Един средностатистически автомобил има около 30 000 части. Дори една на пръв поглед проста писалка има около 25 различни части. Някои от тях могат да се произведат за минути, а други – за дни.
В производството организациите използват няколко показателя, за да планират точно производствения цикъл и да получат всяка част точно навреме. Един от най-важните показатели е времето на цикъла.
Този показател, за който е известно, че произхожда от „леан“ производството, вече е станал популярен в индустриите за продукти и услуги. Нека видим защо и как можете да ги използвате, за да подобрите ефективността на производството си.
Какво е циклично време?
Цикълът се отнася до действителната продължителност на пътя на дадена работна задача от началото на производствения процес до нейното завършване. Важно е да се отбележи, че това е мярка за действителното време, базирана на минали резултати, а не на прогнози/предвиждания за бъдещето.
Нека разгледаме няколко примера. Ако произвеждате химикалки, това е времето от момента, в който поставяте PPC гранулите в инжекционната форма, до момента, в който сте завършили сглобяването на една химикалка.
Ако правите хляб, това е моментът, в който започвате да месите тестото и изваждате хляба от фурната. Ако правите тениски, това е времето между изрязването на материала и опаковането за изпращане.
Ако това ви напомня за други показатели, свързани с времето, ето всичко, което трябва да знаете за времето на цикъла в сравнение с времето за изпълнение.
Цикличност и жизнен цикъл на разработката на софтуер
Въпреки че първоначално е произхождало от производството, времето на цикъла се е превърнало в критичен показател за изчисляване на скоростта на разработване на софтуер, производителността на инженерите и ефективността.
Но първо нека го дефинираме. В разработката на софтуер това е времето от момента, в който екипът започва да работи по дадена функция, до момента, в който тя е внедрена в производството. Проектните екипи използват цикличното време по различни начини.
- Прогнози за доставка: Предскажете колко време може да отнеме завършването на дадена задача/функция.
- Планиране на спринт: Планирайте функциите/задачите по такъв начин, че да работят добре в рамките на спринта.
- Непрекъснато усъвършенстване: Включете обратни връзки в процеса на разработка, за да подобрите качеството.
- Отзиви: Цикълът помага на мениджърите да измерват индивидуалната и екипната продуктивност.
Цикличност в гъвкавото управление на проекти
Агилната разработка на софтуер е подобна на олекотеното производство, тъй като се фокусира върху планиране точно навреме, оптимизация на процесите, непрекъснато усъвършенстване и елиминиране на загубите.
Следователно, в рамките на разработката на софтуер, цикълът е ключов показател за изчисляване на времето за изпълнение, подобряване на ефективността и скоростта на доставка. Той е важен за подкрепата на принципа на гъвкава разработка за често предоставяне на работещ софтуер.
Това е особено приложимо при тестването на софтуер, където проследяването на цикличното време може да играе важна роля за скоростта на внедряване.
Ролята и ползите от цикличното време
Подобно на времето за изпълнение, TAKT времето, производителността и т.н., времето на цикъла е показател, свързан с времето/скоростта, който организациите използват за различни цели. Ето как то е от полза за вашата организация/проект във всеки отделен случай.
Колкото по-кратко е времето на цикъла, толкова по-добра е ефективността.
Намаляването на времето на цикъла има пряко влияние върху ефективността на процеса. Всяко повишаване на ефективността позволява на екипа да отговори на повече заявки от клиенти или да разреши проблеми по-бързо, което води до по-продуктивен цикъл на разработка.
Например, екип, който усъвършенства фазите на интегриране и тестване на кода, за да намали цикличността от две седмици на една седмица, може да удвои броя на функциите, които предоставя в същия период от време.
По-бързите цикли могат да доведат до по-високо качество.
Хората смятат, че бързо извършената работа – обикновено възприемана като прибързана или набързо – се отразява на качеството на резултата. В управлението на проекти по метода Scrum може да е вярно точно обратното.
По-кратките цикли насърчават по-честото тестване и итерации, което води до по-високо качество на софтуера. Бързите цикли на обратна връзка намаляват вероятността от значителни дефекти, достигащи до производството.
Изчисляването на циклите създава предвидимост
Когато знаете колко време отнема дадена задача, можете да планирате по-добре. Можете да прогнозирате сроковете за доставка по-точно и да управлявате очакванията на заинтересованите страни.
Например, ако знаете, че средната продължителност на цикъла за доставка на нова функция е три седмици, можете да планирате надеждно пускането на нови версии. Тази предвидимост изгражда доверие у всички заинтересовани страни.
Изчисленията на цикличното време подпомагат адаптивността
За да бъдете гъвкави, трябва да реагирате бързо на промените и да отговаряте на изискванията на клиентите. Цикълът е пряк показател за това колко бързо можете да реагирате. С помощта на бенчмаркинг в бранша можете да измерите конкурентното предимство на вашия бизнес по отношение на цикъла.
Цикълът отразява усилията за непрекъснато усъвършенстване
Наблюдението на времето на цикъла насърчава култура на непрекъснато усъвършенстване в екипа за разработка, като им помага да идентифицират последователно неефективностите и областите за подобрение.
Например, един екип може да открие, че прегледът на кода е пречка и да приложи двойно програмиране, за да реши този проблем, като по този начин подобри цялостния процес и намали времето на цикъла.
По-къси цикли = доволни клиенти
Всеки клиент е доволен, когато може да получи резултат по-бързо. По-кратките цикли директно подобряват удовлетвореността на клиентите.
Представете си сценарий, в който софтуерен екип намалява цикъла на разработка на нови функции от един месец на две седмици. Клиентите се възползват от по-бързи актуализации, което може да има пряко влияние върху крайния резултат.
Всичко това = щастливи екипи
Цикълът е критичен показател за индивидуалната и екипната производителност. Ефективните цикли карат членовете на екипа да се чувстват удовлетворени и ценени. Отговарянето на нуждите на клиентите повишава морала на екипа.
Непрекъснатото усъвършенстване ускорява личната им крива на обучение, давайки им чувство на гордост от работата им. Като цяло, тенденциите в циклите често могат да бъдат мярка за напредъка на екипа.
Сега, когато знаете тези предимства, как можете да се възползвате от тях? Нека да разгледаме.
Как да изчислим цикълното време?
Цикълът е просто времето, необходимо за завършване на дадена задача от момента, в който сте я започнали. Следователно формулата за изчисляване на цикъла е доста проста.
Формула за циклично време за индивидуални работни задачи
Време на цикъла = Време на завършване – време на започване
Горната формула се прилага най-добре за индивидуални работни задачи. От месене на тесто за хляб до кодиране на една функция. Ако сте започнали в 12:30 ч. и сте приключили в 14:30 ч., времето на цикъла за тази задача е два часа.
Формула за циклично време за партиди
В повечето случаи обаче времето на цикъла за част от процеса – като месене на тесто или кодиране – само по себе си може да не е най-ценно. Проектният мениджър е по-добре да знае времето на цикъла от разработката до внедряването.
Тази колекция от задачи се нарича пакет и се измерва като време на цикъла на пакета.
Време на цикъла на партидата = Нетно време на цикъла/Брой произведени единици
Тук нетното време на цикъла е сумата от времената на цикъла за всички задачи в партидата. Обикновено се измерва в часове, дни или седмици, в зависимост от обхвата и мащаба на проектите. В производството това се нарича още нетно производствено време.
Броят на произведените единици е броят на всички работни елементи (например функции, поправки на грешки, потребителски истории), които са завършени в този период.
Ако това ви се струва доста просто, помислете отново. Цикълът, особено цикълът на партидите, е съвкупност от множество подвижни части, всяка от които има свои собствени сложности. Една малка грешка може да изкриви изчисленията, създавайки различни предизвикателства.
Последици от неправилно изчисляване на цикличното време
Някои от най-честите последствия от неправилното изчисляване на цикличното време са:
Неточни срокове на проектите: Преоценяването на времето за изпълнение може да доведе до неефективно използване на ресурсите и забавяне на доставката, докато подценяването води до агресивни срокове, стресови ситуации, недоволство на екипа и понижено качество.
Неправилно разпределение на ресурсите: Екипите могат да разпределят прекалено много или прекалено малко ресурси въз основа на неправилно изчислени цикли, което води до затруднения или недоизползване на ресурсите.
Недоволство на клиентите: Клиентите очакват навременна доставка на продукти и актуализации. От гледна точка на клиента, неправилно изчислените цикли могат да изглеждат подозрителни, което води до загуба на доверие, отрицателни отзиви и в крайна сметка до загуба на бизнес.
Финансови загуби: Подценяването на цикличното време може да доведе до забавяния или надхвърляне на разходите. Преоценяването може да доведе до загуба на ресурси, ненужни разходи и пропуснати пазарни възможности.
Стресиращо преживяване: Всички заинтересовани страни, включително клиенти, партньори и служители, могат да се сблъскат с ненужен стрес, резултат от нереалистични очаквания, основани на неправилно изчислени цикли. Рискът от изчерпване също е висок.
Това в крайна сметка може да доведе до изтощение, което да доведе до допълнителни разходи за наемане, въвеждане в работата и обучение на нови таланти, да не говорим за загубата на институционално знание.
Примери за изчисляване на цикличното време
За да сте сигурни, че не изчислявате неправилно циклите, трябва да разберете как да го правите правилно. Ето няколко примера за изчисляване на цикъла, използвайки горната формула.
Време за разработване на софтуерни функции
Софтуерен разработчик отчита 3 часа за отстраняване на бъг. Средното време, необходимо за отстраняване на всички бъгове, е индивидуалното времетраене на цикъла за отстраняване на бъгове.
Като екип, вие завършвате и пускате осем функции за един месец с 22 работни дни. Вашето циклично време е:
Циклично време = 22 дни/8 функции = 2,75 дни на функция
Производствена единица
Завод за сглобяване на автомобили произвежда 300 автомобила на месец. Ако общото време за производство от началото на сглобяването на първия автомобил до завършването на 300-ия автомобил е 9000 часа:
Циклично време = 9000 часа/300 автомобила = 30 часа на автомобил
Платформа за електронна търговия
Една платформа за електронна търговия обработва и изпраща 1000 поръчки на седмица, като работи 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата. Тогава цикълът е:
Циклично време = 7 дни x 24 часа/1000 поръчки = 0,168 часа на поръчка, т.е. около 10 минути.
Сега, когато знаете как да изчислявате цикличното време, ето как можете да го използвате в ежедневното управление на проекти.
Използване на цикличното време за постигане и измерване на целите и резултатите на проекта
Измерването, записването и оптимизирането на циклите е един от най-трансформативните аспекти на всяко управление на проекти. Както видяхме по-горе, това може да повлияе на различни показатели, от морала на екипа до крайния резултат за клиента.
За да сте сигурни, че проследявате и подобрявате времето на цикъла последователно, започнете с използването на специално разработен софтуер за управление на проекти като ClickUp. Да видим как.
1. Измерете времето на цикъла
Преди всичко, създайте системи за измерване на циклите. Обикновено тази информация е налична в табелите за отчитане на работното време, но в крайна сметка повечето софтуерни екипи попълват табелите на случаен принцип.
За да проследявате точно времето на цикъла, опитайте функциите за проследяване на времето на ClickUp, които позволяват на всеки член на екипа да стартира/спира таймера или да въведе времето ръчно. Екипите могат да проследяват времето за всяка задача/подзадача. И още нещо? Няколко членове на екипа могат да проследяват времето за една и съща задача.
2. Анализирайте циклите
След като запишете времето, необходимо за всяка задача, можете да започнете да анализирате тенденциите. Таблото за управление на ClickUp е чудесно място, където можете да съберете на едно място всички необходими ви информации.
Използвайте тези идеи от софтуера за гъвкаво управление на проекти на ClickUp, за да вземете стратегически решения, като преразпределяне на ресурси или промяна на работните процеси, за да оптимизирате циклите и да подобрите резултатите и ефективността на проектите.
3. Идентифицирайте факторите, които понижават производителността
Резултатът от анализа на цикличността е да се идентифицират факторите, които намаляват производителността. Ето някои от най-често срещаните такива.
Пречки
Затруднението възниква, когато определен етап от процеса забавя работния поток, което води до забавяния и увеличаване на времето на цикъла. Това може да се избегне чрез:
- Измерване на цикличното време за всеки отделен елемент от работата във вашата партида
- Оценяване на елементи, които отнемат прекалено много време
- Въвеждане на целенасочени подобрения за преодоляване на тези пречки, като преразпределяне на ресурсите или оптимизиране на работния процес.
Време за изчакване и закъснения
Да предположим, че индивидуалните ви циклични времена възлизат на 20 часа, но цикличното време на партидата за същия процес е 80 часа. Това означава, че някъде има време за изчакване.
Използвайте диаграмите на Гант в ClickUp, за да видите разликите между края на един цикъл и началото на следващия в същата партида. Разберете неефективностите, за да планирате по-добре ресурсите за различните задачи и проекти.
Прекомерна обработка
Прекомерната обработка е когато вложите повече работа в даден продукт или услуга, отколкото е необходимо за клиента или за проекта. Това може да доведе до лошо управление на времето по проекта.
Най-добрият начин да избегнете прекомерната обработка е да сравните времето на цикъла с други проекти/стандарти в бранша. Ако ви отнема прекалено много време да доставите нещо, потърсете причината за това.
Ако не сте сигурни откъде да започнете, опитайте няколко шаблона за управление на времето. Приложете ги в различни проекти, за да съберете данни за сравнение.
4. Подобряване на процесите
Въз основа на точни изчисления и прозрения подобрете процесите си, за да намалите времето на цикъла.
Автоматизирайте процесите, които не е необходимо да се изпълняват ръчно. ClickUp Automations разполага с над 100 шаблона за различни нужди в управлението на проекти.
Опростете предаването на задачи с помощта на задачите, подзадачите и списъците за проверка в ClickUp. Напишете изчерпателни потребителски истории в описанията на задачите и използвайте списъците за проверка за критериите за приемане.
Оптимизирайте продуктовата документация с ClickUp Brain. Използвайте изкуствен интелект, за да ви помогне да напишете документация или да коригирате, редактирате и обобщите работата си.
Изпълнявайте проектите си навреме с ClickUp
Независимо дали сте независим интериорен дизайнер или проектен мениджър в голяма организация за разработка на софтуер, цикълът е основният показател за производителността и ефективността ви.
Като производител или доставчик на услуги, това ви помага да разберете колко време отнема дадена задача. Като минимум, можете да използвате времето на цикъла, за да прогнозирате сроковете за доставка за вашите клиенти. Като максимум, можете да направите прости изчисления на рентабилността, за да видите дали вашият бизнес може да се поддържа при този темп.
Циклите могат да се използват за оптимизиране на сложни сглобяеми линии, задоволяване на лични нужди за развитие, изработване на подходяща ценова стратегия или подобряване на бюджетирането.
Включването на циклите във вашите проекти е мощна стратегия за постигане на по-висока производителност и ефективност. То ускорява сроковете за доставка и подобрява общото качество на резултатите.
ClickUp прави изключително лесно включването на изчисления на цикличното време в работните процеси на вашите проекти. Убедете се сами. Опитайте ClickUp безплатно още днес!
Често задавани въпроси за цикличното време
1. Каква е формулата за цикличното време?
Формулата за циклично време за индивидуални работни задачи е както следва:
Време на цикъла = Време на завършване – време на започване
Формулата за циклично време за партиди, т.е. набори от работни елементи, които изпълняват задача/доставка, е както следва.
Време на цикъла на партидата = Нетно време на цикъла/Брой произведени единици
2. Как да изчисля цикъла на менструалния си цикъл?
Определете началната и крайната дата: Определете началната дата на проекта и очакваната или действителната крайна дата.
Изчислете продължителността: като извадите началната дата от крайната дата.
Ако планирате и нямате крайна дата, можете да оцените продължителността въз основа на подобни проекти от миналото.
Период на цикъла = Дата на приключване на проекта – Дата на започване на проекта
3. Как се изчислява времето на цикъла на машината?
- Определете началната и крайната точка на операцията, която измервате.
- Измерете общото производствено време, включително действителното време за обработка, времето за товарене и разтоварване, времето за проверка и всяко време на престой между операциите.
- Пребройте броя на произведените единици
- Изчислете времето на цикъла, като използвате формулата: Време на цикъла на машината = Общо време на производство / Общ брой произведени единици
Например, ако една машина отнема 120 минути, за да произведе 60 единици, времето на цикъла на машината ще бъде 120/60 = 2 минути на единица.
Това означава, че средно на машината са необходими 2 минути, за да завърши един цикъл на работа и да произведе една единица.