Примери за използване на Slack за подобрено сътрудничество в екипа

Като едно от най-популярните приложения за съобщения, Slack е предпочитаният избор на екипи от цял свят, като им помага да поддържат връзка и да бъдат организирани, където и да работят (и по всяко време).

Но какво точно прави Slack? И как да определите кои от неговите функции ще ви бъдат най-полезни?

В тази статия ще отговорим на всички ваши въпроси относно платформата и още много други.

Ще разгледаме какво представлява Slack, ще проучим неговите функции, ще споделим популярни примери за използване в реалния живот и ще ви дадем съвети и трикове, с които да подобрите своя опит. Да започнем. 🎢

Какво е Slack?

Просто казано, Slack е инструмент за комуникация на работното място, създаден за бизнеса, за да свързва хората и информацията, от която се нуждаят. Той предлага обединено работно пространство, където екипите могат да създават канали за организиране на проекти, дискусии и ресурси от базата знания.

Екипите могат да го използват, за да имат лесен достъп до файлове, да отговарят на съобщения и да се информират за най-новите актуализации, като съобщения, задачи и крайни срокове, независимо от местоположението или часовата зона. Тази структура помага на всички да бъдат в синхрон и насърчава по-бързото колективно вземане на решения.

Основни функции на Slack, които трябва да знаете

С какво се отличава тази платформа? С следните функции:

1. Канали

Това са гъвкави пространства, където екипът ви може да обявява новини, да споделя файлове и да сътрудничи по проекти. Можете да създадете колкото канали искате, които могат да бъдат отворени за всички членове на екипа (публични) или ограничени до поканени членове (частни).

Можете също да създавате канали, за да обсъждате теми извън работата. Освен това, с Slack Connect можете да си сътрудничите с външни заинтересовани страни и партньори от работното си място.

2. Съобщения

Slack ви позволява да изпращате директни съобщения на един член на екипа или да чатите с няколко души като група чрез директни съобщения (DM). Низовете от разговори подреждат отговорите в рамките на всеки канал в Slack.

Всички съобщения могат да се търсят и се запазват автоматично в архива на вашата работна среда, така че можете да ги прегледате, когато е необходимо.

3. Споделяне на файлове

Благодарение на многото интеграции, достъпни в Slack, можете да качвате и споделяте документи, снимки, видеоклипове и други директно в всеки канал или съобщение, като предоставяте на екипа си подходящия контекст за всяка информация.

4. Гласови и видео разговори

Свързването чрез разговори е лесно на платформата: просто стартирайте Huddle за бързи, неформални аудио чатове или изберете една от интеграциите на Slack като Cisco, join.me или Microsoft Teams за видео срещи. В директорията на приложенията на Slack ще намерите много опции.

5. Интеграции и приложения

Slack лесно се интегрира с вашите съществуващи технологии. Вече използвате Asana или Trello? Синхронизирайте ги с интеграцията за управление на проекти на Slack. Но това не е всичко.

От CRM системи като Salesforce до платформи за електронна търговия като Shopify, можете да се възползвате от над 2600 интеграции, да оптимизирате работните процеси и да консолидирате задачите в една единствена платформа.

Можете също да използвате Workflow Builder на Slack, за да създадете персонализирана автоматизация за повтарящи се задачи. API-та на Slack, заедно с ръководства за създаване на Slack бот, ви позволяват да изградите свои собствени автоматизирани работни процеси.

Популярни примери за използване на Slack, които е трудно да се пренебрегнат

Как успява да бъде един от най-добрите инструменти за управление на задачи на пазара, особено за отдалечени екипи? Нека анализираме тези примери за използване на Slack.

1. Комуникация в екипа

С функцията си за съобщения в реално време Slack елиминира необходимостта от безкрайни вериги от имейли и подобрява прозрачността. Членовете на екипа ви могат да се свързват директно с всеки, с когото трябва да говорят, без да се изнервят от препълнена пощенска кутия или да чакат с часове за отговор.

За разлика от имейлите, публичните канали на Slack позволяват по-добра видимост на сътрудничеството в екипа или между екипите и помагат за премахването на изолираността.

