Организациите се сблъскват с многобройни предизвикателства. Едно от тях е как да управляват ефективно различни проекти с ограничени ресурси.
Предизвикателството става по-трудно, когато осъзнаете, че всеки от вашите проекти е уникален и изисква специфично внимание.
Обхватът на проектите ще включва стратегически растеж с много рискови фактори и рутинна поддръжка с прости задачи, което прави управлението на проекти балансиращ акт. Вие постоянно ще трябва да определяте в кои проекти да инвестирате и да насочвате ресурсите, като същевременно съгласувате проектите с дългосрочните си цели.
Без ясен процес за управление на портфолиото от проекти може да се наложи да се вземат прибързани решения, да се хабят ресурси и да се пропуснат възможности.
Нека се впуснем в дълбочина в основните процеси за ефективно управление на портфолиото от проекти. Разгледайте основните принципи, стратегии и инструменти, за да подобрите уменията си в PPM и да оптимизирате портфолиото от проекти на вашата организация.
Какво е управление на портфолио от проекти?
Управлението на портфолиото от проекти (PPM) използва подход отгоре-надолу, за да съгласува целите на всеки проект с тези на организацията. Акцентът е върху стратегическия подбор, приоритизиране и управление на набор от проекти и съответното разпределение на ресурсите.
Основната му цел е да максимизира стойността на цялото портфолио от проекти, като гарантира оптимално разпределение на ресурсите и съгласуваност със стратегическите цели. Офисът за управление на проекти (PMO) обикновено се състои от мениджъри на портфолио от проекти, мениджъри на проекти и мениджъри на програми.
Как управлението на портфолиото от проекти се различава от управлението на проекти?
Управлението на портфолиото от проекти обхваща цялото портфолио от проекти, което включва корекции, за да се приведе в съответствие с развиващите се и променящи се приоритети на организацията през годините.
От друга страна, управлението на проекти включва планиране, изпълнение и контрол на отделни проекти, като се фокусира върху тяхното завършване в рамките на бюджета, в срок и с желания резултат.
Той се занимава с подробности, свързани с задачите, включително разпределение на ресурсите, планиране, управление на риска и изпълнение на задачите, всичко това в рамките на ограниченото време на проекта.
Значението на управлението на портфолиото от проекти
Управлението на портфолиото от проекти (PPM) ви позволява да се съсредоточите върху цялостната картина и да се справите с предизвикателствата, породени от множество припокриващи се проекти.
Нека разгледаме предимствата на управлението на портфолиото от проекти:
Стратегическо съгласуване
PPM ви помага да изберете проекти и програми, които съответстват на бизнес стратегията и целите на вашата компания и допринасят най-много за постигането на тези цели.
По-добро вземане на решения:
PPM предоставя рамка за вземане на решения, свързани с проекти, като ви помага да изберете подходящите проекти, които да реализирате.
Това може да включва преустановяване или преоценка на приоритетите на проекти, които вече не съответстват на стратегическите цели.
Оптимизиране на ресурсите:
PPM ви помага да разпределяте времето и ресурсите си по-ефективно между финансите, човешките ресурси и други стратегически инвестиции.
Това предотвратява прекомерното разширяване на ресурсите и гарантира, че те се разпределят там, където имат най-голямо въздействие.
Управление на риска:
Чрез оценка и управление на риска на ниво портфолио, PPM ви помага да вземете информирани решения.
Това включва диверсифициране на риска между няколко проекта или намаляване на риска чрез преодоляване на зависимостите и ограниченията на ресурсите.
Комуникация и прозрачност:
PPM насърчава по-добрата комуникация и прозрачност с видимост в процеса на избор и изпълнение на проекти, което води до подкрепа от страна на заинтересованите страни.
По-голям успех на проектите:
Ефективното PPM ви помага да намерите и да инвестирате в добре планирани, добре изпълнени и внимателно наблюдавани проекти, като увеличава шансовете за успех на проекта и максимизира възвръщаемостта на инвестициите ви.
PPM допринася за вашия дългосрочен успех:
PPM поглежда отвъд отделните проекти и се фокусира върху дългосрочния успех на вашата организация.
Това ви помага да се адаптирате към променящите се обстоятелства и гарантира, че портфолиото от проекти остава в съответствие с променящите се стратегически приоритети.
Кой се възползва от ефективното управление на портфолиото от проекти?
Предимствата на управлението на портфолиото от проекти (PPM) важат за организации, които работят по няколко проекта едновременно. Ето някои практични примери:
Финансов сектор:
Банките, инвестиционните фирми и застрахователните компании редовно пускат на пазара нови продукти, услуги и схеми за своите клиенти. PPM помага при пускането и разработването на тези продукти, управлението на клиентски бази данни, обработката на плащания и поддържането на актуална информация за пазарните тенденции.
Това помага и на финансовите организации да идентифицират, намаляват и диверсифицират значителните финансови и регулаторни рискове, с които се сблъскват.
Информационни технологии:
ИТ компаниите използват управлението на портфолио от проекти, за да избират и приоритизират проекти от портфолиото си. PPM помага за контролирането на различни проекти, от разработката на софтуер до киберсигурността и управлението на инфраструктурата.
PPM помага за наблюдение и контрол на разходите по проектите, предотвратява превишаването на бюджета и гарантира рентабилност.
Строителни фирми:
Строителните фирми работят по големи, дългосрочни проекти, при които екипът може да се отклони от плана поради променящи се условия. Те използват PPM, за да наблюдават тези проекти, да контролират разходите и да спазват сроковете.
PPM помага и на строителните компании да приоритизират множество проекти с различна големина и сложност. PPM гарантира, че важните проекти получават необходимото внимание и ресурси.
Производствена индустрия:
Производствените индустрии използват управлението на портфейла от проекти (PPM) за работа с различни проекти.
Те включват разработване на продукти, повишаване на ефективността на процесите, подобряване на веригата за доставки и гарантиране на навременната доставка на продуктите.
PPM им помага да се справят ефективно с тези различни проекти, като гарантира, че те остават конкурентоспособни и постигат целите си.
Екипи за управление на проекти:
Екипите за управление на проекти са от жизненоважно значение за всяка организация; те наблюдават проектите, управляват ресурсите и работят в тясно сътрудничество с проектните мениджъри.
За да улеснят и направят работата си по-ефективна, те използват управлението на портфолиото от проекти (PPM), за да поддържат организация и да гарантират, че проектите са в съответствие с целите на компанията.
Публичен сектор:
Държавните агенции използват PPM, за да се уверят, че всичко върви гладко. Това включва управление на публични бази данни и инфраструктурни проекти, прилагане на политики и подобряване на услугите.
PPM им помага да разпределят ресурсите разумно и поддържа прозрачност, за да обслужват ефективно обществеността.
Здравен и фармацевтичен сектор:
Здравните организации и фармацевтичните компании използват PPM, за да подобрят своите резултати.
Това помага при проекти за подобряване на качеството, разработване на нови лекарства, разширяване на съоръженията и гарантиране, че те отговарят на нуждите на пазара. Крайната цел е да се осигури по-добра грижа за пациентите.
Процес на управление на портфолиото от проекти
След като разгледахме важността на управлението на портфолиото и как различни индустрии използват PPM, нека разгледаме процеса на PPM стъпка по стъпка:
Стъпка 1: Определете бизнес целите си
Започнете с определяне на целите и задачите на вашата организация. Идентифицирайте стратегическите цели, които вашият бизнес иска да постигне, и изберете проекти, които са в съответствие с тези цели.
Свържете се с ключови заинтересовани страни и лидери, за да разберете целите на компанията. Това може да бъде увеличаване на приходите, разширяване към нови пазари или подобряване на удовлетвореността на клиентите. След това начертайте как всеки проект във вашето портфолио допринася за постигането на тези цели.
Стъпка 2: Съберете и проучете идеи за проекти за вашето портфолио
Събирайте идеи за проекти от ключови заинтересовани страни и мениджъри на отдели, проучвайте тенденциите в бранша и анализирайте обратната връзка от клиентите.
Оценявайте проектите въз основа на конкретни критерии, като съответствие с целите на компанията, потенциална възвръщаемост на инвестициите, необходими ресурси и рискови фактори, преди да ги добавите към портфолиото си.
Използвайте ClickUp Dashboards, за да създадете пространство, в което екипът ви да споделя идеи. Като следваща стъпка проучете и проверете осъществимостта на тези идеи, за да видите дали могат да се превърнат в проекти.
Стъпка 3: Проверете осъществимостта на портфолиото си от проекти
Анализирайте пазарните условия, техническите и ресурсните изисквания, финансовата жизнеспособност, потенциалните рискове и очакваната възвръщаемост на всеки проект. След това сравнете тези фактори с наличните ви ресурси и бюджет.
Проектите, които съответстват на наличните ви ресурси и стратегическите ви цели, ще бъдат считани за осъществими. Оценявайте проектите си критично, за да се уверите, че са реалистични и постижими.
Стъпка 4: Разпределете ресурсите си
Разпределянето на ресурсите означава ефективно разпределяне на човешките ресурси, бюджетите, инфраструктурата и времето за вашите проекти.
Решете колко от всеки ресурс ще бъде разпределен за конкретни проекти, за да гарантирате успеха им. Разпределете ограничените ресурси за критични проекти въз основа на вашите приоритети.
Стъпка 5: Изпълнете, управлявайте и наблюдавайте портфолиото си от проекти
Този етап включва превръщането на плановете ви в действие.
Назначавайте екипи и проектни мениджъри, определяйте срокове и проследявайте напредъка на вашите проекти. Редовните проверки и отчети ви помагат да се придържате към плана и да правите корекции, ако е необходимо.
В управлението на портфолиото от проекти вашата роля е да гарантирате, че всичко протича гладко. Насочвайте екипа да спазва сроковете, да се справя с конфликтите, да коригира портфолиото в зависимост от промените в тенденциите и да проследява напредъка на проектите.
Редовните прегледи ви помагат да усъвършенствате и подобрите процеса въз основа на събраните данни.
Ако търсите централизирана платформа за планиране, приоритизиране, мониторинг и контрол на вашите проекти и инициативи, софтуерът за управление на портфолио от проекти е точно това, от което се нуждаете.
Какво е софтуер за управление на портфолио от проекти?
Софтуерът за управление на портфолио от проекти (PPM) е решение, което ви помага да получите пълна представа за устойчивостта и напредъка на множество проекти.
Това помага на мениджърите на портфейли от проекти като вас да се справят ефективно с комплексни проекти, за да отговорят на изискванията на заинтересованите страни.
Необходими функции на софтуера за управление на портфолио от проекти
Очакванията към софтуера за управление на портфолио от проекти (PPM) могат да варират в различните организации, затова изберете софтуер според вашите уникални нужди.
Софтуерът за управление на портфолио от проекти обикновено включва различни функции, като:
- Планиране и график на проекта: Тази функция е от съществено значение за определяне на обхвата, приоритизиране на задачите и установяване на срокове за подобряване на ефективността на проекта.
- Управление на ресурсите: Софтуерът за PPM опростява анализа, разпределението и проследяването на ресурсите, като гарантира, че те се използват ефективно.
- Финансово управление: Изключително важно е да планирате и проследявате разходите по проекта, за да останете в рамките на планирания бюджет.
- Сътрудничество и комуникация x: Сътрудничеството между членовете на екипа и заинтересованите страни е от съществено значение за споделяне на идеи, предоставяне на обратна връзка и осигуряване на безпроблемна комуникация, което е друг фактор, който трябва да се има предвид.
- Персонализиране и мащабируемост: Софтуерът за управление на портфолио от проекти, който се адаптира към уникалните изисквания на вашата компания и позволява гъвкавост при промяна на нуждите, е от съществено значение за управлението на вашето портфолио от проекти.
Видове софтуер за управление на портфолио от проекти
Софтуерът за PPM се разделя на две категории: десктоп и облачен. Изберете този, който най-добре отговаря на нуждите и предпочитанията на вашата организация.
Софтуер за управление на портфолио от проекти за настолни компютри
Desktop PPM software е софтуер за управление на портфолио от проекти, който работи офлайн. Можете да го използвате без интернет връзка, което е удобно за компании с проекти в отдалечени райони.
Едно от основните предимства е нивото на сигурност и контрол, което осигурява. Имате пълна собственост и контрол над данните си, което намалява притесненията за поверителността и сигурността на данните.
Софтуер за управление на портфолио от проекти, базиран в облака
Софтуерът за управление на портфолио от проекти (PPM) в облака е инструмент за управление на портфолио от проекти, достъпен отвсякъде, където има интернет връзка. Това го прави идеален за екипи, предоставящи професионални услуги, тъй като ви позволява да имате достъп до данните по проектите в реално време.
Членовете на екипа могат да си сътрудничат и да споделят актуализации незабавно. Освен това често се използва абонаментен модел, така че плащате на по-малки вноски, което ви дава по-голяма гъвкавост по отношение на разходите в сравнение с еднократните, високи такси.
Как да използвате софтуера за управление на портфолио от проекти?
Функциите на софтуера за PPM и стъпките, необходими за неговото използване, варират в зависимост от избрания от вас софтуер.
В тази секция ще използваме ClickUp като пример, защото той предлага гъвкави и лесни за използване инструменти за управление на портфолио от проекти, предоставяйки отлични решения за управление на проекти.
1. Създайте работно пространство в ClickUp
Започнете с ClickUp, като се регистрирате безплатно и създадете работна среда ClickUp за вашето портфолио от проекти.
2. Добавете шаблона за управление на портфолиото от проекти
След като създадете работното си пространство, добавете шаблона за управление на портфолио от проекти на ClickUp. Този шаблон предлага девет статуса: в процес на изпълнение, готов, завършен и др.
Шаблонът за управление на портфолио от проекти също така предоставя три изгледа (седмични отчети за състоянието, екип и пътна карта на PMO), за да покаже ясно напредъка и успеха на вашия проект.
3. Персонализирайте шаблона
Персонализирайте структурата на шаблона, като използвате пространства, папки и списъци.
Задачите в ClickUp ви помагат да управлявате задачите по проектите. Можете да категоризирате проектите в управляеми задачи по съществуващи, текущи, нови и бъдещи проекти.
4. Използвайте табличния изглед на ClickUp, за да получите обща представа за портфолиото си от проекти
Необходимо е да имате ясна визия за вашите проекти, както и да ги планирате и стартирате. Табличният изглед на ClickUp предлага няколко полезни функции:
Визуализация на данни: Представя данните за вашите проекти в табличен формат, за да ви помогне да ги организирате и структурирате, за да имате по-добра представа за напредъка.
Плъзгане и пускане: Пренаредете задачите, за да ги сортирате според различни критерии.
Експортиране и споделяне: Споделяйте информация за проектите с вашите заинтересовани страни незабавно.
5. Използвайте таблото на ClickUp за подробна информация за вашите проекти
Таблото на ClickUp е вашето визуално рабо тно пространство, където можете да получите подробна информация за проектите за централизирано управление.
Изберете от над 50 джаджи, които да добавите и подредите на таблото за управление на програмата, като създадете ясен и информативен изглед на данните си за PPM.
Вземете за пример рекламна агенция, която управлява множество клиентски кампании. Те могат да оптимизират своя PPM процес с ClickUp Dashboards. Чрез създаването на оформление на таблото, те получават:
- Уиджет за преглед на проекти, показващ различни показатели за проектите
- Уиджет за проследяване на напредъка, който визуализира колко е напреднал всеки проект.
- Уиджет за проследяване на времето за визуално представяне на графиците на проектите, позволяващ ефективно планиране на проектите.
Поддържайте организацията си на правилния път с управлението на портфолиото от проекти
Софтуерът за управление на портфолио от проекти (PPM) е навигационен инструмент, който помага на вашата организация да се приближи към бизнес целите и задачите си.
Това ще ви помогне да определите какво отличава всеки проект във вашето портфолио и как да създадете баланс при избора и изпълнението на вашите проекти.
Независимо дали ще изберете няколко платформи или ще заложите изцяло на ClickUp, уверете се, че сте подготвени за успешни резултати от проектите си. Започнете с ClickUp БЕЗПЛАТНО и поемете контрола над портфолиото си от проекти!