Smartsheet и Excel: сравнителен наръчник

Управлението на проекти в няколко отдела често означава работа с различни електронни таблици, което може да доведе до объркване и неефективност.

Докато Microsoft Excel отдавна е предпочитан инструмент за организиране на данни, Smartsheet предлага функционалности, подобни на Excel, с подобрени възможности за управление на проекти.

В този блог ще разгледаме силните и слабите страни на Smartsheet и Excel, за да ви помогнем да решите кой инструмент отговаря най-добре на вашите нужди в областта на управлението на проекти.

Ще ви представим и алтернативно решение, което може да предложи още по-голяма гъвкавост и лекота на използване.

Какво е Smartsheet?

Smartsheet е платформа за управление на проекти, базирана в облака, с повече функции от типичния инструмент за електронни таблици.

Представете си го като комбинация между Excel и специализиран инструмент за управление на проекти, но с по-гладки работни процеси и по-малко проблеми при работата в екип.

Сред многобройните му функции са диаграми на Гант, автоматизирани работни процеси и персонализирани шаблони.

Функции на Smartsheet

Smartsheet разполага с всички функции, от които се нуждаете, за да ви улесни живота. Нека ги разгледаме заедно:

1. Сътрудничество в реално време

Smartsheet ви позволява на вас и вашия екип да работите едновременно върху един и същ документ – без кошмари с контрола на версиите.

Всеки може да прави актуализации, да оставя коментари и да проследява напредъка без объркването от безкрайните прикачени файлове в имейлите.

Освен това можете да възлагате задачи, да добавяте прикачени файлове, да задавате зависимости между задачите и да следите всички членове на екипа си, за да поддържате проекта си в правилната посока (особено полезно, ако работите по няколко проекта).

2. Автоматизирани работни процеси

Вместо да губите време с повтарящи се задачи (изпращане на напомняния, актуализиране на полета за статус и т.н.), можете да настроите интелигентни тригери с автоматизираните работни потоци на Smartsheet.

Представете си го като подреждане на домино – едно действие предизвиква друго, докато всичко не си дойде на мястото.

Искате да уведомите екипа си, когато наближава краен срок? Smartsheet ще изпрати предупреждение.

Имате нужда от актуализиране на полето, когато задачата е изпълнена? Готово. Автоматично.

А най-хубавото?

Можете да персонализирате тези работни процеси, за да отговарят на уникалните процеси на вашия екип, спестявайки време и гарантирайки, че нищо не се пропуска.

3. Диаграми на Гант и управление на ресурсите

Ако обичате да виждате проектите си подредени в лесна за разбиране времева линия, диаграмите на Гант могат да се превърнат във вашия нов трик за продуктивност.

Диаграмите на Гант в Smartsheet ви позволяват да планирате всяка задача, краен срок и зависимост между задачите, така че винаги да имате ясна представа за напредъка на проекта си. Няма повече да се чудите кога какво трябва да направите – можете да видите всичко наведнъж.

Smartsheet също ви предоставя инструменти за разпределяне на времето на вашия екип и е много полезен при управлението на ресурсите.

Можете да проследявате часовете, да управлявате бюджети, да координирате между екипите и да правите много други неща – и всичко това без да се налага да се справяте с обичайния хаос.

4. Безпроблемна интеграция

Безпроблемната интеграция на Smartsheet с инструменти като Google Workspace, Microsoft Teams и Power BI извежда вашия работен процес на ново ниво.

Вместо да превключвате между приложения, Smartsheet събира всичките ви данни на едно място, което позволява лесно сътрудничество и подобрена визуализация на данните.

Можете също да извличате данни от външни източници, което улеснява синхронизирането и актуализирането на всичко.

5. Мобилни приложения и съхранение в облак

Имате нужда да управлявате проектите си, докато сте в движение? Мобилните приложения на Smartsheet ви позволяват да го направите, като ви дават пълен контрол над проектите ви от разстояние.

Независимо дали сте на среща или извън офиса, можете бързо да проверите напредъка по задачите, да актуализирате статуса им или да направите промени с няколко докосвания.

Услугите за съхранение в облак на Smartsheet пазят всичките ви данни в безопасност и достъпни – без загубени файлове или остарели версии.

Цени на SmartSheet

Какво е Excel?

От десетилетия Microsoft Excel е предпочитаният инструмент за работа с електронни таблици за всичко – от създаване на диаграми до анализ на финансите и организиране на фирмени данни.

Excel предлага мощни възможности за анализ на данни. Това го прави незаменим инструмент в пакета Microsoft Office за всеки, който работи с комплексни изчисления, структурирани данни или управлява бази данни.