Независимо дали става дума за специален канал за всеки екип, проект или отдел, или за индивидуални срещи с колега или подчинен, можете да направите всичко това в Slack. Можете също да използвате @mentions, за да привлечете вниманието на конкретно лице, или да стартирате Thread, за да запазите страничните си разговори извън основния канал.

Въпреки това, дори Slack има изолиран подход, тъй като е предимно платформа за съобщения , докато работата се извършва другаде, потенциално на платформа за управление на проекти.

ClickUp Chat е отлична алтернатива на Slack, тъй като замества обичайния хаос в комуникацията с контекст и яснота, като интегрира чата с работата.

Можете да свързвате съобщения директно със задачи, да структурирате чатове в пространства според нуждите на всеки екип и да споделяте документи, връзки или други данни с надеждни контроли за поверителност.

Всъщност можете да имате няколко канала за конкретни проекти, отдели или задачи, така че постоянно да си сътрудничите с подходящите хора и в правилната посока.

Представете си го като създаване на канал в Slack – организирате разговорите по теми, @споменавате членове на екипа, за да се включат в съответните чатове, и следите всичко чрез фийда с известия.

Ако търсите по-ориентирана към отчетността функция, опитайте Assign Comments в ClickUp. Използвайте я, за да създавате задачи и да ги възлагате на други хора или дори на себе си, така че нито един детайл да не бъде пропуснат, забравен или пренебрегнат.

С ClickUp всички ваши дискусии, последващи действия и препратки са на едно място, което ви позволява да преминавате от чат към действие, без да пропускате нищо. Това прави ClickUp по-пълноценен инструмент за комуникация по проекти.

Освен това, функцията за чат на ClickUp се захранва от изкуствен интелект.

С предложени отговори, обобщени теми и възможност за автоматизиране на задачи, вие оставате фокусирани върху това, което е важно. Търсите стар файл или разговор в работното си пространство? ClickUp Brain ще намери всичко, от което се нуждаете, и ще го направи достъпно с едно просто търсене.

2. Управление на проекти

В канала на Slack можете да обсъждате проекти с екипа си, да планирате графици, да споделяте файлове и актуализации и да проследявате напредъка, като по този начин гарантирате, че всички, които трябва да бъдат информирани, са винаги в течение.

Можете да стартирате Huddle, за да чатите на живо с екипа си, или да запишете клип, за да дадете бърза обратна връзка.

Искате да съберете, организирате и приоритизирате най-важните части от вашите проекти в списък? Slack ви позволява да направите и това.

Ами ако искате да влезете в повече подробности и да разберете натоварването на екипите или членовете на екипа? ClickUp може да ви помогне! Можете да използвате Workload View на ClickUp, за да визуализирате натоварването на всеки член на екипа.

За да извлечете максимална полза от Slack и да подобрите неговите възможности, се нуждаете от Slack интеграция в ClickUp!

Имате нужда да създадете нова задача в ClickUp директно от Slack? Просто напишете „/clickup new“ в канала. Това ще ви позволи да записвате идеи и действия от платформата, без да напускате Slack.

Второ, когато публикувате линк към задача в ClickUp в Slack, той автоматично се „разгръща“ или разширява, за да покаже важни подробности, като името на задачата, описание, краен срок и статус. Това е полезно, когато разговаряте с член на екипа и искате да му дадете малко контекст.

Освен това, с помощта на падащите менюта на Slack можете да правите бързи редакции на задачите си в ClickUp от самия канал, като например да променяте крайни срокове или да разпределяте членове на екипа. Това оптимизира работния процес по проекта и гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато.

3. Дистанционна работа и изграждане на виртуален екип

Когато ви разделят хиляди километри, обвързването и сътрудничеството с екипа ви може да се превърне в уникално предизвикателство.

Но Slack е спасителна въже, което преодолява географските разстояния.

Той насърчава чувството за общност, като ви позволява да създавате или да искате нови канали въз основа на общите интереси на екипа, като видеоигри, футбол, супергерои и други, и да ги наименувате например #забавление-и-игри или #случайни.

Ако неформалните разговори все още не са част от ДНК-то на вашия отдалечен екип, създайте този навик. Определете време веднъж седмично, за да обсъждате дадена тема (например: „Има ли някой, който е чел някоя добра книга напоследък?“) и поканете членовете на екипа да се включат в разговора, да дадат своя принос и да се сближат с останалите.

