Smartsheet е платформа за управление на работата, която ви позволява ефективно да планирате, управлявате и отчитате задачите си. Организациите използват познатия интерфейс на електронната таблица за управление на проекти, сътрудничество, отчитане и анализ.
За съжаление, опциите за интеграция с трети страни са ограничени. Може да се наложи да извлечете данните си от Smartsheet, за да ги направите достъпни и да извършите подробен анализ.
Как да го направите?
Прочетете нататък, за да научите как ефективно да експортирате данни от Smartsheet в Excel, Google Sheets и PNG без да губите важни прикачени файлове, коментари и формули. След това ще обсъдим някои добри алтернативи на Smartsheet.
Как да експортирате данни от Smartsheet
Приложението Smartsheet ви позволява да експортирате всеки лист или отчет в много формати.
Сред тях най-популярни са следните:
- Microsoft Excel
- Google Sheets
- PNG формат (изображение)
Нека разгледаме как да експортирате Smartsheet във всяка от тях.
1. Експортиране в Microsoft Excel
За да експортирате данни, отчети или таблици от Smartsheet в Microsoft Excel, изберете раздела „Файл“ в Smartsheet в горния ляв ъгъл и след това кликнете върху „Експортиране“. Това ще ви позволи да избирате измежду няколко опции за експортиране. В този случай кликнете върху „Експортиране в Microsoft Excel“.
Експортираните данни може да не се показват в Excel точно както в Smartsheet.
Ето някои основни разлики:
- Excel не поддържа формат на диаграма на Гант. Експортирането на диаграма на Гант в Excel експортира само списъка със задачи, на който се основава.
- Синтаксисът на формулите в Excel и Smartsheet е различен, затова формулите не се запазват в експортирания файл. За да разрешите този проблем, премахнете знака за равенство (=) в началото на формулите, за да ги запазите като текст, след което запазете листа. След като отворите файла в Excel, можете да добавите отново знака за равенство и да промените синтаксиса, за да формулите да работят в Excel.
- Коментарите и обобщенията на листа се показват в отделни раздели в експортираната работна книга с данни.
- Отчетите са ограничени до 20 000 реда. За повече от 20 000 реда можете да създадете няколко отчета, които извличат по-малко редове, и да експортирате всеки отчет като отделен Excel файл.
- Excel не поддържа колони с падащи менюта, списъци с контакти, отметки и символи (Harvey balls и др.). Когато експортирате тези типове колони, се експортират само текстовите стойности. Стойностите в булеви колони (отметки и др.) се експортират като True или False, според състоянието на елемента в клетката.
Как да избегнете ограниченията при експортирането на данни от Smartsheet в MS Excel
Можете да изтеглите специфични приставки от Smartsheet Marketplace, за да избегнете тези ограничения. Можете също да експортирате Smartsheet в Excel с външни ETL (извличане, трансформиране и зареждане) инструменти. Те ви позволяват да зареждате данни от Smartsheet, без да се изискват познания по програмиране.
Друг начин да експортирате Smartsheet в Excel е чрез REST API. Процесът включва използване на HTTP GET или POST заявка, за да се извика REST крайната точка на Smartsheet. Звучи технически, но не се притеснявайте – това просто означава, че изпращате съобщение по интернет, за да поискате данните си от Smartsheet. Можете да направите това без кодиране, като използвате JSON API конектор.
2. Експортиране в Google Sheets
Експортирането на данните от Smartsheet в Google Sheets е подобно на експортирането в Excel. Просто кликнете върху раздела „Файл“ в горния ляв ъгъл, след това кликнете върху „Експортиране“ и изберете „Експортиране в Google Sheets“.
Данните, експортирани в Google Sheets, няма да се показват точно както в Smartsheet. Възможните разлики след експортирането включват следното:
- Google Sheets не поддържа формат на диаграма на Гант. Експортирането на диаграма на Гант в Google експортира само списъка със задачи.
