Her eylemin her zaman eşit ve zıt bir tepki doğurduğunu düşünüyor musunuz?
Birçok uzman, sonuçların %80'inin aslında çabaların sadece %20'sinden kaynaklandığına inanır. Pareto ilkesi veya 80/20 kuralı olarak bilinen bu fikir, 1896 yılında İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından ortaya atılmıştır.
Pareto grafikleriyle görselleştirilen 80/20 kuralı, bir sorunun veya başarının anahtar faktörlerini belirlemek için güçlü bir araçtır. Bu, en önemli faktörlere odaklanmanıza yardımcı olarak daha hedefli ve verimli iyileştirmeler yapmanızı sağlar.
Microsoft Excel kullanarak grafik veya Pareto diyagramı oluşturabilirsiniz, ancak bu genellikle karmaşık adımlar içerir ve zaman alıcı olabilir.
Ancak Excel'de Pareto grafiği oluşturmayı öğrenmek için kafanızı yormaya gerek yok. Bu kılavuzda, süreci adım adım anlatacağız. Ayrıca, Pareto grafiğini kolayca oluşturmanıza yardımcı olacak bazı alternatif yöntemleri de inceleyeceğiz.
Başlayalım!
Excel'de Pareto grafiği oluşturma
Excel'de grafik oluşturma işlemi, kullandığınız Excel sürümüne ve Excel becerilerinize bağlıdır.
Microsoft Excel 2016, Excel 365 tarayıcı veya uygulamasıyla birkaç basit adımda Pareto grafiği oluşturabilirsiniz.
Ancak, Microsoft Excel'in eski sürümlerinde ihtiyacınız olan grafik araçları yoktur ve Pareto Grafiği oluşturmak için doğrudan bir seçenek yoktur. Excel Pareto grafiğini elde etmek için çizgi grafiği ve sütun grafiğini birleştirmeniz gerekir.
Her iki süreci de tek tek inceleyelim.
Excel 2016, Microsoft Office 365 ve sonraki sürümler için
Excel 2016 veya sonraki sürümlerde Pareto grafiği oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin:
Adım 1: Verilerinizi hazırlayın
- Pareto grafiği oluşturmak için tüm değerleri ve kategorileri azalan sırayla listeleyin. Aşağıdaki görüntüde gösterildiği gibi tüm verilerinizi bir Excel sayfasına ekleyerek başlayın
Bu örnekte, 2020 yılında yarı zamanlı veya tam zamanlı serbest çalışmaya geçen serbest çalışanların yanıtlarını kullandık. Anket, COVID-19 pandemisinden bu yana bu değişime katkıda bulunan en önemli faktörleri belirlemeyi amaçlamaktadır.
- Ardından, Veri sekmesine gidin ve Sıralama ve Filtreleme grubunda Azalan Sıralama (aşağı ok işaretli ZA) seçeneğine tıklayın
- Verilerinizi azalan sırayla sıraladıktan sonra, kümülatif sayıyı hesaplayın. Bunu yapmak için, C3 sekmesinde gösterilen formülü girin. Aşağıdaki hücreler için bunu tekrarlayarak her birinin kümülatif sayısını elde edin
- Son olarak, tüm değerler için kümülatif yüzdeleri ekleyin. Her hücre için kümülatif yüzdeyi elde etmek için D3 sekmesindeki formülü izleyin. Doğru formülleri elde etmek için doğru sütun grafik değerlerine ihtiyacınız vardır
Not: C9 hücresi, COVID-19 sonrası yarı zamanlı veya tam zamanlı serbest çalışmaya geçen serbest çalışanların toplam yanıt sayısını içerir. Bu nedenle, anketimizdeki en üst faktörden (COVID-19 nedeniyle iş kaybı) son faktöre kadar kümülatif %'yi saydık.
Adım 2: Pareto grafiğini ekleyin
- Verileriniz hazır olduğunda, tüm tabloyu seçin ve Ekle sekmesine gidin. Burada, İstatistik grubu altında Pareto Grafiği seçeneğini bulacaksınız
- Bu, Pareto grafiğini sayfanıza ekleyecektir. Ardından, Grafik seçeneğine gidin ve başlık, yatay eksen, dikey eksen veya daha fazlasını değiştirmek için Biçim seçeneğini seçin
Adım 3: Pareto grafiğini biçimlendirin
Excel'deki Pareto grafiğinin eksiksiz bilgi sağlaması için verilerinizle aşağıdakileri yapın:
- Eksen etiketlerini ayarlama: Kategorileri görüntülemek için yatay ekseni, değerleri veya yüzdeleri görüntülemek için dikey ekseni yeniden adlandırın
- Başlık ekleyin: Pareto grafiğinize açıklayıcı bir başlık verin
- Renkleri ve stilleri özelleştirin: Grafiği daha çekici hale getirmek için renkleri, yazı tiplerini ve diğer görsel öğeleri ayarlayın
Excel 2013 sürümü için
Excel 2013'te yerleşik bir Pareto grafiği türü olmasa da, Combo grafiği kullanarak bir tane oluşturabilirsiniz. Bu, yeni Excel sürümlerine kıyasla birkaç ek adım gerektirir, ancak işlem oldukça basittir.
Adım 1: Verilerinizi hazırlayın
Excel 2013 ve sonraki sürümlerde bahsedilen adımlara benzer şekilde, verilerinize kümülatif yüzdeler ve sütunlar eklemeniz gerekecektir. Kümülatif değerleri hesaplamadan önce verileri azalan sırayla sıralayın.
Adım 2: Birleşik grafik oluşturun
Verileriniz hazır olduğunda, tabloyu seçin ve aşağıdaki adımları izleyin:
- Verileri seçin: Tüm veri tablosunu seçin
- Grafik ekle: "Ekle" sekmesine gidin ve "Önerilen Grafikler"i seçin
- Birleşik grafik seçin: "Tüm Grafikler" sekmesine gidin ve "Birleşik" grafik türünü seçin
Birleşik grafik seçeneği altında, aşağıdaki ayarları seçin:
- Sayım Serisi (genellikle ilk sütun) için, 'Kümelenmiş Sütun' seçeneğini seçin
- Kümülatif % serisi (yeni eklenen sütun) için, "Çizgi"yi seçin ve "İkincil Eksenler" kutusuna bakın
Adım 3: Grafiği iyileştirin
Şimdiye kadar, Excel 2013'te Pareto Grafiği'ni oluşturmuş olacaksınız. Ancak, yeni Excel sürümlerinde gördüğünüz rafine görünümü elde etmek için bu ek adımları uygulamanızı öneririz.
- Maksimum yüzdeyi ayarlama: İkincil y ekseni (yüzdeler için olan eksen) üzerine sağ tıklayın ve "Eksen Biçimini Belirle" seçeneğini seçin. "Maksimum" değerini %100 olarak ayarlayın
- Çubuk genişliğini ayarlama: Çubuklara sağ tıklayın ve "Veri Serisini Biçimlendir" seçeneğini seçin. Çubuklar arasındaki boşluğu azaltmak için "Boşluk Genişliği" seçeneğini ayarlayın
- Açıklamaları gizle (isteğe bağlı): Açıklamalara ihtiyacınız yoksa, açıklamaların üzerine sağ tıklayın ve "Açıklamaları Gizle" seçeneğini seçin
İşte bu kadar! Excel 2013'te bir Pareto grafiği başarıyla oluşturdunuz.
Excel 2010 sürümü için
Microsoft Excel 2010'a sahip olanlar için Pareto Grafiği oluşturmak biraz zor olabilir. Bu sürümde, Excel raporlamasında Pareto grafiği seçeneği veya "Kombine Grafik Türü" özelliğini kullanarak iki grafiği birleştirme özelliği yoktur.
İşte nasıl yapacağınız:
Adım 1: Verilerinizi hazırlayın
Önceki bölümde verdiğimiz talimatları takip edebilirsiniz. İlk olarak, verilerinizi iki sütunlu bir tabloda düzenleyin: kategoriler ve karşılık gelen değerler. Ardından, bunları değere göre azalan sırada düzenleyin ve kümülatif ve yüzde değerleri ekleyin. Bunu, bir formül veya Excel 2010'daki "TOPLA" fonksiyonunu kullanarak manuel olarak yapabilirsiniz.
Adım 2: Temel bir grafik oluşturun
- Tüm veri tablonuzu seçin
- Şeritteki "Ekle" sekmesine gidin
- "Grafikler" grubu içindeki "Grafikler" düğmesine tıklayın
- "2-D Kümelenmiş Sütun" seçeneğini seçin
Bu, iki veri serisi içeren temel bir sütun grafik oluşturacaktır: biri değerleri (sayım) ve diğeri kümülatif yüzdeyi temsil eder.
Adım 3: Toplam yüzdeyi biçimlendirin
- Kümülatif yüzdeyi temsil eden çubuklara sağ tıklayın
- Bağlam menüsünden "Grafik Serisi Türünü Değiştir" seçeneğini seçin
- "Grafik Türünü Değiştir" penceresinde "Çizgi" grafik türünü seçin
Adım 4: İkincil dikey eksen ekleyin
Bu adıma geldiğinizde, düz bir çizgi içeren bir çubuk grafik göreceksiniz. Pareto Grafikte görmek istediğiniz eğriyi elde etmek için, sağ tarafa ikincil bir dikey eksen ekleyin. Bunu elde etmek için:
- Kümülatif yüzdeyi temsil eden yeni oluşturulan çizgiye sağ tıklayın
- "Veri Sırasını Biçimlendir" seçeneğini seçin
- 'Veri Sırasını Biçimlendir' bölmesinde, 'Seri Seçenekleri' altında, 'İkincil Eksen'in yanındaki kutuyu işaretleyin
Bu, grafiklerin sağ tarafına özellikle kümülatif yüzde değerleri için ikincil bir dikey eksen ekleyecektir.
Adım 5: Grafiğinizi iyileştirin
Bununla, Excel 2010'da bir Pareto grafiği başarıyla oluşturdunuz. En son Excel sürümlerinde gördüğünüz aynı görünümü ve hissi vermek için şu son rötuşları yapabilirsiniz:
- Maksimum değeri ayarlama: İkincil ekseni sağ tıklayın ve "Eksen Biçimini Belirle" seçeneğini seçin. "Eksen Seçenekleri" altında, "Maksimum" değerini %100 olarak ayarlayın. Bu, kümülatif yüzde çizgisinin %0-100 aralığında kalmasını sağlar
- Çubuk genişliğini ayarlama: Daha iyi görünürlük için çubukların genişliğini ayarlayabilirsiniz. Veri çubuklarına sağ tıklayın ve "Veri Serisini Biçimlendir..." seçeneğini seçin. Biçimlendirme seçeneklerinde "Çubuk Genişliği" ayarlarını değiştirebilirsiniz
- Açıklamaları gizle (isteğe bağlı): Açıklamalar gereksizse, açıklamaların üzerine sağ tıklayın ve "Açıklamaları Gizle" seçeneğini seçin
Excel'de Pareto Grafikleri Oluşturmanın Sınırlamaları
Microsoft Excel, popüler bir veri görselleştirme aracıdır ve hala çoğu kuruluşta yaygın olarak kullanılmaktadır. Ancak, basitliği ve kullanım kolaylığına rağmen, platformun özellikle daha derin analizler yaparken bazı sınırlamaları vardır.
Bazı sınırlamalar, özellikle Pareto grafikleri için veri analizinizin verimliliğini, doğruluğunu ve etkinliğini önemli ölçüde etkileyebilir. Bunlar arasında şunlar yer alır:
Manuel veri etiketleri ve güncellemeler
Excel'de çeşitli veri kanallarından büyük veri kümelerini senkronize etmek ve içe aktarmak zordur. Verileri manuel olarak girmek veya diğer araçlardan Excel'e rapor olarak dışa aktarmak gerekir. Bu işlem zaman alıcıdır ve insan hatası riskini artırır.
Karmaşık biçimlendirme seçenekleri
Excel'de görsel olarak çekici Pareto grafikleri oluşturmak genellikle karmaşık biçimlendirme tekniklerini içerir ve bu, Excel'in özelliklerine aşina olmayan kullanıcılar için zor olabilir.
Excel bazı özelleştirme seçenekleri sunsa da, bunların ustaca kullanılması günlük kullanıcılar için zor olabilir. Modern proje yönetimi grafik araçları, kullanıcıların Pareto grafiğinin görünümü ve biçimlendirilmesi üzerinde ayrıntılı kontroller sunan sürükle ve bırak seçeneklerini kullanarak bunu hızlı bir şekilde yapmalarını sağlar.
Entegrasyon zorlukları
Excel biçimleri ve raporları çoğu araçla kolayca entegre edilebilse de, diğer proje izleme araçlarındaki verileri Excel'e entegre etmek o kadar kolay değildir. Excel grafiklerini diğer proje yönetimi veya işbirliği araçlarıyla entegre etmek zahmetli olabilir, verimli iş akışını engelleyebilir ve genellikle veri siloları oluşturabilir.
Gerçek zamanlı işbirliği ve güncellemeler yoktur
Excel, diğer araçlarla gerçek zamanlı senkronizasyon veya entegrasyon sunmaz. Bu durum, grafiklerle gerçekçi veya doğru bilgiler elde etmeyi oldukça zor hale getirebilir. Pareto grafiği, güncelliğini korumak için her seferinde yeni bilgilerle güncellenmelidir ve aynı grafiğin birden fazla sürümünü yönetmek genellikle zor olabilir, bu da karışıklığa veya olası hatalara yol açabilir.
Ölçeklenebilirlik özelliklerinin olmaması
Excel veya herhangi bir elektronik tablo aracının en büyük zorluğu, veriler karmaşıklaştıkça ve büyüdükçe uygulamanın yavaşlamasıdır. Bu durum, yavaş yanıtlara, belirgin hız düşüşlerine veya elektronik tablonun düzgün çalışmamasına veya çökmesine neden olabilir.
Pareto grafiği oluşturma ve sürdürmeyle ilgili bu sınırlamalar, verimliliğinizi ve veri analizinizin kalitesini önemli ölçüde etkileyebilir.
Bu zorlukların üstesinden gelmek ve daha verimli, doğru ve anlamlı Pareto grafikleri oluşturmak için, veri görselleştirme ve işbirliği için özel olarak tasarlanmış alternatif seçenekler ve proje kontrol araçları kullanılabilir.
ClickUp ile Pareto Grafikleri Oluşturun
Microsoft Excel, temel bir Pareto grafiği oluşturmak için yeterli olabilir. Ancak, en son bilgiler ve girdilerle kendini güncelleyen etkileşimli bir Pareto grafiği için daha gelişmiş bir çözüme ihtiyacınız olacaktır.
Pareto ilkesini veri analizinize uygulamak için ClickUp gibi bir proje kontrol yazılımı kullanmayı deneyin. Bu araç size şunları sağlar:
Odak alanlarınızı anlayın
ClickUp'ın Tablo Görünümü, birden fazla araç ve çözümden gelen verilerinizi tek bir gösterge panelinde düzenlemenizi ve görselleştirmenizi sağlar. Manuel girdi yapmaya son verin; içe aktarma fonksiyonunu kullanın veya verilerinizi doğrudan tablo içine kopyalayıp yapıştırın.
En son güncellemelerden haberdar olmak için verilerinizi gerçek zamanlı olarak oluşturun. Excel formülleri veya karmaşık işlemler olmadan sürükle ve bırak sütunlarını kullanarak verilerinizi kolayca düzenleyin.
ClickUp'ın Yığılmış Çubuk Grafik Şablonunu kullanarak karmaşık veri kümelerini Pareto grafiğine benzer etkileşimli yığılmış çubuk grafiklere dönüştürerek görselleştirin. Bu size şu konularda yardımcı olur:
- Birden çok veri kümesi arasındaki ilişkiyi vurgulayın
- Verilerinizdeki kalıpları anlayın ve odak alanlarını belirleyin
- Farklı veri kümelerini görsel olarak ve kategorilere ayırarak kolay anlaşılır bir grafikte karşılaştırın
Takımlarınızla işbirliği yapın
ClickUp Beyaz Tahta özelliğini kullanarak, görevler, yol haritaları ve iş akışları gibi diğer proje öğelerinin yanı sıra Pareto grafiğinizi oluşturmak için işbirliğine dayalı bir çalışma alanı elde edin.
Takım üyeleri grafik üzerinde aynı anda çalışabilir, değişiklikleri tartışabilir ve verileri güncelleyebilir. Bu, şeffaflığı artırır ve herkesin aynı sayfada olmasını sağlar.
Birden fazla elektronik tablo şablonu ile gösterge panelinizde Pareto grafiğinizin önemli noktalarını basit bir şekilde görebileceğiniz bir grafik oluşturun. Kullanımı kolay bir seçenek olan ClickUp Çubuk Grafik Beyaz Tahta Şablonu, nicel verileri görsel olarak karşılaştırmanıza olanak tanır. Bu şablon şunlarda yardımcı olur:
- Sezgisel grafikler ve Pareto grafiği kullanarak verilerinizi gerçek zamanlı olarak görselleştirin
- Takımınızla gerçek zamanlı olarak etkileşim kurarak stratejiler geliştirin veya odak alanlarını belirleyin
- Özel durum, alanlar, görünümler ve daha fazlasıyla bilgilerinizi düzenleyin
Kompakt bir gösterge panelinde gerçek zamanlı bilgiler edinin
ClickUp'ın güçlü bir özelliği, birden fazla araçtan veri oluşturma ve bunları tek bir gösterge panelinde görselleştirme yeteneğidir. Bu, proje analizi için artık uygulamalar arasında geçiş yapmanıza veya birden fazla pencere açmanıza gerek olmadığı anlamına gelir.
ClickUp Gösterge Panelleri ile verilerinizi resim ve bağlantılar gibi diğer öğelerle bağlayın.
80/20 ilkesini kullanarak Pareto grafiğinizin önemli noktalarını tek bir pencerede görüntüleyebilir, kuruluşunuz için neyin işe yaradığını ve neyin yaramadığını anlayabilirsiniz.
ClickUp gibi Excel alternatiflerini deneyin:
- Zaman alan formüllere ve biçimlendirme zorluklarına veda edin
- Herkesin aynı çizgide olduğunu ve analize katkıda bulunduğunu garanti edin
- Pareto grafiğinizi proje yönetimi iş akışınızla entegre edin
ClickUp, Pareto Grafikleri oluşturmak için ideal bir araç haline getiren mükemmel analitik ve görselleştirme özellikleri sunarken, kullanımı bununla sınırlı değildir. Bu hepsi bir arada proje ve verimlilik yönetimi çözümü, aşağıdakiler dahil tüm organizasyonel ihtiyaçlarınız için kapsamlı bir çözümdür:
- Tüm belgeleriniz için merkezi bir hub görevi görür: ClickUp Belgeler ile artık görevlerinizi, projelerinizi, belgelerinizi ve analizlerinizi ayrı ayrı yönetmek zorunda değilsiniz. Hepsini birbirine bağlayın ve merkezi bir hub'da saklayın, böylece tüm takımınız belgeleri daha kolay bulabilir ve güncelleyebilir
- Proje ve görev yönetimi: Birçok takım için en büyük zorluk, eylem öğeleri üzerinde birlikte çalışmak ve diğer takım üyeleriyle işbirliği yapmaktır. ClickUp Görevleri'ni kullanarak notlarınızı eylem öğelerine dönüştürün veya görevleri doğrudan atayın. Böylece takımlarınız ne yapılması gerektiğini tam olarak bilir ve herkes işin akışını takip edebilir
- Hedefler belirleme ve KPI'ları izleme: ClickUp Hedefleri'ni kullanarak 80/20 ilkesini uygulayın ve her bir faaliyetin ve görevin hedeflerinize ulaşmanıza nasıl yardımcı olduğunu anlayın. Etki tabanlı göstergeler kullanarak, belirli bir projede ne kadar ilerleme kaydettiğinizi izleyin, hedeflerinize ulaşmanızı engelleyen gürültüleri veya istenmeyen görevleri ortadan kaldırın
- Tüm takımınız için sohbeti merkezileştirin: Takımınızın kullandığı iletişim kanalına bağlı olmadığınız için önemli güncellemeleri veya mesajları kaçırıyor musunuz? ClickUp Sohbet görünümü ile dağınık tüm konuşmalar tek bir merkezi yere getirilebilir.
ClickUp ile Pareto Prensibinin Gücünden Yararlanın
Pareto analizi sadece verimlilikle ilgili değildir; odaklanmış mükemmelliğe ulaşmakla ilgilidir. En önemli sonuçları veren hayati görevlere öncelik vererek zamanınızı optimize edebilir, stresi azaltabilir ve genel verimliliğinizi artırabilirsiniz.
ClickUp gibi süreç iyileştirme araçlarıyla bu yolculuk daha da sorunsuz hale gelir. Önceliklerin ayarlanmasından ilerlemenin izlenmesine ve gereksiz iş yükünün azaltılmasına kadar, ClickUp, Pareto İlkesini benimsemenizi ve olağanüstü sonuçlar elde etmenizi sağlar.
Odaklanmış bir başarı yolculuğuna çıkmaya hazır mısınız? ClickUp ile bugün başlayın!