Какво ви идва на ум, когато чуете думата „междуфункционален”?
В крайна сметка си представяме (не)известния екипаж от „Океанът 11“, където всеки член допринася с уникални умения и опит за мисията – от стратегическо планиране до технологични умения.
Точно като при обир, проектите в една компания успяват, когато хората допринасят със специализирана експертиза за постигането на обща цел. Но често това е по-трудно, отколкото филмите ви карат да вярвате.
В действителност много мултифункционални екипи се борят да функционират.
Според проучване на Harvard Business Review, 75% от мултифункционалните екипи не работят ефективно. Но изненадващият факт е, че мултифункционалните екипи с солидно управление или лидерска подкрепа имат 76% успеваемост!
Както виждате, ние не ви разубеждаваме да ръководите мултифункционален екип. Искаме да знаете как можете да направите такива екипи да работят.
Ето защо сме събрали всички съвети и ресурси, от които се нуждаете, за да ръководите добре мултифункционален екип. Също така сме изброили 10 основни умения, които трябва да придобиете, за да постигнете фундаментална промяна в динамиката на съществуващия си екип при преминаване към мултифункционална екипна структура.
Определяне на лидерството в мултифункционални екипи
Лидерството на мултифункционален екип се отнася до способността на мениджъра да ръководи и координира членовете на екипа с различен функционален опит за постигане на общи цели.
За разлика от традиционния, функционално специфичен екип – например, където всеки човек в отдела по продажбите е търговски представител (независимо от ранга си) – мултифункционалният екип се състои от хора от различни отдели като операции, продажби, логистика, маркетинг и финанси, които заедно се занимават с конкретна задача или проект.
Междуфункционалното лидерство набляга на улесняването на сътрудничеството, управлението на напрежението, съгласуването на приноса към обща цел и моделирането на конструктивно поведение в екипа, за да се извлече най-доброто от мултидисциплинарна група.
Някои силно препоръчителни дейности за междуфункционално лидерство
- Управлявайте системата, а не хората
- Бъдете търпеливи, бъдете скромни
- Използвайте властта си разумно и безпристрастно.
- Поемете директно системните предизвикателства
- Развийте силни комуникационни умения
- Бъдете готови за вероятността от неочаквани събития и изненади по пътя.
Значението на лидерството на мултифункционални екипи
Нека разберем каква роля играят лидерите на мултифункционални екипи за ефективността на такива екипи:
- Установяване на ред: Ръководителят на екипа помага за установяване на насоки за целите и задачите, както и на стратегията, необходима за постигането на тези цели, като поддържа фокуса на екипите.
- Управление на сложността: Днешните предизвикателства изискват познания от различни дисциплини. Инженерите, маркетолозите и дизайнерите трябва да говорят на един и същ език, а опитен междуфункционален лидер действа като преводач.
- Насърчаване на иновациите в разнообразието: Новите перспективи водят до свежи идеи. Лидерите на мултифункционални екипи помагат на екипите да иновативни, като насърчават сътрудничеството и премахват бариерите между отделите.
- Останете гъвкави: Адаптирането към промените на пазара изисква гъвкав екип. Лидерите на мултифункционални екипи опростяват вземането на решения и изпълнението, като мотивират екипите да напредват с по-голяма концентрация.
- Повишаване на ангажираността на служителите: Чувството, че са ценени и чути, мотивира членовете на екипа. Емпатичното лидерство позволява на мултифункционалните екипи да повишат морала и ангажираността и да постигнат по-висока производителност.
Предизвикателства при ръководенето на мултифункционални екипи
Мултифункционалните екипи често водят до невероятни резултати. Воденето на такъв екип обаче може да бъде доста трудна задача. Това е особено вярно, ако членовете на екипа са свикнали с съществуващата организационна култура на йерархия.
Нека разгледаме с какво ще се сблъскате по време на прехода:
- Съществуващи ангажименти: Ръководителите на екипи трябва внимателно да подбират най-добрите служители от всеки отдел. Важно е обаче да се разбере, че отделните лица са ангажирани с други проекти/задачи. Те могат да са ангажирани с даден проект или с пряк ръководител, което означава, че може да не изберат междуфункционални екипи.
