วิธีตั้งกฎทีมที่ขับเคลื่อนความสำเร็จ

มันไม่ได้ เสมอไป ที่เมื่อทีมเริ่มแตกแยกจะดูน่าตื่นเต้นหรือหวือหวา ในความเป็นจริง มักจะเริ่มต้นอย่างเงียบเชียบจนแทบไม่ทันสังเกตเห็นเลยด้วยซ้ำ 👀

บางครั้ง มันคือการพลาดกำหนดส่งงาน หรืออาจเป็นอีเมลที่เขียนไม่เสร็จสมบูรณ์ซึ่งทิ้งคำถามไว้มากกว่าคำตอบ มีคนคิดว่า 'ไม่ใช่หน้าที่ของฉัน' ในขณะที่อีกคนคิดว่า 'พวกเขาจะจัดการเอง'

และเพียงเท่านั้น รอยร้าวเล็กๆ ก็กลายเป็นช่องโหว่ขนาดใหญ่ กำหนดส่งงานถาโถมเข้ามา การสื่อสารสะดุด ความคืบหน้าหยุดชะงัก และความรับผิดชอบ? หายสาบสูญไปอย่างไร้ร่องรอย

สิ่งที่คุณต้องการคือกรอบการทำงานที่เหมาะสม (หรือกฎพื้นฐาน) เพื่อสร้างความสอดคล้อง ปรับปรุงประสิทธิภาพ และทำให้ความสามารถของทีมคุณกลายเป็นผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จ

มาสำรวจกันว่า การสร้างกฎทีมที่ชัดเจนและสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง จะสามารถเปลี่ยนศักยภาพให้กลายเป็นความก้าวหน้าได้จริงอย่างไร

ทำไมกฎของทีมจึงมีความสำคัญ

เมื่อมองแวบแรก กฎของทีมอาจดูเหมือนเป็นเพียงรายการสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำอีกฉบับหนึ่ง แต่ความจริงแล้ว กฎเหล่านี้เป็นกรอบการทำงานที่ช่วยให้สมาชิกในทีมมีปฏิสัมพันธ์กันได้อย่างราบรื่น ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและมุ่งไปสู่เป้าหมายร่วมกัน

มาทำความเข้าใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสำคัญของกฎทีมกันเถอะ 🗃️

1. ขจัดความสับสน: เมื่อบทบาทและความรับผิดชอบถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน ทุกคนจะทราบหน้าที่ของตนเองอย่างชัดเจน ไม่เกิดความสับสนว่าใครควรรับผิดชอบงานใด ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นด้วยความคาดหวังที่ชัดเจน

2. ส่งเสริมความสม่ำเสมอและความยุติธรรม: ทุกคนที่ปฏิบัติตามกฎเดียวกันจะสร้างสนามแข่งขันที่เท่าเทียมกัน ซึ่งช่วยป้องกันการลำเอียงและทำให้ทุกคนได้รับการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมกัน ไม่ว่าจะมีบทบาทหรืออาวุโสเพียงใดก็ตาม

3. จัดให้มีระบบรองรับเพื่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ: แนวทางปฏิบัติระบุวิธีการและเวลาในการสื่อสาร ทำให้สามารถจัดการกับความไม่แน่นอนหรือเรื่องเร่งด่วนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. สร้างวัฒนธรรมทีม: พฤติกรรมเชิงบวก เช่น การให้เกียรติ การสื่อสารที่ชัดเจน และการแก้ปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ ได้รับการส่งเสริมผ่านกฎระเบียบที่ชัดเจน ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

ประเภทของกฎทีม

เพื่อเตรียมทีมของคุณให้ประสบความสำเร็จ คุณจำเป็นต้องมีกฎเกณฑ์ที่หลากหลาย ด้านล่างนี้คือประเภทหลักที่คุณควรพิจารณา 📑

1. ค่านิยมหลักและแนวทางปฏิบัติ

สิ่งเหล่านี้กำหนดพฤติกรรมและทัศนคติที่คาดหวังในขั้นพื้นฐานระหว่างระยะการพัฒนาทีม ซึ่งเป็นรากฐานในการดำเนินงานของกลุ่ม สร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการเคารพและไว้วางใจซึ่งกันและกัน

2. แนวทางการสื่อสาร

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทีมที่มีประสิทธิภาพสูง เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความถูกส่งผ่านอย่างชัดเจนและรวดเร็ว

3. กระบวนการตัดสินใจ

การกำหนดแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการตัดสินใจจะสร้างข้อตกลงการทำงานของทีมที่แข็งแกร่งและหลีกเลี่ยงความสับสนเกี่ยวกับอำนาจหน้าที่ กฎเหล่านี้จะเน้นว่าใครมีอำนาจตัดสินใจขั้นสุดท้าย กำหนดวิธีการรวบรวมข้อมูล หรือขั้นตอนที่ต้องดำเนินการก่อนตัดสินใจ

4. กฎระเบียบกระบวนการทำงาน

กฎระเบียบกระบวนการทำงานช่วยให้สมาชิกทุกคนในทีมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกัน. ให้คิดถึงกฎเหล่านี้เป็นแนวทางปฏิบัติการดำเนินงานประจำวันที่มีความจำเป็น ซึ่งควบคุมวิธีการทำงานให้สำเร็จลุล่วง.

5. การจัดการเวลาและมารยาทในการประชุม

กฎเหล่านี้ช่วยให้ทีมของคุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ มีส่วนร่วม และมุ่งเน้น โดยไม่เสียเวลาไปกับงานที่ไม่จำเป็นหรือการประชุมที่มากเกินไป

6. กฎการแก้ไขข้อขัดแย้ง

กฎเกณฑ์ในการแก้ไขข้อขัดแย้งช่วยรักษาความเป็นมืออาชีพและลดการหยุดชะงักให้น้อยที่สุด

วิธีสร้างกฎทีมที่มีประสิทธิภาพ

การสร้างกฎของทีมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ทุกคนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อทำอย่างรอบคอบ แนวทางเหล่านี้สามารถช่วยให้ทีมของคุณมีสมาธิ แก้ไขข้อขัดแย้ง และบรรลุเป้าหมายร่วมกันได้อย่างราบรื่น

นี่คือวิธีสร้างกฎที่มีประสิทธิภาพและมีความหมายที่ยั่งยืน 👌

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นด้วยจุดประสงค์ที่ชัดเจน

กฎของทีมคือรากฐานของการดำเนินงานของทีมคุณ เพื่อให้ได้รับประโยชน์อย่างแท้จริง คุณจำเป็นต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของกฎเหล่านั้น ช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจว่าทำไมกฎเหล่านี้จึงจำเป็น หรือจะแก้ไขปัญหาเฉพาะใดได้บ้าง

หากปราศจากจุดประสงค์ที่ชัดเจน กฎเกณฑ์ของคุณก็เป็นเพียงถ้อยคำบนกระดาษเท่านั้น

นี่คือวิธีที่จะทำให้สำเร็จ:

ClickUp Goalsช่วยให้คุณสามารถสร้างวัตถุประสงค์ระดับสูงและกำหนดเป้าหมายย่อยที่สามารถวัดผลได้ เป้าหมายเหล่านี้อาจเป็นค่าตัวเลข งานเฉพาะ หรือแบบใช่/ไม่ใช่ที่เรียบง่าย

สมมติว่าคุณต้องการสร้างกฎสำหรับการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถสร้างเป้าหมายที่มีชื่อว่า 'กฎการจัดการเวลา' เพิ่มวันที่ครบกำหนด และกำหนดเจ้าของ (ซึ่งจะเป็นผู้รับผิดชอบในการติดตามความคืบหน้า)

ภายในเป้าหมายนี้ คุณสามารถกำหนดขั้นตอนย่อยได้ เช่น 'กำหนดแนวทางในการแบ่งเวลา' หรือ 'สร้างเวลาสำรองสำหรับความล่าช้า' และด้วยClickUp Tasks คุณสามารถสร้างรายการงานแต่ละขั้นตอนได้อย่างง่ายดายและมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้อง

เมื่อแต่ละงานเสร็จสมบูรณ์แล้ว เป้าหมายของคุณจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อสะท้อนความคืบหน้า

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ

การกำหนดบทบาทไม่ได้หมายถึงการมอบตำแหน่งงานเท่านั้น แต่เป็นการชี้แจงให้ชัดเจนว่าใครทำอะไร เมื่อไร และอย่างไร การมอบหมายบุคคลที่รับผิดชอบโดยตรง (DRIs) จะทำให้เรื่องนี้ชัดเจนยิ่งขึ้น

นี่คือวิธีที่คุณสามารถกำหนดบทบาทได้อย่างมีประสิทธิภาพ:

ClickUp Docsเป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ภายในแพลตฟอร์มที่คุณสามารถสร้าง จัดระเบียบ และแบ่งปันเอกสารกับทีมของคุณได้ มันช่วยให้คุณบันทึกกฎ บทบาท และความรับผิดชอบในพื้นที่ศูนย์กลาง

คุณสามารถจัดระเบียบส่วนต่าง ๆ เกี่ยวกับค่านิยมหลัก การตัดสินใจ และแนวทางการสื่อสารได้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องมือการจัดรูปแบบที่หลากหลายของ Docs ทำให้คู่มือนี้เข้าถึงได้สำหรับสมาชิกทุกคนในทีม

หากส่วนใดของเอกสารต้องการการตรวจสอบหรือการอนุมัติ คุณสามารถ @mention สมาชิกทีมและทิ้งความคิดเห็นที่มอบหมายใน ClickUpไว้ให้พวกเขาได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อบันทึกความรับผิดชอบของ DRI คุณสามารถแท็กพวกเขาเพื่อยืนยันรายละเอียดหรือทำการแก้ไข

ขั้นตอนที่ 3: จัดลำดับความสำคัญและจัดหมวดหมู่กฎ

เมื่อคุณมองภาพรวมที่ใหญ่ขึ้น คุณอาจจำเป็นต้องบันทึกกฎหลายร้อยข้อ อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกกฎที่จะมีความสำคัญต่อภารกิจหลัก บางกฎอาจเป็นเพียงสิ่งที่ 'มีไว้ก็ดี' เท่านั้น

ดังนั้น ให้จัดลำดับความสำคัญของกฎของคุณเพื่อป้องกันการรู้สึกหนักใจ. นี่คือคำแนะนำเพื่อทำเช่นนั้น:

ขั้นตอนที่ 4: พัฒนาโครงสร้างสำหรับกฎระเบียบของกระบวนการทำงาน

กรอบกฎระเบียบกระบวนการทำงานแสดงให้เห็นว่างานเคลื่อนผ่านทีมของคุณอย่างไร หากไม่มีกรอบที่เหมาะสม งานอาจกลายเป็นความวุ่นวาย และคอขวดอาจทำให้ความคืบหน้าช้าลง

นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้างได้:

ขั้นตอนที่ 5: สร้างวงจรการให้ข้อเสนอแนะ

กฎเกณฑ์การให้ข้อเสนอแนะสร้างโครงสร้างและทำให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ได้รับจะไม่ถูกมองข้ามหรือถูกปฏิเสธ กฎเหล่านี้ช่วยให้เกิดความเข้าใจร่วมกันว่าอะไรคือข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ และวิธีการให้/รับข้อเสนอแนะนั้น

เพื่อสร้างกฎการให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 6: จัดตั้งกลไกการแก้ไขความขัดแย้ง

ความขัดแย้งเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แม้แต่ในทีมที่มีความสามัคคี การสร้างกลไกการแก้ไขความขัดแย้งที่ชัดเจนจะช่วยให้ทีมของคุณแข็งแกร่งขึ้นทุกครั้ง

นี่คือวิธีการดำเนินการ:

ขั้นตอนที่ 7: ดำเนินการตามกฎ

ต่อไป คุณต้องแนะนำกฎเหล่านี้ให้กับทีม และสร้างความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับความคาดหวัง. นี่คือวิธี.

เริ่มต้นด้วยการจัดประชุมเปิดตัวที่คุณอธิบายเหตุผลเบื้องหลังกฎแต่ละข้อ ใช้ตัวอย่างจากชีวิตจริงเพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้นและกระตุ้นให้สมาชิกในทีมถามคำถาม

สิ่งนี้ช่วยให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมในกระบวนการและเสริมสร้างความโปร่งใสตั้งแต่เริ่มต้นในการเป็นผู้เล่นในทีม สมาชิกแต่ละคนควรเข้าใจกฎและปฏิบัติตามอย่างกระตือรือร้น

เมื่อกฎระเบียบได้ถูกกำหนดไว้แล้ว ให้แน่ใจว่าคุณให้การยอมรับและเฉลิมฉลองผู้ที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างต่อเนื่อง

ยกย่องทีมหรือบุคคลที่โดดเด่น เช่น ผู้ที่ปฏิบัติตามระเบียบการสื่อสารหรือมารยาทในการประชุม ตัวอย่างเช่น หากทีมใดปฏิบัติตามกฎเกี่ยวกับการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ ให้เน้นย้ำความพยายามของพวกเขาในระหว่างการประชุมทีมย่อยหรือการประชุมทั่วทั้งบริษัท

เพื่อให้แน่ใจว่ากฎได้รับการปฏิบัติตาม ให้ทำการอัตโนมัติในทุกที่ที่เป็นไปได้ ด้วยClickUp Automations คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนและการดำเนินการที่จะถูกกระตุ้นเมื่อเงื่อนไขบางอย่างเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติเพื่อส่งการแจ้งเตือน 24 ชั่วโมงก่อนที่งานจะครบกำหนด หรืออัปเดตความสำคัญของงานโดยอัตโนมัติเมื่อใกล้ถึงกำหนดเวลา

หากมีการส่งร่างแรกของคู่มือทีม คุณสามารถตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่อมอบหมายให้ผู้แก้ไขตรวจสอบได้ ซึ่งจะทำให้การบังคับใช้กฎเป็นไปอย่างราบรื่น

ต่อไป, ติดตามการปฏิบัติตามกฎของระบบโดยใช้ClickUp Dashboards.

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีกฎว่าทุกงานประจำสัปดาห์ต้องเสร็จสิ้นภายในวันศุกร์ แดชบอร์ดสามารถแสดงเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาได้ ซึ่งให้ภาพรวมที่ชัดเจนว่าทีมปฏิบัติตามกฎได้ดีเพียงใด

ความท้าทายในการนำกฎของทีมไปใช้

กฎของทีมฟังดูดีในทฤษฎี แต่สามารถเป็นเรื่องยากที่จะนำมาใช้ในทางปฏิบัติ. ความท้าทายเหล่านี้อาจไม่ชัดเจนเสมอไปจนกว่าคุณจะอยู่ในสถานการณ์นั้นอย่างลึกซึ้ง.

มาพูดคุยเกี่ยวกับความท้าทายทั่วไปในการประยุกต์ใช้กฎ (และวิธีที่คุณสามารถแก้ไขได้) 🔎

การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงไม่ใช่เรื่องง่าย เป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่จะยึดติดกับสิ่งที่คุ้นเคย (หรือสถานะเดิม) และแนวคิดใหม่หรือบรรทัดฐานของทีมมักรู้สึกเหมือนเป็นขั้นตอนที่ไม่จำเป็น

การมีส่วนร่วมจากผู้นำที่จำกัด

ผู้จัดการที่บอกว่า 'ยุ่งเกินไป' ที่จะปฏิบัติตามระเบียบของทีม ส่งข้อความว่ากฎไม่สำคัญ

ความขัดแย้งเกี่ยวกับกฎเกณฑ์

ไม่ใช่ทุกคนที่จะเห็นด้วยกับทุกกฎ บางคนอาจรู้สึกว่าถูกควบคุมอย่างละเอียดเกินไป ในขณะที่บางคนอาจคิดว่ากฎเหล่านั้นไม่ยุติธรรม สิ่งนี้นำไปสู่ความตึงเครียด ซึ่งอาจส่งผลต่อการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ

เป้าหมายไม่ใช่การชนะ แต่คือการหาทางออกที่ทุกคนสามารถอยู่ร่วมกันได้

การทำให้กฎซับซ้อนเกินไป

เมื่อมีข้อจำกัดมากเกินไป สมาชิกในทีมอาจรู้สึกเหมือนกำลังเดินบนเปลือกไข่ ซึ่งอาจลดความคิดสร้างสรรค์และความกระตือรือร้นได้

ไม่สามารถปรับกฎให้เหมาะกับทีมระยะไกลได้

ด้วยการเพิ่มขึ้นของการทำงานทางไกล กฎของทีมที่ออกแบบมาเพื่อการร่วมมือแบบตัวต่อตัวอาจไม่สามารถนำไปใช้ได้ดีในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง ซึ่งอาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดหรือความคาดหวังที่ไม่ชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกระบวนการสื่อสารหรือการไหลของงาน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับกฎของทีมและความรับผิดชอบ

กฎไม่ควรรู้สึกเหมือนงานบ้าน ด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ คุณสามารถสร้างแนวทางที่ทุกคนเคารพและสามารถสร้างทีมที่เหนียวแน่นได้

ให้สมาชิกในทีมของคุณมีส่วนร่วม

หากคุณกำหนดกฎเกณฑ์จากบนลงล่าง คาดหวังว่าจะมีการต่อต้าน นั่นเป็นเพราะพนักงานมีแนวโน้มที่จะปฏิบัติตามกฎที่พวกเขาช่วยสร้างขึ้นมากกว่า

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังร่างกฎเกี่ยวกับเวลาการตอบกลับอีเมล ให้ถามสมาชิกในทีมว่าอะไรที่รู้สึกว่าสมเหตุสมผล อาจจะเป็น 24 ชั่วโมงสำหรับบางคน ในขณะที่บางคนอาจแนะนำให้ให้ความสำคัญกับคำขอที่สำคัญก่อน

ทดสอบกฎด้วยระยะนำร่อง

ก่อนที่จะนำกฎไปใช้ทั่วทั้งทีม ให้ทดสอบกฎเหล่านั้นในขนาดเล็กก่อน

ตัวอย่างเช่น ทดลองใช้กฎการสื่อสารใหม่ในแผนกหนึ่งเป็นเวลาหนึ่งเดือน ใช้ข้อมูลย้อนกลับเพื่อปรับปรุงแนวทางก่อนที่จะนำไปใช้ในวงกว้าง เพื่อให้มั่นใจว่าการนำไปใช้เป็นไปอย่างราบรื่น

เสริมสร้างกฎระเบียบด้วยภาพ

ใช้ตัวเตือนที่มองเห็นได้ เช่น อินโฟกราฟิกหรือแดชบอร์ดของทีม เพื่อให้กฎอยู่ในความคิดเสมอ

ตัวอย่างเช่น แสดงคู่มืออ้างอิงอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับโปรโตคอลการสื่อสารในพื้นที่ทำงานร่วมกันหรือศูนย์กลางเสมือน เครื่องหมายที่มองเห็นได้ช่วยให้ปฏิบัติตามและจดจำกฎเกณฑ์ได้ง่ายขึ้น

สมดุลความยืดหยุ่นกับโครงสร้าง

ในขณะที่กฎระเบียบช่วยเพิ่มโครงสร้างให้กับกระบวนการทำงานของคุณ ก็ควรมีพื้นที่สำหรับข้อยกเว้นด้วยเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น หากกฎคือ 'ตอบอีเมลภายใน 24 ชั่วโมง' ให้ชัดเจนว่าปัญหาเร่งด่วนควรได้รับการจัดลำดับความสำคัญแม้ว่าจะทำให้งานอื่นล่าช้าไปบ้างก็ตาม

กำหนดกฎทีมที่มีประสิทธิภาพและสร้างแรงบันดาลใจสู่ความสำเร็จด้วย ClickUp

การสร้างและนำกฎของทีมไปใช้เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น คุณค่าที่แท้จริงอยู่ที่การปรับใช้และพัฒนาให้เหมาะสมเพื่อสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพสูง

ด้วย ClickUp กระบวนการนี้จะกลายเป็นระบบที่ราบรื่นและมีการร่วมมือกันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการติดตามเป้าหมายและตัวชี้วัด (KPIs) การรักษาคู่มือกฎระเบียบที่ครอบคลุม หรือการตรวจสอบตามกิจวัตร ClickUp มอบเครื่องมือให้คุณสร้างและนำไปใช้กฎของทีมที่ขับเคลื่อนความสำเร็จอย่างแท้จริง

ดังนั้นลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้เลย!