เมื่อคุณดำเนินโครงการลูกค้าหลายโครงการพร้อมกัน ความล่าช้าเล็กน้อยสามารถสะสมได้อย่างรวดเร็ว
เอกสารสรุปที่ขาดรายละเอียดสำคัญอาจทำให้การเริ่มต้นโครงการล่าช้า ในขณะที่การติดตามทรัพยากรที่กระจัดกระจายอาจทำให้การตรวจสอบล่าช้าเช่นกัน นั่นคือเหตุผลที่เครื่องมือการจัดการโครงการของเอเจนซี่มีความสำคัญ
ClickUpมอบพื้นที่ทำงาน AI แบบครบวงจรให้คุณ ซึ่งสามารถใช้สำหรับการดำเนินงานทั้งหมดของเอเจนซี่ของคุณ คุณสามารถดำเนินการรับงาน การกำหนดขอบเขตโครงการ การส่งมอบงาน การสื่อสาร การอนุมัติ และการรายงานผลได้จากระบบเดียว ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณ
ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปดูคู่มือแบบทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่า ClickUp สำหรับการดำเนินงานของเอเจนซี่ของคุณ
⭐เทมเพลตแนะนำ
เมื่อเอเจนซี่ของคุณเติบโตขึ้น การส่งมอบงานจะซับซ้อนมากขึ้น นั่นคือเวลาที่การบริหารจัดการเอเจนซี่จะยากขึ้นที่จะทำให้เป็นมาตรฐานได้ แม้ว่าทีมงานของคุณจะทำงานได้ดีก็ตาม
เทมเพลตการจัดการเอเจนซี่ของ ClickUpเป็นจุดเริ่มต้นที่แข็งแกร่งเพราะถูกสร้างขึ้นเพื่อครอบคลุมวงจรการทำงานของเอเจนซี่อย่างครบถ้วน ครอบคลุมทุกกระบวนการตั้งแต่การจัดการโอกาสการขายและการกำหนดขอบเขตโครงการ ไปจนถึงการรับลูกค้าใหม่ การส่งมอบโครงการ และการรับข้อเสนอแนะจากลูกค้า
สิ่งที่การดำเนินงานของหน่วยงานต้องการจริง ๆ (ก่อนที่คุณจะตั้งค่าเครื่องมือใด ๆ)
การดำเนินงานของเอเจนซี่จะหยุดชะงักเมื่อกระบวนการทำงานอยู่ในหัวของคนแต่ละคน เมื่อโครงการของลูกค้าเพิ่มขึ้น งานก็จะเริ่มข้ามบทบาทและระยะเวลาที่มากขึ้น นั่นคือจุดที่รายละเอียดการรับงานที่ตกหล่นและการอนุมัติที่ล่าช้าจะกลายเป็นงานที่ค้างกำหนด
ก่อนที่คุณจะตั้งค่าเครื่องมือการจัดการโครงการใด ๆ ให้ชัดเจนว่ากระบวนการทำงานของหน่วยงานของคุณต้องการอะไรเพื่อสนับสนุนทุกสัปดาห์
✅ นี่คือข้อกำหนดที่ช่วยให้การดำเนินงานของเอเจนซี่มั่นคงในขณะที่เอเจนซี่เติบโต:
การรับข้อมูลเบื้องต้นและการกำหนดขอบเขตที่เชื่อถือได้
หากมีการส่งคำขอผ่านแชทและอีเมลที่ไม่สมบูรณ์ ขอบเขตของโครงการจะยังคงไม่ชัดเจน ผู้จัดการโครงการของคุณจะต้องเสียเวลาในการดึงข้อมูลพื้นฐาน จากนั้นแผนการเปิดตัวของคุณก็จะเปลี่ยนไปในระหว่างดำเนินการเพราะข้อมูลเบื้องต้นไม่เคย "พร้อม" อย่างแท้จริง
คุณต้องการคำจำกัดความของคำว่า "พร้อม" ที่สอดคล้องกันในทุกโครงการของหน่วยงาน:
- คำขอมีเป้าหมายที่ชัดเจนและประเภทของผลลัพธ์ที่ต้องการ
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องได้รับการระบุชื่อ
- กำหนดเป้าหมายวันที่ครบกำหนดและข้อพึ่งพาสามารถมองเห็นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ
🧠 คุณรู้หรือไม่?วิธีการเส้นทางวิกฤต (Critical Path Method หรือ CPM)มีจุดเริ่มต้นที่ได้รับการบันทึกไว้อย่างเป็นทางการจากงานที่เริ่มขึ้นในเดือนธันวาคม ปี 1956 โดยมีกลุ่มผู้ทำงานจากบริษัท DuPont เป็นผู้นำ ซึ่งต่อมาได้มีการอธิบายรายละเอียดโดยผู้ที่เกี่ยวข้อง นี่ถือเป็นรากฐานทางประวัติศาสตร์ของแนวคิดการพึ่งพาซึ่งกันและกันในยุคปัจจุบัน—หากงานหนึ่งงานที่ขึ้นกับงานอื่นล่าช้า กำหนดการทั้งหมดก็จะเลื่อนตามไปด้วย
การมองเห็นที่ใช้งานได้จริงในชีวิตประจำวัน
การมองเห็นไม่ใช่แค่การดูรายการงานของคุณเท่านั้น คุณต้องการการมองเห็นที่ครอบคลุมการดำเนินงานของทั้งเอเจนซี่ที่สามารถตอบคำถามสามข้อได้อย่างรวดเร็ว:
- อะไรคือสิ่งที่จะจัดส่งต่อไปในกระบวนการส่งมอบให้กับลูกค้า
- อะไรที่ถูกบล็อก, อยู่ในความเสี่ยง, หรือกำลังรอใครบางคน
- งานอะไรที่กำลังจะมาถึงซึ่งต้องการการจัดสรรทรัพยากรในตอนนี้
นี่คือจุดที่เครื่องมือการจัดการโครงการของเอเจนซี่หลายแห่งล้มเหลวสำหรับเอเจนซี่ดิจิทัล พวกมันแสดงกิจกรรม แต่ไม่แสดงสิ่งที่ปลอดภัยจริง ๆ ที่จะนำมาใช้
🧠 คุณรู้หรือไม่? หนึ่งในภาพแสดงตารางเวลาที่เก่าแก่ที่สุดที่รู้จักกันคือฮาร์โมโนแกรม ถูกสร้างขึ้นโดยวิศวกรชาวโปแลนด์ชื่อ คาโรล อาดาเมคกี และต่อมาได้ถูกอธิบายว่าเป็นวิธีการวางแผนพื้นฐาน ข้อคิดสำหรับงานปฏิบัติการของเอเจนซี่คือไม่มีวันล้าสมัย: เมื่องานสามารถมองเห็นได้เป็นระบบ (ไม่ใช่แค่
ความชัดเจนของกำลังการผลิตและปริมาณงาน
การจัดการปริมาณงานไม่ใช่สิ่งที่คุณทำหลังจากที่สัปดาห์หลุดจากแผน มันเป็นนิสัยในการวางแผนที่ช่วยให้คุณวางแผนความพร้อมของทีมทั้งหมดล่วงหน้าได้อย่างดี
เพื่อให้เป็นไปได้ในทางปฏิบัติ ให้ตัดสินใจล่วงหน้าว่าคุณจะประมาณการงานอย่างไร หลายหน่วยงานทำให้ง่ายด้วย:
- มาตราส่วนความพยายามแบบเบาที่เชื่อมโยงกับชั่วโมงที่คาดหวัง
- ชุดพื้นฐานของ "งานมาตรฐาน" พร้อมประมาณเวลาที่ใช้โดยทั่วไป
- การตรวจสอบความจุรายสัปดาห์เพื่อให้คุณสามารถปรับสมดุลก่อนที่วันครบกำหนดจะเลื่อนออกไป
📖 อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างเวิร์กโฟลว์: คู่มือทีละขั้นตอนพร้อมเทมเพลต
เส้นทางการอนุมัติที่กำหนดไว้
การอนุมัติหยุดชะงักเมื่อไม่มีใครรู้ว่า "อนุมัติ" หมายถึงอะไร ข้อเสนอแนะควรอยู่ที่ไหน หรือใครเป็นผู้ลงนามอนุมัติ ในอุดมคติแล้ว คุณควรมีเส้นทางการอนุมัติที่ชัดเจนพร้อมขั้นตอนที่สอดคล้องกัน เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถดำเนินการต่อไปได้อย่างชัดเจน
เส้นทางการอนุมัติที่มีประโยชน์จะระบุอย่างชัดเจนเกี่ยวกับ:
- ใครเป็นผู้อนุมัติในแต่ละขั้นตอน (การตรวจสอบภายใน vs. การตรวจสอบโดยลูกค้า)
- อะไรคือความคิดเห็นสุดท้าย vs. ข้อเสนอแนะ
- เกิดอะไรขึ้นเมื่อข้อเสนอแนะมาถึงล่าช้า และผลกระทบที่มีต่องานที่ต้องพึ่งพา
📖 อ่านเพิ่มเติม: การสร้างแผนผังและแผนภูมิขั้นตอนการทำงาน: คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพ
ความรับผิดชอบที่คุณสามารถวัดได้
งานเอเจนซี่จะเคลื่อนไปเมื่อทุกงานมี:
- เจ้าของหนึ่งราย
- สถานะงานที่ชัดเจน
- วันครบกำหนดที่แท้จริง
- ขั้นตอนถัดไปที่ไม่ติดขัด
เมื่อความเป็นเจ้าของไม่ชัดเจน งานจะหยุดชะงัก PMI รายงานว่า11.4% ของการลงทุนสูญเปล่าเนื่องจากประสิทธิภาพของโครงการไม่ดี ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการดำเนินการที่สามารถวัดผลได้จึงมีความสำคัญแม้ในงานสร้างสรรค์
เมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญของข้อกำหนดเหล่านี้ก่อน การนำเครื่องมือปฏิบัติการอย่าง ClickUp มาใช้จะง่ายขึ้นมาก คุณสามารถวางแผนโครงสร้างพื้นที่ทำงานให้สอดคล้องกับวิธีที่ทีมในเอเจนซีของคุณทำงานจริง แทนที่จะบังคับให้กระบวนการของคุณเข้ากับเครื่องมือ
📮 ClickUp Insight: 25% ของผู้คนเชื่อว่าตัวแทน AI สามารถช่วยให้พวกเขามีระเบียบได้
และพวกเขาก็พูดถูก ตัวแทน AI สามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบได้โดยการผลักดันงานไปข้างหน้า มอบหมายความรับผิดชอบ กำหนดเส้นตาย และจัดการงานติดตามผลที่เป็นกิจวัตรซึ่งอาจล่าช้าหากปล่อยไว้
อย่างไรก็ตาม ระบบนี้จะทำงานได้ก็ต่อเมื่อตัวแทนสามารถดำเนินการแทนบุคคลอื่นได้ภายในขอบเขตที่เหมาะสมเท่านั้น
การทำงานภายในพื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ที่งาน ไฟล์ และการสนทนาถูกเชื่อมต่อไว้แล้วเจ้าหน้าที่ระดับสูงจะได้รับสิทธิ์การเข้าถึงในระดับเดียวกับผู้ใช้ที่พวกเขารับผิดชอบดูแล
นั่นหมายความว่าพวกเขาสามารถดำเนินการ (ขับเคลื่อนงานไปข้างหน้า อัปเดตสถานะ หรือส่งต่อข้อมูลอย่างมีความรับผิดชอบ) โดยไม่ก้าวล่วงหรือต้องการการกำกับดูแลอย่างต่อเนื่อง
📖 อ่านเพิ่มเติม: ตัวอย่างและกรณีการใช้งานการอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน
วิธีตั้งค่า ClickUp สำหรับการดำเนินงานของเอเจนซี่ (ขั้นตอนต่อขั้นตอน)
เมื่อคุณทำงานในเอเจนซี่ การส่งมอบโครงการมักไม่ได้เป็นไปตามขั้นตอนที่มีโครงสร้างแน่นอน แคมเปญอาจเปลี่ยนแปลงหลังจากได้รับข้อเสนอแนะจากลูกค้า หรือแผนการเปิดตัวอาจต้องปรับเปลี่ยนเมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าร่วมล่าช้า นอกจากนี้ สมาชิกในทีมของคุณยังต้องรับผิดชอบทุกอย่างตั้งแต่โครงการของลูกค้าไปจนถึงธุรกิจใหม่ พร้อมทั้งสนับสนุนคำขอเร่งด่วนในนาทีสุดท้ายอีกด้วย
การผสมผสานเช่นนี้เป็นเรื่องปกติในชีวิตการทำงานของเอเจนซี แต่มันสร้างแรงกดดันต่อวิธีการที่คุณบริหารการจัดการโครงการ
นี่คือจุดที่การขยายตัวของงานเริ่มส่งผลกระทบต่อการส่งมอบงาน มันจะปรากฏให้เห็นเมื่อเครื่องมือบริหารโครงการของเอเจนซี่ถูกแยกออกเป็นงานเอกสาร การอนุมัติ และการรายงาน ซึ่งนำไปสู่การพลาดการอัปเดตและงานที่ล่าช้าปรากฏขึ้นในช่วงปลายสัปดาห์
การขยายตัวของ AIเพิ่มอีกชั้นหนึ่ง หากทีมต่าง ๆ ใช้เครื่องมือ AI ที่แตกต่างกันในการสรุปข้อมูล สรุปประเด็น และบันทึกการประชุม ผลลัพธ์ที่ได้จะแตกต่างกันไปตามบุคคลและกระบวนการ ทำให้ยากขึ้นในการตรวจสอบว่าอะไรเปลี่ยนแปลงไปและยากขึ้นในการทำซ้ำสิ่งที่ได้ผล
ClickUp ตอบโจทย์ทั้งสองด้านด้วยการทำหน้าที่เป็นพื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์สำหรับเอเจนซี่ มันรวมการวางแผน การดำเนินงาน การทำงานร่วมกัน และการสนับสนุน AI ไว้ในพื้นที่ทำงาน ClickUp เดียว ทำให้โครงการของลูกค้าเชื่อมต่อกันตั้งแต่การรับงานจนถึงการส่งมอบ
✅ นี่คือ 10 ขั้นตอนในการนำ ClickUp มาใช้ให้สอดคล้องกับการดำเนินงานของเอเจนซี่ของคุณ
ขั้นตอนที่ 1: ออกแบบสถาปัตยกรรมพื้นที่ทำงานของคุณ
เมื่อโครงสร้างพื้นที่ทำงานใน ClickUp ของคุณไม่ชัดเจน ทีมต่าง ๆ อาจสร้างกฎที่แตกต่างกัน ซึ่งนำไปสู่การติดตามที่ไม่สม่ำเสมอในโครงการต่าง ๆ ของเอเจนซี่ และความสับสนเกี่ยวกับตำแหน่งที่ควรมอบหมายงาน
ลำดับชั้นของ ClickUpมอบวิธีการที่เป็นรูปธรรมในการจัดโครงสร้างการส่งมอบงาน เพื่อให้กระบวนการทำงานของเอเจนซี่ของคุณมีความสม่ำเสมอ แม้จะเพิ่มโครงการของลูกค้าใหม่ ๆ มากขึ้น คุณสามารถใช้พื้นที่ (Spaces) โฟลเดอร์ (Folders) และรายการ (Lists) ของ ClickUp เป็นบล็อกพื้นฐานในการสร้างโครงสร้างงานของเอเจนซี่
✅ นี่คือวิธีที่ลำดับชั้นของ ClickUp ช่วยในการตั้งค่าการดำเนินงานของเอเจนซี่:
- สร้างพื้นที่ส่งงานหนึ่งสำหรับส่งงานให้ลูกค้า เพื่อให้งานที่กำลังดำเนินการอยู่รวมอยู่ในที่เดียว
- สร้างโฟลเดอร์ลูกค้าหนึ่งโฟลเดอร์ต่อหนึ่งโครงการของลูกค้าสำหรับโครงการขนาดใหญ่ จากนั้นใช้รายการสำหรับแต่ละขั้นตอนของการส่งมอบ เช่น การเริ่มต้น การผลิต การตรวจสอบ การเปิดตัว และหลังการเปิดตัว
- สำหรับงานลูกค้าของเอเจนซี่ขนาดเล็ก ให้สร้างโฟลเดอร์หนึ่งสำหรับโครงการของลูกค้าแต่ละราย จากนั้นเพิ่มรายการหนึ่งรายการต่อลูกค้าเพื่อรักษาการจัดการของเอเจนซี่ให้สะอาด
- เพิ่มโฟลเดอร์สนับสนุน สำหรับ CRM, การเรียกเก็บเงิน, ขอบเขตของงาน, การมีส่วนร่วมหลังการขาย, และข้อเสนอแนะจากลูกค้าเมื่อคุณต้องการ
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: เร่งการอนุมัติจากลูกค้าด้วย ClickUp สำหรับทีมสร้างสรรค์
ความล่าช้าในการอนุมัติโครงการมักมีสาเหตุหลักเพียงหนึ่งเดียว: ข้อเสนอแนะกระจายอยู่ในหลายที่เกินไป และไม่มีใครรู้ว่าความคิดเห็นใดเป็นข้อสรุปสุดท้าย คุณสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้โดยการรวมการสนทนาในการตรวจสอบไว้ที่เดียวซึ่งมีการติดตามงาน เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถปิดงานได้เร็วขึ้นและปกป้องกรอบเวลาของโครงการ
ระบบการทำงานของ ClickUp ถูกออกแบบมาเพื่อเชื่อมโยงการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการร้องขอ การอนุมัติ และงานต่างๆ เข้าด้วยกัน ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าการส่งมอบงานให้กับลูกค้ายังคงเป็นไปตามโครงสร้าง แม้เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเปลี่ยนทิศทางระหว่างกระบวนการ
✅ นี่คือวิธีที่มันสามารถช่วยคุณได้:
- เก็บการสนทนาเกี่ยวกับการอนุมัติไว้ในความคิดเห็นของ ClickUp และแชทของ ClickUpโดยเชื่อมโยงงานและแท็กสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ข้อเสนอแนะเชื่อมโยงกับงานที่ถูกต้อง
- ปรับปรุงการตรวจสอบงานสร้างสรรค์ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ด้วยระบบให้ข้อเสนอแนะและทำเครื่องหมายของ ClickUp เพื่อลดการแก้ไขซ้ำไปมาและได้รับการอนุมัติเร็วขึ้น
- เชิญลูกค้าเป็นแขกและกำหนดสิทธิ์ เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถตรวจสอบและแสดงความคิดเห็นได้โดยไม่ต้องเข้าถึงงานภายใน
ขั้นตอนที่ 2: สร้างระบบการรับข้อมูลและการสรุปข้อมูลมาตรฐาน
เมื่อโครงสร้างพร้อมแล้ว เป้าหมายต่อไปคือความสม่ำเสมอที่ประตูหน้า การรับเข้าเป็นจุดที่การดำเนินงานของหน่วยงานมักชะลอตัวลง คำขออาจมาถึงโดยขาดรายละเอียด ซึ่งมักจะทำให้ขอบเขตของโครงการอ่อนแอลงและเพิ่มรอบการแก้ไขในภายหลัง
ClickUp Formsช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้นและส่งคำขอไปยังสถานที่ที่เหมาะสม เพื่อให้งานเริ่มต้นอย่างเป็นระบบ คุณสามารถสร้าง ClickUp Form ได้จากแถบมุมมอง ศูนย์กลางฟอร์ม หรือภายในลำดับชั้นของ ClickUp
✅ การตั้งค่าการรับข้อมูลที่สะอาดสำหรับทีมเอเจนซี่ควรประกอบด้วย:
- ข้อมูลนำเข้าสำหรับการกำหนดขอบเขต เช่น ประเภทของผลลัพธ์ที่ต้องการ ช่องทาง บริบทของแผนการเปิดตัว และกำหนดเวลาเป้าหมาย
- สัญญาณความเป็นเจ้าของ เช่น ผู้จัดการบัญชี ผู้ร้องขอ และสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง
- สัญญาณการผลิต เช่น ลำดับความสำคัญ การประมาณเวลา และมีการทำงานที่ขึ้นอยู่กับงานอื่นหรือไม่
📋 นี่คือวิธีที่คุณสามารถนำ ClickUp Forms ไปใช้กับการดำเนินงานของเอเจนซี่:
- เชื่อมโยงคำถามแบบแผนที่กับฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อให้ทุกโครงการของลูกค้าใหม่มาถึงพร้อมข้อมูลที่มีโครงสร้างสำหรับการกรองและรายงาน
- ใช้คำถามที่จำเป็นสำหรับรายละเอียดที่ผู้จัดการโครงการของคุณต้องการก่อนมอบหมายงาน
- ใช้ตรรกะเงื่อนไขเมื่อมีให้เพื่อให้แบบฟอร์มถามคำถามเพิ่มเติมเฉพาะเมื่อจำเป็น เช่น การเพิ่มช่องวันที่ครบกำหนดเมื่อเลือกความสำคัญเร่งด่วน
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้ ClickUp Brain เพื่อเปลี่ยนข้อมูลที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นเอกสารสรุปที่พร้อมสำหรับการเริ่มต้นโครงการ
คุณภาพของข้อมูลที่รับเข้าเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่สุดที่ส่งผลต่อการทำงานซ้ำในหน่วยงาน แม้จะมีแบบฟอร์มที่สมบูรณ์แล้วก็ตาม การส่งงานก็อาจยังมีเป้าหมายที่ไม่ชัดเจนหรือความคิดเห็นที่คัดลอกมาจากอีเมล ClickUp Brain ช่วยให้คุณกำหนดมาตรฐานว่า "พร้อมเริ่มงาน" ควรเป็นอย่างไร โดยไม่ต้องให้ทีมของคุณทำงานด้านเอกสารเพิ่มเติม
นี่คือวิธีการที่มีผลกระทบสูงบางประการที่หน่วยงานใช้ ClickUp Brain ในขั้นตอนการรับข้อมูลนี้:
- แปลงบันทึกแบบดิบให้เป็นสรุปที่ชัดเจน โดยการเขียนคำขอใหม่ให้กลายเป็นเป้าหมาย, ผลลัพธ์ที่ต้องการ, ผู้ชม, ช่องทาง, และเกณฑ์การยอมรับ
- ดึงข้อมูลที่ขาดหายไปโดยการสแกนเอกสารที่ส่ง และสร้างรายการคำถามสั้น ๆ เพื่อยืนยันสำหรับผู้จัดการบัญชี ก่อนเริ่มงาน
- ร่างรายการงานเบื้องต้นตามประเภทของคำขอ เพื่อให้ผู้จัดการโครงการเริ่มต้นด้วยแผนที่มีโครงสร้างแทนที่จะเริ่มต้นจากศูนย์
- สรุปบริบทยาวให้อยู่ในบล็อกเริ่มต้นที่กระชับ เพื่อให้สมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าใจงานได้ในไม่กี่นาที แทนที่จะต้องอ่านทั้งกระทู้
ขั้นตอนที่ 3: สร้างแม่แบบโครงการและกระบวนการทำงานที่เกิดซ้ำของคุณ
หลังจากข้อมูลที่รับเข้าสะอาดแล้ว คุณจำเป็นต้องมีการดำเนินการที่ซ้ำได้ หากไม่มีแม่แบบ ทุกการเริ่มต้นจะกลายเป็นการสร้างใหม่แบบกำหนดเอง ซึ่งทำให้เกิดการส่งมอบที่ไม่สม่ำเสมอและงานที่ล่าช้าซึ่งสามารถหลีกเลี่ยงได้ในโครงการต่างๆ ของเอเจนซี่
เทมเพลตของ ClickUpช่วยให้คุณจัดระเบียบวิธีการส่งมอบงานที่ดีที่สุดและนำกลับมาใช้ใหม่ในโครงการต่างๆ ของเอเจนซี่ได้ ClickUp ยังรองรับงานที่เกิดซ้ำ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการส่งมอบงานประจำให้กับลูกค้า
✅ นี่คือวิธีการตั้งค่าแม่แบบสำหรับการจัดการโครงการของเอเจนซี:
- บันทึกแม่แบบโครงการ พร้อมสถานะงาน ผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด และการเชื่อมโยงงาน เพื่อให้การวางแผนโครงการมีความสอดคล้องกันในทุกโครงการของลูกค้า
- สร้างงานที่ทำซ้ำสำหรับการส่งมอบตามปกติ เช่น การอัปเดตประจำสัปดาห์และการรายงานประจำเดือน เพื่อให้กระบวนการทำงานของเอเจนซี่ของคุณไม่ต้องพึ่งพาความจำ
- กำหนดแม่แบบงานเริ่มต้นสำหรับรายการเมื่องานซ้ำบ่อย เพื่อให้งานใหม่เริ่มต้นด้วยโครงสร้างเดียวกัน
💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: หากเอเจนซี่ของคุณสร้างกระบวนการทำงานสำหรับการส่งมอบงานให้ลูกค้าใหม่ทุกครั้ง ความแตกต่างเล็กน้อยในการตั้งค่าอาจทำให้เกิดความสับสนที่ไม่จำเป็น
เทมเพลตการจัดการเอเจนซี่ของ ClickUpมอบจุดเริ่มต้นที่มีโครงสร้างสำหรับการจัดการเอเจนซี่ให้คุณ เพื่อให้คุณสามารถมาตรฐานวิธีการดำเนินโครงการของลูกค้าและปรับปรุงระบบให้ดีขึ้นตามเวลาโดยไม่ต้องออกแบบพื้นที่การส่งมอบใหม่
🌻 นี่คือเหตุผลที่คุณจะชอบเทมเพลตนี้:
- มาตรฐานโครงสร้างพื้นที่จัดส่งของคุณ เพื่อให้ทุกโครงการของลูกค้าใหม่เริ่มต้นอย่างเป็นระเบียบ
- เก็บรักษาแม่แบบโครงการ, งานที่ทำซ้ำ, และขั้นตอนการส่งมอบให้ลูกค้าให้สอดคล้องกัน ระหว่างทีมต่าง ๆ
- ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้รวดเร็วขึ้น โดยการอัปเดตระบบฐานเดียวแทนการแก้ไขการตั้งค่าที่กระจัดกระจาย
ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าการจัดการทรัพยากรและปริมาณงาน
เมื่อเวิร์กโฟลว์ถูกมาตรฐานแล้ว ความสามารถในการรองรับกลายเป็นจุดที่กดดัน แม้แต่กระบวนการที่แข็งแกร่งก็อาจล้มเหลวได้เมื่อการจัดสรรทรัพยากรไม่ถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ซึ่งมีงานที่พึ่งพาอาศัยกัน
มุมมองภาระงานของ ClickUpช่วยคุณวางแผนการจัดสรรทรัพยากรโดยการมองเห็นภาระงานของสมาชิกในทีม คุณสามารถวัดภาระงานได้โดยใช้จำนวนงาน, ประมาณเวลา, คะแนนสปรินต์, หรือฟิลด์ที่กำหนดเอง และดูได้เป็นรายวัน, รายสัปดาห์, หรือรายเดือน
✅ นี่คือวิธีที่มุมมองภาระงานสนับสนุนการจัดการภาระงานสำหรับทีมหน่วยงาน:
- วางแผนความจุโดยใช้การประมาณเวลา เพื่อให้กรอบเวลาของโครงการสะท้อนถึงความพยายามที่แท้จริง ไม่ใช่การคาดเดาในกรณีที่ดีที่สุด
- จัดกลุ่มตามผู้รับผิดชอบเพื่อตรวจจับภาระงานที่มากเกินไปตั้งแต่เนิ่นๆ และปรับสมดุลก่อนที่กำหนดส่งจะเลื่อนในโครงการที่กำลังดำเนินอยู่
- กำหนดขีดจำกัดความจุ เพื่อให้ชัดเจนเมื่อมีคนเกินหรือต่ำกว่าขีดจำกัด และคุณสามารถตัดสินใจจัดสรรทรัพยากรได้ดีขึ้น
📖 อ่านเพิ่มเติม: การทำงานร่วมกัน: เคล็ดลับยอดนิยมเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมและเพิ่มประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 5: ดำเนินการขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนสำหรับการอนุมัติ
เมื่อข้อมูลที่รับเข้ามาและแม่แบบต่าง ๆ พร้อมใช้งานแล้ว งานจะเริ่มดำเนินไปอย่างรวดเร็วขึ้น นั่นคือจุดที่การอนุมัติกลายเป็นข้อจำกัดถัดไป หากการตรวจสอบเกิดขึ้นในหลายช่องทางที่กระจัดกระจาย ทีมของคุณจะต้องใช้เวลาไปกับการรวบรวมและประสานข้อมูลย้อนกลับมากกว่าการเดินหน้างานจริง
นี่เป็นความจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่เกี่ยวข้องกับภาพ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วการให้ข้อเสนอแนะโดยละเอียดนั้นทำได้ยาก เช่น ไฟล์วิดีโอหรือกลุ่มงานออกแบบใหม่ที่มีองค์ประกอบหลายอย่างรวมอยู่ด้วย
ClickUp Proofingช่วยให้คุณรวบรวมข้อเสนอแนะที่ชัดเจนเกี่ยวกับรูปภาพ วิดีโอ และไฟล์ PDF โดยให้ผู้ตรวจสอบสามารถเพิ่มความคิดเห็นได้โดยตรงบนไฟล์แนบ คุณยังสามารถมอบหมายความคิดเห็น ซึ่งสามารถเปลี่ยนเป็นรายการงานที่ติดตามได้เพื่อให้ความรับผิดชอบชัดเจนระหว่างการตรวจสอบ
✅ นี่คือวิธีที่ ClickUp Proofing สนับสนุนการดำเนินงานของเอเจนซี่ในระหว่างรอบการตรวจสอบ:
- รวมศูนย์ความคิดเห็นจากการตรวจสอบไว้ในไฟล์แนบงาน เพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ชัดเจนและลดรอบการแก้ไข
- มอบหมายความคิดเห็นให้กับเจ้าของ เพื่อให้การแก้ไขดำเนินไปข้างหน้าด้วยความรับผิดชอบที่ชัดเจน แทนที่จะเป็นหมายเหตุคลุมเครือว่า "ใครสักคนอัปเดตสิ่งนี้"
- เชื่อมโยงการอนุมัติกับลำดับงานที่ขึ้นอยู่ เพื่อให้งานที่ขึ้นอยู่สามารถดำเนินการต่อในลำดับที่ถูกต้องหลังจากได้รับการอนุมัติแล้ว
📖 อ่านเพิ่มเติม: ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสร้างสรรค์ที่ดีที่สุด
ขั้นตอนที่ 6: จัดระเบียบสินทรัพย์ เอกสาร และผลงานที่ส่งมอบให้ลูกค้า
หลังจากที่คุณกำหนดวิธีการทำงานและผู้ที่อนุมัติแล้ว ความเสี่ยงถัดไปคือการสูญเสียบริบท ซึ่งมักเกิดขึ้นกับเอกสารสรุปงานและผลลัพธ์ที่ส่งมอบ ที่มักจะกระจัดกระจายอยู่ในหลายโฟลเดอร์และเครื่องมือต่างๆ
ClickUp Docsให้คุณมีที่เดียวในการจัดเก็บเอกสารสรุป, SOPs, และบันทึกการส่งมอบควบคู่ไปกับโครงการของเอเจนซีของคุณ. คุณยังสามารถใช้Docs Hubเพื่อจัดระเบียบ, ค้นหา, และสร้างเอกสารและวิกิจากตำแหน่งศูนย์กลางได้.
✅ นี่คือวิธีที่ ClickUp Docs สนับสนุนการจัดการเอเจนซี่สำหรับงานของลูกค้า:
- รักษาโครงการลูกค้าใหม่แต่ละโครงการให้กระชับใน ClickUp Docs และเชื่อมโยงกับงานที่ต้องดำเนินการเพื่อให้การส่งมอบสอดคล้องกับเนื้อหาต้นฉบับ
- ใช้ Docs Hub เพื่อเก็บ SOPs และเอกสารอ้างอิง ให้ค้นหาได้ง่ายในระหว่างการทำงาน ทำให้สมาชิกในทีมไม่ต้องเสียเวลาค้นหา
- แชร์เอกสารพร้อมสิทธิ์การเข้าถึงที่ควบคุม เพื่อให้ลูกค้าสามารถตรวจสอบผลงานที่ถูกต้องได้โดยไม่ได้รับสิทธิ์เข้าถึงงานภายใน
💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: เมื่อเอกสารสรุปงาน, SOPs และผลลัพธ์ที่ส่งมอบของคุณอยู่ใน ClickUp Docs แล้ว ความท้าทายถัดไปคือความเร็ว ผู้คนยังคงเสียเวลาไปกับการอ่านข้อความยาว ๆ ซ้ำหรือพยายามจำว่าทำไมถึงมีการตัดสินใจบางอย่างClickUp Brain MAXช่วยให้ทีมเอเจนซี่ดึงบริบทที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว แล้วเปลี่ยนเป็นขั้นตอนปฏิบัติที่เป็นรูปธรรมถัดไปโดยใช้ข้อมูลจากพื้นที่ทำงานเดียวกันกับที่งานของลูกค้าคุณกำลังดำเนินอยู่
นี่คือวิธีที่หน่วยงานต่างๆ มักใช้ ClickUp Docs หลังจากตั้งค่าเสร็จ:
- บันทึกบันทึกการส่งมอบได้ทันทีด้วยTalk to Text จากนั้นเปลี่ยนเป็นสรุปที่ชัดเจนภายในเอกสารเพื่อให้ทีมมีบริบทล่าสุดโดยไม่ต้องพิมพ์เพิ่มเติม
- ถามคำถามข้ามเอกสารและงานที่เชื่อมต่อด้วยEnterprise Searchเพื่อค้นหาการตัดสินใจ ข้อกำหนด และบริบท "ทำไมเราถึงเลือกสิ่งนี้" เพื่อให้สมาชิกใหม่ของทีมสามารถทำงานได้เร็วขึ้น และการส่งต่อผู้จัดการบัญชีไม่สร้างช่องว่าง
- ดึงการอัปเดตที่แสดงต่อลูกค้าจากเอกสารเดียวกัน เพื่อให้บันทึกสถานะตรงกับสิ่งที่ได้รับการอนุมัติและกำลังดำเนินการอยู่จริง ซึ่งช่วยลดการสื่อสารซ้ำซ้อนระหว่างรอบการตรวจสอบ
- ใช้ที่เดียวในการเข้าถึงโมเดล AI ชั้นนำ (รวมถึง ChatGPT, Claude และ Gemini) เพื่อให้แต่ละทีมไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือต่างๆ สำหรับการสรุปเนื้อหา การเขียนใหม่ และการวิเคราะห์
ขั้นตอนที่ 7: ตั้งค่าแดชบอร์ดสำหรับผู้จัดการโครงการและผู้นำ
เมื่อการรับเข้า, กระบวนการทำงาน, การอนุมัติ, และสินทรัพย์ถูกจัดระเบียบแล้ว คุณสามารถค้นหางานของคุณได้ทั่ว ClickUp ตอนนี้คุณต้องการรายงานที่ช่วยให้ทีมของคุณตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องติดตามสถานะด้วยตนเอง และไม่ต้องสร้างการอัปเดตเดียวกันทุกสัปดาห์
แดชบอร์ดของ ClickUpช่วยเปลี่ยนข้อมูลการส่งมอบของคุณให้กลายเป็นรายงานตามบทบาท ทำให้แต่ละกลุ่มเห็นสิ่งที่พวกเขาต้องการโดยไม่ต้องสร้างมุมมองเดิมทุกสัปดาห์
✅ นี่คือวิธีการตั้งค่าแดชบอร์ดที่สนับสนุนการดำเนินงานของเอเจนซี่:
- สร้างแดชบอร์ด PM (ผู้จัดการโครงการ) สำหรับสถานะงาน งานที่ล่าช้า งานที่ติดขัด และวันที่ครบกำหนดในโครงการของลูกค้า
- สร้างแดชบอร์ดสำหรับนักกลยุทธ์สำหรับไทม์ไลน์ของโครงการ, ความคืบหน้าของแผนการเปิดตัว, และสิ่งที่อยู่ระหว่างการตรวจสอบเทียบกับสิ่งที่พร้อมเผยแพร่
- สร้างแดชบอร์ดผู้นำสำหรับแนวโน้มขีดความสามารถและสุขภาพการส่งมอบ ในโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ รวมถึงการติดตามเวลาเมื่อมีความเกี่ยวข้อง
💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: เตรียมแดชบอร์ดให้พร้อมสำหรับการประชุมด้วย ClickUp AI Cards.
แดชบอร์ดของ ClickUp มอบความโปร่งใสให้คุณ แต่การประชุมของเอเจนซี่ก็ยังคงติดขัดเมื่อมีคนต้องแปลแผนภูมิเป็นการอัปเดต การ์ด AI ของ ClickUp ช่วยสร้างชั้นสถานะที่ขับเคลื่อนด้วย AI โดยตรงบนแดชบอร์ดและภาพรวมของคุณ โดยใช้บริบทจากงานจริงของทีมคุณ
นี่คือวิธีที่เจ้าของเอเจนซี่และผู้จัดการโครงการมักใช้ AI Cards:
- เพิ่มการ์ด สรุปผู้บริหารโดย AI เพื่อดึงความสำเร็จหลัก ขั้นตอนต่อไปสำหรับการดำเนินงานเชิงสร้างสรรค์ ความเสี่ยง และอุปสรรค เพื่อให้ผู้บริหารได้รับข้อมูลครบถ้วนโดยไม่ต้องค้นหาผ่านหลายการ์ด
- ใช้การ์ดสไตล์ AI StandUp สำหรับการประชุม PM หรือประชุมส่งมอบงานประจำสัปดาห์ เพื่อให้การอัปเดตถูกเขียนขึ้นจากกิจกรรมงานจริง และงานที่ค้างอยู่จะไม่ถูกมองข้าม
- สร้างบัตร AI สำหรับส่วนต่าง ๆ ของการดำเนินงานของเอเจนซี เช่น หนึ่งมุมมองแดชบอร์ดต่อสายบริการหรือผู้จัดการบัญชี เพื่อให้แต่ละกลุ่มเห็นสิ่งที่สำคัญโดยไม่ต้องรายงานด้วยตนเองเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 8: อัตโนมัติการส่งมอบงาน การแจ้งเตือน และงานประจำ
เมื่อกระบวนการทำงานของคุณมองเห็นได้ชัดเจนแล้ว รูปแบบต่าง ๆ ก็จะปรากฏขึ้น การส่งต่องานเดิม ๆ จะเกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีก การแจ้งเตือนเดิม ๆ ก็มักจะถูกมองข้าม นี่คือจุดที่ระบบอัตโนมัติช่วยได้มากที่สุด เพราะคุณสามารถกำหนดมาตรฐานในการดำเนินงานต่อและให้งานเดินหน้าต่อไปได้โดยไม่ต้องพึ่งพาผู้จัดการโครงการในการผลักดันแต่ละขั้นตอนด้วยตนเอง
ClickUp Automationsช่วยคุณทำให้การติดตามงานตามปกติเป็นมาตรฐานโดยการกระตุ้นการกระทำเมื่อมีสิ่งเปลี่ยนแปลง เช่น เมื่อสถานะของงานอัปเดตหรือเมื่อมีการสร้างงานใหม่
✅ นี่คือระบบอัตโนมัติที่มีผลกระทบสูงสำหรับทีมเอเจนซี่:
- มอบหมายงานโดยอัตโนมัติเมื่องานย้ายไปยังขั้นตอนใหม่ เพื่อไม่ให้การส่งต่องานต้องพึ่งพาการจดจำของใครบางคน
- เพิ่มผู้ติดตามโดยอัตโนมัติหรือแจ้งเตือนสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง เมื่องานเข้าสู่ขั้นตอนการตรวจสอบ เพื่อให้การอนุมัติไม่ล่าช้า
- ใช้แม่แบบหรือรายการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ เมื่อมีการสร้างโครงการลูกค้าใหม่ เพื่อให้การตั้งค่ามีความสอดคล้องกัน
📽️ ชมวิดีโอ: ต้องการดูภาพรวมอย่างรวดเร็วว่าระบบอัตโนมัติสามารถเข้ากับการดำเนินงานของเอเจนซี่ได้อย่างไร? นี่คือวิดีโอแนะนำที่คุณสามารถทำตามและนำไปใช้ในพื้นที่การทำงานของคุณเองได้
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้ClickUp Super Agentsเพื่อลดช่องว่างในการติดตามงานของทีมคุณ
ระบบอัตโนมัติเหมาะสำหรับขั้นตอนที่สามารถทำนายได้ แต่หน่วยงานก็ต้องรับมือกับงานที่ยุ่งเหยิงซึ่งขั้นตอนต่อไปขึ้นอยู่กับบริบท
ClickUp Super Agents ช่วยเมื่อคุณต้องการการติดตามผลที่มีโครงสร้างแต่ยังคงเคารพในรายละเอียดที่ซับซ้อน นี่คือสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้:
- ส่งงานเส้นทางไปยังเจ้าของที่ถูกต้องเมื่อมีบรีฟเข้ามา โดยพิจารณาจากสายบริการ ลูกค้า หรือความสำคัญ
- ขอรายละเอียดที่ขาดหายก่อนที่จะเริ่มงาน เพื่อให้การกำหนดขอบเขตโครงการไม่เป็นการคาดเดา
- ให้งานดำเนินต่อไปโดยกระตุ้นเจ้าของงานเมื่อใกล้ถึงกำหนดส่ง โดยไม่จำเป็นต้องให้ผู้จัดการโครงการคอยติดตามทุกการอัปเดต
- มาตรฐานวิธีการปิดงาน เช่น การยืนยันว่าลิงก์, ทรัพย์สิน, และการอนุมัติขั้นสุดท้ายได้แนบไว้ก่อนที่จะทำเครื่องหมายว่าส่งมอบเสร็จสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 9: สร้างมุมมองที่เป็นมิตรกับลูกค้าและโปรโตคอลการแบ่งปัน
หลังจากที่คุณทำให้การดำเนินงานภายในมีความเสถียรแล้ว การมองเห็นของลูกค้าจะกลายเป็นขั้นตอนต่อไป คุณต้องการให้ลูกค้าได้รับข้อมูลอย่างต่อเนื่อง แต่คุณไม่ต้องการให้พวกเขาถูกโยนเข้าไปในพื้นที่การส่งมอบทั้งหมดของคุณ
ClickUp ช่วยให้คุณแชร์โฟลเดอร์, รายการ, และงานที่เหมาะสมได้ในขณะที่ClickUp Permissionsช่วยให้คุณควบคุมได้ว่าลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถทำอะไรได้บ้างภายในสิ่งที่คุณแชร์ไป นั่นคือวิธีที่คุณปกป้องงานภายในองค์กรในขณะที่ยังคงให้ลูกค้าเห็นภาพที่ชัดเจนของการส่งมอบงานให้กับลูกค้า
✅ นี่คือมาตรฐานการแบ่งปันง่ายๆ ที่คุณสามารถนำไปใช้กับทุกบัญชีได้:
- แชร์เฉพาะสถานที่และมุมมองที่ลูกค้าเห็น ที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบ เพื่อให้ลูกค้าเห็นเฉพาะสิ่งที่สำคัญ
- กำหนดระดับสิทธิ์ตามบทบาท เช่น สิทธิ์ดูเท่านั้นสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสิทธิ์แสดงความคิดเห็นสำหรับผู้ตรวจสอบ
- กำหนดมาตรฐานสิ่งที่ผู้จัดการบัญชีแต่ละคนต้องแชร์ เพื่อให้รายชื่อลูกค้าทุกกลุ่มปฏิบัติตามกฎเดียวกัน
"โดยการติดตามงานอย่างมีประสิทธิภาพและให้บริบท (ผ่านส่วนคำอธิบายและความคิดเห็น) จะช่วยลดการสลับบริบทซึ่งนำไปสู่การใช้ระบบเดียว (ClickUp) แทนการใช้หลายระบบ (GDrive, อีเมล, และ Slack) "
"โดยการติดตามงานอย่างมีประสิทธิภาพและให้บริบท (ผ่านส่วนคำอธิบายและความคิดเห็น) จะช่วยลดการสลับบริบท ซึ่งนำไปสู่การใช้ระบบเดียว (ClickUp) แทนการใช้หลายระบบ (GDrive, อีเมล, และ Slack) "
ขั้นตอนที่ 10: นำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องไปปฏิบัติ
เมื่อระบบเริ่มทำงานแล้ว งานยังไม่เสร็จสิ้น การดำเนินงานของหน่วยงานจะเปลี่ยนแปลงไปตามการเติบโตของสายงานบริการและวิวัฒนาการของแนวทางการส่งมอบของคุณ ขั้นตอนนี้เกี่ยวกับการนำสิ่งที่คุณเรียนรู้จากการส่งมอบโครงการจริงมาปรับปรุงการตั้งค่าของคุณ เพื่อให้กระบวนการของคุณดีขึ้นโดยไม่กลายเป็นความยุ่งเหยิงอีกครั้ง
ฟิลด์ที่กำหนดเองของ ClickUpช่วยให้คุณติดตามสัญญาณการส่งมอบที่สม่ำเสมอได้ ทำให้คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานของเอเจนซีของคุณโดยใช้ข้อมูลจริง
✅ นี่คือวิธีที่ฟิลด์ที่กำหนดเองช่วยสนับสนุนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง:
- มาตรฐานข้อมูลเช่น สายบริการ, ลำดับความสำคัญ, ผู้จัดการบัญชี, และระยะการส่งมอบลูกค้า เพื่อให้การรายงานมีความสม่ำเสมอในทีมต่าง ๆ
- เปิดใช้งานการกำหนดขอบเขตโครงการที่ดีขึ้น เช่น การประมาณการความพยายามและการติดแท็กความซับซ้อน เพื่อให้กรอบเวลาของโครงการเป็นไปได้ในทางปฏิบัติ
- ช่วยระบุพื้นที่ที่การส่งมอบล่าช้า เช่น การอนุมัติ การส่งต่องาน และรอบการแก้ไข
📖 อ่านเพิ่มเติม: วิธีปรับปรุงการทำงานร่วมกันในโครงการทุกขนาด
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการดำเนินงานของเอเจนซีใน ClickUp
เมื่อการตั้งค่า ClickUp ของคุณพร้อมใช้งานแล้ว ความสม่ำเสมอคือสิ่งที่ทำให้มันมีประโยชน์ เป้าหมายคือการสร้างพื้นที่การส่งมอบที่ทีมงานในเอเจนซี่ของคุณสามารถปฏิบัติตามได้จริงเมื่อโครงการของลูกค้าเริ่มยุ่งและมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายคนเข้ามาเกี่ยวข้อง
✅ ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เพื่อให้การดำเนินงานของเอเจนซี่มีความเสถียรในขณะที่เอเจนซี่ของคุณเติบโต:
กำหนดเจ้าของพื้นที่ทำงานที่ชัดเจน ไม่ใช่ "ทุกคนเป็นเจ้าของ"
การตั้งค่าของคุณจะเบี่ยงเบนหากไม่มีใครเป็นเจ้าของระบบ เลือกเจ้าของพื้นที่ทำงาน 1–2 คน (มักจะเป็นหัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการและหัวหน้าฝ่ายโครงการ) ที่รับผิดชอบในการรักษาพื้นที่การส่งมอบให้สอดคล้องกันเมื่อทีมเอเจนซี่เติบโตขึ้น
มอบอำนาจที่ชัดเจนให้พวกเขา:
- อนุมัติพื้นที่ใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงลำดับชั้นที่สำคัญ
- รักษาสถานะแม่แบบมาตรฐานและฟิลด์ที่กำหนดเองหลัก
- เป็นเจ้าของคลังแม่แบบและอัปเดตจังหวะการทำงาน
นี่จะช่วยให้การนำ ClickUp มาใช้ของคุณไม่กลายเป็นการตีความ "วิธีที่ถูกต้อง" ห้าแบบที่แตกต่างกันเมื่อมีสมาชิกใหม่เข้าร่วมทีม
ล็อกมาตรฐานของคุณไว้ในเทมเพลตสถานะที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้
แม้ว่าทีมจะมีเจตนาดี แต่การเปลี่ยนแปลงสถานะก็มักจะเกิดขึ้นอย่างค่อยเป็นค่อยไป วิธีที่ง่ายที่สุดในการรักษาสถานะงานของคุณให้สอดคล้องกันในทุกโครงการของลูกค้าคือการบันทึกการไหลของสถานะของคุณเป็นแม่แบบสถานะที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้จากนั้นนำไปใช้ในทุกที่ที่ต้องการ
นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่หน่วยงานสามารถปฏิบัติตามได้:
- รักษาแม่แบบสถานะการส่งมอบหลักไว้หนึ่งชุด (ซึ่งเป็นเวิร์กโฟลว์เริ่มต้นของคุณ)
- เก็บรักษาเทมเพลต "น้ำหนักเบา" หนึ่งชุดไว้เป็นตัวเลือกสำหรับงานของเอเจนซีขนาดเล็ก หากคุณต้องการใช้จริง ๆ
- หลีกเลี่ยงการสร้างชุดสถานะเฉพาะลูกค้า เว้นแต่ลูกค้าจะมีรูปแบบการส่งมอบที่แตกต่างกันอย่างแท้จริง
📖 อ่านเพิ่มเติม: วิธีเสริมสร้างรูปแบบการทำงานร่วมกันสำหรับทีม
ปฏิบัติต่อลูกค้าเหมือนแขก และจัดการการเข้าถึงอย่างมีจุดประสงค์
การทำงานร่วมกับลูกค้าจะดีที่สุดเมื่อคุณตัดสินใจว่าลูกค้าควรเห็นและทำอะไรก่อนที่คุณจะแบ่งปันสิ่งใดก็ตามการอนุญาตใน ClickUp จะแตกต่างกันไปตามบทบาท(เจ้าของ/ผู้ดูแลระบบ/สมาชิก/สมาชิกจำกัด/แขก) ตำแหน่งหรือรายการ และการตั้งค่าแผนของคุณ ดังนั้นจึงควรตั้งใจทำสิ่งนี้อย่างตั้งใจ
นี่คือแนวทางปฏิบัติที่สามารถนำไปใช้ได้:
- สร้าง "มาตรฐานการเข้าถึงของลูกค้า" ที่เรียบง่ายสำหรับหน่วยงานของคุณ: อะไรที่แชร์ได้ อะไรที่เก็บไว้ภายใน ใครสามารถแสดงความคิดเห็นได้เทียบกับดูอย่างเดียว
- ใช้สถานที่ส่วนตัวเมื่อจำเป็น และยืนยันว่าใครสามารถเข้าถึงอะไรได้ก่อนเชิญแขก
- ตรวจสอบการเข้าถึงของแขกที่จุดสำคัญ เช่น ตอนสิ้นสุดโครงการหรือช่วงหยุดการจ้างงาน
🧠 คุณรู้หรือไม่? เมื่อวันที่ 27 ตุลาคม 1994 HotWired (ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของประวัติศาสตร์ WIRED) ได้เผยแพร่สิ่งที่ถูกจดจำอย่างกว้างขวางว่าเป็นโฆษณาแบนเนอร์บนเว็บครั้งแรก ซึ่งถือเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญในวงการการตลาดดิจิทัล นี่เป็นการเตือนที่ดีว่าเมื่อช่องทางต่างๆ พัฒนาไป หน่วยงานที่ประสบความสำเร็จคือหน่วยงานที่มีระบบที่สามารถรับการเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ทำให้การส่งมอบหยุดชะงัก
สร้างคู่มือแนวทางปฏิบัติสำหรับหน่วยงานภายในใน ClickUp แล้วอัปเดตให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
การตั้งค่า ClickUp จะยังคงใช้งานได้เมื่อกฎ "วิธีทำงานของเรา" อยู่ในที่เดียวและง่ายต่อการปฏิบัติตาม คุณควรรักษาความรู้ให้เป็นปัจจุบันและเชื่อมโยงกับการทำงานเพื่อไม่ให้กลายเป็นวิกิที่ล้าสมัย
นี่คือสิ่งที่ควรรวมไว้ในคู่มือปฏิบัติการสำหรับเอเจนซี่แบบเบา:
- โครงการของลูกค้าใหม่จะอยู่ในลำดับชั้นใด
- คำจำกัดความของคุณเกี่ยวกับ "พร้อมที่จะเริ่มต้น"
- สถานะของคุณและความหมายของกฎการอนุมัติ
- รูปแบบการตั้งชื่อไฟล์และเอกสารส่งงานของคุณ
- กฎการสื่อสารและการแบ่งปันข้อมูลกับลูกค้าของคุณ
- รายการตรวจสอบระบบประจำเดือนของคุณ
📖 อ่านเพิ่มเติม: การทำงานเป็นทีมคืออะไร? กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมของคุณ
สร้างเส้นทางการฝึกอบรมสำหรับแต่ละบทบาท ไม่ใช่การปฐมนิเทศทั่วไปเพียงหนึ่งเดียว
ปัญหาการนำไปใช้มักดูเหมือนกับว่า "ผู้คนลืมขั้นตอน" แต่สาเหตุที่แท้จริงมักเกิดจากความสับสนในบทบาท ผู้จัดการโครงการ (PM) ต้องการนิสัยการใช้ ClickUp ที่แตกต่างจากนักออกแบบหรือผู้จัดการบัญชี
ใช้เส้นทางการเรียนรู้ตามบทบาทของClickUp Universityเพื่อฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้รวดเร็วขึ้น และรักษาการใช้งาน ClickUp ให้สอดคล้องกันในทุกทีม
ลองใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ด้วย:
- มอบรายการตรวจสอบสำหรับสัปดาห์แรกให้กับพนักงานใหม่ตามบทบาท (ผู้จัดการโครงการ, ผู้จัดการบัญชี, ฝ่ายสร้างสรรค์, ผู้นำ)
- รวมวิดีโอหรือเอกสารสั้น ๆ ที่อธิบายว่า "เราใช้ ClickUp อย่างไรที่นี่" และทำให้เป็นส่วนหนึ่งของการอบรมสำหรับบทบาทและแผนกเฉพาะ
- จัดให้มีการเดินชมพื้นที่ส่งมอบแบบสดเป็นเวลา 30 นาที เดือนละ 1 ครั้ง สำหรับพนักงานใหม่
เคล็ดลับมืออาชีพ: คุณสามารถสร้างSuper Agent ใน ClickUpเพื่อตั้งค่าและดำเนินการเวิร์กโฟลว์การปฐมนิเทศที่เฉพาะเจาะจงสำหรับบทบาทต่างๆ โดยอัตโนมัติสำหรับทั้งลูกค้าและพนักงาน
ดำเนินการ "การดูแลระบบ" เป็นประจำทุกเดือนเพื่อให้พื้นที่ทำงานยังคงรวดเร็ว
แม้แต่งานที่ยอดเยี่ยมจากเอเจนซี่ก็ยังสร้างความยุ่งเหยิงได้ หากไม่มีขั้นตอนในการจัดระเบียบ รายชื่อลูกค้าของคุณจะเพิ่มขึ้นอย่างไม่เป็นระเบียบ การค้นหาจะยากขึ้น และผู้คนจะหยุดเชื่อในสิ่งที่พวกเขาเห็น
ClickUp รองรับการเก็บถาวรในหลายระดับ (งาน, รายการ, โฟลเดอร์, พื้นที่) และรายการที่เก็บถาวรยังคงค้นหาได้ ซึ่งเหมาะสำหรับหน่วยงานที่ต้องการบริบททางประวัติศาสตร์โดยไม่มีความยุ่งเหยิงในแต่ละวัน
นี่คือรายการตรวจสอบสุขอนามัยรายเดือนที่คุณสามารถใช้ได้:
- เก็บถาวรแฟ้มลูกค้าหรือรายการที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว
- จัดเก็บงานที่เสร็จสิ้นแล้วซึ่งไม่ควรปรากฏในมุมมองที่ใช้งานอีกต่อไป
- ตรวจสอบความสอดคล้องในการตั้งชื่อและแก้ไขข้อผิดพลาดที่เห็นได้ชัด
- ลบหรือรวมมุมมองที่ไม่ได้ใช้ซึ่งทำให้สมาชิกใหม่ในทีมสับสน
เก็บแม่แบบและเอกสารให้อยู่ในจังหวะการอัปเดตที่แท้จริง
แม่แบบและ SOP จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อสะท้อนถึงวิธีการที่หน่วยงานของคุณดำเนินการจริงในปัจจุบันเท่านั้น กำหนดระยะเวลาในการอัปเดตและปฏิบัติเสมือนเป็นการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ไม่ใช่การแก้ไขเฉพาะหน้า
ลองใช้สิ่งเหล่านี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด:
- การตรวจสอบแม่แบบรายไตรมาส: ประเมินว่าแม่แบบใดถูกใช้งาน แม่แบบใดไม่ได้ใช้งาน และแม่แบบใดที่ต้องปรับปรุง
- การปรับปรุง SOP รายเดือน: อัปเดตเฉพาะส่วนที่ก่อให้เกิดปัญหาในการส่งมอบในเดือนนั้นเท่านั้น
- เจ้าของเพียงคนเดียวสำหรับแต่ละแม่แบบหลักหรือส่วนของ SOP เพื่อไม่ให้การอัปเดตหยุดชะงัก
ดูว่าเอเจนซี่การตลาดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้อย่างไรด้วย ClickUp!
ข้อผิดพลาดทั่วไปที่หน่วยงานมักทำเมื่อตั้งค่า ClickUp
เมื่อตั้งค่าการดำเนินงานของเอเจนซีใน ClickUp ปัญหาการนำไปใช้ส่วนใหญ่มักเกิดจากความไม่สม่ำเสมอ. พื้นที่ทำงานใน ClickUp จะยากต่อการจัดการมากขึ้นเมื่อแต่ละทีมตั้งค่าโครงการของลูกค้าแตกต่างกันหรือเมื่อการรายงานต้องพึ่งพาการทำความสะอาดด้วยตนเอง.
นี่คือข้อผิดพลาดทั่วไปที่เอเจนซี่สร้างสรรค์มักทำเมื่อตั้งค่าการทำงานใน ClickUp:
ปล่อยให้โครงสร้างขยายตัวก่อนที่รูปแบบการใช้งานจะชัดเจน
เมื่อคุณสร้างพื้นที่, โฟลเดอร์, และรายการจำนวนมากตั้งแต่แรกเริ่ม คุณจะไม่ได้รับ "การจัดระเบียบมากขึ้น" แต่คุณจะได้รับการรายงานที่กระจัดกระจายและนิสัยที่ไม่สอดคล้องกันในทีมต่างๆ ของหน่วยงาน คำแนะนำเกี่ยวกับลำดับชั้นของหน่วยงานใน ClickUp ถูกสร้างขึ้นโดยรอบการรักษาโครงสร้างให้เรียบง่ายและสม่ำเสมอ จากนั้นจึงขยายเมื่อรูปแบบการส่งมอบของคุณชัดเจนแล้วเท่านั้น
✅ นี่คือสิ่งที่ควรทำแทน:
- เก็บพื้นที่ส่งมอบหลักไว้หนึ่งแห่งจนกว่าการไหลของการส่งมอบลูกค้าของคุณจะเสถียร
- เพิ่มพื้นที่ใหม่เฉพาะเมื่อสามารถแก้ไขปัญหาการเข้าถึง การรายงาน หรือความต้องการของกระบวนการทำงานได้จริงเท่านั้น
การจัดการสิทธิ์การเข้าถึงเป็นสิ่งที่ทำทีหลัง
หน่วยงานมักเชิญลูกค้าและผู้รับเหมาอย่างรวดเร็ว จากนั้นใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการแก้ไขการแก้ไขโดยไม่ได้ตั้งใจหรือปัญหาการมองเห็น ClickUp มีสิทธิ์การเข้าถึงที่แตกต่างกันตามบทบาท, สถานที่, ประเภทของรายการ, และแผนการใช้บริการ ดังนั้นการแชร์อย่างไม่ระมัดระวังอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงที่สามารถหลีกเลี่ยงได้
✅ นี่คือสิ่งที่ควรทำแทน:
- ตัดสินใจว่า "การมองเห็นของลูกค้า" หมายถึงอะไรในพื้นที่ทำงานของเอเจนซี่ของคุณก่อนที่จะเชิญแขก
- กำหนดมาตรฐานการเข้าถึงตามบทบาท แล้วนำแนวทางเดียวกันนี้ไปใช้ซ้ำในโครงการของลูกค้า
การใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองเป็นที่ทิ้งข้อมูล
ฟิลด์ที่กำหนดเองจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อมีคนดูแลและอัปเดตอย่างสม่ำเสมอเท่านั้น หากคุณเพิ่มฟิลด์มากเกินไป การอัปเดตจะถูกข้ามไป และรายงานจะขาดความน่าเชื่อถือ นี่เป็นปัญหาทั่วไปในการนำระบบโครงการมาใช้ เพราะทีมมักหยุดอัปเดตข้อมูลเมตาที่ไม่เห็นผลชัดเจนต่อการตัดสินใจ
✅ นี่คือสิ่งที่ควรทำแทน:
- เก็บชุดหลักขนาดเล็กไว้เพื่อใช้กับการตัดสินใจ เช่น ลำดับความสำคัญ สายงานบริการ ผู้จัดการบัญชี ขั้นตอนการส่งมอบ และความพยายาม
- ตรวจสอบการใช้งานในภาคสนามเป็นประจำและลบสิ่งที่ไม่ได้ใช้งาน
การปล่อยให้ขอบเขตงานขยายตัวผ่าน "คำขอเร่งด่วน"
การขยายขอบเขตงานเกินกำหนดเป็นสาเหตุหลักของความล้มเหลวในโครงการ และหน่วยงานต่างๆ มักพบเจออยู่บ่อยครั้งผ่านคำขอเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายและคำขอ "แค่เวอร์ชันเดียวเท่านั้น"
✅ นี่คือสิ่งที่ควรทำแทน:
- กำหนดวิธีการบันทึก ตรวจสอบ และอนุมัติคำขอการเปลี่ยนแปลง
- ต้องมีการตรวจสอบผลกระทบอย่างชัดเจนเกี่ยวกับวันครบกำหนด, ปริมาณงาน, และงานที่ต้องพึ่งพา ก่อนที่จะมีการผูกมัด
การสร้างแดชบอร์ดก่อนที่กฎของข้อมูลจะเป็นจริง
แดชบอร์ดจะแสดงเฉพาะข้อมูลที่สมาชิกในทีมของคุณอัปเดตเท่านั้น หากเจ้าของงาน วันที่ครบกำหนด และกฎสถานะงานไม่สอดคล้องกัน แดชบอร์ดจะแสดงข้อมูลที่คลาดเคลื่อน และผู้จัดการโครงการอาจสูญเสียความเชื่อมั่นในการรายงาน คลิกอัพใช้แนวทางแดชบอร์ดที่ตั้งอยู่บนสมมติฐานว่าข้อมูลในพื้นที่ทำงานของคุณได้รับการดูแลอยู่เสมอ เพราะการ์ดจะดึงข้อมูลโดยตรงจากแหล่งข้อมูลนั้น
✅ นี่คือสิ่งที่ควรทำแทน:
- ทำให้การเป็นเจ้าของงานและกำหนดส่งงานที่ส่งให้ลูกค้าเป็นสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้
- กำหนดมาตรฐานสถานะและชุดข้อมูลขนาดเล็กก่อน จากนั้นสร้างแดชบอร์ด
"ด้วย ClickUp เราได้ก้าวไปข้างหน้าหนึ่งก้าวเหนือคู่แข่ง และสร้างแดชบอร์ดที่ลูกค้าของเราสามารถเข้าถึงและติดตามประสิทธิภาพ การเข้าพัก และโครงการต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์ สิ่งนี้ช่วยให้ลูกค้าของเราสามารถรู้สึกเชื่อมโยงกับทีมของตนได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาอยู่ในประเทศที่แตกต่างกัน และบางครั้งก็อยู่ในทวีปที่ต่างกัน"
"ด้วย ClickUp เราได้ก้าวไปข้างหน้าหนึ่งก้าวเหนือคู่แข่ง และสร้างแดชบอร์ดที่ลูกค้าของเราสามารถเข้าถึงและติดตามประสิทธิภาพ การเข้าพัก และโครงการต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์ สิ่งนี้ช่วยให้ลูกค้าของเราสามารถรู้สึกเชื่อมโยงกับทีมของตนได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาอยู่ในประเทศที่แตกต่างกัน และบางครั้งอาจอยู่ในทวีปที่ต่างกันด้วย"
การทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติที่ยังไม่เสถียร
ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยประหยัดเวลาได้ แต่ก็สามารถเพิ่มความสับสนได้หากทีมยังคงเปลี่ยนแปลงสถานะ, เทมเพลต, หรือกฎการส่งต่ออยู่ ข้อผิดพลาดนี้ปรากฏให้เห็นในสภาพแวดล้อมของโครงการต่าง ๆ ในรูปแบบของ "การพึ่งพาเครื่องมือมากเกินไป" แทนที่จะมีการเป็นเจ้าของกระบวนการที่ชัดเจนและการตรวจสอบ
✅ นี่คือสิ่งที่ควรทำแทน:
- ทำให้กระบวนการทำงานมีความเสถียรก่อน จากนั้นจึงทำให้การส่งต่องานและการแจ้งเตือนที่ทำซ้ำได้เป็นอัตโนมัติ
- ตรวจสอบการทำงานอัตโนมัติหลังจากผ่านไปสองสามรอบเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับวิธีการทำงานจริง
📖 อ่านเพิ่มเติม: เครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์ที่ดีที่สุด (ฟรีและเสียค่าใช้จ่าย)
บริหารจัดการการส่งมอบงานลูกค้าและงานปฏิบัติการของเอเจนซี่ในที่เดียวด้วย ClickUp
เมื่อคุณตั้งค่า ClickUp สำหรับเอเจนซี่ด้วยโครงสร้างที่ชัดเจน คุณมอบระบบที่สมาชิกในทีมสามารถพึ่งพาได้ให้กับพวกเขา ซึ่งช่วยลดความล่าช้าในการอนุมัติและรักษาความเป็นระเบียบของโครงการลูกค้า นอกจากนี้ยังทำให้การบริหารโครงการต่างๆ ที่ดำเนินอยู่เป็นไปอย่างง่ายดายยิ่งขึ้น
ส่วนที่ดีที่สุดคือระบบสามารถปรับขนาดได้ตามการเติบโตของเอเจนซีของคุณ เมื่อเอเจนซีของคุณเติบโตขึ้น คุณสามารถเพิ่มไลน์บริการ รับสมาชิกทีมใหม่ได้รวดเร็ว และรักษาการจัดการเอเจนซีให้สามารถวัดผลได้ตลอดเวลาในโครงการที่กำลังดำเนินอยู่
เมื่อพื้นที่จัดส่ง เอกสาร แดชบอร์ด และระบบอัตโนมัติของคุณทำงานร่วมกัน การส่งมอบงานให้ลูกค้าจะง่ายขึ้นและสามารถทำซ้ำได้ง่ายขึ้น รวมถึงปรับปรุงให้ดีขึ้นได้ตลอดเวลาสมัครใช้ ClickUp ฟรี✅
คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
เริ่มต้นด้วยการสร้างพื้นที่ส่งมอบหนึ่งแห่งในพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณที่ครอบคลุมวิธีการดำเนินโครงการของลูกค้าตั้งแต่ต้นจนจบ ให้มาตรฐานการรับงาน สถานะงาน และแม่แบบโครงการก่อน จากนั้นเพิ่มแดชบอร์ดและการทำงานอัตโนมัติเมื่อกระบวนการทำงานของคุณมีความเสถียรแล้ว วิธีนี้จะช่วยให้การจัดการโครงการมีความสม่ำเสมอเมื่อเอเจนซี่ของคุณเติบโต และลดงานที่ล่าช้าในโครงการที่กำลังดำเนินอยู่
ส่วนใหญ่แล้ว เอเจนซีดิจิทัลจะปฏิบัติตามลำดับชั้นของ ClickUp โดยมี Space หนึ่งสำหรับส่งมอบงานให้กับลูกค้า จากนั้นใช้โฟลเดอร์เพื่อจัดกลุ่มงานตามโฟลเดอร์ของลูกค้าหรือสายงานบริการ รายการต่าง ๆ มักจะแทนขั้นตอนของการส่งมอบงานหรือกระแสงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามเส้นเวลาของโครงการและมอบหมายงานได้อย่างสม่ำเสมอในทุกโครงการของเอเจนซี
สร้างพื้นที่หนึ่งสำหรับการดำเนินงานของเอเจนซี่และการส่งมอบงานให้กับลูกค้า จากนั้นสร้างรายการที่สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของเอเจนซี่ของคุณ เช่น การรับงาน การเริ่มต้น การผลิต การตรวจสอบ และการเปิดตัว หากคุณจัดการโครงการของลูกค้าหลายราย ให้ใช้โฟลเดอร์สำหรับโฟลเดอร์ของลูกค้าแต่ละรายหรือสำหรับสายบริการ เพื่อให้สมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องสามารถค้นหางานของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและรักษาสถานะงานให้สอดคล้องกัน
ใช้ ClickUp Forms เพื่อรวบรวมรายละเอียดขอบเขตของโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย วันที่ครบกำหนด และข้อกำหนดของสิ่งที่ต้องส่งมอบ จากนั้นส่งคำขอไปยังรายการที่เหมาะสม ใช้แม่แบบโครงการเพื่อให้แต่ละโครงการของลูกค้าใหม่เริ่มต้นด้วยงานเฉพาะ เจ้าของงาน การพึ่งพาของงาน และประมาณเวลาที่เหมือนกัน สิ่งนี้ช่วยสนับสนุนกระบวนการเริ่มต้นที่ราบรื่นและลดการทำงานซ้ำในภายหลัง
สำหรับงานที่เน้นโครงการ ให้ใช้แม่แบบโครงการ กำหนดวันครบกำหนด และความสัมพันธ์ระหว่างงานเพื่อให้ลำดับขั้นตอนชัดเจนในโครงการที่ซับซ้อน สำหรับงานแบบค่าบริการรายเดือน ให้ใช้การตั้งงานซ้ำและการติดตามเวลาเพื่อให้งานของลูกค้าที่เกิดซ้ำมีความคาดการณ์ได้และง่ายต่อการจัดสรรทรัพยากร สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้จัดการบัญชีและผู้จัดการโครงการมองเห็นภาพรวมของงานที่กำลังดำเนินการและสิ่งที่เสี่ยงได้อย่างชัดเจน
เริ่มต้นด้วยเทมเพลตการจัดการเอเจนซี่ของ ClickUpเพื่อมาตรฐานการจัดการเอเจนซี่ในทุกโครงการของลูกค้า รวมถึงการรับงาน การส่งมอบ และการรายงาน จากนั้นสร้างเทมเพลตโครงการสำหรับงานที่ทำบ่อยที่สุด เช่น แผนการเปิดตัว การผลิตแคมเปญ การสร้างเว็บไซต์ และการรายงานประจำเดือน เทมเพลตช่วยให้สมาชิกในทีมประหยัดเวลาเพราะคุณไม่ต้องสร้างการตั้งค่าเดิมซ้ำสำหรับรายชื่อลูกค้าทุกครั้ง