За офисите за управление на проекти и мениджърите, които управляват едновременно няколко проекта, е лесно да се изгубят в ежедневната рутина. Проследяването и измерването на напредъка, гарантирането, че всички са съгласувани, и оптимизирането на натоварването на екипа могат да бъдат предизвикателни. Нищо не поставя нещата в перспектива така, както виждането на цялостната картина чрез таблото за управление на проекти.
Таблото за управление на портфолиото от проекти ви дава пълна представа за състоянието на проекта, напредъка на работата по всеки проект и изчерпателни отчети в реално време за цялостния график, бюджет и статус. Те гарантират, че важната информация за проекта е налична и достъпна, когато вие или вашите заинтересовани страни пожелаете.
Създаването на табло за портфолио на проекти за първи път може да бъде плашещо поради свързаната с това работа по планиране и проектиране, а вие дори може да усложните таблото за портфолио.
Ами ако ви кажем, че усъвършенстваният софтуер за управление на портфолио от проекти е опростил процеса?
Прочетете нататък, за да научите как да създадете динамични табла за управление на портфолио от проекти, за да оптимизирате планирането и изпълнението на проектите си с помощта на ClickUp, най-добрите примери и шаблони, които ще ви помогнат да започнете бързо.
Какво е управление на портфолио от проекти?
Управлението на портфолио от проекти е стратегически начин за управление на проектите на дадена организация с цел постигане на нейните бизнес цели. То включва стесняване и приоритизиране на набор от проекти, които са в съответствие с целите на вашия бизнес.
Управлението на портфолио от проекти има за цел да максимизира стойността на вашите проекти чрез оценка и управление на аспекти като рискове, бюджети и налични ресурси.
Какво е табло за управление на портфолио от проекти?
Ръководният екип, мениджърите на портфолио и мениджърите на проекти използват табло за управление на портфолио от проекти, за да визуализират централизирано всички проекти и техния напредък. Таблото съдържа диаграми и показатели, които ви позволяват да следите представянето на индикаторите за състоянието и да виждате ключовите етапи, информация за бюджета и наличността на ресурси.
В съвременните организации проектите са взаимосвързани по отношение на ресурсите, сроковете и резултатите, а резултатите и успехът са взаимозависими; централният табло за управление на портфолиото представя тази информация в един единствен прозорец.
Можете да създадете табло за управление на портфолио от проекти или да използвате решения за управление на портфолио от проекти като ClickUp, за да улесните процеса.
Таблото на ClickUp ви позволява да визуализирате и анализирате проектите си от един контролен център. Не само че имате обща представа за проектите, по които работите, но можете и да ги споделяте с ключови заинтересовани страни. По този начин всеки може да следи как напредват различните проекти.
Таблото на ClickUp ни помага да представяме данните по смислен начин и освен това спестява време. Мога също да създавам различни пространства, където да работя с проблемите и подобренията. Освен това, ежедневната ни работа също може да бъде наблюдавана, а отчитането на времето, което прекарваме по конкретна задача, също помага за подобряване на ефективността на работата.
– Манасви Двиведи, Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.
Като платформа за управление на проекти, ClickUp ви позволява да задавате цели, да проследявате времето, прекарано по отделни задачи и проекти, да идентифицирате пречките и да ги разрешавате своевременно, за да гарантирате завършването на проекта.
Предимства на използването на табло за управление на портфолио от проекти
Подобрена видимост
Получете информация в реално време за цялостния статус на проекта, идентифицирайте пречките, следете изпълнението на задачите за проекти с висока степен на риск и измервайте удовлетвореността на клиентите.
Подобрена комуникация
Тъй като таблата за проекти са централен център за всичко, свързано с един или няколко проекта, те гарантират, че всички са на една и съща страница по отношение на крайните срокове, задачите, разпределения бюджет и напредъка.
По-добро вземане на решения
Цялостният поглед върху съществуващите и потенциалните проекти на ниво портфолио позволява на мениджърите на проекти и портфолио да вземат решения, основани на данни, за планиране и изпълнение на проекти, финансови прогнози и управление на риска.
Проследяване на ефективността
Софтуерът за табло ви помага да визуализирате важни показатели с един поглед, включително производителността на екипа, разпределението на бюджета, целите на компанията и състоянието на проекта.
