Ако чуете термина „фазов контрол” и се чудите дали не става дума за поредния скандал с известна личност, не ви виним. В управлението на проекти обаче фазовият контрол не е дори и отдалечено спорен.
Всъщност, в рамките на процеса на разработване на продукти, това е мощна рамка, която осигурява структура, намалява рисковете и гарантира ефективен напредък чрез добре дефинирани етапи.
И така, какво е фазов контрол? Защо е необходим? Как можете да го използвате в управлението на проекти? Нека разберем.
Разбиране на процеса на фазови етапи
Фазовият портал, понякога известен като етапен портал, е процес, който води проекта стъпка по стъпка от замисъла до завършването. Нарича се фазов портал, защото буквално представлява фаза, последвана от портал.
- Фаза: „Фаза“ представлява етап от управлението на проекта, като генериране на идеи, анализ на изпълнимостта, разработване, тестване и внедряване.
- Врата: Между всяка фаза има „врата“ – точка за вземане на решение, в която оценявате напредъка на проекта и вземате решения за преминаване към следващата фаза.
В допълнение към фазите и етапите, процесът има още три основни елемента.
- Резултати: Ключови резултати или продукти, които трябва да бъдат завършени в края на всяка фаза, за да преминете през портата.
- Критерии: Предварително определени стандарти, използвани за оценка на проекта на всеки етап.
- Вратари: Лица, вземащи решения, които оценяват проекта на всеки етап и решават дали той трябва да бъде спрян, коригиран или продължен.
Как функционира фазово-вратата?
На теория, в края на всяка фаза заинтересованите страни се събират, за да прегледат напредъка и да вземат решения. Така че след всяка фаза има порта, която се отваря само когато изпълнението на предходната фаза отговаря на критериите за успех.
Например, след събиране на изискванията, продуктовите мениджъри ще се уверят, че разполагат с всичко необходимо, за да започнат разработката, и ще дадат зелена светлина. 🚦
На практика това може да бъде малко по-сложно. Ето защо проектните мениджъри използват различни инструменти и рамки, за да гарантират успеха на фазовия процес.
Какви са инструментите и рамките, използвани във фазово-вратните процеси?
По същество фазовият контрол е редуващ се процес от действия и решения. За да подобрят шансовете си за успех, екипите използват редица рамки за вземане на решения по време на процеса. Някои от най-често срещаните са както следва.
Събиране на информация
Преди началото на проекта за разработка на софтуер, продуктовите мениджъри и бизнес анализаторите работят заедно, за да съберат цялата необходима информация. Това включва:
- Изисквания
- Критерии за приемане и показатели за успех
- Настоящото състояние на инфраструктурата и процесите
- Списък на заинтересованите страни в матрицата RACI
В процеса на фазови етапи събраната информация насочва решенията на конкретни етапи.
Например, показателите за използваемост могат да варират в зависимост от продукта, индустрията и профила на потребителя. Ако създавате продукт за потребители от по-възрастна демографска група, може да искате да използвате голям шрифт, лесна за използване навигация и достатъчно разстояние между елементите, за да не кликнат случайно върху нещо.
Продуктовият екип ще оцени резултатите от фазата на проектиране по тези показатели за използваемост, преди да вземе решение да продължи с разработката.
Проучване за осъществимост
Първата стъпка в управлението на проекти е да се реши дали проектът може да бъде реализиран, т.е. да се направи проучване за осъществимостта. В тази фаза проектните екипи анализират осъществимостта по следните измерения.
- Финансови: Ще покрие ли бюджетът разходите и ще донесе ли очакваната рентабилност?
- Технически: Може ли продуктът да бъде разработен, за да отговори на изискванията в рамките на предложената технологична платформа?
- Оперативно: Разполагаме ли с уменията и инструментите за разработване на този продукт? Можем ли да спазим разумни срокове по време на процеса?
- Други: В някои случаи екипите трябва да се запитат дали този продукт има място на пазара. Нарушава ли някакви правни рамки?
Въпреки че проучването за осъществимост обикновено се провежда, за да подпомогне вземането на решения в началните етапи на процеса, понякога то може да подпомогне вземането на решения и по-късно, когато ситуацията се промени.
Например, ако разработвате мобилно приложение на трета страна за използване на X [по-рано известно като Twitter], промените в API на платформата могат да направят целия продукт неосъществим. В такива ситуации могат да се използват проучвания за осъществимост, за да се преоцени практичността според нуждите.
SWOT анализ
Този прост и популярен инструмент помага на бизнес екипите да вземат ключови решения, преди да се впуснат в разработването на продукти. Анализът SWOT [Силни страни, Слаби страни, Възможности, Заплахи] се извършва в началната фаза на проекта, за да се оцени вътрешният и пазарният потенциал на проекта.
В процеса на фазово-вратата SWOT анализа може да бъде точно това, от което се нуждаете, за да вземете решението „да“ или „не“ още в началната фаза.
Управление на риска
Всеки софтуерен проект е изложен на редица рискове от вътрешни и външни източници. Те могат да бъдат толкова критични и спешни, колкото DDoS атака срещу вашите сървъри, или толкова банални, но жестоки, колкото внезапното напускане на ключов член от екипа.
Във всеки случай, проектните екипи извършват анализ на управлението на риска, за да идентифицират потенциални проблеми и да изработят планове за тяхното смекчаване. Тези рискове се оценяват на всеки етап, за да се гарантира безпроблемно изпълнение.
Тези елементи се включват в прегледите на фазите, като помагат на заинтересованите страни да решат дали да продължат, коригират или спрат проекта въз основа на събраните данни и анализи.
Прилагане на процеса на фазови етапи
Когато го погледнете, процесът на фазовите етапи е прост: работа, пауза, работа, пауза, работа и т.н. В разработката на софтуер обаче има десетки движещи се части, няколко членове на екипа, технически ограничения и ограничения на ресурсите.
Внедряването на успешен фазов процес за сложни проекти за разработка на софтуер изисква:
- Стратегически подход [който очертаваме по-долу]
- Мощен инструмент за управление на проекти като ClickUp
Нека видим как тези две неща работят в тандем.
1. Определете фазите на проекта
За да приложите успешно фазовия процес, трябва внимателно да определите началото и края на всяка фаза. Например, добавянето на фаза в средата на спринта може да попречи на работните процеси. Ако завършите проектирането и разработването без фаза, може да се наложи да правите много преработки.
Преди всичко, ясно дефинирайте отделните фази на проекта. Обикновено екипите използват фази като иницииране, планиране, разработване, тестване и стартиране. Ето няколко съвета как да го направите правилно с всеки безплатен софтуер за управление на проекти.
Разбивка по фази: Изберете границите на фазите си, така че да отговарят на уникалните нужди и ситуации на вашия проект. Уверете се, че всяка фаза представлява значителен сегмент от проекта с конкретни цели и резултати.
Например, малките проекти могат да имат разработване и преглед на кода като една фаза. Големите организации с отделни екипи, които изпълняват тези задачи, могат да ги разделят на две фази. Направете това, което работи най-добре за вас.
Направете всяка фаза отличителна. Ако две фази се припокриват, възможността ви да вмъкнете порта между тях ще бъде затруднена.
Комуникация: В инструмента за управление на проекти, който използвате, обозначете ясно всяка фаза, за да избегнете объркване. В ClickUp можете да използвате папки, за да управлявате всяка фаза. Можете да добавите етикети или персонализирани полета, за да зададете обозначения.
Управление на екипа: Накарайте екипа да разбере границите, задачите и етапите за всяка фаза. Шаблонът за проектна харта на ClickUp е чудесно място за консолидиране на цялата информация за проекта, неговите фази и етапи.
Споделете това с екипа си, маркирайте съответните заинтересовани страни и възложете задачи директно оттук – използвайте го като жив, динамичен документ за управление на проекти с фазови етапи. За по-лесно изпълнение използвайте някоя от шаблоните за обзор на проекта, за да го настроите.
