การจัดการงบประมาณแบบアジล (Agile Budgeting) คืออะไรในด้านการบริหารโครงการ และวิธีการนำไปใช้

โครงการมักไม่ดำเนินไปตามแผนที่วางไว้ ข้อกำหนดใหม่ การเปลี่ยนแปลงทรัพยากร ขอบเขตงานที่ขยายเพิ่มขึ้น หรือแม้แต่การเปลี่ยนแปลงของตลาด ล้วนทำให้งบประมาณประจำปีที่ตายตัวดูเหมือน...แทบจะไร้ความหมาย เมื่อถึงเวลาที่คุณสรุปงบประมาณประจำปีเสร็จแล้ว ข้อสมมติฐานครึ่งหนึ่งของคุณอาจไม่ถูกต้องอีกต่อไป

การจัดการงบประมาณแบบアジลอาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการ เมื่อคุณตั้งงบประมาณแบบアジล คุณจะจัดสรรทรัพยากรและปรับงบประมาณของโครงการทุกไตรมาสหรือทุกเดือนตามความคืบหน้าจริง

แนวทางที่ยืดหยุ่นนี้ช่วยให้การจัดสรรเงินทุนสอดคล้องกับลำดับความสำคัญในโลกแห่งความเป็นจริง แทนที่จะยึดตามการคาดการณ์ที่ล้าสมัย ส่งผลให้ทีมสามารถปรับเปลี่ยนทิศทางได้อย่างรวดเร็ว ลดความสูญเปล่า และสร้างผลลัพธ์ที่มีผลกระทบสูงยิ่งขึ้น

มาเจาะลึกเกี่ยวกับงบประมาณแบบ Agile ในด้านการจัดการโครงการ วิธีการนำไปใช้ ความท้าทาย และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรพิจารณา

การจัดการงบประมาณแบบアジลคืออะไร?

การจัดทำงบประมาณแบบアジล (Agile budgeting) นำหลักการของการจัดการโครงการแบบアジล (Agile project management) มาใช้กับการวางแผนทางการเงิน. มันถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของการวางแผนในระยะเวลาสั้น ๆ, การประเมินผลอย่างต่อเนื่อง, และการปรับเปลี่ยนตามข้อมูล. โดยสรุป, แผนการเงินของคุณกลายเป็นระบบที่เปลี่ยนแปลงได้.

ประโยชน์ของการบริหารงบประมาณแบบ Agile คือทีมของคุณจะอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าในการตอบสนองต่อสภาวะโครงการที่เปลี่ยนแปลง คุณหรือผู้จัดการโครงการของคุณสามารถได้รับการแจ้งเตือนถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

ในกระบวนการจัดทำงบประมาณแบบน้ำตกแบบดั้งเดิม งบประมาณจะถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าและคงที่ตลอดโครงการ หากขอบเขตหรือระยะเวลาเปลี่ยนแปลง หรือหากพบเจอกับความท้าทายที่ไม่คาดคิด คุณจะมีความจำกัดในการตอบสนองหรือปรับเปลี่ยนโครงการทั้งหมด

หลักการสำคัญของงบประมาณแบบคล่องตัว

การจัดการงบประมาณแบบคล่องตัวแตกต่างจากการจัดการงบประมาณแบบดั้งเดิมอย่างไร?

การจัดทำงบประมาณแบบดั้งเดิมมักจะถูกกำหนดขึ้นปีละครั้ง ได้รับการอนุมัติจากผู้บริหาร และแทบจะไม่ได้รับการทบทวนใหม่ แม้ว่าจะสามารถคาดการณ์ได้ แต่บ่อยครั้งทำให้ทีมต้องติดอยู่กับสมมติฐานที่ล้าสมัยและมีพื้นที่น้อยในการตอบสนองเมื่อสิ่งต่างๆ เปลี่ยนแปลง

การจัดทำงบประมาณแบบคล่องตัว (Agile budgeting) ใช้แนวทางที่ตรงกันข้าม โดยให้ความสำคัญกับความยืดหยุ่นมากกว่าความเข้มงวด มีการทบทวนงบประมาณอย่างสม่ำเสมอ และจัดสรรงบประมาณให้กับโครงการที่สร้างคุณค่าสูงสุด นี่คือความแตกต่างระหว่างสองแนวทางนี้:

⭐ แม่แบบแนะนำ

เมื่อพูดถึงการจัดทำงบประมาณโครงการแบบ Agile ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดคือการสร้างโครงสร้างการแบ่งงานอย่างละเอียด (WBS) ให้แยกขอบเขตของโครงการออกเป็นกิจกรรมต่างๆ และติดตามงบประมาณโดยใช้เทมเพลตงบประมาณโครงการพร้อม WBS ของ ClickUp

มองเห็นความคืบหน้าของโครงการและทราบได้ทันทีว่าคุณกำลังประหยัดหรือใช้งบประมาณเกิน ผู้จัดการโครงการทุกคนที่ต้องการลดต้นทุนและประหยัดเวลาควรใช้เทมเพลตนี้!

รับเทมเพลตฟรี

ประโยชน์ของการจัดทำงบประมาณแบบアジลสำหรับทีมโครงการ

ประโยชน์ของกระบวนการจัดทำงบประมาณแบบ Agile ได้แก่:

ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้รวดเร็วขึ้น

ทีมสามารถปรับเงินทุนได้อย่างรวดเร็วเมื่อความต้องการของลูกค้าหรือสภาพตลาดเปลี่ยนแปลง

จัดสรรการใช้จ่ายให้สอดคล้องกับคุณค่าทางธุรกิจ

ทรัพยากรไหลไปสู่โครงการที่มีผลกระทบมากที่สุด แทนที่จะกระจายอย่างบางเบา

เสริมสร้างความร่วมมือระหว่างทีม

ผู้นำด้านการเงิน การดำเนินงาน และโครงการร่วมรับผิดชอบในการตัดสินใจด้านการจัดสรรเงินทุน

เพิ่มประสิทธิภาพและลดของเสีย

คุณสามารถหยุดหรือปรับเปลี่ยนโครงการก่อนที่มันจะดึงทรัพยากรที่ไม่จำเป็นออกไป

ส่งมอบโครงการตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ

การติดตามอย่างต่อเนื่องช่วยให้ทีมบริหารโครงการของคุณสามารถตรวจพบปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ และปรับเปลี่ยนแนวทางเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าและการใช้จ่ายเกินงบประมาณ

วิธีการนำงบประมาณแบบアジลไปใช้ได้อย่างไร?

นี่คือขั้นตอนการดำเนินการทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการนำการจัดการงบประมาณแบบ Agile มาใช้

ขั้นตอนที่ 1: ทำความเข้าใจความคาดหวัง

กำหนดวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่คาดหวังไว้ล่วงหน้าเพื่อให้ลำดับความสำคัญของคุณสอดคล้องกันตลอดทุกขั้นตอนของการดำเนินงาน สิ่งนี้ควรเป็นส่วนหนึ่งของแผนโครงการระดับสูงของคุณ

นอกจากนี้ ให้สรุปขอบเขตของงานด้วย ทำไม? เพราะมันจะช่วยให้กระบวนการจัดทำงบประมาณโครงการของคุณเป็นไปอย่างมีทิศทาง

นี่คือวิธีที่ ClickUp ช่วยคุณได้

นำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมารวมกันในที่ทำงานเดียวสำหรับการจัดทำงบประมาณและการวางแผนด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUp เจ้าของงบประมาณจะเห็นว่าการใช้จ่ายเชื่อมโยงกับความคืบหน้าของโครงการจริง จุดสำคัญ และผลลัพธ์ที่ส่งมอบได้อย่างไร ไม่ใช่แค่รายการค่าใช้จ่ายที่แยกออกจากงานที่พวกเขาสนับสนุน

เช่นเดียวกัน, แต่ละแผนกสามารถดูงบประมาณ, ความเกี่ยวข้อง, และการอัปเดตได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่องมือ, ซึ่งช่วยลดการสื่อสารผิดพลาดและการทำซ้ำ.

แนวทางนี้ขจัดปัญหาการทำงานที่กระจัดกระจายโดยการรวมการวางแผนงบประมาณและทรัพยากร การติดตาม และการดำเนินโครงการไว้ในพื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์เพียงแห่งเดียวดังนั้น ทีมการเงินจึงไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือ BI แยกต่างหากเพื่อทำความเข้าใจรูปแบบการใช้จ่ายของโครงการ และไม่มีใครต้องเสียเวลาค้นหาคำชี้แจงหรือคำตอบจากบทสนทนาในแชทและอีเมลที่ไร้สิ้นสุด

ขั้นตอนที่ 2: จัดสรรงบประมาณแบบวนซ้ำ

แกนหลักของกระบวนการงบประมาณแบบ Agile คือสิ่งต่าง ๆ มีความยืดหยุ่นและเปลี่ยนแปลงได้ สองวิธีในการทำเช่นนี้คือ: การวางแผนกระบวนการเป็นสปรินต์และการจัดลำดับความสำคัญของงาน

Agile ยังหมายถึงการให้ความสำคัญกับสิ่งที่สำคัญที่สุด ให้ระบุงานที่มีความสำคัญสูงสำหรับแต่ละสปรินต์และจัดสรรงบประมาณ คุณต้องการให้กิจกรรมที่สำคัญได้รับความสนใจทางการเงิน และนั่นคือสิ่งที่การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็น

นี่คือวิธีที่ ClickUp ช่วยคุณได้

ClickUp Sprintsช่วยให้ทีมสามารถแบ่งรอบงบประมาณออกเป็นช่วงเวลาที่สั้นลงและจัดการได้ง่ายขึ้น แต่ละสปรินต์จะมีวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่ชัดเจน

คุณสามารถจัดสรรงบประมาณสำหรับแต่ละไตรมาส (หรือช่วงเวลาอื่น ๆ เช่น สปรินต์) และติดตามการใช้จ่ายและทรัพยากรในแต่ละรอบ จากนั้นปรับการจัดสรรสำหรับไตรมาสถัดไปโดยอิงจากสิ่งที่คุณได้เรียนรู้

เมื่อใช้ร่วมกับClickUp Task Priorities ทีมสามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่างานใดมีความเร่งด่วน สูง ปานกลาง หรือต่ำ สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเงินทุนและทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดจะถูกนำไปใช้กับโครงการที่สำคัญที่สุดก่อน งานที่มีความสำคัญต่ำกว่าจะยังคงมีความยืดหยุ่นและสามารถเลื่อนลำดับความสำคัญหรือชะลอออกไปได้ตามการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ด้วยClickUp Brain คุณสามารถถามคำถามเช่น "งานสปรินต์ใดที่ใช้เงินงบประมาณมากที่สุด?" หรือ "งานส่งมอบใดที่ล่าช้า และผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายคืออะไร?" มันดึงข้อมูลจากงาน เอกสาร และโครงการของคุณแบบเรียลไทม์ และแสดงสรุป การทำงานอัตโนมัติ หรือการแจ้งเตือน

ขั้นตอนที่ 3: ร่วมมือกับทีมข้ามสายงาน

เพื่อให้การจัดทำงบประมาณแบบ Agile มีประสิทธิภาพ ทุกคนต้องสามารถดูข้อมูลเดียวกันและใช้ภาษาเดียวกันได้ ซึ่งรวมถึงฝ่ายการเงิน ฝ่ายปฏิบัติการ ฝ่ายผลิตภัณฑ์ และฝ่ายบริหารโครงการ

แต่ถ้าข้อมูลงบประมาณอยู่ในสเปรดชีตที่มีเพียงแผนกเดียวเท่านั้นที่เข้าใจหรือเข้าถึงได้ มันก็จะไร้ประโยชน์

นี่คือวิธีการนำการร่วมมือข้ามทีมไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ:

1. สร้างการมองเห็นร่วมกัน

สร้างพื้นที่ทำงานเดียวสำหรับงาน ค่าใช้จ่าย และกำหนดเวลา สิ่งนี้ช่วยให้ทุกทีมเข้าใจว่างานของพวกเขามีผลกระทบต่อการส่งมอบและงบประมาณอย่างไร ตัวอย่างเช่น ฝ่ายการเงินสามารถติดตามการใช้จ่ายได้แบบเรียลไทม์

ผู้จัดการโครงการแบบอไจล์จะเห็นอัตราการเผาผลาญต่อสปรินต์ ผลิตภัณฑ์และวิศวกรรมติดตามความคืบหน้าเทียบกับคุณค่าที่ส่งมอบ

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้ClickUp Chatเพื่อหารือเกี่ยวกับการปรับงบประมาณ, การเกินงบประมาณ, หรือการจัดสรรทรัพยากรโดยตรงภายในช่องทางของโครงการ แทนที่จะใช้ในหัวข้ออีเมลหรือข้อความใน Slack ที่กระจัดกระจาย

กำหนดสมาชิกทีมแท็กเมื่อต้องการการอนุมัติ, แจ้งหัวหน้าแผนกเมื่อมีการจัดสรรเงิน/ทรัพยากรใหม่ระหว่างโครงการต่างๆ และเก็บการสนทนาที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้เป็นหัวข้อเฉพาะของโครงการที่ได้รับผลกระทบ

2. จัดตั้งการทบทวนงบประมาณอย่างเป็นระบบ

จัดการประชุมซิงค์อัพเป็นประจำเพื่อให้ทีมต่างๆ ได้ทบทวนผลการดำเนินงาน พูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และตัดสินใจในการจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น ฝ่ายการเงินนำเสนอข้อมูลความแตกต่างจากเป้าหมาย ฝ่ายปฏิบัติการอธิบายอุปสรรคที่ขัดขวาง ฝ่ายผู้นำตรวจสอบความเหมาะสมของการปรับเปลี่ยนโดยพิจารณาจากคุณค่าที่สร้างขึ้น

ClickUp SyncUpsช่วยให้คุณสามารถจัดการการประชุมเสียงและวิดีโอได้อย่างรวดเร็วโดยตรงจากพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ ตรวจสอบแดชบอร์ด แสดงความคิดเห็นในภารกิจ และอัปเดตรายการที่ต้องดำเนินการได้แบบเรียลไทม์

3. ให้สอดคล้องกับนิยามของความสำเร็จ

ทีมการเงินมุ่งเน้นที่ ROI เป็นตัวชี้วัดหลักของพวกเขา ทีมปฏิบัติการให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพ ส่วนทีมส่งมอบเน้นที่ความเร็ว โดยสรุปแล้ว แต่ละทีมวัดความสำเร็จด้วยวิธีที่แตกต่างกัน

คุณจำเป็นต้องตกลงกันเกี่ยวกับตัวชี้วัดความสำเร็จร่วมกัน ซึ่งอาจจะเป็นต้นทุนต่อผลลัพธ์ที่ได้ อัตราการนำฟีเจอร์ไปใช้ หรือกำไรต่อสปรินต์

ขั้นตอนที่ 4: ครอบคลุมหลายมิติของการเรียกเก็บเงิน

การเป็นองค์กรที่คล่องตัวหมายถึงการรักษาความยืดหยุ่นและผลกำไร วิธีการคิดราคาแบบคงที่อาจใช้ได้ผลสำหรับงานที่มีระยะเวลาสั้นและกำหนดขอบเขตชัดเจน แต่สามารถก่อให้เกิดความขัดแย้งในงานที่ต้องทำซ้ำและมีขอบเขตเปลี่ยนแปลงบ่อย

ในคำที่ง่ายขึ้น คุณจำเป็นต้องคำนึงถึงรูปแบบการเรียกเก็บเงินหลายรูปแบบ (ค่าธรรมเนียมคงที่, เวลาและวัสดุ, และการเรียกเก็บเงินตามการจองล่วงหน้า) คุณควรติดตามชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้และชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ เนื่องจากไม่ทุกงานจะเพิ่มรายได้โดยตรง แต่ทุกงานจะเพิ่มค่าใช้จ่าย การติดตามทั้งสองอย่างช่วยให้คุณปกป้องกำไรได้

นี่คือวิธีที่ ClickUp ช่วยคุณได้

ใช้ฟีเจอร์การติดตามเวลาโครงการของ ClickUpเพื่อจัดหมวดหมู่ทุกงานว่าเป็นงานที่สามารถเรียกเก็บเงินได้หรือไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้. เมื่อเวลาผ่านไป ข้อมูลนี้จะถูกนำไปใช้ในการทำนายต้นทุนและตัดสินใจเกี่ยวกับราคาได้อย่างแม่นยำมากขึ้น.

การทบทวนความถูกต้องของการประมาณการของคุณกับเวลาที่ติดตามจริงและข้อมูลที่สามารถเรียกเก็บเงินได้หลังจากไม่กี่สปรินต์ เป็นสิ่งที่ดี. คุณจะได้ภาพที่ชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับต้นทุนโครงการ, กำไร, และความเร็วของทีม.

ตามความเห็นของ เจ้าของ ธุรกิจขนาดเล็ก

การติดตามเวลาของ ClickUp เป็นอีกหนึ่งข้อดี — เราติดตามชั่วโมงที่ใช้กับงานแต่ละชิ้นเพื่อให้งบประมาณอยู่ในเป้าหมาย และมันให้ข้อมูลจริงแก่เราในการปรับปรุงขอบเขตของโครงการในอนาคต

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: ให้ClickUp Agentsทำงานหนักแทนคุณในการจัดทำงบประมาณแบบ Agile เพราะ ClickUp Agents ทำงานอยู่ภายในพื้นที่ทำงานของคุณ พวกเขาจึงสามารถดำเนินการกับข้อมูลงบประมาณแบบเรียลไทม์ได้

ClickUp Agents ทำงานเหมือนเพื่อนร่วมทีม AI ที่ช่วยให้คุณมอบหมายงานด้านการเงินและการดำเนินงานให้กับพวกเขาได้ ติดแท็ก Agent ในงานหรือเรียกใช้งานผ่านการทำงานอัตโนมัติ แล้วมันจะรับงานที่ทำซ้ำได้และมีผลกระทบต่องบประมาณไปดำเนินการต่อ

นี่คือวิธี:

• รวบรวมรายงานอย่างง่ายสำหรับการทบทวนงบประมาณรายเดือนหรือรายไตรมาส โดยใช้กิจกรรมจริงในพื้นที่ทำงานของคุณ
• การติดตามความแตกต่างของต้นทุนหรือเวลาในแต่ละสปรินต์ และการแจ้งเตือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสมเมื่อมีการเกินเกณฑ์ที่กำหนด
• การอัปเดตสถานะ เจ้าของ หรือแท็กของงานที่ถูกบล็อก ถูกเลื่อนลำดับความสำคัญ หรือไม่สอดคล้องกับการตัดสินใจด้านงบประมาณในปัจจุบัน

ขั้นตอนที่ 5: ติดตามตัวชี้วัดทางการเงินและการดำเนินงาน

คุณต้องการให้แน่ใจว่าโครงการของคุณไม่ตกอยู่ในภาวะเสี่ยงของการใช้จ่ายเกินตัวหรือการดำเนินงานที่ไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ ทุกไตรมาสควรบ่งชี้ว่าการลงทุนของคุณให้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวังไว้หรือไม่

ตัวชี้วัดที่สำคัญที่สุดสองประเภทที่ควรติดตามคือตัวชี้วัดทางการเงินและตัวชี้วัดการดำเนินงาน ซึ่งประกอบด้วย:

อีกแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการทบทวนงบประมาณย้อนหลังหลังจบแต่ละรอบ เพื่อหารือถึงสิ่งที่ได้ผล สิ่งที่ไม่ได้ผล และสิ่งที่จำเป็นต้องปรับปรุง

นี่คือวิธีที่ ClickUp ช่วยคุณได้

แดชบอร์ดของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถรวมศูนย์และแสดงข้อมูลทางการเงินและการดำเนินงานทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว เชื่อมต่อข้อมูลจากงาน, ฟิลด์ที่กำหนดเอง, และการผสานรวมเพื่อติดตามการใช้จ่ายงบประมาณ, ความเร็วในการทำงาน, และผลตอบแทนจากการลงทุนแบบเรียลไทม์

แดชบอร์ดช่วยให้คุณสามารถสลับระหว่างวิดเจ็ตต่างๆ เช่น แผนภูมิแท่ง แผนภูมิวงกลม หรือกราฟเส้น เพื่อระบุจุดคอขวดตั้งแต่เนิ่นๆ และติดตามแนวโน้มประสิทธิภาพข้ามสปรินต์หรือพอร์ตโฟลิโอ

เพิ่มบัตรที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับข้อมูลเชิงลึกทันที ตั้งแต่สรุปความแตกต่างของงบประมาณไปจนถึงการคาดการณ์ปริมาณงาน

ส่วนที่ดีที่สุด? คุณสามารถปรับแต่งแดชบอร์ดตามกลุ่มผู้ชมได้ สร้างสรุประดับสูงสำหรับผู้บริหารระดับสูง, มุมมองความแตกต่างที่ละเอียดสำหรับฝ่ายการเงิน, หรือรายงานความเร็วระดับสปรินต์สำหรับผู้นำโครงการ

ซอฟต์แวร์และเครื่องมือสำหรับการจัดทำงบประมาณแบบคล่องตัว

แม้แต่กรอบการวางแผนงบประมาณที่ดีที่สุดก็ล้มเหลวหากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม ตารางคำนวณเพียงอย่างเดียวไม่สามารถจัดการกับการคาดการณ์แบบต่อเนื่อง การจำลองสถานการณ์ หรือการร่วมมือข้ามสายงานในอัตราที่ Agile ต้องการได้

ด้านล่างนี้คือเครื่องมือการจัดการงบประมาณแบบ Agile ที่ควรค่าแก่การสำรวจ

1. คลิกอัพ

ด้วย ClickUp คุณจะได้รับระบบบริหารโครงการที่ขับเคลื่อนด้วย AI, การมองเห็นทางการเงิน และการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน ทำให้เป็นโซลูชันที่ทรงพลังสำหรับการจัดทำงบประมาณแบบ Agile

ดังที่เราได้เห็น คุณสามารถจัดการการคาดการณ์แบบต่อเนื่อง การอนุมัติ และแดชบอร์ดในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUpเพื่อให้การใช้จ่ายสอดคล้องกับผลลัพธ์

นี่คือคุณสมบัติอื่น ๆ ที่ช่วยในกระบวนการจัดทำงบประมาณและการติดตามของคุณ:

หยุดเสียเวลาไปกับการทำงานเอกสารซ้ำๆ

ทีมเสียเวลาในการตรวจสอบด้วยตนเองว่าโครงการกำลังใกล้ถึงขีดจำกัดงบประมาณหรือการจดจำเพื่อแจ้งให้บุคคลที่เหมาะสมทราบเมื่อจำเป็นต้องปรับเงินทุน

ClickUp Automationsช่วยขจัดงานที่ทำซ้ำเหล่านี้โดยกระตุ้นการดำเนินการโดยอัตโนมัติตามกฎงบประมาณของคุณ

ใช้เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ขณะเดินทาง

เมื่อเริ่มต้นโครงการใหม่ ให้ใช้เทมเพลตงบประมาณโครงการฟรีเพื่อประมาณค่าใช้จ่าย กำหนดขอบเขตทางการเงิน และปรับขอบเขตของโครงการให้สอดคล้องกับงบประมาณ

เริ่มต้นด้วยเทมเพลตการจัดการโครงการตามงบประมาณของ ClickUp ซึ่งช่วยให้คุณตั้งค่าประมาณการค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง และความแตกต่างได้โดยตรงในพื้นที่ทำงานของคุณ คุณสามารถปรับแต่งฟิลด์สำหรับงบประมาณเฉพาะแต่ละเฟสได้ จากนั้นดูทั้งหมดในมุมมองตารางหรือแดชบอร์ด ClickUpที่กำหนดเองเพื่อความโปร่งใสแบบเรียลไทม์

รับเทมเพลตฟรี

เก็บเอกสารงบประมาณให้เชื่อมโยงกับงานที่ทำจริง

ClickUp Docsช่วยให้เอกสารงบประมาณมีความยืดหยุ่นและเชื่อมโยงกับโครงการที่ได้รับทุนอย่างชัดเจน สร้างแผนโครงการแบบเรียลไทม์ที่เชื่อมโยงสมมติฐาน การตัดสินใจสำคัญในแต่ละขั้นตอน และเหตุผลการจัดสรรทรัพยากรกับงานและโครงการจริงที่ใช้ทรัพยากรเหล่านั้น

เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลง ให้ปรับปรุงเอกสารการวางแผนให้สอดคล้องกับบริบท และเชื่อมโยงเอกสารเหล่านั้นโดยตรงกับกำหนดการของโครงการที่ได้รับผลกระทบ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจทั้งตัวเลขและเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการปรับเปลี่ยน

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: การรวบรวมข้อมูลด้วยตนเองสำหรับการตรวจสอบแบบ Agile อาจทำให้เกิดความล่าช้าและข้อผิดพลาดได้การเชื่อมต่อ ClickUp กับเครื่องมือทางการเงิน ระบบบัญชี และแพลตฟอร์มการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณโดยตรง จะช่วยให้การติดตามงบประมาณใน ClickUp เป็นไปอย่างราบรื่น

ค้นหาเอกสาร ไฟล์ และบันทึกของคุณด้วยระบบปัญญาประดิษฐ์

เราเชื่อว่าทีมการเงินและผู้จัดการโครงการไม่ควรต้องรวบรวมรายงานด้วยตนเองหรือค้นหาข้อมูลจากงานต่าง ๆ เพื่อทำความเข้าใจว่าเงินกำลังถูกใช้ไปที่ใด

ClickUp BrainGPTคือแอปพลิเคชัน AI บนเดสก์ท็อปที่มอบข้อมูลเชิงลึกทันทีเกี่ยวกับสถานะงบประมาณ, แนวโน้มการใช้จ่าย, และการตัดสินใจทางการเงิน โดยใช้ข้อมูลจากทุกพื้นที่ทำงานของคุณ นี่คือวิธีการใช้งาน:

2. อาบักัม

ออกแบบมาสำหรับ FP&A และการจัดทำงบประมาณ Abacum ที่พัฒนาขึ้นบนพื้นฐาน AI ช่วยให้ทีมการเงินสร้างโมเดลที่ขับเคลื่อนด้วยปัจจัยสำคัญ วิเคราะห์สถานการณ์สมมติ และรวมข้อมูลจากหลายแหล่งเพื่อให้การคาดการณ์เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

ด้วยการใช้ Abacum Intelligence ทีมการเงินสามารถสร้างแบบจำลองสถานการณ์ วิเคราะห์ปัจจัยที่ขับเคลื่อนการใช้จ่าย และแบ่งปันการคาดการณ์แบบต่อเนื่องกับหัวหน้าแผนกต่างๆ ได้แบบเรียลไทม์

3. ประกาศบริการสาธารณะ Birdview

Birdview PSA (เดิมชื่อ Easy Projects) รวมการส่งมอบโครงการ การวางแผนทรัพยากร และการติดตามต้นทุนไว้ในมุมมองเดียว คุณสามารถวางแผนปริมาณงาน จัดสรรชั่วโมง และติดตามต้นทุนจริงเทียบกับแผนในพอร์ตโฟลิโอทั้งหมดได้

มันถูกใช้โดยธุรกิจบริการหรือสภาพแวดล้อมของเอเจนซีที่การใช้บริการเป็นตัวขับเคลื่อนผลกำไร แผงควบคุมการคาดการณ์ด้วย AI ที่ติดตั้งไว้ในตัวจำลองไทม์ไลน์ของโครงการตามความสามารถของทีมในโลกจริง การติดตามเวลาช่วยให้คุณสามารถคาดการณ์รายได้และตรวจจับการขยายขอบเขตของงานก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อกำไร

4. แพลนวิว

ในฐานะซอฟต์แวร์การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการสำหรับองค์กร Planview ถูกใช้โดยองค์กรต่างๆ สำหรับการจัดทำงบประมาณแบบ Agile ในระดับพอร์ตโฟลิโอ ซอฟต์แวร์นี้รองรับการจัดการงบประมาณ การคาดการณ์ การติดตาม OPEX/CAPEX และการจัดสรรเงินทุนให้สอดคล้องกับลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์

ทีมสามารถคาดการณ์ได้ในระดับโปรแกรมหรือพอร์ตโฟลิโอ, จำลองสถานการณ์ "หากเกิดอะไรขึ้น" และการวัดมูลค่าทางธุรกิจข้ามโครงการต่างๆ โดยใช้การจัดการพอร์ตโฟลิโอที่ขับเคลื่อนด้วย AI

5. monday. com

Monday.com's Work OS รวมการทำงานของโครงการ การติดตามทรัพยากร และการมองเห็นงบประมาณไว้ในบอร์ดเดียว คุณสมบัติ AI ของมัน เช่น monday Magic สำหรับการสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ และ Sidekick สำหรับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ ช่วยระบุงานที่ใช้เงินเกินงบประมาณและคอขวดของทรัพยากรก่อนที่มันจะส่งผลกระทบต่องบประมาณ

เมื่อคุณฝังฟิลด์ต้นทุน, กระบวนการอนุมัติ, และแดชบอร์ดไว้ในเวิร์กสเปซของคุณ, คุณสามารถได้รับภาพรวมงบประมาณแบบ Agile อย่างรวดเร็ว

6. Jira

ขับเคลื่อนด้วย Atlassian Intelligence, Jira ช่วยให้ทีม Agile สามารถเชื่อมต่อแผนการสปรินต์, การติดตามงาน, และผลกระทบต่องบประมาณภายในระบบนิเวศเดียว

การค้นหาด้วยภาษาธรรมชาติที่ขับเคลื่อนด้วย AI, สรุปอัตโนมัติของต้นทุนสปรินต์เทียบกับผลลัพธ์, และเวิร์กโฟลว์ที่แนะนำ ช่วยเชื่อมโยงตัวชี้วัดการส่งมอบกับตัวชี้วัดทางการเงิน ผลลัพธ์คือ: เมื่อความเร็วหรือขอบเขตเปลี่ยนแปลง คุณสามารถประเมินผลกระทบต่อต้นทุนได้ทันทีและปรับเงินทุนหรือลำดับความสำคัญตามความเหมาะสม

ความท้าทายในการนำระบบงบประมาณแบบอไจล์มาใช้และวิธีแก้ไข

คุณจำเป็นต้องเข้าใจความท้าทายที่คุณอาจพบเมื่อจัดตั้งกระบวนการงบประมาณแบบ Agile และเตรียมพร้อมที่จะรับมือกับปัญหาเหล่านั้น ซึ่งรวมถึง:

ความท้าทายที่ 1: การกระจายตัวของเครื่องมือ

ทีมการเงินของคุณใช้สเปรดชีตในการจัดทำงบประมาณ บันทึกเวลาอยู่ในแอปแยกต่างหาก และการทำงานแบบสปรินต์อยู่ในเครื่องมือจัดการโครงการ นอกจากนี้ การวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์เกิดขึ้นที่อื่น และการออกใบแจ้งหนี้อยู่ในระบบบัญชีแบบแยกต่างหาก

ผลกระทบต่อการจัดทำงบประมาณแบบคล่องตัว

ความท้าทายที่ 2: ภาระทางความคิดและข้อมูลล้นเกิน

ทุกคนมีแดชบอร์ด—แต่มีถึง 18 แบบ ผู้จัดการโครงการตรวจสอบความเร็ว, ฝ่ายการเงินติดตามความแตกต่าง, ฝ่ายปฏิบัติการวัดการใช้งาน; ไม่มีใครเล่าเรื่องราวที่เป็นหนึ่งเดียวกัน เวลาในการทบทวนถูกใช้ไปกับการเลื่อนดูแผนภูมิ ไม่ใช่การโทรหารือ

ผลกระทบต่อการจัดทำงบประมาณแบบアジล

✅ วิธีแก้ไข: ทำให้ข้อมูลเชิงลึกง่ายขึ้นด้วยAI Cards ของ ClickUp ซึ่งเปลี่ยนข้อมูลดิบของคุณให้กลายเป็นสรุปที่สามารถนำไปใช้ได้ทันที แทนที่จะต้องค้นหาผ่านแผนภูมิหลายสิบรายการ คุณสามารถสร้างข้อมูลเชิงลึกได้ทันที เช่น:

• 3 อันดับแรกของการเร่งงานที่มีความเสี่ยงต่อการใช้งบประมาณเกิน
• แนวโน้มความแปรปรวนของพอร์ตโฟลิโอนี้ในช่วง 30 วันที่ผ่านมา
• ตัวชี้วัดใดที่กำลังดีขึ้น และตัวชี้วัดใดที่ต้องการความสนใจ

แต่ละบัตร AI จะวิเคราะห์ข้อมูลแบบเรียลไทม์จากพื้นที่ทำงานของคุณ รวมถึงงานของคุณ, ฟิลด์ที่กำหนดเอง, และการเชื่อมต่อต่าง ๆ เพื่อแสดงสิ่งที่สำคัญจริง ๆ คุณสามารถผสมผสานวิดเจ็ตภาพ (บาร์, เส้น, พาย) กับสรุปโดย AI เพื่อให้ได้มุมมองที่พร้อมสำหรับการนำเสนอผู้บริหาร

ความท้าทายที่ 3: การขาดการสื่อสารระหว่างทีม

ผู้จัดการโครงการดำเนินงานตามพิธีกรรมสปรินต์; ฝ่ายการเงินดำเนินงานตามการปิดบัญชีรายเดือน; ฝ่ายปฏิบัติการดำเนินงานตามรอบการชำระเงินของผู้ขายรายสัปดาห์ การอัปเดตข้อมูลผ่านไปโดยไม่พร้อมกัน บริบทสูญหาย และการปรับเปลี่ยนงบประมาณตามหลังความเป็นจริง

ผลกระทบต่อการจัดทำงบประมาณแบบคล่องตัว?

กรณีศึกษาและตัวอย่างการจัดการงบประมาณแบบคล่องตัว

ด้านล่างนี้ เราจะแสดงตัวอย่างการนำการจัดทำงบประมาณแบบ Agile ไปประยุกต์ใช้ในหลากหลายอุตสาหกรรมและผลกระทบที่เกิดขึ้น

1. บลูครอส บลูชีลด์ แห่งเนบราสกา

⁉️ ความท้าทาย:BCBSNE กำลังดำเนินการย้ายระบบที่ซับซ้อนในขณะที่เผชิญกับความต้องการของตลาดการดูแลสุขภาพที่เปลี่ยนแปลงไป โมเดลการวางแผนงบประมาณและการกำกับดูแลแบบดั้งเดิมของพวกเขาสร้างอุปสรรค ทำให้การตัดสินใจล่าช้าและลดความโปร่งใส

🔄 แนวทางแบบ Agile: หลังจากนำแนวปฏิบัติ Agile มาใช้ในฝ่าย IT แล้ว BCBSNE ได้ขยายแนวคิดเดียวกันนี้ไปสู่การวางแผนและการจัดทำงบประมาณทางการเงิน งบประมาณได้รับการทบทวนบ่อยขึ้น ให้สอดคล้องกับผลลัพธ์ทางธุรกิจ และมีการปรับให้เหมาะสมเมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนแปลง

🏆 ผลลัพธ์: CFO และทีมผู้นำเห็นความโปร่งใส ความร่วมมือ และความเร็วที่มากขึ้นเมื่อเทียบกับการจัดทำงบประมาณแบบดั้งเดิม ความสำเร็จนี้สร้างความมั่นใจให้กับผู้บริหารในการขยายการใช้งบประมาณแบบ Agile ไปทั่วทั้งองค์กร

2. หน่วยงานภาครัฐ

⁉️ ความท้าทาย:หน่วยงานภาครัฐมักพึ่งพางบประมาณประจำปีที่กำหนดไว้อย่างเข้มงวด ซึ่งจำกัดความสามารถในการตอบสนองต่อนโยบายใหม่ วิกฤตการณ์ หรือความต้องการของประชาชน ความเข้มงวดนี้อาจทำให้โครงการสำคัญล่าช้า หรือจัดสรรงบประมาณไม่เหมาะสมเมื่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลง

🔄 แนวทางแบบ Agile: หน่วยงานภาครัฐในสหราชอาณาจักรและทั่วโลกได้เริ่มนำแนวปฏิบัติด้านการจัดทำงบประมาณแบบ Agile มาใช้ เช่น การคาดการณ์แบบต่อเนื่องและการจัดสรรงบประมาณแบบหมุนเวียน แทนที่จะจัดสรรงบประมาณทั้งหมดสำหรับปีงบประมาณหนึ่งปี หน่วยงานจะจัดสรรทรัพยากรเป็นระยะและปรับเปลี่ยนตามลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลงไป

🏆 ผลลัพธ์: ด้วยการนำการจัดสรรงบประมาณแบบไดนามิกมาใช้มากขึ้น หน่วยงานภาครัฐสามารถปรับปรุงความสามารถในการปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว จัดลำดับความสำคัญของความต้องการที่เกิดขึ้นใหม่ และส่งมอบคุณค่าที่มากขึ้นด้วยเงินภาษีของประชาชน

3. สถาบันการเงินในอเมริกาเหนือ

⁉️ ความท้าทาย: สถาบันการเงินชั้นนำแห่งหนึ่งพบว่าเกือบ 50% ของงบประมาณประจำปีถูกใช้ไปกับงานที่ไม่ได้วางแผนและงานที่มีความสำคัญต่ำ ซึ่งส่งผลให้โครงการที่มีความสำคัญสูงสุดขาดงบประมาณ การจัดทำงบประมาณประจำปีแบบดั้งเดิมทำให้ต้องกำหนดงบประมาณล่วงหน้าเร็วเกินไป ทำให้ไม่สามารถปรับเปลี่ยนแผนได้ทันท่วงที

🔄 แนวทางแบบアジล: องค์กรได้เปลี่ยนจากการให้ทุนแบบโครงการเป็นพอร์ตโฟลิโอกที่ต่อเนื่องซึ่งเชื่อมโยงกับผลลัพธ์เชิงกลยุทธ์ แทนที่จะให้เงินทุนแก่โครงการที่มีอายุสั้นหลายสิบโครงการ องค์กรได้จัดสรรทรัพยากรให้กับกระแสงานที่มุ่งเน้นผลลัพธ์

🏆 ผลลัพธ์: ด้วยแนวทางนี้ บริษัทสามารถบรรลุเป้าหมายสำคัญระดับองค์กรได้ถึง 80% ซึ่งช่วยเพิ่มความแม่นยำในการคาดการณ์และทำให้งบประมาณสอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์

วิธีเอาชนะการต่อต้านการใช้งบประมาณแบบ Agile

ไม่ว่าประโยชน์ที่บันทึกไว้ของการจัดสรรงบประมาณแบบ Agile จะมีมากเพียงใด คุณก็อาจยังเผชิญกับการต่อต้านจากทีมของคุณเมื่อพวกเขาคุ้นเคยกับการวางแผนงบประมาณรายปีอยู่ดี และเมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้น คุณสามารถลองทำตามคำแนะนำต่อไปนี้ได้:

เปลี่ยนการจัดการงบประมาณแบบ Agile จากทฤษฎีสู่การปฏิบัติด้วย ClickUp

การจัดทำงบประมาณแบบดั้งเดิมช่วยให้คุณควบคุมได้ แต่ก็ทำให้ความยืดหยุ่นลดลง การจัดทำงบประมาณแบบคล่องตัวให้ความยืดหยุ่นในการปรับตัว แต่ก็มีความเสี่ยงต่อการแยกส่วนหากเครื่องมือ ทีมงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดไม่สอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กร

ClickUp ช่วยเชื่อมช่องว่างนี้ ClickUp's Converged AI workspace เปลี่ยนการจัดการงบประมาณแบบ Agile จากงานในสเปรดชีตให้กลายเป็นระบบที่มีชีวิตชีวาและทำงานร่วมกันได้

ใช้ ClickUp Brain เป็นผู้ช่วยด้านการเงินของคุณเพื่อสรุปการใช้จ่าย คาดการณ์แนวโน้ม และเปิดเผยข้อมูลเชิงลึกที่ช่วยให้คุณตัดสินใจด้านการระดมทุนได้อย่างมั่นใจ เปลี่ยนไปใช้ ClickUp Dashboards เพื่อดูภาพรวมทั้งหมด

ลงทะเบียนบน ClickUp ฟรีวันนี้

คำถามที่พบบ่อย

ไม่. มันทำงานได้ดีที่สุดในสภาพแวดล้อมแบบ Agile ที่มีการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญบ่อย เช่น SaaS, สตาร์ทอัพ และองค์กรที่มีการเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว องค์กรเหล่านี้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากรอบงบประมาณที่สั้น การคาดการณ์แบบต่อเนื่อง และการจัดสรรเงินทุนที่ยืดหยุ่น อย่างไรก็ตาม อุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด เช่น การธนาคารหรือการดูแลสุขภาพ ซึ่งต้องการการอนุมัติงบประมาณแบบคงที่ อาจพบว่าการจัดทำงบประมาณแบบ Agile เต็มรูปแบบเป็นเรื่องยาก โมเดลแบบผสมผสานที่รวมหลักการของ Agile (การคาดการณ์แบบต่อเนื่อง การทบทวนแบบวนซ้ำ) กับการควบคุมแบบดั้งเดิม จะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

ใช่ แต่ต้องมีธรรมาภิบาลที่เข้มแข็ง ทีมการเงินขององค์กรสามารถนำการจัดทำงบประมาณแบบ Agile มาใช้ได้ผ่าน: 1. การคาดการณ์แบบต่อเนื่อง: ปรับสมมติฐานทางการเงินเป็นรายไตรมาสหรือรายเดือนแทนที่จะเป็นรายปี 3. การจัดสรรเงินทุนตามกระแสคุณค่า ไม่ใช่โครงการ: เปลี่ยนจากการจัดสรรงบประมาณแบบรายการเป็นรายจ่ายเป็นการลงทุนอย่างต่อเนื่องในผลลัพธ์หรือทีมงาน3. การตัดสินใจแบบกระจายอำนาจ: เสริมพลังให้หน่วยธุรกิจสามารถปรับการใช้จ่ายตามการเรียนรู้ที่ได้รับการยืนยัน

การจัดทำงบประมาณแบบคล่องตัวเน้นที่ความสามารถในการปรับตัวและการจัดสรรเงินทุนใหม่อย่างต่อเนื่องตามลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลง ในขณะที่การจัดทำงบประมาณแบบลีนเน้นที่ประสิทธิภาพและการลดความสูญเปล่าในการวางแผนและอนุมัติงบประมาณ การจัดงบประมาณแบบคล่องตัวเกี่ยวข้องกับความยืดหยุ่น ส่วนการจัดงบประมาณแบบลีนเกี่ยวข้องกับการไหลเวียนและวินัย

นี่คือวิธีการวัดผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ในการจัดสรรงบประมาณแบบ Agile: มูลค่าที่ส่งมอบ, ระยะเวลาของวงจร, และความแตกต่างของงบประมาณเมื่อเทียบกับความแตกต่างของผลลัพธ์. คุณอาจต้องการพิจารณาตัวชี้วัดที่เน้นผลลัพธ์ เช่น อัตราการสูญเสียลูกค้า, การส่งมอบผลิตภัณฑ์, และอัตราการยอมรับหรือความพึงพอใจของลูกค้า.

เราขอแนะนำให้ทำเป็นรายไตรมาส ความถี่ในการดำเนินการจะขึ้นอยู่กับปัจจัยความผันผวนของธุรกิจ ความสมบูรณ์ของข้อมูล และรอบการตัดสินใจ โดยรอบการทบทวนที่พบบ่อย ได้แก่ การทบทวนธุรกิจรายไตรมาส (QBR) การทบทวนรายเดือน และการปรับแผนในระดับสปรินต์

ใช่ ในการตลาดและโครงการสร้างสรรค์ การจัดสรรงบประมาณแบบ Agile ช่วยให้สามารถปรับเปลี่ยนงบประมาณได้อย่างรวดเร็วตามผลการดำเนินงานของแคมเปญ โดยจัดสรรเงินทุนไปยังโครงการที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

ใช่ แต่ต้องเลือกสรรอย่างเหมาะสม อุตสาหกรรมที่ใช้เงินทุนสูง (เช่น อากาศยาน โครงสร้างพื้นฐาน พลังงาน) ต้องพึ่งพาการผูกพันทางการเงินระยะยาวหลายปี ดังนั้นการจัดสรรงบประมาณแบบ Agile อย่างเดียวจึงไม่สามารถใช้ได้กับทั้งกระบวนการ อย่างไรก็ตาม การผสมผสานแนวทางทั้งสองเข้าด้วยกันจะมีประสิทธิภาพในช่วงเริ่มต้นของการวิจัยและพัฒนา การวางแผน กระบวนการพัฒนา หรือระยะนำร่อง การทบทวนตามเป้าหมายสำคัญและการคาดการณ์แบบต่อเนื่องช่วยให้ทีมสามารถปรับตัวได้ภายในกรอบการทำงานที่มีวินัย ซึ่งช่วยให้ควบคุมการเงินได้ขณะเดียวกันก็ตอบสนองต่อความเป็นจริงของตลาดหรือเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงได้