กลุ่มอาการฟื้นตัวจากการประชุม: กลยุทธ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ตามการศึกษาของ Gitnux พบว่า84.44% ของพนักงานในสหรัฐอเมริกาเผชิญกับการถูกรบกวนบ่อยครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สาเหตุหลักที่ทำให้การทำงานสะดุดไม่ได้เป็นเพียงการแจ้งเตือนดิจิทัลเท่านั้น แต่เป็นการประชุมที่จัดไม่ดี

เมื่อการประชุมไม่มีประสิทธิภาพ ไม่เพียงแต่เสียเวลาเท่านั้น แต่ยังก่อให้เกิดปรากฏการณ์ที่เรียกว่า "กลุ่มอาการฟื้นฟูจากการประชุม" (Meeting Recovery Syndrome หรือ MRS) กลุ่มอาการนี้สามารถบั่นทอนนวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์ เพิ่มความเหนื่อยล้าและความเครียดของพนักงาน ส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อความสำเร็จของทีม

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงคำนิยามและวิทยาศาสตร์เบื้องหลัง MRS แนะนำกลยุทธ์และเครื่องมือชั้นนำเพื่อลดผลกระทบของกลุ่มอาการนี้ และอภิปรายว่า ClickUp เปลี่ยนแปลงวิธีที่ทีมของคุณจัดการประชุมอย่างไร

มาเริ่มกันเลย

อะไรคือกลุ่มอาการฟื้นตัวจากการประชุม?

กลุ่มอาการฟื้นตัวหลังการประชุม (MRS) คือภาวะที่พนักงานรู้สึกเหนื่อยล้าและมีประสิทธิภาพในการทำงานลดลงหลังจากเข้าร่วมการประชุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการประชุมเหล่านั้นไม่มีประสิทธิผล สร้างความเครียด หรือมีระยะเวลานานเกินไป

เกือบสองในสามของพนักงานประสบปัญหาในการหาเวลาและพลังงานเพื่อทำงานของตน เนื่องจากมีการประชุมมากเกินไป นับตั้งแต่การเปลี่ยนแปลงของพลวัตในที่ทำงานในเดือนกุมภาพันธ์ปี 2020 การมีส่วนร่วมของพนักงานเฉลี่ยในการประชุมทีมและการโทรเพิ่มขึ้นเป็นสามเท่าทุกสัปดาห์ การเพิ่มขึ้นนี้มักทำให้ไม่มีโอกาสเหลือสำหรับการสร้างนวัตกรรมหรือเวลาในการคิดค้นไอเดียธุรกิจใหม่ ๆ

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบพบหน้า แบบทางไกลหรือแบบผสมผสาน MRS สามารถใช้เวลาได้นานแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับบุคคลและลักษณะของการประชุม ซึ่งส่งผลกระทบอย่างมากต่อความสามารถในการกลับมาโฟกัสกับงานสำคัญหลังการประชุม ส่งผลโดยตรงต่อความมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในที่ทำงาน

แต่การประชุมส่งผลต่อร่างกายของเราอย่างไร? มาหาคำตอบกันในส่วนถัดไป

อะไรเกิดขึ้นในสมองของเราในระหว่างและหลังจากการประชุมที่เหนื่อยล้าเหล่านี้? ในส่วนถัดไป เราจะสำรวจผลกระทบทางกายวิภาคและจิตวิทยาของการประชุม โดยให้ข้อมูลเชิงลึกว่ามันนำไปสู่ MRS อย่างไร และคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อลดผลกระทบเหล่านี้

วิทยาศาสตร์เบื้องหลังกลุ่มอาการฟื้นฟูหลังการประชุม

การประชุมมักต้องการความมุ่งมั่นอย่างเข้มข้น การทำหลายอย่างพร้อมกัน และการมีปฏิสัมพันธ์ทางสังคม ซึ่งทั้งหมดนี้มีส่วนเกี่ยวข้องอย่างมากกับสมองส่วนคอร์เท็กซ์พรีฟรอนทัล—พื้นที่ที่รับผิดชอบในการทำงานบริหาร เช่น การวางแผนและการตัดสินใจ