Той се фокусира основно върху манипулирането и визуализирането на данни. Можете да създавате сложни формули, да извършвате сложни изчисления и да организирате големи количества информация в характерния за него мрежови формат.

Освен това Excel се интегрира с други приложения на Microsoft Office. Това го прави изключително важен за работни процеси, които разчитат на безпроблемно преминаване между други инструменти на MS, като презентации в PowerPoint и документи в Word.

Функции на Excel

Ако използвате Excel само като инструмент за електронни таблици, пропускате много!

Excel е мощна програма, която опростява задачите по управление на данни и проекти. Тя се справя безпроблемно с всичко – от усъвършенствана визуализация на данни до мащабни проекти (например годишни одити на компании).

Ето защо Excel остава един от най-известните инструменти в бранша:

1. Сложни изчисления и формули

Представете си, че управлявате годишния бюджет на маркетинговия екип. С помощта на функцията „SUMIF“ можете да изчислите общите разходи за конкретни кампании въз основа на критерии като месец или канал.

Имате нужда да разделите разходите по тримесечия? Просто въведете „VLOOKUP“, за да извлечете точните данни, от които се нуждаете, от няколко листа.

С обширна библиотека от формули, Excel позволява на потребителите да обработват числа, да автоматизират задачи и дори да извършват финансови анализи без затруднения.

Освен това формулите на Excel могат да бъдат интегрирани в няколко листа. Това помага за организиране и проследяване на данните по проекта или дори за показването им в по-лесноразбираем формат.

2. Инструменти за визуализация на данни и създаване на диаграми

Вградените инструменти за създаване на диаграми в Excel са незаменими, когато става въпрос за визуализация на данни.

Можете лесно да преобразувате редове от данни в стълбовидни диаграми, кръгови диаграми или диаграми на Гант за ефективна визуализация на данните, което опростява мащабните проекти и сложните данни.

Но това не е всичко!

Excel може да се интегрира и с Power BI за още по-мощна бизнес интелигентност и аналитични възможности.

3. Автоматизация на задачите с макроси

Функцията за автоматизация на задачи в Excel, известна още като макро, променя правилата на играта за тези, които искат да повишат производителността си.

Уморени сте да копирате и поставяте месечните данни за продажбите в десет различни листа?

Просто настройте макро, натиснете бутон и готово (да, толкова е лесно).

Трябва да маркирате с цветове безкрайни редове? Настройте макроса си, кликнете и вашата електронна таблица вече е организирана (да, толкова е просто).

С макросите можете да автоматизирате повтарящи се задачи като форматиране, въвеждане на данни и дори генериране на отчети. Това е като да имате личен асистент за вашата електронна таблица.

След като настроите макросите си, те ще се заемат с досадните задачи, за да можете да се съсредоточите върху важни неща като анализ на данни и управление на членовете на екипа.

Макросите са особено полезни при работа с задачи по управление на проекти или обширни набори от данни, като ви спестяват време и намаляват грешките.

4. Сътрудничество в реално време (Excel Online)

Excel може да не разполага с вградените функции за сътрудничество на Smartsheet, но с Excel Online вашият екип все пак може да редактира една и съща електронна таблица.

Няма да имате повече главоболия от въпроса „Коя версия използваме?!“.

Просто споделете линка и всеки може да се включи, да прави редакции и да оставя коментари, като в групов чат.

Освен това, можете да прехвърлите тези данни в PowerPoint презентация по всяко време. Или да споделите някои идеи в дискусия в Microsoft Teams.

5. Интеграция с други инструменти на Microsoft Office

Трябва да добавите няколко допълнителни колони в PowerPoint презентацията си преди последната седмична среща? Давайте, поставете тези Excel таблици.

Трябва да свържете някои данни на живо с вашия Word документ?

Няма проблем. Променете данните в Excel и вашият Word документ автоматично се актуализира.

Имате нужда от още по-голямо сътрудничество в реално време? Просто преминайте към Microsoft Teams, споделете електронната таблица и обсъдете идеи с екипа си, без да превключвате между приложенията.

Не само това, но Excel поддържа и услуги за съхранение в облак, което ви позволява да съхранявате вашите Excel файлове и да работите с тях отвсякъде.

Цени на Excel

Smartsheet и Excel: сравнение на функциите

Време е за битка!

И Smartsheet, и Excel са чудесни инструменти, но как се сравняват един с друг? Разделихме сравнението между Excel и Smartsheet по функции.

