Вашият екип може би се е събрал около конферентната маса, за да обсъди и планира проект. Но въпреки всички усилия на всички:
- Крайните срокове са изтекли
- Ресурсите са ограничени и
- Крайните срокове са нереалистични (дори смешни!)
Това са често срещани проблеми, които възникват, когато екипите не оценяват напълно нивото на усилие (LOE), необходимо за задачите. Нивото на усилие е критична стъпка за осигуряване на успешното изпълнение на проекта.
Правилното определяне на LOE е нещо повече от просто изчисляване на времето. Всъщност то изисква задълбочен анализ на действителната работа, която трябва да бъде извършена.
Нека обсъдим някои ключови методи, съвети и най-добри практики за определяне на нивото на усилие в управлението на проекти.
Какво е нивото на усилие в управлението на проекти?
Нивото на усилие (LOE) е термин от управлението на проекти, който представлява приблизителното количество време и ресурси, необходими за изпълнението на конкретни задачи или дейности в рамките на даден проект.
За разлика от традиционната работа, базирана на задачи с ясен начален и краен етап, задачите LOE обикновено са продължителни или поддържащи по характер. Някои примери включват надзор, поддръжка или административна работа.
LOE отразява общия труд и време, необходими за завършване на дадена задача. Това включва дейности в подкрепа на проекта, като срещи, документация, счетоводство на бюджета на проекта, комуникация и преработка.
Обикновено се използва за оценяване на нивото на усилие за задачи, които не водят директно до резултати, но са от съществено значение за напредъка на проекта.
С какво LOE се различава от другите техники за оценяване?
LOE се отличава от по-разпространените техники за оценка на проекти, като оценката отгоре-надолу или отдолу-нагоре.
Докато тези методи наблягат на разделянето на задачите на измерими единици с предварително зададени резултати, LOE е по-скоро непрекъснат по своята същност. Той се фокусира върху текущи задачи, които могат да се повтарят или да обхващат цялата продължителност на проекта.
Например, при оценката отдолу нагоре можете да изчислите времето, необходимо за проектиране на даден продукт. Напротив, оценките на нивото на усилие биха измерили необходимото време за управление на процеса на проектиране на продукта, като актуализации на състоянието, координация на екипа или итерации на проектирането.
Ето три често срещани компонента, включени в оценките на скалата за ниво на усилие:
- Време: Очакваните часове или дни, необходими за изпълнение на текущата задача (като отчитане, управление или мониторинг)
- Ресурси: Хората, технологиите или оборудването, необходими за завършване на тези задачи в рамките на времевата рамка на проекта.
- Зависимост на задачите: Как тези текущи задачи подпомагат или влияят на други дейности за по-гладкото протичане на проекта
Защо проектните мениджъри трябва да се фокусират върху LOE?
Фокусирането върху LOE ви помага да получите по-ясна и по-пълна картина на процеса на планиране на проекта. Отчитането на текущите задачи, като надзор и комуникация, подобрява разпределението на ресурсите и гарантира, че всеки аспект от жизнения цикъл на проекта ви е подходящо подкрепен.
Това също ви дава възможност да определите реалистични срокове, тъй като вземате предвид времето и усилията, необходими за съществени, но нереализуеми дейности.
Освен това, това улеснява комуникацията със заинтересованите страни, като им дава ясно разбиране за това, какво realmente включва проектът, и поставя по-реалистични очаквания.
Ако пренебрегнете LOE, рискувате да претоварите ресурсите или да изостанете от графика. Още по-лошо, може да подцените нуждите на проекта, което да доведе до неефективност или забавяния, които биха могли да бъдат избегнати.
💡Знаете ли? Дискретните усилия са измерими задачи с ясен начален и краен момент, като например писането на доклад. За разлика от тях, LOE обхваща текущи дейности, като планиране на срещи и създаване на документи, които не се проследяват толкова лесно, но поддържат нещата в движение!
Методи за оценяване на LOE
В зависимост от сложността на задачата и наличните данни, можете да използвате различни методи за оценка на LOE за успеха на проекта.
Ето четири основни съвета с техните предимства и ограничения.
1. Експертна преценка
Тази техника за оценка на усилията е полезна за справяне с по-трудно измерими задачи, като административна помощ или надзор. Експертите в тази ниша ще черпят знания от миналия си опит, за да предложат реалистична оценка на подобни ситуации.
👍 Предимства: Бързо, основава се на обоснована експертиза и е ефективно за уникални или сложни задачи.
👎 Недостатъци: Субективно и може да доведе до неточни оценки, когато експертите са пристрастни или им липсват ключови подробности.
🤔 Кога да го използвате: С опитни членове на екипа за разработка или проектни мениджъри, които са се занимавали с подобни задачи в миналото.
2. Аналогично оценяване
За да предвидите LOE за текущия си проект, се базирайте на исторически данни от подобни проекти . Като сравните задачите от минали проекти с подобен обхват, можете да направите информирани прогнози за времето и ресурсите, необходими за новия проект.
👍 Предимства: Бързо, не изисква подробни данни и е подходящо за планиране в ранна фаза.
👎 Недостатъци: По-малко прецизно, тъй като зависи от точността и релевантността на минали данни.
🤔 Кога да го използвате: В ситуации, в които нямате подробна информация за задачата, но имате достъп до доста сходни данни от минали проекти.
3. Параметрично оценяване
Този метод за оценка на усилията изчислява LOE чрез прилагане на статистически данни към събраните параметри.
Например, ако поддръжката на 10 сървъра изисква 10 часа седмично, същото за 20 сървъра вероятно ще изисква 20 часа седмично. То е идеално подходящо за задачи с ясни, измерими входни и изходни данни.
👍 Предимства: Базирано на данни, по-точно за повтарящи се задачи и мащабируемо
👎 Недостатъци: Изисква подробни, надеждни данни и не работи добре с много променливи задачи.
🤔 Кога да го използвате: В случаите, когато задачите са измерими и са налични исторически данни.
4. Тристепенна оценка
Наричана още PERT (Program Evaluation Review Technique), техниката за оценка на LOE в три стъпки използва три различни оценки – оптимистична, песимистична и най-вероятна – за изчисляване на средна оценка. Това помага за преодоляване на всякакви несигурности и променливости в продължителността на задачите.
👍 Предимства: Отчита несигурността и предлага по-балансирани прогнози
👎 Недостатъци: Изисква повече усилия и включва разглеждане на множество сценарии.
🤔 Кога да го използвате: Когато се сблъсквате с голяма несигурност или когато задачите имат различни възможни резултати.
Прилагането на тези методи за оценка на LOE става много по-лесно с инструменти за управление на проекти, които могат бързо да събират и анализират вашите данни. Освен това, такива инструменти също:
- Показване на данни за предишни проекти
- Организирайте експертното участие
- Оптимизирайте подхода си към оценката на LOE
- Подобрете точността на прогнозите за LOE
Как да изчислим нивото на усилие?
Изчисляването на LOE е по-лесно, отколкото си мислите.
Ще ви разведем през ключовите стъпки и ще ви обясним как софтуерът за управление на проекти ClickUp може да ви помогне да направите процеса по-гладък и по-точен. Наред с това ще ви предложим няколко примера за LOE, за да разберете по-добре.
Стъпка 1: Определете обхвата на работата
Започнете с ясно дефиниране на обхвата на работата и целта на проекта. След това си създайте цялостна представа за задачите и дейностите, които трябва да бъдат изпълнени в етапа на планиране.
Разделянето на по-големи задачи на по-малки, управляеми компоненти може да ви помогне да оцените по-добре необходимите ресурси. Структурите за разпределение на работата (WBS) или списъците със задачи могат да бъдат особено полезни за тази цел.
ClickUp може да ви помогне, като ви предостави инструменти за ефективно определяне и управление на обхвата на вашия проект.
С ClickUp Spaces можете да организирате проекта си в различни отдели или екипи, създавайки ясна структура за работата си.
Папките и списъците във всяко пространство ви позволяват да детайлизирате всеки аспект от проекта, така че всички задачи да бъдат отчетени.
След като имате ясен обхват на проекта, ClickUp Tasks влиза в действие. То разбива по-големите задачи на подзадачи, което улеснява управлението и оценката на времето и ресурсите, необходими за всяка подзадача или компонент.
Освен това, списъците със задачи на ClickUp са изключително полезни в този случай.
Те ви позволяват да разделите задачата на поредица от изпълними стъпки или подзадачи. Това ясно очертава всички необходими действия и гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато.
Въз основа на тази стратегия можете да изчислите нивото на усилие (LOE) и да подобрите перспективите на проекта си.
Стъпка 2: Оценете времето за всяка задача
След като определите обхвата, ще трябва да изчислите очакваното време за завършване на всяка задача. Това включва оценка на времето, необходимо за всяка дейност, включително зависимости или потенциални забавяния.
Обмислете използването на експертна преценка или параметрична оценка въз основа на естеството на задачите.
ClickUp Time Estimates опростява този процес.
Можете да зададете приблизителни оценки за отделните задачи, което ви помага да разберете колко време се очаква да отнеме всяка конкретна задача и да вземете информирани решения относно графика на проекта си.
За задачи с няколко изпълнители можете да зададете различни времеви оценки за всеки човек. Този подход осигурява по-точни отчети за натоварването и капацитета, вместо да се задава пълната оценка за всеки отделен човек.
Освен това, ClickUp обобщава оценките за подзадачите и основната задача, така че можете бързо да видите общото очаквано време за големи задачи с многобройни подзадачи.
Стъпка 3: Приложете ресурсите
След това започнете с оценяване и разпределяне на подходящите ресурси, като членове на екипа, инструменти и оборудване.
Не забравяйте да проверите дали всеки член на екипа е на разположение според изчислените по-горе времеви прогнози. Точното разпределение на ресурсите гарантира, че прогнозираното време съответства на действителния капацитет на вашия екип.
Например, ще трябва да направите корекции, ако дадена задача отнема 10 часа, а екипът ви разполага само с 5 часа през седмицата.
Тук е мястото, където ClickUp Workload View се оказва полезен. Той ви дава ясна представа за капацитета и натоварването на вашия екип на едно място, така че лесно можете да забележите претоварени членове на екипа или липси на ресурси.
По този начин можете да видите кой е на разположение и кой е претоварен, за да коригирате съответно разпределението на задачите.
Стъпка 4: Проследявайте действително изразходваното време
След като проектът започне, ще видите признаци дали вашите изчисления на LOE са точни.
Следете отблизо реално изразходваното време за всяка задача в сравнение с очакваното време. Това ви позволява да сравните очакванията с реално изразходваното време и да идентифицирате области, които се нуждаят от корекции за бъдещо планиране.
ClickUp Time Tracking е идеален за това.
То ви позволява да следите действителното време, прекарано в задачите, и да го сравнявате с първоначалните си прогнози. Като следите тези подробности, можете лесно да забележите къде прогнозите ви може да са били неточни и да направите необходимите корекции.
Проследяването на времето също така предоставя по-ясна картина на управлението на времето в проекта ви и усъвършенства подхода ви за по-точни прогнози в бъдеще.
Стъпка 5: Използвайте матрицата „Усилие-въздействие“
Всъщност не всяка задача има еднаква важност или изисква едно и също ниво на комфорт. Можете да определите приоритета на всяка задача чрез матрица за усилие-въздействие, която категоризира задачите въз основа на потенциалното им въздействие и ресурсите, които трябва да изразходвате.
Можете да използвате шаблона на ClickUp за матрица на усилията и въздействието, за да класифицирате проектите си според очакваната работна натовареност. Този шаблон е идеален за оценяване и визуализиране на очакваните усилия, които ще допринесат за успеха на проекта.
Освен че подобрява способността ви да определяте приоритети, този шаблон:
- Предоставя ценна информация за потенциалните предизвикателства и очакваното увеличение на разходите.
- Създайте лесна за разчитане матрица, за да отразите ползите от различните видове задачи.
- Предлага пет персонализирани атрибута за групиране на задачите според тяхната същност.
Стъпка 6: Адаптирайте се към текущите промени
Вашите проекти често ще се развиват. Затова изчисленията на LOE трябва да бъдат достатъчно гъвкави, за да се адаптират към промени в обхвата, наличността на екипа или променящите се времеви ограничения. Вероятно ще се наложи да преоцените времевите прогнози или да преразпределите ресурсите, тъй като проектът ви се нуждае от промяна.
Таблото за управление на ClickUp е изключително полезно за управление на тези промени. То предоставя персонализиран преглед на състоянието на проекта ви, за да проследявате напредъка в реално време и да коригирате плановете според нуждите.
С Dashboards можете да визуализирате ключови показатели, като например изразходвано време спрямо очаквано време, разпределение на ресурсите и напредък по задачите, всичко на едно място.
Освен това, ClickUp Dashboards ви позволява да преглеждате данните за проекта за определен период от време. Това ви помага да видите как последните промени се отразяват на проекта ви и да направите навременни корекции в изчисленията на LOE и плановете за ресурсите.
Стъпка 7: Наблюдавайте и оптимизирайте напредъка
Трудно е да се придържате към плана, ако не следите редовно напредъка на задачите и не отчитате действителните усилия, които са положени.
Всъщност, мониторингът ви позволява да споделяте с заинтересованите страни отчети за състоянието на проекта или реакциите на аудиторията, които са чувствителни към времето.
Използвайте шаблона за анализ на времето на ClickUp, за да разберете как вашият екип използва работното си време.
Съвети и най-добри практики за ефективно изчисляване на LOE
Правилното изчисляване на LOE може да определи успеха или провала на графика на проекта ви. Но как да сте сигурни, че ще постигнете целта си, без да усложнявате нещата?
Нека се запознаем с някои прости съвети и най-добри практики, които ще улеснят процеса и ще поддържат всичко в правилната посока.
🎯 Включете екипа си рано и често
Една грешка, която много проектни мениджъри правят, е да се опитват да изчисляват нивото на усилие изолирано. Тайната на точните оценки на усилията е краудсорсингът. Никой не знае по-добре колко време отнема дадена задача от хората, които са отговорни за нея.
Включването на вашия екип, от разработчици до дизайнери, носи ценни идеи, които може да пропуснете.
Например, може да предположите, че изготвянето на точен бюджетен отчет отнема два часа, но вашият счетоводен екип може да ви напомни, че извличането на данни отнема още един час.
Поддържайте комуникационните канали отворени през целия проект, за да се адаптирате бързо към неочаквани забавяния или затруднения.
🎯 Планирайте според закона на Паркинсон
Законът на Паркинсън гласи: „Работата се разширява, за да запълни времето, което е на разположение за нейното завършване. ”
Макар да звучи песимистично, това е важен момент, който трябва да се има предвид при изчисляването на LOE.
Ако дадете на екипа две седмици, за да изпълни задача, която всъщност отнема една, познайте какво – тя със сигурност ще отнеме две седмици!
За да смекчите ефекта от закона на Паркинсон, дайте на екипа си краен срок, който е малко по-кратък от зоната им на комфорт, но включете буфер в плана на проекта, който да отчита потенциални закъснения.
Идеята е да ги подтикнете към ефективност, без да ги стресирате. Това е балансиращ акт, но тази проактивна стратегия предотвратява забавянето на задачите.
🎯 Не забравяйте да вземете предвид „невидимата работа“
Невидимата работа включва всички тези малки, повтарящи се задачи, които поддържат проекта ви в движение, но не винаги имат определен резултат – неща като срещи, отговаряне на имейли или преминаване от една задача към друга. Тези дейности може да изглеждат незначителни, но могат да отнемат значително време, ако не се отчитат.
За да сте сигурни, че сте обхванати всички аспекти, отчетете невидимата работа в LOE, като добавите допълнително време към прогнозите. Дори ако членовете на екипа прекарват само по един час на ден в срещи или телефонни разговори, това са пет часа работа на седмица, които трябва да бъдат взети под внимание.
Използвайте функции за проследяване на времето, като тези, предлагани от ClickUp, за да определите колко време се отделя за тези по-малки задачи, за да получите по-точна представа за общата работна натовареност.
🎯 Използвайте исторически данни, но не се привързвайте прекалено към тях
Разбира се, историческите данни са вашият приятел при оценяването на LOE – миналите проекти могат да ви дадат приблизителна представа за това колко време може да отнемат подобни задачи.
Но има един улов: не се осланяйте прекалено много на него.