การให้ข้อมูลหรือภาระงานในบริเวณนี้มากเกินไปอาจนำไปสู่ความเหนื่อยล้าทางความคิด ซึ่งจะแสดงออกมาในรูปแบบของความตั้งใจลดลงและการคิดวิเคราะห์อย่างมีวิจารณญาณที่บกพร่องหลังจากสิ้นสุดการประชุม

การประชุมที่เครียดกระตุ้นแกนไฮโปทาลามัส-พิทูอิทารี-อะดรีนัล (HPA)ทำให้คอร์ติซอลและฮอร์โมนเครียดอื่น ๆ หลั่งออกมา สิ่งนี้เป็นอันตรายเมื่อถูกกระตุ้นบ่อยครั้งจากเหตุการณ์ที่ไม่เป็นอันตรายถึงชีวิต เช่น การประชุม

ดังนั้น เมื่อพนักงานใช้เวลาเข้าร่วมประชุมติดต่อกันโดยไม่มีการพักอย่างเพียงพอ การตอบสนองต่อความเครียดจะยังคงถูกกระตุ้นอย่างต่อเนื่องและนำไปสู่ผลกระทบต่อสุขภาพในระยะยาว เช่น ความวิตกกังวล ภาวะซึมเศร้า และภูมิคุ้มกันที่อ่อนแอ

การเข้าใจการตอบสนองทางสรีรวิทยาและจิตวิทยาต่อการประชุมช่วยให้มีเหตุผลที่น่าสนใจในการจัดตารางการประชุมเพื่อรักษาสุขภาพจิตและเพิ่มผลผลิต การวิจัยทางจิตวิทยาส่งเสริมความสำคัญของการมีเวลาพักผ่อนหลังการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพเพื่อให้สมองสามารถฟื้นตัวและฟื้นฟูทรัพยากรทางปัญญาได้

การแยกแยะระหว่างกลุ่มอาการฟื้นตัวจากการประชุมและอาการเหนื่อยล้าจากการใช้ Zoom

ความเหนื่อยล้าจาก MRS และ Zoom อธิบายถึงความเครียดและความเหนื่อยล้าที่เกี่ยวข้องกับการเข้าร่วมประชุม แต่เน้นที่แง่มุมที่แตกต่างกันของประสบการณ์การประชุม

กลุ่มอาการฟื้นตัวจากการประชุม (MRS): MRS เกี่ยวข้องกับความเสียหายทางความคิดและอารมณ์ที่เกิดจากการประชุม ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบใด (พบหน้ากันหรือออนไลน์) สาเหตุเกิดจากปัจจัยต่าง ๆ เช่น เนื้อหาที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ การจัดการปฏิสัมพันธ์ที่ไม่ดี และผลกระทบโดยรวมของการประชุมต่อวันทำงานของแต่ละบุคคล

ความเหนื่อยล้าจากการใช้ Zoom: คำนี้อธิบายอย่างชัดเจนถึงความเหนื่อยล้าที่เกี่ยวข้องกับการใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารดิจิทัลอย่างแพร่หลาย เช่น Zoom, Microsoft Teams และ Google Meet ซึ่งเกิดจากความท้าทายเฉพาะของการโต้ตอบเสมือนจริง รวมถึง:

การเชื่อมโยงระหว่าง MRS และความเหนื่อยล้าจาก Zoom

แม้จะมีความแตกต่างกัน แต่ความเหนื่อยล้าจากการใช้ Zoom สามารถทำให้ MRS แย่ลงได้ เนื่องจากการประชุมเสมือนจริงที่ส่งผลต่อจิตใจและร่างกายเพิ่มเวลาในการฟื้นฟูหลังการประชุม

