Вашият нов член на екипа, желаещ да докаже своята стойност, постоянно остава до късно, за да завърши задачите си. Въпреки това, когато дойде денят за плащане, извънредният му труд не е отразен, което предизвиква смесени чувства на разочарование и объркване.
Звучи ли ви познато?
Точното изчисляване на отработените часове не е само проследяване на времето – то е и изграждане на доверие и гарантиране, че всяка минута усилие се признава и възнаграждава.
Независимо дали управлявате малък бизнес или голяма организация, отчитането на часовете на служителите е от съществено значение.
В този блог ще разгледаме как да изчислявате часовете и да гарантирате точното възнаграждение, като обхванем различни методи и инструменти за изчисляване на работните часове.
Разбиране на работните часове
Когато говорим за работни часове, имаме предвид общото време, през което служител или подизпълнител работи – или е планирано да работи – в рамките на определен период, като ден, седмица или месец.
Съгласно Закона за справедливи трудови стандарти на САЩ (FLSA), това включва действителното време, прекарано в дейности, свързани с работата, за които служителите трябва да бъдат заплатени.
Макар че не всяка организация има нужда да следи отработените часове (особено ако не плаща на час), фирмите, които работят с фрийлансъри, подизпълнители, строителни работници или служители на непълно работно време, трябва да бъдат стриктни в изчисленията си.
Точното отчитане на времето е от решаващо значение за разбирането на производителността на вашия екип и ефективността на вашия бизнес. Когато имате ясна представа за това как се изразходва времето, можете по-добре да оцените производителността, да определите областите, които се нуждаят от подобрение, и да оптимизирате операциите си.
Стъпки за изчисляване на отработените часове
Нека разгледаме стъпките за изчисляване на отработените часове на служителите по прост и ефективен начин, за да се уверим, че всичко е изчислено правилно.
Стъпка 1: Определете точното начало и край на работния ден
За да следите времето точно, започнете с записване на точния час на начало и край на всеки работен период. Можете да използвате часовник, цифров софтуер или дори ръчна карта за отчитане на работното време – каквото ви е най-удобно.
Ключът е да се уверите, че вашият метод за проследяване предоставя точни данни и отчита извънредния труд или неплатените почивки въз основа на вашия трудов договор.
Стъпка 2: Преобразувайте форматите на времето за по-голяма яснота
За да опростите изчисленията, преобразувайте началната и крайната час в военно време или 24-часов формат. Това означава, че 9:00 сутринта става 09:00, а 5:00 следобед става 17:00.
24-часовият формат елиминира объркването между AM и PM, което улеснява изваждането без грешки. Преобразуването на времето в този формат осигурява яснота при изваждането на началните часове от крайните часове.
Стъпка 3: Извадете началната час от крайния час
След като преобразувате времето, извадете началната час от крайния час, за да изчислите общия брой отработени часове.
Ако един служител работи от 09:00 до 17:00, просто извадете 09:00 от 17:00, което дава резултат 8 часа. Тази стъпка ви дава общия брой отработени часове за даден период.
Стъпка 4: Отчетете времето за почивка
След това извадете неплатените почивки от общия брой отработени часове.
Например, ако служителят вземе 30-минутна почивка за обяд по време на 8-часовата си смяна, извадете тези 30 минути от общия брой отработени часове.
Така че, ако средният брой отработени часове в първоначалното изчисление е 8 часа, след отчитане на 30-минутната почивка, коригираната обща стойност ще бъде 7,5 часа.
Стъпка 5: Преобразувайте крайния резултат в десетичен формат
За да улесните изчисленията на заплатите, превърнете общия брой отработени часове в десетичен формат.
Така че, ако един служител работи 7 часа и 30 минути, това трябва да се превърне в 7,5 часа.
Десетичните часове опростяват изчисляването на заплатите, особено когато се работи с части от час.
Прочетете също: Как да управлявате времето си с техниката Помодоро
Стъпка 6: Сумирайте общия брой часове за периода на заплащане
Сумирайте общия брой отработени часове за целия период на заплащане.
Ако един служител е работил 35 часа през първата работна седмица, 37,5 часа през втората седмица и 40 часа през третата седмица, общото за месеца е 112,5 часа.
Сумирането на тези часове дава цялостна представа за общия труд и е от решаващо значение за точното изчисляване на заплатите.
Стъпка 7: Изчислете общата заплата
За последната стъпка просто умножете общия брой отработени часове по почасовата ставка, за да определите дължимата сума.
Ако заплатата на един пълноценен служител е 40 долара на час и той е работил 37,5 часа, ще направите следното изчисление: 40 долара умножено по 37,5, което е равно на 1500 долара. Това е общата сума, която трябва да платите за работата му.
А какво става с извънредните часове?
Работата с извънредни часове изисква внимателно изчисление.
Започнете с определяне на стандартния брой часове за периода на заплащане, например 40 часа на седмица. Всички часове, отработени над този брой, се считат за извънреден труд.
Например, ако един служител работи 45 часа на седмица, 5 часа са извънредни. Изчислете заплащането за извънредния труд въз основа на ставката за извънреден труд във вашата компания, която често е определена на 1,5 пъти.
Редовните одити и подходящите практики за отчитане на работното време могат да помогнат за ефективното управление на извънредния труд и да гарантират, че служителите получават правилно заплащане.
Избор на подходящи инструменти за изчисляване на отработените часове
Изчисляването на отработените часове и минути може да бъде лесно с подходящите инструменти на ваше разположение. Независимо дали управлявате малък екип или голяма организация, подходящият инструмент може да ви помогне да оптимизирате процеса и да гарантирате точност.
Нека се запознаем с различните налични инструменти, да разгледаме как работят и да открием кой от тях е най-подходящ за вашата организация.
Ръчно изчисление
Ръчното изчисляване е традиционният начин за отчитане на работните часове.
За да сумирате отработените часове, ще ви е необходим химикал, хартия или обикновен калкулатор. Запишете началната и крайната час от телефона, часовника или стенния часовник и изчислете сами в края на деня.
То е просто и ясно, но изисква известни усилия, за да се направи правилно.
Предимствата
- Просто и не се нуждае от специални инструменти
- Икономично, особено за малките предприятия
Недостатъците
- Отнема много време и може да доведе до грешки
- Лесно е да се допуснат грешки при сумирането на часовете, особено за дълги периоди
- Може да се наложи да присъствате физически на работното място.
Електронни таблици
Спредовските таблици предлагат подобрение в сравнение с ръчните изчисления, като ви позволяват да използвате формули за автоматизиране на част от математическите операции.
Инструменти като Microsoft Excel или Google Sheets ви позволяват да проследявате часовете, да изчислявате общите суми и да генерирате основни отчети.
Предимствата
- Помага за организиране и автоматизиране на части от процеса на изчисляване
- Намалява вероятността от грешки
- Инструменти като Excel или Sheets могат да бъдат персонализирани с формули за по-бързи изчисления и подобрена визуализация на данните.
Недостатъците
- Управлението може да бъде трудоемко и се нуждае от редовни актуализации.
- С увеличаването на данните това може да стане сложно.
- Липсва проследяване в реално време и интеграция с други системи
Платформи като ClickUp предоставят шаблони, които улесняват този процес.
Шаблонът за отчитане на работното време на ClickUp улеснява проследяването на времето, разходите и ресурсите. Той лесно проследява отработените часове и използването на ресурсите в различни проекти.
Ще харесате визуалните инструменти като диаграми и графики, които ви дават информация в реално време за напредъка. Освен това, интеграцията с приложения като Stripe и PayPal гарантира, че всичките ви финансови данни са синхронизирани.
Шаблонът се предлага с персонализирани статуси на ClickUp, като „Одобрено“ и „Нуждае се от внимание“, и предлага 12 персонализирани полета на ClickUp, като „Часова ставка“ и „Платени болнични часове“, което позволява цялостно проследяване.
Шаблонът позволява и автоматично генериране на фактури въз основа на вашия работен график, което ви спестява време и намалява грешките.
👀 Бонус: Опитайте други шаблони за времеви разписания от ClickUp, за да извлечете максимална полза от усилията си за управление на времето.
Софтуер за отчитане на работното време
Тези инструменти са предназначени да помогнат за структуриране на процеса на записване и изчисляване на работните часове.
Приложението за отчитане на работното време автоматично записва началото и края на работния ден; някои дори предлагат функции като автоматично отчитане на почивките и изчисляване на извънредния труд.
Предимствата
- Осигурява автоматично проследяване на работните часове, за да се намали рискът от човешка грешка.
- Включва поддръжка за автоматизирани времеви разписания и отчети.
Недостатъците
- Това може да бъде скъпо, особено за малките предприятия.
- Това може да изисква известен период на обучение за екипа.
Инструменти за управление на проекти
Тези инструменти предлагат цялостен начин за проследяване на работните часове и управление на задачи, проекти и срокове на едно място. Решението за управление на времето на ClickUp е един от тези инструменти.
Проследяването на времето за проекти в ClickUp е изключително гъвкаво. Можете да проследявате времето от почти всяко устройство, независимо дали използвате Android телефон, iPhone, настолен компютър или лаптоп.
Проследявайте времето за цялото си работно място или се фокусирайте върху конкретни задачи, като имате гъвкавостта да спирате и възобновявате проследяването с глобален таймер.
С тази функция можете да:
- Разработване на персонализирани времеви таблици: Проследявайте времето по дни, седмици, месеци или персонализирани периоди. Визуализирайте общите резултати по дати, за да получите ценна информация за вашите времеви записи.
- Разберете отследяваното време: Анализирайте колко време отнемат отделните задачи или групи задачи за всеки член на екипа.
- Създавайте персонализирани отчети: Създавайте отчети въз основа на въведените от вас данни за работното време, включително приблизителни оценки и разделяне на отчитаните и неотчитаните часове.
- Сравнете прогнозните времена: Проверете дали екипът ви е в график, като сравните прогнозните времена с действителните отчетени времена, което ще ви помогне да прецените дали спазвате графика си.
💡Професионален съвет: Автоматизирайте напомнянията за попълване на табела за отчитане на работното време на равни интервали – ежедневно, седмично или на две седмици, като използвате ClickUp Automations. Това помага да се гарантира, че записите в табелата за отчитане на работното време се правят своевременно и намалява риска от пропуснати записи.
И още едно предимство: ако вече използвате инструменти като Toggl, Everhour или Clockify, ClickUp се интегрира безпроблемно с тях, така че всички ваши данни за времето се синхронизират безпроблемно в работната ви среда в ClickUp. Това прави управлението на времето и проектите ви още по-ефективно!
Предимствата
- Комбинира проследяването на отработените часове с управлението на задачите и отчитането
- Оптимизира работния процес и се интегрира добре с други функции за управление на проекти
- Повишава производителността и помага за точното изчисляване на времето за завършване
Недостатъците
- Настройването и управлението може да бъде сложно
- За непознатите потребители може да е по-трудно да се научат да го използват.
Часовници за отчитане на работното време
Това е по-традиционен метод за отчитане на часовете, но все още се използва широко. Служителите се регистрират при пристигане и напускане, а часовникът записва отработените часове.
Този метод е прост и може да бъде ефективен в среди, където служителите работят на място.
Предимствата
- Просто и лесно за използване
- Осигурява ясен отчет за отработените часове на седмица
Недостатъците
- Това може да бъде трудно в отдалечена или гъвкава работна среда.
- Може да се наложи поддръжка и може да бъде предмет на физическа манипулация.
Биометрични системи
Такива системи използват пръстови отпечатъци, разпознаване на лица или други биометрични данни, за да проследяват работните часове.
Тези системи са изключително сигурни и намаляват риска от „buddy punching” (когато един служител отбелязва работното време на друг).
Предимствата
- Висока точност и сигурност
- Намалява вероятността от кражба на работно време и подправяне на отчитането на работното време от колеги
Недостатъците
- Инсталирането и поддръжката могат да бъдат скъпи
- Това може да породи опасения за поверителността сред служителите.
Системи за изчисляване на заплатите
Софтуерът за изчисляване на заплати, като Paychex, Paycor, Jibble и др., често включва проследяване на времето като част от функциите си.
Тези системи интегрират отработените часове на служителите с обработката на заплатите, като автоматично изчисляват заплатите въз основа на регистрираните часове и приложимите ставки.
Предимствата
- Интегрираното проследяване на времето опростява изчисляването на заплатите
- Осигурява спазване на трудовото законодателство и намалява административната натовареност
Недостатъците
- Това може да бъде скъпо, особено за малките предприятия.
- Може да се наложи обучение и настройка, за да използвате пълноценно всички функции.
Предимствата на точното изчисляване на работното време
Нека си признаем: отчитането на работните часове не е просто смятане на числа. Става въпрос за това да поддържате екипа си доволен и в най-добрата му форма.
Ето подробно описание на всички предимства, които точното изчисляване на работното време предлага на вашите служители.
Доволни служители = по-добри резултати от работата
Когато служителите виждат, че отработените часове се отчитат точно, това им показва, че времето им се цени. Това повишава морала и мотивацията им.
А щастливите служители са и по-продуктивни. Всъщност проучванията показват, че по-щастливите служители са с 13% по-продуктивни.
Спестяване на време и пари
Старомодните начини за отчитане на времето, като хартиени табели, са бавни и податливи на грешки. Поправянето на грешките и управлението на тези записи може да отнеме много време.
С цифровите инструменти за отчитане на работното време можете да намалите грешките и да позволите на екипа си да се съсредоточи върху реалната си работа.
Предотвратява изчерпването на служителите
Доброто отчитане на работното време помага да се поддържат управляеми работните натоварвания.
Като имате ясна представа за това как се изразходва времето, можете по-добре да разпределяте ресурсите, да определяте реалистични срокове и да се уверите, че натоварването на всеки е справедливо.
Това помага да се предотврати изчерпването и да се контролират очакванията, така че екипът ви да остане продуктивен и да не се претоварва.
Проследявайте по-добре работните часове с ClickUp
Точното отчитане на работното време повишава ефективността и удовлетворението във вашата организация. При наличието на толкова много инструменти, изборът на подходящия може да направи голяма разлика.
Съвременни решения като ClickUp могат да оптимизират целия процес, улеснявайки по-точното регистриране и проследяване на работните часове на служителите.
Опитайте ClickUp и вижте как може да ви улесни живота!