С настъпването на новата година започва сезонът на годишното планиране – има срещи, които трябва да се организират, цели, които трябва да се поставят, и задачи, които трябва да се разпределят.
Всяко планиране на проект започва с информация от проучвания, минали проекти и експерти по темата. И все пак, въпреки всички ресурси и график, често се сблъскваме с неочаквани предизвикателства, които водят до забавяния и прекъсват напредъка.
Прогнозите за проекти изискват повече от прости изчисления. Те включват комбинация от анализ, оценка и интуиция.
Как да променим подхода си тази година? Прилагането на най-добрите бизнес практики в областта на техниките за оценяване на проекти ще ви помогне да определите по-точни срокове и да постигнете целите си по-ефективно.
Какво представляват техниките за оценяване на проекти?
Техниките за оценка на проекти са методи за прогнозиране на променливи като график за завършване, разходи, ресурси и рискове, свързани с даден проект, по време на етапа на планиране.
Проектните мениджъри оценяват и определят обхвата, времето, разходите, ресурсите, качеството и рисковете на даден проект. Те са специализирани в предоставянето на точни оценки на рисковете по проекта и прогнозиране на потенциалните резултати за тези шест ключови фактора.
Проектните мениджъри използват техники и инструменти за оценка на проекти за планиране, оценка на разходите, анализ на данни и прогнозиране на бюджета за гъвкави проекти.
Това помага да се гарантира, че ключовите заинтересовани страни, като ръководството, борда, мениджмънта и клиентите, са информирани и съгласувани по отношение на очакванията към проекта.
Значението на оценките на проектите
Проектните мениджъри внимателно обмислят всички променливи при планирането на един проект. И все пак, както мнозина от нас са установили през годините, точното прогнозиране е трудно.
Пригответе се за изчерпателно ръководство за техники за оценяване на проекти. Това ръководство ще ви предостави необходимите инструменти и тактики, за да правите по-умни и по-точни прогнози, свързани с вашите проекти.
Нека се заемаме веднага и да премахнем несигурността около важните бизнес цели.
Различни видове оценки по време на проект
За да управляват ефективно проектите, екипите се фокусират върху шест ключови области. Те определят резултатите от жизнения цикъл на управлението на проекти. Преди да се впуснем в техниките за оценяване, нека разберем ключовите фактори в управлението на жизнения цикъл на проектите.
1. Обхват
Обхватът на проекта е едно от „тройните ограничения“, които са от съществено значение в управлението на проекти. Той определя ясни граници и цели, като по този начин предотвратява проектите да станат нефокусирани или прекалено амбициозни. Обхватът просто се отнася до това, което трябва да бъде направено, за да достигне текущият проект статуса „завършен“.
Понякога проектните мениджъри разделят един проект на различни фази или спринтове, за да се справят с обхвата, като започват с фаза на планиране или минимална жизнеспособна фаза, последвана от по-напреднали фази на обхвата.
Това гарантира, че екипите се фокусират върху постигането на предварително определените показатели за успех на проекта.
2. Време
От решаващо значение е да се определи крайна дата за всеки проект с ограничен срок. Тъй като задачите, свързани с всеки проект, се изпълняват от няколко членове на екипа, е необходимо да се получи добра представа за тяхната натовареност и капацитет, за да се достигне до точни оценки на графика.
Техниките за планиране на проекти са от съществено значение за установяване на реалистични срокове и постигане на целите на проекта. Комуникацията и съгласуването на тези срокове с спонсора/спонсорите на проекта са от решаващо значение.
3. Разходи
Разходите, обхватът и времето са трите фактора, които определят успеха или провала на вашия проект.
От тези три, „разходите“ са почти винаги на първо място в съзнанието на всеки заинтересован от проекта. Изключително важно е да се формулират точни методи за оценка на разходите.
Проектните мениджъри използват техники за бюджетиране на проекти, за да достигнат до парични оценки за своите определени резултати. След като се осигури одобрение от ръководството за бюджета, е от съществено значение да се проследяват разходите и да се спазват таваните на разходите.
4. Ресурси
За да реализирате един проект, са ви необходими ресурси, а планирането им е един от най-трудните аспекти на управлението на проекти. Те включват вашия проектен екип, външни доставчици, материали, необходима инфраструктура, инструменти и др.
Ефективността е от решаващо значение при разпределянето и използването на ресурсите. Синхронизирането на пристигането и наличността на ресурсите също е от решаващо значение за спестяване на време и пари.
5. Качество
В началото си един успешен проект комуникира възможните параметри за качество, които могат да бъдат постигнати в рамките на ограниченията на проекта, одобреното време и бюджетните разпоредби.
След като проектните мениджъри съгласуват изискванията за качество със заинтересованите страни по проекта, те гарантират, че всички собственици на проекта ги спазват.
Завършването на проект в срок и в рамките на бюджета има стойност само ако проектът отговаря на параметрите за качество, определени от клиентите.
6. Риск
Всеки нов проект носи със себе си набор от предвидими и непредвидими рискове. Ролята на проектния мениджър е да идентифицира и посочи тези рискове на ръководството и мениджмънта в началото на всяка важна инициатива.
Осъзнаването на потенциалните рискове помага при изготвянето на планове за действие в извънредни ситуации. По-добре е да сте подготвени с практики за намаляване на риска, отколкото да останете в неведение и да бъдете изненадани. Не може да се преувеличи значението на щателното планиране на риска в управлението на проекти.
Общи техники за оценяване на проекти
В управлението на проекти професионалистите разчитат на изпитани и проверени бизнес практики за оценка на проекти.
Ето някои важни практики, които трябва да имате предвид:
1. Оценяване отдолу нагоре
Когато работите по проект, опцията за оценка отдолу нагоре включва изброяване на всичко като списък със задачи. Оценката отдолу нагоре е популярна техника за планиране.
При този подход можете да съставите реалистични графици за изчерпателен списък от работни задачи, за да достигнете крайната дата за доставка на проекта.
Подходът „отдолу нагоре“ включва съгласуване на времевите оценки с отговорниците за задачите, за да се създаде точна и постижима пътна карта на проекта.
2. Тристепенна оценка
Техниката за оценяване в три точки е полезна, когато се следва подходът „отдолу нагоре”. Тя позволява на проектните мениджъри да въведат точно времевите оценки за всяка задача.
Вместо да се въвежда предварителна оценка на времето, триточковата техника изисква проектните мениджъри да потърсят три различни оценки на времето от отговорниците за задачите—най-оптимистичната оценка, песимистичната прогноза и реалистичната оценка.
Среднопретеглената стойност на тези три фактора помага да се определи добре обоснована очаквана дата за завършване на всяка задача, което води до крайния резултат на проекта.
3. Оценяване отгоре-надолу
Техниката за оценяване отгоре-надолу е обратната на метода за оценяване отдолу-нагоре. Тя се прилага най-добре, когато имате краен срок. Процесът включва работа назад от целевата дата за завършване на проекта, като го разбивате на фази, задачи и подзадачи.
Вероятно сте запознати с класическата тактика за управление на проекти, която се състои в опростяване на по-големи и по-сложни работни задачи до постижими задачи. Тя се нарича структура за разпределение на работата (WBS). Оценката отгоре-надолу върви ръка за ръка с WBS.
4. Параметрична оценка
Можете да комбинирате параметричната оценка с оценката отгоре-надолу, за да гарантирате по-голяма точност. И двете използват данни от подобни проекти в миналото.
Статистиката е в основата на параметричния подход. Тя коригира данните въз основа на разликите между минали и настоящи проекти, за да се направят по-добре информирани оценки.
5. Оценяване на базата на експертен опит
Оценката на елементите на проекта, базирана на експертен опит, се основава на практическата опит и експертното мнение на лица, които са работили по подобни проекти в миналото. Разговорите със специалисти, които успешно са определили обхвата на проекта, проследили сроковете и управлявали разходите, могат да предоставят ценна информация за планирането на нови проекти.
Този подход спестява време и усилия, тъй като ще се възползвате от знанията на експерти, вместо да започвате от нулата.
Всеки проект е уникален поради различни фактори, които оказват влияние върху крайните резултати. Ето защо е най-добре да приспособите знанията, получени от експерти, към текущия контекст на вашата организация и екип.
Овладейте техниките за оценка на проекти с ClickUp
Софтуерната платформа за управление на проекти ClickUp е ценен инструмент за планиране на проекти, който позволява да се правят точни оценки.
ClickUp предлага много ефективни начини за изготвяне на планове за проекти чрез оценка на времето, разходите и ресурсите. Освен това ви спестява необходимостта да извличате ръчно данни периодично за целите на отчитането.
Използвайки възможностите за управление на проекти на Clickup, вашите екипи могат да работят по-тясно заедно. Свързаните работни процеси, споделените документи, таблата в реално време и др. позволяват на всички да работят по-бързо, по-умно и да спестяват време.
ClickUp AI ви помага да изпълнявате проектите по-бързо, като самостоятелно създава задачи и подзадачи в съответствие с целите и обобщава коментарите.
Все още търсите вдъхновение? Започнете с тези готови за употреба шаблони за управление на проекти.
След като плановете за проекта са готови, ClickUp Tasks ще ви предостави персонализиран начин за съвместно управление и изпълнение на всички задачи.
ClickUp оптимизира работния ви процес с нашата всеобхватна платформа. Маркирайте, коментирайте, възлагайте задачи и споделяйте екранни записи, за да останете фокусирани върху постигането на целите си.
Използвайте функцията „Оценки на времето“ на ClickUp за всяка задача, за да сравните действителното време с вашите оценки за бъдеща справка. Това ще ви помогне да предвидите препятствия и да изчистите цялостното забавяне на проекта.
ClickUp Views ви позволява да оптимизирате целия процес на оценяване на проекти с различни изгледи. Използвайте изгледите, за да визуализирате по-добре плановете си за проекти и да ги оцените от различни гледни точки.
Изгледът „Работна натовареност “ ви помага да следите капацитета на екипа си, а изгледът „Календар“ е отличен за оценки, свързани с графика.
Лесно проследявайте и отчитайте ключовите показатели за ефективност на вашите проекти в различни листа и раздели. ClickUp автоматизира процеса за вас.
ClickUp е полезен инструмент за ускоряване на оценките на проектите ви и проследяването им.
Ние сме подготвили готов за употреба шаблон за показатели на проекта в ClickUp, за да ви дадем преднина в планирането на вашия проект.
Кога и кой трябва да извършва оценки на проекти?
Техниките за оценяване в управлението на проекти са ценни за всяка организация, независимо от ролята й. Всички ние се занимаваме с мини проекти в някаква степен, било то индивидуално или с нашите екипи.
Докато екипът по проекта и експертите по темата обикновено отговарят за оценката на проекта, проектният мениджър поддържа базата данни или документите, в които се записват оценките.
Определете обаче най-ефективния човек, който да изпълнява техниките за оценяване на проекти за по-големи бизнес проекти, обхващащи множество функции и нива.
Водете екипите си към успех с точни техники за оценяване на проекти
Включете основните техники за оценка на проекти в процесите си за управление на проекти и внесете яснота и увереност в бизнес екипите си. С надеждни техники за оценка се уверете, че завършвате проектите си навреме и в рамките на бюджета, като максимизирате ефективността и производителността.
ClickUp е първокласен софтуер за онлайн управление на проекти, който ще ви помогне да успеете.
С ClickUp имате достъп до функции за планиране на проекти, бюджетиране, график, отчитане в реално време и проследяване. Фокусирайте се върху постигането на висококачествени резултати в определените срокове с ClickUp.
Регистрирайте се в ClickUp още днес, за да се убедите сами.
Често задавани въпроси
1. Какви са обичайните техники за оценяване на проекти?
Има пет често използвани метода за оценяване на проекти: 1) Оценяване отдолу нагоре, 2) Триточково оценяване, 3) Оценяване отгоре надолу, 4) Параметрично оценяване и 5) Оценяване на базата на експертен опит.
Проектните мениджъри използват тези методи, за да предвидят обхвата, времето и разходите на нов бизнес проект, известни също като „тройните ограничения“.
2. Защо оценките на проектите са толкова важни?
Оценката на проекта е важна първа стъпка в ефективното планиране на проекта. Тя помага на проектните мениджъри да определят реалистичен обхват, график и разходи на проекта.
Точните разходи и оценки на проектите са от съществено значение за съгласуването на бизнес заинтересованите страни и спонсорите, които инвестират в проекта с очакването да генерират възвръщаемост.
3. Как ClickUp помага в процеса на оценяване на проекти?
ClickUp е цялостна платформа за управление на проекти, която оптимизира оценяването на проекти. Тя предлага възможности за оценяване на времето, прогнозиране на разходите по проекта и визуализиране на напредъка. С ClickUp Tasks мултифункционалните екипи могат лесно да планират и да си сътрудничат по резултатите от проекта.
Изгледът „Оценки за времето и натоварването“ в ClickUp позволява на проектните мениджъри да предвидят представянето на екипа по всеки резултат. Таблата в реално време ще им позволят да сравняват действителния напредък с очакваните цели. ClickUp опростява и подобрява оценяването на проекти, като го прави по-точно и ефективно.