บทบาทของการทำหลายอย่างพร้อมกันและการหมดไฟในการทำงาน

เป็นเวลานานมากแล้วที่การจัดการหลายงานพร้อมกันถือเป็นทักษะที่ควรค่าแก่การระบุในประวัติการทำงาน ในแง่หนึ่ง ยิ่งคุณสามารถโยนลูกบอลในอากาศได้หลายลูกโดยง่ายมากเท่าไร คุณก็ยิ่งดูมีประสิทธิภาพและมีความสามารถในการทำงานมากขึ้นเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม งานวิจัยล่าสุดแสดงให้เห็นว่า เมื่อเราพยายามทำหลายอย่างพร้อมกัน เราอยู่ในภาวะ'การสลับงาน'— ซึ่งเป็นกระบวนการบริหารจัดการที่เราเปลี่ยนความสนใจจากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่งโดยไม่รู้ตัว

สิ่งนี้อาจไม่ชัดเจนหรือมีผลกระทบมากนักเมื่อเรากำลังพับผ้าขณะดูทีวี แต่เมื่อสถานการณ์มีความสำคัญ การสลับงานจะนำไปสู่ความเหนื่อยล้าทางความคิด ทำให้เรารู้สึกหมดไฟและมีประสิทธิภาพน้อยลงตลอดทั้งวัน

การประชุมทำให้การสลับงานยากขึ้น ในสถานการณ์ปกติการสลับงานอาจใช้เวลาถึง 15 นาทีเพื่อกลับมาสู่ระดับความตั้งใจเดิม

แต่แล้วการกลับไปทำงานหลังจากประชุมที่ทำให้คุณหมดแรงทั้งทางจิตใจและอารมณ์ล่ะ? สมมติว่าคุณสามารถเปลี่ยนโหมดและเริ่มทำงานได้อย่างรวดเร็ว มันอาจใช้เวลานานกว่านั้นมาก—45 นาทีหรือมากกว่านั้น อัตราการฟื้นตัวของแต่ละคนแตกต่างกัน

การอยู่ในระหว่างประชุมทีมหรือลูกค้าอาจฟังดูหรูหรา แต่สามารถนำไปสู่ประสิทธิภาพที่ลดลงในเวลาทำงานได้

แต่ความเหนื่อยล้าไม่จบลงแม้ว่าคุณจะกลับมาทำงานหลังจากประชุมที่ไร้ประโยชน์ ซึ่งนำเราไปสู่ประเด็นต่อไป

ผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน: ความเหนื่อยล้าจากการประชุมที่ยาวนานส่งผลต่อการทำงานอย่างไร

ความเหนื่อยล้าที่ต่อเนื่องเป็นเวลานานไม่ใช่เพียงแค่การลดลงของพลังงานชั่วคราว—แต่เป็นภาวะที่ขัดขวางประสิทธิภาพและความสำเร็จในการทำงานในระยะยาว

ตามรายงานของศูนย์ควบคุมและป้องกันโรค (CDC) ความเหนื่อยล้ามีผลกระทบเชิงลบต่อการทำงานของระบบประสาทส่วนกลาง ซึ่งรวมถึงการลดความสนใจหรือสมาธิ การชะลอเวลาการตอบสนอง การจำกัดความจำระยะสั้น และการเสื่อมของการตัดสินใจ

ในที่ทำงาน ความเหนื่อยล้าส่งผลให้เกิด MRS โดยพนักงานต้องการเวลาในการฟื้นฟูจากผลกระทบที่เหนื่อยล้าของการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ

พนักงานใช้เวลาประมาณ 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุม ซึ่งทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะป่วยและขาดงานมากขึ้น วงจรของความเหนื่อยล้าและการฟื้นตัวนี้ส่งผลเชิงลบต่อวัฒนธรรมการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้ธุรกิจสูญเสียเงินประมาณ 37 พันล้านดอลลาร์ต่อปีเนื่องจากการประชุมที่ไม่มีประสิทธิผล

การลดจำนวนการประชุมเป็นทางแก้ปัญหาหรือไม่? ใช่. รายงานจาก HBR พบว่าประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นถึง 71%เมื่อการประชุมลดลง 40%.

ขณะที่เราดำเนินการค้นหาแนวทางแก้ไขต่อไป จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตระหนักถึงสัญญาณที่บ่งชี้ว่าการประชุมอาจไม่มีประสิทธิผล การจัดการกับสัญญาณเหล่านี้ตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยป้องกันความเหนื่อยล้าที่อาจเกิดขึ้นและรักษาประสิทธิภาพในการทำงานของที่ทำงานไว้ได้

สัญญาณทั่วไปของการประชุมที่ไม่ดี: วิธีป้องกันอาการฟื้นฟูจากการประชุมที่ไม่ดี

การประชุมถูกออกแบบมาเพื่อให้เกิดการมีส่วนร่วมที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ แต่หากปราศจากเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน การประชุมอาจกลายเป็นตัวทำลายประสิทธิภาพการทำงานได้ นอกจากนี้ยังอาจสร้างความหงุดหงิด เหนื่อยล้า และเป็นการเสียเวลา ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกเหนื่อยล้าทางจิตใจ

การสังเกตสัญญาณของการประชุมที่ไม่ดีสามารถช่วยให้คุณดำเนินการที่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยง MRS

1. ขาดวาระการประชุม

การประชุมที่ไม่มีวาระการประชุมเป็นสูตรสำเร็จสำหรับความล้มเหลว

สมมติว่าคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมหนึ่งแต่ไม่ได้รับวาระการประชุม ในกรณีนี้ ผู้จัดประชุมอาจไม่ได้เตรียมการไว้อย่างเพียงพอ ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับเหตุผลในการจัดประชุม หรือไม่แน่ชัดเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ต้องการ

ใช้แม่แบบการประชุมแบบตัวต่อตัวใดก็ได้เพื่อจัดการงานเบื้องต้น เตรียมรายการข้อปฏิบัติสั้น ๆ และระบุให้ชัดเจนว่าใครจะเป็นผู้นำในส่วนต่าง ๆ ของการประชุม และใครต้องเตรียมอะไรบ้าง

เทมเพลตวาระการประชุม ClickUpเป็นเอกสารที่ปรับแต่งได้ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างงานสำหรับแต่ละรายการที่ต้องดำเนินการ กำหนดบทบาทของผู้เข้าร่วม และกำหนดกรอบเวลาได้

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ใช้เทมเพลตเพื่อร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการระดมความคิดและสรุปประเด็นสำหรับวาระการประชุม—ทั้งหมดในศูนย์กลางเดียว

กำหนดการที่มีการระบุไว้อย่างชัดเจนช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบถึงลักษณะการโต้ตอบที่คาดหวังไว้ ซึ่งทำให้พวกเขาต้องเตรียมตัวสำหรับการประชุม ไม่ว่าจะเป็นการทำวิจัยเฉพาะทาง การรับข้อมูลอัปเดตจากผู้ขาย หรือการคิดค้นไอเดียสำหรับโครงการใหม่ และทำให้พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมได้อย่างมั่นใจ

2. การประชุมที่เริ่มล่าช้า

หากคุณเป็นผู้นำการประชุม คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างบรรยากาศที่เป็นมืออาชีพสำหรับการประชุม และเริ่มสายอาจทำให้ผู้ที่มาถึงตรงเวลาหงุดหงิดได้

ผู้ที่เข้าร่วมการประชุมได้จัดสรรเวลาไว้ในตารางงานของตนอย่างมีสติ ดังนั้นคุณต้องให้เกียรติเวลาที่มีค่าของผู้อื่น และมาตรงเวลา

3. การประชุมที่เกินเวลา

แม้แต่ผู้เข้าร่วมประชุมที่มีส่วนร่วมมากที่สุดก็อาจประสบปัญหาในการจดจ่อได้หากการสนทนาหลุดประเด็นและไม่มีจุดสิ้นสุด เพื่อลดความเหนื่อยล้าทั้งทางร่างกายและจิตใจที่เกิดจากการประชุมที่ยืดเยื้อ ควรปฏิบัติตามวาระการประชุมอย่างเคร่งครัดและไม่ยืดเยื้อ

ในการกำหนดระยะเวลาการประชุม ควรพิจารณาความซับซ้อนของประเด็นที่จะหารือ จำนวนผู้เข้าร่วม และรูปแบบของการประชุม

4. การมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมต่ำ

สัญญาณที่ชัดเจนของการประชุมที่ขาดการมีส่วนร่วมคือเมื่อผู้เข้าร่วมประชุมหันไปทำหลายอย่างพร้อมกัน—พวกเขาทำงานอื่น ๆ ตรวจสอบโทรศัพท์ซ้ำ ๆ หลุดสมาธิ หรือเงียบตลอดการประชุม สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อ:

ในขณะที่ปัญหา B และ C สามารถลดน้อยลงได้ด้วยการใช้โครงสร้างการประชุมอย่างเป็นระบบ ปัญหา A สามารถแก้ไขได้โดยการดำเนินการตามขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจง

เป็นเรื่องปกติที่บางคนจะพูดมากกว่าคนอื่นในที่ประชุม แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถมีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วมที่เงียบกว่าได้

นอกจากนี้ เครื่องมือช่วยการมองเห็น เช่นClickUp Whiteboards, สไลด์, หรือวิดีโอ สามารถช่วยชี้แจงจุดที่ซับซ้อนได้เป็นอย่างดี คุณสามารถวาดแผนภาพ, จดบันทึกจุดสำคัญ, หรือวางแผนกลยุทธ์ได้ ซึ่งช่วยส่งเสริมการเรียนรู้แบบภาพ

5. ขั้นตอนต่อไปไม่ชัดเจน

หากคุณเข้าร่วมการประชุมแล้วรู้สึกไม่แน่ใจเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปและสิ่งที่ผู้อื่นคาดหวังจากคุณ ให้ถือว่าเป็นการประชุมที่ไม่ดี ยกเว้นแต่ว่าการประชุมนั้นเป็นการให้ข้อมูลอย่างเดียวเท่านั้น ควรมีการสรุปหรือปิดการประชุมอย่างเหมาะสม

ก่อนที่จะสรุป ขอทบทวนประเด็นการดำเนินการหลักที่ได้หารือไว้และการตัดสินใจที่ได้ทำไว้โดยสังเขป เอกสารบันทึกการประชุม (MoM) จะช่วยให้มีบันทึกที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุม ช่วยให้ทุกคนรับผิดชอบต่อสิ่งที่ได้ตกลงกันไว้ และส่งเสริมการดำเนินการตามการตัดสินใจได้อย่างราบรื่น

หากคุณต้องการให้ระบบอัตโนมัติในการสรุปประเด็นสำคัญและแนวทางต่อไปClickUp Brainสามารถทำได้สำหรับคุณ. สกัดข้อมูลที่จำเป็นและนำเสนออย่างกระชับ—ตัวอย่างเช่น ในรูปแบบของรายการตรวจสอบที่คุณสามารถทำเครื่องหมายแต่ละข้อได้หลังจากหารือกับผู้เข้าร่วมประชุม.

ใช้ClickUp Meetingsเพื่อเน้นจุดสำคัญและแปลงเป็นงานที่สามารถติดตามได้ มอบหมายความรับผิดชอบให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและกำหนดเส้นตาย เพื่อให้แน่ใจว่าทุกรายละเอียดถูกบันทึกไว้และทุกคนเริ่มทำงานโดยไม่เกิดความสับสน

6. การทำซ้ำในเวลาและสถานที่

เป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่จะยึดติดกับห้องเดิม เวลาเดิม และการจัดเตรียมทั่วไปเดิมสำหรับการประชุม แต่กิจวัตรเหล่านี้อาจทำให้ผู้คนรู้สึกเบื่อหน่าย ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน เพื่อรักษาพลังงานและความกระตือรือร้นของพนักงาน ควรเพิ่มความหลากหลายในการประชุม ตัวอย่างเช่น:

นอกจากนี้ หากเป็นการประชุมแบบพบหน้ากันตามปกติระหว่าง 2-3 คนในทีมของคุณ ลองเสนอให้เป็นการประชุมเดินไปด้วย สำหรับกลุ่มที่ใหญ่กว่า ให้ลองยืนประชุม หากแต่ละช่วงไม่เกิน 20 นาที เนื่องจากมีการพิสูจน์แล้วว่าช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมและความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมประชุม

นอกจากนี้ ความสามารถในการผสานการทำงานของ ClickUp ยังหมายความว่าสามารถซิงค์กับบริการปฏิทินอื่น ๆ ได้ ทำให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนทราบถึงการประชุมและสามารถจัดสรรเวลาในใจเพื่อเข้าร่วมได้

นอกจากนี้ยังช่วยลดเวลาและพลังงานที่ใช้ไปกับการสื่อสารไปมาที่เกี่ยวข้องกับการจัดตารางการประชุมหลายครั้ง

ความจำเป็นของกฎเกณฑ์ในการประชุม: ประเด็นสำคัญที่ควรจำ

กำหนดกฎเกณฑ์พื้นฐานที่ชัดเจนซึ่งชี้นำพฤติกรรมของพนักงานในทางที่ดี และช่วยลดโอกาสการเกิด MRS ให้น้อยลง:

ข้อเสนอแนะและการประเมินเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

โดยการขอความคิดเห็น คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับแง่มุมของการประชุมที่ดึงดูดหรือทำให้เหนื่อยล้า ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงวาระการประชุมและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญ โดยตัดการประชุมที่ไม่จำเป็นออกจากตารางเวลาและจัดสรรเวลาไว้สำหรับการหารือเรื่องที่สำคัญเท่านั้น

เมื่อสิ้นสุดการประชุมแต่ละครั้ง ใช้เวลาสักครู่เพื่อถามผู้เข้าร่วมประชุมว่ามีความคิดเห็นอย่างไรเกี่ยวกับการอภิปรายว่ามีประสิทธิภาพเพียงใด และอะไรที่สามารถปรับปรุงได้

หากพวกเขาไม่แน่ใจเกี่ยวกับการพูดในกลุ่ม ให้ใช้แบบสำรวจดิจิทัลแบบไม่ระบุตัวตนผ่านClickUp Formsเพื่อส่งเสริมความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมา

สำหรับการประชุมเสมือนจริง ให้ใช้ClickUp Clipเพื่อบันทึกหน้าจอของคุณและแชร์วิดีโอ (หรือที่เรียกว่าคลิป) กับผู้เข้าร่วมทุกคน คุณสามารถแสดงความคิดเห็นได้ทุกที่บนคลิปเพื่ออภิปรายสิ่งที่ถูกแชร์

ทุกคนสามารถตรวจสอบและร่วมมือกันเกี่ยวกับเนื้อหาของการประชุมได้ และวิดีโอยังสามารถเน้นย้ำถึงจุดที่ควรปรับปรุงได้อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่าบุคคลหนึ่งพูดนานผิดปกติหรือผู้เข้าร่วมบางคนพูดแทรกกัน ทำให้การสนทนาไม่ต่อเนื่อง คุณสามารถดำเนินการแก้ไขปัญหาดังกล่าวในการประชุมครั้งต่อไปได้

นอกจากนี้เครื่องมือ AI สำหรับการประชุมเช่น ClickUp Brain สามารถถอดเสียงทุกคลิป รวมถึงเวลาที่ระบุและส่วนย่อยเพื่อการอ้างอิง