- Листовете също не поддържат колони с падащи менюта, списъци с контакти, отметки и символи (Harvey balls и др. ). Когато експортирате листове, които използват тези типове колони, се експортират само текстовите стойности. Стойностите в булевите колони (отметки и др. ) се експортират като True или False, според състоянието на елемента в клетката.
- Обобщенията на листа се показват в отделен раздел в експортираната работна книга.
- Синтаксисът на формулите в Smartsheet и Google Sheets е различен. Затова формулите не се запазват.
За да избегнете тези ограничения, премахнете знака за равенство (=) в началото на формулите, за да ги запазите като текст, след което запазете листа. След като отворите Google Sheets, можете да добавите отново знака за равенство и да промените синтаксиса, за да формулата да работи в Google Sheets.
3. Експортиране в изображение (формат PNG)
Експортирането на данни от Smartsheet в PNG изображение се различава от експортирането на данни от Excel и Google Sheets. Първо, можете да експортирате само диаграми на Гант от Smartsheet в PNG формат.
Кликнете върху раздела „Файл“ в Smartsheet, след което кликнете върху „Експортиране на Gantt в изображение (PNG)“.
След като направите това, следвайте тези стъпки:
- В раздела „Избор“ на формуляра „Експортиране на Gantt в изображение (PNG)“ изберете „Експортиране на целия лист“ или „Избрани редове“.
- Ако опцията „Избрани редове“ не е налична, затворете „Експортиране на Gantt в изображение (PNG)“, изберете редовете за печат и отворете отново формуляра.
- След това, в раздела „Опции“, изберете кои колони да включите в изображението. По подразбиране е включена само „Основна колона“, но можете да изберете името на „Основна колона“ или бутона „Редактиране“, за да включите допълнителни колони.
Защо да експортирате данни от Smartsheet?
Ето някои от причините, поради които потребителите трябва да експортират данните си от Smartsheet:
- Отчитане и анализ: Вградените инструменти на Smartsheet не поддържат сложен анализ на данни. Експортирането в Excel или Google Sheets предоставя по-голяма гъвкавост при анализа и персонализираното отчитане.
- Сътрудничество със заинтересованите страни: Споделянето на данни със заинтересованите страни може да бъде ограничено в Smartsheet. Експортирането в Excel, Google Sheets или MS Project предлага по-добри опции за преглед и модификация.
- Цена: Платените абонаменти и допълнителните разходи за допълнителни потребители, функции или разширени функционалности могат да направят Smartsheet недостъпен, особено за по-малки екипи или организации с ограничен бюджет.
- Недостатъци на мобилното приложение: Мобилното приложение на Smartsheet не е толкова стабилно в сравнение с уеб-базираните приложения, което може да попречи на някои потребители да изпълняват определени задачи или да имат достъп до всички функции, докато са в движение.
- Сигурност на данните: Ограничените опции за сигурност на данните в Smartsheet могат да представляват предизвикателство за организации с строги изисквания за сигурност и съответствие, което затруднява някои потребители да защитят чувствителна информация.
- Зависимости между задачите и диаграми на Гант: Функционалността на диаграмите на Гант в Smartsheet може да е по-малко надеждна в сравнение със специализираните инструменти за управление на проекти, което може да бъде недостатък за някои потребители.
- Интеграция с други системи: Експортирането на данни позволява интеграция с други системи или софтуерни инструменти, които вашата компания използва, като ERP системи, CRM системи или инструменти за бизнес анализи.
- Офлайн достъп: Експортирането на данни в Excel или други формати ви позволява да имате достъп до информацията си офлайн или на места, където Smartsheet не е достъпен.
Excel и Google Sheets също предлагат по-добри опции за форматиране и стилизиране. Редовното експортиране на данни и генерирането на периодични отчети също може да ви помогне да поддържате резервно копие при проблеми с достъпността на Smartsheet.