Можете също така да създавате анкети, да добавяте GIF файлове или да организирате случайни виртуални срещи за кафе с членовете на екипа (с интеграцията Donut), за да поддържате интереса и положителното настроение на всички.

Можете също да използвате @mentions, за да привлечете вниманието на конкретно лице, или да започнете Thread, за да запазите страничните си разговори извън основния канал.

4. Поддръжка на клиенти

С Slack предоставянето на клиентска поддръжка става по-ефективно и сътрудничеството по-добро. Вашите представители по обслужването могат да създават странични ленти като „Управление на билети“, за да групират всички канали, където се подават и разглеждат запитвания от клиенти.

За екипи със специализирани знания можете да създадете съответно наименовани секции (напр. „Поддръжка на фактуриране“) за лесен достъп. Интеграцията с инструменти за поддръжка като Zendesk или Freshdesk гарантира, че заявките се прехвърлят директно в Slack за бързо разрешаване.

5. Вътрешно споделяне на знания

С Slack споделянето на знания в екипа е по-лесно от всякога. Можете да добавяте файлове, URL адреси и актуализации отвсякъде и да създавате отделни канали, за да ги организирате, като например тенденции в бранша, актуализации за компанията, често задавани въпроси или статии за помощ.

Освен това, функцията за търсене на Slack ви позволява да намирате информация от минали разговори или споделени документи.

Имате ли важни линкове, които искате да споделите с новите служители, като например наръчник за етикета на Slack в компанията? Закачете важната информация или съобщенията с помощта на функцията „Закачи към канал“. Всеки в този канал може да има достъп до елементите в разделите „Закачени“ и „Запазени“.

Ако искате по-динамично преживяване при мозъчната атака, опитайте инструменти за дигитални бели дъски като ClickUp Whiteboards.

Използвайте го, за да картографирате идеи, информационни потоци и планове за проекти с различни елементи, като конектори, лепящи се бележки, цветни блокове и векторна графика (например линии, стрелки и фигури), което ви осигурява по-динамично сътрудничество.

Можете да експортирате вашата ClickUp Whiteboard в Slack като изображение или PDF и да я качите в канала си или да генерирате линк за споделяне, който да публикувате директно в разговора.

След като изработите стратегията, създайте серия от ClickUp Docs, за да подредите информацията по подходящ начин. Използвайте функции за форматиране на богат текст, като стилове на текст, заглавия и структури, таблици, емотикони, вградени връзки и други, за да подобрите четимостта.

Истории за успеха на клиенти: Как Slack трансформира процесите

Бизнеси от цял свят отбелязаха значително повишение на продуктивността и улесняване на сътрудничеството, след като преминаха към Slack. Разберете как някои от най-големите марки са го направили.

1. Целева група

Мрежата от над 3000 инженери на Target използва Slack за организиране и архивиране на разговорите си, много от които включват невербална информация като код или IP адреси. Slack улеснява споделянето и извличането на тези данни, без да се налага ненужно превъртане или ровене в папки.

От друга страна, функцията за реакции с емотикони позволява на инженерите да отговарят бързо на нови съобщения, докато са в движение.

2. Intuit

Intuit използва Slack, за да оптимизира отдела си за обслужване на клиенти и да изгради 360-градусова представа за клиента чрез Slack Channels. Компанията е създала и 1200 Slack работни потока в цялата компания, за да автоматизира процесите, включително назначаването на нови служители с незабавен достъп до цялата информация и инструменти, от които се нуждаят новоназначените служители.

3. SingleThread

Slack позволи на SingleThread да създаде единна и прозрачна линия за комуникация между персонала на фермата, кухнята и ресторанта. Фермата може бързо да съобщава на кухнята актуална информация за дневната продукция, включително снимки, за да им покаже какво да очакват.

С този вид обмен в реално време се намалява значително загубата на продукти, тъй като кухнята може да подготви менюто за деня въз основа на точно това, което ще получи, а сервитьорите в ресторанта могат по-точно да посъветват клиентите какво да поръчат.

4. Autodesk

Благодарение на Slack, 85 групи в Autodesk вече са свързани безпроблемно. Инженерният екип е използвал интеграции и автоматизация, за да настрои Slack за по-бързо управление на инциденти, което намалява средното време за ремонт.

5. Lyft

Lyft е създал отделни канали за всеки регион и акаунти за лесно синхронизиране на екипа, замествайки седмичните срещи. Интеграцията с Zendesk помага за незабавно обръщане на внимание на билетите за поддръжка, докато интеграцията с Salesforce помага на търговските представители да бъдат по-продуктивни и да сключват сделки по-бързо.

Най-добри практики за правилното използване на Slack

Събрахме изпитани съвети и трикове за ефективното използване на Slack за оптимална продуктивност. Нека разгледаме и бързите клавиши, разширените функции и правилата за етикет, които трябва да се спазват в Slack.

1. Настройте секции и канали с отметки

С всички страхотни идеи за Slack канали, които без съмнение имате, нещата лесно могат да се объркат. Но не е задължително да бъде така.

Можете да маркирате най-важните канали с звезда, като кликнете върху иконата със звезда до името на канала в Slack, за да ги намирате по-лесно. Можете също да създавате персонализирани секции – като папки за канали – като плъзгате свързани канали във всяка секция.

Това поддържа работното ви пространство в Slack организирано и фокусирано.

2. Използвайте подчертаване на ключови думи за конкретни споменавания

Да предположим, че искате да получавате известие всеки път, когато се спомене определен продукт или клиент. Кликнете върху името на работното си пространство, отидете в „Настройки“ и вижте „Моите ключови думи“, за да изброите фразите, които искате да следите. Това е подобно на настройването на Google Alerts за всички видове теми.

3. Използвайте бутоните за история, за да стигнете до мястото, където сте били

Изтрихте ли случайно канал в Slack от страничната лента? Това се случва и на най-добрите от нас. Използвайте бутоните „Назад“ или „История“ в горната част, за да се върнете там, където бяхте.

4. Кликнете с десния бутон на мишката върху времевата марка на съобщението, за да копирате линка към него.

Ако имате нужда да споделите съобщение от един канал с друг канал или човек, можете да кликнете с десния бутон на мишката върху времевата марка до името на човека, който е споделил съобщението, и да изберете опцията „Копирай линк“. Можете също да минете с курсора върху съобщението и да кликнете върху „Сподели“.

5. Гласувайте за опциите с емоджи с цифри

Лесен начин да проведете анкета в канал на Slack е да напишете съобщение с номерирани опции и да реагирате на съобщението с броя на емотиконите за всяка опция. Вместо да отговарят с едно и също съобщение отново и отново, останалите могат просто да кликнат върху съответния емотикон, за да гласуват – и ето, вече имате резултата.

6. Поддържайте последователност в имената на каналите

Следвайки конвенцията за именуване на каналите в Slack, можете да изясните тяхната цел. Много компании категоризират каналите си, използвайки префикси като #team-, #project- или #client—.

Когато каналите са наименовани по този начин, Slack автоматично групира сходните канали в страничната лента, за да улесни навигацията.

Използване на клавишни комбинации и разширени функции

Независимо колко добре знаете как да използвате платформата, винаги ще има нов пряк път или вълнуваща функция. Ето някои от любимите ни трикове за Slack, с които да повишите производителността си.

Етикет и насоки за комуникация в Slack

Когато се водят виртуално, разговорите могат да станат неформални, което води до недоразумения или загуба на професионализъм. Ето защо е важно да се установят определени насоки, които насърчават уважителното общуване. Ето какво можете да определите за подходящо използване на Slack.

✅ Когато отговаряте на конкретно съобщение в натоварен канал, отговаряйте в нишка.

✅ Използвайте @mentions разумно; маркирайте само тези, които са важни за разговора.

✅ Избягвайте сарказъм или шеги, които могат да бъдат погрешно интерпретирани, особено в мултикултурни екипи.

✅ Избягвайте @channel или @everyone, освен ако не е абсолютно необходимо, тъй като това може да наруши работата на целия екип.

✅ Избягвайте дългите съобщения; отидете направо на въпроса, за да направите комуникацията си по-ефективна.

✅ Тъй като Slack е асинхронен по природа, използвайте функцията за приоритет на съобщенията или опцията „Маркирай като спешно“, ако се изисква незабавно действие.

✅ Задайте статуса си, когато сте отсъстващи или заети; използвайте функцията „Не ме безпокойте“, когато се нуждаете от време за работа без прекъсвания.

✅ Форматирайте съобщенията си с точки, удебелен шрифт и курсив за по-голяма яснота; за код или дълъг текст използвайте код блока („`).

Често срещани предизвикателства и решения: навигация в Slack

Slack е като цяло лесен за използване инструмент, но има и своите предизвикателства, както всяка друга платформа. Ето някои често срещани проблеми със Slack, с които може да се сблъскате, и начини за тяхното решаване.

1. Извличане на информация

Разговорите в Slack са разделени на канали, в които се споделят съобщения и файлове. В зависимост от броя на каналите, това може да означава стотици съобщения, които се разменят, а търсенето в тях може да бъде досадно.

Но точно тук ClickUp блести с функции като Connected Search, която извежда всички файлове или информация от работното ви пространство и свързва приложения на трети страни за секунди.

2. Използване на функциите за интерактивност

Slack предлага различни интерактивни функции за съобщения. Можете да отложите съобщение, да го запазите за по-късно или да го превърнете в задача. Проблемът възниква, когато тези интерактивни параметри не работят както очаквате, което води до неочаквани или объркващи резултати.

ClickUp Chat, от друга страна, предлага много по-безпроблемен начин за свързване на задачи с съобщения и обратно, което улеснява отразяването на взаимоотношенията между двете.

3. Функцията за предложени отговори

В нашия списък с предимствата и недостатъците на Slack това е може би един от най-големите недостатъци. Slack използва Guru, платформа за управление на знания на трета страна, за да предлага бърз достъп до отговори, без да е необходимо да излизате от платформата.

Въпреки това, той често дава неточни отговори и може да бъде трудно да деактивирате вградената функция „Предложени отговори“. В сравнение с това, ClickUp Brain е вграден в екосистемата на ClickUp и може да ви даде точни отговори, да предложи отговори, и да изпълни действия с комбинираната мощност на AI Knowledge Manager, AI Writer, и AI Project Manager.

4. Качване на файлове и ограничения за съхранение

Най-често срещаният сценарий е, че размерът на файла е прекалено голям, което безплатната версия на платформата не поддържа. Всъщност, тя има общо ограничение за съхранение на работната среда от 5 GB за всички потребители. Затова може да се сблъскате и с качване на файлове, което се забива или се проваля.

5. Постоянни известия

Много потребители се сблъскват с това: уведомление в Slack, което не изчезва, въпреки че сте проверили всичко. Това може да се случи, ако временните данни, съхранявани от платформата, бъдат повредени.

Уведомленията в ClickUp са малко по-различни, но бихме казали, че са дори по-добри. Вашата ClickUp Inbox действа като център за управление на всички уведомления, като ви позволява да имате подробен контрол над това какви уведомления получавате, къде и кога.

Ако продължавате да имате незадоволително преживяване на платформата, може би си струва да разгледате конкурентите на Slack.

ClickUp или Slack, питате? За нас отговорът е еднозначен – ClickUp.

Разбира се, Slack си е извоювал име в категорията на чат приложенията.

Но както видяхме, тя далеч не е съвършена, а ClickUp компенсира всички области, в които Slack не е достатъчно добър: автоматизация на работния процес, задвижвана от изкуствен интелект, висококачествено сътрудничество, отчети и анализи и много други.

Улеснете комуникацията с ClickUp

Slack е една от най-добрите платформи, която помага на екипа ви да остане свързан и продуктивен, където и да се намира. С тези експертни съвети в арсенала си, можете да разкриете пълния му потенциал.

Независимо дали сте опитен мениджър на екип или създавате асинхронен екип за първи път, той може да ви подкрепи с почти всичко, от което се нуждаете, за да поддържате безпроблемни разговори.

Но ако искате да се възползвате от мощни функции за управление на проекти, широки възможности за персонализиране и разширени възможности за интеграция, преминайте към ClickUp.

А ако искате да се възползвате от най-доброто от двата свята, опитайте нашата интеграция със Slack с едно кликване за цялостно повишаване на продуктивността. Опитайте! Ще бъдете изненадани от възможностите на нашата платформа.

Започнете, като се регистрирате безплатно в ClickUp още днес.