10 วิธีที่ธุรกิจขนาดเล็กใช้ AI เพื่อสร้างผลงานเหนือกว่าขนาดของตน

เบื่อกับการค้นหา "เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพ AI สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก" หรือเปล่า? เราช่วยคุณได้!

ธุรกิจขนาดเล็กไม่ได้ขาดความทะเยอทะยาน แต่พวกเขาขาดความยืดหยุ่น

ทุกบทบาท การประชุม และความล่าช้า ล้วนมีผลกระทบโดยตรงและสะสมต่อกัน เมื่อมีสิ่งใดขัดข้อง แทบไม่มีบุคคลสำรองหรือเวลาเพิ่มเติมที่จะรองรับผลกระทบนั้นได้

นั่นคือเหตุผลที่คำแนะนำเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานที่มุ่งเป้าไปที่ธุรกิจขนาดเล็กมักไม่ประสบผลสำเร็จ การจ้างคนเพิ่มไม่ใช่ทางเลือก การเพิ่มเครื่องมือใหม่ห้าชิ้นจะสร้างปัญหามากกว่าที่จะแก้ไข แม้แต่ "แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด" ก็อาจดูไม่สมจริงเมื่อคุณพยายามทำให้ลูกค้าพอใจและรักษาการไหลเวียนของเงินสด

AI จะเปลี่ยนแปลงสมการได้ก็ต่อเมื่อมันทำงานภายในกระบวนการทำงานที่มีอยู่แล้ว ไม่ใช่ในฐานะโครงการเดี่ยว แต่เป็นชั้นเชิงปฏิบัติที่ช่วยลดความยุ่งยากในงานที่มีอยู่เดิม

บทความนี้สำรวจ 10 เคล็ดลับการใช้ AI เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ทีมธุรกิจขนาดเล็กกำลังใช้ในปัจจุบันเพื่อสร้างผลงานที่เหนือกว่าขนาดของพวกเขา แต่ละส่วนเริ่มต้นด้วยปัญหาการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริง อธิบายว่า AI ช่วยได้อย่างไรในทางปฏิบัติ และแสดงให้เห็นว่า ClickUp ผสานการทำงานเข้ากับโซลูชันนั้นอย่างไรโดยไม่เพิ่มความซับซ้อน

แฮ็ก #1: อัปเดตสถานะโครงการโดยอัตโนมัติ

การอัปเดตสถานะเป็นหนึ่งในสิ่งที่ถูกประเมินค่าต่ำเกินไปซึ่งทำให้เสียเวลาอย่างมาก

พวกเขาดูเรียบง่ายจากภายนอก แต่ภายในต้องการการรวบรวมบริบท การตรวจสอบความถูกต้อง และการเลือกใช้ถ้อยคำอย่างระมัดระวัง ในธุรกิจขนาดเล็ก การอัปเดตสถานะมักสร้างปัญหาเหล่านี้:

ต้นทุนที่แท้จริงไม่ใช่แค่เวลา แต่เป็นความตั้งใจ ทุกการอัปเดตดึงคนออกจากงานที่ต้องใช้สมาธิและบังคับให้พวกเขาสร้างสิ่งที่เกิดขึ้นใหม่ AI ช่วยในเรื่องนี้โดยการสรุปงานจากแหล่งที่มาโดยตรง แทนที่จะขอให้คนอธิบายความคืบหน้า มันอ่านสัญญาณที่มีอยู่แล้วในระบบ

🛠️ ชุดเครื่องมือ: ในพื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์อย่างClickUp งานโครงการจะถูกจัดระเบียบเป็นงานย่อย ความคิดเห็น วันที่ครบกำหนด และสถานะClickUp Brainสามารถสแกนกิจกรรมเหล่านี้และสร้างการอัปเดตสถานะที่ชัดเจนและถูกต้อง ซึ่งรวมถึง:

เนื่องจากการอัปเดตนี้สร้างขึ้นจากข้อมูลสด จึงมีความทันสมัยอยู่เสมอ ทีมต่างๆ ไม่จำเป็นต้องเขียนข้อมูลเดิมซ้ำสำหรับกลุ่มเป้าหมายที่แตกต่างกันอีกต่อไป ผู้นำสามารถมองเห็นข้อมูลได้ทันทีโดยไม่ต้องคอยติดตามการอัปเดต ธุรกิจประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ ซึ่งสามารถนำไปใช้กับงานที่สำคัญจริงๆ ได้

เคล็ดลับ #2: วาระการประชุมและการติดตามผลด้วยพลังของ AI

การประชุมไม่ได้ไร้ประสิทธิภาพโดยธรรมชาติ สิ่งที่ทำให้การประชุมล้มเหลวคือสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากบทสนทนาสิ้นสุดลง

ในทีมขนาดเล็ก สิ่งนี้จะปรากฏให้เห็นในหลายประเภทของการประชุม ตั้งแต่การประชุมรายสัปดาห์ไปจนถึงการทบทวนกับลูกค้า การประชุมเชิงกลยุทธ์เป็นตัวอย่างที่ชัดเจน เพราะต้นทุนของการไม่ติดตามผลในประเด็นเหล่านี้อาจสูงเป็นพิเศษ

ในการประชุมเหล่านี้ ทีมกำลังพยายามกำหนดทิศทาง จัดลำดับความสำคัญ และตัดสินใจเพื่อกำหนดรูปแบบงานที่จะเกิดขึ้นในอนาคต อย่างไรก็ตาม ปัญหาเดิมๆ มักจะเกิดขึ้นซ้ำๆ:

ระหว่างการประชุม ความสอดคล้องกันดูเหมือนจะเป็นจริง แต่เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง การดำเนินการก็เริ่มเบี่ยงเบนไป คนต่างคนต่างจดจำข้อสรุปที่แตกต่างกัน ความสำคัญเริ่มเลือนราง กลยุทธ์ค่อยๆ ถูกดูดกลืนกลับเข้าสู่การทำงานประจำวัน

AI ช่วยโดยเปลี่ยนผลลัพธ์ของการประชุมให้เป็นงานที่มีโครงสร้างโดยอัตโนมัติ

🛠️ ชุดเครื่องมือ: ด้วยเครื่องมืออย่างClickUp AI Notetakerและ ClickUp Brain การประชุมจะถูกบันทึกไว้อย่างครบถ้วนพร้อมบริบท AI จะมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญสำหรับการดำเนินการ รวมถึง:

รายการดำเนินการเหล่านั้นจะกลายเป็นงานทันที โดยเชื่อมโยงกับโครงการและเอกสารที่เกี่ยวข้อง เมื่อเวลาผ่านไป วาระการประชุมก็จะดีขึ้นด้วย บันทึกการประชุมครั้งก่อน คำถามที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข และงานที่ยังค้างอยู่จะเป็นข้อมูลสำหรับวาระการประชุมในอนาคต การประชุมจะเตรียมได้ง่ายขึ้นและมีจุดมุ่งหมายชัดเจนยิ่งขึ้นเมื่อเริ่มต้น ดูการทำงานของกระบวนการนี้ได้ที่นี่ 👇🏼

แฮ็ก #3: ร่างการสื่อสารกับลูกค้าแบบอัตโนมัติ

การสื่อสารกับลูกค้าเป็นหนึ่งในส่วนที่ท้าทายทางอารมณ์มากที่สุดในการดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก ทุกข้อความล้วนมีความคาดหวัง ทุกความล่าช้าล้วนรู้สึกเป็นเรื่องส่วนตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อความสัมพันธ์ยังอยู่ในช่วงเริ่มต้น

แรงกดดันนี้ปรากฏไม่เพียงแต่ในการอัปเดตจากลูกค้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการติดต่อเพื่อขายด้วย การติดตามกับลูกค้าเป้าหมายมักต้องการการทำงานทางจิตใจแบบเดียวกัน คุณต้องจำได้ว่าการสนทนาหยุดอยู่ที่ไหน สัญญาอะไรไว้ และจะดำเนินการต่อไปอย่างไรโดยไม่ฟังดูซ้ำซากหรือกดดันเกินไป

แรงเสียดทานมักเกิดจาก:

สำหรับการติดต่อขาย การติดตามผลทางอีเมลต้องสะท้อนสถานะที่แท้จริงของดีล แทนที่จะเป็นการตรวจสอบทั่วไป ข้อความควรอ้างอิงถึงบทสนทนาที่ผ่านมา ขั้นตอนที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า หรือการดำเนินการที่ยังค้างอยู่ การติดต่อจะให้ความรู้สึกว่ามีข้อมูลและตั้งใจ ไม่ใช่การอัตโนมัติ

AI สามารถเข้ามาช่วยตรงนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารนั้นอยู่บนพื้นฐานของงานจริงและบริบทที่แท้จริง

🛠️ ชุดเครื่องมือ: ภายใน ClickUp, AI สามารถสร้างร่างสำหรับลูกค้าหรือผู้มุ่งหวังได้โดยใช้:

ร่างเหล่านี้มีพื้นฐานจากความเป็นจริง ไม่ใช่แม่แบบ พวกมันให้จุดเริ่มต้นที่แข็งแกร่งแก่ทีม มนุษย์ยังคงตรวจสอบข้อความ ปรับโทน และปรับให้มีความเป็นส่วนตัวก่อนส่ง

แนวทางนี้ช่วยแก้ปัญหาหน้าว่างโดยที่ไม่ตัดการตัดสินใจของมนุษย์ออกไปเลย ที่จริงแล้ว คุณยังสามารถสร้างตัวแทนแบบกำหนดเองเพื่อสร้างร่างแรกเหล่านั้นได้ด้วย เราทำมาแล้ว!

นี่คือวิธีการทำงาน:

เคล็ดลับ #4: การจัดลำดับความสำคัญของงานตามปริมาณงาน

ในธุรกิจขนาดเล็ก การจัดลำดับความสำคัญไม่ค่อยคงที่ คำขอเร่งด่วนจากลูกค้าหนึ่งราย ข้อบกพร่องหนึ่งจุด หรือการพึ่งพาที่ล่าช้าหนึ่งอย่าง สามารถเปลี่ยนแปลงทั้งวันได้

ยกตัวอย่างเช่น กระบวนการทำงานแบบ Agile ปัญหามักเริ่มต้นจากเจตนาที่ดี งานถูกเพิ่มเข้าไปในสปรินต์หรือแผนรายสัปดาห์โดยไม่มีภาพรวมที่ชัดเจนว่าใครกำลังทำงานเต็มความสามารถอยู่แล้ว งานต่าง ๆ ถูกย้ายจากคิวงานที่ยังไม่ได้ทำไปยังสถานะ "กำลังดำเนินการ" อย่างรวดเร็ว ในขณะที่กำหนดส่งงานที่แข่งขันกันกำลังทับถมกันในหลายโครงการ

สิ่งนี้เกิดขึ้นเพราะการจัดลำดับความสำคัญด้วยมือมักพึ่งพาการตรวจสอบและสัญชาตญาณเป็นหลัก ผู้จัดการถามว่าทุกอย่างเป็นอย่างไรบ้าง สมาชิกในทีมบอกว่าทุกอย่างเรียบร้อยดี เมื่อถึงเวลาที่ภาระงานล้นมือปรากฏให้เห็น ก็มักจะสายเกินไปที่จะแก้ไขโดยไม่ก่อให้เกิดความวุ่นวาย

AI พลิกโฉมการทำงานที่นี่ด้วยการเข้าใจรูปแบบของภาระงานทั่วทั้งทีม ไม่ใช่แค่รายการงานเท่านั้น มันพิจารณาถึงกำหนดส่ง ความพยายามที่คาดการณ์ไว้ ความพึ่งพาอาศัยกัน และการมอบหมายงานในปัจจุบันร่วมกัน แทนที่จะตอบสนองต่อปัญหา ทีมสามารถมองเห็นปัญหาที่กำลังก่อตัวขึ้นได้

🛠️ ชุดเครื่องมือ:การทำงานอัตโนมัติใน ClickUpก้าวขึ้นมาเป็นตัวเปลี่ยนเกมเพื่อเชื่อมช่องว่างนี้ ด้วยตัวเลือกอย่างAI Assignและ AI Prioritize งานสามารถถูกจัดเส้นทางได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นเมื่อเงื่อนไขเปลี่ยนแปลง

เมื่อมีงานที่มีความสำคัญสูงเข้าสู่ระบบ AI สามารถแนะนำเจ้าของงานที่เหมาะสมโดยพิจารณาจากปริมาณงานและความพร้อมใช้งานในปัจจุบัน เมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนแปลงระหว่างสปรินต์ AI สามารถช่วยจัดลำดับงานใหม่เพื่อให้งานที่สำคัญที่สุดยังคงมองเห็นได้

สิ่งนี้สร้างกระบวนการทำงานที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวมากขึ้น การจัดลำดับความสำคัญกลายเป็นกระบวนการที่ทุกคนมีส่วนร่วมและอิงข้อมูล แทนที่จะเป็นการตอบสนองแบบเร่งรีบ ผู้จัดการใช้เวลาน้อยลงในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า ทีมงานสามารถรักษาสมาธิและพลังงานไว้ได้ งานดำเนินไปอย่างต่อเนื่องในจังหวะที่ยั่งยืน แม้แผนงานจะมีการเปลี่ยนแปลงก็ตาม

แฮ็ก #5: การนำเนื้อหาไปใช้ใหม่

การสร้างเนื้อหาเป็นหนึ่งในการลงทุนที่มีค่าใช้จ่ายสูงที่สุดที่ธุรกิจขนาดเล็กทำ แม้ว่าจะไม่ปรากฏเช่นนั้นในเอกสารก็ตาม บล็อกโพสต์เพียงหนึ่งโพสต์ก็หมายถึงเวลาหลายชั่วโมงในการค้นคว้า, การเขียน, การตรวจสอบ, และการปรับให้สอดคล้องกัน

อย่างไรก็ตาม ในหลายทีม งานนั้นถูกเผยแพร่เพียงครั้งเดียว ถูกแชร์สั้น ๆ แล้วก็ถูกลืมไปอย่างเงียบ ๆ

ความขัดแย้งเกิดขึ้นจากวิธีที่งานนั้นเข้ากับวันทำงาน การนำงานมาใช้ใหม่รู้สึกเหมือนเป็นโครงการเพิ่มเติมที่ไม่มีผลตอบแทนที่ชัดเจน ช่องทางต่างๆ ต้องการโทนและรูปแบบที่แตกต่างกัน และหากไม่มีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน งานก็จะตกหล่นไปเพราะงานที่เร่งด่วนกว่า

ผลลัพธ์คือความพยายามมากขึ้น ความกดดันมากขึ้น และผลตอบแทนที่ลดลงจากงานที่ทำอยู่

คุณสามารถนำผลงานเดิมมาใช้ใหม่ร่วมกับ AI ได้ในฐานะการต่อยอดจากผลงานเดิม โดยไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดสำหรับแต่ละช่องทาง AI สามารถปรับเนื้อหาที่มีอยู่ให้เข้ากับรูปแบบที่เหมาะสมกับแต่ละแพลตฟอร์มหรือจุดที่ต้องการนำเสนอ

🛠️ ชุดเครื่องมือ: หากคุณใช้ClickUp Docs ระบบ AI ของคุณจะทำงานโดยตรงจากแหล่งข้อมูลต้นฉบับที่แท้จริง บทความบล็อกเพียงหนึ่งชิ้นสามารถปรับเปลี่ยนเป็นคำบรรยายสำหรับโซเชียลมีเดียที่เน้นแนวคิดสำคัญ สรุปเนื้อหาที่พร้อมส่งอีเมลเพื่อดึงดูดผู้อ่านกลับไปยังบทความฉบับเต็ม หรืออัปเดตสั้น ๆ สำหรับจดหมายข่าวและประกาศต่าง ๆ ได้

เจตนาจะยังคงอยู่เหมือนเดิม ในขณะที่รูปแบบจะเปลี่ยนไปตามช่องทาง เนื่องจากกระบวนการทำงานเกิดขึ้นภายในพื้นที่ทำงานเดียวกันกับที่สร้างและตรวจสอบเนื้อหา จึงไม่มีการทำซ้ำหรือสูญหาย

แฮ็ก #6: การวิเคราะห์ข้อมูลและการรายงานอัตโนมัติ

ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่มีข้อมูลที่ต้องการอยู่แล้ว สิ่งที่พวกเขายังไม่มีคือเวลาหรือพื้นที่ในการทำความเข้าใจข้อมูลเหล่านั้น การรายงานมักกลายเป็นงานที่ทำแบบรับมือกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น โดยถูกบีบให้ทำระหว่างกำหนดส่งงาน การประชุม และงานของลูกค้า

ตัวอย่างที่พบบ่อยคือการทบทวนการดำเนินงานหรือการนำทีมรายสัปดาห์ เป้าหมายคือการเข้าใจความคืบหน้าในการส่งมอบ ความสามารถของทีม และความเสี่ยงที่กำลังจะเกิดขึ้น แต่แทนที่จะเป็นเช่นนั้น การสนทนามักติดอยู่กับคำถามพื้นฐาน เช่น:

เมื่อคำตอบปรากฏขึ้น การประชุมก็เกือบจะสิ้นสุดลงแล้ว AI ช่วยลดความยุ่งยากตรงนี้โดยการสรุปสิ่งที่สำคัญโดยไม่ต้องบังคับให้ทีมกลายเป็นนักวิเคราะห์

ตัวอย่างเช่น AI สามารถชี้ให้เห็นว่าความเร็วในการจัดส่งลดลงในช่วงสองสัปดาห์ที่ผ่านมาเนื่องจากงานหลายอย่างหยุดชะงักระหว่างการตรวจสอบ นอกจากนี้ยังสามารถระบุสัญญาณเตือนความเสี่ยงล่วงหน้า เช่น กำหนดส่งงานที่ล่าช้าในโครงการที่เกี่ยวข้องหรือปริมาณงานที่กระจุกตัวอยู่ในสมาชิกทีมคนเดียว

หรือสามารถสร้างการแยกย่อยอย่างละเอียดได้ ช่วยให้ทีมเข้าใจปัญหาได้ดีขึ้น

🛠️ ชุดเครื่องมือ:แดชบอร์ด ClickUp พร้อมการ์ด AI ในตัว ซึ่งรวบรวมข้อมูลโครงการ งาน และประสิทธิภาพไว้ในที่เดียวแล้ว AI จะเพิ่มชั้นของการตีความบนข้อมูลนั้น แทนที่จะสแกนแผนภูมิด้วยตนเอง ผู้นำสามารถเห็นคำอธิบายที่ชัดเจนว่าอะไรเปลี่ยนแปลงไปตามเวลา แนวโน้มกำลังเกิดขึ้นที่ไหน และสิ่งผิดปกติใดที่ควรให้ความสนใจ

แฮ็ก #7: การสร้างเอกสารการปฐมนิเทศ

เอกสารการเริ่มต้นใช้งานมักล่าช้าเพราะถูกมองว่าเป็นเพียงเอกสารคงที่ คู่มือจะถูกเขียนขึ้นเพียงครั้งเดียว เก็บไว้ที่ไหนสักแห่ง และค่อยๆ ไม่สอดคล้องกับกระบวนการที่เปลี่ยนแปลงไป

ในธุรกิจขนาดเล็ก การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วเกินกว่าที่จะอัปเดตด้วยมือให้ทัน

อาการเหล่านี้คุ้นเคยกันดี พนักงานใหม่พึ่งพาคำแนะนำที่ล้าสมัย คำถามเดิม ๆ ถูกถามซ้ำในแชท การปรับตัวใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ ไม่ใช่เพราะคนขาดความสามารถ แต่เพราะขาดความชัดเจน

AI เปลี่ยนแปลงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานเมื่อเปลี่ยนจากการสร้างเอกสารไปสู่การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง

🛠️ ชุดเครื่องมือ: ใน ClickUp งาน เอกสาร และกระบวนการต่างๆ สะท้อนให้เห็นถึงวิธีการทำงานจริงอยู่แล้ว และ AI Agents สามารถถูกกำหนดค่า ให้สังเกตกิจกรรมเหล่านั้นอย่างต่อเนื่อง แทนที่จะต้องรอให้ใครสักคนอัปเดตคู่มือ ตัวแทนสามารถช่วยสร้างและดูแลเนื้อหาการปฐมนิเทศสำหรับสมาชิกในทีมของคุณตามขั้นตอนการทำงานจริงได้

ตัวอย่างเช่น ตัวแทนสามารถ:

นี่เปลี่ยนการเริ่มต้นใช้งานให้กลายเป็นระบบที่มีชีวิต เอกสารของคุณจะพัฒนาไปพร้อมกับงาน แทนที่จะล้าหลัง

แฮ็ก #8: ข้อเสนอแนะสำหรับการตอบกลับฝ่ายสนับสนุนลูกค้า

ทีมสนับสนุนในธุรกิจขนาดเล็กมักต้องรับผิดชอบมากกว่าแค่การจัดการตั๋วงาน พวกเขามีความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ประวัติลูกค้า และความคาดหวังของลูกค้า ทั้งหมดนี้ในขณะที่ต้องตอบสนองภายใต้แรงกดดันด้านเวลา

ในช่วงเวลาที่งานยุ่ง คำถามเดิม ๆ จะกลับมาปรากฏขึ้นอีกครั้งและอีกครั้ง และการตอบคำถามเหล่านี้ซ้ำ ๆ กลายเป็นภาระที่ซ่อนเร้นซึ่งทำให้เสียเวลาและสมาธิไป

แรงเสียดทานปรากฏในรูปแบบที่คาดการณ์ได้ ตัวแทนมนุษย์ค้นหาผ่านตั๋วในอดีตเพื่อหาคำที่เหมาะสม พวกเขาพยายามรักษาโทนเสียงที่สม่ำเสมอในคำตอบที่เขียนโดยคนต่าง ๆ และเมื่อปริมาณเพิ่มขึ้น ความเร็วเริ่มแข่งขันกับคุณภาพ

🛠️ ชุดเครื่องมือ: ตัวแทน AI ใน ClickUp สามารถดูแลเรื่องนี้ให้คุณได้เช่นกัน เมื่อมีคำขอใหม่เข้ามา ตัวแทนจะสามารถดึงข้อมูลบริบทที่เกี่ยวข้องขึ้นมาโดยอัตโนมัติ และแนะนำคำตอบที่อิงจากสิ่งที่เคยประสบความสำเร็จมาแล้ว

แทนที่จะเริ่มตอบกลับจากข้อความว่างเปล่า เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนจะได้รับร่างที่สะท้อนถึง:

แฮ็ก #9: การระบุความเสี่ยงของโครงการ

ความเสี่ยงของโครงการมักไม่ปรากฏขึ้นอย่างไม่มีสาเหตุ. ในธุรกิจขนาดเล็ก พวกมันมักเริ่มต้นตั้งแต่ขั้นตอนการรับข้อมูล.

โครงการเริ่มต้นด้วยข้อมูลบางส่วน สมมติฐานที่ไม่ชัดเจน หรือความรับผิดชอบที่ไม่ได้กำหนดไว้ชัดเจน ในตอนแรก ทุกอย่างดูเหมือนจะจัดการได้ แต่เมื่อเวลาผ่านไป ช่องว่างเหล่านั้นจะสะสมมากขึ้น

ขอบเขตงานที่ไม่สมบูรณ์มักปรากฏขึ้นอย่างเงียบๆ ทีมของคุณต้องพยายามทำงานหนักขึ้นเพื่อชดเชย ดูดซับความไม่ชัดเจนไว้จนกว่ากำหนดส่งงานจะเริ่มล่าช้า

เมื่อความเสี่ยงปรากฏชัด ค่าใช้จ่ายก็สูงแล้ว

ปัญญาประดิษฐ์ช่วยโดยการตรวจจับสัญญาณเหล่านี้ตั้งแต่เนิ่นๆ ก่อนที่มันจะกลายเป็นปัญหาจริง

🛠️ ชุดเครื่องมือ: ใน ClickUp การรับโครงการจะอยู่คู่กับการดำเนินงาน เมื่อมีการสร้างโครงการ AI + ตัวแทนสามารถตรวจสอบขอบเขตเบื้องต้นเพื่อหาองค์ประกอบที่ขาดหายไป เช่น ผลลัพธ์ที่ไม่ชัดเจน ระยะเวลาที่ไม่กำหนด หรือเจ้าของที่ยังไม่ได้กำหนด หากมีสิ่งสำคัญที่ขาดหายไป ระบบจะแจ้งเตือนทันที

ด้วยวิธีนี้ ทีมงานสามารถปรับทิศทางได้ตั้งแต่เนิ่นๆ โครงการจะยังคงสอดคล้องกัน ปัญหาเล็กๆ จะไม่มีโอกาสบานปลายกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่มีค่าใช้จ่ายสูง

นี่คือวิธีที่ตัวแทน AI สำหรับการตรวจสอบความพร้อมของโครงการสามารถช่วยระบุความเสี่ยงได้ตั้งแต่เนิ่นๆ 👇🏼

แฮ็ก #10: การวางแผนกำลังคนในทีม

การเติบโตมักไม่ทำลายทีมทั้งหมดในคราวเดียว มันสร้างความเครียดให้กับระบบอย่างเงียบๆ

การวางแผนกำลังการผลิตเป็นเรื่องยากสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เนื่องจากสัญญาณต่างๆ มักจะถูกมองข้ามได้ง่าย ปริมาณงานเปลี่ยนแปลงไปในแต่ละสัปดาห์ การประมาณการมักจะเป็นไปในทางมองโลกในแง่ดี การมองเห็นว่าใครกำลังทำงานเต็มกำลังจริงๆ มักจะอยู่ในความคิดของคนแทนที่จะอยู่ในระบบที่ใช้ร่วมกัน

ผลที่ตามมาคือทีมต่าง ๆ รับแรงกดดันอย่างเงียบ ๆ AI ช่วยได้โดยการทำให้ความสามารถมองเห็นได้และวัดได้ แทนที่จะเป็นการคาดคะเน

🛠️ ชุดเครื่องมือ: ใน ClickUp, มุมมองปริมาณงาน (Workload View)ให้ภาพรวมแบบเรียลไทม์ของความสามารถในการทำงานข้ามโครงการและช่วงเวลาต่างๆ ผู้จัดการสามารถเห็นการกระจายงาน ความเข้มข้นของความพยายาม และเมื่อใดที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งรับผิดชอบงานในเส้นทางวิกฤตมากเกินไป

การมองเห็นนี้เปลี่ยนวิธีการตัดสินใจ แทนที่จะตอบสนองต่อกำหนดเวลาที่พลาดไป ทีมงานสามารถเห็นการเกิดภาระงานล้นมือได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

AI เพิ่มชั้นความซับซ้อนอีกระดับด้วยการระบุงานที่มีความเสี่ยงเนื่องจากความเปลี่ยนแปลงของลำดับความสำคัญหรือปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น ช่วยให้ผู้จัดการเข้าใจไม่เพียงแค่ว่าใครกำลังยุ่ง แต่ยังรวมถึงว่าความกดดันจะก่อให้เกิดปัญหาที่ไหนต่อไป

ด้วยความชัดเจนนี้ ทีมสามารถคาดการณ์ปริมาณงานได้แม่นยำยิ่งขึ้น ผู้นำจะทราบช่วงเวลาที่เหมาะสมในการปรับสมดุลงาน เลื่อนงานใหม่ หรือเริ่มพูดคุยเรื่องการจ้างงานล่วงหน้า การวางแผนกำลังคนจึงกลายเป็นเชิงรุกแทนที่จะเป็นแบบรับมือเฉพาะหน้า

ตัวอย่างธุรกิจขนาดเล็กที่ประสบความสำเร็จในการใช้ AI และการทำงานอัตโนมัติ

ธุรกิจขนาดเล็กมักเข้าหา AI ด้วยความสงสัย และด้วยเหตุผลที่ดี คำสัญญาที่คลุมเครือไม่ได้ให้ผลตอบแทน สิ่งที่สร้างความแตกต่างคือการได้เห็นว่าทีมจริง ๆ ใช้ระบบอัตโนมัติอย่างไรในการขจัดคอขวดเฉพาะจากงานประจำวันของพวกเขา

ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่าทีมขนาดเล็กและขนาดกลางประหยัดเวลาได้อย่างไรผ่านการอัตโนมัติที่เป็นประโยชน์

1. Red Sky: การทำให้กระบวนการ HR เป็นอัตโนมัติและลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

Red Sky สตูดิโอสตาร์ทอัพที่ทำงานร่วมกับผู้ก่อตั้งและทีมในระยะเริ่มต้น ใช้ ClickUp Automation เพื่อปรับปรุงกระบวนการภายในที่เคยใช้เวลามากให้ราบรื่นขึ้น

การทำให้กระบวนการ HR ที่ทำเป็นประจำเป็นอัตโนมัติ ส่งผลให้ เกือบ 42% ของกระบวนการ HR กลายเป็นงานที่ไม่ต้องใช้การแทรกแซง ช่วยลดภาระงานของผู้จัดการและทำให้พวกเขามีเวลาไปมุ่งเน้นกับงานที่มีมูลค่าสูงมากขึ้น บริษัทยังเห็นการลดลงของ การประชุมทั้งหมดถึง 80% และระยะเวลาการประชุมลดลง 50% เนื่องจากการทำงานอัตโนมัติช่วยให้ทีมสามารถอัปเดตข้อมูลให้สอดคล้องกันโดยไม่ต้องมีการตรวจสอบพร้อมกันตลอดเวลา

วงจรการสรรหาของพวกเขาลดลงจาก 21 วัน เหลือเพียง 7 วัน ทำให้ความเร็วในการจ้างงานเพิ่มขึ้นสามเท่า และช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีเวลามุ่งเน้นที่คุณภาพของผู้สมัครมากกว่าการประสานงาน

2. Brandtegic: ลดเวลาในการตั้งค่างานและขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับตัวแทน

ทีมของ Brandtegicพบว่าประหยัดเวลาได้อย่างมากโดยการใช้ตัวแทนเพื่อทำงานตั้งค่าซ้ำๆ ในโครงการของลูกค้าให้เป็นอัตโนมัติ

สิ่งที่เคยใช้เวลา มากกว่า 20 นาที ในการตั้งค่าด้วยตนเองต่อโครงการ ลดลงเหลือเพียง 2–3 นาที ซึ่งเป็นการลดเวลาในการตั้งค่างานลงถึง 90% และประหยัดเวลาได้ถึง 15–25 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ นอกจากนี้ยังลดเวลาในการรับลูกค้าใหม่และการสร้างข้อเสนอลงได้ถึง 60% ผ่านการใช้แบบฟอร์มสรุปงานและใบเสนอราคาอัตโนมัติ

3. CEMEX: การกำจัดขั้นตอนการทำงานที่ต้องส่งต่อด้วยมือในกระบวนการทำงานด้านการตลาด

ที่ทีมการตลาดของ CEMEXระบบอัตโนมัติได้ขจัด ความล่าช้าในการสื่อสาร 36 ชั่วโมง ระหว่างการเสร็จสิ้นงานและการแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบ ก่อนที่จะมีระบบอัตโนมัติ เมื่อผู้เขียนข้อความเสร็จงานแล้ว จะต้องมีคนแจ้งให้ผู้อื่นทราบด้วยตนเอง ซึ่งเป็นกระบวนการที่มักยืดเยื้อไปจนถึงวันทำการถัดไป

การใช้แบบฟอร์มมุมมองและเทมเพลตอัตโนมัติของ ClickUpเพื่อกระตุ้นขั้นตอนและการอัปเดตของโครงการ ทำให้การสื่อสารกลายเป็นอัตโนมัติและทันที

4. กลุ่มโอเวทีฟ: ลดงานซ้ำด้วยระบบอัตโนมัติด้วยปัญญาประดิษฐ์

ทีมงานของกลุ่มโอเวทีฟใช้เวลาส่วนใหญ่ในแต่ละวันไปกับการทำงานด้านการบริหารที่ซ้ำซ้อน เช่น การอัปเดตสถานะ การแจ้งเตือน และการมอบหมายงาน

หลังจากนำระบบอัตโนมัติที่ใช้ AI ของ ClickUp มาใช้แล้ว กระบวนการทำงานที่เป็นกิจวัตรสามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลากว่า 20 นาทีต่องาน ด้วยการตัดขั้นตอนที่ต้องทำด้วยมือและลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์

นี่แสดงให้เห็นว่าการทำให้งานที่ซ้ำซากและธรรมดาเป็นระบบอัตโนมัติสามารถช่วยประหยัดเวลาจริง ๆ ให้กับทีมต่าง ๆ ได้ ไม่ใช่ด้วยเทคโนโลยีที่ซับซ้อน แต่ด้วยการออกแบบระบบอัตโนมัติอย่างรอบคอบ

5. Pontica Solutions: ประหยัดเวลาได้มากกว่า 2,000 ชั่วโมงด้วยการทำงานอัตโนมัติ

บริษัท Pontica Solutions ซึ่งเป็นบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและการให้บริการด้านไอทีแบบเอาท์ซอร์ส ได้ขยายตัวอย่างรวดเร็ว แต่พบว่าการทำงานซ้ำๆ กินเวลาที่มีค่าไปมาก

ด้วยการทำให้กระบวนการทำงานและการจัดการงานเป็นอัตโนมัติ ทีมงานสามารถประหยัดเวลาได้ มากกว่า 2,000 ชั่วโมงภายในหนึ่งปี พวกเขาสร้าง ระบบอัตโนมัติมากกว่า 60,000 ระบบต่อปีในกระบวนการมากกว่า 25 กระบวนการ ซึ่งช่วยลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน เช่น การอัปเดตสถานะ การสื่อสารข้ามทีม และการประสานงานด้านการบริหารจัดการ

เมื่อนำเรื่องราวเหล่านี้มารวมกัน จะเห็นได้ว่า AI และระบบอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพมีลักษณะอย่างไรในทางปฏิบัติ

ไม่มีทีมใดที่นำระบบอัตโนมัติมาใช้เพื่อไล่ตามเทรนด์หรือทดแทนบุคลากร พวกเขาใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อขจัดความยุ่งยากในงานที่มีอยู่แล้ว ตั้งแต่การส่งต่องาน การตั้งค่า ไปจนถึงการรายงานและการประสานงาน

ผลลัพธ์ที่ได้ไม่ใช่แค่การประหยัดเวลาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการดำเนินงานที่ราบรื่นขึ้น ความรับผิดชอบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น และพื้นที่ให้ทีมได้มุ่งเน้นกับงานที่มีความหมายมากขึ้น สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การได้เปรียบในลักษณะนี้มีความสำคัญมากกว่าความแปลกใหม่

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในการใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพด้วย AI

ปัญญาประดิษฐ์ (AI) สามารถเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่เฉพาะเมื่อถูกนำไปใช้อย่างมีจุดประสงค์เท่านั้น เป้าหมายไม่ใช่การใช้เครื่องมือ AI ให้มากขึ้น แต่คือการลดงานที่ต้องทำด้วยมือ ปกป้องสมาธิ และสร้างพื้นที่สำหรับงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้สะท้อนให้เห็นถึงวิธีที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กประสบความสำเร็จในการนำ AI ไปใช้โดยไม่เพิ่มความซับซ้อนหรือความเสี่ยง

เริ่มทำงานอย่างชาญฉลาดด้วย AI วันนี้

AI ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของคุณทั้งหมดเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ

สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ระบบจะมอบคุณค่าสูงสุดเมื่อสามารถสนับสนุนกระบวนการทำงานที่มีอยู่เดิม แทนที่จะเข้ามาแทนที่ทั้งหมด เป้าหมายไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงเพียงเพื่อความเปลี่ยนแปลง แต่เป็นการลดความติดขัดที่คอยฉุดรั้งทีมให้ทำงานล่าช้าในแต่ละวัน

เมื่องาน เอกสาร การสนทนา และการรายงานอยู่ในที่เดียว AI จะกลายเป็นคู่หูที่คอยช่วยเหลือคุณอยู่เสมอ

มันสามารถสรุปงานได้โดยไม่ต้องติดตามการอัปเดต, เผยให้เห็นความเสี่ยงก่อนที่มันจะบานปลาย, และช่วยให้ทีมตัดสินใจได้ดีขึ้นด้วยความพยายามที่น้อยลง. เทคโนโลยีจะหายไปในเบื้องหลัง, ในขณะที่ความชัดเจนและความก้าวหน้าจะก้าวไปข้างหน้า.

รับคู่มือ AI ฉบับสมบูรณ์ และ เริ่มทำให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น ชัดเจนขึ้น และยั่งยืนมากขึ้น