สุดท้าย ให้ดำเนินการตามข้อเสนอแนะที่ได้รับโดยการหารือในประชุมติดตามผล และทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น—แสดงให้เห็นว่าผู้เข้าร่วมประชุมได้รับการฟังและมีการดำเนินการตามข้อเสนอแนะของพวกเขา

เปลี่ยนจากความเครียดสู่ความลื่นไหล: จัดประชุมให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การประชุมไม่จำเป็นต้องสร้างความหวาดกลัวให้กับพนักงานของคุณ

เมื่อดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ การประชุมสามารถทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกมีเป้าหมายและมีส่วนร่วม ลดความจำเป็นในการใช้เวลาฟื้นฟูอย่างมาก

กำหนดเวลาหรือวันเฉพาะที่ปราศจากการประชุม เพื่อให้พวกเขามีเวลาที่ไม่ถูกรบกวนสำหรับการทำงานที่ต้องการสมาธิอย่างลึกซึ้ง เพิ่มศักยภาพทางปัญญา สร้างผลงานที่มีคุณภาพดีขึ้นในเวลาที่น้อยลง และบรรลุความรู้สึกประสบความสำเร็จที่มากขึ้น

มีหลายวิธีในการหลีกเลี่ยงการประชุมที่ไม่จำเป็น และ ClickUp เป็นตัวเลือกที่ใช้งานได้จริง มันมีคุณสมบัติที่มีประโยชน์หลายอย่าง เช่น มุมมองปฏิทิน กระดานไวท์บอร์ด ClickUp Brain และการประชุม ClickUp เพื่อให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันในแนวคิดโครงการ กำหนดงานและกำหนดเวลา และสร้าง นำเข้า และปรับแต่งรายงานที่ช่วยในการวิเคราะห์โครงการ

ไม่ว่าคุณจะทำงานจากระยะไกล, ในที่ทำงาน, หรือในสภาพแวดล้อมแบบผสมผสาน, ClickUp เชื่อมต่อทีม, แผนก, และผู้คนข้ามภูมิภาคเพื่อให้พวกเขาสามารถบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่ต้องการได้

หากคุณต้องการประโยชน์ของมันลงทะเบียนฟรีที่ ClickUp

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

1. คุณฟื้นตัวจากการประชุมที่ไม่ดีอย่างไร?

ให้เวลาตัวเองในการผ่อนคลายเพื่อฟื้นฟูจากการประชุมที่ไม่ดีหรือน่าหงุดหงิด อาจเป็นการนั่งสมาธิสักสองสามนาที เดินเล่นสั้นๆ นอกอาคาร หรือเพียงแค่เดินออกจากพื้นที่ทำงานเพื่อปรับอารมณ์ใหม่

พิจารณาว่าอะไรทำให้การประชุมไม่ดี. มันไม่มีความเป็นระเบียบหรือไม่? มีปัญหาที่ไม่ได้รับการแก้ไขหรือไม่? ผลลัพธ์ไม่ชัดเจนหรือไม่?

การเข้าใจปัจจัยเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณนำความคิดของคุณไปสู่การปฏิบัติได้อย่างชัดเจน และแก้ไขปัญหาได้ ซึ่งนำไปสู่การประชุมที่ประสบความสำเร็จ

2. คุณจะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร?

ก่อนการประชุม ให้แจกจ่ายวาระการประชุมที่ระบุหัวข้อที่จะหารือและเป้าหมายที่จะบรรลุ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมตัวและทำให้การประชุมมีจุดมุ่งหมาย เริ่มตรงเวลา รักษาการสนทนาให้อยู่ในหัวข้อ และสิ้นสุดตามกำหนดเวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกเสียงได้รับการฟัง จบการประชุมแต่ละครั้งด้วยผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมและความรับผิดชอบที่ชัดเจน