Bir pazarlamacı olarak, çoklu görev yapabilmekle gurur duyardım. Strateji oluşturma, içerik oluşturma, operasyonlar ve analitik arasında gidip gelmek, verimliliğin en üst düzeyde göstergesi gibi geliyordu. Ama gerçekte, açık sekmeler ve yarı bitmiş projeler denizinde boğuluyordum.
Özellikle kabus gibi bir gün akılda kalıyor. Yaklaşan bir kampanya lansmanı için çok önemli bir blog yazısı yazıyordum. Ancak dikkatim dağınıktı. Gelen kutum bildirimlerle dolup taşıyordu, sosyal medya güncellemeleri ekranımda yanıp sönüyordu ve telefonum gelen mesajlarla titriyordu. Sürekli bağlam değiştirmek beni bunaltmış ve hataya açık hale getirmişti, yazım da bundan olumsuz etkilenmişti.
O kaos anında, çoklu görev yaklaşımımın beni verimli kılmadığını fark ettim; iş hafızamı yoruyor ve kaliteli iş yapma yeteneğimi engelliyordu. Sürekli bir şeyleri yetiştirmeye çalışıyordum, hem doğruluğu hem de yaratıcılığı feda ediyordum. Değişiklik zamanı gelmişti
İşte o zaman monotasking kavramıyla karşılaştım. Monotasking'i benimsemek, çoklu görevlerin sıklıkla sağladığı verimlilik yanılsaması yerine derin odaklanmaya öncelik vermek anlamına geliyordu.
Bu, bir seferde tek bir göreve tamamen kendimi adamak, onun karmaşıklığına dalmak ve dikkatimi dağıtan şeyleri dışlamak anlamına geliyordu.
Bu makalede, monotasking ile ilgili deneyimlerimi ve bunun, her ikisini de sürekli olarak talep eden bir dünyada zamanımı ve huzurumu geri kazanmama nasıl yardımcı olduğunu paylaşacağım.
Monotasking nedir?
Monotasking veya tek görev, dikkatinizi dağıtıcı unsurlara kapılmadan tüm dikkatinizi tek bir göreve adamaktır.
İşinize tamamen odaklandığınız için daha kaliteli işler ortaya çıkarır. Ayrıca, sürekli olarak iş değiştirmenin yarattığı zihinsel stresi azaltır ve kısa, yoğun odaklanma dönemlerinde daha fazla iş yapmanızı sağlar.
Monotasking'in tarihi
Bilgeler, sanatçılar, şairler ve eğitimciler eski zamanlarda monotasking'i uygulamış olabilir, ancak bu kavramla ilgili akademik tartışmalar ancak yirminci yüzyılın sonlarında başladı. Araştırmacılar çoklu görev yapmanın verimsizliklerini ve bilişsel maliyetlerini vurguladıklarında, monotasking güçlü bir karşı argüman olarak ortaya çıktı.
Bazı önemli örnekler şunlardır:
1. Mihaly Csikszentmihalyi, Flow: The Psychology of Optimal Experience (1990) adlı kitabında, *"insanların bir faaliyete o kadar dalmış oldukları ki başka hiçbir şeyin önemi kalmadığı bir durum" olan "akış"a ulaşmaktan bahsetmiştir. Akışa ulaşmak için, becerilerinize uygun gerçekçi hedefler belirlemenizi ve tek bir faaliyete tamamen konsantre olmanızı, yani bugün monotasking olarak adlandırdığımız şeyi yapmanızı önermiştir.
Bilinç kontrolü olan bir kişinin özelliği, dikkatini istediği gibi odaklayabilmesi, dikkatini dağıtan şeyleri görmezden gelebilmesi, bir hedefe ulaşmak için gereken süre kadar konsantre olabilmesi ve daha fazla konsantre olmamasıdır. Bunu yapabilen kişiler genellikle günlük hayatın normal akışından keyif alırlar.
Bilinç kontrolü olan bir kişinin özelliği, dikkatini istediği gibi odaklayabilmesi, dikkatini dağıtan şeyleri görmezden gelebilmesi, bir hedefe ulaşmak için gereken süre kadar konsantre olabilmesi ve daha fazla konsantre kalmamasıdır. Bunu yapabilen kişiler genellikle günlük hayatın normal akışından keyif alırlar.
2. 2001 yılında yayınlanan Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching (Görev Değişiminde Bili şsel Süreçlerin Yürütme Kontrolü) başlıklı makalede, psikologlar Rubinstein, Meyer ve Evans, beynimizin "yürütme kontrolü"nün iki aşamada işlediğini ortaya koydu: "hedef değiştirme" (bir şeyi yapmak yerine başka bir şeyi yapmaya karar verme) ve "kural etkinleştirme" (yaptığımız şeyin kurallarını değiştirme).
Bu aşamalar, farkına bile varmadan görevler arasında geçiş yapmamıza yardımcı olur, bu da oldukça kullanışlıdır. Sorun, görevler arasında geçiş yaparken verimli ve güvenli bir şekilde yapmamız gerekenlerle çakıştığında ortaya çıkar.
Görevler arasında geçiş yapmak için harcanan zaman çok az gibi görünebilir (her seferinde sadece bir saniyenin çok küçük bir kısmı), ancak sürekli bir sonraki göreve atladığımızda bu süre birikir ve verimliliği düşürür.
Çoklu görev, zaman kazandıran bir uygulama gibi görünebilir. Ancak, görevler arasında geçiş yaparken oluşan bu kısa zihinsel duraklamalar, verimli zamanımızın yüzde 40'ını tüketebilir.
Çoklu görev, zaman kazandıran bir uygulama gibi görünebilir. Ancak, görevler arasında geçiş yaparken oluşan bu kısa zihinsel duraklamalar, verimli zamanımızın yüzde 40'ına kadarını tüketebilir.
Psikoloji, sinirbilim ve verimlilik alanlarında çalışan bu araştırmacılar ve daha birçokları, tek görevliliğin anlaşılması, araştırılması ve savunulmasına katkıda bulunmuştur. Tek görevliliğin kökenlerini ve uygulamalarını daha derinlemesine anlamak istiyorsanız, size bir önerimiz var.
Önerilen Okuma: Deep Work (Derin Çalışma) Cal Newport
Cal Newport, 2016 yılında yayınlanan Deep Work başlıklı çığır açan çalışmasında, sosyal medya ve sürekli bağlantı gibi dikkat dağıtıcı unsurlarla dolu bir dünyada, görevlere derinlemesine konsantre olma yeteneğinin giderek daha nadir ve değerli hale geldiğini savunuyor.
Derin işi, dikkatinizin dağılmadığı bir konsantrasyon halinde gerçekleştirilen ve bilişsel yeteneklerinizi sınırlarına kadar zorlayan profesyonel bir faaliyet olarak tanımlar. Derin iş, daha yüksek kaliteli sonuçlar elde etmek için birden fazla göreve yoğun bir şekilde odaklanmayı gerektiren monotasking ile yakından ilgilidir.
Kitap, yüksek kaliteli iş ve hızlı öğrenmenin başarı için çok önemli olduğu günümüzün bilgiye dayalı ekonomisinde derinlemesine çalışmanın giderek daha önemli hale geldiğini vurgulamaktadır. Derinlemesine çalışmayı tutarlı bir şekilde gerçekleştirebilen çalışanlar başarılı olurken, bunu başaramayanlar geride kalacaktır.
Newport, derin çalışmanın dört kuralından bahsediyor:
- Kural #1: Derinlemesine çalışın. Dikkatinizi dağıtacak unsurları en aza indirerek, uzun bir dönem boyunca bir göreve yoğun bir şekilde odaklanın.
- Kural #2: Sıkılmayı kabul edin. Newport, beyninizi derinlemesine çalışmaya alıştırmak için sıkılmaya alışmanız ve sıkıldığınızda dikkatinizi dağıtan şeylerden uzak durmanız gerektiğini önerir.
- Kural #3: Sosyal medyayı bırakın. Newport, zaman kaybına neden olan ve dikkatin dağılmasına yol açan sosyal medya kullanımını en aza indirgemeyi veya tamamen bırakmayı savunuyor.
- Kural #4: Sığ işleri bitirin. Bu kural, bireyleri sığ işleri (bilişsel olarak zor olmayan, lojistik tarzda görevler) azaltarak derin işler için daha fazla boş zaman yaratmaya teşvik eder.
- Newport, derinlemesine çalışmanın tutarlı bir şekilde daha yüksek verimlilik, daha kaliteli iş ve daha hızlı beceri edinimine yol açtığını savunuyor.
Monotasking'in Temel Bileşenleri
Çoklu görevden tek görev yapmaya nasıl geçersiniz? İşte deneyimlerimden ve tek görev yapmanın temel unsurlarını iş oturumlarıma entegre ederek öğrendiklerim:
Görev önceliklendirme
Öncelik ve son tarihlere göre bir işlem sırası oluşturuyorum. Bu, tüm dikkatimi vermem gereken en acil görevleri hızlıca belirlememe yardımcı oluyor. Bunları yapılacaklar listemin en üstüne yazıyorum ve günün ilk işleri olarak hallediyorum, böylece çabalarımın istenen etkiyi yaratmasını sağlıyorum.
Zaman yönetimi
Her görev için belirli bir zaman çizelgesi ayırmayı ve bunu küçük zaman bloklarına bölmeyi tercih ediyorum. Bu yaklaşım, dikkatimin dağılmadan son teslim tarihlerini takip etmeme yardımcı oluyor.
Doğru ortam
Monotasking, gereksiz gürültü, dijital bildirimler ve kesintilerin olmadığı bir alan gerektirir. Benim için, kapısı kapalı ve mobil cihazlarım bir kenara bırakılmış, tenha ofis alanım veya çalışma odam en uygun iş yeri.
Neden?
Her eylemin arkasındaki "neden"i bilmek, önümdeki göreve odaklanmam için bana inanç veriyor. Örneğin, takımımın izleyeceği bir marka kılavuzu hazırlıyorsam, benim "nedenim" takımımın iş kalitesini ve verimliliğini artırmak.
Zihinsel hazırlık
Çoklu görevden tek görev yapmaya geçen biri olarak, zihinsel olarak kendimi hazırlamam gerekiyor. Bunu şöyle yapıyorum: Birkaç dakika sessizce oturup görevin önemini değerlendiriyorum, nasıl ilerlemek istediğime dair zihinsel bir harita oluşturuyorum ve işe başlıyorum.
Ara vermek
Dinlenmek ve enerji toplamak için düzenli aralar vermek önemlidir. Evdeyken teras bahçemde dolaşmayı, ofiste çalışırken ise temiz hava almak için ofis çevresinde kısa yürüyüşler yapmayı seviyorum.
Düşünme ve uyum sağlama
Her hafta görevlerimin ilerlemesini değerlendirerek verimliliğimi ölçüyor ve iyileştirme alanlarını belirliyorum. Birden fazla görevi aynı anda yerine getirmeye o kadar alışmışım ki, tek bir göreve odaklanmak genellikle zor oluyor, ancak bu kendi kendime yaptığım değerlendirme oturumları, işleri perspektifine oturtmamı sağlıyor.
Monotasking alışkanlığını kazanmama yardımcı olan ipuçlarını, stratejileri ve araçları ayrıntılı olarak anlatacağım. Ama önce, monotasking'in hayatımda yarattığı olumlu değişiklikleri paylaşmak istiyorum.
Monotasking'in faydaları
Çoklu görev, verimliliğin düşmanıdır. Bir araştırma, yüksek düzeyde çoklu görev (örneğin, aynı anda birden fazla uygulama ve sosyal medya platformu arasında geçiş yapmak) empati ve duygusal kontrolü düzenleyen beynin ön singulat korteks bölgesindeki gri madde yoğunluğunu azaltabileceğini ortaya koymuştur.
Monotasking becerilerinizi geliştirmek birçok fayda sağlar. Başlangıçta bazı zorluklar yaşayabilirsiniz, ancak hayatınızı zenginleştirecek sağlıklı bir alışkanlık kazanmak için bu küçük bir bedeldir.
- *dikkatinizi dağıtıcı unsurları uzak tutun: Stanford Üniversitesi'nde yapılan bir araştırma, daha az yoğun medya kullanarak çoklu görev yapan kişilerin dikkatlerinin daha az dağıldığını ortaya koydu. Bu kişiler, görevleriyle ilgisi olmayan dış uyaranların etkisine kolayca kapılmıyorlar
- Verimlilik artışı: Tüm dikkatimi bir göreve verdiğimde, daha hızlı ve verimli bir şekilde tamamlayabiliyorum. Enerjimi ve odaklanmamı tüketen farklı görevler arasında geçiş yapmak için zaman kaybetmiyorum
- Daha kaliteli iş: Bir göreve tüm dikkatimi vererek tamamen daldığımda, o görevin derinliklerini keşfetmek için daha fazla zamanım oluyor ve bu da düşünceli ve kaliteli sonuçlar ortaya çıkıyor. Monotasking, fikirleri ve çözümleri kesintisiz olarak keşfetmek için zihinsel alan sağladığı için yaratıcılığımı da besliyor
- Stres azalır: Aynı anda tek bir görev üzerinde çalışmak, aynı çabayı harcayarak birden fazla görevi dengelemeye çalışırken ortaya çıkan zihinsel karmaşayı ortadan kaldırmama yardımcı oluyor. Farklı yönlere çeken ve dikkatimi dağıtan talepler olmadan işimi kolayca tamamlayabiliyorum
- Gelişmiş bilişsel fonksiyonlar: Monotasking, bilişsel yükü en aza indirerek konsantrasyon ve bilişsel performansı destekler. Tek bir göreve sürekli odaklanmak, bilgiyi daha iyi hatırlamayı ve anlamayı sağlayarak bilgiyi daha iyi saklamayı ve işlemeyi geliştirir. Yıllarca monotasking uyguladıktan sonra, problem çözme becerilerimi geliştirdim ve karmaşık öğrenme ortamlarına kolayca uyum sağlayabiliyorum
Etkili Monotasking için ipuçları
Monotasking'in sizin için işe yaramasının anahtar unsuru zihniyetinizdir. Tek bir göreve odaklanmak için sıkı çalışmaya açık olun ve telefonunuzu kontrol etme veya başka bir göreve geçme isteğine direnmek için elinizden geleni yapın.
Monotasking'i programımın ayrılmaz ve verimli bir parçası haline getirmeme yardımcı olan bazı ipuçları, taktiksel yöntemler ve günlük alışkanlıklar. Bunları kendiniz deneyin, kendi yorumunuzu ekleyin ve iş günlerinizi daha etkili bir şekilde planlayın.
1. Küçük adımlarla başlayın
Monotasking'i uygulamaya başladığımda, ilk günlerde verimlilikte büyük bir düşüş yaşadım. Odaklanmak imkansız gibi geliyordu ve görevi uzun bir süre boyunca sürdürme düşüncesi bile beni endişelendiriyordu. Hatalımı fark etmem biraz zaman aldı: çok kısa süreler içinde devasa görevleri tamamlamaya çalışıyordum
Ben de bu ipucunu dinledim ve iş oturumlarımı, makul zaman çizelgeleriyle, her seferinde küçük ama zor bir görev etrafında düzenledim. Bu, hayatımı değiştirdi. Küçük adımlarla başlamak, göreve rahatça alışmamı, zamanla odaklanmamı ve daha uzun dönemler boyunca konsantrasyonumu korumamı sağladı.
Örneğin, şirketim için bir vaka çalışması hazırlamam gerekiyorsa, hemen dalmak yerine önce ayaklarımla suyu yoklarım. Bu, müşterilerle doğrudan konuşmak, müşterilerimizden ikincil veriler toplamak veya eski müşterilerimizin referanslarını incelemek olabilir.
Ne kadar süreceğini tahmin ettikten sonra, kendime uygun bir son tarih belirlerim. Fikir basit: Kendinizi aşırı yüklemeyin!
Öneriler bir bakışta:
- Başlangıçta küçük ama etkili görevler üzerinde çalışarak ivme kazanın
- Görevi tamamlamak için makul bir zaman çizelgesi belirleyin
- Monotasking'i bir alışkanlık haline getirmek için bunu her gün yapın
2. Özel bir çalışma alanınız olsun
Yıllar içinde çalışma alışkanlıklarım hakkında şunu fark ettim: her yerden çalışabilsem bile, işimi yapmak için küçük bir köşeye ihtiyacım var. Evde, favori çalışma aletlerim ve kırtasiye malzemelerimden en sevdiğim atıştırmalıklara ve HydroJug'uma kadar gerekli her şeyin elime ulaşabileceği bir çalışma alanı oluşturdum. Seyahat ederken çalışıyorsam, otel odamda geçici bir çalışma alanı oluşturuyorum.
Peki, yataktan çalışmanın keyfini çıkarabilecekken neden bunu yapıyorum? Çünkü masamda anında iş moduna giriyorum. Masamda otururken kendimi oturup tek bir işe odaklanmaya ikna etmem gerekmiyor, her şey doğal bir akış içinde ilerliyor. Ayrıca, dikkatimi dağıtan görsel dağınıklık olmaması için masamı olabildiğince düzenli ve minimal tutmaya çalışıyorum
Önemli ipuçları:
- Evden çalışıyorsanız ayrı bir çalışma alanınız olsun
- Gerekli eşyaları elinizin altında tutun, böylece masanızdan gereksiz yere kalkmak zorunda kalmazsınız
- Masanızı ve dijital cihazlarınızı dağınıklıktan uzak tutun
3. Öncelikli görev listesi oluşturun
Haftanın başında, görev yönetimi uygulamamda ayrıntılı bir görev listesi oluşturuyorum. Bu liste, hafta boyunca yapmak istediğim tüm küçük ve büyük eylem öğelerini içeriyor.
Şimdi, bu görevlerin bazıları yüksek önceliğe sahiptir. Tüm görevlerimi yüksek, orta veya düşük öncelikli olarak işaretliyorum. Kaliteyi korumak için günde sadece iki ila üç yüksek öncelikli görevi kabul ediyorum. Bu ayrım, aynı zamanda en önemli ve etkili görevlere önce odaklanmama yardımcı oluyor ve iş akışımızdaki ilerlemeyi engellemememi sağlıyor.
Son birkaç yıldır, kalem ve kağıt yerine ClickUp'ın dijital Not Defteri' ne geçtim. Bu uygulamayı ikinci beynim olarak kullanıyorum — görev listeleri oluşturmaktan ve bunları önceliklerine göre düzenlemekten, ani düşüncelerimi not almaya kadar her şeyi bu uygulamada yapıyorum.
Bir görevi bitirdiğimde, listeden işaretler ve bir sonrakine geçerim. Bu basit bir araç, ancak programımı düzenleme şeklimde büyük bir fark yaratıyor!
Öneriler bir bakışta:
- Günlük görevlerinizi not almak için bir not alma uygulaması kullanın ve günde iki ila üç öncelikli göreve odaklanın
- Öncelik sırasına göre düzenleyin, böylece hiçbir şey gözden kaçmasın
- Notlar uygulamasına zihninizdeki rahatsız edici düşünceleri dökün ve elinizdeki göreve odaklanın
4. Farklı görevler için zaman blokları oluşturun
Bana verimlilik meraklısı diyebilirsiniz, ama takvimimi zaman bloklama aracıyla farklı görevler için belirli zaman blokları ayırarak düzenlemeyi seviyorum.
Örneğin, yeni fikirler üretmek, araştırma yapmak ve yazmak gibi işin en zorlu kısımlarını günün ilk yarısında yapmaya çalışıyorum çünkü bu saatler benim verimliliğimin en yüksek olduğu saatler. Takımımla günlük toplantılar veya müşteri toplantıları için öğleden sonraları tercih ediyorum. Akşamları ise takımımın işlerini gözden geçirmek, kampanya sonuçlarını analiz etmek ve kazanç ve kayıpları belgelemek için ayırıyorum.
Pomodoro tekniğini izleyerek, her görev için 25 ila 30 dakikalık bloklar ayarladım ve ardından kısa bir ara verdim. Bu kısa oturumlar sırasında, yalnızca bir göreve yoğun bir şekilde odaklanıyorum ve aralar, tükenmişliği önlemede çok işe yarıyor.
ClickUp'ın PomoDone entegrasyonu favorilerimden biri oldu. Herhangi bir ClickUp Görevinden veya doğrudan PomoDone uzantısından zamanlayıcıyı başlatabiliyorum.
Ayrıca Cal Newport'un "derin iş" teorisinin büyük bir savunucusuyum. Takımlarımı, derin işe odaklanmak için programlarında iki ila dört saatlik bir blok ayırmaya teşvik ediyorum. Bize yardımcı olan bir başka uygulama da, cuma günlerini toplantısız tutmak, yani tüm günü dikkat dağıtıcı unsurlardan uzak tutarak monotasking alışkanlığını geliştirmek.
Öneriler bir bakışta:
- Günlük görevlerinizi not almak için bir not alma uygulaması kullanın ve günde iki ila üç öncelikli göreve odaklanın
- Öncelik sırasına göre düzenleyin, böylece hiçbir şey gözden kaçmasın
- Notlar uygulamasına zihninizi meşgul eden düşünceleri yazarak, elinizdeki göreve odaklanın
5. DND ve dijital detoks
Odaklandığım iş oturumları sırasında, cep telefonumu ve tabletlerimi rahatsız etmeyin moduna alıyorum. Masaüstü ve dizüstü bilgisayarımda ise tüm iletişim uygulamalarının bildirimlerini kapatıyorum. Pomodoro molalarımda bu uygulamalara geri dönerek takımımın neler yaptığını takip ediyorum.
Bana yardımcı olan bir başka strateji de, işle ilgili olmadıkça dijital etkileşimlerimi (özellikle sosyal medyayı) en aza indirmektir. Ayrıca, düşüncelerimi netleştirmek ve odaklanmak için ara sıra tam bir dijital detoks yapmayı da seviyorum. Evet, dikkatimi dağıtan şeyleri ortadan kaldırırken FOMO hissediyorum, ama düşüncelerimle baş başa oturmanın verdiği huzur paha biçilemez!
Öneriler bir bakışta:
- Günlük görevlerinizi not almak için bir not alma uygulaması kullanın ve günde iki ila üç öncelikli göreve odaklanın
- Öncelik sırasına göre düzenleyin, böylece hiçbir şey gözden kaçmasın
- Notlar uygulamasına zihninizdeki rahatsız edici düşünceleri dökün ve elinizdeki göreve odaklanın
Monotasking'in Popüler Kullanımı ve Örnekleri
Monotasking, sadece bir seferde tek bir görevi yerine getirmek değildir. Uygulamaları çok geniş bir alana yayılır.
Örneğin, tek bir görev sırasında şimdiki ana odaklanmayı teşvik ederek monotasking'in farkındalık ilkeleriyle uyumlu olduğunu biliyor muydunuz?
Bu yeni bir trend de değil. İş dünyası, spor ve hatta edebiyat dünyasının popüler isimleri, kariyerlerinin zirvesine ulaşmak için yıllardır konsantre çalışmayı uyguluyor.
Bill Gates "düşünme haftaları" yaparken, derin ve odaklanmış çalışmanın savunucusu J. K. Rowling, Harry Potter serisini bitirmek için bir otel odasına çekildi. Bu izolasyon, tek bir işe odaklanma ve yaratıcı sürece tamamen dalma yeteneğini kolaylaştırdı.
Oprah Winfrey de röportajlar sırasında odaklanmanın önemini vurgulamaktadır. Telefonunu sessize alır ve röportaj yaptığı kişiyle tam olarak ilgilenmek için göz teması kurar, böylece daha anlamlı bir konuşma için alan yaratır.
Sonuç olarak, tek bir göreve odaklandığınızda seçkin bir gruba girmiş olursunuz!
Monotasking'de karşılaşılan zorluklar
Alışkanlık haline gelmiş bir çoklu görevci olarak tek bir göreve uyum sağlamak her zaman kolay değildir.
Monotasking yaparken günlük hayatımızda karşılaşabileceğimiz bazı zorluklar ve işlerin yolunda gitmesi için bulduğum çözümler şunlardır:
Dışarıdan gelen dikkat dağıtıcı unsurlar
Beni yolumdan saptırmaya çalışan çok fazla dış uyarıcı var: yeni bir e-posta bildirimi açılmak için beni çağırıyor; bir takım arkadaşımdan gelen "hızlı arama" isteği içeren bir metin mesajı gözüme çarpıyor; ya da kedilerim ve köpeklerim neden onlarla oynamadığımı merak ederek bana bakıyor.
Sonuncusu için bir çözümüm yok. Sadece bir mola verip birkaç dakika oyun oynadıktan sonra işime geri dönüyorum. Kuralları ben koymuyorum, onlar koyuyor.
Ancak ilk iki tür için, bunları çözmek için bazı hızlı yöntemler geliştirdim.
Benim çözümüm: Dikkatimi dağıtan şeylerin bana yaklaşmaması için erişimi kestim.
Nasıl mı? Belirli bir dönem boyunca tüm cihazlarda bildirimleri sessize alarak, telefonumu uçak moduna alarak (ve çoğu zaman gözümün önünden uzak tutarak) ve kimsenin beni rahatsız etmeyeceği bir iş alanı bularak (evcil hayvanlarım elbette istisna).
Kendinizi bunalmış hissediyorsunuz
Bugün tamamlamam gereken uzun bir liste olduğunu bildiğimde, tek bir göreve odaklanmak çok zor geliyor. Yarın yayınlanması gereken blog yazısı üzerinde ne kadar çalışırsam çalışayım, beynim bana bekleyen görevleri hatırlatmaya devam ediyor:
Pazarlama takımıyla yaklaşan bir kampanyayı görüşmem, gelecek ayın içerik takvimini gözden geçirip son halini vermem ve ayrıca bu hafta market alışverişi de yapmam gerekiyor!
...ve bu istenmeyen iç pop-up'lar sayesinde, normalden daha çabuk yoruluyorum.
Bununla nasıl başa çıkıyorum: Rahatsız edici düşüncelerimi kağıda veya yapılacaklar listesi uygulamama yazarak kafamdan atmaya çalışıyorum. Not aldım, unutmayacağım—kendime güveniyorum.
Bu yöntem neredeyse anında işe yarar, ancak işe yaramadığında, görevlerimi acil, acil olmayan, önemli ve önemsiz olarak sıralamak için öncelik matrisine başvururum . Bu, hangi görevleri hemen yapmam, hangilerini daha sonra planlamam, takımımdan hangilerini devretmem veya listemden silmem gerektiğine karar vermeme yardımcı olur.
"Yeterince yapmıyorsun" hatası
Zaman alan bir göreve dalmışken ve listemden tamamlanması gereken birçok görev varken, aniden bir düşünce akımı beni sarar.
Yeterince çalışıyor muyum? Yapacak çok işim var ve çok az zamanım var! Tek bir görevle uğraşırsam her şeyi nasıl bitirebilirim?
Of. Şimdi stres oldum ve konsantrasyonum tamamen dağıldı.
Bununla nasıl başa çıkıyorum: Kendimi farklı bir zihniyete sokmaya çalışıyorum. Tek bir göreve takılıp kalmak yerine, bunu bir adımda ilerleme olarak yeniden çerçevelendiriyorum. İlk adımı atmadıkça merdivenleri tırmanamazsın diyorum kendime.
Genellikle bu moral konuşması yardımcı olur. Aksi takdirde, o ana kadar tamamladığım tüm mikro görevleri not alırım. Örneğin, görevim bir blog yazısı için içerik özeti oluşturmaksa, mikro görevler veya alt görevler konu fikirleri üretmek, anahtar kelimeler bulmak, referans için ilgili içerik parçaları araştırmak ve bir taslak oluşturmak olabilir. Bu, verimliliğim konusunda kendimi anında iyi hissettirir.
ClickUp'ta Monotasking'i nasıl uygulayabilirsiniz?
Monotasking'i hayatımın vazgeçilmez bir parçası haline getiren araçlardan biri ClickUp. Zamanı bloklayan ve odaklanmaya yardımcı olan birçok uygulama var, ancak hiçbiri ClickUp gibi benim ş Akışımla bağlantı kurmuyor.
Zaman yönetimi hedeflerime ulaşmama, görev yönetimi becerilerimi geliştirmeye, odaklanma zamanımı günlük programıma uydurmaya ve takımımla aynı platformda işbirliği yapmama yardımcı oluyor. Birden fazla uygulama arasında geçiş yapmaya gerek olmadığı için görevler arasında geçiş yapmak zorunda kalmıyorum.
ClickUp'ı tek görev odaklı çalışmayı uygulamak için nasıl kullandığımı aşağıda anlatıyorum:
Zaman ve dikkat yönetimi
- Başlangıç ve son teslim tarihlerini belirleyin, bir göreve ne kadar zaman harcadığınızı takip edin, bağlam için notlar ekleyin ve ClickUp'ın Zaman Yönetimi özelliği ile kendinizin (ve takımınızın) verimliliği hakkında içgörüler elde edin
- ClickUp Belgelerinde Odak Modu ile dikkatinizi dağıtan unsurları uzak tutun. Sayfa Odak Modu, kenar çubuğunu gizleyerek gözlerimin sadece üzerinde çalıştığım metne odaklanmasını sağlar; Blok Odak Modu ise belgemdeki diğer metinlerin ve içeriğin opaklığını azaltarak sadece yazdığım paragrafa dikkatimi vermemi sağlar
- Diğer görevleri bloke eden gecikmiş bir görevin son teslim tarihini değiştirin ve bağımlı görevlerin son teslim tarihlerini ClickUp'ın otomatik olarak ayarlamasına izin verin
Çalışma saatlerimi daha yapılandırılmış bir şekilde düzenlemek istediğimde, zaman bloklama şablonlarını kullanıyorum. Örneğin, ClickUp'ın Günlük Zaman Bloklama Şablonu, programımı en verimli saatlerime göre düzenlememe yardımcı oluyor ve her seferinde tek bir öncelikli göreve odaklanmamı sağlıyor.
Bu özelleştirilebilir şablon sayesinde şunları yapabiliyorum:
- Her görev için belirli bir zaman ayırın
- Öncelik Matrisi ile hangi görevlerin hemen yapılması gerektiğini, hangilerinin bekleyebileceğini veya hangilerini delege edebileceğinizi analiz edin
- Bir görevi tamamlamak için gereken zamanı doğru bir şekilde tahmin ederek tükenmişlik hissini önleyin
- Günlük görevlerimin tamamını bir bakışta görebiliyorum
- Günüme ara vermek ve düşünmek için zaman blokları ayarlayın
Bu çerçeve hem kişisel kullanım hem de takımımın günlük programlarını yönetmek için işe yarıyor. İşbirliği gerektiren çok sayıda görevim olduğu günlerde, bu şablon yinelenen görevleri takım üyelerine atamama, her göreve bir süre eklememe ve Fikir Üretme, Yazma veya Düzenleme gibi özel kategoriler belirlememe yardımcı oluyor
- Çalışma Alanımın herhangi bir yerinden ek dosyalar, tarihler ve yinelenen programlar içeren Hatırlatıcılar oluşturun. Ayrıca, önemli konuşmaları takip etmek için bir görev içindeki belirli yorumlar için ClickUp Hatırlatıcıları da ayarlıyorum
Görev yönetimi
- ClickUp Çalışma Alanımızı, özel durumlar ve alanlar ayarlayarak iş akışıma uyacak şekilde özelleştirdim (örneğin, yazma projelerimiz genellikle "Beyin Fırtınası", "Araştırma", "Yazma" ve "Son Taslak" gibi durumlara sahiptir)
- Görevleri vurgulamak için öncelikler ekleyin Acil, Yüksek, Normal veya Düşük öncelikli olup olmadıklarına göre
- İlgili görevleri birbirine bağlayarak aralarındaki ilişkiyi anlayın, ortak kaynakları bulun, ilerlemeyi izleyin ve darboğazları ortadan kaldırın, örneğin bir blog yazma görevini SEO optimizasyonuna bağlayın
- ClickUp Hedefleri ile günlük, haftalık veya aylık hedeflerimi daha küçük Hedefler olarak bölün. Otomatik ilerleme izleme ile net zaman çizelgeleri belirleyebilir, bir veya birden fazla takım üyesine görevler atayabilir ve görevlerimi takip edebilirim
Not alma
- ClickUp Not Defteri ile notlar alın, günlük görev listeleri oluşturun ve aklınıza gelen rastgele düşünceleri veya fikirleri yazın . Öğeleri sürükleyip bırakabilir veya birbiri altına yerleştirerek görsel bir hiyerarşi oluşturabilirsiniz (örneğin, "Blog yazısı yaz" öğesinin altına "KOBİ görüşmesi yap" öğesini yerleştirerek) ve bu notları sadece birkaç tıklama ile eylem öğelerine/görevlere dönüştürebilirsiniz
...ve bu sadece buzdağının görünen kısmı. Odaklanarak çalışmayı teşvik etmek için tasarlanmış bir araç olan ClickUp'ın özelliklerinin çoğu monotasking'i destekler. Bu alışkanlığı kazandıktan sonra, uygulamayı derinlemesine keşfedebilir ve dikkatinizi dağıtan unsurları en aza indirgemek, zaman kazanmak ve iş kalitenizi artırmak için daha fazla özellik keşfedebilirsiniz.
Monotasking: Verimlilik ve Mükemmelliğe Giden Yolum
Monotasking, zamanımı ve verimliliğimi yönetmemi sağladı. Bu yüzden, ayak uydurmakta zorlanan takım üyelerime sık sık tavsiye ediyorum.
Aynı anda tek bir şeye odaklanarak, yeni bir netlik ve verimlilikle görevleri kolayca yerine getirdiğimi fark ettim. Bu sadece kutuları daha hızlı işaretlemekle ilgili değil, işleri daha iyi yapmakla ilgili.
Monotasking, yaratıcılığımı ve problem çözme becerilerimi ortaya çıkaran gizli bir yönteme sahip, bu yüzden neden ilk başta çoklu görevlerle uğraştığımı merak ediyorum. Dikkatimi dağıtan şeylerin düğmesine basıp o anda, akışımda bulunmaktan keyif alıyorum
Teknoloji genellikle dikkat dağıtıcı olduğu için kötü bir şöhrete sahiptir, ancak ClickUp gibi yazılımlarla lazer keskinliğinde konsantrasyonumu koruyabilir ve teslim tarihlerime her zaman zamanında ulaşabilirim. ClickUp'ı kendiniz deneyin ve verimliliğinizin nasıl arttığını görün!