Функция № 1: Сътрудничество в реално време

В първия кръг от дебата Smartsheet срещу Excel разгледахме сътрудничеството в реално време и Smartsheet явно излиза напред.

За разлика от Excel, който изисква споделяне на няколко версии или достъп до Excel Online, Smartsheet ви позволява на вас и вашия екип да сътрудничите в реално време – независимо дали разпределяте задачи, правите актуализации или оставяте коментари.

Всички са на една и съща страница, в буквален смисъл! Excel Online предлага някои функции за сътрудничество, но те изглеждат малко тромави в сравнение с гладката, вградена автоматизация на работния процес в Smartsheet.

Функция № 2: Инструменти за визуализация на данни и създаване на диаграми

В този аспект на съревнованието между Smartsheet и Excel няма ясен победител. И двете програми предлагат надеждни функции за визуализация на данни.

С инструментите си за създаване на диаграми и интеграцията с Power BI, Excel е фантастичен за създаване на стълбовидни диаграми, кръгови диаграми и други. Отдавна е предпочитан за визуално представяне на данни.

Smartsheet обаче не изостава много, като предлага гъвкави изгледи като диаграми на Гант, календари и таблици, които улесняват визуализирането и управлението на проектните данни.

Ако управлявате мащабни проекти, и двете платформи ще свършат работа, но изборът зависи от вашите предпочитания за стил на представяне.

Функция № 3: Автоматизирани работни процеси

След това сравнихме автоматизираните работни процеси и Smartsheet лесно излезе начело.

Автоматизацията на Smartsheet помага за управлението на повтарящи се задачи, като изпращане на напомняния или актуализиране на полета за статус, и прави управлението на задачите много по-гладко.

Excel не разполага с тази вградена функция, въпреки че можете да използвате макроси за автоматизиране на задачи. Но нека бъдем честни – макросите изискват по-стръмна крива на обучение и не са толкова интуитивни, колкото инструментите за автоматизация на Smartsheet.

Функция № 4: Безпроблемна интеграция

Когато става въпрос за интеграция, Excel изпреварва конкуренцията.

Благодарение на дълбоките си връзки с екосистемата на Microsoft Office, Excel може лесно да се интегрира с PowerPoint презентации, Word документи и Microsoft Teams. Можете да свържете данни на живо между приложенията и да правите актуализации навсякъде.

Smartsheet също се интегрира с инструменти като Google Workspace и Power BI. И все пак, доминирането на Excel в областта на приложенията на Microsoft Office му дава предимство за потребителите, които вече са инвестирали в този пакет.

Функция № 5: Крива на обучение

Нека си признаем: повечето от нас се запознаха с Excel още в началото и той е практически една от първите програми, които много от нас научиха.

Основните функции на Excel са лесни за усвояване, а дори и по-напредналите функции, като сложни формули и филтриране на данни, започват да ви се струват естествени с малко практика.

Smartsheet, от друга страна, макар и интуитивен за управление на проекти, може да отнеме малко повече време за научаване, особено когато искате да използвате неговите разширени инструменти като автоматизирани работни потоци и управление на ресурси.

Ако сте част от малък екип или току-що започвате да използвате инструменти за управление на проекти, може да откриете, че кривата на обучение на Smartsheet е по-стръмна от тази на Excel.

Smartsheet и Excel в Reddit

Потребителите на Reddit имат много да кажат по темата Smartsheet срещу Excel:

Един разочарован потребител сподели своите проблеми със Smartsheet:

Чувствам, че на всяка крачка се сблъсквам с ограничения на Smartsheet, които са много по-лесни за справяне в други софтуери.

Те също така посочиха проблеми със скриптовите възможности, копирането на колони и дизайна на формуляри.

Въпреки това, не всички са на същото мнение. Един потребител каза:

…Smartsheet превъзхожда по отношение на сътрудничеството, но Excel все още е моят предпочитан инструмент за анализ.

Някои потребители са намерили златната среда, като използват и двата инструмента за различни задачи. Както обяснява един потребител на Reddit:

Smartsheet е чудесен за автоматизация, отчети, табла и т.н., но е най-подходящ за малки набори от данни... Работата с по-големи набори от данни в Smartsheet може да бъде разочароваща поради ограниченията на редовете/клетките/препратките.

Общото мнение в Reddit?

Smartsheet се отличава (без да се прави игра на думи) в управлението на проекти и сътрудничеството, но Excel остава фаворит за анализ на данни и работа с големи масиви от данни.

Запознайте се с ClickUp – най-добрата алтернатива на Smartsheet и Excel

Сега, след като сравнихме Smartsheet и Excel по различни аспекти, е време да се запознаете с нов инструмент, който предлага най-доброто от двата свята и нито едно от техните ограничения.