Алтернативи на Smartsheet
Ако ограниченията на Smartsheet възпрепятстват вашите екипи да управляват проектите гъвкаво и ефективно, ето някои по-ефективни алтернативи, които можете да разгледате:
- Wrike: Предлага солиден набор от функции за планиране, проследяване и сътрудничество по проекти.
- Airtable: Съчетава простотата на електронната таблица с мощността на базата данни.
- Asana: Известна с изчистения си интерфейс и интуитивно управление на задачите.
- Trello: Визуална табло в стил Kanban, което е идеално за прости проекти.
- Monday. com: Висока степен на персонализация с разнообразни изгледи на таблата и функции за автоматизация.
Изборът на подходящата алтернатива зависи от вашите конкретни нужди и предпочитания.
Вземете предвид фактори като:
- Функции: Кои функции са най-важни за вас (например диаграми на Гант, табла Канбан, проследяване на времето)?
- Леснота на използване: Колко интуитивен е интерфейсът и колко лесно се научава работата с инструмента?
- Интеграция: Интегрира ли се инструментът с други инструменти, които използвате (например електронна поща, календар)?
Ако искате платформа, която ви помага да управлявате ефективно данните от електронни таблици и ви позволява да ги съхранявате и достъпвате на едно място, обмислете ClickUp! Ето защо:
1. Цялостно управление на проекти
Платформата за управление на проекти ClickUp може да бъде мощен инструмент за управление на данни от електронни таблици, без да ги експортирате в инструменти на трети страни.
Ето как ClickUp имитира (и подобрява) обикновения софтуер за електронни таблици:
- Потребителски полета: Създайте потребителски полета в ClickUp, които са подобни на колоните в електронните таблици. Това ви позволява да съхранявате и организирате различни видове данни, от обикновен текст до числа, дати и дори падащи списъци.
- Персонализирани изгледи: Използвайте различни изгледи на ClickUp, като списък, табло, календар и диаграма на Гант. Можете да персонализирате тези изгледи, за да покажете данните от вашата електронна таблица по начин, който е подходящ за вашия работен процес. Например, изгледът „Списък“ за вашите задачи може да прилича на традиционна електронна таблица, докато изгледът „Календар“ може ясно да покаже крайните срокове или важните етапи за тези задачи.
- Автоматизирайте задачите: Използвайте функциите за автоматизация на ClickUp, за да опростите въвеждането и актуализирането на данни. Например, можете да създадете правило, което автоматично попълва поле въз основа на данни от друго поле или задейства известие, когато е изпълнено определено условие.
- Интегрирайте с други инструменти: Интегрирайте с популярни инструменти за работа с електронни таблици като Google Sheets и Microsoft Excel. Това ви позволява да импортирате или експортирате данни между тези платформи и ClickUp, което улеснява управлението на данните от електронните таблици в рамките на работния процес по управление на проекти.
- Сътрудничество с членовете на екипа: Сътрудничество с членовете на екипа за съвместна работа върху данните в електронните таблици. Можете да възлагате задачи, да добавяте коментари и да проследявате напредъка, като по този начин гарантирате, че всички са на една и съща страница.
2. Познат интерфейс на електронна таблица
Табличният изглед на ClickUp е многофункционална функция, създадена да предостави опит, подобен на този с електронни таблици, в рамките на платформата за управление на проекти. Тя предлага изчистен и организиран дизайн, идеален за управление на данни и проследяване на напредъка.
Ето някои от основните предимства на използването на табличния изглед на ClickUp:
- Персонализирани колони: Създавайте и персонализирайте колони, за да представяте различни точки от данните, точно както в традиционна електронна таблица.
- Типове данни: Работете с различни типове данни, включително текст, числа, дати, отметки и други.
- Формули: Използвайте формули за извършване на изчисления и автоматизиране на въвеждането на данни, подобно на функциите в Excel.
- Филтриране и сортиране: Лесно филтрирайте и сортирайте данни въз основа на конкретни критерии, за да намерите бързо нужната ви информация.
- Групиране: Групирайте данните по колони, за да създадете йерархични изгледи и да организирате информацията по-ефективно.
- Условно форматиране: Приложете условно форматиране, за да подчертаете важни данни или да визуализирате тенденции.
- Прикачени файлове: Прикачете файлове директно към редовете на таблицата, което улеснява съхранението и достъпа до подкрепяща документация.
3. Опростено управление на задачите
Макар че задачите в ClickUp са предназначени предимно за управление на задачи по проекти, можете да ги използвате и за управление на данни от електронни таблици.
Ето как:
- Създавайте задачи за конкретни вписвания на данни: Създайте съответна задача в ClickUp за всеки ред или точка от данните във вашата електронна таблица. Това ви позволява да проследявате състоянието, напредъка и свързаната информация за всяко вписване на данни.
- Разпределяйте задачи на членовете на екипа: Разпределяйте задачи на членовете на екипа, отговорни за въвеждането или проверката на данни. Това гарантира отчетност и помага за проследяване на напредъка.
- Свързване на задачи: Свържете съответните задачи в ClickUp, ако определени данни са свързани или зависят от други. Това помага да визуализирате зависимостите и да гарантирате, че задачите се изпълняват правилно, в ред.
- Използвайте подзадачи: Разделете сложните въвеждания на данни на по-малки, по-лесно управляеми подзадачи. Това може да ви помогне да оптимизирате процеса на въвеждане на данни и да проследявате напредъка по-подробно.
- Прикачване на файлове: Прикачете съответните файлове – изображения, електронни таблици, видеоклипове, връзки – директно към задачите. Това поддържа поддържащата документация организирана и лесно достъпна.
Ако искате още по-лесен начин за съхранение и управление на данни от електронни таблици, можете да използвате шаблоните на ClickUp.
4. Редактируеми шаблони за електронни таблици
Редактируемият шаблон за електронна таблица ви позволява да оформите електронна таблица в ClickUp по начин, който ефективно управлява вашите данни и опростява задачите. Независимо дали следите бюджет или планирате проект, това е спасително средство.
Редактируемият шаблон за електронна таблица на ClickUp е пълен с функции, които ви помагат да организирате, управлявате и визуализирате данни без усилие:
- Автоматизирайте импорта на данни: Край на досадните ръчни въвеждания; импортирайте данните си с едно кликване.
- Персонализирани формули и уравнения: Изчислявайте числа за миг с вградени формули и уравнения.
- Проследяване на напредъка: Използвайте интуитивни визуализации, включително ленти за напредък и диаграми, за да следите проектите или инвестициите.
Ето някои от предимствата на използването на този шаблон:
- Ефективност: Спестете ценно време чрез автоматизиране на въвеждането на данни и намаляване на ръчния труд.
- Точност: Гарантирайте целостта и последователността на данните във вашите документи, като сведете до минимум грешките.
- Гъвкавост: Персонализирайте документите си с персонализирани формули и форматиране, за да отговарят на вашите специфични нужди.
- Скорост: Бързо създавайте професионални документи с предварително проектирани шаблони и функции за автоматизация.
Прочетете също: 10 безплатни шаблона за бази данни в Word, ClickUp и Access
Експортирайте данни от Smartsheet за по-добър контрол и максимална ефективност
Макар Smartsheet да е ценен инструмент, може да го сметнете за ограничаващ, когато става въпрос за напреднали анализи на данни или персонализирани отчети. Чрез експортиране на данните си от Smartsheet в Excel или Google Sheets можете да постигнете по-голяма гъвкавост с по-мощни инструменти за манипулиране, визуализация и споделяне на данни.
Търсите още повече функционалности? ClickUp предлага по-комплексно решение за управление на проекти с функции като таблични и Гант визуализации, както и безпроблемно управление на данните. То е проектирано да се адаптира към вашия екип, като предоставя гъвкава платформа, която расте заедно с вашите нужди.
Опитайте разликата – регистрирайте се в ClickUp още днес, за да управлявате проектите си по-гъвкаво и ефективно!