Повишена ефективност
Получете пълна представа за дейностите по проекта, бюджета, разпределението на натоварването, използването на ресурсите за различни проекти и зависимостите, за да опростите разпределението на задачите, да избегнете преумората на служителите и да увеличите ефективността на екипа.
За успешното завършване на проекта, обмислете използването на различни софтуери за управление на портфолио от проекти, докато намерите подходящия, който отговаря на вашите изисквания.
Практически примери за табла за управление на портфолио от проекти
Ето няколко реални примера за табла за управление на портфолио от проекти, които ще ви помогнат да разберете как те могат да управляват множество проекти.
1. Адаптивни табла за скрам екипи
Адаптивният табло за екипа осигурява прозрачност относно състоянието на проекта и ви дава представа за представянето на екипа и напредъка на спринта.
Когато се използва в работния процес на разработване на софтуер, таблото за управление на портфолио от проекти (PPM) предоставя подробна информация за потенциалните пречки, ключови показатели, напредък и въпроси с висок приоритет за текущи проекти в изключително визуален формат.
Елементите в гъвкавия табло включват:
Спринт беклог
Показано като списък или Kanban табло, то показва оставащите задачи, техния статус (завършени, в процес на изпълнение, неизпълнени) и очакваната работна натовареност. С добавената видимост на работната натовареност на спринта, можете да видите как напредвате към целта на спринта.
Диаграма на изразходваните ресурси
Тази линейна графика показва точките на историята (оставащата работа) в сравнение с оставащото време в спринта, за да проследите визуално напредъка на спринта и да направите проактивни корекции, за да гарантирате завършването на спринта.
Време за изпълнение
Времето за изпълнение показва общото време от започването на дадена задача до нейното завършване и пускане. Използва се за идентифициране на закъснения в доставките, оптимизиране на процесите по пускане и подобряване на времето за пускане на пазара.
Съвет от професионалист💡: За да бъде диаграмата за изразходване ефективен инструмент за вашия екип, поставете разумни цели, извлечете поуки от минали спринтове и се уверете, че не претоварвате екипите си.
2. Табла за разпределение на ресурсите
Когато имате споделени ресурси, които работят по различни проекти, или планирате разпределението на ресурсите за потенциален проект, този табло за портфолио на проекти показва как ресурсите са разпределени между различните проекти.
Изгледът на работната натовареност в ClickUp ви помага да определите какво има да върши екипът (и членовете на екипа), къде се пресичат приоритетите, какво е приоритетно и кои задачи могат да бъдат отложени – всичко това на един единствен табло.
Съвет от професионалист💡: Задайте дневен или седмичен капацитет на натоварване за отделните членове на екипа. Можете да зададете капацитет за часове, задачи и точки по Scrum.
3. Табла за управление на бизнеса
Този табло за управление на портфолио от проекти ви показва състоянието и напредъка на вашите бизнес цели.
Персонализирайте таблата на ClickUp, за да планирате и проследявате лесно тримесечните си бизнес цели. Когато в управлението на продуктовото портфолио са включени няколко отдела, изгледът на списъка в ClickUp ви помага да проследявате статуса на всяка задача, очаквания бюджет и напредъка.
Всички, включително членовете на екипа, проектните мениджъри, заинтересованите страни и ръководството, получават информация за стратегическите инициативи и приоритети на портфолиото от проекти.
Професионален съвет💡: Използвайте шаблони за управление на портфолио , за да проследявате задачите си. В крайна сметка, таблата за управление на портфолио подобряват ефективността и стратегическата предвидимост на офиса за управление на проекти (PMO).
4. Табла за управление на операциите
В управлението на проекти таблото за операции предоставя информация в реално време за това как протичат различните оперативни процеси във вашата организация. То позволява на заинтересованите страни да наблюдават ежедневните дейности, да проследяват стратегическите и оперативните приоритети и да изследват данни на много нива, за да анализират и установят слабите места във вашите операции.
Съвет от професионалист💡: С достъп на базата на роли, ClickUp ви позволява да персонализирате кои членове на екипа могат да правят промени в таблото и кои могат да го преглеждат, за да следят напредъка.
Ключови компоненти на таблото за управление на портфолио от проекти
1. Общ преглед на проекта
Споделете обобщение на обхвата и целите на проекта, за да знаят всички върху какво работят. То ще включва информация на високо ниво, като имена на проекти, участващи членове на екипа, описания, общ бюджет и стратегически цели, които трябва да бъдат постигнати.
2. Индикатори за състоянието
Задайте визуални индикатори на таблата за управление на проекти, за да идентифицирате лесно статуса на проекта. Например, червеният цвят може да обозначава незавършени задачи, зеленият – завършени дейности, а оранжевият – работа в процес.
3. Диаграми и графични отчети
Диаграмите за управление на проекти са чудесен начин да визуализирате данни, тенденции и показатели, свързани с вашите проекти. Има много различни видове диаграми, като например диаграма на Гант, времева линия на проекта, скорост, изразходване, линия, структура на разпределение на работата и линейна диаграма.
Например, Gantt Chart View на ClickUp ви позволява да видите вашите проекти на времева ос. То ви дава информация като задачите и зависимостите, така че да можете да управлявате крайните срокове от един единствен източник на информация.
4. Проследяващи проекти
Проектните тракери измерват напредъка на задачите и дейностите през целия жизнен цикъл на проекта, като помагат на членовете на екипа да бъдат организирани, да проследяват съответните си задачи, да виждат просрочените задачи и да следят графиците.
Създаването на подробен инструмент за проследяване на проекти обаче може да бъде процес, изискващ много усилия. ClickUp предлага шаблони за проследяване на проекти, които могат да бъдат персонализирани за всеки проект.
Конкретен пример: Шаблонът за проследяване на проекти на ClickUp се използва широко за управление на бюджетите и крайните срокове на проектите. Той помага на ръководителите на екипи да виждат цялостната картина с актуализации в реално време и съхранява всички проекти на едно място за лесно сътрудничество между отделите.
Съвет от професионалист💡: Използвайте този шаблон, за да създадете няколко тракера за повтарящи се проекти. Това ще ви помогне да спестите време след стартирането на проекта и да започнете работа веднага.
5. Управление на ресурсите
Управлението на ресурсите ви позволява да видите колко ефективно са разпределени различните ресурси (служители, бюджети, оборудване) за различни задачи и дали се използват ефективно.
ClickUp предлага няколко функции, които могат да ви помогнат да управлявате ресурсите си.
- ClickUp Time Tracking: Проследявайте времето, свързано с всяка задача на различни устройства, създавайте отчети, за да видите времето, прекарано за всяка задача, и споделяйте прогнози за времето, за да планирате изпълнението на проектите си.
- Изгледи в ClickUp: С над 15 изгледа можете да получите обща представа за всичките си проекти и тяхното напредване. Използвайки тези изгледи, можете да коригирате графиците и приоритетите, да добавите зависимости и да видите какво предстои.
- Цели в ClickUp: Добавете задачи от вашите проекти към дадена цел и се уверете, че сте на път да спазите крайните срокове на проекта. Можете да създавате цели за няколко проекта и да ги преглеждате на едно място.
6. Управление на риска
Той подчертава потенциалните рискове, които могат да повлияят на вашето портфолио от проекти. Управлението на риска дава на заинтересованите страни по-добро разбиране за препятствията, вероятността и въздействието им, както и начините за тяхното смекчаване. Освен това ви помага да проследявате и оценявате дали вашите усилия за смекчаване на риска дават резултат и как да минимизирате въздействието на рисковете върху резултатите от проекта.
7. Спечелена стойност
Спечелената стойност представлява общата стойност на цялата работа, извършена в рамките на определен период от време. Тя се изразява в парична единица и може да се измери чрез проучване на процента на задачите и резултатите, изпълнени до определен момент от времевата рамка на проекта.
8. Финансови и бюджетни показатели
Финансовите и бюджетни показатели включват измерване на общия бюджет спрямо действителните разходи, отклонението в разходите, възвръщаемостта на инвестициите и финансовите резултати, така че заинтересованите страни да могат да следят бюджета на една страница в таблото и да вземат решения относно разпределението на ресурсите.
9. Достъп чрез уеб браузър
Вашите проектни мениджъри трябва да могат да виждат и управляват таблото за управление на портфолиото от проекти в уеб браузъра си, за да следят напредъка от разстояние на различни устройства. Това е особено важно, когато имате разпределени екипи.
Как да създадете табло за портфолио на проекти
1. Определете ясно целите на таблото
Преди да създадете табло за управление на портфолио от проекти, трябва да разберете защо го правите и да определите кой ще го използва. След това настройте таблото за управление на портфолио от проекти, така че да отговаря на нуждите, показателите и изискванията, които заинтересованите страни ще трябва да проследяват.
Например, таблото ви има за цел да предостави на висшето ръководство обща представа за портфолиото ви от проекти и за напредъка на свързаните проекти. Това означава, че целите на таблото ви ще включват информация за броя на активните проекти, общия напредък, ключовите показатели за ефективност и потенциалните рискове.
2. Консолидиране на данни
Съберете важни данни за управлението на проекти от инструментите, които използвате за управление на проектите си, и проследявайте и анализирайте какво работи. Помислете да включите данни от инструментите си за управление на проекти, бази данни, електронни таблици и други бизнес източници на трети страни, които използват съответните екипи.
3. Идентифицирайте ключовите си показатели и KPI
След това трябва да решите кои показатели и KPI да проследявате – такива, които съответстват на целите на вашия бизнес, отдел или проект и ви позволяват да вземате стратегически решения относно проекта, бизнес операциите и процесите.
Съвет от професионалист💡: Изборът на ключови показатели и индикатори за ефективност трябва да бъде колективна дейност. Започнете с мозъчна атака в ClickUp Whiteboards , събиране на отговорите на екипа с ClickUp Forms и комуникация с екипа чрез ClickUp Chat View без никакво усилие.
4. Изберете инструмент за управление на портфолио от проекти
Инструментът за управление на портфолио от проекти е централизирана система, в която можете да съхранявате цялата информация, свързана с портфолиото от проекти. Можете да го използвате за създаване на планове за проекти, документиране на необходимата информация, управление на графици, възлагане на задачи на членовете на екипа и проследяване на напредъка.
Например, софтуерът за управление на проекти ClickUp предлага няколко всеобхватни функции, които могат да ви помогнат да разпределяте задачи, да преглеждате напредъка, да проследявате ключови показатели, да визуализирате информацията за вашия проект, да получите пълна видимост върху множество проекти с автоматизирани отчети в реално време и да управлявате оптимално вашите ресурси – всичко това на една единствена платформа.
5. Проектирайте оформлението на таблото
С цялата информация, която сте събрали, организирайте таблото в различни секции и използвайте диаграми и визуализации, за да създадете различни табла за портфолио.
Създаването на изчерпателен табло не е лесна задача, ако нямате достатъчно време или опит.
Можете да използвате шаблон за табло за портфолио на проекти като отправна точка. Например, шаблонът за портфолио за управление на проекти на ClickUp е инструмент, който се включва и използва веднага, за да гарантира, че проектите са съгласувани между различните отдели, докато вие следите тяхното състояние и напредък.
Ето някои интересни функции на таблото за управление на портфолио от проекти на ClickUp:
- Етикети: Прегледайте състоянието на всичките си проекти с помощта на етикети. Например, готов, блокиран, отхвърлен и т.н.
- Цветови кодове: Персонализираните шаблони на ClickUp предлагат голямо разнообразие от цветове, от които можете да избирате, за да добавите конкретни цветове към всеки статус и да следите лесно напредъка на проекта.
- Изгледи: Можете да използвате над 15 различни типа изгледи, за да визуализирате работата си по желания от вас начин. Нека разгледаме три начина, по които можете да визуализирате проектите си в софтуера за управление на проекти ClickUp: Изглед списък: Организирайте и групирайте проектите си в различни категории. Вашите задачи и дейности могат да се видят с един поглед в списъчен формат. Това ви позволява да видите кои проекти са в процес на изпълнение, в процес на преглед или завършени Изглед „Кутия“: Бъдете в синхрон с приоритетите на екипа си, като използвате изгледа „Кутия“. Можете да проследявате натоварването на екипа си, завършените проекти и други от един единствен табло Активност: Получете подробен изглед на активността на членовете на екипа си и вижте върху какво е работил всеки човек в даден проект. Можете да изберете видовете активност и да видите съответните подробности за проекта
- Изглед на списък: Организирайте и групирайте проектите си в различни категории. Вашите задачи и дейности могат да се видят с един поглед в списъчен формат. Това ви позволява да видите кои проекти са в процес на изпълнение, в процес на преглед или завършени.
