การประชุม vs. อีเมล: เลือกวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

คุณเพิ่งส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุมผ่านปฏิทินออกไป แต่เมื่อคุณกด 'ส่ง' ความคิดหนึ่งก็ผุดขึ้นมาในใจ: นี่จะส่งเป็นอีเมลแทนได้ไหม?

จากนั้นก็มีอีกด้านหนึ่ง: กล่องข้อความของคุณเต็มไปด้วยข้อความที่อาจถูกเคลียร์ได้ด้วยการสนทนาอย่างรวดเร็ว

มันคือปัญหาที่เราทุกคนเคยเผชิญ—เมื่อไหร่ควรนัดประชุมและเมื่อไหร่ควรส่งอีเมล

การบาลานซ์ความต้องการในความชัดเจน, การร่วมมือ, และความมีประสิทธิภาพมักจะมาจากการเลือกวิธีการสื่อสารที่เหมาะสม. หากคุณเลือกผิด, คุณอาจเสี่ยงที่จะเสียเวลาที่มีค่าหรือทำให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาด.

ในบล็อกนี้ เราจะสำรวจการถกเถียงอันยาวนานระหว่างการประชุมกับการใช้อีเมล มาช่วยคุณตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเพื่อประหยัดเวลาและปรับปรุงการทำงานร่วมกันในทีมให้ดีขึ้นกันเถอะ 👥

การประเมินว่าเมื่อใดการประชุมอาจกลายเป็นอีเมล

การประชุมมักเป็นวิธีการสื่อสารที่เลือกใช้บ่อย แต่ไม่ควรเป็นทางเลือกเริ่มต้น การประชุมที่มากเกินไปหรือวางแผนไม่ดีสามารถทำให้ประสิทธิภาพลดลงและขัดขวางการทำงาน ซึ่งในที่สุดอาจนำไปสู่ความเหนื่อยล้า

การวิจัยแสดงให้เห็นว่า การประชุมไม่มีประสิทธิภาพถึง72% ของเวลาทั้งหมดและ 78% ของผู้ตอบแบบสอบถามรู้สึกหนักใจจากจำนวนการประชุมที่พวกเขาถูกคาดหวังให้เข้าร่วม

อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ สิ่งนี้นำไปสู่การสูญเสียเวลาอย่างมาก ซึ่งสามารถนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์มากกว่าในการทำงานที่ต้องการความตั้งใจอย่างลึกซึ้ง

การบังคับให้พนักงานเข้าร่วมการประชุมที่ไม่จำเป็นเป็นการสูญเสียเวลาทำงานที่มีค่าและทำให้สมาชิกในทีมรู้สึกไม่มีกำลังใจเมื่อรู้สึกว่าตนเองไม่ได้สร้างคุณค่า

สัญญาณที่บ่งชี้ว่าการประชุมอาจเป็นการส่งอีเมล

ไม่ใช่ทุกเหตุผลในการเรียกประชุมจะคุ้มค่า—อีเมลที่ชัดเจนและเขียนอย่างดีสามารถทำหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่แพ้กัน

นี่คือสถานการณ์ที่อาจไม่จำเป็นต้องมีการประชุม:

💌 เมื่อการประชุม ขาดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน: การประชุมที่ไม่มีวาระการประชุมที่เฉพาะเจาะจงมักนำไปสู่การหารือที่ไม่มีจุดหมายและภาวะการฟื้นฟูการประชุม หากไม่มีเป้าหมายที่สามารถดำเนินการได้ อีเมลจะดีกว่า

💌 เมื่อเป้าหมายคือการให้ข้อมูลเท่านั้น: การอัปเดตโครงการหรือการแจ้งงานที่เสร็จสิ้นแล้วสามารถแชร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นผ่านอีเมลสรุปที่กระชับ ซึ่งสมาชิกในทีมสามารถตรวจสอบได้ตามเวลาที่สะดวกของตนเอง

💌 เมื่อความคิดเห็นไม่จำเป็นต้องมีการหารือ: ข้อเสนอแนะที่เขียนไว้ช่วยให้ผู้รับสามารถประมวลผลคำแนะนำได้ตามจังหวะของตนเอง เว้นแต่ว่าข้อเสนอแนะนั้นจะซับซ้อนหรือละเอียดอ่อน อีเมลที่มีรายละเอียดครบถ้วนก็สามารถมีประสิทธิภาพได้เช่นกัน

💌 เมื่อการเช็คอินซ้ำๆ รู้สึกซ้ำซ้อน: การประชุมรายสัปดาห์หรือรายวันที่แทบไม่มีอะไรจะพูดคุยอาจเป็นการเสียเวลา การอัปเดตตามกิจวัตรมักจะเหมาะสมกว่าหากส่งทางอีเมล

เมื่อจำเป็นต้องมีการประชุม

แม้ว่าอีเมลจะสามารถจัดการกับความต้องการในการสื่อสารของทีมได้หลายอย่าง แต่บางสถานการณ์ก็จำเป็นต้องมีการประชุมแบบพบหน้ากันจริงเพื่อให้เกิดความชัดเจนและการดำเนินการที่รวดเร็ว

นี่คือสถานการณ์สำคัญที่สมควรรวบรวมทีมของคุณ:

การเปลี่ยนไปสู่การให้ความสำคัญกับอีเมลเป็นอันดับแรก

การนำวัฒนธรรมที่ให้ความสำคัญกับอีเมลเป็นอันดับแรกไม่ได้หมายความว่าคุณกำลังยกเลิกการประชุมเท่านั้น แต่ยังช่วยสร้างระบบนิเวศในที่ทำงานที่การสื่อสารมีจุดประสงค์และมุ่งเน้น

ข้อได้เปรียบของอีเมลเหนือการประชุม

🤝 ความยืดหยุ่นแบบอะซิงโครนัส

อีเมลช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถตอบกลับได้เมื่อสะดวกตามขั้นตอนการทำงานของตนเอง ช่วยลดความกดดันจากการโต้ตอบแบบเรียลไทม์

สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมระดับโลกที่ทำงานข้ามเขตเวลาที่แตกต่างกัน

📝 เอกสารและการตรวจสอบย้อนกลับ

อีเมลทำหน้าที่เป็น บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการอ้างอิงในอนาคต โดยให้ความชัดเจนเกี่ยวกับงาน การตัดสินใจ และข้อผูกพันต่างๆ

ต่างจากการประชุมที่อาจมีการลืมหรือตีความประเด็นสำคัญผิดไป อีเมลช่วยให้เกิดความรับผิดชอบด้วยหลักฐานที่บันทึกไว้ คุณยังสามารถใช้เครื่องมือเขียนอีเมลเพื่อลดภาระงานของคุณได้อีกด้วย

⏰ ประสิทธิภาพด้านเวลา

อีเมลที่เขียนอย่างดี มักใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการเขียน แต่ช่วยประหยัดเวลาหลายชั่วโมงที่ทุกคนจะต้องใช้ในการประสานงานและเข้าร่วมประชุม

นอกจากนี้ ทีมงานสามารถมุ่งเน้นการทำงานเชิงลึกแทนการสนทนาที่ไม่จำเป็น

🧘🏾‍♀️ ลดภาระทางความคิด

การสลับบริบทบ่อยครั้งระหว่างการประชุมมากเกินไปทำให้เสียสมาธิ

แนวทางที่เน้นอีเมลเป็นหลักช่วยลดการขัดจังหวะและช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถจัดสรรพลังงานทางจิตใจไปใช้ในการทำงานให้สำเร็จ

กลยุทธ์ในการนำแนวทางอีเมลเป็นอันดับแรก การประชุมเป็นอันดับสองมาใช้

ตอนนี้เรามาดูวิธีที่คุณสามารถนำแนวทางนี้ไปใช้กัน 👇

เครื่องมือสำหรับการเสริมสร้างการสื่อสาร

เพื่อให้เกิดความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการทำงานเป็นทีมกับประสิทธิภาพ คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานที่ทำให้การสื่อสารง่ายและมีประสิทธิภาพ เป้าหมายคือการค้นหาแพลตฟอร์มที่ช่วยให้คุณจัดการอีเมลได้ดีขึ้นในขณะที่ลดการประชุมให้น้อยที่สุด

เครื่องมือหนึ่งคือClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน.

คิดถึงมันเหมือนศูนย์กลางครบวงจรของคุณ ที่ซึ่งงาน, อีเมล, และการสนทนาของทีมมารวมกัน

ต้องการมอบหมายงานใช่ไหม? เสร็จแล้ว ต้องการติดตามความคืบหน้าของโครงการ? ง่ายมาก กำลังมองหาวิธีสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรให้ชัดเจนโดยไม่ต้องมีอีเมลหรือประชุมซ้ำไปซ้ำมาใช่ไหม? ClickUp ดูแลให้คุณครบทุกด้าน

มาดูคุณสมบัติของ ClickUp อย่างละเอียดกัน ✅

การจัดการโครงการผ่านอีเมลด้วย ClickUp

การจัดการโครงการผ่านอีเมลของ ClickUpทำให้การจัดการการสื่อสารและงานต่างๆ ง่ายขึ้นมาก

แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างอีเมลของคุณกับ ClickUp อยู่ตลอดเวลา คุณสามารถ ส่ง รับ และติดตามอีเมลได้โดยตรงจากภายในพื้นที่ทำงานของคุณใน ClickUp ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งกับแนวทางการทำงานที่ให้ความสำคัญกับอีเมลเป็นอันดับแรก ที่คุณต้องการให้ทุกอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบโดยไม่จำเป็นต้องประชุมทุกครั้งที่มีการอัปเดตเล็กน้อย

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการส่งการอัปเดตให้ลูกค้า ขอความคิดเห็น หรือถามคำถามสั้น ๆ เกี่ยวกับโครงการ คุณสามารถทำทั้งหมดได้จากงานนั้นเอง

ฉันกดปุ่มเดียวและอีเมลก็ถูกส่งออกไป ทุกอย่างถูกทำให้ง่ายขึ้น เพียงแค่กดปุ่มหรือเลือกตัวเลือก กระบวนการที่จำเป็นทั้งหมดก็เสร็จสิ้น ทำให้แม้แต่ภารกิจที่ดูยากที่สุดก็กลายเป็นเรื่องง่าย

ไม่จำเป็นต้องกระโดดเข้าไปในกล่องจดหมายของคุณ, เขียนอีเมล, และกลับมาที่ ClickUp เพื่ออัปเดตงาน. ทุกอย่างอยู่ในที่เดียว.

หนึ่งในคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากที่สุดคือการแปลงอีเมลที่เข้ามาเป็นงานใน ClickUp เมื่อคุณได้รับการอัปเดตโครงการหรือรายการที่ต้องดำเนินการทันที คุณไม่ต้องกังวลกับการคัดลอกและวางรายละเอียด

เพียงแค่ แปลงอีเมลเป็นงาน มอบหมายให้กับบุคคลที่เหมาะสม และกำหนดเส้นตาย—ทั้งหมดนี้ทำได้จากอีเมลโดยตรง

การผสานการทำงานกับ ClickUp

ถัดไป เชื่อมต่อเครื่องมือของบุคคลที่สามที่มีอยู่เข้ากับClickUp Integrations มีตัวเลือกการเชื่อมต่อมากกว่า 1,000 รายการ รวมถึง Zoom, Gmail, Outlook, Calendly และอื่นๆ อีกมากมาย

การผสานระบบช่วยให้คุณสามารถนำข้อมูลจากเครื่องมือที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้วเข้ามาได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม

เราได้ตั้งค่าการเชื่อมต่อ Outlook สำหรับสมาชิกทีมทุกคนแล้ว เพื่อให้พวกเขาสามารถย้ายงานออกจาก Outlook ไปยัง ClickUp ได้โดยตรง—สิ่งนี้ช่วยเพิ่มการมองเห็นงานระหว่างทีมและลดงานที่สูญหายหรือถูกลืมซึ่งมักจมอยู่ด้านล่างของกล่องจดหมายอีเมล

การประชุม ClickUp

บางครั้ง การประชุมก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ถ้าคุณจำเป็นต้องจัดClickUp Meetingsจะช่วยให้การประชุมของคุณราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

เมื่อคุณกำหนดเวลาการประชุม ระบบจะซิงค์กับมุมมองปฏิทินของ ClickUp โดยอัตโนมัติ เพื่อให้ทุกคนทราบอย่างชัดเจนว่าประชุมเมื่อไรและที่ไหน นอกจากนี้ คุณยังสามารถ เชื่อมโยงการประชุมกับงานหรือโครงการเฉพาะ เพื่อชี้แจงสิ่งที่ต้องหารือ และช่วยให้คุณดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

มุมมองปฏิทินยังช่วยให้คุณมองเห็นตารางเวลาของทีมได้อย่างรวดเร็ว—การประชุม, งาน, และกำหนดเวลา—ทั้งหมดในที่เดียว

คุณสามารถปรับการประชุมหรือกำหนดเวลาได้ง่าย ๆ ด้วยการลากและวาง และตรวจหาความขัดแย้งในตารางเวลาได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยให้คุณสามารถบาลานซ์ปริมาณงานของคุณ และจัดให้ประชุมของคุณสอดคล้องกับ 우선순위ของทีมของคุณได้สะดวกยิ่งขึ้น

การเตรียมตัวสำหรับการประชุมก็ง่ายเช่นกัน

คุณสามารถจัดเตรียมวาระการประชุมในClickUp Docsล่วงหน้าเพื่อให้ทีมของคุณทราบว่าจะต้องเตรียมตัวอะไรบ้างและสามารถมาประชุมได้อย่างพร้อมเพรียง ในระหว่างการประชุม คุณสามารถ จดบันทึก มอบหมายงาน และบันทึกการตัดสินใจต่างๆ ได้ในที่เดียว

ClickUp Chat

มีบางครั้งที่คุณไม่จำเป็นต้องประชุมหรือส่งอีเมล โดยเฉพาะเมื่อClickUp Chatช่วยรวมการสื่อสารและการจัดการงานเข้าไว้ด้วยกัน

ในแชท คุณสามารถ @กล่าวถึงเพื่อนร่วมทีม, แนบไฟล์, และเชื่อมโยงแชทไปยังงานได้โดยตรง นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างหัวข้อสนทนาภายในบทสนทนาเพื่อรวบรวมการสนทนาที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน เพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบและติดตามได้ง่าย

สำหรับการสนทนาที่ซับซ้อนมากขึ้น คุณสามารถเปลี่ยนข้อความแชทให้เป็นงานหรือความคิดเห็นในรายการงานได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

ที่นี่ การสนทนา งาน และโครงการต่าง ๆ ไม่ได้เพียงแค่เชื่อมโยงกัน—แต่พวกมัน หลอมรวมเป็นหนึ่งเดียว

แม่แบบ

นอกจากคุณสมบัติข้างต้นแล้ว ClickUpยังมีเทมเพลตแผนการสื่อสารมากมายให้เลือกใช้

ตัวอย่างเช่นเทมเพลตการสื่อสารและการประชุมทีม ClickUpช่วยให้การจัดสรรหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะเป็นเรื่องง่ายขึ้น และระบุแนวทางปฏิบัติสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้นหรือการติดตามผลอย่างชัดเจน สิ่งที่ดีที่สุดคือคุณสามารถจัดระเบียบการสนทนาและระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือประเด็นที่ยังไม่ได้พูดคุยได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้เทมเพลตแผนการสื่อสาร ClickUpยังพัฒนาคู่มือที่เข้าใจง่ายซึ่งระบุรูปแบบและมารยาทในการสื่อสารของแบรนด์คุณ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร

มันน่าทึ่งมากที่ได้เห็นว่าเราประหยัดเวลาในการประชุมได้มากแค่ไหนตั้งแต่ย้ายมาใช้ ClickUp สิ่งที่เคยใช้เวลาเราสามชั่วโมงต่อสัปดาห์สำหรับการวางแผนและอัปเดตกิจกรรม ตอนนี้ใช้เวลาเพียงชั่วโมงกว่าๆ เท่านั้น ทีมที่เกี่ยวข้องตอนนี้มีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่ลำดับความสำคัญทางการตลาดที่สำคัญกว่า

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการลดการประชุม

มาพูดกันตรงๆ: การประชุมบางครั้งอาจรู้สึกเหมือนเป็นการเสียเวลา แม้ว่ามันจะเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับงานบางอย่าง แต่ไม่ใช่ทุกการสนทนาที่ต้องพบหน้ากัน (หรือออนไลน์)

การลดการประชุมให้น้อยลงช่วยเพิ่มเวลาให้กับการทำงานที่มุ่งเน้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น—แต่คุณจะหาจุดสมดุลที่เหมาะสมได้อย่างไร?

มาสำรวจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการลดความเหนื่อยล้าจากการประชุมในขณะที่ยังคงเชื่อมต่อและประสานงานกับทีมของคุณ 📅

🚫 ส่งเสริมการยกเลิกการประชุมที่ไม่จำเป็น

บางครั้ง การยกเลิกการประชุมที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าก็เป็นทางเลือกที่ดีที่สุด

หากการประชุม ไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนหรือผลลัพธ์ที่ต้องการ ทำไมต้องจัดขึ้น?

แทนที่จะเรียกทุกคนมาร่วมประชุมยาวๆ ให้มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ หากเป็นเพียงการโทรสั้นๆ หรืออัปเดตที่สามารถแชร์ผ่านแชทหรืออีเมลได้อย่างง่ายดาย ให้ยกเลิกการประชุมและประหยัดเวลาให้ทุกคน การรักษาให้ทีมของคุณมีความเข้าใจตรงกันโดยไม่ต้องมีการประชุมที่ไม่จำเป็น จะช่วยให้พวกเขามีประสิทธิภาพและมุ่งเน้นกับงานหลักของตนได้

📫 สนับสนุนการใช้เครื่องมือสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน

คุณไม่จำเป็นต้องนัดประชุมเพื่อรับข้อเสนอแนะทันทีหรือเพื่อให้งานดำเนินต่อไป

เครื่องมือแบบอะซิงโครนัส เช่น อีเมล ซอฟต์แวร์จัดการโครงการแพลตฟอร์มประชุมออนไลน์ และแอปส่งข้อความ ช่วยให้ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันและตอบสนองได้ตามจังหวะของตนเอง ทำให้ ทุกคนได้รับข้อมูลที่ทันสมัยโดยไม่ต้องเสียเวลาในการประชุม

ClickUp แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน รวบรวมฟังก์ชันทั้งหมดไว้ในที่เดียว คุณสามารถ ติดตามความคืบหน้า สื่อสาร และจัดการงาน ได้โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการนัดหมายและเชิญเข้าร่วมประชุม การตั้งค่านี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการอัปเดตอย่างรวดเร็วหรือการถามคำถามติดตามผลที่ไม่จำเป็นต้องมีการสนทนาที่ยืดยาว

📓ใช้เอกสารบริการตนเอง

เอกสารบริการตนเองช่วยประหยัดเวลาอย่างมากสำหรับทีม

เมื่อข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้ง่าย การจัดประชุมเพียงเพื่อตอบคำถามพื้นฐานนั้นไม่จำเป็น ให้อำนาจทีมของคุณในการแก้ไขปัญหาด้วยตนเองและค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการโดยไม่ต้องรอการตอบกลับหรือการประชุมติดตามผล

นอกจากนี้ เอกสารที่ชัดเจนและทันสมัยช่วยให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ลดความสับสนและป้องกันการย้อนกลับไปแก้ไขที่ไม่จำเป็น

👍🏾 เสริมพลังให้ทีมของคุณปฏิเสธคำเชิญที่ไม่จำเป็น

สิ่งสำคัญคือการให้อิสระแก่ทีมของคุณในการปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมประชุมที่ไม่ต้องการความคิดเห็นของพวกเขาหรือไม่คาดว่าจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ

กระตุ้นให้พวกเขา ประเมินว่าการประชุมสอดคล้องกับลำดับความสำคัญของตนเองก่อนตอบรับ คำเชิญ หากการประชุมเป็นเพียงการติดตามความคืบหน้าหรือตอบคำถามเพียงไม่กี่ข้อ การส่งอีเมลอาจจะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่า

เมื่อสมาชิกในทีมรู้สึกมีอำนาจที่จะปฏิเสธการประชุมที่ไม่จำเป็น พวกเขาก็จะมุ่งเน้นไปที่งานของตนเองและมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการบรรลุเป้าหมายของทีม

เริ่มต้นใช้งาน ClickUp เป็นเครื่องมือจัดการการประชุมและอีเมลแบบครบวงจรของคุณ

ในข้อสรุป คุณจำเป็นต้องมีระบบที่เคารพเวลาและขับเคลื่อนเจตนาของความชัดเจน ที่สำคัญที่สุด คุณต้องมั่นใจว่าทุกห่วงโซ่การสื่อสารมีความมุ่งหมายที่ชัดเจน

ด้วย ClickUp ทีมงานทั่วโลกสามารถสลับระหว่างการอัปเดตแบบอะซิงโครนัสและการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้อย่างราบรื่น ฟีเจอร์การสื่อสารภายในที่ครอบคลุมช่วยให้คุณสามารถรวมทุกอย่างไว้ที่เดียว ตั้งแต่การจัดการโครงการและงานผ่านอีเมล ไปจนถึงเอกสารและการจัดตารางเวลา

พร้อมที่จะลดเสียงรบกวนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหรือไม่?ลงทะเบียนใช้ ClickUpฟรีวันนี้!