния начин:

Стъпка 3: Създайте работен процес за настройка на приветственото съобщение

Първо, започваме с дефиниране на работния процес:

Ето как ще изглежда дефиницията на работния процес:

След това добавяме формуляр:

Ето как да добавите функцията OpenForm към вашия create_welcome_message. ts работен процес:

След това добавяме потвърждение.

Добавете следната стъпка към вашия create_welcome_message. ts работен процес:

Стъпка 4: Използвайте хранилище за данни, за да съхраните приветственото съобщение

Започнете с създаването на хранилище за данни.

В този файл ще дефинирате структурата на хранилището, в което ще се съхраняват текстовите полета с приветствени съобщения:

Стъпка 5: Създайте персонализирана функция за съхранение на приветственото съобщение в хранилището за данни

Първо, дефинирайте персонализираната функция.

Ето кода за дефиниране на персонализираната функция:

След това добавете необходимата функционалност.

След това интегрирайте Slack бота във вашия работен процес.

С тази стъпка вашият работен процес вече е в състояние да:

Стъпка 6: Създайте тригери за активиране на работни потоци

Първо, създайте тригер за връзка.

Вашият код ще изглежда нещо като това.

Сега създайте тригера за събитие. Тук по същество активирате събитията, които задействат бота. В този пример тригерът за събитие на бота ще бъде нов потребител, който се присъединява към канал.

Ето кода, който трябва да добавите.

Резултат:

Стъпка 7: Създайте работен процес за изпращане на приветствено съобщение

Този работен процес извлича съхраненото приветствено съобщение и го изпраща до подходящия канал, когато се присъедини нов потребител, като подобрява ангажираността и автоматизира процеса на въвеждане.

Стъпка 8: Създайте персонализирана функция за изпращане на приветствено съобщение

1. Дефинирайте персонализираната функция:

2. Добавете дефиниция на функцията:

3. Добавете функционалност:

4. Интегрирайте персонализирана функция:

С тази персонализирана функция настройките на вашето Slack приложение вече ще изпращат съобщения до всеки потребител, който се присъедини към частен или публичен канал с конкретен канал.

Стъпка 9: Използвайте приложението Slack

1. Стартирайте приложението Slack локално

2. Стартирайте приложението Slack

Стъпка 10: Вашият Slack бот е готов!

Поздравления, стигнахте до последната стъпка от създаването на вашия Slack бот! Сега вашият бот ще изпраща автоматично съобщения на новите потребители. Тествайте го, за да се уверите, че работи правилно в публичен канал.

Ограничения при използването на Slack ботове за комуникация

Досега вече сигурно сте осъзнали колко удобни са Slack ботовете за комуникацията на работното място. В края на краищата, кой не обича да получи малко помощ с автоматизацията?

Но има няколко ограничения, за които трябва да внимавате.

Знаейки тези ограничения, ще можете да вземете информирано решение коя платформа за комуникация на работното място е най-ефективна за вас.

1. Slack ботовете могат да отвличат вниманието

Slack ботовете могат да бъдат нож с две остриета, когато става въпрос за концентрация.

Разбира се, той предоставя бърза информация и помага при задачите с проста заявка. Но той също така идва с поток от известия, от актуализации на токена на бота до съобщения на екипа.

Това постоянно разсейване може да попречи на работата. Често допълнителният шум от бота затруднява служителите ви да определят приоритетите си в работата.

2. Slack може да бъде скъп, както и неговите ботове

Това вероятно е най-големият проблем, когато става въпрос за комуникационни инструменти като Slack: те могат да станат много скъпи много бързо.

Slack предлага различни планове, всеки с свои собствени функции, но с разрастването на екипа ви се увеличава и общата цена на притежание на SaaS продукт.

Например, планът Pro струва 7,25 долара на потребител на месец, което на пръв поглед може да изглежда разумно. Когато обаче имате голям екип, тези разходи могат бързо да се увеличат, което води до значителни месечни разходи. На тази цена можете да намерите алтернативи на Slack, които предлагат по-добри функции.

3. Slack ботовете се нуждаят от поддръжка

Slack ботовете, подобно на всеки друг чатбот, разчитат на данните, с които са били обучени. Ако потребител на бот попита за информация, която не е интегрирана в системата на бота, той вероятно няма да успее да даде задоволителен отговор.

Това означава, че вашият Slack бот ще се нуждае от постоянни актуализации, за да остане актуален и полезен.

Ще трябва да следите най-често задаваните въпроси и редовно да захранвате Slack бота си с нова, релевантна информация. Тази постоянна поддръжка може да се превърне в значителна работна натовареност, особено с разрастването на вашата Slack работна среда.

4. Ботовете могат да заемат много място

Slack има минимален капацитет за съхранение и когато тези ограничения бъдат достигнати, Slack автоматично изтрива по-старите файлове и съобщения, за да освободи място за нови.

Този процес може да доведе до неволна загуба на важни документи или история на комуникацията, особено ако използвате ботове за автоматизиране на задачи, които генерират много данни.

5. Slack ботовете не са креативни

Това е очевидно, но ботовете обикновено не са най-умният инструмент в арсенала. Те нямат критично мислене и способността да подхождат към дадена ситуация от различни гледни точки.

Следователно, в трудна ситуация, в която се изисква решаване на проблем, не можете да разчитате на Slack бота си да ви предостави уникални решения.

Подобряване на комуникацията в екипа с ClickUp и Slack

Ако смятате, че Slack е ефективен инструмент за комуникация, изчакайте, докато го интегрирате с ClickUp.

Заедно Slack и ClickUp формират идеалния екип в среда за сътрудничество.

Нека разгледаме как различните екипи могат да се възползват от тази интеграция, като имат предвид етикета на Slack.

Активирайте синхронизирането на дейностите в ClickUp със Slack

След като интегрирате ClickUp със Slack, можете да синхронизирате цялата си активност в ClickUp с работното си пространство в Slack за конкретни пространства, папки и списъци.

Вашите дейности в ClickUp ще бъдат автоматично изпращани като съобщения към вашия Slack канал. Можете да изберете публични или частни канали, където ClickUp да има достъп до тези известия.

За да предоставите на ClickUp достъп до частен канал, използвайте командата /invite @ClickUp.

Как това помага?

Представете си, че сте част от маркетингов екип, който работи по кампания с висок залог и кратък срок. Тази интеграция премахва необходимостта да информирате ръчно членовете на екипа си за напредъка си.

Вместо това, ClickUp автоматично изпраща актуализации към вашия Slack канал, предоставяйки на всички 360-градусова картина на текущото състояние на проекта.

По същия начин важните актуализации от техническите екипи, като поправки на грешки, внедряване на функции или задачи по поддръжка на сървъра, се споделят незабавно с екипа в реално време.

Задачи, коментари и документи – всичко на екрана на Slack

Когато свържете задачи, коментари или документи в Slack, ще видите предварителен преглед на всеки елемент, процес, наречен „разгръщане“. Тази функция позволява на вашия екип да вижда подробности като статус на задачите, отговорни лица, приоритети и други директно в Slack.

Например, да предположим, че екипът по продажбите е създал канал в Slack, за да обсъжда ключова сметка. Когато задача, свързана с тази сметка, бъде споделена в Slack, всички могат веднага да видят кой е назначен, какъв е приоритетът и текущото състояние.

Сега търговските представители (или всеки друг екип) могат да отговарят бързо на нуждите на клиентите, без да се налага да претърсват множество приложения.

Превърнете съобщенията в задачи

Можете да създавате задачи в ClickUp директно от Slack, като използвате /Slash команда като /clickup new или добавите съобщение в Slack като коментар към съществуваща задача.

Това е особено полезно при делегиране на задачи. Представете си, че ръководителят на маркетинга харесва креативна идея, споделена в чата на Slack; той може незабавно да превърне това съобщение в задача в ClickUp, без да напуска Slack.

ClickUp прави всичко, което Slack може, и още повече

В края на краищата, вие използвате Slack, за да комуникирате ефективно с екипа си и между отделните отдели. Но комуникацията е по-опростена, ефективна и интуитивна в ClickUp. Нека разгледаме по-подробно.

Разговори в реално време с изглед на чата

Чат изгледът на ClickUp позволява на вашия екип да участва в разговори в реално време, без да напуска платформата.

Независимо дали сте ИТ екип, който решава спешен проблем, или екип по продажбите, който обсъжда нов потенциален клиент, Chat View централизира цялата ви комуникация.

Маркетинг екипите се борят особено с разпръснатите разговори в различни приложения. В ClickUp можете да обсъждате идеи, да споделяте творчески брифинги и да взимате бързи решения – всичко това в едно и също работно пространство.

А когато дойде време да превърнете тези идеи в действие, ClickUp ви позволява да го направите директно от чата. Разпределяйте задачи, определяйте крайни срокове и напредвайте с проектите, без да напускате разговора.

Сътрудничество, мозъчна атака и бели дъски

Имате нужда да обсъдите стратегия или да планирате проект? Белите дъски на ClickUp предлагат виртуално пространство, където екипите могат да си сътрудничат визуално.

Докато Slack ви позволява да обменяте идеи с колегите си чрез текстови дискусии, ClickUp Whiteboards пренасят проектите ви на следващото ниво, като позволяват на екипа ви да рисува, да добавя бележки и да превръща идеите в изпълними задачи на дъската.

Ако сте част от инженерния екип, който трябва да планира работните процеси, или проектен мениджър, който се занимава с комплексен проектен график, това ще се превърне във вашия нов любим инструмент.

Управление на задачите с присвоени коментари

Една от отличителните характеристики на ClickUp е възможността да присвоявате коментари на конкретни членове на екипа, като използвате @mentions. Ако обсъждате важно обновяване в Chat View, можете незабавно да маркирате член на екипа и да превърнете този коментар в задача.

Например, по време на среща за разработване на продукт, ръководител инженер може да възложи поправка на бъг директно от чата, като по този начин гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато.

Визуална комуникация с ClickUp Clips

Визуален тип ли сте? Ако да, ClickUp Clips ще подобри десетократно вашето преживяване, като ви позволи да записвате и споделяте екранни записи.

Представете си, че ИТ екип записва стъпка по стъпка ръководство за отстраняване на често срещан проблем – членовете на екипа могат да имат достъп до този клип по всяко време, което им улеснява разбирането и прилагането на промените.

Планирайте действията си с шаблони

Изтеглете този шаблон

В крайна сметка, инструменти като ClickUp и Slack са средства за комуникация. За да бъдат тези инструменти полезни и да внесат ред във вашата вътрешна комуникация, ви е необходима стратегия. И тук може да ви бъде полезна стратегията за вътрешна комуникация и шаблонът за план за действие на ClickUp.

С този шаблон можете да оцените съществуващата си комуникационна стратегия, да изготвите нов подход и свързаните с него цели, да определите цели и задачи за стратегията си и да създадете последователен план за действие.

Само с едно кликване сте от по-добрата комуникация с ClickUp

Slack е чудесен инструмент, който става още по-добър с интеграцията на ClickUp.

Вместо да жонглирате със съобщения в Slack и актуализации и управление на проекти в ClickUp, по-разумно е да имате една платформа, която може да прави всичко това. ClickUp е тази платформа. Тя гарантира, че всичко, от което се нуждаете за работата си – съобщения, задачи, изгледи, табла и др. – се намира на едно място.

Разговорите в реално време на ClickUp, удобството да превърнете едно директно съобщение в подробна задача и възможността да визуализирате дискусиите – всичко това прави ClickUp цялостно приложение за управление на проекти в сравнение с ограничените възможности за управление на проекти на Slack.

Опитайте сами, за да видите разликата. Създайте безплатен акаунт в ClickUp още днес и опростете работните си процеси!