- Box View: Бъдете в синхрон с приоритетите на екипа си, като използвате Box View. Можете да проследявате натоварването на екипа си, завършените проекти и други данни от един единствен табло.
- Активност: Получете подробна информация за активността на членовете на екипа си и вижте върху какво е работил всеки един от тях в даден проект. Можете да изберете видовете активност и да видите съответните подробности за проекта.
- Изглед на списък: Организирайте и групирайте проектите си в различни категории. Вашите задачи и дейности могат да се видят с един поглед в списъчен формат. Това ви позволява да видите кои проекти са в процес на изпълнение, в процес на преглед или завършени.
- Box View: Бъдете в синхрон с приоритетите на екипа си, като използвате Box View. Можете да проследявате натоварването на екипа си, завършените проекти и други данни от един единствен табло.
- Активност: Получете подробна информация за активността на членовете на екипа си и вижте върху какво е работил всеки един от тях в даден проект. Можете да изберете видовете активност и да видите съответните подробности за проекта.
6. Тествайте и потвърдете
Ще трябва да проведете няколко предварителни теста, за да се уверите, че таблото работи както сте планирали, и да съберете обратната връзка и одобрението на екипа си и заинтересованите страни, за да направите необходимите корекции.
7. Разгръщане
Сега сте готови да внедрите таблото си.
Запознайте всички участници в проекта с таблото и неговите функции. Осигурете подходящо обучение, за да може екипът да знае как да използва тези табла. Уверете се, че таблата се актуализират редовно и остават актуални. Можете дори да правите периодични промени, за да отговорите на променящите се бизнес изисквания.
Консолидирайте таблата за управление на портфолиото от проекти с ClickUp
Точен и добре структуриран табло може да ви помогне да управлявате безпроблемно всички проекти, по които работите.
ClickUp прави още една крачка напред и ви позволява да използвате неговите функции, като управление на задачи и ресурси, проследяване на времето, проследяване на KPI и персонализирани шаблони, за да оптимизирате управлението на проектите си.
Като софтуер за управление на портфолио от проекти и проекти, най-доброто в ClickUp е, че той автоматизира няколко повтарящи се задачи, като управление на задачи и натоварване, проследяване на напредъка и отчитане, планиране на предупреждения в случай на закъснения и достъпност от различни устройства за отдалечени екипи.
Ако искате да постигнете успешни резултати, независимо от сложността на проекта, започнете да създавате интерактивни табла за портфолио на проекти, като се регистрирате безплатно в ClickUp.
Често задавани въпроси (FAQ)
1. Какво е табло за управление на портфолио от проекти?
Таблото за управление на портфолио от проекти е визуален инструмент за проследяване на напредъка на всички проекти, които управлявате. То предоставя информация за ключови показатели, индикатори за ефективност и състоянието на проектите, които са от решаващо значение за оценката на цялостното състояние на проекта и за гарантиране, че той е в съответствие с вашите бизнес цели.
2. Каква е разликата между портфолио и табло?
| Портфолио | Табло | |
| Определение | Портфолиото е колекция от всички различни проекти, които управлявате. Вместо да управляват отделните проекти поотделно, компаниите са склонни да групират свързани проекти. | От друга страна, таблото е визуално представяне на напредъка на различните проекти във вашето портфолио. То съдържа ключови показатели, етапи, резултати, разпределение на ресурсите и зависимости между задачите. |
| Използва се за | Оптимизирайте разпределението на ресурсите и определете приоритетите на инициативите. | Оценете как проектите са свързани и определете как да управлявате ресурсите, без да причинявате недостиг. |
3. Какво включва портфолиото на проекти?
Портфолиото включва свързани проекти, които са от решаващо значение за постигането на общите цели на организацията. Всеки проект в портфолиото има обхват, резултати, етапи, срокове и документация, като планове, графици, насоки и отчети за състоянието.