2. Установете критерии за фазите
Знаете фазите си; сега е време да инсталирате гейтовете. По същество, процесът на фазите изисква гейт в края на всяка фаза. Това означава, че не е нужно да се притеснявате къде да поставите гейтовете или какво ви е необходимо, за да ги отворите.
Определете критериите, които ще използвате, за да прецените дали проектът може да премине от една фаза към следващата. Например, в края на фазата на стартиране на проекта може да са необходими следните критерии:
- Изисквания от бизнеса
- Проучвания, показващи осъществимостта на проекта
- План за намаляване на риска
- План за разпределение на ресурсите
- Одобрения от заинтересованите страни
Използвайте този списък като част от управлението на вашия проект, за да се уверите, че разполагате с всичко необходимо, за да продължите напред. Ако нещо липсва, проектният мениджър трябва да се върне и да го донесе. Уверете се, че вашите резултати са ясно дефинирани.
След това отделете време, за да разясните тези критерии на всеки член от екипа, така че всички да са на една и съща вълна.
ClickUp Goals предлага прост, визуален начин за определяне на тези критерии и свързването им с ежедневната работа. Можете да създавате цели и задачи и да ги организирате в папки, които да се използват в края на съответната фаза.
Отчетите за напредъка показват как се справяте в реално време. На всеки етап можете да отворите таблото на ClickUp и да оцените съвместно представянето.
3. Назначете контрольори
За всеки етап определете конкретни лица или екипи, които да отговарят за спазването на критериите за преминаване на етапа, преди да се премине към следващия. Тези „пазители“ са необходими, за да се гарантира, че нищо – колкото и малко да е то – няма да бъде пропуснато. Те помагат за поддържането на отчетността, вземат ключови решения, дават одобрения и премахват препятствия.
Обикновено ролята на контрольори се изпълнява от спонсорите на проекта, висшите мениджъри или ключовите заинтересовани страни. Те често имат достъп до данни за управлението на проекта и получават редовни отчети.
В ClickUp можете да автоматизирате този процес на отчитане и да активирате режими само за четене, до които gatekeepers имат достъп по всяко време.
4. Създайте задачи и подзадачи за всяка фаза
С това планирането на фазово-вратата процес приключва. Сега преминаваме към фазата на изпълнение. Разделете всяка фаза на подробни задачи и подзадачи. За всяка задача документирайте всичко, което трябва да се направи, за да се изпълнят критериите на вратата.
В ClickUp можете ясно да разграничите фазите, като създадете отделни списъци, например „Концепция“, „Разработка“ и „Тестване“.
Ако сте начинаещи в тази област, опитайте шаблона за фазирани проекти на ClickUp. Този шаблон, подходящ за начинаещи, помага да разделите по-големите задачи на по-малки части, като осигурява пълна прозрачност и ефективно управление.
Когато имате съмнения, разгледайте различните шаблони за управление на проекти, които са налични на платформата.
5. Задайте потребители, срокове и зависимости
Назначете потребители: Уверете се, че всички задачи имат назначени изпълнители. Това ще помогне за поддържане на отчетността и прозрачността.
Задайте крайни срокове: За всяка задача и подзадача задайте краен срок. Това помага за установяване на график на проекта, планиране на ключови резултати и етапи.
Отбележете зависимостите: Никоя задача не е изолирана, затова обърнете специално внимание на връзките между отделните задачи. Ако дадена задача зависи от предходна, свържете ги в ClickUp.
След като приключите, използвайте функцията за диаграма на Гант в ClickUp, за да начертаете графика на проекта. Уверете се, че сте свързали задачите и етапите между фазите с зависимости между задачите, така че проектът да напредва само когато отговаряте на необходимите критерии. За да свършите работата си добре, използвайте шаблон за план на проекта.
6. Проследявайте напредъка и наблюдавайте рисковете
Не оставяйте всички проблеми да се натрупват на входа. Проследявайте напредъка на задачите по време на всяка фаза и наблюдавайте рисковете, които могат да възникнат. Настройте таблата на ClickUp за информация в реално време.
За управление на риска създайте персонализирани полета и актуализирайте регистрите за управление на риска. Преглеждайте редовно информацията на всеки етап, за да определите дали сте се справили с всички рискове, преди да преминете към следващата фаза.
7. Провеждайте прегледи на фазите и документирайте
Провеждайте преглед на портата в края на всяка фаза, за да прецените дали проектът е готов да продължи. При типичен преглед на портата:
- Проектният екип представя резултатите
- Гейтмейкърите оценяват представянето въз основа на критериите за фазата.
- Вземащите решения дават одобрения или обратна връзка за преработка
Използвайте ClickUp Docs, за да документирате процеса на преглед на фазите и да прикачите всички relevante документи, като например завършени доклади или резултати от тестове. Това помага за поддържане на прозрачност и отчетност през целия процес на управление на проекта.
8. Повторете и коригирайте
Ако възникнат неочаквани проблеми или се появи нова информация, преизчислете плана и критериите на проекта. Позволете бързи корекции в работните процеси на проекта, което улеснява внедряването на промени. Останете гъвкави, като същевременно се придържате към структурирания подход на процеса на фазови етапи.
Когато използвате шаблона за пътна карта на проекта на ClickUp за вашия фазов процес, ще можете да повтаряте и персонализирате елементи по време на работа.
Един добър фазов процес съчетава най-добрите практики от различни дисциплини и модели. Например, може би вече използвате версия на този процес в ретроспективите си за спринтове. Защо тогава трябва да създадете формален фазов подход? Ето защо.
Предимства и недостатъци на процеса на фазови етапи
Фазово-вратата е още една структура или рамка, която насочва управлението на проекти. Прилагането й има свои предимства и предизвикателства. Ние обсъждаме и двете по-долу, за да можете да вземете информирано решение дали да я приемете или не.
Предимства на използването на фазово-вратата в управлението на проекти
Структурирано развитие: Процесът на фазови етапи осигурява ясна и организирана структура с отделни фази, конкретни цели и резултати. Този поетапен подход гарантира, че екипите:
- Изпълнете критични задачи и постигнете важни резултати, преди да преминете към следващия етап.
- Фокусирайте се върху ключовите задачи, избягвайте объркването
- Поддържайте проекта в правилната посока
- Имайте естествени контролни точки, за да оценявате напредъка и да забелязвате отклоненията.
- Съгласувайте се с целите на проекта и намалете вероятността да пропуснете важни стъпки в жизнения цикъл на проекта.
Намаляване на риска: С методологията на фазовите етапи екипите оценяват и се подготвят за рисковете на всеки етап от изпълнението на проекта. Всеки етап предоставя възможност за идентифициране, оценка и справяне с финансовите, техническите, оперативните или пазарните рискове, преди да се продължи напред.
Контрол на разходите: Чрез ранното откриване на рисковете, фазовият процес намалява вероятността от възникване на сериозни проблеми в по-късен етап от проекта, които биха могли да доведат до забавяния, надхвърляне на разходите или провал. Систематичният преглед на всеки етап позволява на екипите да коригират стратегиите си или да разпределят допълнителни ресурси за намаляване на потенциалните заплахи.
Подобрено вземане на решения: Извън суматохата на проекта, всички заинтересовани страни получават възможност да си поемат дъх и да оценят своите проекти. Ръководени от предварително определени критерии за фазите, заинтересованите страни по проекта могат да вземат информирани, основани на факти решения.
Чрез оценка на данни като финансови прогнози, показатели за ефективност и оценки на риска, екипите гарантират, че решенията ви са съобразени с общите бизнес цели и че ресурсите се разпределят ефективно.
Предварително планираните контролни точки предотвратяват продължаването на проекта по непродуктивен път.
Контрол на качеството: Процесът на фазови етапи осигурява непрекъснат контрол на качеството, като изисква от екипите да изпълняват конкретни задачи и критерии на всеки етап. Дейностите по тестване, оценка и валидиране на всеки етап гарантират, че разработеният продукт или решение отговарят на изискваните стандарти и спецификации.
Прилагането на тези проверки за качество, преди да преминете към следващата фаза, намалява риска от доставка на некачествени или дефектни продукти, което в крайна сметка води до по-високо качество на крайния продукт.
Повишена отговорност: Процесът на фазови етапи насърчава чувството за отговорност и ангажираност сред всички членове на екипа. Те знаят своите роли и очакванията за всеки етап.
Тази редовна оценка помага и за идентифициране на проблеми с ниска производителност или области, които се нуждаят от подобрение. Тя създава прозрачност, като гарантира, че целият напредък е видим и съобразен с целите на проекта.
Както всяка друга рамка, фазовият портал не е съвършен. Ето някои от често срещаните му недостатъци:
Недостатъци на процеса на фазови етапи
Отнема много време: Един от основните недостатъци на фазовия процес е, че удължава времето, необходимо за всяка фаза. Последователният характер на процеса означава, че никоя фаза не може да започне, докато предходната не бъде завършена и одобрена.
Това може да доведе до забавяния, особено когато се изискват сложни процеси на преглед или обширна документация на всеки етап. В индустрии, които изискват бързо развитие и итерация, времето, необходимо за одобрение на етапите, може да забави напредъка, което драстично да повлияе на гъвкавостта.
Негъвкав: Фазовият процес може да бъде твърде строг, което затруднява екипите да се адаптират към нова информация или промени в обхвата на проекта. След като проектът премине през определени фази, преразглеждането на предишни решения може да се превърне в лабиринт.
Въпреки че помага да се избегне разширяването на обхвата, липсата на гъвкавост може да попречи на творчеството и иновациите. Това може да разубеди екипите да проучват нови идеи или да се адаптират в зависимост от променящите се нужди на клиентите или пазарните тенденции.
Изисква много ресурси: Фазовият процес е допълнителна тежест за управлението на проекти. За да бъде приложен успешно, той изисква допълнителни ресурси, особено време, персонал и документация.
Освен това, провеждането на официални прегледи, включването на заинтересовани страни и извършването на повтарящи се промени въз основа на обратна връзка може да изисква допълнителни човешки и финансови ресурси.
Риск от бюрокрация: Фазовият процес може да доведе до бюрократична неефективност, особено в големи организации. Множеството одобрения и мнения на заинтересованите страни могат да създадат ненужни пречки, забавяйки цялостния напредък на проекта.
Този акцент върху процеса и формалните прегледи може да доведе до фокусиране върху съответствието, а не върху иновациите или създаването на стойност, като екипите се притесняват повече за спазването на изискванията на фазата, отколкото за постигането на реален напредък.
Отворете вратите към нови възможности с ClickUp
Въпреки че е прост, фазовият процес е мощна техника за управление на проекти. Той предлага яснота относно това, което трябва да се направи и какво трябва да постигне екипът.
Хората жадуват за ред и организация. Фазовият процес осигурява това, като разделя работата на лесни за управление части и позволява на екипите да спират, да се адаптират и да продължават напред.
От друга страна, фазово-вратата процес може да се разглежда като антитеза на agile. Критиците твърдят, че той умишлено създава препятствия [под формата на врати], отклонявайки екипа от практиките за непрекъснато усъвършенстване.
Реалистите разбират, че когато се използва правилно, фазовият портал може да бъде изключително ефективен. Той добавя последователност към ежедневната работа, като същевременно поддържа яснота по отношение на цялостната картина. Когато се управлява с помощта на виртуално работно пространство като ClickUp, той предоставя на всички предимствата на видимост, прозрачност, структура и надеждност.
Настройте вашите фазови процеси с ClickUp. Опитайте ClickUp безплатно още днес.