Това, че задача А е отнела 10 часа миналия път, не означава, че ще е така и този път. Променливите се променят – хората стават по-добри в това, което правят, технологията се подобрява, а понякога възникват и нови препятствия.
Най-добрият подход? Използвайте исторически данни като отправна точка, но винаги оставяйте място за корекции въз основа на спецификите на текущия си проект.
Анализирайте настоящите условия, за да усъвършенствате вашите прогнози. Има ли нови членове в екипа на проекта? Обхватът на проекта по-голям ли е от последния път?
Практически приложения на оценката на нивото на усилие
Искате да превърнете оценката на LOE в нещо повече от теория?
Разгледайте тези практически приложения, за да използвате LOE за по-добро планиране и изпълнение на проекта. 🗂️
1. Спринтове за разработка на софтуер
При гъвкавото разработване на софтуер екипите работят в кратки, повтарящи се цикли, известни като спринтове.
Оценката на LOE е от решаващо значение тук, за да се определи колко време и усилия са необходими на разработчиците, дизайнерите и тестерите, за да завършат функциите и поправките на бъгове, планирани за спринта.
Да предположим, че един екип е натоварен със задачата да разработи нова функция. В този случай LOE оценява текущите усилия, необходими за тестване, преглед на кода, отстраняване на грешки и тестване на качеството – задачи, които може да нямат фиксиран край, но са от съществено значение за гладкото протичане на цикъла на разработване.
Чрез изчисляване на LOE проектните мениджъри могат да се уверят, че ресурсите са разпределени правилно и спринтът остава на път.
👀 Бонус: Потопете се в допълнителни техники за гъвкаво оценяване за по-умно управление на проекти.
2. Планиране на маркетингова кампания
При планирането на маркетингова кампания LOE оценява текущи задачи като наблюдение на социалните медии, оптимизиране на ефективността на рекламния проект или координация с влиятелни лица.
Например, мениджърът на кампания може да използва LOE, за да определи колко седмично усилие е необходимо, за да коригира разходите за реклама, да отговори на запитвания на клиенти и да взаимодейства с аудиторията на различни платформи.
Докато резултатите от проекта могат да включват създаване на съдържание или разработване на реклами, LOE гарантира, че съществените, но продължителни задачи, като например мониторинг на ефективността, са взети под внимание. Това гарантира успеха на кампанията във времето.
3. Управление на SaaS проекти
При SaaS продуктите оценката на LOE помага на проектните мениджъри да определят времето и ресурсите, необходими за непрекъснати дейности като тестване на продукти, поддръжка на сървъри и проверка на данни.
Например, докато разработването на дадена функция на продукта може да има ясен график, усилията, необходими за текущи задачи като проследяване на данни или управление на запитвания от клиенти, трябва да се изчисляват отделно.
LOE гарантира, че за тези дейности са отредени достатъчно време и ресурси, като по този начин се предотвратяват закъснения или проблеми с съответствието в бъдеще.
4. Инициативи за научноизследователска и развойна дейност
В проектите за научноизследователска и развойна дейност (НИРД) LOE се прилага за оценка на непрекъснатите усилия, необходими за експериментиране, анализ на данни и отчитане.
Да приемем, че екип, работещ по ново проучване, може да няма фиксиран график за това кога ще бъдат постигнати пробиви.
Все пак те трябва да оценят необходимите усилия за провеждане на количествени и качествени тестове, анализ на данни и документиране на резултатите. LOE потвърждава, че тези текущи дейности са добре подкрепени, дори ако резултатите са несигурни или графикът е гъвкав.
Подобрете оценката на LOE с ClickUp за по-добро управление на проектите
Оценките на LOE са от жизненоважно значение в много индустрии. Те следят текущите, често пренебрегвани задачи, които са от съществено значение за поддържането на проектите в правилната посока. По този начин можете да гарантирате, че необходимите усилия винаги са налице.
Интегрирането на LOE във фазата на планиране на проекта ви улеснява значително разпределянето на ресурсите и управлението на графиците.
Обмислете използването на ClickUp, за да контролирате времето, прекарано в малки и големи задачи. ClickUp също така автоматично генерира отчети въз основа на показателите, които въвеждате и искате да анализирате. Какво чакате?
Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес.