มาพูดกันตรงๆ: การประชุมให้คำปรึกษาอาจเป็นดาบสองคม เมื่อทำอย่างถูกต้อง มันจะช่วยให้โครงการก้าวหน้า แต่เมื่อไม่ชัดเจนหรือไร้ระเบียบ มันจะเสียเวลาและพลังงาน 🪫
คุณอยู่ที่นี่เพราะคุณรู้ว่ามีวิธีที่ดีกว่า—วิธีที่สะท้อนถึงความเสี่ยงสูงและความละเอียดอ่อนของงานที่ปรึกษา
การประชุมให้คำปรึกษาไม่ได้เป็นเพียงการแบ่งปันข้อมูลอัปเดตเท่านั้น—แต่เป็นสถานที่ที่สร้างความไว้วางใจ เปิดเผยข้อมูลเชิงลึก และตัดสินใจในประเด็นที่มีผลกระทบโดยตรงต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจ
ตั้งแต่การโทรค้นหาข้อมูลและการสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ไปจนถึงการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อหาทางแก้ไขและการทบทวนการนำไปปฏิบัติ แต่ละการประชุมมีวัตถุประสงค์เฉพาะ และแนวทางของคุณต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์นั้น
ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะพูดถึงวิธีการวางแผน นำทีม และติดตามผลในรูปแบบที่เพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด และทำให้ทุกคนเข้าใจชัดเจนว่าขั้นตอนต่อไปคืออะไร
มาเติมพลังให้กับการนัดหมายกับลูกค้าของคุณกันเถอะ 🔌
การประชุมให้คำปรึกษาคืออะไร?
การประชุมให้คำปรึกษาเป็นการสนทนาที่มีโครงสร้างชัดเจน ซึ่งที่ปรึกษาและลูกค้าจะร่วมกันกำหนดเป้าหมาย ระบุปัญหา ประเมินแนวทางแก้ไข ให้คำแนะนำ และผลักดันผลลัพธ์ทางธุรกิจ แตกต่างจากการประชุมภายในทีม การสนทนาเหล่านี้มักครอบคลุมถึงการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ การรวบรวมข้อมูลเชิงลึกด้านการดำเนินงาน และการบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย—ทั้งหมดนี้ภายในระยะเวลาที่จำกัด
พวกเขาคือโอกาสที่จะมีอิทธิพลต่อทิศทาง สร้างความไว้วางใจ และพิสูจน์คุณค่าของคุณในทุกการติดต่อสื่อสาร
การประชุมเหล่านี้ช่วย:
- จัดตั้งการสื่อสารกับลูกค้าที่ชัดเจนและโปร่งใสตั้งแต่เริ่มต้น
- ให้ข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้เพื่อขับเคลื่อนโครงการให้ก้าวหน้า
- สร้างความไว้วางใจและเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้าและที่ปรึกษา
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการสอดคล้องกันในเป้าหมายและกลยุทธ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการความคาดหวังของลูกค้า
- ประหยัดเวลาและทรัพยากรผ่านการวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพ
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: คำว่า 'meeting' มีต้นกำเนิดย้อนไปถึงศตวรรษที่ 14 มาจากภาษาอังกฤษกลาง ซึ่งมีความหมายว่า 'การรวมตัวกัน'
ประเภทของการประชุมที่ปรึกษา
การประชุมให้คำปรึกษาสามารถมีรูปแบบต่าง ๆ กันไป โดยแต่ละรูปแบบถูกออกแบบมาเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง. ต่อไปนี้คือการแบ่งประเภทของการประชุมให้คำปรึกษาที่พบได้บ่อยที่สุดตามรูปแบบการประชุมแบบเปิด( ) และวิธีที่พวกมันช่วยคุณก้าวหน้าไปข้างหน้า. ⏩
การโทรเพื่อทำความรู้จัก
การโทรเพื่อค้นหาข้อมูลช่วยสร้างรากฐานสำหรับความสัมพันธ์ในการให้คำปรึกษาทั้งหมด คุณถามคำถามที่มีเป้าหมายเพื่อค้นหาความต้องการของลูกค้าทั้งที่ชัดเจนและซ่อนอยู่
ตัวอย่างเช่น เมื่อทำงานกับบริษัทการผลิตที่กำลังประสบปัญหาการจัดการสินค้าคงคลัง คุณอาจพบว่าปัญหาที่แท้จริงของพวกเขามาจากปัญหาการคาดการณ์มากกว่าการจัดการโลจิสติกส์ในคลังสินค้า
ในระหว่างการโทรนี้ คุณประเมินผลกระทบทางการเงินของปัญหาของพวกเขา ('แนวทางปัจจุบันของคุณมีค่าใช้จ่ายประมาณ 2.3 ล้านดอลลาร์ต่อปีในสินค้าคงคลังส่วนเกิน') และเสนอขั้นตอนต่อไปที่เฉพาะเจาะจง เช่น การประชุมวางแผนกระบวนการที่สร้างคุณค่าโดยไม่คำนึงว่าพวกเขาจะร่วมงานกับคุณต่อไปหรือไม่
การสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
การสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียช่วยดึงมุมมองที่สำคัญจากบุคคลที่มีอิทธิพลต่อความสำเร็จของโครงการ
ในโครงการการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล คุณได้พบปะแบบตัวต่อตัวกับผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการ ซึ่งเปิดเผยถึงการนำระบบไปใช้ล้มเหลวในอดีตที่เกิดจากการต่อต้านของพนักงานแนวหน้า ไม่ใช่ปัญหาทางเทคนิค คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ดีโดยการยอมรับความเชี่ยวชาญของพวกเขาในขณะที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับพลวัตขององค์กร
การสัมภาษณ์เหล่านี้มักเปิดเผยข้อมูลสำคัญที่ขาดหายไปจากเอกสารทางการ เช่น กระบวนการอนุมัติที่ไม่เป็นทางการ หรือกฎที่ไม่ได้เขียนไว้ซึ่งจะส่งผลต่อการออกแบบโซลูชันของคุณ
เวิร์กช็อปออกแบบโซลูชัน
การประชุมเชิงปฏิบัติการออกแบบโซลูชันเปลี่ยนแนวคิดจากข้อเสนอโครงการให้กลายเป็นแผนปฏิบัติการที่สามารถดำเนินการได้ผ่านการสร้างสรรค์ร่วมกัน
เมื่อพัฒนาแบบจำลองการให้บริการลูกค้าใหม่สำหรับสถาบันการเงิน คุณจะอำนวยความสะดวกให้กับการฝึกอบรมที่สมาชิกทีมลูกค้าทำแผนที่การเดินทางของลูกค้าในอุดมคติของพวกเขา การประชุมเชิงปฏิบัติการนี้สร้างความรับผิดชอบให้แก่ผู้เข้าร่วมเมื่อพวกเขาเห็นความคิดของตนถูกนำมาใช้ในเวลาจริง
คุณบันทึกการตัดสินใจอย่างเป็นภาพบนกระดานไวท์บอร์ดดิจิทัล พร้อมมอบหมายความรับผิดชอบอย่างชัดเจนก่อนที่ผู้เข้าร่วมจะออกจากห้อง
🔍 คุณรู้หรือไม่? แม้แต่เหล่านักบินอวกาศก็ยังต้องประชุมกัน พวกเขามีการประชุมออนไลน์เพื่อติดต่อกับศูนย์ควบคุมภารกิจขณะอยู่ในอวกาศ
การทบทวนการดำเนินงาน
การทบทวนการดำเนินงานช่วยแก้ไขปัญหาอุปสรรคในขณะที่ยังคงความก้าวหน้าต่อไป
คุณตรวจสอบความคืบหน้าเทียบกับเป้าหมายสำคัญ ระบุอุปสรรคที่เกิดขึ้นใหม่ และทำการปรับเปลี่ยนแบบเรียลไทม์เพื่อรักษาความก้าวหน้า การมีจุดตรวจสอบที่เป็นระบบเช่นนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ปัญหาเล็กน้อยกลายเป็นอุปสรรคใหญ่
การทบทวนการนำไปใช้ของระบบวิเคราะห์การค้าปลีกอาจเปิดเผยว่าการนำไปใช้ของแดชบอร์ดอยู่ที่ 40% ต่ำกว่าเป้าหมายเนื่องจากปัญหาด้านประสิทธิภาพ การประชุมเปลี่ยนไปให้ความสำคัญกับการแก้ไขปัญหาทางเทคนิคทันที การสร้างรายงานชั่วคราว และการปรับปรุงแนวทางการฝึกอบรม—ทั้งหมดนี้ได้รับการบันทึกไว้อย่างชัดเจนพร้อมผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา
การประชุมเชิงปฏิบัติการถ่ายทอดความรู้
การประชุมเชิงปฏิบัติการถ่ายทอดความรู้ช่วยเสริมสร้างความสามารถในการพึ่งพาตนเองของลูกค้าและรับประกันความยั่งยืนของแนวทางแก้ไขปัญหา การประชุมที่มีโครงสร้างชัดเจนเหล่านี้เปลี่ยนความเชี่ยวชาญของที่ปรึกษาให้กลายเป็นศักยภาพขององค์กรผ่านการปฏิบัติจริงและการจัดทำเอกสารอย่างครบถ้วน
โครงสร้างของเวิร์กช็อปจะดำเนินไปจากการสาธิตไปสู่การฝึกปฏิบัติแบบมีผู้แนะนำ และการปฏิบัติด้วยตนเองโดยมีการมีส่วนร่วมของที่ปรึกษาลดลง
ในโครงการเพิ่มประสิทธิภาพห่วงโซ่อุปทาน สมาชิกทีมจะฝึกฝนเทคนิคการพยากรณ์สินค้าคงคลังใหม่โดยใช้ข้อมูลจริงของพวกเขา ในขณะที่ที่ปรึกษาให้ข้อเสนอแนะแบบเรียลไทม์ เอกสารจะบันทึกทั้งกระบวนการและหลักการพื้นฐาน ทำให้สามารถปรับใช้กับสถานการณ์ในอนาคตได้
💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ:เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการลูกค้า ให้คุณส่งมอบคุณค่าที่สม่ำเสมออย่างต่อเนื่องตลอดระยะเวลาการให้บริการ ตรวจสอบกับลูกค้าที่ปรึกษาอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีความพึงพอใจและเห็นความก้าวหน้า แก้ไขปัญหาหรือข้อกังวลต่าง ๆ อย่างรวดเร็ว และนำเสนอทางออกก่อนที่ปัญหาจะลุกลาม
📮ClickUp Insight:เกือบ 88% ของผู้ตอบแบบสำรวจของเราพึ่งพาเครื่องมือ AI เพื่อทำให้งานส่วนตัวง่ายขึ้นและรวดเร็วขึ้น คุณต้องการสร้างประโยชน์เช่นเดียวกันในที่ทำงานหรือไม่? ClickUp พร้อมช่วยคุณ!ClickUp Brainผู้ช่วย AI ที่ติดตั้งมาในตัว ClickUp สามารถช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ถึง 30% ด้วยการลดจำนวนการประชุม สรุปอย่างรวดเร็วด้วย AI และงานอัตโนมัติ
องค์ประกอบสำคัญของการประชุมที่ปรึกษาที่ประสบความสำเร็จ
การประชุมที่ปรึกษาที่ประสบความสำเร็จไม่ได้เกิดขึ้นโดยบังเอิญ ต้องมีการวางแผนที่ชัดเจน กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน และความพยายามอย่างตั้งใจเพื่อให้แน่ใจว่าทุกนาทีมีคุณค่า
นี่คือองค์ประกอบสำคัญที่การประชุมที่มีประสิทธิผลและได้ผลจริงที่จัดทำโดย :
- แจกแจงวาระการประชุมที่ชัดเจนล่วงหน้า พร้อมหัวข้อเฉพาะ, การจัดสรรเวลา, และผลลัพธ์ที่คาดหวังสำหรับแต่ละส่วน
- ชุดเตรียมความพร้อมก่อนการประชุม ประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลพื้นฐาน และคำถามเฉพาะที่ผู้เข้าร่วมควรพิจารณา
- เลือกผู้เข้าร่วมอย่างมีกลยุทธ์—เชิญผู้มีอำนาจตัดสินใจและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน และรักษาจำนวนผู้ได้รับเชิญให้อยู่ในวงจำกัด
- กำหนดบทบาทการประชุม โดยระบุผู้ดำเนินการประชุม ผู้ควบคุมเวลา ผู้จดบันทึก และผู้มีอำนาจตัดสินใจ ก่อนเริ่มการอภิปราย
- การกำหนดกรอบปัญหาอย่างเป็นระบบ ที่ระบุความท้าทายเฉพาะเจาะจงก่อนที่จะพิจารณาแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้
- เครื่องมือภาพแบบร่วมมือ เช่น กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลหรือเอกสารที่ใช้ร่วมกันสำหรับการบันทึกและจัดระเบียบแนวคิดแบบเรียลไทม์
- เทคนิคการอำนวยความสะดวกเชิงรุก ที่สร้างสมดุลระหว่างการมีส่วนร่วม ป้องกันการครอบงำจากผู้มีอาวุโส และดึงเอาความคิดเห็นที่หลากหลายออกมา
- กลไกการตัดสินใจ ถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจนล่วงหน้า (ฉันทามติ, เสียงข้างมาก, การเลือกของผู้นำ) เพื่อหลีกเลี่ยงผลลัพธ์ที่ไม่ชัดเจน
- สรุปเชิงปฏิบัติการ บันทึกขั้นตอนถัดไปเฉพาะเจาะจง, ผู้รับผิดชอบ, กำหนดเวลา, และเกณฑ์ความสำเร็จ
- เอกสารติดตามผลทันที จัดส่งภายใน 24 ชั่วโมง บันทึกการตัดสินใจ เหตุผล และข้อผูกพัน
- กลไกการให้ข้อเสนอแนะ เพื่อการพัฒนาประสิทธิภาพการประชุมอย่างต่อเนื่องและแนวทางที่ปรึกษา
⚙️ โบนัส: ที่ปรึกษาหลายคนพึ่งพาแม่แบบการให้คำปรึกษาสำหรับการรับลูกค้าใหม่แบบไร้ความเครียด และรักษาแนวทางที่เป็นมืออาชีพและเป็นระเบียบ
วิธีเตรียมตัวสำหรับการประชุมที่ปรึกษา
การประชุมให้คำปรึกษาที่มีประสิทธิผลเริ่มต้นขึ้นนานก่อนที่คุณจะนั่งลงกับลูกค้า คุณต้องมีวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ระบบการจัดตารางเวลาที่มีประสิทธิผล และการวิจัยที่จัดเตรียมไว้อย่างดีเพื่อให้การหารือดำเนินไปตามแผน
แทนที่จะต้องจัดการกับเครื่องมือหลายอย่าง ClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน นำทุกสิ่งมาไว้ในที่เดียว
ตั้งแต่การจัดโครงสร้างวาระการประชุมไปจนถึงการซิงค์ปฏิทินและการจัดระเบียบงานวิจัย, ClickUp Meetingsช่วยให้กระบวนการเตรียมการทั้งหมดง่ายขึ้น
มาดูกันว่าฟีเจอร์ต่างๆ ของมันช่วยให้คุณเตรียมตัวและเพิ่มคุณค่าให้กับการประชุมของคุณได้อย่างไร 👀
วางแผนการสนทนาของคุณด้วยวาระการประชุม
การประชุมปรึกษาหารือโดยไม่มีวาระการประชุมคือโอกาสที่สูญเสียไป
ClickUp Agenda Templateช่วยให้การประชุมให้คำปรึกษาเป็นไปตามแผนโดยการจัดโครงสร้างที่ชัดเจนสำหรับการจัดการการอภิปราย มันระบุจุดสำคัญเช่นวัตถุประสงค์ หัวข้อการอภิปราย และรายการที่ต้องดำเนินการ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนทราบถึงสิ่งที่คาดหวัง
คุณสามารถลากและวางการประชุมลงในช่องเวลาว่างได้, บล็อกเวลาเตรียมตัวรอบเซสชั่นสำคัญ, และหลีกเลี่ยงการเกิดการนัดหมายซ้อนกันระหว่างลูกค้าหลายราย
สมมติว่าคุณกำลังทำงานในสามโครงการที่ซ้อนทับกัน คุณสามารถดูการประชุมทั้งหมดได้ตามลูกค้า การว่าจ้าง หรือทีม—เพื่อให้คุณเตรียมพร้อมเสมอและไม่มีการจองซ้อน
เทมเพลตยังมีพื้นที่สำหรับบันทึกข้อมูลและตัดสินใจ ช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและติดตามผลได้ง่ายในครั้งต่อไป
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: คำว่า 'agenda' มาจากคำในภาษาละติน agendum ซึ่งแปลว่า 'สิ่งที่ต้องทำ' ในยุคกลาง คำนี้หมายถึงรายการสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จในพิธีทางศาสนาหรือการประชุม
มองเห็นตารางเวลาได้อย่างง่ายดาย
ClickUp Calendarทำให้การจัดตารางและการติดตามการประชุมให้คำปรึกษาเป็นเรื่องง่ายโดยไม่ต้องมีการติดต่อกลับไปกลับมาตามปกติ แสดงงาน, กำหนดเวลา, และการประชุมในปฏิทินเดียวที่สามารถโต้ตอบได้ ช่วยให้การจัดการเวลาดีขึ้น
สามารถย้ายเหตุการณ์ต่าง ๆ ได้ด้วยการลากและวางอย่างง่าย ทำให้การปรับเปลี่ยนตารางเวลาเป็นไปอย่างรวดเร็วและไม่ยุ่งยาก
คุณสามารถดูการนัดหมายทั้งหมดในรูปแบบที่มองเห็นได้ง่าย ทำให้ง่ายต่อการติดตามการประชุมที่กำหนดไว้และหลีกเลี่ยงการจองซ้อนได้ ตัวอย่างเช่น ที่ปรึกษาทางการเงินที่กำลังวางแผนการประชุมทบทวนกับหัวหน้าแผนกหลายคน สามารถตรวจสอบมุมมองปฏิทินเพื่อหาช่วงเวลาที่เหมาะสมได้
พวกเขาสามารถเห็นตารางเวลาทั้งหมดของพวกเขาได้ในทันทีและทำการปรับเปลี่ยนได้ทันที
หากลูกค้าเลื่อนการนัดหมายการโทรค้นหาข้อมูล การเปลี่ยนแปลงจะถูกซิงค์โดยอัตโนมัติในทุกเครื่องมือของคุณ—ไม่จำเป็นต้องอัปเดตลิงก์หรือไทม์ไลน์ด้วยตนเอง คุณยังสามารถมองเห็นความพร้อมของทีมคุณได้ด้วย ทำให้คุณสามารถเชิญผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางเข้าร่วมได้เมื่อจำเป็น
หากเกิดความขัดแย้งขึ้น พวกเขาสามารถเลื่อนการประชุมไปยังเวลาที่เหมาะสมกว่าได้โดยไม่ต้องอัปเดตเครื่องมือการประชุมออนไลน์หลายรายการแยกกัน
ให้การประชุมสอดคล้องกัน
การผสานการทำงานของปฏิทิน ClickUpกับ Google, Apple และ Outlook ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ใน ClickUp สะท้อนไปยังปฏิทินภายนอกโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการอัปเดตตารางเวลาด้วยตนเองและป้องกันการจองซ้ำซ้อน
ตัวอย่างเช่น ที่ปรึกษาทางธุรกิจจัดตารางการประชุมวางแผนกลยุทธ์กับลูกค้าใน ClickUp ขณะเดียวกันก็จัดการนัดหมายส่วนตัวใน Google Calendar หากลูกค้าเลื่อนนัดระบบจัดการงานจะซิงค์การอัปเดตทันที ทำให้ไม่เกิดความขัดแย้งขณะจัดระเบียบภาระงานทั้งด้านธุรกิจและส่วนตัว
การผสานรวมทำให้การซิงค์การประชุมลูกค้าทั้งหมดเป็นเรื่องง่ายโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างหลายแพลตฟอร์ม คุณยังสามารถดูความพร้อมของทีมได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณเลือกเวลาที่เหมาะกับทุกคนที่เกี่ยวข้อง
🔍 คุณรู้หรือไม่? พนักงานจำนวนมากควบคุมตารางเวลาของตนเอง โดยมีถึง 58% ที่บล็อกเวลาในปฏิทินเพื่อหลีกเลี่ยงการประชุมมากเกินไป การประชุมแบบไฮบริดและออนไลน์มีความแพร่หลายมากกว่าการประชุมแบบพบหน้ากัน (86% เทียบกับ 83%) แต่ก็มีปัญหาบางประการเช่นกัน 72% ของพนักงานระบุว่าพวกเขาเสียเวลาหรือเริ่มประชุมล่าช้าเนื่องจากปัญหาทางเทคโนโลยี ในขณะที่ 70% ประสบปัญหาเกี่ยวกับเสียงและการมองเห็น
กำหนดการประชุมโดยตรงจาก ClickUp
สำหรับการให้คำปรึกษาทางไกล,การผสานการทำงานระหว่าง ClickUp และ Zoomผ่านระบบ ช่วยลดความยุ่งยากในการสลับแพลตฟอร์มเพื่อตั้งค่าการโทร
เมื่อคุณได้กำหนดเวลาการประชุมในมุมมองปฏิทินแล้ว ลิงก์ Zoom จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและรวมอยู่ในกิจกรรมนั้น
กำลังจัดเซสชันออกแบบโซลูชันระยะไกลอยู่ใช่ไหม? สร้างลิงก์ Zoom ได้โดยตรงใน ClickUp แนบกับเอกสารวาระการประชุม แล้วแชร์ทั้งหมดในครั้งเดียว ทุกอย่างอยู่ในงานเดียว—ทั้งบันทึก ลิงก์ วาระการประชุม—ทำให้ทุกคนสามารถเข้าร่วมได้อย่างพร้อมสรรพ
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: บริษัทบางแห่ง เช่น Amazonได้ริเริ่มการประชุมแบบเงียบซึ่งผู้เข้าร่วมจะใช้เวลาช่วงแรกสองสามนาทีในการอ่านเอกสารรายละเอียดอย่างเงียบๆ ก่อนที่จะเริ่มการอภิปราย
จัดระเบียบและค้นหาบันทึกการวิจัย
ในฐานะที่ปรึกษา คุณมักต้องการเข้าถึงข้อมูลลูกค้า บันทึกการประชุมที่ผ่านมา และเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว ClickUp Brain ซึ่งเป็นเครือข่ายประสาทเทียม AI ที่ผสานรวมอยู่ใน ClickUp ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางความรู้แบบรวมศูนย์ ช่วยให้การค้นหาข้อมูลเป็นเรื่องง่าย
คุณสามารถถามคำถามและรับคำตอบได้ทันทีโดยอิงจากข้อมูลที่จัดเก็บไว้ โดยไม่ต้องค้นหาผ่านไฟล์ที่กระจัดกระจาย
ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการข้อมูลเชิงลึกจากการสนทนาครั้งก่อนเมื่อเตรียมตัวสำหรับการพบลูกค้า คุณสามารถถามได้ง่ายๆ ว่า 'ประเด็นสำคัญจากการประชุมครั้งล่าสุดกับบริษัท XYZ คืออะไร?' และเข้าถึงบันทึกที่เกี่ยวข้องได้ทันที ช่วยให้คุณสามารถเตรียมตัวได้โดยไม่ต้องเสียเวลา
เครื่องมือปัญญาประดิษฐ์ (AI) สำหรับบันทึกการประชุมของ ยังช่วยในการสรุปและแปลภาษาอีกด้วย
เมื่อจับคู่กับClickUp AI Notetaker, ClickUp Brain สร้างความร่วมมือที่สมบูรณ์แบบที่สุดสำหรับที่ปรึกษา—หนึ่งจับทุกรายละเอียด ในขณะที่อีกฝ่ายทำให้การดึงข้อมูลเชิงลึกเป็นเรื่องง่าย
ผู้ช่วยจดบันทึกด้วย AI บันทึกการสนทนาแบบเรียลไทม์ สร้างสรุปที่มีโครงสร้าง และดึงรายการที่ต้องดำเนินการ พร้อมเชื่อมโยงทุกอย่างกับงานและเอกสารที่เกี่ยวข้อง บันทึกการประชุมจะไม่กระจัดกระจายอยู่ในแพลตฟอร์มต่างๆ อีกต่อไป—ทุกอย่างถูกจัดเก็บไว้ใน ClickUp ทำให้การติดตามงานเป็นไปอย่างราบรื่น
กำลังจัดประชุมกลยุทธ์อยู่ใช่ไหม? AI Notetaker จะจับประเด็นข้อกังวล ความคิดสำคัญ และรายการที่ต้องดำเนินการของลูกค้า แล้วแปลงเป็นสรุปที่มีโครงสร้างชัดเจน ClickUp Brain สามารถเปลี่ยนสรุปเหล่านั้นให้กลายเป็นงานเต็มรูปแบบ งานย่อย และเวิร์กโฟลว์ของโครงการทั้งหมดได้
คุณจะไม่ต้องพูดว่า "เดี๋ยวก่อน พวกเขาตัดสินใจเรื่องการจัดสรรงบประมาณว่าอย่างไรนะ?" อีกต่อไป—แค่ถาม ClickUp Brain
นอกจากนี้ClickUp Docsยังมอบพื้นที่ที่มีโครงสร้างสำหรับที่ปรึกษาในการจัดเก็บงานวิจัย บันทึกการประชุม และรายการที่ต้องดำเนินการ โดยรองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ทำให้สมาชิกในทีมหลายคนสามารถแบ่งปันข้อมูลเชิงลึก จัดรูปแบบเนื้อหา และเชื่อมโยงเอกสารไปยังงานต่างๆ ได้โดยตรง
ตัวอย่างเช่น ที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคลที่ทำงานเกี่ยวกับกลยุทธ์การมีส่วนร่วมของพนักงานสามารถใช้ Docs เพื่อจัดระเบียบผลการสำรวจ ข้อเสนอแนะจากพนักงาน และรายงานเปรียบเทียบมาตรฐาน
พวกเขาสามารถเน้นข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ, ติดแท็กผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง, และทำให้แน่ใจว่างานวิจัยทั้งหมดพร้อมใช้งานในเอกสารเดียว ก่อนที่จะนำเสนอผลการค้นพบของพวกเขา
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ในกรีกโบราณ การประชุมมักจัดขึ้นที่อะโกรา และการขัดจังหวะผู้พูดถือเป็นการเสียมารยาท เพื่อแสดงสัญญาณนี้ การยกมือขึ้นเป็นธรรมเนียมปฏิบัติ
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรปฏิบัติตามในระหว่างการประชุม
การประชุมให้คำปรึกษาคือการแสดง การเจรจา และการประชุมเชิงปฏิบัติการ—ทั้งหมดรวมอยู่ในหนึ่งเดียว คุณไม่ได้เพียงแค่แบ่งปันข้อมูลเท่านั้น แต่ยังต้องนำการสนทนา จัดการพลวัต และส่งมอบคุณค่าในเวลาเดียวกัน
นี่คือวิธีจัดการประชุมที่ปรึกษาให้รู้สึกเหมือนเป็นจุดเปลี่ยนเชิงกลยุทธ์มากกว่าการเช็คอิน 📅
🪄 ใช้สื่อภาพเพื่อเสริมการอภิปราย
ในการประชุม การใช้สื่อภาพประกอบสามารถช่วยเพิ่มการเข้าใจและการจดจำข้อมูลได้อย่างมีนัยสำคัญ มนุษย์ประมวลผลภาพได้เร็วกว่าข้อความ ดังนั้นการรวมองค์ประกอบเช่น แผนผังขั้นตอน กราฟ และแผนภาพ สามารถทำให้แนวคิดที่ซับซ้อนเข้าใจได้ง่ายขึ้น
กระดานไวท์บอร์ด ClickUp
ClickUp Whiteboardsช่วยให้คุณสามารถวางแผนความคิด สร้างแผนผัง และจัดลำดับความสำคัญได้อย่างเป็นภาพ ทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันระหว่างการสนทนา
คุณสามารถลากและวางองค์ประกอบต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย ปรับแต่งดีไซน์ และเชิญผู้อื่นให้ร่วมทำงานได้ทันที
ตัวอย่างเช่น การวางแผนไทม์ไลน์บนไวท์บอร์ดระหว่างการประชุมเปิดตัวผลิตภัณฑ์ช่วยให้กำหนดจุดสำคัญและหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจนขึ้น เมื่อผู้เข้าร่วมแบ่งปันข้อมูลหรือความคิดเห็น ข้อมูลอัปเดตจะปรากฏทันที ทำให้การติดตามความคืบหน้าและการปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ระหว่างดำเนินการเป็นไปได้ง่ายขึ้น
🪄 บันทึกการตัดสินใจและข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ
การบันทึกการตัดสินใจ, รายการที่ต้องดำเนินการ, และข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญในระหว่างการประชุมเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง. สิ่งนี้ช่วยป้องกันการเข้าใจผิด และช่วยให้ทีมสามารถติดตามความคืบหน้าได้ตลอดเวลา.
หลังการประชุม การมีบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรยังทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงเพื่อให้แน่ใจว่าทีมยังคงดำเนินไปตามแนวทางที่กำหนดไว้
ตัวอย่างเช่น เมื่อทีมที่ปรึกษาตกลงกันเกี่ยวกับกลยุทธ์สำหรับไตรมาสถัดไป การบันทึกประเด็นสำคัญ เช่น วัตถุประสงค์ จุดสำคัญ และกำหนดเวลา จะช่วยให้แผนมีความชัดเจนยิ่งขึ้น
ClickUp Meeting Minutes Templateมอบรูปแบบที่มีโครงสร้างเพื่อบันทึกการหารือที่สำคัญ การตัดสินใจ และขั้นตอนต่อไป
ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถบันทึกทุกสิ่งที่ได้พูดคุยไว้ได้อย่างง่ายดาย และมอบหมายงานติดตามผลเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรถูกลืม
มันช่วยลดความเสี่ยงของการสื่อสารผิดพลาดและทำให้ทุกคนรับผิดชอบได้ ผู้เข้าร่วมสามารถกลับมาดูบันทึกการประชุม ได้ตลอดเวลา ทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีความสอดคล้องกันในเป้าหมายและความรับผิดชอบ
ลูกค้าชื่นชมเมื่อที่ปรึกษาปิดประเด็นก่อนการประชุมสิ้นสุด—เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณทำเช่นนั้นได้ ✅
🪄 เคารพขอบเขตของเวลา
เมื่อการประชุมยืดเยื้อ ความสนใจของผู้เข้าร่วมจะลดลง และเกิดความเหนื่อยล้า เพื่อป้องกันสิ่งนี้ จำเป็นต้องมีวาระการประชุมที่ชัดเจน จัดสรรเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละหัวข้อ และรักษาการสนทนาให้อยู่ในประเด็น
ตัวอย่างเช่น หากการประชุมของคุณมีกำหนดไว้หนึ่งชั่วโมง การกำหนดเวลาที่ชัดเจนสำหรับแต่ละส่วนจะช่วยให้คุณครอบคลุมทุกหัวข้อโดยไม่เร่งรีบหรือเกินเวลา
นอกจากนี้ การเว้นเวลาสักสองสามนาทีสำหรับคำถามสุดท้าย การชี้แจง หรือสอบถามความคิดเห็นโดยรวมพบปะกันอย่างรวดเร็วก็เป็นประโยชน์เช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังช่วยลูกค้าพัฒนาทักษะการตัดสินใจ การบริหารเวลา หรือทักษะอื่นๆ
🔍 คุณรู้หรือไม่? เวลาในการส่งคำเชิญประชุมสามารถส่งผลต่อระยะเวลาของการประชุมได้ การประชุมมักจะใช้เวลานานกว่าหนึ่งชั่วโมงเมื่อมีการเชิญล่วงหน้าเกินหนึ่งเดือน อย่างไรก็ตาม การประชุมมักจะใช้เวลาประมาณ 30 ถึง 60 นาทีหากมีการเชิญภายในหนึ่งสัปดาห์
🪄 ใช้ผลสำรวจความคิดเห็นหรือแบบสอบถามสั้น ๆ เพื่อประกอบการตัดสินใจ
ในการประชุม การตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาความต่อเนื่อง เมื่อการตัดสินใจเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่ายหรือมีความคิดเห็นที่แตกต่างกัน การได้รับข้อมูลจากทุกคนอย่างรวดเร็วสามารถหลีกเลี่ยงการถกเถียงที่ยืดเยื้อได้
วิธีที่มีประสิทธิภาพวิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือผ่านแบบสำรวจหรือการสำรวจความคิดเห็น ซึ่งช่วยให้คุณสามารถรวบรวมความคิดเห็นได้อย่างรวดเร็วและดำเนินการต่อด้วยความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับความชอบของกลุ่ม
ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องตัดสินใจเลือกแคมเปญการตลาดที่จะดำเนินการ การรวบรวมความคิดเห็นอย่างรวดเร็วจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียผ่านการสำรวจช่วยให้ทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นของตนในรูปแบบที่เป็นระบบ
ClickUp Forms
ClickUp Formsเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น คุณสามารถสร้างแบบสำรวจที่กำหนดเองเพื่อรวบรวมความคิดเห็นของทีมเกี่ยวกับการตัดสินใจที่สำคัญ และการตอบกลับจะถูกเก็บรวบรวมและจัดระเบียบโดยอัตโนมัติ
สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ผลลัพธ์และดำเนินการตามแนวทางที่ดีที่สุด โดยไม่จำเป็นต้องมีการอภิปรายยืดยาวในทุกตัวเลือก
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: เพิ่มพูนทักษะการให้คำปรึกษาและทักษะอื่นๆด้วยการฝึกฝนการสื่อสารที่ชัดเจนและกระชับ หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะหรือคำอธิบายที่ซับซ้อนเกินไป นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่ลูกค้าเข้าใจง่ายและสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง
การติดตามผลหลังการประชุม
การประชุมสร้างแนวคิด แต่การลงมือทำคือสิ่งที่ขับเคลื่อนผลลัพธ์
งานใน ClickUp
ClickUp Tasksช่วยให้ทีมเปลี่ยนจากการสนทนาไปสู่การปฏิบัติโดยการมอบหมายความรับผิดชอบทันทีหลังจากการหารือ ความชัดเจนในความรับผิดชอบช่วยให้เกิดความรับผิดชอบ ในขณะที่กำหนดเวลาช่วยให้โครงการดำเนินไปตามกำหนด
แต่ละงานประกอบด้วยคำอธิบาย, ความสำคัญ, และเอกสารแนบ, ช่วยลดความสับสน. การจัดโครงสร้างงานอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้แรงขับเคลื่อนหลังการประชุมคงอยู่.
ตัวอย่างเช่น หลังจากการประชุมกลยุทธ์การตลาด ให้สร้างงานสำหรับการร่างข้อความแคมเปญ มอบหมายให้กับทีมเนื้อหา และกำหนดเส้นตายเพื่อให้สอดคล้องกับความคาดหวัง
ผู้รับมอบหมายหลายคนใน ClickUpช่วยให้ทีมสามารถแบ่งปันความรับผิดชอบโดยไม่เกิดการทับซ้อน ผู้รับมอบหมายแต่ละคนจะได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง ทำให้การประสานงานเป็นไปอย่างราบรื่น
ตัวอย่างเช่น ในการประชุมเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ให้มอบหมายงาน 'เตรียมเอกสารเปิดตัว' ให้กับทีมออกแบบและทีมเนื้อหาพร้อมกัน ทั้งสองทีมสามารถทำงานร่วมกันในที่เดียว ลดการสื่อสารที่ผิดพลาด
ลำดับความสำคัญของงานใน ClickUp
ลำดับความสำคัญของงานใน ClickUpจัดหมวดหมู่งานตามความเร่งด่วน
การติดป้ายงานว่า ด่วน, สูง, ปกติ, หรือ ต่ำ, ช่วยให้ทีมมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญก่อน. ระบบนี้ช่วยบาลานซ์ปริมาณงานและป้องกันไม่ให้พลาดกำหนดเวลาที่สำคัญ.
ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าขอแก้ไขรายงานในนาทีสุดท้าย ให้ทำเครื่องหมายงานนั้นว่า 'ด่วน' เพื่อเลื่อนงานขึ้นไปอยู่ด้านบนของรายการลำดับความสำคัญ สมาชิกในทีมจะเห็นความสำคัญของงานนี้ทันทีและดำเนินการเป็นลำดับแรก
🔍 คุณรู้หรือไม่? นี่คือเหตุผลที่ยอดเยี่ยมในการไม่เปิดกล้องระหว่างการประชุมออนไลน์ครั้งต่อไปของคุณ: มันเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม! งานวิจัยเผยว่าการปิดวิดีโอของคุณระหว่างการประชุมทางวิดีโอสามารถลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมของคุณได้ถึง 96%!
คลิกอัพและปรึกษา
การประชุมให้คำปรึกษาควรขับเคลื่อนความก้าวหน้า ไม่ใช่แค่เติมตารางเวลา
แนวทางที่มีโครงสร้างชัดเจน มีวาระการประชุมที่ชัดเจน มีข้อสรุปที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ และการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้ทุกการหารือสามารถขับเคลื่อนงานไปข้างหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ การรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยคือสิ่งที่สร้างความแตกต่างอย่างแท้จริง
ClickUp นำทุกสิ่งมาไว้ในที่เดียวด้วยเทมเพลตสำหรับการสนทนาที่มีโครงสร้าง, มุมมองปฏิทินสำหรับการจัดตารางงานอย่างราบรื่น, และบันทึกการประชุมที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อจับประเด็นสำคัญได้ทันที ด้วยการจัดการงาน, การผสานรวม, และเอกสารที่ทำงานร่วมกันได้, การติดตามผลจะเกิดขึ้นอย่างง่ายดาย, ทำให้ไม่มีรายละเอียดใดสูญหาย
จัดการประชุมที่นำไปสู่การลงมือทำ สมัครใช้ ClickUpวันนี้! ✅