Въпреки че управлението на проекти, програми и портфейли се използва често на работното място, разликите между тях могат да бъдат неясни.
Въпреки че термините звучат идентично и някои грешат, като ги използват взаимозаменяемо, те представляват различни нива на планиране, организация и изпълнение. Мислете за тях като за различни взаимосвързани нива на управление.
Разбирането на нюансите в разликите между управлението на проекти, програми и портфейли ще ви помогне да изработите стратегия за разпределение на ресурсите, да постигнете дългосрочни и краткосрочни цели и да максимизирате стойността.
В тази връзка, ето кратко описание на тези термини, техните разлики и как те допринасят за цялостния успех на организацията.
Какво е управление на проекти?
Проектът е временно начинание, предприето с цел да превърне една блестяща идея в жизнеспособен, уникален и успешен продукт, услуга или резултат, който е в съответствие с бизнес визията. Управлението на проекти включва координиране на ресурси и дейности, като същевременно се управляват заинтересованите страни, за да се постигнат успешни резултати от проекта.
За да постигнат това, проектните мениджъри използват софтуерни решения за планиране, организиране, изпълнение, мониторинг, контрол и отчитане на задачите в рамките на даден проект. В същото време проектните мениджъри са отговорни и за управлението на интересите и очакванията на заинтересованите страни, както и за поддържането на силни взаимоотношения.
Институтът за управление на проекти (PMI) определя управлението на проекти като „прилагането на знания, умения, инструменти и техники към дейностите по проекта, за да се отговори на изискванията на проекта. ”
Стратегически цели на управлението на проекти
Основните цели на управлението на проекти включват:
- Предаване на резултатите от проекта навреме, съгласно спецификациите, в рамките на бюджета и обхвата
- Максимизиране на използването на ресурсите и осигуряване на наличността на ресурсите
- Предвиждане, идентифициране, оценяване и смекчаване на рисковете по проекта
- Максимизиране на възвръщаемостта на инвестициите (ROI) при удовлетворяване или надхвърляне на очакванията на клиентите
- Култивиране на култура на екипна работа и сътрудничество между ключовите заинтересовани страни
- Осигуряване на спазване на най-добрите практики и стандарти за качество, като същевременно се използват трикове за управление на проекти
- Постоянно подобряване на практиките, процесите и методологиите за управление на проекти
Роли и отговорности на проектния мениджър
Проектният мениджър обикновено се занимава с:
- Определяне и документиране на обхвата на проекта, целите, ограниченията и резултатите
- Разработване и управление на проектни планове, графици и бюджети и спазване на тези ангажименти
- Създаване и ръководене на проектни екипи, разпределяне на ключови роли, отговорности и задачи
- Разпределяне и управление на ресурсите на проекта, като таланти, бюджет или време
- Прогнозиране, идентифициране, оценяване и управление на рисковете по проектите и изготвяне на проактивни планове за намаляване на риска
- Улесняване на безпроблемната комуникация и сътрудничество между вътрешни и външни заинтересовани страни
- Проследяване и контрол на напредъка на проекта и извършване на необходимите интервенции
- Гарантиране, че резултатите от проекта и крайните резултати отговарят на предписаните стандарти
- Провеждане на периодични оценки на проектите и идентифициране на области за подобрение
- Официално приключване на проект чрез финализиране на резултатите от проекта, провеждане на оценка на проекта и организиране на предаването на проекта след успешното му приключване.
Умения и квалификации, необходими за управление на проекти
Ето някои умения и квалификации, които ви правят добър проектен мениджър:
- Лидерски и междуличностни умения за вдъхновяване, мотивиране и ръководене на екипи
- Силни писмени и устни комуникационни умения за предаване на информация и управление на конфликти
- Организация и решаване на проблеми за управление на сложността на проектите, иновативни решения и адаптиране към промените
- Управление на времето за спазване на срокове, приоритизиране на задачи и разпределяне на ресурси
- Управление на риска и смекчаване на последиците, за да се справяте с непредвидени предизвикателства
- Технически умения за използване на платформи за управление на проекти и основни шаблони за управление на проекти
- Сертификати, като PMP или PRINCE2, от Института за управление на проекти
Какво е управление на програми?
Управлението на програми е управление на проекти на по-високо ниво, при което се фокусирате върху взаимосвързани проекти, а не върху конкретен продукт или услуга. Те са насочени към организационна промяна.
Управлението на програми изисква централизирано управление на група свързани проекти за постигане на стратегическите цели на организацията. Както и при управлението на проекти, мениджърът (в този случай мениджър на програма) отговаря за планирането, организирането, изпълнението, мониторинга, контрола и приключването на набор от проекти, известни като програми.
Те обаче го правят в по-голям мащаб, като работят по множество проекти в мултифункционални екипи и с различни заинтересовани страни. Програмните мениджъри са отговорни и за групирането на сходни или свързани проекти с една и съща стратегическа цел, за да постигнат по-добри резултати и рентабилност за по-големи бизнес цели.
Стратегически цели на управлението на програми
Управлението на програми помага за постигането на стратегическите цели, изброени по-долу:
- Съгласуване на целите на програмата с по-широката бизнес стратегия, цели и задачи
- Поддържане на координация между различните проектни екипи и улесняване на сътрудничеството или споделянето на знания
- Оптимизиране на разпределението и разпределянето на ресурсите между множество проекти, за да максимизирате възвръщаемостта на инвестициите
- Координиране и управление на взаимозависимостите между проектите и взаимоотношенията между свързани проекти, управлявани в рамките на програмата.
- Идентифициране, измерване и предоставяне на очакваната стойност и ползи от дадена програма спрямо стратегическите бизнес цели
- Проактивно разпознаване, управление и смекчаване на потенциалните рискове , за да се гарантира устойчивостта на бизнеса.
- Координирано управление на промените в процесите, структурите и културите, за да се сведе до минимум прекъсването на дейността.
- Оптимизиране на процесите и елиминиране на излишъците във всички проекти за подобряване на оперативната ефективност
- Управление на очакванията на заинтересованите страни и подобряване на взаимоотношенията за по-високи нива на удовлетвореност
- Измерване и контрол на ефективността на програмите
Роли и отговорности на програмния мениджър
Програмните мениджъри са натоварени основно със следните задачи:
- Определяне на визията и стратегията на програмата и разработване на реалистичен план за стратегическо изпълнение
- Изграждане на структура за управление на програми чрез разпределяне на роли и отговорности, за да се подпомогнат проектните мениджъри в процеса на вземане на решения.
- Илюстриране на желаните резултати и съотнасянето им с организационното въздействие
- Приоритизиране и избор на проекти с голямо въздействие, които допринасят за постигането на целите на програмата
- Координиране на зависимостите и взаимоотношенията между проектите и идентифициране на потенциални конфликти
- Разпределяне на ресурсите между множество проекти и програми, за да се предотврати конкуренцията за ресурси и да се максимизира предоставянето на стойност
- Водене на организационни промени, произтичащи от програмата, и осигуряване на успешното им изпълнение
- Измерване на ефективността на програмата спрямо установени ключови показатели за ефективност и въвеждане на корекции, ако е необходимо.
Умения и квалификации, необходими за управлението на програми
За да станете успешен програмен мениджър, ще ви са необходими следните умения и квалификации:
- Доказан успех в управлението на многобройни проекти с различна степен на сложност
- Сертификати като PMP или PgMP, заедно с опит в конкретна индустрия или област
- Умения в използването на инструменти за управление на програми и практически познания за шаблони за управление на програми
- Доказан лидерски опит в ръководенето на мултифункционални екипи и насърчаването им да работят заедно
- Остри управленски умения за управление на заинтересованите страни, рисковете, промените, времето и финансите
- Решаване на проблеми и вземане на решения за разрешаване на сложни въпроси и вземане на информирани решения
- Практически опит с управление на промените за стимулиране на организационни промени
Какво е управление на портфолио?
Когато погледнете от по-далечна перспектива, програмите отстъпват място на портфолиата от проекти – колекция от програми.
Управлението на портфолио от проекти е централизирано управление на програми и проекти от начало до край.
Просто казано, управлението на портфейли е по същество управление на програми и проекти, само че в по-голям мащаб. То включва избор, приоритизиране и контрол на всички текущи проекти и програми и съгласуването им за постигане на стратегическите цели на организацията като цяло. Мениджърите на портфейли трябва да работят с мултифункционални екипи, да управляват рисковете на ниво портфейл, да разпределят ресурси като бюджет и график и да максимизират желания резултат.
Стратегически цели на управлението на портфейла
Портфолио мениджърите работят за постигането на следните цели:
- Съгласуване на портфолиото с общите бизнес цели и задачи
- Оптимизиране на разпределението на ресурсите между проектите и програмите, за да се поддържа наличността и работоспособността на ресурсите
- Управление на портфейли от проекти за балансиране на риска и възвръщаемостта за максимална рентабилност
- Избор и финансиране на високоприоритетни проекти или програми с голямо въздействие в различни вертикални пазари и бизнес единици
- Измерване на ефективността на портфолиото чрез използване на KPI за оценка на състоянието на портфолиото и извършване на необходимите корекции
- Насърчаване на култура на иновации чрез стимулиране и възнаграждаване на разработването на нови продукти, услуги, процеси или бизнес модели.
- Работете с очакванията на заинтересованите страни и комуникирайте стойността и напредъка на портфолиото на всички участници.
- Вземане на решения, основани на данни, и оптимизиране на жизнения цикъл на портфолиото през различните му етапи – иницииране, планиране, изпълнение, мониторинг, контрол и приключване.
Роли и отговорности на портфолио мениджъра
При подхода за управление на портфолио от проекти портфолио мениджърът има следните роли и отговорности:
- Осигуряване на съгласуваност между портфолиото и бизнес целите
- Проектиране на рамка на портфолио за управление на изискванията за ресурси, смекчаване на ограниченията и осигуряване на навременна доставка
- Разработване на цялостна пътна карта за внедряване на портфолио и наблюдение чрез табло за управление на проектното портфолио
- Приоритизиране на проекти и вземане на стратегически инвестиционни решения въз основа на очакваните възвръщаемост и резултати във връзка с бизнес целите
- Идентифициране, оценяване и намаляване на рисковете на ниво портфолио
- Измерване на ефективността на портфолиото спрямо предписаните стойности на KPI и осигуряване на оптимално състояние на портфолиото
- Изграждане на силни взаимоотношения с ключови заинтересовани страни, получаване на тяхната подкрепа и съобщаване на ключови подробности на заинтересованите страни
- Създаване и поддържане на стандартизирани рамки и процеси за управление на портфейла и разработване на шаблони за управление на проектния портфейл.
- Управление и контрол на значителни промени в портфолиото в зависимост от променящите се бизнес или пазарни условия
Умения и квалификации, необходими за управлението на портфейли
Успешните портфолио мениджъри притежават следните умения и квалификации за ефективно управление на портфолио:
- Умение да работите с софтуер за управление на портфолио от проекти и да използвате различните му функции
- Стратегическо мислене за съгласуване на портфолиото и целите на организацията
- Финансова проницателност за разумно управление на бюджета
- Аналитични способности за измерване на състоянието и ефективността на портфолиото
- Умения за преговори, комуникация и междуличностни умения за изграждане на сплотени мултифункционални екипи
- Опитайте прилагането на методологии за управление на проекти в различни индустрии и сектори.
- Доказан опит в лидерството, особено при ръководене на мултифункционални екипи
- Сертификати като PMP или PgMP
Основни разлики между управлението на проекти, програми и портфейли
Въпреки тясната си взаимосвързаност, управлението на проекти, програми и портфейли следва различни и добре дефинирани нива на планиране и изпълнение. Може да ги разглеждаме като комплект руски кукли, в които управлението на проекти е вградено в управлението на програми, което от своя страна е вградено в управлението на портфейли.
За да разберем по-добре взаимовръзката и разликите, нека разгледаме основните характеристики на управлението на проекти, програми и портфейли по различни фактори.
Обхват
Обикновено проектът има добре дефиниран обхват с конкретни резултати и крайни продукти. Тъй като програмите са съвкупност от взаимосвързани или сходни проекти, които допринасят за постигането на обща цел, техният обхват е по-широк от този на проекта. Портфолиата от продукти представляват най-широкия обхват, тъй като обхващат всички проекти и програми в рамките на организацията.
Фокус
Управлението на проекти се фокусира изцяло върху конкретните резултати в рамките на допустимите ограничения, както е предвидено в документа за обхвата на проекта. Управлението на програми се занимава с постигането на стратегически бизнес цели чрез координиране на група свързани проекти. Нивото на портфолиото представлява цялостен поглед върху организационната стратегия и възвръщаемостта във връзка с общите инвестиции.
Времева рамка
Проектните мениджъри работят с ясни начални и крайни дати, а продължителността между тези крайни точки обикновено е кратка. Графикът на програмите се характеризира със средносрочен хоризонт, който обхваща няколко проекта. В контраст с това, управлението на портфейла изисква дългосрочен ангажимент, тъй като е съобразено със стратегическия план на организацията.
Доставка на стойност
Управлението на проекти доставя осезаеми резултати, продукти или услуги. Управлението на програми доставя бизнес ползи, които позволяват на бизнеса да се развива и адаптира в отговор на промените. Портфолио мениджърите са отговорни за устойчивия растеж и развитието на бизнеса, тъй като те повишават стойността за акционерите чрез оптимизирани инвестиции и разпределение на ресурсите.
Организационно ниво
Управлението на проекти се осъществява на оперативно ниво и се фокусира върху тактическото изпълнение. Програмните мениджъри преодоляват разликата между оперативното и стратегическото ниво, като съгласуват проектите с целите на организацията. От друга страна, управлението на портфейли се осъществява на стратегическо ниво, тъй като включва решения за инвестиции и разпределение на ресурси.
Сложност
Добре дефинираните граници, резултати и ограничения правят управлението на проекти по-малко сложно. Програмните мениджъри се справят с умерена сложност поради взаимодействието между различни проекти. Портфолио мениджърите работят на най-високо ниво на сложност, тъй като вземат предвид стратегическото планиране и управлението на проекти на цялата организация.
Разпределение на ресурсите
Когато става въпрос за управление на ресурси, проектните мениджъри работят предимно по разпределянето на специфични ресурси за конкретни проектни дейности. Програмните мениджъри координират споделянето на ресурси между множество проекти в рамките на програмата. Портфолио мениджърът участва в по-стратегическото планиране на ресурсите, като целта му е да оптимизира използването на ресурсите в цялата организация, като същевременно максимизира възвръщаемостта на инвестициите.
За да обобщим, ето таблица, представяща основните разлики между управлението на проекти, програми и портфейли:
| Управление на проекти | Управление на програми | Управление на портфейла | |
| Обхват | Конкретни резултати | Група от взаимосвързани проекти | Колекция от проекти и програми |
| Фокус | Резултати и крайни продукти | Стратегически инициативи и резултати | Стратегическо съгласуване и оптимизация |
| Времева рамка | Краткосрочни (седмици или месеци) | Средносрочен план (месеци или години) | Дългосрочно (години) |
| Доставка на стойност | Осезаеми резултати, продукти или услуги | Бизнес ползи и промени | Обща организационна стойност |
| Организационно ниво | Оперативно ниво | Между оперативно и стратегическо ниво | Стратегическо ниво |
| Сложност | Ниско | Умерено | Високо |
| Разпределение на ресурсите | Ресурси, специфични за проекта | Споделени ресурси между множество проекти | Оптимизация на ресурсите в портфолиото |
| Управление на риска | Ниско ниво, непосредствени рискове | Средни рискове с взаимозависимости | Високорискови инвестиции с пропорционална възвръщаемост |
| Ключови показатели за ефективност (KPI) | Въз основа на времето Въз основа на разходите Въз основа на обхвата Въз основа на качеството Въз основа на ресурсите | Реализация на ползитеУдовлетвореност на заинтересованите страниЕфективност на управлението на променитеСъгласуваност на програмите | Стойност на портфейлаБаланс на портфейлаВреме за пускане на пазараЕфективност на разпределението на ресурситеСтратегическо съгласуване |
ClickUp: Управление на проекти и портфейли (и всичко между тях)
Не е тайна, че ClickUp е мощно средство за управление на проекти. ClickUp за проектни мениджъри предлага на проектните екипи цялостен набор от функции, с които да правят всичко – от подготовка на структура за разпределение на работата до приключване и предаване на проекта.
Знаете ли обаче, че можете да използвате ClickUp и за управление на портфейли и програми?
Да! ClickUp е гъвкав и 100% персонализируем, така че можете да организирате конкретен проект, да проследявате програми за трансформация и да анализирате ефективността на портфолиото.
Например, ClickUp Spaces е централизиран хъб за управление на вашите проекти, програми и портфейли. Такова гъвкаво архитектурно решение предлага обща картина на всички текущи дейности, така че нищо да не остане незабелязано. Имате възможност за детайлен контрол, за да увеличавате и намалявате мащаба, когато е необходимо.
По същия начин, в ClickUp получавате множество изгледи, които ви позволяват да визуализирате работата си по свой начин. Можете да използвате изгледа „Списък“, за да видите подробности за отделните проекти, да дефинирате взаимоотношенията между проектите в рамките на дадена програма, като използвате Mind Maps, или да проследявате проекти и програми, като използвате Kanban Boards.
Най-важното е, че ClickUp ви помага да започнете с управлението на проекти, програми и портфейли с неговите готови за употреба шаблони. Ето някои от най-добрите шаблони за всяка управленска нужда:
- Шаблон за управление на проекти в ClickUp: Наблюдавайте и управлявайте проектите ефективно, като разпределяте задачите, разпределяте ресурсите и проследявате напредъка. Този персонализируем шаблон за работно пространство е ценен ресурс за всички проектни мениджъри.
- Шаблон за управление на програми на ClickUp: Програмните мениджъри могат да го използват, за да визуализират зависимостите между проектите, да управляват ресурсите на ниво програма и да наблюдават изпълнението на програмата спрямо стратегическите цели.
- Шаблон за управление на портфолио на ClickUp: Дайте възможност на мениджърите на портфолио да имат обща представа за всички дейности. Този шаблон позволява да се даде приоритет на инициативите, да се балансира разпределението на ресурсите и да се гарантира стратегическо съгласуване в цялото портфолио.
- Шаблон за управление на портфолио на проекти в ClickUp: Този хибриден шаблон позволява на проектните мениджъри да управляват проекти в контекста на по-широко портфолио. Той им позволява да свързват проекти и програми с по-големи организационни цели.
Проект, портфолио или програма – управлявайте ги като професионалист с ClickUp
Макар разликите между управлението на проекти, програми и портфейли да са нюансирани, разбирането им е от решаващо значение за успеха на бизнеса. С тези знания ще сте в състояние да дефинирате по-ясно роли, отговорности и цели на различни нива. Това улеснява и оптимизацията на ресурсите, управлението на риска и др. Резултатът е по-гладко сътрудничество, организационна съгласуваност и желани резултати – всичко това допринася за успеха на бизнеса.
Специализираният софтуер за управление на портфолио от проекти като ClickUp може да ви помогне да управлявате стратегически инициативи на всички три нива.
Регистрирайте се в ClickUp, за да видите как можете да управлявате проекти, програми и портфейли на едно място!