วิธีสร้างฐานความรู้ใน OneNote

คนส่วนใหญ่ใช้ OneNote เหมือนสมุดบันทึกดิจิทัล เขียนอะไรลงไป ลืมว่าเก็บไว้ที่ไหน แล้วก็หาไม่เจออีกเลย นั่นไม่ใช่ฐานความรู้ แต่เป็นสุสานสำหรับไอเดียดีๆ ต่างหาก

ฐานความรู้ที่แท้จริงทำงานแตกต่างออกไป มันเชื่อมโยงสิ่งที่คุณเรียนรู้ เผยให้เห็นสิ่งที่คุณต้องการ และเติบโตเป็นประโยชน์มากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป OneNote มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อสร้างฐานความรู้ หากคุณรู้วิธีตั้งค่าให้ถูกต้อง

คู่มือนี้ให้ระบบที่ชัดเจนและเป็นขั้นตอน พร้อมอธิบายวิธีการสร้างฐานความรู้ใน OneNote เราจะครอบคลุมถึงClickUpซึ่งเป็นทางเลือกที่ทรงพลังสำหรับผู้ที่ต้องการยกระดับการจัดการความรู้ของตนไปอีกขั้น

ฐานความรู้ OneNote คืออะไร?

ฐานความรู้ OneNote คือระบบที่มีโครงสร้างและสามารถค้นหาได้ ซึ่งสร้างขึ้นภายใน OneNote ที่คุณสามารถจัดเก็บ จัดระเบียบ และเชื่อมโยงทุกสิ่งที่มีคุณค่าไว้ได้

คิดซะว่าเป็นวิกิพีเดียส่วนตัวของคุณ ที่สร้างขึ้นจาก ผลงาน ของคุณ ความคิด ของคุณ และ ชีวิต ของคุณ ต่างจากการบันทึกแบบสุ่มทั่วไป ฐานความรู้ใน OneNote มีเจตนาอยู่เบื้องหลัง บันทึกของคุณเชื่อมโยงกัน มีโครงสร้างที่สม่ำเสมอ และจัดระเบียบเพื่อให้คุณสามารถค้นหาสิ่งต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย มันคือความแตกต่างระหว่างห้องสมุดกับกองหนังสือ

ฐานความรู้ OneNote สามารถเก็บอะไรก็ได้:บันทึกการประชุม, งานวิจัย, SOP, เอกสารอ้างอิงโครงการ, บันทึกการเรียนรู้, ไอเดีย, และอื่น ๆ

ก่อนที่จะลงลึกในรายละเอียดของ OneNote โปรดชมภาพรวมนี้เพื่อทำความเข้าใจหลักการพื้นฐานและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างฐานความรู้ภายในองค์กรที่ทีมของคุณจะใช้

ประโยชน์ของการใช้ OneNote เป็นฐานความรู้

OneNote มอบวิธีการเริ่มต้นจัดการความรู้ที่ง่ายและไม่ยุ่งยาก นี่คือข้อดีหลัก:

วิธีสร้างฐานความรู้ใน OneNote

การสร้างวิกิ OneNote ที่ใช้งานได้อย่างสมบูรณ์นั้นทำได้ง่ายและใช้เวลาในการตั้งค่าเริ่มต้นไม่ถึงหนึ่งชั่วโมง ขั้นตอนต่อไปนี้จะใช้ได้กับ OneNote สำหรับ Windows, Mac และเว็บ แม้ว่าอินเทอร์เฟซอาจมีความแตกต่างเล็กน้อย

เราจะเก็บคำแนะนำเหล่านี้ให้ตรงไปตรงมาและชัดเจน 🛠️

ขั้นตอนที่ 1: สร้างสมุดบันทึกใหม่

ก่อนอื่น ให้เปิด OneNote และเลือก ใหม่ ตั้งชื่อสมุดบันทึกของคุณให้ชัดเจนและอธิบายได้ชัดเจนที่ทุกคนจะเข้าใจ เช่น 'ฐานความรู้บริษัท' หรือ 'วิกิของ [แผนก]'

ต่อไป คุณจะเลือกที่เก็บไฟล์นี้ การเลือกนี้มีความสำคัญสำหรับการแชร์:

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าส่วนสำหรับหมวดหมู่

ตอนนี้ ให้สร้างส่วนต่าง ๆ เพื่อทำหน้าที่เป็นหมวดหมู่หลักสำหรับฐานความรู้ของคุณ คิดถึงส่วนเหล่านี้เหมือนกับบทหลักของวิกิของคุณ

หากคุณมีหัวข้อจำนวนมาก คุณสามารถจัดกลุ่มส่วนที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกันเป็นกลุ่มส่วนได้ ตัวอย่างเช่น กลุ่ม 'แผนก' อาจประกอบด้วยส่วนต่างๆ สำหรับฝ่ายการตลาด ฝ่ายขาย และฝ่ายวิศวกรรม

เริ่มต้นด้วยส่วนหลักห้าถึงแปดส่วนเพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้ผู้ใช้รู้สึกท่วมท้น คุณสามารถเพิ่มได้เสมอในภายหลัง ใช้ชื่อที่ชัดเจนและเน้นการกระทำ ตัวอย่างเช่น 'กระบวนการเริ่มต้น' ดีกว่าชื่อทั่วไปอย่าง 'พนักงานใหม่'

นี่คือโครงสร้างง่าย ๆ ที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้:

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มและจัดระเบียบหน้า

ในแต่ละส่วน ให้สร้างหน้าสำหรับบทความแต่ละชิ้น คู่มือ หรือหัวข้อต่างๆ

เพื่อสร้างโครงสร้างที่มีเหตุผล คุณสามารถเปลี่ยนหน้าให้เป็นหน้าย่อยได้ เพียงคลิกขวาที่หน้าในบานหน้าต่างนำทางแล้วเลือก สร้างหน้าย่อย หน้านั้นจะถูกย่อให้ชิดและเชื่อมต่อทางสายตาไปยังหน้าหลักที่อยู่ด้านบน

การใช้รูปแบบการตั้งชื่อที่สอดคล้องกันเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาฐานความรู้ของคุณให้สามารถนำทางได้ นอกจากนี้ยังเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการสร้าง หน้าสารบัญ ไว้ที่ด้านบนของแต่ละส่วน ซึ่งสามารถมีลิงก์ไปยังบทความที่สำคัญที่สุดในหมวดหมู่นั้น ทำหน้าที่เป็นคู่มือเริ่มต้นอย่างรวดเร็วสำหรับหัวข้อนั้นๆ

ขั้นตอนที่ 4: สร้างและจัดรูปแบบเนื้อหาของคุณ

เมื่อเขียนเนื้อหาของคุณ ให้ความสำคัญกับความชัดเจนและความสามารถในการอ่านแบบผ่านตา ไม่มีใครอยากอ่านข้อความยาวเป็นผนัง ใช้เครื่องมือจัดรูปแบบที่มีอยู่ใน OneNote เพื่อทำให้ข้อมูลของคุณอ่านง่ายและเข้าใจได้

คุณยังสามารถสร้างแม่แบบหน้าจากหน้าที่มีอยู่แล้วได้ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับเอกสารประเภทที่เกิดซ้ำ เช่น บันทึกการประชุมหรือสรุปโครงการ มันช่วยให้มั่นใจว่าทุกการบันทึกมีรูปแบบที่สอดคล้องกัน

ขั้นตอนที่ 5: เชื่อมโยงหน้าและส่วนต่างๆ เข้าด้วยกัน

การเชื่อมโยงภายในคือสิ่งที่เปลี่ยนสมุดบันทึกธรรมดาให้กลายเป็นวิกิ OneNote ที่เชื่อมโยงกันจริง มันช่วยให้ผู้ใช้ค้นพบข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้โดยไม่ต้องค้นหา

ในการสร้างลิงก์ ให้คลิกขวาที่ชื่อของหน้าหรือส่วนใดก็ได้แล้วเลือก คัดลบลิงก์ไปยังหน้า/ส่วน จากนั้นไฮไลต์ข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยนเป็นลิงก์แล้ววาง สำหรับการทำงานที่รวดเร็วขึ้น ให้พิมพ์วงเล็บเหลี่ยมสองอัน [[ ตามด้วยชื่อของหน้าที่ต้องการเชื่อมโยง แล้ว OneNote จะแนะนำหน้าที่สามารถเชื่อมโยงได้

สร้างหน้าดัชนีหลักไว้ที่จุดเริ่มต้นของสมุดบันทึกของคุณ พร้อมลิงก์ไปยังแต่ละส่วนหลัก นี่จะช่วยให้คุณมีจุดเริ่มต้นกลางในการนำทางฐานความรู้ทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 6: แบ่งปันและทำงานร่วมกับทีมของคุณ

วิธีที่คุณแบ่งปันและทำงานร่วมกับทีมของคุณขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่คุณบันทึกฐานความรู้ของคุณไว้ หากสมุดบันทึกของคุณถูกเก็บไว้ใน SharePoint คุณสามารถจัดการการเข้าถึงได้ผ่านเว็บไซต์ SharePoint ของคุณหรือช่องทาง Microsoft Teams ที่เกี่ยวข้อง

หากอยู่ใน OneDrive ให้คลิกปุ่ม แชร์ ใน OneNote และเชิญสมาชิกทีมทางอีเมล คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงเป็น แก้ไขได้ สำหรับผู้ร่วมแก้ไข หรือ ดูได้ สำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว

โปรดจำข้อจำกัดการแชร์ที่ใหญ่ที่สุดของ OneNote: การอนุญาตจะถูกตั้งค่าไว้ที่ระดับสมุดบันทึก คุณไม่สามารถจำกัดการเข้าถึงเฉพาะหน้าหรือส่วนใดส่วนหนึ่งได้ ดังนั้นควรวางแผนโครงสร้างสมุดบันทึกของคุณให้เหมาะสม

เคล็ดลับการจัดระเบียบฐานความรู้ OneNote ของคุณ

คุณได้สร้างฐานความรู้ใน OneNote ของคุณแล้ว แต่การทำงานยังไม่จบ หากไม่มีการบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง แม้แต่ wiki ที่จัดระเบียบได้ดีที่สุดก็สามารถกลายเป็นกองขยะดิจิทัลได้ ซึ่งนำไปสู่การที่สมาชิกในทีมกลับไปใช้พฤติกรรมเดิมๆ เช่น การถามข้อมูลจากเพื่อนร่วมงานที่พวกเขาหาไม่เจอ ซึ่งขัดกับจุดประสงค์ทั้งหมดของการมีที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง

เพื่อป้องกันสิ่งนี้ คุณจำเป็นต้องสร้างกรอบการบริหารโครงการที่มั่นคงตั้งแต่เริ่มต้น นิสัยเหล่านี้จะช่วยให้ฐานความรู้ของคุณเป็นแหล่งข้อมูลที่มีชีวิตชีวาและเชื่อถือได้

ข้อจำกัดของ OneNote ในฐานะฐานความรู้

ฐานความรู้ OneNote ของคุณเริ่มต้นได้ดีมาก แต่ตอนนี้ทีมของคุณกำลังเติบโต สมุดบันทึกเริ่มทำงานช้า พนักงานใหม่หาข้อมูลไม่เจอ และคุณกังวลว่าข้อมูลสำคัญอาจเข้าถึงได้ง่ายเกินไป เครื่องมือที่เคยเป็นทางออกกำลังกลายเป็นส่วนหนึ่งของปัญหา

นี่คือการเดินทางที่พบได้ทั่วไป ในขณะที่ OneNote มีความน่าเชื่อถือเมื่อคุณเริ่มต้นใช้งาน ข้อจำกัดของมันจะชัดเจนมากขึ้นเมื่อทีมและฐานความรู้ของคุณขยายตัว

ClickUp เป็นทางเลือกฐานความรู้แทน OneNote

ทีมต่างๆมักใช้เครื่องมือจดบันทึกเพื่อเก็บความคิด งานวิจัย และเอกสารภายในองค์กร เมื่อเวลาผ่านไป บันทึกเหล่านั้นก็แยกออกจากงานจริงที่พวกเขาสนับสนุน ผู้คนค้นหาหลายแอป คัดลิงก์ลงในแชท และสูญเสียบริบทระหว่างการทำงานประจำวัน

ClickUp แก้ไขปัญหานั้นผ่านพื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์ที่เอกสารอยู่ร่วมกับโครงการ งาน และการสนทนา ความรู้จะเชื่อมโยงกับการดำเนินการ ซึ่งช่วยลดการกระจายตัวของ SaaSและขจัดความจำเป็นในการสลับบริบทอย่างต่อเนื่อง

สร้างความรู้ที่มีโครงสร้างโดยใช้ ClickUp Docs

ClickUp Docsทำหน้าที่เป็นรากฐานสำหรับการจัดการความรู้ภายในพื้นที่ทำงาน ทีมงานสามารถจัดระเบียบเอกสารต่าง ๆ ควบคู่ไปกับงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ข้อมูลมีความทันสมัยและค้นหาได้ง่ายอยู่เสมอ

สมมติว่าทีมผลิตภัณฑ์ดูแลฐานความรู้สำหรับการปฐมนิเทศวิศวกรใหม่ พวกเขาสร้างเอกสารชื่อ 'คู่มือการปฐมนิเทศสำหรับนักพัฒนา' ซึ่งประกอบด้วยคำแนะนำการตั้งค่า มาตรฐานการเขียนโค้ด และลิงก์ไปยังเครื่องมือภายใน เอกสารเดียวกันนี้เชื่อมต่อโดยตรงกับงานปฐมนิเทศใน ClickUp ดังนั้นพนักงานใหม่ทุกคนจะเห็นเอกสารนี้ขณะทำขั้นตอนที่จำเป็น

เครื่องมือแก้ไขข้อความแบบสมบูรณ์ภายใน Docs ช่วยให้การจัดโครงสร้างเอกสารเป็นระเบียบและง่ายต่อการสแกน ทีมสามารถจัดรูปแบบข้อมูลได้อย่างชัดเจนผ่าน:

ตัวอย่างเช่น คู่มือสำหรับนักพัฒนาอาจมีตารางที่แสดงสภาพแวดล้อมสำหรับการทดสอบและสภาพแวดล้อมการผลิต ในขณะที่บล็อกโค้ดจะเก็บตัวอย่างคำขอ API ที่วิศวกรคัดลอกระหว่างการตั้งค่า

จัดระเบียบข้อมูลอย่างมีเหตุผลโดยใช้หน้าย่อย

เมื่อเอกสารเพิ่มขึ้น โครงสร้างก็กลายเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ClickUp Docs รองรับการสร้างหน้าย่อยแบบซ้อนกัน ซึ่งช่วยสร้างลำดับชั้นของความรู้ที่ชัดเจน

ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดสร้างเอกสาร 'ฐานความรู้แบรนด์' กลางขึ้นมา หน้าย่อยจะแบ่งเนื้อหาออกเป็นส่วนต่างๆ เช่นแนวทางเสียงของแบรนด์, แม่แบบสำหรับสื่อสังคมออนไลน์, กรอบการวางแผนแคมเปญ, และรายการตรวจสอบการตรวจสอบเนื้อหา

แต่ละหน้าย่อยจะเน้นที่หัวข้อเดียว ซึ่งช่วยให้การนำทางง่ายขึ้นแม้เมื่อเอกสารขยายตัว

พูดคุยความรู้โดยตรงผ่านความคิดเห็นและการกล่าวถึง

เอกสารมักต้องการการชี้แจงหรือการปรับปรุง. ClickUp Docs รองรับความคิดเห็นและการกล่าวถึงที่ทำให้การสนทนาเหล่านั้นเชื่อมโยงกับเนื้อหา.

สมมติว่าผู้จัดการผลิตภัณฑ์กำลังตรวจสอบเอกสารแผนงานและสังเกตเห็นรายละเอียดฟีเจอร์ที่ล้าสมัย

พวกเขาเน้นย้ำส่วนที่ต้องการ, ติดแท็กหัวหน้าวิศวกร, และขออัปเดตไทม์ไลน์ วิศวกรตอบกลับในความคิดเห็นเดียวกันและแก้ไขเอกสารทันที ทีมต่างๆ สามารถแก้ไขปัญหาได้โดยไม่ต้องเปิดเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานแยกต่างหาก

ฟังจากผู้ใช้จริงของแอป:

ฉันใช้ ClickUp ทุกที่ มันเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทำงานประจำวัน แผนโครงการ และฐานความรู้ของฉัน ฉันชอบที่ทุกอย่างอยู่ในที่เดียว ฉันได้ใช้เครื่องมือมากมายตลอดหลายปีที่ผ่านมาเพื่อช่วยติดตามงาน และ ClickUp แก้ไขปัญหาทั้งหมดให้ฉัน ฉันชอบความยืดหยุ่นที่ ClickUp มอบให้ – ฉันได้สร้างรายการมากมายตั้งแต่การจัดการงาน, การปรับปรุง, การจัดการโครงการ, โครงการซอฟต์แวร์, การลงทุนในอสังหาริมทรัพย์, การบันทึกการประชุม และติดตามข้อมูลต่างๆ ฉันรู้สึกว่ามันเป็นสิ่งที่ต้องมีสำหรับธุรกิจทุกประเภท ตั้งแต่ธุรกิจคนเดียวไปจนถึงบริษัทใหญ่ๆ [sic]

ดึงความรู้ได้ทันทีด้วย ClickUp Brain

เมื่อเอกสารขยายตัว การค้นหาจึงกลายเป็นสิ่งจำเป็นClickUp Brainช่วยให้ทีมค้นหาคำตอบจากเอกสาร งาน และบทสนทนาต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

สมมติว่าผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้าต้องการนโยบายการยกระดับปัญหาปัจจุบันสำหรับบัญชีองค์กร แทนที่จะสแกนเอกสารหลายฉบับ พวกเขาสามารถถามคำถามกับ ClickUp Brain ได้โดยตรง

📌 ลองใช้ข้อความนี้: สรุปกระบวนการยกระดับปัญหาในระดับองค์กรและระบุทีมที่รับผิดชอบ

ClickUp Brain วิเคราะห์เอกสารที่มีอยู่และให้คำอธิบายที่กระชับพร้อมลิงก์ไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ลดการขยายตัวของ AI ด้วย ClickUp Brain MAX

หลายทีมพึ่งพาเครื่องมือ AI แยกต่างหากสำหรับการเขียน, การค้นหา, และการสรุปข้อมูล.ClickUp Brain MAXรวมความสามารถเหล่านี้ไว้ในที่เดียวภายในพื้นที่ทำงาน.

ตัวอย่างเช่น ผู้นำการวิจัยสามารถบันทึกบันทึกการประชุมโดยใช้Talk to Text. Brain MAX จะแปลงข้อมูลเสียงให้เป็นเอกสารที่มีโครงสร้างภายในเอกสาร.

ต่อมา ระบบเดียวกันนี้จะค้นหาข้อมูลข้ามงาน เอกสาร และการสนทนาในโครงการ เพื่อนำเสนอบริบทที่เกี่ยวข้อง ทีมต่างๆ จะลดความซ้ำซ้อนของเครื่องมือและรักษาชั้นความรู้อัจฉริยะเดียวไว้ทั่วทั้งพื้นที่ทำงาน

ClickUp ยังรองรับการเข้าถึงผ่านมือถือเพื่อให้ความรู้พร้อมใช้งานนอกเหนือจากสภาพแวดล้อมบนเดสก์ท็อป แอปมือถือช่วยให้เข้าถึงเอกสารแบบออฟไลน์ได้ ดังนั้นทีมจึงสามารถตรวจสอบเอกสารระหว่างการเดินทาง ทำงานภาคสนาม หรือในกรณีที่มีการเชื่อมต่อจำกัด

เมื่ออุปกรณ์เชื่อมต่อใหม่ การอัปเดตจะซิงค์โดยอัตโนมัติและรักษาความสอดคล้องกันทั่วทั้งพื้นที่ทำงาน

สร้างฐานความรู้ที่ทำงานร่วมกับคุณด้วย ClickUp

OneNote เป็นจุดเริ่มต้นที่ใช้งานได้จริงสำหรับฐานความรู้ โดยเฉพาะสำหรับทีมที่อยู่ในระบบนิเวศของ Microsoft อยู่แล้ว ความสำเร็จของมันขึ้นอยู่กับการสร้างโครงสร้างที่ชัดเจน การบำรุงรักษาอย่างสม่ำเสมอ และการกำหนดผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน ซึ่งเป็นหลักการสำคัญสำหรับกระบวนการสำคัญใดๆ ตั้งแต่การจัดการความรู้ไปจนถึงการตั้งเป้าหมายการปฐมนิเทศ

แต่เมื่อทีมของคุณเติบโตขึ้น ความต้องการด้านการจัดการความรู้ของคุณก็จะเพิ่มขึ้นเช่นกัน

นี่คือจุดที่ ClickUp โดดเด่นในฐานะทางเลือกที่มีความยืดหยุ่นมากกว่า แทนที่จะแยกเอกสารออกจากกระบวนการดำเนินงาน ClickUp เชื่อมโยงความรู้เข้ากับงานโดยตรง ด้วย Docs ทีมงานสามารถสร้างเอกสารที่มีโครงสร้างชัดเจนและจัดเป็นหมวดหมู่ ซึ่งอยู่ร่วมกับโครงการและงานต่าง ๆ ได้ในที่เดียว

เมื่อเอกสารขยายตัว ClickUp Brain จะเปลี่ยนวิธีการค้นหาและดึงข้อมูลของทีมไปอย่างสิ้นเชิง คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นในตัว, การกล่าวถึง, ประวัติเวอร์ชัน, แม่แบบ, และเอกสารที่เชื่อมโยงกับงานได้ และคุณก็จะมีระบบอัจฉริยะที่พัฒนาไปพร้อมกับกระบวนการทำงานของคุณ

ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

1. สมาชิกทีมหลายคนสามารถแก้ไขฐานความรู้ OneNote ได้พร้อมกันหรือไม่?

ใช่, OneNote รองรับการเขียนร่วมกันแบบเรียลไทม์ ซึ่งหมายความว่าหลายคนสามารถแก้ไขหน้าเดียวกันพร้อมกันและเห็นการเปลี่ยนแปลงของกันและกันได้ทันที

2. วิกิของ OneNote เปรียบเทียบกับซอฟต์แวร์ฐานความรู้เฉพาะทางอย่างไร?

OneNote เหมาะสำหรับความต้องการพื้นฐาน แต่ขาดคุณสมบัติขั้นสูง เช่น การอนุญาตแบบละเอียด, กระบวนการอนุมัติ, และการวิเคราะห์ข้อมูลที่เครื่องมือฐานความรู้เฉพาะทางมอบให้เพื่อการจัดการที่ดีขึ้นและการขยายตัว

3. OneNote เหมาะสำหรับฐานความรู้ทั่วทั้งบริษัทหรือไม่?

มันสามารถทำงานได้สำหรับองค์กรขนาดเล็ก แต่บริษัทใหญ่ ๆ มักประสบปัญหาเกี่ยวกับสิทธิ์, ประสิทธิภาพ, และการจัดการเนื้อหา ซึ่งทำให้การมีโซลูชันที่เฉพาะทางเป็นตัวเลือกที่ปฏิบัติได้มากขึ้น

4. จะเกิดอะไรขึ้นกับฐานความรู้ OneNote ของฉันหากมีใครออกจากทีม?

หากบันทึกถูกเก็บไว้ในไซต์ SharePoint ที่ใช้ร่วมกัน จะยังคงสามารถเข้าถึงได้ อย่างไรก็ตาม หากบันทึกถูกเก็บไว้ใน OneDrive ส่วนบุคคลของพนักงานที่กำลังจะออกจากงาน ผู้ดูแลระบบจะต้องโอนกรรมสิทธิ์ก่อนที่บัญชีจะถูกยกเลิกการใช้งานเพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล