Bí quyết để hoàn thành dự án đúng hạn, duy trì tính linh hoạt và làm hài lòng các bên liên quan là gì? Đối với nhiều nhóm, đó là Agile.
Tuy nhiên, mặc dù Agile có vẻ đơn giản trên lý thuyết, việc áp dụng vào thực tế thường gặp nhiều thách thức. 🔧
Để giúp thu hẹp khoảng cách giữa lý thuyết và thực tiễn, bài đăng trên blog này phân tích các ví dụ dự án agile trong thế giới thực đã mang lại kết quả có thể đo lường được.
Cho dù bạn đang cải tiến phương pháp hiện tại hay bắt đầu từ đầu, những ví dụ này sẽ cho bạn thấy những gì hiệu quả và cách thực hiện Agile thành công trong tổ chức của bạn. 💪🏼
Quản lý dự án Agile là gì?
Quản lý dự án Agile là một phương pháp linh hoạt mang lại giá trị thông qua tiến độ tăng dần và sự hợp tác liên tục.
Các nhóm thích ứng với những thay đổi và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc dựa trên mục tiêu trước mắt thay vì kế hoạch cứng nhắc. Phương pháp này thúc đẩy tính minh bạch, tinh thần đồng đội và giao hàng nhanh hơn, khiến nó trở thành lựa chọn phổ biến để xử lý các dự án phức tạp trong môi trường năng động.
🧠 Thông tin thú vị: Tuyên ngôn Agile, tài liệu nền tảng của phương pháp phát triển Agile, được tạo ra vào năm 2001 bởi 17 nhà phát triển phần mềm tại một khu nghỉ dưỡng trượt tuyết ở Snowbird, Utah. Họ đã soạn thảo các nguyên tắc này chỉ trong hai ngày.
Lợi ích của quản lý dự án Agile là gì?
Phương pháp quản lý dự án Agile mang lại một số lợi thế giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn và mang lại kết quả tốt hơn:
- Tính linh hoạt: Nhanh chóng điều chỉnh theo các ưu tiên thay đổi và yêu cầu thay đổi
- Cộng tác: Cải thiện giao tiếp với sự hợp tác chặt chẽ trong nhóm
- Minh bạch: Cung cấp khả năng hiển thị với tính năng theo dõi và cập nhật công việc rõ ràng
- Tốc độ: Hoàn thành công việc nhanh hơn với các sprint lặp đi lặp lại và phản hồi nhanh chóng
- Quản lý rủi ro: Xác định vấn đề sớm để giảm thiểu tác động
- Trách nhiệm giải trình: Tăng quyền sở hữu và động lực của nhóm
- Cải tiến liên tục: Sử dụng các buổi đánh giá sau dự án để hoàn thiện quy trình làm việc
- Mối liên quan với các nhóm công nghệ: Các nhóm phát triển phần mềm Agile được hưởng lợi từ các chu kỳ lặp đi lặp lại cho phép thử nghiệm thường xuyên, giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường và cho phép chuyển hướng nhanh hơn
🔍 Bạn có biết? Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 83% nhà tiếp thị cho biết họ có trải nghiệm tích cực với Agile, trong khi chỉ 2% cho biết trải nghiệm tiêu cực.
Các khung làm việc Agile phổ biến nhất
Agile cung cấp một phạm vi các khung công tác mà các nhóm có thể áp dụng để phù hợp với nhu cầu riêng của mình. Dưới đây là một số khung công tác phổ biến nhất:
Scrum
Quản lý dự án Scrum là một trong những khung Agile được sử dụng rộng rãi nhất, được xây dựng dựa trên các sprint ngắn, có thời gian giới hạn.
Công việc được chia thành các phần nhỏ hơn, hoàn thành trong các chu kỳ từ 1 đến 4 tuần. Nó bao gồm các vai trò như Chủ sở hữu sản phẩm, Scrum Master và Nhóm phát triển, tất cả đều làm việc để đạt được mục tiêu của dự án.
Các cuộc họp đánh giá và tổng kết thường xuyên giúp các nhóm cải tiến liên tục. Chúng giúp điều chỉnh phương pháp tiếp cận, đảm bảo quá trình tập trung và thích ứng.
🧠 Thông tin thú vị: Scrum được đặt tên theo một hình thức thi đấu trong môn bóng bầu dục, trong đó các cầu thủ hợp tác với nhau trong các nhóm gắn kết để đẩy bóng về phía trước.
Kanban
Kanban tập trung vào việc trực quan hóa công việc và tối ưu hóa luồng công việc. Các nhóm sử dụng một bảng với các cột đại diện cho các giai đoạn công việc khác nhau, chẳng hạn như 'Cần làm', 'Đang tiến hành' và 'Đã hoàn thành'. Các công việc được di chuyển trên bảng theo tiến độ, cho phép xem rõ công việc đang tiến hành (WIP) và các điểm tắc nghẽn.
Không giống như Scrum, Kanban không sử dụng các sprint có thời gian giới hạn, khiến nó trở thành một hệ thống linh hoạt và mềm dẻo hơn. Nguyên tắc khóa là giới hạn công việc đang tiến độ (WIP) để đảm bảo các nhóm không bị quá tải.
Điều này không chỉ dành cho các nhóm nhỏ. 41% công ty sử dụng Kanban áp dụng nó trên quy mô lớn — trên 10 nhóm hoặc toàn tổ chức.
Lean
Lean tập trung vào việc tối đa hóa giá trị đồng thời giảm thiểu lãng phí.
Nó loại bỏ các bước không cần thiết, giảm sự chậm trễ và khuyến khích các nhóm làm việc hiệu quả. Lean khuyến khích cải tiến liên tục, mang lại giá trị cho khách hàng và trao quyền cho các nhóm để họ có quyền sở hữu các quy trình.
Đây là giải pháp lý tưởng cho các môi trường nơi hiệu quả sử dụng tài nguyên và tốc độ là yếu tố quan trọng.
Extreme Programming (XP)
XP nhấn mạnh vào sự xuất sắc về kỹ thuật và phản hồi liên tục.
Nó tập trung vào việc cải thiện chất lượng phần mềm thông qua các thực tiễn như lập trình cặp đôi, phát triển dựa trên thử nghiệm (TDD) và phát hành thường xuyên. XP nhằm mục đích tạo ra một môi trường có khả năng thích ứng cao, nơi các nhóm có thể nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của người dùng và những thay đổi về công nghệ.
Khung công tác tập trung vào sự hợp tác và lặp lại nhanh chóng giúp các nhóm sản xuất phần mềm chất lượng cao nhanh hơn và hiệu quả hơn.
⭐️ Mẫu nổi bật
Bạn đang tìm cách triển khai mô hình quản lý dự án Agile thành công cho các dự án của mình mà không phải mất thời gian cài đặt và cấu hình? Hãy thử Mẫu quản lý dự án Agile miễn phí của ClickUp!
Ví dụ về dự án Agile trong thế giới thực
Agile thường được ca ngợi vì tính linh hoạt, nhưng điều đó trông như thế nào trong thực tế?
Để thấy được tiềm năng thực sự của Agile, hãy cùng xem cách Agile được áp dụng thành công trong các ngành khác nhau. 👀
1. KFC UK&I
KFC UK&I gặp khó khăn với các nhóm làm việc riêng lẻ và quá trình ra quyết định chậm chạp, giới hạn khả năng đổi mới và đáp ứng kỳ vọng luôn thay đổi của khách hàng.
🔌 Giải pháp: Dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Công nghệ, ban lãnh đạo đã thống nhất các giá trị Agile của , nhấn mạnh khả năng thích ứng và hợp tác liên chức năng. Cách tiếp cận đặt con người lên hàng đầu đã trao quyền cho nhân viên, nhịp độ hàng quý đã phá vỡ các rào cản và các công cụ như cấu trúc nhóm, bản đồ Wardley và các sự kiện Kaizen đã hợp lý hóa quá trình giải quyết vấn đề và đổi mới.
🔋 Kết quả: Sự chuyển đổi đã giúp KFC đạt doanh thu kỹ thuật số vượt 1 tỷ đô la. Tập trung vào chất lượng, quyền sở hữu, sự hài lòng của khách hàng và sự nhất quán trong chiến lược đã giúp công ty thích ứng với nhu cầu thị trường và đạt được sự tăng trưởng bền vững.
🔍 Bạn có biết? Theo Báo cáo PMI Pulse of the Profession® 2023, 39% số người được hỏi sử dụng quản lý dự án Agile đạt được hiệu suất dự án trung bình cao nhất, vượt nhẹ so với những người sử dụng phương pháp dự đoán và kết hợp.
2. Cảnh sát Ghana
Dịch vụ Cảnh sát Ghana gặp phải thách thức trong việc tối ưu hóa việc cung cấp dịch vụ và nâng cao khả năng phản ứng với nhu cầu của cộng đồng. Các phương pháp truyền thống thiếu hiệu quả và linh hoạt—điều này nhấn mạnh sự cần thiết của một giải pháp hiện đại.
🔌 Giải pháp: Cùng hợp tác với Akaditi, đối tác của Scrum.org, Cảnh sát Ghana đã triển khai phương pháp Scrum " " để áp dụng các nguyên tắc Agile vào công tác thực thi pháp luật. Sáng kiến này tập trung vào cải tiến quy trình lặp đi lặp lại, tăng cường tính minh bạch trong hoạt động, nâng cao sự hợp tác trong lực lượng và phản ứng nhanh chóng với nhu cầu của cộng đồng.
🔋 Kết quả: Mặc dù kết quả cụ thể không được nêu chi tiết, nhưng sáng kiến đổi mới này nhấn mạnh cam kết hiện đại hóa của Cảnh sát Ghana.
3. Air France KLM Cargo
Air France KLM Cargo Operations phải đối mặt với thách thức kép là cung cấp hệ thống quản lý xe tải chở hàng mới trong thời gian gấp rút và xây dựng một nhóm phát triển mới. Các phương pháp mua sắm truyền thống có nguy cơ gây ra sự chậm trễ, do đó một giải pháp sáng tạo là điều cần thiết.
🔌 Giải pháp: Để giải quyết những thách thức này, công ty đã triển khai Lean Agile Procurement (LAP). Các bước chính bao gồm:
- Thành lập nhóm LAP gồm 12 người thuộc các bộ phận khác nhau với đại diện kinh doanh
- Tổ chức hội thảo điều chỉnh nửa ngày để thiết lập các mục tiêu chung
- Tóm tắt cho bốn nhà cung cấp được lựa chọn trước qua hội thảo trực tuyến kéo dài một giờ
- Tổ chức một buổi workshop 'POCAthon' trong hai ngày với 45 người tham gia để đánh giá sự phù hợp của nhà cung cấp
- Lựa chọn và công bố nhà cung cấp chiến thắng trong hội thảo, cho phép khởi động dự án trong vòng một tuần
🔋 Kết quả: Quá trình LAP đã hợp lý hóa việc lựa chọn nhà cung cấp, hoàn thành trong sáu tuần, nhanh hơn nhiều so với các phương pháp truyền thống. Sản phẩm đầu tiên được ra mắt sau hai tháng, với một cột mốc quan trọng sau đó ba tháng. Các hội thảo hợp tác đã cải thiện tinh thần đồng đội, đảm bảo mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp và nhận được phản hồi tích cực từ những người tham gia.
4. Salesforce
Bộ phận R&D của Salesforce phải đối mặt với sự kém hiệu quả khi sử dụng phương pháp Waterfall truyền thống, dẫn đến việc chuyển sang các phương pháp thích ứng hơn. Mối lo ngại về việc mất các công cụ quản lý dự án đã được thiết lập và đảm bảo sự ủng hộ của nhân viên đã làm cho quá trình chuyển đổi trở nên phức tạp hơn.
🔌 Giải pháp: Năm 2006, Salesforce chuyển sang Scrum, tập trung vào việc điều chỉnh các nguyên tắc agile phù hợp với giá trị của công ty thông qua chiến lược "Giáo dục mà không ép buộc". Các hành động chính bao gồm:
- Giáo dục nhân viên về cách Scrum bổ sung cho sứ mệnh và mục tiêu cá nhân của công ty
- Tận dụng quy trình V2MOM (Tầm nhìn, Giá trị, Phương pháp, Trở ngại và Biện pháp) hiện có để xây dựng sự minh bạch và niềm tin
- Xem tính linh hoạt như một tư duy, không phải là một nhiệm vụ bắt buộc, để giải quyết các vấn đề trong quản lý dự án
- Tập trung vào cải tiến liên tục thông qua việc thường xuyên chia sẻ cảm nhận về Agile
🔋 Kết quả: Sự ủng hộ của cả lãnh đạo và nhân viên trong tổ chức đã thúc đẩy khả năng thích ứng và thành công liên tục. Công ty tiếp tục điều chỉnh các phương pháp Agile để phù hợp với các bối cảnh khác nhau và có kế hoạch mở rộng tư duy Agile ra ngoài R&D, IT và marketing đến các đối tác và khách hàng, đảm bảo sự thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
5. NET-A-PORTER
Nhóm công nghệ của NET-A-PORTER gặp phải những giới hạn về tính linh hoạt và hiệu quả khi áp dụng phương pháp Scrum, điều này ảnh hưởng đến quy trình làm việc, sự hợp tác và sự hài lòng của nhóm. Nhu cầu về một quy trình thích ứng hơn đã thúc đẩy quá trình chuyển đổi sang Kanban.
🔌 Giải pháp: Trong năm 2012-2013, nhóm đã triển khai Kanban, tập trung vào:
- Hình dung quy trình công việc thông qua bảng Kanban chi tiết với mười cột đại diện cho các hoạt động khóa
- Thiết lập giới hạn WIP để quản lý khối lượng công việc và cải thiện luồng công việc
- Tận dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu bằng cách đo lường thời gian dẫn, thời gian chu kỳ và mô hình quy trình làm việc
- Thúc đẩy cải tiến liên tục thông qua các cuộc khảo sát hàng tháng để đánh giá mức độ hài lòng và sự hợp tác của nhóm
🔋 Kết quả: Việc áp dụng Kanban đã mang lại những cải tiến đáng kể, cho phép phát hành kịp thời trên toàn công ty ba tuần một lần đồng thời tăng cường sự hợp tác trong nhóm. Tinh thần của nhân viên được cải thiện đáng kể — mức độ hài lòng tăng 8% và mức độ hài lòng chung tăng 12%.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thiết lập thỏa thuận làm việc nhóm ngay từ đầu hành trình Agile để đặt ra các kỳ vọng rõ ràng về giao tiếp, hợp tác và ra quyết định.
6. Capgemini
Capgemini cần cải thiện khả năng thực thi và khả năng thích ứng để đối phó với điều kiện thị trường luôn thay đổi và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các bộ phận làm việc riêng rẽ và sự hợp tác hạn chế đã cản trở khả năng mang lại giá trị hiệu quả của họ.
🔌 Giải pháp: Capgemini đã khởi xướng một quá trình chuyển đổi Agile, tập trung vào việc áp dụng phương pháp tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm để mang lại giá trị cao hơn
🔋 Kết quả: Capgemini đã nâng cao thành công khả năng thực thi và củng cố khả năng thích ứng với những thay đổi của thị trường. Các nhóm thống nhất, tập trung vào học tập và cam kết mạnh mẽ với các nguyên tắc Agile đã giúp họ đáp ứng hiệu quả nhu cầu của khách hàng đồng thời thúc đẩy văn hóa hợp tác và thích ứng.
7. Trường Kinh doanh Marriott của Đại học Brigham Young (BYU)
Trường Kinh doanh Marriott thuộc Đại học Brigham Young đã nỗ lực thu hẹp khoảng cách giữa học thuật và nhu cầu của ngành, trang bị cho sinh viên những kỹ năng quản lý dự án thực tế và phù hợp.
🔌 Giải pháp: Trường hợp tác với Scrum.org để tích hợp các nguyên tắc Scrum và chứng chỉ Professional Scrum Master (PSM I) vào chương trình giảng dạy quản lý dự án. Sáng kiến này tập trung vào:
- Mô phỏng môi trường chuyên nghiệp và các dự án quy mô lớn để cung cấp trải nghiệm Scrum thực tế
- Tích hợp các thực hành Scrum trong các khoa học thuật khác nhau
- Tùy chỉnh nội dung khóa học để phản ánh các tiêu chuẩn và kỳ vọng hiện tại của ngành
- Chuẩn bị cho học viên thi chứng chỉ PSM I
🔋 Kết quả: Việc tích hợp đã mang lại kết quả ấn tượng, bao gồm tỷ lệ thành công cao trong việc đạt chứng chỉ, cải thiện triển vọng nghề nghiệp của sinh viên tốt nghiệp và áp dụng rộng rãi các phương pháp Scrum trong các dự án học thuật.
📖 Đọc thêm: Lời khuyên của chuyên gia về quản lý dự án Agile
Cách bắt đầu triển khai Agile trong các dự án của bạn
Việc chuyển sang Agile đòi hỏi một phương pháp có cấu trúc nhưng linh hoạt. Phương pháp này nhấn mạnh tiến độ lặp đi lặp lại, sự hợp tác và khả năng thích ứng, khiến nó trở nên lý tưởng cho các dự án phát triển phần mềm có nhịp độ nhanh.
Tuy nhiên, để Agile thực sự phát huy tác dụng, một hệ thống quản lý dự án vững chắc là điều không thể thiếu.
ClickUp, ứng dụng làm việc tất cả trong một, cung cấp nền tảng tất cả trong một để quản lý các dự án Agile. Từ phân công nhiệm vụ đến theo dõi sprint, các tính năng có thể tùy chỉnh của ứng dụng giúp các nhóm duy trì sự tổ chức trong khi thích ứng với các ưu tiên thay đổi.
Hãy cùng xem cách triển khai phương pháp phát triển Agile bằng cách sử dụng Giải pháp Agile củ ClickUp cho các dự án của bạn. 🔄
Bước #1: Xác định mục tiêu và kết quả mong đợi của dự án
Agile ưu tiên tính linh hoạt, nhưng các dự án vẫn cần có hướng đi rõ ràng. Việc thiết lập các mục tiêu và kết quả mong đợi rõ ràng sẽ đảm bảo các nhóm luôn thống nhất, đo lường tiến độ hiệu quả và duy trì sự tập trung trong suốt quá trình lập kế hoạch sprint.
Đầu tiên, phác thảo các mục tiêu cấp cao của dự án. Dự án giải quyết vấn đề gì? Những kết quả khóa nào xác định thành công? Trả lời những câu hỏi này giúp các nhóm tạo ra sự hiểu biết chung về mục đích của dự án.
Tiếp theo, chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các kết quả cụ thể có thể hoàn thành trong các lần lặp lại ngắn. Các kết quả này phải có thể đo lường, thực hiện được và đạt được trong một sprint.
Sau khi mục tiêu và kết quả mong đợi được thiết lập, hãy xác định các tiêu chí thành công. Điều này có thể bao gồm các chỉ số hiệu suất chính (KPI), tiêu chí chấp nhận kết quả mong đợi hoặc các chỉ số phản hồi của khách hàng.
Nhiệm vụ ClickUp
Nhiệm vụ ClickUp cung cấp một cách có thể tùy chỉnh cao để cấu trúc các dự án Agile, đảm bảo mọi mục tiêu đều được hỗ trợ bởi một kế hoạch rõ ràng, có thể thực hiện được. Nó cho phép bạn thay thế các bảng tính tĩnh và danh sách việc cần làm không liên quan để tạo các nhiệm vụ phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Ví dụ: trong vòng đời phát triển phần mềm Agile của , một quản lý sản phẩm có thể tạo một công việc có tiêu đề "Phát triển tính năng bảng điều khiển mới". Thay vì coi đó là một mục hành động mơ hồ, họ có thể cấu trúc nó thành các công việc con như thiết kế giao diện người dùng, phát triển API, tích hợp front-end và thử nghiệm.
Bạn cũng có thể @đề cập đến các thành viên trong nhóm và để lại Bình luận được gán cho thành viên cụ thể ( ) trong ClickUp để họ thực hiện công việc.
Các phụ thuộc nhiệm vụ ClickUp đảm bảo thiết kế giao diện người dùng được hoàn thành trước khi quá trình phát triển phần mềm bắt đầu, giúp công việc diễn ra hiệu quả.
Mẫu quản lý dự án Agile của ClickUp cung cấp một khung sẵn sàng để thiết lập quy trình làm việc Agile.
Một trong những tính năng chính là hệ thống quản lý yêu cầu tích hợp sẵn. Với biểu mẫu dành riêng, các thành viên trong nhóm có thể gửi yêu cầu, và các yêu cầu này sẽ tự động được thêm vào danh sách công việc tồn đọng. Điều này đảm bảo rằng mọi yêu cầu đều được ghi nhận, sắp xếp theo mức độ ưu tiên và phân công để không có yêu cầu nào bị bỏ sót.
Để hỗ trợ cải tiến liên tục, mẫu này bao gồm các công cụ cho các nghi thức Agile, như nhìn lại quá trình. Điều này cho phép các nhóm xem xét công việc đã hoàn thành, xác định các lĩnh vực cần cải tiến quy trình và tinh chỉnh quy trình làm việc theo thời gian.
⚙️ Phần thưởng: Khám phá các mẫu Agile bổ sung để tùy chỉnh quy trình làm việc của bạn hơn nữa và tối ưu hóa quản lý dự án trong ClickUp.
Bước #2: Thúc đẩy hợp tác thời gian thực
Agile phát triển mạnh mẽ nhờ vào sự giao tiếp liên tục.
Các cuộc họp hàng ngày, đánh giá sprint và kiểm tra nhanh giúp các nhóm duy trì sự thống nhất và giải quyết sớm các trở ngại. Tuy nhiên, các nhóm có nguy cơ mất thông tin quan trọng nếu không có cách hiệu quả để ghi chép và theo dõi các cuộc thảo luận. Các cuộc hội thoại rải rác trong email và các công cụ trò chuyện bên ngoài thường dẫn đến việc bỏ lỡ các cập nhật và thông tin bị truyền đạt sai.
Cộng tác thời gian thực đảm bảo các nhóm có thể nhanh chóng giải quyết các trở ngại, chia sẻ phản hồi và thống nhất các bước tiếp theo.
Và bạn biết gì không? ClickUp cũng có giải pháp cho vấn đề đó.
Trò chuyện ClickUp
ClickUp Chat kết hợp các cuộc hội thoại, công việc và dự án, giúp bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng nhắn tin và công cụ quản lý dự án. Các nhóm có thể thảo luận về công việc, chia sẻ thông tin cập nhật và thực hiện hành động mà không mất bối cảnh.
Các tính năng chính bao gồm:
- Trò chuyện dựa trên dự án đồng bộ với Danh sách công việc, Thư mục và Không gian, giúp các cuộc thảo luận được tổ chức có hệ thống
- Công việc được kết nối liên kết trực tiếp tin nhắn với các mục công việc, giảm rủi ro mất thông tin
- SyncUps cho cuộc gọi âm thanh và video, cho phép các nhóm nhanh chóng thống nhất với nhau
- FollowUps™ để đánh dấu các tin nhắn cần xử lý, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ tác vụ nào
- Tóm tắt dựa trên AI nêu bật các cập nhật quan trọng, giúp các thành viên trong nhóm luôn cập nhật thông tin
Một nhóm sản phẩm đang lên kế hoạch phát hành tính năng có thể tạo một kênh dành riêng cho sprint.
Các nhà phát triển, nhà thiết kế và quản lý sản phẩm giao tiếp trong một không gian, liên kết các cuộc thảo luận với các công việc có liên quan. Khi một lỗi được báo cáo, các kỹ sư có thể bắt đầu một cuộc gọi SyncUp trong ClickUp Chat, thảo luận về vấn đề và chỉ định một bản sửa lỗi mà không cần tìm kiếm qua nhiều công cụ.
🔑 Những hiểu biết quan trọng:
Các hành động bạn thực hiện hôm nay sẽ có tác động lớn nhất đến khả năng dự đoán của bạn trong tương lai.
Các hành động bạn thực hiện hôm nay sẽ có tác động lớn nhất đến khả năng dự đoán của bạn trong tương lai.
📮ClickUp Insight: Khảo sát của chúng tôi cho thấy nhân viên tri thức duy trì trung bình 6 kết nối mỗi ngày tại nơi làm việc. Điều này có thể dẫn đến nhiều lần gửi và nhận email, trò chuyện và sử dụng các công cụ quản lý dự án. Sẽ ra sao nếu bạn có thể tập hợp tất cả các cuộc hội thoại này vào một nơi? Với ClickUp, bạn có thể làm được điều đó! Đây là ứng dụng công việc toàn diện, kết hợp dự án, kiến thức và trò chuyện tại một nơi — tất cả được hỗ trợ bởi AI, giúp bạn và nhóm của bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Bước #3: Chọn cấu trúc quy trình làm việc phù hợp
Các dự án Agile thành công đòi hỏi một quy trình làm việc linh hoạt nhưng có cấu trúc, cho phép các nhóm quản lý công việc, theo dõi tiến độ và điều chỉnh các ưu tiên khi cần thiết. Nếu không có quy trình làm việc được xác định rõ ràng, công việc có thể trở nên hỗn loạn, gây khó khăn cho việc xác định các điểm nghẽn, theo dõi tốc độ sprint hoặc đảm bảo các kết quả đầu ra đi đúng hướng.
Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào khung Agile của nhóm — Scrum, Kanban hoặc phương pháp kết hợp.
Kanban tập trung vào luồng liên tục, sử dụng các cột để biểu thị các giai đoạn công việc khác nhau. Scrum theo phương pháp dựa trên sprint, sắp xếp các công việc thành các phần tăng dần theo kế hoạch. Mô hình kết hợp kết hợp cả hai, cung cấp các sprint có cấu trúc đồng thời cho phép các công việc đột xuất di chuyển linh hoạt.
Chế độ xem ClickUp
Chế độ xem ClickUp cho phép các nhóm điều chỉnh quy trình làm việc dựa trên khung Agile của họ.
Chế độ xem Bảng ClickUp cung cấp bảng kéo và thả để theo dõi tiến độ công việc, Chế độ xem Biểu đồ Gantt cung cấp dòng thời gian để trực quan hóa các mối phụ thuộc, và Chế độ xem Lịch giúp các nhóm lập kế hoạch lịch trình sprint.
Mỗi chế độ xem đều thích ứng với các phong cách làm việc khác nhau, đảm bảo hiển thị thông tin cho các nhóm.
Bước #4: Theo dõi thời gian và đo lường năng suất
Các nhóm Agile làm việc theo các sprint có thời gian cố định, do đó việc theo dõi thời gian là rất quan trọng để ước lượng nỗ lực, tối ưu hóa phân phối khối lượng công việc và đảm bảo các công việc được hoàn thành trong thời lượng sprint đã kế hoạch.
Theo dõi thời gian ClickUp
Nếu không có báo cáo theo dõi thời gian, việc đánh giá thời gian thực hiện các công việc khác nhau, cân bằng khối lượng công việc hiệu quả hoặc cải thiện kế hoạch sprint trong tương lai sẽ rất khó khăn. Các nhóm cần một cách để theo dõi thời gian dành cho các công việc mà không tăng thêm chi phí quản lý.
ClickUp Time Tracking cho phép các nhóm ghi lại số giờ làm việc trực tiếp trong các nhiệm vụ, cung cấp hiển thị thời gian thực về nơi nỗ lực đang được phân bổ. Các báo cáo tích hợp giúp các nhóm Agile phân tích xu hướng, so sánh thời gian ước lượng với thời gian thực tế và điều chỉnh quy trình làm việc để cải thiện hiệu quả.
Ví dụ: một nhóm phần mềm đang làm việc trong dự án "Bug Fix Sprint" có thể theo dõi thời gian dành cho các danh mục khác nhau, như vấn đề giao diện người dùng, lỗi backend hoặc tối ưu hóa hiệu suất.
Nếu các nhà phát triển liên tục vượt quá thời gian ước lượng cho một số sửa chữa nhất định, các quản lý dự án có thể điều chỉnh sức chứa sprint trong tương lai hoặc xác định các quy trình không hiệu quả.
Sử dụng ClickUp đã giúp chúng tôi lập kế hoạch tốt hơn, giao hàng nhanh hơn và cấu trúc nhóm hiệu quả hơn, và nhóm sản xuất của chúng tôi đã tăng gấp đôi kích thước kể từ khi tôi gia nhập công ty! Điều đó sẽ không thể thực hiện được nếu chúng tôi không có một cấu trúc vững chắc để phân bổ nguồn lực và quản lý dự án.
Sử dụng ClickUp đã giúp chúng tôi lập kế hoạch tốt hơn, thực hiện nhanh hơn và cấu trúc nhóm hiệu quả hơn, và nhóm sản xuất của chúng tôi đã tăng gấp đôi kích thước kể từ khi tôi gia nhập công ty! Điều đó sẽ không thể thực hiện được nếu chúng tôi không có một cấu trúc vững chắc để phân bổ nguồn lực và quản lý dự án.
Bước #5: Quản lý sprint Agile hiệu quả
Sprint là xương sống của quy trình làm việc Agile, giúp các nhóm chia nhỏ dự án thành các chu kỳ dễ quản lý.
Khi công việc chồng chất mà không có cấu trúc, các ưu tiên trở nên lộn xộn và việc theo dõi tiến độ biến thành một trò đoán mò. Một sprint được điều hành tốt sẽ giữ mọi thứ có tổ chức, đảm bảo các nhóm tập trung vào các công việc phù hợp và giúp việc điều chỉnh trở nên dễ dàng hơn khi công việc phát triển.
ClickUp Sprints
ClickUp Sprints tạo ra một không gian dành riêng cho việc lập kế hoạch và quản lý các lần lặp lại Agile.
Các nhóm có thể đặt thời lượng sprint, lấy công việc từ danh sách công việc tồn đọng, phân công công việc và theo dõi tiến độ khi họ tiến hành sprint.
Một nhóm sản phẩm đang phát triển tính năng thương mại điện tử mới có thể thiết lập sprint hai tuần trong ClickUp. Các công việc được lấy từ danh sách công việc tồn đọng vào danh sách sprint, được giao cho các nhà phát triển và được giám sát. Vào cuối sprint, các công việc đã hoàn thành sẽ được chuyển sang 'Đã xong' và bất kỳ công việc còn lại nào sẽ được chuyển sang chu kỳ tiếp theo.
Bước #6: Sử dụng biểu đồ burndown để theo dõi tiến độ
Theo dõi tiến độ là điều cần thiết trong Agile, giúp các nhóm đo lường tỷ lệ hoàn thành sprint và dự đoán khối lượng công việc trong tương lai.
Biểu đồ burndown hiển thị công việc còn lại theo thời gian, cho biết rõ hiệu suất sprint. Nếu không có biểu đồ burndown, các nhóm có thể gặp khó khăn trong việc đánh giá liệu họ có đang đi đúng hướng để hoàn thành công việc trong khung thời gian sprint hay không.
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp biểu đồ burndown tích hợp, tự động cập nhật theo tiến độ công việc. Các biểu đồ này hiển thị tỷ lệ hoàn thành lý tưởng so với thực tế, nêu bật sự chậm trễ hoặc tăng tốc trong công việc sprint. Khả năng hiển thị thời gian thực này giúp các nhóm điều chỉnh giữa sprint thay vì chờ đợi các cuộc họp tổng kết.
Một nhóm kỹ sư phần mềm đang ra mắt bản cập nhật tính năng có thể sử dụng biểu đồ burndown để theo dõi tốc độ sprint.
Nếu biểu đồ cho thấy tốc độ hoàn thành chậm hơn dự kiến, nhóm có thể phân phối lại khối lượng công việc, giải quyết các trở ngại hoặc điều chỉnh các ưu tiên trước khi sprint kết thúc. Vào cuối sprint, biểu đồ cung cấp thông tin chi tiết để cải thiện các ước tính và kế hoạch khối lượng công việc trong tương lai.
Nó hoạt động tốt với phương pháp Agile và cũng hoạt động hoàn hảo cho việc quản lý khách hàng. Để quản lý các công việc hàng ngày và TO_DO một cách hiệu quả. Có thể tạo các không gian khác nhau để làm việc trên các tình huống khác nhau như vấn đề/cải tiến, phát triển, v.v. Bảng điều khiển của nó rất hấp dẫn và tiết kiệm thời gian, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và phân tích hiệu quả.
Nó hoạt động tốt với phương pháp Agile và cũng hoạt động hoàn hảo cho việc quản lý khách hàng. Để quản lý các công việc hàng ngày và TO_DO một cách hiệu quả. Có thể tạo các không gian khác nhau để làm việc trên các tình huống khác nhau như vấn đề/cải tiến, phát triển, v.v. Bảng điều khiển của nó rất hấp dẫn và tiết kiệm thời gian, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và phân tích hiệu quả.
Vượt qua thách thức trong các dự án Agile
Agile giúp các dự án trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn, nhưng vẫn có thể xuất hiện những trở ngại. Nhận ra những thách thức này sớm và giải quyết chúng ngay từ đầu sẽ giúp dự án diễn ra suôn sẻ.
Dưới đây là cách xử lý một số thách thức phổ biến nhất trong Agile.
🚧 Mở rộng phạm vi
Bạn đã bao giờ bắt đầu một dự án mà dự án đó cứ phát triển đến mức không thể quản lý được nữa chưa? Đó là hiện tượng mở rộng phạm vi dự án. Những thay đổi không được kiểm soát sẽ làm chệch hướng dòng thời gian và gây quá tải cho các nhóm.
Cách tốt nhất để ngăn chặn điều này là cài đặt các mục tiêu rõ ràng. Một danh sách công việc tồn đọng được cấu trúc tốt sẽ giúp lọc ra các yêu cầu không cần thiết, tập trung vào các công việc ưu tiên cao.
Các phiên lập kế hoạch sprint và tinh chỉnh công việc tồn đọng thường xuyên cho phép các nhóm điều chỉnh các ưu tiên mà không mất kiểm soát. Việc giữ cho các bên liên quan được thông báo thông qua các bản cập nhật có cấu trúc cũng ngăn chặn các bổ sung vào phút chót gây ra sự hỗn loạn.
📖 Đọc thêm: Mẹo quản lý dự án để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn
🚧 Thiếu kinh nghiệm về Agile
Agile nghe có vẻ đơn giản, nhưng việc áp dụng vào thực tế có thể khiến bạn cảm thấy quá sức, đặc biệt là đối với các nhóm đã quen với quy trình làm việc truyền thống.
Tuy nhiên, đừng vội vàng bắt tay vào làm. Cách tiếp cận từng bước, như được nêu ở trên, là hiệu quả nhất. Các phiên đào tạo, huấn luyện Agile và hội thảo thực hành giúp các nhóm xây dựng sự tự tin.
Bắt đầu với các thực tiễn cốt lõi như họp hàng ngày, nhìn lại và sắp xếp công việc tồn đọng sẽ giúp quá trình chuyển đổi trở nên dễ dàng hơn. Kết hợp các thành viên nhóm ít kinh nghiệm với các chuyên gia Agile cũng giúp tăng tốc độ học tập và khuyến khích sự hợp tác.
🚧 Duy trì chất lượng sản phẩm trong các lần lặp lại nhanh
Giao hàng nhanh không có nghĩa là hy sinh chất lượng. Cài đặt các câu chuyện người dùng và tiêu chí chấp nhận rõ ràng giúp các nhóm luôn thống nhất về kỳ vọng. Kiểm tra tự động và tích hợp liên tục đảm bảo các lỗi được phát hiện sớm thay vì tích tụ lại.
Việc xem xét mã và lập trình theo cặp giúp cải thiện sự hợp tác và giảm thiểu lỗi. Thay vì vội vàng để đáp ứng thời hạn, tập trung vào những bước tiến nhỏ hơn, chất lượng cao hơn sẽ giúp kiểm soát cả tốc độ và độ tin cậy.
🔑 Thông tin quan trọng:
Đa nhiệm khiến bạn trở nên ngu ngốc. Làm nhiều việc cùng một lúc khiến bạn làm chậm hơn và kém hơn trong cả hai công việc. Đừng làm như vậy. Nếu bạn nghĩ điều này không áp dụng với mình, bạn đã nhầm — nó hoàn toàn đúng.
Đa nhiệm khiến bạn trở nên ngu ngốc. Làm nhiều việc cùng một lúc khiến bạn làm chậm hơn và kém hơn trong cả hai công việc. Đừng làm như vậy. Nếu bạn nghĩ điều này không áp dụng với mình, bạn đã nhầm.
🚧 Kháng cự thay đổi
Thay đổi là điều khó khăn và không phải ai cũng thích nghi nhanh chóng.
Áp dụng Agile quá mạnh có thể phản tác dụng, vì vậy tốt hơn là bạn nên chứng minh giá trị của nó thông qua những thành công nhỏ. Trình bày các ví dụ thực tế về cách Agile cải thiện hiệu quả sẽ giúp xây dựng lòng tin.
Việc tham gia các thành viên nhóm hoài nghi vào quá trình ra quyết định giúp họ cảm thấy mình là một phần của quá trình thay vì bị ép buộc tham gia. Các cuộc hội thoại cởi mở và vòng phản hồi thường xuyên tạo ra một môi trường nơi Agile được coi là một sự cải tiến, không chỉ là một hệ thống khác để tuân theo.
🔍 Bạn có biết? Scaled Agile Framework (SAFe) được công nhận rộng rãi là phương pháp hàng đầu để mở rộng quy mô thực hành Agile trong các tổ chức lớn. Hiện tại, 26% doanh nghiệp chọn SAFe làm khung công tác ưa thích của họ. Tuy nhiên, 22% số người được hỏi cho biết họ không tuân theo khung công tác bắt buộc của doanh nghiệp, mà chọn các phương pháp linh hoạt hơn hoặc tùy chỉnh hơn.
Chuyển đổi các dự án cồng kềnh với ClickUp
Agile giúp dự án luôn tiến triển, nhưng việc duy trì tiến độ có thể là một thách thức. Ưu tiên thay đổi, trở ngại xuất hiện và thay đổi không phải lúc nào cũng được chào đón. Sự khác biệt giữa khó khăn và thành công đến từ tư duy và công cụ phù hợp.
Khi các nhóm hợp tác, thích ứng và liên tục cải tiến, Agile mang lại kết quả thực sự.
ClickUp giúp triển khai Agile dễ dàng hơn. Lập kế hoạch sprint, theo dõi tiến độ và sắp xếp mọi thứ một cách có tổ chức mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau. Quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ, các nhóm luôn thống nhất và các dự án tiến triển mà không gặp phải sự hỗn loạn thường thấy.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! ✅