Как да правите и управлявате точни предположения за проекта [Пълен наръчник с над 30 примера]

В ежедневието си ние правим предположения или хипотези – например, предполагате, че колата ви ще работи сутринта и ще ви откара навреме на работа. Или че телефонът ви няма да спре да функционира, докато се опитвате да намерите адрес с помощта на Google Maps.

Сега си представете, че правите тези предположения като проектен мениджър – изведнъж залогът става много по-голям. С цел да доставите проекта навреме, имате много предположения, като наличност на ресурси или навременно одобрение на поискания бюджет, с които трябва да се съобразявате, докато изготвяте плана на проекта.

Както можете да предположите, управлението на предположенията за проекта е сложно. Не можете да разчитате на предположения, тъй като лошите предположения могат да провалят реализацията на проекта, особено ако нямате резервни планове и не сте подготвени да се справите със свързаните рискове.

В тази статия ще обсъдим как да идентифицираме и управляваме предположенията за проекта, за да оценим по-точно резултатите от управлението на проекта. Ще научим за:

Разбиране на проектните предположения

Предположенията за проекта са фактори, събития и обстоятелства, които проектните мениджъри и техните екипи приемат за верни, въпреки че няма емпирични доказателства, които да ги подкрепят.

Всички проектни мениджъри разчитат на определени предположения през целия жизнен цикъл на проекта. От процеса на планиране на проекта до разработването и реализацията, правилният набор от предположения им помага да визуализират успеха на проекта и да предотвратят препятствия като:

Въпреки липсата на доказателства, повечето предположения за проекта се основават на тенденции в данните и минал опит или са обосновани предположения. Те изглеждат като здрав разум – докато не се окажат такива и не се превърнат в риск за проекта. 🥲

Защо всяко предположение за проекта може да бъде потенциален риск и как да се справим с несигурността

Предположенията се наричат така, защото се основават на неизвестни и несигурности.

Така че винаги има връзка между предположенията и рисковете. Много неща могат да се объркат, да опровергаят вашите предположения и да разклатят управлението на проекта ви. Ето защо трябва да имате план, който ще ви помогне да отчетете потенциалните рискове, с които може да се сблъскате, ако вашите предположения се объркат.

Успешните проектни мениджъри обикновено се справят с тези несигурности, като:

Съвет от професионалист: При определяне на ключовите предположения е добре проектният мениджър да отбележи и потенциалните рискове. Бърз начин да направите това е чрез шаблона за оценка на риска на ClickUp — той включва карта с цветни кодове, която ви помага да проследите вероятността и сериозността на всички рискове по проекта.

Рисковете, свързани с ненадеждни предположения за проекта, често се оказват в горния десен ъгъл на картата и изискват постоянно наблюдение.

6 често срещани типа предположения за проекти

Можем да разделим предположенията за проекта на различни категории в зависимост от това, на какво се фокусират. Макар че категоризацията зависи от вас, ето шестте най-често срещани типа с примери:

1. Предположения за проекта, свързани с операциите

Всеки проектен мениджър знае за рисковете, присъщи на ежедневните операции, като промяна в обхвата, повреди на оборудването, конфликти в екипа или недоразумения с заинтересованите страни по проекта.

Ето някои широкообхватни предположения за проекти, свързани с операциите, които можете да вземете под внимание:

Много от имплицитните предположения тук могат да бъдат потенциални рискове и да доведат до забавяния и дори до провал на проекта, затова е важно да бъдете предпазливи в своите оценки. Например, вместо да приемате, че екипът ще бъде на разположение на 100%, по-разумно е да предвидите 80% наличност, за да отчетете отпуските по болест и ваканциите.

2. Предпоставки за екологични проекти

Предположенията за проекта, свързани с околната среда, наричани още предположения за местоположението, се фокусират върху фактори от околната среда, върху които нямате контрол. Нека разгледаме няколко примера за предположения за проекта, свързани с сценарии за околната среда, по-долу:

Съвет: Използвайте шаблона за план за действие при извънредни ситуации на ClickUp, за да измислите алтернативни решения за неблагоприятни предположения за околната среда.

3. Предположения за проекта, основани на времето

Предположенията за проекта, основани на времето или графика, се фокусират върху продължителността на проекта, като целта е да се предвиди колко време ще отнеме всяка дейност и задача. Използвате ги, за да създадете реалистичен график на проекта, който да спазвате. ⌛

Няколко примера за често срещани предположения за проекти в тази област:

4. Предположения за проекта, свързани с ресурсите

Тези предположения се отнасят до наличността и управлението на всички ресурси, необходими за реализирането на проекти, от материали и технологии до човешки капитал.

Вижте няколко примера за предположения за ресурсите:

Начертайте тези предположения по време на процеса на планиране на проекта – може да се наложи да получите одобрение от ключови заинтересовани страни в определени области (като бюджетиране).

5. Финансови предположения за проекта

Някои екипи предпочитат да записват финансовите предположения отделно, за да имат по-подробни оценки на разходите по проекта – идеята е да се заделят средства за всяка фаза, задача или етап от проекта.

Ето няколко примера за бюджетни предположения:

6. Предположения за обхвата на проекта

Обхватът на проекта описва целите, изискванията и задачите, които трябва да изпълните, за да постигнете желания краен резултат – допълнителните изисквания означават, че първоначалният ви план за проекта става безполезен. По същество, целият обхват на проекта е предположение.

Ето някои примери за проектни предположения по отношение на обхвата:

Бонус: Използвайте шаблона за обхват на проекта ClickUp или шаблона за харта на проекта ClickUp, за да организирате всички данни, свързани с обхвата, включително зависимости, графици и срокове на проекта. И двата шаблона са съвместни, което позволява на членовете на екипа да допринасят и да правят промени в обхвата в реално време за по-голяма прозрачност.

Как са свързани предположенията, зависимостите и рисковете в проекта?

Знаем, че предположенията, зависимостите и рисковете в проекта определят хода на проекта и помагат за ефективното управление на работните процеси, но как тези концепции се влияят взаимно? Нека разберем.

И предположенията, и зависимостите в проекта могат да доведат до рискове, но по различни начини. Както обсъдихме по-рано, всяко предположение носи потенциален риск, тъй като винаги има вероятност то да се окаже невалидно. В повечето случаи предположенията се отнасят за проекта като цяло. Например, вие предполагате, че членовете на екипа ви ще постигнат целите си без закъснение, но вероятността това да не се случи е риск.

Зависимостите, от друга страна, обозначават риска, свързан с две или повече взаимосвързани дейности. Да приемем, че за да премине към фазата на стартиране, един проект първо се нуждае от окончателно одобрение от ключовите заинтересовани страни, което проектните мениджъри предполагат, че ще получат навреме.

В този случай задачата по одобряване е „зависимост“, тъй като нейното забавяне може да отложи целия график за стартиране на проекта – което е доста сериозен риск.

Предположения, рискове и ограничения в проектите: сравнение

Предположенията, рисковете и ограниченията в проектите са припокриващи се понятия, затова нека хвърлим малко светлина върху тях. 🔦

Нека се съсредоточим върху рисковете и ограниченията поотделно, за да можем да ги сравним.

Предположения срещу рискове по проекта

И предположенията, и рисковете се отбелязват преди стартирането на проекта. Разликата тук е, че искате вашите предположения да се оправдаят, за да може проектът да бъде успешен във всички аспекти. При рисковете по проекта обаче е точно обратното – те ще застрашат проекта ви, ако се материализират, затова ви е необходим план за управление на риска, за да намалите вероятността от възникване на всеки документиран риск.

Предположения срещу ограничения на проекта

Ограниченията на проекта са предварително съществуващи ограничения, които трябва да вземете предвид, когато правите предположения за проекта. За разлика от предположенията, които могат да се окажат верни или не, ограниченията са сигурни. Според Project Management Institute има шест вида ограничения на проекта:

Вие идентифицирате предположенията и ограниченията в началото на фазата на стартиране. Всяко предположение за проекта ви помага да планирате и да определите посоката, докато ограниченията на проекта са като граници, които ви държат в правилната посока.

3 най-добри стратегии за управление на предположенията в проектите

Ето три одобрени от експерти съвета и стратегии, които ще ви помогнат да управлявате предположенията за проекта през целия му жизнен цикъл. 🌻

1. Използвайте качествени инструменти за управление на задачи и проекти

Ако искате да управлявате предположенията като професионалист, трябва да използвате инструмент, който може да ви помогне да визуализирате работните процеси, за да откриете рисковете, да имате цялостен поглед върху бюджета и човешките ресурси на проекта си и да правите корекции в движение.

Ако ви се струва невъзможно да намерите всички тези опции в един инструмент, то е само защото не сте видели какво може да направи ClickUp !

ClickUp е един от най-високо оценените инструменти за управление на проекти на пазара, защото предлага опции, които ви помагат да се фокусирате върху микродетайлите на проекта, както и да следите цялостната картина. 😍

Започнете проекта си по правилния начин с пакета за управление на проекти ClickUp.

Всичко, от което се нуждаете, за да идентифицирате предположенията за проекта и да ги управлявате, е на разположение в пакета функции за управление на проекти на ClickUp.

Нека започнем с ClickUp Docs — тази опция за управление на знанията може да ви помогне да създавате, редактирате, споделяте и съхранявате цялата документация, свързана с проекта, от плана и хартата на проекта до стандартните оперативни процедури (SOP). Това е и отлична опция, ако имате нужда да документирате предположенията, рисковете и отклоненията от тях на едно място.

В ClickUp Docs ще откриете ClickUp Brain, мощен AI асистент за писане. С него можете да правите мозъчна атака, да пишете текст или да обобщавате текста си, за да спестите време и да повишите производителността си.

ClickUp Brain разполага с удобна функция, наречена AI Tools (AI инструменти) — тя ви позволява да използвате над 100 подсказки, базирани на проучвания, за различни задачи в мултифункционални екипи. Например, ако изберете опцията Проектен екип, ще видите персонализирани подсказки като Създаване на документ за обхвата и Създаване на план за управление на риска по проекта, които ще ви помогнат да определите предположенията за вашия проект.

Освен това, ако искате вие и вашите заинтересовани страни да имате яснота относно предположенията и крайните срокове на проекта, използвайте изгледите на ClickUp. Получавате над 15 опции за наблюдение на проекти от различни перспективи, идентифициране на стабилни или неверни предположения и проактивно откриване на зависимости и рискове.

Използвайте изгледа „Списък“, за да организирате работните процеси, или изгледа „Табло“, за да сортирате задачите според степента на завършеност. Възползвайте се от разширените изгледи, като изгледа „Работна натовареност“, за да управлявате натовареността на екипа си, или изгледа „Диаграма на Гант“, за да проследявате ограниченията и зависимостите в проекта на регулируема времева линия с възможност за плъзгане и пускане.

Имате нужда да обсъдите рисковете с екипите по-бързо? Използвайте чат прозореца, за да комуникирате с екипа си, без да напускате ClickUp, като по този начин ще намалите необходимостта от дълги срещи и превключване на контекста.

2. Водете дневник на предположенията

Представете си дневника с предположения като дневник на проектния мениджър – там ще записвате всяко предположение, което правите от фазата на планиране до изпълнението на проекта.

Събирането на всички предположения за проекта на едно място ще ви помогне да ги проследявате, да следите тяхната валидност и да правите промени, когато е необходимо.

Използвайте шаблоните на ClickUp, за да поддържате старателно регистри с предположенията.

ClickUp предлага над 1000 шаблона за различни цели, включително поддържане на регистри с предположения. Тези шаблони се предлагат с предварително създадени раздели и служат като пряк път към качествена документация.

Ако искате да управлявате предположенията за проекта, препоръчваме ви да разгледате шаблоните за оценка на риска и оценка на проекта на ClickUp.

Например, шаблонът за матрица за вземане на решения на ClickUp Assumption Grid е идеален за организиране на регистри с предположения за проекти въз основа на фактори за риск и несигурност.

Можете да използвате полетата за персонализиране на шаблона, за да посочите вашите предположения, да добавите атрибути към всяко от тях и да обясните тяхното влияние върху критериите ви за вземане на решения. Функцията за актуализиране в реално време може да държи заинтересованите страни информирани за всички промени, които правите.

След като приключите с предположенията, използвайте шаблона за планиране на проекти на ClickUp, за да разделите проекта си, да организирате задачите и ресурсите и да проследите напредъка, за да се уверите, че предположенията ви са правилни.

3. Постоянно следете вашите предположения

Документирането на предположенията не е достатъчно. С напредването на проекта някои от вашите предположения ще се окажат верни, а други може да се окажат невалидни. Това означава, че планът на проекта може да се промени и вие трябва да мислите бързо, за да коригирате работните процеси на екипа.

Ето защо като проектен мениджър трябва постоянно да следите списъка с предположенията за проекта и да бъдете нащрек за неочаквани събития. Това ще ви помогне да забележите и най-малките промени и да коригирате курса си съответно.

Използване на ClickUp за наблюдение и управление на предположенията

ClickUp предлага редица решения за идентифициране на проектни предположения, които се оказват неверни. Например, можете да настроите ClickUp Automations, за да ви изпращат предупреждение за промени в критични предположения и ограничения.

Да предположим, че вашата предпоставка е, че дадена задача изисква 50 часа – можете да конфигурирате проста автоматизация, която да ви изпраща уведомление, ако отчетеното време за задачата надвиши 50 часа.

Освен това визуализирайте показателите на проекта и провеждайте анализ на предположенията с ClickUp Dashboards . Изберете от над 50 карти, за да персонализирате таблото си и да представите конкретните числови или визуални данни, които ви интересуват. Визуализирането на предположенията от предишни проекти може да ви помогне да планирате бъдещи проекти и да минимизирате отклоненията.

Преодоляване на предизвикателствата, свързани с предположенията за проекта

Координирането на предположенията за проекта не е лесна задача – има редица предизвикателства, които могат да ви забавят и да повлияят на успеха на проекта ви.

Ето някои често срещани предизвикателства и начини за преодоляването им:

Несигурност

Това е основният проблем при поддържането на проектни предположения – не можете да знаете дали ще се сбъднат или не. За съжаление, няма начин да преодолеете несигурността, която е присъща на всяко проектно предположение.

Въпреки това, можете да управлявате по-добре несигурностите, като обсъждате тяхното въздействие с екипите си и заинтересованите страни, документирате всяко взето решение и предприето действие и внимателно следите графика на проекта.

Лоши комуникационни потоци

Липсата на комуникация между членовете на екипа може да доведе до неразбирателства и забавяния в проекта. За да преодолеете това, трябва да се уверите, че вашите служители не се страхуват да изразят мнението си и да споделят своите притеснения, особено когато става въпрос за аспекти като управление на ресурсите и срокове за доставка. Ако работите дистанционно, използвайте инструменти като ClickUp, които позволяват прозрачна комуникация в реално време, без да е необходимо да провеждате напрегнати и прекалено формални срещи.

Бонус: Използвайте ClickUp Whiteboards, за да обсъждате управлението на ресурсите с мултифункционални екипи в реално време. Тези цифрови платна ви позволяват да рисувате, да пишете текст, да добавяте и свързвате фигури и да създавате задачи в по-спокойна обстановка, която улеснява комуникацията.

Липса на желание за промяна и адаптация

Както проектните мениджъри, така и заинтересованите страни трябва да бъдат гъвкави и готови да правят промени в движение, за да се приспособят към новите предположения. Липсата на готовност за това от която и да е от страните може да повлияе на резултатите от проекта.

Когато управлявате предположенията в управлението на проекти, уверете се, че всички участници разбират последствията от неприспособяването към промените. Провеждайте редовни срещи със заинтересованите страни, информирайте ги и обяснявайте мотивите зад всяко действие и решение.

Управлявайте предположенията за проекта с ClickUp

Координирането на предположенията за проекта е един от стълбовете на успешното управление на проекти. Без предположения не можете да оцените резултатите от проекта или да определите реалистични цели.

Като безплатен инструмент за управление на проекти, ClickUp предлага всичко необходимо, за да поддържате дневник с предположенията за проекта, да си сътрудничите с екипите и заинтересованите страни и да идентифицирате зависимости, ограничения и рискове безпроблемно.

Регистрирайте се в ClickUp още днес и вижте как решението ви помага да преминете от предположенията към успеха. 🦋