Повече интеграции, вградени AI функции, сътрудничество в реално време, функции за автоматизация и повече от 1000+ шаблона за всички ваши нужди в управлението на проекти.

Запознайте се с ClickUp.

Ето как ClickUp съчетава най-добрите страни на Smartsheet и Excel (заедно с някои допълнителни функции).

Предимство №1 на ClickUp: изглед на таблици в ClickUp

Представете си цялата мощност на Excel таблиците, но с добавения чар на вградените инструменти за управление на проекти.

С изгледа „Таблица“ на ClickUp не само управлявате данни, а ги превръщате в полезни информации, които движат проектите ви напред.

Да приемем например, че управлявате маркетингова кампания с различни резултати, крайни срокове и сътрудници.

С Table View можете лесно да възлагате задачи, да проследявате крайни срокове и да наблюдавате напредъка в един структуриран изглед, като същевременно управлявате бюджета на кампанията си и данните за доставчиците – всичко това, без да превключвате между различни инструменти.

Предимство № 2 на ClickUp: Шаблони за електронни таблици

Изтеглете този шаблон

Нямате време да създадете своя собствена система от нулата?

Няма проблем.

Шаблонът за електронна таблица на ClickUp е тук, за да ви помогне да започнете. От управлението на финансовия си анализ до организирането на следващия си голям проект – с този шаблон можете да пропуснете настройките и да се впуснете веднага в действие.

За разлика от Excel, където създаването на шаблон от нулата може да се усеща като сложен процес, ClickUp го прави бързо, лесно и, смеем да кажем, забавно!

Ако искате допълнителна гъвкавост, редактируемият шаблон за електронна таблица на ClickUp ви предлага напълно персонализирано преживяване.

Предимство № 3 на ClickUp: Автоматизация и изкуствен интелект

Повтарящите се задачи ви забавят? Вече не.

ClickUp Automations прави оптимизирането на работните процеси лесно като разходка в парка. В комбинация с ClickUp Brain, това е асистентът, на когото можете да делегирате стандартни ежедневни задачи. Всичко, което трябва да направите, е да опишете вашата автоматизация и AI я настройва незабавно – без да е необходимо програмиране.

Независимо дали изпращате напомняния, актуализирате статуси или задействате действия въз основа на условия, ClickUp се грижи за повтарящите се задачи, за да може екипът ви да остане фокусиран върху цялостната картина.

Предимство № 4 на ClickUp: Управление на задачите за екипи

Управлението на екип никога не е било по-лесно благодарение на решението за управление на проекти на ClickUp. Помислете за диаграми на Гант, проследяване на ресурси и делегиране на задачи – всичко това по лесен начин.

Представете си, че ръководите екип за разработване на продукти.

С диаграмите на Гант в ClickUp можете да видите цялата времева линия на проекта си с един поглед – приоритетите са ясни, зависимостите са очевидни, а напредъкът е лесен за проследяване.

А когато дойде време да се впуснете в детайлите, ClickUp Tasks е вашият избор за организиране и разпределяне на конкретната работа.

Можете лесно да управлявате работната натовареност, като се уверите, че никой не е претоварен, докато използвате ClickUp Docs за съхранение на всички важни подробности и файлове по проекта.

ClickUp Whiteboards позволява провеждането на сесии за мозъчна атака, докато ClickUp Forms събира обратна връзка или заявки от заинтересованите страни, всичко това в рамките на една и съща платформа. А ако имате нужда от персонализиран поглед върху проекта си, можете да разчитате на ClickUp Views — включително диаграми на Гант — за да организирате таблото си точно така, както ви е необходимо.

Изберете по-умния инструмент от Excel: ClickUp

Коя от тези системи за управление на бази данни да изберете – Smartsheet, Excel или ClickUp?

Ако основният ви фокус е анализът на данни, Excel е трудно да бъде надминат. Microsoft Excel все още е предпочитаният софтуер за електронни таблици за обработка на числа и анализ на данни, особено когато става въпрос за сложни изчисления.

От друга страна, Smartsheet е отличен избор, ако искате да се фокусирате повече върху сътрудничеството и автоматизацията.

Но ако търсите най-доброто от двата свята, ClickUp е идеалният избор за вас.

ClickUp съчетава мощно управление на данни с сътрудничество в реално време и автоматизация, задвижвана от изкуствен интелект, за да оптимизира производителността на вашия екип в различните проекти.

Готови ли сте да се справите с проектите си? Можете да започнете да използвате ClickUp безплатно още днес!