- Конфликти и противоречиви цели: Конфликтите в рамките на един екип или с други екипи могат да имат сериозни последствия за резултата от даден проект. Трябва да разберете конфликтите между всички заинтересовани страни и да предложите решение, което е подходящо за компанията.
- Краткосрочно понижение на производителността: Превръщането на функционален екип в мултифункционален екип води до разходи за организацията, включително потенциално понижение на производителността в началото. Избягвайте да поставяте нереалистични цели на членовете на екипа, тъй като това може да се отрази негативно на тяхната производителност, качеството на работата им и представянето им в стресова ситуация.
Основни умения за ръководство на мултифункционални екипи
Когато поемате ролята на лидер на мултифункционален екип, се нуждаете от тези ключови умения, за да успеете.
1. Комуникация
Проучванията показват, че ефективната комуникация може да повиши производителността на работното място с 20–25%. От друга страна, лошата комуникация може да доведе до сериозен неуспех на вашия проект или цел.
Вашата комуникация трябва да включва, но не се ограничава до мисли, цели, етапи и очаквания. Осигурете платформа за отворена комуникация между членовете на екипа, за да изразят своите опасения и да обсъдят идеи и решения за решаване на проблеми.
Използвайте ефективни комуникационни стратегии, за да разчупите леда между членовете на екипа. Това ще създаде среда, в която идеите могат да процъфтяват.
ClickUp, инструмент за сътрудничество в екип „всичко в едно“, може да ви помогне в това. Използвайте ClickUp Chat, за да споделяте актуална информация с членовете на екипа в реално време и да поддържате мотивацията им. @ споменаванията и опцията за публични чатове за по-голяма видимост ще ви помогнат да предадете важна информация на членовете на екипа, независимо дали е свързана с конкретна задача или проект.
2. Системно мислене
Системното мислене премества фокуса от отделните компоненти (отдели, роли) към взаимосвързаните отношения в екипа и по-широката организация.
Тъй като решенията в една функционална област имат каскаден ефект върху другите, трябва да сте в състояние да предвидите предизвикателствата, които могат да възникнат в бъдеще.
По същия начин трябва да разпознавате възможностите за използване и коригиране на цялостната стратегия.
Силозите често прикриват основни проблеми като дисбаланс на властта или неясни модели на комуникация. Използвайте системно мислене, за да разкриете и адресирате тези динамики, за да оптимизирате цялостното функциониране на екипа.
Освен това, насочвайте и насърчавайте членовете на екипа си да придобият умения, които са в съответствие с целите на проекта.
Чрез централизиране на знанията от различни екипи, ClickUp Docs ще ви помогне да развиете и усъвършенствате системна перспектива. Използвайте Docs, за да създадете споделено хранилище за информация, която е от значение за всички екипи, като насоки, проучвания, идеи и най-добри практики. Това ще ви помогне да създадете организационни знания, които всеки може лесно да търси и достъпва.
Можете да използвате тази функция и за да създадете насоки за съгласуване на целите на екипа ви с целите на организацията.
Допълнете Docs с ClickUp Mind Maps и диаграми, за да начертаете взаимоотношенията между целите, екипите и работните процеси на системно ниво. Документирането на процесите в Docs ще направи зависимостите по-видими и ще стимулира сътрудничеството.
3. Междуличностна интелигентност
Да бъдеш междуличностно умен не означава само да излъчваш чар и да използваш дарбата си да говориш. Става въпрос за това да четеш обстановката, да изграждаш взаимоотношения и да се ориентираш в сложната социална динамика в рамките на разнообразен екип.
Инженери, дизайнери, маркетинг специалисти – всяка група хора говори на различен език. Това, което вдъхновява дизайнера, може да демотивира инженера. Междуличностната интелигентност ви помага да разберете тези нюанси в комуникацията и да изградите доверие между различните дисциплини.
Трябва да се настроите към индивидуалните нужди и стремежи, като използвате подходящи подходи, за да се възползвате от пълния потенциал на всеки член на екипа. Създайте безопасно пространство за честна обратна връзка, за да дадете възможност за непрекъснато учене и усъвършенстване.
Това умение ви помага да се ориентирате в различни гледни точки, да посредничите конструктивно при конфликти и да насърчавате съвместното решаване на проблеми.
Провеждайте редовни индивидуални срещи с членовете на екипа си, за да разберете какво ги мотивира и какво пречи на напредъка им. Можете да използвате шаблона за индивидуални срещи на ClickUp, за да следите ролите, очакванията и обратната връзка на членовете на екипа си – всичко това организирано на едно място. Това ще ви помогне да изградите силни междуличностни отношения с членовете на екипа си и да ги съгласувате по отношение на актуализации, приоритети и цели.
4. Находчивост
Бюджетите на проектите са ограничени, а времето винаги е оскъдно. Затова всеки междуфункционален лидер трябва да мисли бързо. Когато се сблъскате с предизвикателство, пренасочете инструменти от друг отдел, използвайте експертния опит на членовете на екипа или договорете алтернативни решения с външни партньори.
Използвайте недоизползваните вътрешни ресурси или решенията на екипа, когато се сблъскате с кризисна ситуация.
Като изобретателен лидер, разглеждайте ограниченията като потенциални лостове. Превърнете съкращението на бюджета в възможност за опростяване на процесите или пропуснатия краен срок в урок за екипа.
Използвайте ефективни стратегии за екипно сътрудничество, за да преодолеете препятствия и да вдъхновите екипа си.
5. Емоционална интелигентност
Докато работите с хора с различни умения и професионален опит, неизбежно ще се сблъскате с различни видове проблеми, които ви се съобщават по различен начин.
В такива случаи емоционалната интелигентност ще ви помогне да разпознавате и управлявате емоциите си и емоциите на членовете на екипа си. Можете да проявявате съпричастност към другите само когато разбирате техните нужди и им предоставяте насоки и подкрепа, когато е необходимо.
Развийте емоционалната си интелигентност с шаблона за план за действие за емоционална интелигентност на ClickUp. Идентифицирайте областите, които се нуждаят от подобрение, поставете цели и проследявайте напредъка си към по-добро разбиране на екипа си. Като ви позволява да анализирате различни видове емоции и ви прави съзнателни за тяхното влияние върху производителността, този шаблон ще ви помогне да станете по-самосъзнателни и да създадете продуктивни партньорства с екипа си.
6. Вземане на решения
Лидерът трябва да притежава безупречни умения за вземане на решения, за да преодолее всякакви препятствия. Това е още по-важно за лидера на мултифункционален екип поради разнообразието от умения и опит в екипа.
Представете си следното: Вие сте продуктов мениджър, отговорен за GTM (go-to-market) за нов продукт, който изисква координация между инженерния, маркетинговия и търговския екип. Инженерният екип препоръчва да се отложи пускането на пазара с един месец, за да се добавят още функции. Маркетинговият екип обаче вече е планирал голямо търговско изложение и рекламна кампания около планираната дата. Търговският екип се опасява, че забавянето ще пропусне важен период за продажби преди края на тримесечието.
Като междуфункционален лидер, от вас зависи да вземете решително решение, за да излезете от задънената улица и да продължите проекта. Какво правите?
Трябва да сте подготвени да прецените гледните точки на всяка група, да анализирате пазарния контекст и да оцените рисковете на всеки алтернативен курс на действие.
Инструменти като шаблона за личен SWOT анализ на ClickUp ще ви помогнат да разгледате подробно различните варианти и да определите кое е подходящо за екипа и проекта. Подгответе KPI, за да вземете информирани решения, които да допринесат за успеха на проекта и ефективността на екипа с правилната информация.
7. Работа в екип
Тъй като мултифункционалните екипи се състоят от членове с различни стилове на работа, които функционират заедно, те може да нямат една и съща визия или идеи. Като лидер, ваша отговорност е да осигурите организационното съгласуване на всички членове към конкретна цел и да гарантирате, че те могат да си сътрудничат за изпълнението на задачите.
Това включва под-умения като отговорност, поемане на отговорност за решенията и последствията, както и поддържане на връзка с други членове на екипа, чийто опит е от жизненоважно значение за постигането на целта.
Функцията за откриване на сътрудничество на ClickUp е създадена за такива мултифункционални екипи, които често изискват членовете на екипа да работят заедно върху един документ.
Като позволява съвместно редактиране в реално време, вие можете да знаете кой работи върху какво, да виждате редакциите и актуализациите на информацията незабавно и да елиминирате хаоса и непрекъснатото общуване при асинхронното сътрудничество. Съвместното редактиране и обменът на незабавна обратна връзка също спомагат за ускоряване на процеса на вземане на решения.
8. Организационни умения
Тъй като обединявате експерти от различни отдели, като например финанси, операции, продажби и маркетинг, ефективната организация играе жизненоважна роля.
Хаотичната работна култура може да окаже ненужен натиск върху екипа ви. Като лидер, ваша отговорност е да управлявате ефективно операциите. Можете да използвате всеки софтуер за управление на операциите, за да осигурите ясно съгласуване на индивидуалните задачи и отговорности с общите цели, да получите бърз преглед на възложените задачи и да разберете състоянието на напредъка с един поглед.
Един инструмент, който ви дава цялостен подход към проекта, е ClickUp Views. Гледайте работата си по начина, по който ви харесва, тъй като поддържа списъци, табла и календарни изгледи. Можете да персонализирате изгледите на проекта с мисловна карта, проследяване на дейности, времева линия и проследяване на натоварването, между другото.
9. Ясни цели
Определянето на ясни цели, етапи и задачи на проекта е от решаващо значение за измерване на цялостното представяне на вашия екип.
Това са резултати, които вашите клиенти биха използвали, за да установят потока на извършената работа и да оценят срока за завършване на проекта. Поставянето на цели също ви помага да разпределите правилно ресурсите, като работна сила, машини, капитал, усилия и време, което води до успешното завършване на проекта.
Като лидер на мултифункционален екип, можете да зададете SMART (конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времето) цели на проекта, като използвате предишен или подобен проект за сравнение и намерите най-добрата стратегия за поставяне на цели.
Използвайте ClickUp Goals, за да зададете цели и да ги проследявате в реално време. Всичко, което трябва да направите, е да създадете задачи според целите на проекта, да зададете срокове и измерими цели и да проследявате напредъка.
10. Решаване на конфликти
Конфликтите са неизбежни, когато хора от различни отдели работят заедно в тясно свързани екипи. Това се дължи на факта, че всеки човек внася своята уникална перспектива и начин на мислене.
Като лидер на мултифункционален екип, трябва да сте отворени към гледните точки на всички страни в конфликта и активно да се опитвате да ги разрешите, за да подобрите динамиката на екипа. Конфликтите могат да бъдат лични, социални или професионални. Независимо от естеството им, вие носите отговорност за справянето и разрешаването на ситуацията, за да предотвратите бъдещи дилеми.
Неуспехът да се разреши конфликт може да повлияе на производителността или да превърне работната среда в токсична.
Най-добрият начин да прецените гледните точки на страните, участващи в конфликт, е да анализирате как той се отразява на резултата от проекта или целта и да бъдете справедливи към двете страни.
С тези умения ще можете да преодолеете затрудненията и да прокарате стратегическите приоритети в различни области на експертиза. Те ще ви помогнат да развиете решително лидерство за управление на мултифункционални екипи.
Шаблони за лидерство на мултифункционални екипи
Точно както имаме формуляри, които помагат на софтуерните екипи да ускорят задачите си, съществуват и шаблони за лидерство в мултифункционални екипи, които ще ви помогнат да превърнете тези умения и принципи в действие.
1. Шаблон за междуфункционален проект в ClickUp
Проследяването на междуфункционален проект е предизвикателство поради разнообразния характер и огромния брой задачи, които включва.
Но с шаблона за междуфункционални проекти на ClickUp можете бързо и лесно да създавате задачи и подзадачи и да ги възлагате на съответните членове на екипа. Тъй като помага за организиране на работата въз основа на различни функции, той опростява комуникацията и междуфункционалното сътрудничество.
Задайте персонализирани полета и проследявайте текущия и реалния напредък на всяка задача или подзадача с този лесен за използване шаблон.
2. Шаблон за междуфункционален проект по отдели на ClickUp
За да стимулира иновациите и успеха, лидерът трябва да има пълен контрол над всеки аспект на своя мултифункционален екип и проект. С шаблона на ClickUp за мултифункционални проекти по отдели можете да следите задачите, за да сведете до минимум недоразуменията и конфликтите между членовете или етапите.
С персонализирани статуси като „Блокирано“ и „В процес“, шаблонът ви предоставя унифициран интерфейс за проследяване на напредъка в различни отдели или екипи. Получавате цялостен поглед върху предстоящите задачи и по този начин подобрявате планирането и управлението на задачите.
3. Шаблон за междуфункционален проектен план на ClickUp
Шаблонът за междуфункционален проектен план на ClickUp улеснява работата ви, като ви помага да проследявате резултатите от проекта с един поглед. Лесно добавяйте членове, с които да сътрудничите по проекта, разпределяйте роли и отговорности и проследявайте текущото състояние на всеки етап или задача.
Изберете от различни опции за преглед на състоянието на проекта по задачи, включително списъци, диаграми на Гант или документи, според вашите предпочитания. Шаблонът предлага обща представа за проекта за по-добра комуникация между членовете на екипа. Той помага за споделяне на разбирането за плана на проекта, което гарантира, че екипът ви ще спази сроковете.
Оптимизирайте междуфункционалното сътрудничество и ефективността на работата си с ClickUp
Придобиването на всички необходими умения за ръководене на мултифункционален екип може да отнеме значително време и усилия. Но помислете за всички ползи, които това ще донесе на вашата организация. Това би трябвало да бъде достатъчна мотивация, за да постъпите по този път.
А ClickUp винаги ще бъде до вас, за да ви помогне да се справите с това.
Максимизирайте производителността и постигнете целите си с инструментите на ClickUp. Лесно организирайте и визуализирайте нуждите си от междуфункционално управление на проекти с помощта на табла, повтарящи се задачи, персонализирани статуси, изгледи и др.
Регистрирайте се в ClickUp още днес, за да започнете да се възползвате от предимствата.
Често задавани въпроси
Въпрос 1. Защо лидерството на мултифункционални екипи е от съществено значение в днешната работна среда?
Нарастващите изисквания и жестоката конкуренция на съвременния пазар на труда са накарали организациите и компаниите да предоставят най-добрите услуги, продукти и обслужване на клиентите, независимо от отрасъла. Лидерството на мултифункционални екипи е от решаващо значение за оползотворяване на разнообразни умения, насърчаване на иновациите и минимизиране на потенциалните рискове.
Въпрос 2. Какви умения са необходими за успешно лидерство на мултифункционален екип?
Някои от уменията, които са необходими, за да се впишете добре в списъка за успешно лидерство на мултифункционален екип, са ефективна комуникация, решаване на проблеми и вземане на решения, поставяне на цели и разрешаване на конфликти. Освен това, отговорните мултифункционални лидери трябва да притежават емпатични, емоционални и критични умения за мислене, за да разбират своя екип и да гарантират, че всичко върви гладко.
Въпрос 3. Как инструменти като ClickUp могат да подобрят лидерството на мултифункционални екипи?
ClickUp е платформа „всичко в едно“, където можете да се възползвате от данни и точки на достъп от различни участващи отдели. Възможностите за управление на проекти на ClickUp предлагат персонализирани изгледи за междуфункционални проекти. ClickUp AI генерира подзадачи, обобщава команди и пише актуализации автономно, което ви позволява да ускорите плановете си за проекти. Дневният ред на срещите на ръководството на ClickUp е друг чудесен инструмент за записване и обсъждане на важни данни по време на срещите на ръководството.