Şirketiniz ve müşterilerinizin boyutu büyüdükçe, her takım ve farklı araçlar arasında sıkı işbirliğini nasıl sürdürüyorsunuz? DataAutomation, ClickUp ile verimliliği artırmak için hepsi bir arada iş çözümünü oluşturmadan önce 2020 yılında tam da bu zorlukla karşı karşıya kalmıştı!
DataAutomation'ın hikayesi
2016 yılında kurulan DataAutomation, şirketlerin çıktılarını optimize etmelerine, zamandan tasarruf etmelerine ve insan hatalarını ortadan kaldırmalarına yardımcı olmak için yazılımları entegre eden ve süreçleri otomatikleştiren bir SaaS platformudur.
Bugün, DataAutomation dünya çapında 186'dan fazla şirket tarafından kullanılıyor ve toplu otomasyon ve uygulama entegrasyon çözümleri sağlamada lider konumuna geldi. Misyonu, müşterilerin işlerini daha verimli bir şekilde büyütmeye odaklanabilmeleri için yazılımları özelleştirmek ve birbirine bağlamaktır.
Zorluk
DataAutomation'ın çözümleri, Uygulama, Satış ve Pazarlama takımları arasında dikkatli bir koordinasyon gerektirir.
Müşterilerinin ve büyüyen takımlarının ihtiyaçlarını desteklemek için DataAutomation, işlevler arası işbirliğini, iş süreçlerini ve organizasyonel görünürlüğü iyileştiren tek bir paylaşımlı çalışma platformuna ihtiyaç duyuyordu.
Çözüm
Geleneksel iş akışlarını net ve otomatik süreçlerle değiştirmek, iş verimliliğinin anahtarıdır. Müşterilerimiz, DataAutomation'daki tüm ekiplerimiz arasında dikkatli bir işbirliği gerektiren sofistike çözümlere güveniyor. ClickUp ile nihayet tek bir yerde, paylaşılan bir dizi araçla birlikte çalışabiliriz. Bu da iç süreçleri iyileştiriyor ve işimizi ileriye taşıyor. Bu çözüm, ekiplerimizi bir araya getirmekle kalmıyor, aynı zamanda daha verimli çalışmak için güçlendirme felsefemizi paylaşan güvenilir bir ortak da bulmamızı sağladı!
Geleneksel iş akışlarını net ve otomatik süreçlerle değiştirmek, iş verimliliğinin anahtarıdır. Müşterilerimiz, DataAutomation'daki tüm ekiplerimiz arasında dikkatli bir işbirliği gerektiren sofistike çözümlere güveniyor. ClickUp ile nihayet tek bir yerde, paylaşılan bir dizi araçla birlikte çalışabiliriz. Bu da iç süreçleri iyileştiriyor ve işimizi ileriye taşıyor. Bu çözüm, ekiplerimizi bir araya getirmekle kalmıyor, aynı zamanda daha verimli çalışmak için güçlendirme felsefemizi paylaşan güvenilir bir ortak da bulmamızı sağladı!
Her şeyi tek bir yere getirme
Renee, 2020 yılında DataAutomation'a katıldı ve hemen devasa bir görev üstlendi: Uygulama ekibinin araç ve süreçlerini verimsizlik açısından denetlemek ve daha sonra bunları iyileştirmek için bir sistem oluşturmak.
Renee'nin DataAutomation'da işin geleceği için vizyonu, Şemsiye Felsefesi olarak adlandırdığı, her takımın ve işin, rol veya teknoloji yığını ne olursa olsun herkesin birlikte koordinasyon sağlayabileceği tek bir yerde toplanmasıdır.
renee, "Bilgi siloları, özellikle kahvenizin hazır olmasını beklerken başka bir departmanın girişimleri hakkında rahatça bilgi edinemediğiniz uzaktan çalışma ortamlarında, işlevler arası çalışmanın önündeki en büyük engeldir" diyor.
"Bilgilerin görünürlüğünü ve erişilebilirliğini artırmak için araçlarınızı her açtığınızda, zamandan tasarruf ediyor ve fırsat maliyetlerini azaltıyorsunuz."
Araçları birleştirme
DataAutomation'ın araçları önceki yıllarda yeterliyken, bağlantısız iş akışları verimlilik kaybına ve her takım büyüdükçe daha fazla strese yol açtığı için daha fazla yük haline geldi.
O zamanlar, Data Automation'ın ekipleri, takım fonksiyonlarını desteklemek için birden fazla platforma güveniyordu:
- Proje yönetimi için Trello
- Süreç (SOP) belgelendirme için Tettra
- Streak satış CRM'i
- Bilgi tabanları için Google Dokümanlar
- Proje araştırmaları ve hata formları için Google Formlar
- Veritabanları için Google E-Tablolar
- …ve daha fazlası
Bir dönem süren araştırma ve proje platformu karşılaştırmalarının ardından, Renee, diğerleriyle işbirliği içinde, ClickUp'ın her kriteri karşılayan ve aynı zamanda mühendislerden satış elemanlarına kadar herkesin ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilen, kullanıcı dostu bir kullanıcı arayüzü sunan tek araç olduğuna karar verdi.
ClickUp ile DataAutomation'ın çekirdek takımlarının her biri artık farklı araçlarla birbirinden ayrılmıyor. Her bir iş yükü, iş akışı ve proje girişimi artık tek bir Çalışma Alanı altında yer alıyor.
Tüm ekipleri desteklemek için bir altyapı oluşturma
Verimli bir iş organizasyonu oluşturmanın ilk adımı altyapıdır. Takımlar birlikte çalışmak zorunda olsa da, işlerini organize etmek için ayrı alanlara da ihtiyaç duyarlar.
DataAutomation, Alanlar, Klasörler, Listeler ve görevleri kapsayan ClickUp'ın Hiyerarşisini kullanarak tüm şirketini organize ederek bunu başarır.
Proje yöneticileri ve takım liderleri, tüm işlerinin şirket çapındaki hedeflere nasıl katkıda bulunduğunu nihayet görebilirler.
Bu tek, paylaşımlı altyapı, DataAutomation için birçok önemli kazanca katkıda bulunuyor:
- Artık tüm organizasyon, Alanlar, Klasörler ve Listeler aracılığıyla net bir şekilde yapılandırılmıştır
- Proje yöneticileri artık şirket düzeyinde kuşbakışı görünüm, takım düzeyinde fonksiyonlar ve bireysel düzeyde belirli projeler ve görevlere sahip
- Takımlar artık bileşenler ve gösterge panelleri sayesinde sorunlu noktaları ve darboğazları, hatalar, güncellemeler ve idari işler için harcanan zamanı, çift işleri, iletişim gecikmelerini vb. görebilir
- Çalışanlar, iş öğelerinin artık kaybolmayacağını ve her gün iş öğelerini düzenlemek veya aramak için fazladan saatler harcamak zorunda kalmayacaklarını bilerek yeni bir huzur hissi yaşıyor
Görevleri ve birikmiş işleri düzenlemek için bir sistem oluşturmak
ClickUp'tan önce, DataAutomation'ın Pazarlama ve Uygulama takımları, tüm görevleri (biletleri), birikmiş işleri ve takımlar arasındaki fonksiyonlar arası işbirliğini barındırmak için Trello'ya güveniyordu .
Trello panoları bir noktada ideal olsa da, Renee ve DataAutomation'da birlikte çalıştığı Proje Yöneticisi Addison Clearwood, her takımın ihtiyaçlarının bu aracın kapasitesini çoktan aştığını fark etti
- Görevler, takip için net bir yol olmadığından inceleme süreçlerinde takılmaya veya kaybolmaya meyilliydi
- Farklı takımlar tarafından kullanılan birden fazla çakışan durum nedeniyle iş yükünün önceliklendirilmesi zordu
- Pazarlama ve Uygulama durumları CRM ile uyumlu değildi, bu da farklı araçlardaki durumları haritalamak için ek iş gerektiriyordu
- Alt görevlerin olmaması, daha büyük projeleri takım üyeleri arasında kolayca bölüp paylaşmanın bir yolu olmadığı anlamına geliyordu ve bu da verimsizliğe ve bilgi silolarına yol açıyordu.
ClickUp ile DataAutomation'ın takımları, nihayet her takımda büyük ve küçük projelerde sorunsuz işbirliği yapmayı sağlayan hepsi bir arada bir proje yönetimi sistemine kavuştu.
Kanban panoları iş akışlarını görselleştirmek için harika olsa da, iş görevlerinin ve müşteri biletlerinin birikimlerini düzenlemeyi kolaylaştıran başka görünümler de vardır.
"Önceden, birikmiş işlerimizi birden fazla sistemde düzenliyorduk. İlk olarak, genel düzeyde, çaba düzeyi ile etki puanlarını izleyen elektronik tablolarda düzenliyorduk, ardından bunları Trello'ya aktarıp daha ayrıntılı eylemlere bölüyorduk. ClickUp'ın özel alanları, birikmiş işleri tek bir konuma taşımamızı sağladı."
"Önceden, birikmiş işlerimizi birden fazla sistemde organize ediyorduk. İlk olarak, üst düzeyde, çaba düzeyi ile etki puanlarını izleyen elektronik tablolarda, ardından bunları Trello'ya taşıyarak daha ayrıntılı eylemlere ayırıyorduk. ClickUp'ın özel alanları, birikmiş işleri tek bir konuma taşımamızı sağladı."
DataAutomation'ın takımları artık ClickUp'ın Liste, Tablo ve Takvim görünümleriyle birikmiş işleri görselleştirebilir ve düzenleyebilir .
Her görünüm son derece özelleştirilebilir ve ilgili bilgileri ( Özel Alanlar gibi) tek bir ekranda görüntüleyebilir, böylece her türlü birikmiş işi bir bakışta daha kolay anlayabilir ve önceliklendirebilirsiniz.
Sahiplik ve şeffaflık yaratma
Birden Çok Atanan Kişi özelliği sayesinde, DataAutomation'daki her kişi hangi görevin sorumlusunun kim olduğunu hemen anlayabilir. Ayrıca, bu görev İzleyiciler kullanılarak istediğiniz sayıda kişiyle paylaşılabilir ve böylece herkes görevlerle ilgili bildirimler alabilir.
Ayrıntılı izinler ve görünüm, her takımın işi ayrı klasörlerde düzenlemesine olanak tanırken, herkese birden fazla yerde görünürlük sağlar ve böylece tüm takımların projelerinde şeffaflık yaratır.
Takım iletişiminin akıcı olmasını sağlama
Dahası, artık her proje, Yorumlar ve Atanan Yorumlar sayesinde net iletişim ve ilerleme güncellemeleri sunuyor .
Herkes, görevlerin ve iş konuşmalarının ilerlemesini sağlamak için Yorumlar ekleyerek (veya kaybolmamaları için atayarak) ilerlemelerini güncelleyebilir. Görevler ilerlediğinde, herkes her Alan düzeyinde aynı durumla senkronize kalır ve çok fazla durumdan kaynaklanan karışıklık olmadan herkes tutarlı bir genel bakış elde eder.
"Şemsiye felsefesi, her bireyin iş akışını kendisiyle ilgili mesafeden görmesini sağlar: yöneticiler tüm bölümlerde devam eden işleri görebilirken, geliştiriciler kendi alanlarıyla ilgili belirli görevlere inebilir ve müşteri desteği ekibi ise sadece hata raporlarına kadar inebilir," diye açıklıyor Renee.
"Bilgilerin doğru boyutlandırılması, kalıpları belirlemeyi ve darboğazları veya belirli takımların aşırı yüklenme durumlarını tespit etmeyi kolaylaştırıyor."
Şablonlar ve Otomasyonlarla iş akışlarını otomatikleştirme
DataAutomation, otomatikleştirilmiş süreçlerin gücünü ilk elden bilir; bu, müşterilerine sundukları bir çözümdür ve aynı zamanda kuruluşlarının kalbinde yer alır. Küçük ama son derece verimli bir takım olarak birçok farklı iş akışında çalışan şablonlu süreçler, manuel işi azaltmak ve zaman kazanmak için bir zorunluluktur.
Görünümler, listeler, görevler ve belgeler için iş şablonlarından yararlanma
DataAutomation artık görünümler, listeler, görevler ve belgeler için şablonlara sahiptir; Çalışma Alanının her katmanında tutarsızlıkları ve hataları azaltan büyük bir zaman tasarrufu sağlar.
"CRM görevleri gibi tekrarlayan görev türleri için şablonlar, ilgili verileri hızlı bir şekilde oluşturmak ve düzenlemek için çok değerli. Şablonlama işlemi, hangi bilgilerin gerçekten gerekli olduğunu ve hangilerinin karışıklığa neden olduğunu belirlemeye yardımcı olabilir," diyor Renee.
ClickUp'ın görev şablonları sayesinde Renee ve ekipleri, saniyeler içinde oluşturabilecekleri tekrarlayan veya benzer iş projeleri için şablonlara sahiptir. Atanan kişiler ve açıklamalardan alt görevlere ve bağımlılıklara kadar her şey şablon haline getirilebilir, böylece yeni bir proje kaydetmek için gereken iş yükü azalır.
Bir fikir veya müşteri ihtiyacı ortaya çıktığında, herkes saniyeler içinde izlenebilir bir görev oluşturabilir.
Artık her takım, kimin ne iş üzerinde çalıştığını, kimin inceleme sorumlusu olduğunu ve bir görev tamamlandı olarak işaretlenmeden önce nelerin yapılması gerektiğini anlayabilir.
Dahası, Renee'nin takımı artık Belgeler için şablonları da kullanabiliyor, bu da şirket içi bilgi tabanları ve SOP belgeleri oluşturmayı kolaylaştırıyor.
Otomasyonlarla önemli işlere odaklanmak için zaman kazanın
Adından da anlaşılacağı gibi, DataAutomation, ClickUp'ın Otomasyon özelliklerinden tam olarak yararlanarak her bir çalışan için mümkün olduğunca fazla zaman kazanıyor.
Artık, durum, atanan kişi veya son teslim tarihini değiştirmek, ClickUp'ta herhangi bir sayıda tetikleyiciye göre otomatik olarak gerçekleştirilebilir.
Gösterge panelleri ve zaman takibi ile takipte kalın
İş ilerlemesini ve takım performansını izlemek, DataAutomation'ın bir şirket olarak başarısı için çok önemlidir.
ClickUp'tan önce, işleri takip etmek zordu çünkü çok sayıda farklı proje aracında dağınık haldeydi. Artık her takımın işleri çoğunlukla ClickUp'ta yer aldığı için, neredeyse her şeyin ilerlemesini izlemek için gösterge panelleri oluşturulabilir.
Her takımın kendi Gösterge Paneli vardır ve burada biletlerin açık kalma süresini, durumdaki hataları, ş Akışı darboğazlarını ve daha fazlasını tek bir yerden inceleyebilirler.
Zaman kaynaklarını yönetmek, Renee ve her takım için bir başka önemli fonksiyon.
Zaman Takibi ile her çalışan (ve yüklenici), ClickUp'ın global zaman takibi özelliği sayesinde herhangi bir görevi tamamlamak için gereken süreyi otomatik olarak takip edebilir. Zaman Tahminleri, beklentileri belirlemeye ve zaman takibi yapılan benzer işler için net kriterler oluşturmaya yardımcı olmak üzere yeni işler için kriterler belirlemek için de kullanılır.
Gösterge panelleri ve zaman takibi günlük iş akışlarına entegre edildiğinden, DataAutomation artık her bir zaman diliminde işlerin ilerleyişini tam olarak görebiliyor ve takım kaynaklarını eskisinden daha iyi yönetebiliyor.
Sonuçlar ve sonraki adımlar
Pazarlama, Uygulama ve Satış takımlarında ClickUp'ı benimseyerek, DataAutomation farklı departmanlardaki birbirinden bağımsız araçlara güvenmekten, takımların tek bir yerde birlikte çalışabileceği tek bir platforma geçiş yaptı.
2020'nin sonlarında her takımda ClickUp'ı aşamalı olarak kullanmaya başladığından beri, DataAutomation'ın takımları şu avantajlardan yararlanıyor:
- Daha hızlı yanıt süreleri ve iyileştirilmiş takım iletişimi
- Çapraz fonksiyonlu projeler ve bunların şirket çapındaki hedeflerle ilişkisi hakkında daha fazla görünürlük
- İş akışlarındaki darboğazları hızlı bir şekilde belirleme ve optimize etme yeteneği
- Daha az stres ve ortak bir sakinlik hissi
DataAutomation için bundan sonra ne var?
Birkaç ay içinde Renee ve ekibi, DataAutomation'ı birbirinden bağımsız birçok platformdan tek bir paylaşımlı çalışma platformuna geçirme sürecine yardımcı oldu. Bu geçiş, ekip işbirliği, verimlilik ve iş hayatının kalitesinde şimdiden büyük kazanımlar sağladı.
"Artık tüm takımları, Satış dahil olmak üzere ClickUp Çalışma Alanına taşıdık. ClickUp içinde, farklı alanlardaki tüm işleri bir araya getiren bir CRM oluşturduk. Şu anda ilk aşamasında, ancak otomasyonlar ve iyileştirmeler ekliyoruz," diye açıklıyor Renee.
"ClickUp ile görünürlük ve yanıt sürelerinde iyileşmeler gördük. 'Durum süresi' izleyicilerinde net bir düşüş eğilimi var, bu da görevlerin daha az takılma eğiliminde olduğunun açık bir göstergesi."
Daha fazla bilgi edinmek ister misiniz?